Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta có nhiều chuyển đổi và phát triển ngày cao cao. Để thu hút các nhà đầu tư trong và ngoài nước việc phát triển cơ sở hạ tầng là một trong những chỉ tiêu được nhà nước ta chú trọng. Do đó, nguồn vốn để đầu tư xây dựng cơ bản chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách của Nhà nước. Vì vậy, trong đơn vị chủ đầu tư việc quản lý vốn đầu tư xây dựng có tầm quan trọng rất lớn.
Xuất phát từ những lý do trên tôi chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá ”.
Làm rõ một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản nói chung và thực trạng hoạt động tổ chức kế toán đầu tư xây dựng cơ tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá. Qua đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tập trung tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá
Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập từ những kiến thức học được từ các bài giảng, sách giáo khoa, tài liệu của các giảng viên, thông tin trên Internet, Thu thập thông tin trực tiếp tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá và tham khảo các tài liệu liên quan đến các dự án của Ban quản lý trong giai đoạn gần nhất và các văn bản của BQLDA nhờ vào sự giúp đỡ và hướng dẫn của lãnh đạo và chuyên viên của Ban này.
Phương pháp phân tích: Phân tích các dữ liệu đã thu thập và thống kê được nhằm đưa ra nhận xét, đánh giá kết quả về thực trạng công tác tổ chức kế toán của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
Phương pháp đánh giá: Đánh giá thực tiễn về công tác tổ chức kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá, xem xét đã hoàn thành tốt hay chưa, để làm cơ sở cho những giải pháp và kiến nghị về sau.
Phương pháp quy nạp: Sử dụng lý thuyết về tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán đầu tư xây dựng cơ bản đơn vị chủ đầu tư tư nói riêng, các nội dung hay phương pháp cụ thể của tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá và kết quả nghiên cứu để đưa ra kết luận chung cho đề tài.
Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp kết quả nghiên cứu để làm cơ sở cho những nhận xét, đánh giá của tác giả.
Luận văn gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
6. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
1.1. NGUYÊN TẮC, Ý NGHĨA, YÊU CẦU VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN
1.1.1. Nguyên tắc chung khi tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án
Tổ chức công tác kế toán phải đúng với quy định, điều lệ tổ chức kế toán được Nhà nước ban hành và phải phù hợp với chính sách, chế độ quản lý XDCB của Nhà nước theo từng thời kỳ: Kế toán là một trong những công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành sử dụng ngân sách của Nhà nước đối với tất cả đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, thông qua công tác kế toán các nhà quản lý có thề sử dụng số liệu để phân tích, xây dựng kế hoạch để hoạch định, điều hành nền kinh tế quốc dân nói chung và hoạch định xây dựng phân bổ, sử dụng kế hoạch vốn XDCB nói riêng.
1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án
Trong điều kiện quản lý kinh tế hiện nay, việc tổ chức và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị muốn đạt hiệu quả cao, thì cần thiết phải có những thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời. Những thông tin như vậy chỉ có thể có được thông qua kế toán.
1.1.3. Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án
– Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và trung thực mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh;
– Đảm bảo quản lý chặt chẽ, toàn diện, liên tục mọi khoản vật tư, tài sản, tiền vốn;
– Chỉ tiêu do kế toán phản ánh phải thống nhất với chỉ tiêu quy định trong dự toán và nội dung, phương pháp tính toán;
– Thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán.
1.1.4. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án
Thống nhất quản lý các hoạt động tài chính, kế toán của Ban và dự án. Hướng dẫn, kiểm tra và giám sát công tác kế toán của từng dự án theo quy định của Nhà nước và các Nhà tài trợ.
Tham mưu về công tác kiểm toán, tổ chức kiểm tra chế độ kế toán, tài chính. Tổ chức thẩm tra số liệu quyết toán hàng năm đối với các dự án thành phần theo phân cấp. Lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành để Ban trình Bộ và các ngành liên quan thẩm định, phê duyệt.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc ban giao.
1.2. NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN (BQLDA)
– Tổ chứcchứng từ kế toán theo đúng thủ tục và quy chế chi tiêu nội bộ, trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt.
– Tổ chức Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị.
– Tổ chức Lựa chọn áp dụng hệ thống sổ kế toán: Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.
– Tổ chức bộ máy kế toán: Tùy theo quy mô, đặc điểm của từng đơn vị mà tổ chức bộ máy bộ máy kế toán được thực hiện theo một trong hình thức sau: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán; Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
– Tổ chức hạch toán kế toán: Hạch toán là một hệ thống quan sát, điều tra, đo lường, tính toán, và ghi chép các quá trình kinh tế phát sinh, nhằm quản lý các quá trình đó ngày một chặt chẽ hơn.
– Tổ chức lập báo cáo tài chính : Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
– Tổ chức Lưu trữ: Theo Luật kế toán, tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán, chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ phải là bản chính (bản gốc); đồng thời phải tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo điều 40 của Luật kế toán.
1.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán được áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư phải thực hiện đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo luật kế toán và nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, mẫu chứng từ kế toán được quy định như sau:
1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án đầu tư thực hiện theo Danh mục tài khoản ban hành kèm theo Phụ lục 1b tại Thông tư: 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính.
1.2.3. Tổ chức hình thức, sổ sách kế toán tại BQLDA:
– Hình thức kế toán Nhật ký chung;
– Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái;
– Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
– Hình thức kế toán trên máy vi tính.
1.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán:
1.2.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thời.
PHÒNG KẾ TOÁN
Chứng từ kế toán chi phí BQL và chứng từ kế toán khác
Chứng từ kế toán công trình, hạng mục công trình thứ nhất
Chứng từ kế toán công trình, hạng mục công trình thứ hai
Sơ đồ 1.5: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
1.2.5. Tổ chức hạch toán kế toán XDCB tại Ban quản lý dự án
1.2.5.1. Tổ chức hạch toán nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
Khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác, sử dụng, chủ đầu tư phải lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư. Nếu dự án được đầu tư bằng nhiều nguồn khác nhau, trong báo cáo quyết toán phải phân tích rõ từng nguồn vốn. Khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư được cấp có thẩm quyền phê duyệt, kế toán sẽ ghi giảm nguồn vốn đầu tư và ghi giảm nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản và chi phí đầu tư xây dựng, các chi phí khác chưa tính vào chi phí đầu tư xây dựng
Để phản ánh tình hình huy động và sử dụng vốn cho các công trình XDCB, kế toán có thể sử dụng các tài khoản sau: TK 441: Nguồn vốn đầu tư XDCB, tài khoản này có 3 tài khoàn cấp 2 : TK 4411: Nguồn kinh phí Nhà nước cấp; TK 4412: Nguồn kinh phí viện trợ; TK 4418: Nguồn khác
1.2.5.2. Tổ chức hạch toán chi phí đầu tư xây dựng
Dùng để phản ánh chi phí đầu tư xây dựng và tình hình quyết toán vốn đầu tư ở các Ban quản lý dự án đầu tư, bao gồm các loại chi phí sau:
– Chi phí xây dựng; chi phí thiết bị
– Chi phí bồi thường hỗ trợ và tái định cư
– Chi phí quản lý dự án
– Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng
– Chi phí khá
1.2.5.3. Tổ chức hạch toán kế toán quyết toán công trình hoàn thành.
Theo quy định hiện hành, chậm nhất là sau khi công trình hoàn thành 6 tháng, chủ đầu tư phải lập báo cáo quyết toán công trình hoàn thành trình cấp thẩm tra và ra thông báo phê duyệt. Nhiệm vụ của kế toán khi quyết toán công trình là phải tính toán xác định chính xác giá trị các tài sản hình thành qua chủ đầu tư và chi phí không tính vào giá trị tài sản.
1.2.6. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính kế toán:
Báo cáo tài chính của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng gồm 04 báo cáo và 05 phụ biểu bắt buộc.
1.2.7. Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán.
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BQL DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
2.1. KHÁI QUÁT VỀ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
2.1.1. Quá trình hình thành Ban quản lý dự án
UBND thành phố Rạch Giá đã xây dựng Đề án thành lập Ban QLDA và trên cơ sở Đề án nầy, UBND tỉnh Kiên Giang đã ban hành Quyết định số 1273/QĐ-UBND ngày 12/6/2014 về việc thành lập Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thuộc UBND thành phố Rạch Giá trên cơ sở Ban Quản lý các dự án đầu tư và xây dựng thành phố Rạch Giá.
Địa chỉ của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng là Số 38 đường Lê Lợi – phường Vĩnh Thanh Vân – thành phố Rạch Giá – tỉnh Kiên Giang. Điện thoại: 02973.861719 – Fax: 02973.861719.
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang, có chức năng giúp UBND thành phố tổ chức quản lý và thực hiện các dự án đầu tư xây dựng do UBND thành phố làm chủ đầu tư, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND thành phố.
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng được giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ.
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá hoạt động theo mô hình “Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án”. Nghĩa là, với các dự án được cấp phép cho UBND thành phố Rạch Giá làm chủ đầu tư, Ban Quản lý dự án được ủy nhiệm trở thành đại diện toàn quyền của chủ đầu tư này, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư theo nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
Cụ thể hơn, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá là đơn vị quản lý điều hành thực hiện toàn bộ các công việc từ khảo sát lập dự án, khảo sát thiết kế, mua sắm, lắp đặt thiết bị công trình, thi công xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ. Sau khi hoàn thành các công việc trên, Chủ đầu (UBND thành phố Rạch Giá) sẽ giao cho các đơn vị có liên quan vận hành, khai thác sử dụng.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Theo Quyết định số 1273/QĐ-UBND ngày 12/6/2014 của UBND tỉnh Kiên Giang, cơ cấu tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá gồm có Ban giám đốc và các tổ chuyên môn, nghiệp vụ như trong hình dưới đây:
Giám đốc QLDA
Các P. Giám đốc
Tổ kế toán – hành chính
Tổ nghiệp vụ – Giải tỏa mặt bằng
Tổ dịch vụ công ích
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
(Nguồn: Tổ Kế toán –Hành chính của Ban QLDA)
* Ban Giám đốc có:
– 01 Giám đốc với nhiệm vụ và quyền hạn được quy định như sau:
Giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành Ban Quản lý theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch UBND thành phố Rạch Giá về mọi hoạt động của Ban quản lý; Giám đốc lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt động của Ban và trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, kế hoạch và tài chánh.
– Và 02 phó giám đốc với nhiệm vụ và quyền hạn được quy định như sau:
Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc về lãnh vực kỹ thuật, chỉ đạo thực hiện từng lĩnh vực công tác, từng nhóm dự án và công trình theo sự phân công của Giám đốc, được quyền giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công hoặc được ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền. Nhiệm vụ cụ thể của các Phó Giám đốc do Giám đốc phân công.
* Các tổ chuyên môn, ngiệp vụ gồm có:
– Tổ Kế toán-Hành chính: Thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp Ban Giám đốc về công tác Tổ chức-Cán bộ; Lao động-Tiền lương; Văn thư-Lưu trữ; Hành chính- Quản trị, Công tác quản lý tài chính, tài sản công, thanh quyết toán khối lượng hạng mục công trình hoàn thành và công trình hoàn thành; Lập báo cáo quyết toán dự án, công trình hoàn thành; Lập báo cáo tiến độ giải ngân, kế hoạch vốn; Lưu trữ hồ sơ thanh, quyết toán và các công việc khác do Giám đốc Ban phân công.
– Tổ Nghiệp vụ – Giải tỏa mặt bằng xây dựng:
+ Chịu trách nhiệm cho công tác quản lý chất lượng, tiến độ thi công, giám sát thi công; Giải phóng mặt bằng xây dựng theo kế hoạch và chi phí đã dự trù, giải quyết các vướng mắc.
+ Phối hợp với tổ khác và đơn vị có lien quan trong công tác tổ chức, thực hiện lựa chọn nhà thầu về các gói tư vấn, xây lắp, lắp đặt, mua sắm hàng hóa theo quy định; Tham mưu giúp Ban Giám đốc thực hiện lập kế hoạch thực hiện từng dự án, công trình, hàng quý, năm; Lập báo cáo tiến độ thực hiện dự án, rà soát trình tự thủ tục triển khai thực hiện; Lập hồ sơ chuẩn bị đầu tư, soạn thảo văn bản trình thẩm định, phê duyệt dự án theo trình tự, thủ tục quy định (quản lý dự án); Kiểm tra hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công và dự toán trước khi trình chủ đầu tư phê duyệt.
– Tổ dịch vụ công ích: Quản lý và giám sát thi công các gói thầu cây xanh, điện chiếu sáng, thu gom rác trên địa bàn Thành phố.
Về biên chế trong mỗi tổ, UBND thành phố Rạch Giá giao cho Ban quản lý tự sắp xếp bố trí cán bộ hợp lý đủ sức hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ được giao.
2.1.4. Tổ chức quản lý thực hiện dự án tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
2.1.4.1. Quy trình thủ tục thanh toán vốn cho các công trình:
Chủ đầu tư (BQLDA) được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước nơi thuận tiện cho giao dịch của chủ đầu tư và phù hợp cho việc kiểm soát thanh toán của Kho bạc Nhà nước. Việc mở tài khoản thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính về chế độ mở và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn chủ đầu tư mở tài khoản để được thanh toán vốn.
2.1.4.2. Đặc điểm các dự án:
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá thực hiện quản lý các dự án đầu tư XDCB trên lĩnh vực hạ tầng kỹ thuật, công nghiệp và dân dụng, giao thông, thủy lợi trên địa bàn thành phố Rạch Giá, bằng nguồn vốn đầu tư phát triển và vốn sự nghiệp thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước của Thành phố và Ủy Ban Nhân dân tỉnh Kiên Giang giao.
2.2.1. Thực trạng tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá:
Chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại Ban quản lý dự án là dựa trên thông tư 195/2012/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Bộ tài Chính.
2.2.1.1. Chế độ chứng từ thanh toán vốn đầu tư XDCB.
Theo dõi tình hình thanh toán, cấp phát vốn đầu đầu thuộc ngân sách Nhà nước và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng đối với các đơn nhà thầu thi công , tư vấn …v.v.
* Tạm ứng hợp đồng: Là khoản kinh phí mà bên giao thầu (BQLDA) dùng tiền ngân sách Nhà nước ứng trước không lãi suất cho bên nhận thầu để thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết trước khi triển khai thực hiện các công việc theo hợp đồng.
* Thanh toán khối lượng hoàn thành:
Khối lượng xây dựng công trình hoàn thành theo hình thức đấu thầu, chỉ định thầu hay hình thức tự thực hiện dự án được thanh toán là giá trị khối lượng thực hiện được nghiệm thu theo hợp đồng đã ký kết; đồng thời phải đảm bảo yêu cầu của thiết kế xây dựng, tiêu chuẩn áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật cho công trình và quy định của pháp luật có liên quan.
2.2.1.2. Chế độ chứng từ về tiền tệ
Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ (phần chi phí quản lý dự án của đơn vị) của các loại tiền mặt và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị. Nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán trong lĩnh vực tiền tệ.
2.2.2 Thực trạng tố chức vận dụng tài khoản kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá:
Hiện tại qua khảo sát, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thành phố Rạch Giá chỉ áp dụng sử dụng một số ít tài khoản thuộc Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho Ban quản lý dự án đầu tư thực hiện theo Danh mục tài khoản ban hành kèm theo Phụ lục 1b tại Thông tư: 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính.
2.2.3. Thực trạng tổ chức hình thức Số kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá thực hiện hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nhật ký chung, có các loại sổ như : Nhật ký chung; Sổ cái nhật ký các tài khoản liên quan theo yêu cầu quản lý…;
2.2.4. Thực trạng tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
Bộ phận kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá biên chế gồm có 4 người, 01 Kế toán trưởng, 01 kế toán tổng hợp kiêm kế toán thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản, 01 kế toán chi phí Ban quản lý dự án, 01 kế toán đền bù giải phóng mặt bằng, trình tự ghi sổ kế toán theo mô hình chương trình kế toán máy hình thức ghi sổ kế toán, dùng hình thức nhất ký chung, để quản lý thực hiện dự án cụ thể theo hình dưới đây:
Kế toán trưởng –Tổ trưởng tổ KT-HC
Kế toán vốn đầu tư XDCB – Kế toán tổng hợp
Kế toán bồi thường giải phóng mặt bằng
Kế toán chi phí Ban quản lý – Tổ phó tổ KT-HC
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Tổ Kế toán –Hành chính của Ban QLDA)
Chức năng, nhiệm vụ của kế toán
* Kế toán trưởng (tổ trưởng):
Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về kế toán trong đơn vị.
Có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán ở bộ phận kế toán theo đúng qui định hiện hành.
Chịu sự lãnh đạo quản lý trực tiếp của Giám đốc Ban quản lý dự án.
Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.
Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong Ban quản lý dự án.
Tổ chức điều hành bộ máy kế toán trong Ban quản lý theo quy định hiện hành của nhà nước.
* Kế toán chi phí Ban quản dự án: (tổ phó)
Theo dõi thực hiện báo cáo toàn bộ các phần hành kế toán liên quan đến thu chi của Ban quản lý dự án như:
Đầu năm thực hiện việc lập dự toán thu chi quản lý dự án báo cáo kế toán trưởng trình các cấp thẩm quyền phê duyệt .
Theo dõi nắm rõ tình hình chi tiêu nguồn kinh phí khác từng tháng quý, thực hiện chi tiêu đúng quy định.
Theo dõi, cập nhật thông tin mới, lập chứng từ, thủ tục thanh toán các khoản mục chi theo dự toán được duyệt đúng chế độ quy định hiện hành như: tiền lương , tiền công, phụ cấp, trợ cấp, BHYT, BHXH… V.v (hiện tại theo thông tư 72/2017/TT-BTC, ngày 17/7/2017 là 18 khoản mục chi)
* Kế toán tổng hợp
Phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động, các khoản thu chi thực hiện dự án mà chủ đầu tư giao ban quản lý điều hành quản lý.
Lập chứng từ, thủ tục thanh toán vốn đầu tư XDCB cho các giá trị hợp đồng được nghiệm thu thanh toán trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt chi.
Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ kế toán, nếu có sai sót phải báo ngay cho kế toán trưởng để có hướng giải quyết.
Kiểm tra và hạch toán toàn bộ nghiệp vụ phát sinh căn cứ vào các chứng từ gốc chuyển cho kế toán trưởng, Ban Giám đốc duyệt
* Kế toán đền bù giải phóng mặt bằng
Theo dõi thực hiện báo cáo toàn bộ phần hành kế toán liên quan đến thu chi đền bù giải phóng mặt bằng của Ban quản lý dự án
Lập chứng từ chi đền bù giải phóng mặt bằng cho tổ chức cá nhân.
Lập thủ tục hoàn ứng vốn đầu tư xây dựng đối với công tác đền bù giải phóng mặt bằng.
Ghi chép số sách liên quan theo quy định, đối chiếu với thủ quỹ về về số tiền đền bù tồn quỹ
* Thủ quỹ
Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá trị tại quỹ của đơn vị.
Chịu trách nhiệm bảo quản tốt và an toàn tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
Thường xuyên đối chiếu với các kế toán khác để xác định chính xác số dư tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
2.2.5. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
2.2.5.1. Tổ chức kế toán nguồn vốn – tạm ứng và thu hồi tạm ứng vốn đầu tư:
Tài khoản sử dụng.
– Tài khoản sử dụng trong kế toán tạm ứng vốn đầu tư xây dựng tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá gồm có:
+ Tạm ứng hợp đồng cho các đơn vị : Tài khoản 4411- Nguồn kinh phí Nhà nước cấp và tài khoản 3311- Trả trước cho người bán.
+ Ban quản lý dự án tạm ứng chi phí quản lý dự án và chi phí đền bù giải phóng mặt bằng : Tài khoản 4411- Nguồn kinh phí Nhà nước cấp và các tài khoản đối ứng TK 1111, 1121- Tiền mặt Việt Nam và Tiền gửi Việt Nam.
– Thu hồi tạm ứng vốn đầu tư sử dụng các tài khoản: TK 2411- Chi phí đầu tư xây dựng dở dang; TK 3312- Phải trả cho người bán; TK 3311- Trả trước cho người bán.
2.2.5.2. Tổ chức kế toán thanh toán vốn đầu tư – thanh toán khối lượng xây dựng công trình hoàn thành :
Tài khoản sử dụng
– Tài khoản sử dụng trong kế toán tạm ứng vốn đầu tư xây dựng tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá gồm có: TK 4411- Nguồn kinh phí Nhà nước cấp; TK 2411- Chi phí đầu tư xây dựng dở dang; TK 3312 – Phải trả cho nhà cung cấp; TK 3311- Trả trước cho nhà cung cấp.
2.2.5.3. Tổ chức công tác quyết toán công trình hoàn thành.
Đặc điểm chung:
Các công trình xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước và vốn nhà nước ngoài ngân sách sau khi hoàn thành đều phải thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình.
Chứng từ và quy trình kế toán quyết toán các công trình:
Chủ đầu tư (BQLDA) gửi 01 bộ hồ sơ đến cơ quan thẩm tra phê duyệt quyết toán, hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:
+ Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán của chủ đầu tư (bản chính). + Biểu mẫu báo cáo quyết toán theo quy định tại Điều 7 Thông tư: 09/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài Chính (bản chính);
+ Hồ sơ quyết toán của từng hợp đồng gồm bản chính các tài liệu: hợp đồng xây dựng; các biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành theo giai đoạn thanh toán; các văn bản phê duyệt điều chỉnh, bổ sung, phát sinh, thay đổi (nếu có); biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành toàn bộ hợp đồng; bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng (quyết toán A-B); hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình đối với hợp đồng có công việc thi công xây dựng (bản chính hoặc bản do chủ đầu tư sao y bản chính); biên bản thanh lý hợp đồng đối với trường hợp đã đủ điều kiện thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật về hợp đồng; các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng;
Tài khoản sử dụng trong kế toán quyết toán các công trình:
– Khi công trình hoàn thành đang chờ quyết toán kế toán quyế toán công trình tổng hợp tòan bộ chi phí phát sinh của tài khoản 2411- chi phí xây dựng dở dang kết chuyển sang tài khoản 2412 – Dự án, công trình, hạng mục công trình hoàn thành đưa vào sử dụng chờ duyệt quyết toán.
– Khi công trình đã được phê duyệt quyết toán, sau khi xử lý các khoản chênh lệch, kế toán tiến hành thực hiện hạch toán tất toán công trình , điều chỉnh giảm nguồn vốn và giảm tài sản ghi Nơ TK 4411/Có TK 2412.
2.2.6. Thực trạng tổ chức báo cáo tài chính tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
Hệ thống BCTC, báo cáo quyết toán đơn vị đang sử dụng hiện nay dựa trên danh mục BCTC, tại Thông tư số 195/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính.
2.2.7. Thực trạng tổ chức lưu trữ hồ sơ chứng từ tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
Thực trang lưu trữ hồ sơ tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá theo hình thức tự túc và tự giác. Có nghĩa là từng bộ lưu trữ hồ sơ chứng từ theo cách tự phát của mình.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
2.3.1 Những kết quả đạt được:
Nhìn chung, công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá đã được thực hiện đúng theo thể lệ pháp lệnh kế toán thống kê. Đơn vị đã sử dụng chương trình kế toán máy tính nên việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng được hệ thống máy tính hỗ trợ khá nhiều. Bên cạnh đó công tác tổ chức kế toán của đơn vị cũng khá hoàn thiện, có thể nhận xét, đánh giá một ưu điểm cụ thể như sau:
Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung nên tạo điều kiện cho các kế toán viên cập nhật và xử lý thông tin một cách nhanh chóng.
Về chứng từ kế toán: Công tác vận dụng hệ thống chứng từ thực hiện tương đối tốt, các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.
2.3.2. Những tồn tại, hạn chế:
Bên cạnh những kết quả đạt được, tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá vẫn còn những tồn tại những nhược điểm hạn chế như:
– Về tổ chức bộ máy kế toán: Hầu hết công việc của từng nhân viên đã được phân công, tuy nhiên chưa gắn trách nhiệm của các nhân viên đó với công việc được phân công, nên nếu có sai sót xảy ra sẽ có hiện tượng đổ thừa trách nhiệm cho nhau dẫn tới khó kiểm soát.
– Về hệ thống chứng từ kế toán: Việc phối hợp giữa các nhân viên kế toán và bộ phận nhân viên kỹ thuật của các tổ, chưa thật sự nhuần nhiễn dẫn đến một số hợp đồng khi chuyển đến bộ phận kế toán lập cam kết chi để tiến hành giải ngân vốn còn chậm trễ so với thời gian quy định.
– Việc tổ chức sổ sách kế toán sử dụng đều là sổ tổng hợp, có thể theo dõi theo năm chính, chưa có sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng công trình; Công tác báo cáo số liệu phục vụ cho công tác quản lý vẫn chưa thật sự khoa học nền nếp.
– Về công tác lưu trữ, nhất là đối với bộ phận kỹ thuật hồ sơ còn quá bền bộn và phân tán chưa thật khoa học và tập trung, từng cán bộ tự xắp xếp hồ sơ theo theo ý tưởng của riêng mình, nên việc tập hợp hồ sơ phục vụ cho công tác quyết công trình tư hoàn thành gặp rất nhiều khó khăn, chưa đáp ứng theo yêu cầu hiện tại.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
3.1. YÊU CẦU VÀ ĐỊNH HƯỚNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ.
Hoàn thiện phải phù hợp với chế độ chính sách và chuẩn mực kế toán
Công tác kế toán nói chung và kế toán đầu tư XDCB nói riêng luôn phải tuân thủ theo luật kế toán, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Hoàn thiện phải đáp ứng yêu cầu quản lý
Để tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá đi vào khuôn khổ theo qui định và mang lại hiệu quả tốt nhất.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức công tác lập dự toán cho từng công trình, hạng mục công trình
Thiết lập mối quan hệ chặc chẽ giữa bộ phận kỹ thuật chuyên về lập dự toán và phộ phận kế toán trong việc lập dự toán của từng công trình, hạng mục công trình, đồng thời đào tạo nâng cao công tác lập dự toán xây dựng cho đội ngũ cán bộ chuyên trách, cầm xem đây là một trong những nhiệm vụ cốt lõi, then chót trong công tác quản lý điều hành.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ trong thanh toán
Cần quy định rõ thời gian luân chuyển hồ sơ thanh toán đến bộ phận kế toán, để bộ phận kế toán có thời gian phân loại hồ sơ, lập chứng từ thanh toán đảm bảo đúng thời gian theo luật định, tránh những thiếu sót không đáng sảy ra.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thiết kế sổ để theo dõi từng hạng mục công trình
3.2.4. Tổ chức xây dựng hệ thống biểu mẫu báo cáo kế toán phục vụ cho mục đích báo cáo quyết toán định kỳ và báo cáo cho các cơ quan có liên quan theo yêu cầu
3.2.5. Tổ chức thực hiện xây dựng bộ phận kiểm tra kế toán nội bộ
Tác giả đề xuất xây dựng bộ phận tự kiểm tra nội bộ bao gồm : Giám đốc Ban quản lý dự án, kế toán trưởng, tổ trưởng tổ KH-KT và một số cán bộ chuyên môn khác.
3.2.6. Tổ chức xây dưng hoàn thiện chương trình kế toán máy tại ban quản lý dự án
Kế toán máy đang trở nên khá phổ biến và chứng minh tính hữu dụng của nó trong tổ chức công tác kế toán cũng như trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Với việc ứng dụng kế toán máy cho phép kế toán viên cung cấp một cách nhanh chóng chính xác, đồng thời cũng giảm nhẹ khối lượng công việc của kế toán tiết kiệm, chi phí vì vậy hết sức cần thiết để xây dựng hoàn thiện chương trình kế toán máy này.
3.2.7. Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ kế toán, cán bộ kiểm tra công tác lập dự toán của Ban quản lý dự án
Rà soát, đánh giá lại lực lượng làm công công tác kế toán và cán bộ kiểm tra kỹ thuật, dự toán công trình tại đơn vị, phân loại trình độ để có phương án đào tạo, chuẩn hóa phù hợp. Khuyến khích cán bộ viên chức tự học tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ. Thường xuyên nghiên cứu nắm bắt kịp thời các chính sách, chế độ, văn bản quy định của Nhà nước để kịp thời đưa ra những đề xuất đúng đắn cho Lãnh đạo trong công tác tổ chức kế toán tại đơn vị.
Hiện nay Nhà nước đang có chủ trương sắp xếp lại các ban quản lý dự án theo hướng chuyên ngành. Cụ thể căn cứ vào Thông tư 16/2016/TT-BXD hướng dẫn Nghị định 59/2015/NĐ-CP về hình thức tổ chức quản lý dự án (QLDA) đầu tư xây dựng.
Theo đó, việc sắp xếp, kiện toàn, thành lập các Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng theo quy định hiện hành nhằm thành lập các đơn vị chuyên trách trong lĩnh vực về đầu tư xây dựng cơ bản; tập trung thực hiện công tác chuyên môn có khoa học theo quy định (không kiêm nhiệm), đúng ngành nghề đảm bảo đủ năng lực về chuyên môn và kinh nghiệm đáp ứng tình hình mới; làm đầu mối phối hợp với các sở, ngành, các tổ chức, cá nhân chuyên môn trong việc triển khai và giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án đầu tư xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hành và quản lý nhà nước về lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản của UBND tỉnh một cách hiệu quả và đúng quy định. Cùng với đó, ngoài những công việc tổ chức ban đầu cho một đơn vị đi vào hoạt động ổn định lâu dài, thì cần thiết phải tổ chức công tác kế toán tương ứng để góp phần tạo nên sự ốn định hoạt động lâu dài cho một Ban quản lý dự án, giúp công tác tổng hợp của đơn vị được thuận tiện và chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong tình hình mới hiện nay.
Với quan điểm tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản theo hướng nâng cao chất lượng về công tác tổ chức quản lý, góp phần quản lý vốn được hiệu quả, hệ thống sổ sách, chứng từ được tạo lập và lưu trữ khoa học, tạo sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức kế toán Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán đầu tư XDCB tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá luận văn cũng đã nêu được thực tế về công tác tổ chức công tác kế toán đầu tư XDCB, những mặt đã đạt được và những vấn đề còn tồn tại; những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán đầu tư XDCB tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng. Tuy nhiên các giải pháp này có phần mang tính chủ quan từ bản thân tác giả, việc có được thực hiện hay không các giải pháp còn cần phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm lãnh đạo của từng đơn vị. Nhưng với một số đề xuất giải pháp nêu trên, tác giả tin tưởng cũng sẽ ít nhiều tạo được những thuận lợi trong quá trình thực hiện tổ chức công tác kế toán đầu tư xây dựng cơ bản tại các ban quản lý dự án.
Được sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo TS. Nguyễn Phi Sơn, sự góp ý nhiệt tình của lãnh đạo cũng như các đồng nghiệp tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá, tác giả đã có nhiều nỗ lực cố gắng, nhưng những kết quả nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, bổ sung của các Thầy giáo, Cô giáo, và các đồng nghiệp để đề tài được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô trực tiếp hướng dẫn, các thầy cô trong khoa sau đại học và khoa kế toán của trường Đại học Duy Tân, các anh chị trong tổ kế toán và các bộ phận phòng ban khác trong Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng thành phố Rạch Giá.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\TRAN MINH SANG
