Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước huyện Mang Yang
Trong những năm qua cùng với quá trình đổi mới nền kinh tế của đất nước, công tác quản lý quỹ Ngân sách Nhà nước (NSNN) đã có những đổi mới căn bản.
Bên cạnh những kết quả đạt được, trong từng khâu hoặc từng bộ phận của quy trình quản lý chi NSNN nói chung và kiểm soát chi qua KBNN nói riêng còn bộc lộ những khiếm khuyết, kém hiệu quả. Trong lĩnh vực chi thường xuyên, Kiểm toán nhà nước đã phát hiện thấy nhiều hình thức làm thất thoát, gây sai phạm khiến cho con số thất thoát NSNN cao. Kho bạc Nhà nước (KBNN) được giao nhiệm vụ kiểm soát các khoản chi NSNN nhằm đảm bảo khi xuất quỹ các khoản chi phải đủ các điều kiện chi, tiết kiệm và có hiệu quả giữ cho các chế độ về chi tiêu ngân sách không bị phá vỡ, góp phần quan trọng trong việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
Qua hơn 18 năm thực hiện công tác kiểm soát chi NSNN của hệ thống KBNN, KBNN tỉnh Gia Lai nói chung và KBNN huyện Mang Yang nói riêng đã có nhiều chuyển biến tích cực. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn tình trạng sử dụng NSNN kém hiệu quả gây lãng phí; các khoản chi thường xuyên còn vượt dự toán đầu năm nên việc bổ sung, điều chỉnh dự toán xảy ra thường xuyên dễ phát sinh những tiêu cực; cơ chế quản lý trên địa bàn đôi lúc còn bị động, thiếu kiểm soát; công tác điều hành NSNN trên địa bàn còn nhiều bất cập; năng lực kiểm soát chi NSNN qua KBNN trên địa bàn còn bộc lộ hạn chế, chưa đáp ứng được với yêu cầu nhiệm vụ. Vì vậy, tăng cường công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN là một nhiệm vụ hết sức quan trọng và cần được thực hiện một cách kịp thời, khoa học và có hệ thống.
Xuất phát từ tình hình thực tế đó, tác giả lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai” với mong muốn đưa ra các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN trên địa bàn.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài đi sâu vào nghiên cứu các vấn đề lý luận và nêu lên thực trạng của công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN của KBNN Mang Yang, trên cơ sở đó đánh giá những mặt đã làm được, những mặt còn tồn tại và tìm ra nguyên nhân của những điều tồn tại. Từ đó tìm ra những giải pháp, kiến nghị có tính thực tiễn và khoa học nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN Mang Yang.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: là công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN của KBNN Mang Yang.
Phạm vi nghiên cứu: là chi thường xuyên của NSNN tại KBNN Mang Yang.
Đề tài nghiên cứu dựa trên phương pháp suy luận logic phổ biến; các phương pháp điều tra phỏng vấn trực tiếp, các phương pháp tổng hợp, phân tích và thống kê so sánh.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận văn được kết cấu gồm 3 chương với nội dung cụ thể sau:
Chương 1. Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua Kho bạc Nhà nước
Chương 2. Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai
Chương 3. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT
CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.1. TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC VÀ CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
1.1.1. Tổng quan về Ngân sách Nhà Nước
Theo Luật NSNN số 83/2015/QH13 ngày 25/06/2015, NSNN được định nghĩa như sau: “Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước được dự toán và thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định để bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước.”
1.1.2. Tổng quan về Chi Ngân sách Nhà Nước
a. Khái niệm chi Ngân sách Nhà nước
Chi NSNN là việc phân phối và sử dụng quỹ NSNN nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng của Nhà nước theo những nguyên tắc nhất định.
b. Phân loại chi Ngân sách Nhà nước
- Theo mục đích chi của NSNN
- Theo mục đích kinh tế – xã hội
- Theo tính chất sử dụng của các khoản chi:
– Chi đầu tư phát triển.
– Chi thường xuyên.
– Chi dự trữ quốc gia
– Chi trả lãi nợ
– Chi viện trợ
– Các khoản chi khác theo quy định của pháp luật
Trong đó chi thường xuyên là nhóm chi đặc biệt quan trọng, gồm rất nhiều khoản chi và bao quát nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội.
c. Điều kiện chi Ngân sách Nhà nước
Các khoản chi dự định thực hiện phải có trong dự toán NSNN được giao.
Các khoản chi dự định thực hiện phải đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định;
Đã được Thủ trưởng ĐVSDNS hoặc người được ủy quyền quyết định chi;
Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định.
1.1.3. Chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước
a. Khái niệm chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước
Chi thường xuyên là nhiệm vụ chi của ngân sách nhà nước nhằm bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, hỗ trợ hoạt động của các tổ chức khác và thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của Nhà nước về phát triển kinh tế – xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh.
b. Phân loại chi thường xuyên Ngân sách Nhà Nước
* Căn cứ theo nhiệm vụ chi
* Căn cứ theo nội dung kinh tế
– Nhóm các khoản chi cho cá nhân
– Nhóm chi về hàng hóa dịch vụ
– Nhóm chi hỗ trợ và bổ sung
– Nhóm các khoản chi khác
– Nhóm chi trả nợ lãi, phí vay thuộc NSNN
– Nhóm chi mua hàng hóa, vật tư dự trữ
1.1.4. Kiểm soát chi Ngân sách Nhà Nước
a. Khái niệm kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước
Kiểm soát chi NSNN là quá trình các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu do Nhà nước quy định dựa trên cơ sở những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong từng thời kỳ.
Kiểm soát chi NSNN qua KBNN là việc KBNN thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn và định mức chi tiêu do Nhà nước quy định theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát, thanh toán và chi trả các khoản chi của NSNN.
b. Phân loại kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước
– Kiểm soát trước khi chi
– Kiểm soát trong khi chi
– Kiểm soát sau khi chi
c. Nguyên tắc kiểm soát, thanh toán các khoản chi Ngân sách Nhà Nước qua Kho Bạc Nhà Nước
– Mọi khoản chi NSNN phải được KBNN kiểm tra, kiểm soát.
– Mọi khoản chi NSNN được hạch toán bằng đồng Việt Nam theo niên độ ngân sách, cấp ngân sách và mục lục NSNN phù hợp với nội dung chi, nhiệm vụ chi xác định
– Các khoản chi sai phải được thu hồi. và nộp trả và NSNN
1.2. VẬN DỤNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀO KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.2.1. Khái quát về kiểm soát nội bộ và kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước
a. Khái quát về kiểm soát nội bộ
– Trong tổ chức, các nhà quản lý luôn tìm kiếm các thách thức để kiểm soát hiệu quả hoạt động của tổ chức mình. KSNB được thiết lập nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của mình và hạn chế các vấn đề gây bất lợi cho tổ chức. KSNB không cần thiết phải được thiết lập. KSNB được thiết lập để đối phó với các rủi ro về việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức, đem lại một mức độ đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của các hoạt động của tổ chức.
– Theo INTOSAI, KSNB là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác. Nó được thiết lập nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý đối với việc thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt đông, báo cáo và tuân thủ.
– Một hệ thống KSNB gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, hoạt động giám sát.
b. Khái quát về công tác kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho Bạc Nhà Nước
Công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN là quá trình KBNN thực hiện thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN của các đối tượng sử dụng NSNN, phù hợp với các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định, theo những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong quá trình cấp phát thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN.
Nhiệm vụ của KBNN trong công tác kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN sau:
– Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN.
– Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
– Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN.
1.2.2. Nhận diện và đánh giá rủi ro trong kiểm soát, quản lý, thanh toán các khoản chi thường xuyên Ngân sách Nhà Nước qua Kho bạc nhà nước
a. Nhận diện rủi ro
Nhận diện rủi ro là hoạt động mô tả rủi ro: đối tượng rủi ro, diễn biến, nguyên nhân, tổn thất, thiệt hại. Nhận diện rủi ro trong công tác kiểm soát thanh toán chi trả của KBNN là quá trình xác định liên tục và có các sai sót và rủi ro có thể xảy ra từ đó có thể đảm bảo tính an toàn cho tiền và tài sản của Nhà nước, đưa ra các biện pháp phù hợp để ngăn chặn các rủi ro có thể xuất hiện ở bất cứ lĩnh vực nào trong hoạt động của mỗi đơn vị KBNN cụ thể như sau:
– Rủi ro khi kiểm soát mẫu dấu, chữ ký của đơn vị, như không kiểm tra đối chiếu mẫu giấu chữ ký trên chứng từ đối với mẫu dấu chữ ký đã đăng ký sử dụng tại đơn vị KBNN
– Rủi ro khi thanh toán các khoản chi chế độ cho con người như chi lương, chi công tác phí, thu nhập tăng thêm… không đúng chế độ và định mức quy định
– Rủi ro khi thanh toán chi nghiệp vụ chuyên môn của các đơn vị như chi mua sắm, sửa chữa hồ sơ không đảm bảo theo quy định
– Rủi ro khi thanh toán các khoản chi khác của các đơn vị sử dụng ngân sách khi chi không đảm bảo đúng chế độ quy định
– Rủi ro về công tác hạch toán kế toán như nhập sai thông tin trên chứng từ gốc, sai ngân hàng, sai số tài khoản đơn vị hưởng, sai các đoạn mã trên Tabmis và các thông tin khác
– Rủi ro trong ứng dụng CNTT vào công tác chuyên môn khi hệ thống bị lỗi dẫn đến tình trạng không thanh toán được hoặc số liệu bị lỗi…
b. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là đánh giá tầm quan trọng của các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức thông qua ba tiêu chí: khả năng phát sinh của các rủi ro và mức độ tác động của các rủi ro khi phát sinh, thời gian tác động rủi ro sau khi phát sinh. Đối với các rủi ro có khả năng xuất hiện thấp và tác động ít đến đơn vị thì không cần tiếp tục xem xét, ngược lại, các rủi ro với khả năng xuất hiện cao và tác động lớn thì cần phải xem xét kỹ càng về số lượng và bản chất khi xảy ra trong nghiệp vụ
– Từ đó, trên cơ sở đánh giá các rủi ro trong công tác KSC thường xuyên NSNN qua KBNN thì các biện pháp được thiết kế và sử dụng và đối phó với rủi ro phải được xác định rõ ràng như chấp nhận rủi ro, tránh rủi ro, làm giảm rủi ro.
1.2.3. Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà Nước qua Kho Bạc Nhà Nước
a. Thủ tục kiểm soát
Kiểm soát chi NSNN qua KBNN được tiến hành theo những nội dung cơ bản như sau:
– Kiểm soát các hồ sơ, chứng từ chi và thực hiện thanh toán kịp thời các khoản chi ngân sách đủ điều kiện thanh toán theo quy định.
– Tham gia với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng ngân sách; xác nhận số thực chi, số tạm ứng, số dư kinh phí cuối năm ngân sách của các ĐVSDNS tại KBNN.
– Kiểm tra tồn quỹ NSNN của cấp ngân sách tương ứng với khoản chi.
b. Nội dung kiểm soát
* kiểm soát mẫu giấu, chữ ký của đơn vị sử dụng NSNN
* kiểm soát các khoản chi, thanh toán chế độ cho con người
* kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
* kiểm soát các khoản chi khác của đơn vị
* Kiểm soát các rủi ro khác
1.3. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.3.1. Dự toán Ngân sách Nhà Nước và các chính sách chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi Ngân sách Nhà Nước
1.3.2. Ý thức chấp hành của các đơn vị sử dụng NSNN
1.3.3. Công tác tổ chức thực hiện kiểm soát chi Ngân sách Nhà Nước của Kho Bạc Nhà Nước
1.3.4. Trình độ nghiệp vụ của cán bộ làm công tác kiểm soát chi Kho Bạc Nhà Nước
1.3.5. Cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ phục vụ kiểm soát chi Ngân sách Nhà Nước
Trong Chương 1, luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề cơ bản về chi thường xuyên NSNN, về cơ chế KSC thường xuyên NSNN trong hệ thống KBNN cũng như các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động KSC thường xuyên trong hệ thống KBNN. Luận văn đã trình bày về việc nhận diện và đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong quá trình KSC, trình bày hoạt động kiểm soát theo các khoản chi NSNN phù hợp, hoạt động giám sát, kiểm tra việc tuân thủ, chấp hành về KSC thường xuyên NSNN, đảm bảo các khoản chi được kiểm soát chặt chẽ đúng quy định, chế độ và định mức của Nhà nước.
Nội dung tại Chương 1 sẽ là cơ sở và nền tảng cho việc phân tích về thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Mang Yang, huyện Mang Yang, tỉnh Gia Lai ở Chương 2 và Chương 3
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC HUYỆN MANG YANG, TỈNH GIA LAI
2.1. KHÁI QUÁT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC MANG YANG
2.1.1. Đặc điểm tình hình địa phương
Mang Yang là hyện ở trung tâm tỉnh Gia Lai. Huyện được thành lập theo Nghị định số 37/2000/NĐ-CP ngày 21-8-2000 của Chính phủ trên cơ sở phần đất của huyện Mang Yang cũ được tách ra thành hai huyện Đăk Đoa và Mang Yang mới. Huyện lỵ của Mang Yang mới là Thị trấn Kon Dỡng nằm trên Quốc lộ 19 (Pleiku – Quy Nhơn)
Diện tích: 1126,77 Km2.
Dân số: 49.521 người (số liệu thống kê năm 2008).
Vị trí địa lý:
– Bắc giáp: huyện Kbang.
– Nam giáp: các huyện Chư Sê, Ia Pa.
– Đông giáp: huyện Đăk Đoa.
– Tây giáp: các huyện Đăk Pơ, Kông Chro.
Đơn vị hành chính cấp xã, trị trấn: 12 (1 thị trấn, 11 xã).
– Thị trấn: Kon Dỡng.
– Các xã: Ðăk Ya, Ðê Ar, Lơ Pang, Ðăk Trôi, Kon Thụp, Kon Chiêng, Ðăk Djrăng, A Yun, Hra, Ðăk Jơ Ta, Ðăk Ta Ley.
2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển KBNN Mang Yang
Ngày 01/04/1990, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành quyết định số 07/HĐBT về việc thành lập hệ thống KBNN trực thuộc Bộ Tài chính. Cùng với hệ thống kho bạc cả nước, KBNN Mang Yang được thành lập vào năm 2000 và đi vào hoạt động kể từ đó.
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Kho Bạc Nhà Nước Mang Yang
a. Vị trí, chức năng của Kho Bạc Nhà Nước Mang Yang
b. Nhiệm vụ và quyền hạn của Kho Bạc Nhà Nước Mang Yang
c. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Kho Bạc Nhà Nước Mang Yang
Cơ cấu tổ chức của KBNN huyện Mang Yang tuân thủ theo Quyết định số 4236/QĐ-KBNN ngày 08/09/2017. Cụ thể:
– KBNN huyện Mang Yang trực thuộc KBNN tỉnh Gia lai.
– Biên chế tính đến 31/12/ 2018 là 11 người (trong đó có 3 nữ và 8 nam).
– KBNN huyện Mang Yang thực hiện nhiệm vụ theo quyết định Số 2899/QĐ-KBNN ngày 15/06/2018 của KBNN về việc ban hành quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối các khoản chi NSNN tại KBNN cấp huyện không tổ chức phòng.
GIÁM ĐỐC
P. GIÁM ĐỐC
KẾ TOÁN TRƯỞNG
GDV1
GDV2
GDV3
GDV4
GDV5
GDV6
Bộ phận giao dịch
Sơ đồ 2.1. Bộ máy quản lý KBNN Mang Yang
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC MANG YANG
2.2.1. Đối tượng chịu sự kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho Bạc Nhà Nước
Hiện nay trên địa bàn huyện Mang Yang có 117 đơn vị sử dụng kinh phí chi thường xuyên NSNN. Phân theo:
- Theo tính chất nguồn kinh phí ngân sách.
- Theo cấp ngân sách.
2.2.2. Hình thức chi trả các khoản chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho Bạc Nhà Nước Mang Yang
KBNN Mang Yang thực hiện công tác kiểm soát chi thường xuyên khi các ĐVSDNS đề nghị KBNN chi trả, thanh toán theo hình thức rút dự toán NSNN và qua TK tiền gửi và lệnh chi tiền
2.2.3. Phương thức chi trả các khoản chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho Bạc Nhà Nước Mang Yang
- Tạm ứng:
- Thanh toán trực tiếp
- Tạm cấp kinh phí ngân sách
- Chi ứng trước dự toán cho năm sau.
2.2.4. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua Kho Bạc Nhà Nước Mang Yang
* Quy trình KSC thường xuyên tại KBNN Mang Yang
Khách Hàng
Ban lãnh đạo (GĐ, PGĐ)
GDV
Đơn vị hưởng
Sơ đồ 2.2. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Mang Yang
* Bước 1
* Bước 2
* Bước 3
* Bước 4
* Bước 5
* Bước 6
2.2.5. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên tại KBNN Mang Yang
a. Hồ sơ kiểm soát gửi lần đầu
Đầu năm các đơn vị SDNS sẽ mang đến cho KBNN các loại tài liệu, chứng từ sau:
– Dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao
– Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền (nếu có)
– Quy chế chi tiêu nội bộ (đối với đơn vị tự chủ)
– Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế của cấp có thẩm quyền phê duyệt
– Danh sách khoán (công tác phí, văn phòng phẩm, điện thoại)
* Nhận diên rủi ro
– Đối với dự toán được cấp có thẩm quyền giao:
+ Có thể thiếu quyết định giao dự toán đầu năm
+ Lưu nhầm bản photo không có giá trị pháp lý (theo quy định Hồ sơ lưu tại KBNN phải là bản chính hoặc photo công chứng)
– Đối với quyết định giao tự chủ của cấp có thẩm quyền
Quyết định giao quyền tự chủ là hồ sơ pháp lý ban đầu của đơn vị vì đối với mỗi loại đơn vị sụ nghiệp thì có quyền tự chủ khác nhau trong quyết định sử dụng nguồn kinh phí, quy định việc trích lập quỹ cũng khác nhau vì vậy rủi ro có thể xảy ra là:
+ Thiếu quyết định giao quyền tự chủ hoặc quyết định giao quyền tự chủ đã hết hiệu lực
+ Lưu nhầm bản photo không có giá trị pháp lý (theo quy định Hồ sơ lưu tại KBNN phải là bản chính hoặc photo công chứng)
– Đối với quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị
Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị được xây dựng dựa trên các loại văn bản hiện hành liên quan đến chế độ, định mức dùng cho các đơn vị tự chủ hoàn toàn hoặc một phần, nếu không có quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị lập gửi lên thì KBNN sẽ mất cơ sở kiểm soát và thanh toán các khoản chi qua KBNN làm ảnh hưởng đến an toàn của NSNN, các rủi ro có thể xảy ra là:
+ Thiếu quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lưu bản photo, không có xác nhận của tổ chức công đoàn
+ Quy chế chi tiêu nội bộ xây dựng dựa trên các loại văn bản đã hết hiệu lực không còn giá trị, xây dựng không đúng theo chế độ định mức, không phù hợp với quy định
– Đối với văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế của cấp có thẩm quyền
+ Văn bản ban hành không đúng quy định về chế độ
+ Gửi bản photo
+ Khi có biến động tăng giảm về biên chế không có văn bản thuyết trình, hay bổ sung về sự biến động của biên chế được hưởng
* Đánh giá rủi ro
Vào đầu năm ngân sách đa phần rơi vào khoảng thời gian là cận tết nên đối với KBNN áp lực về công việc là rất nhiều nên khi tiếp nhận hàng loạt các hồ sơ ban đầu của các đơn vị sẽ tạo thành áp lực ảnh hưởng đến sự chính xác trong quá trình kiểm tra các hồ sơ ban đầu của các GDV trực tiếp làm ảnh hưởng mất an toàn đến quá trình kiểm soát, thanh toán các khoản chi thường xuyên sau này của KBNN Mang Yang
* Hoạt động kiểm soát
– Đối với dự toán năm được cấp có thẩm quyền giao, GDV kiểm tra, đối chiếu với dự toán được cơ quan tài chính nhập trên TABMIS, đảm bảo sự chính xác về số dư dự toán đầu năm
– Đối với quy chế chi tiêu nội bộ, GDV kiểm tra quy chế chi có xác nhận của tổ chức công đoàn hay không, các căn cứ và nội dung được xây dựng trên quy chế có phù hợp với các tiêu chuẩn định mức và các văn bản quy định hiện hành hay không
– Đối với Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền, GDV kiểm tra nội dung trên Quyết định có nêu rõ mức độ tự chủ của đơn vị hay không và Quyết định đó có còn hiệu lực hay không
– Đối với văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế của đơn vị, GDV kiểm tra tính chính xác trên văn bản với bảng lương xem số lượng biên chế có đúng hay chưa, yêu cầu đơn vị bổ sung bảng biến động khi có thay đổi về số lượng biên chế
* Hoạt động giám sát
Đối với các loại hồ sơ ban đầu, định kỳ vào tháng đầu tiên của quý 1 KBNN Mang Yang tổ chức đôn đốc GDV tự kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các GDV nhằm đảm bảo tính khách quan và đồng nhất trong quá trình kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu của Đơn vị, nhằm phát hiện ra các sai sót để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình KSC thường xuyên
b. Hồ sơ kiểm soát theo từng lần thanh toán
Trong niên độ ngân sách, tùy theo nhu cầu hoạt động mà đơn vị SDNS sẽ mang chứng từ thanh toán lên KBNN để làm thủ tục thanh toán các khoản chi tùy theo nhu cầu của đơn vị, các khoản chi này đã được thủ trưởng đơn vị là người chủ tài khoản có trách nhiệm cao nhất phê chuẩn ký tên
* Nhận diện rủi ro
– Đối với giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi
+ Chứng từ không đúng mẫu và bị tẩy xóa
+ Không đúng màu mực quy định tại thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính
+ Sai nội dung thanh toán, sai nội dung kinh tế, sai số tiền bằng chữ, chữ ký mẫu dấu không đúng với mẫu dấu chữ ký đã đăng ký
+ Lập sai bảng kê chứng từ thanh toán, lập thừa liên nhằm lợi dụng sơ hở để trục lợi cá nhân
– Đối với các khoản chi cho con người (lương và các khoản trích theo lương)
+ Danh sách lương không đúng với số lượng biên chế được giao trong văn bản giao chỉ tiêu biên chế gửi lần đầu
+ Cố tình tính sai hệ số lương, các khoản phụ cấp nhằm trục lợi cá nhân
+ Cố tình đánh trùng tên hoặc thứ tự người được hưởng lương (đối với các đơn vị có số lượng biên chế đông như Trung tâm y tế)
+ Tính sai các khoản phải trả theo chế độ như BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn
+ Khi có biến động tăng giảm không làm bảng biến động tăng giảm
– Đối với các khoản chi theo chế độ khoán
+ Nội dung thanh toán, định mức khoán không phù hợp theo quy chế chi tiêu nội bộ và quy định của nhà nước (chi cao hơn định mức)
– Đối với các khoản chi mua sắm tài sản, trang thiết bị tại đơn vị
+ Thiếu quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng
+ Giá trúng thầu, giá chỉ định thầu vượt quá dự toán được giao
+ Không logic về mặt thời gian (Hợp đồng ký trước ngày Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu)
+ Hợp đồng thiếu các căn cứ
+ Hợp đồng sai số tiền bằng chữ
+ Giá trị trúng thầu trên hợp đồng vượt quá quyết định lựa chọn nhà thầu
+ Các thông tin trong hợp đồng bị bỏ trống, sai số tài khoản
+ Cấp phó ký thay cấp trưởng khi không có giấy ủy quyền (theo quy định Hợp đồng kinh tế phải là cấp trưởng ký)
+ Hợp đồng không có dấu giáp lai
+ Nội dung công việc, khối lượng trong hợp đồng bị sai với biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
– Đối với các khoản chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi khác
+ Thiếu bảng kê chứng từ thanh toán, số hóa đơn với các khoản chi dưới 20 triệu đồng
+ Thông tin trên bảng kê không khớp với giấy rút dự toán (thiếu số, ngày chứng từ, ngày hóa đơn)
+ Cùng một nội dung chi, một số hóa đơn nhưng đơn vị chia ra vào các ngày khác nhau nhằm trục lợi cá nhân
+ Có thể phát sinh những khoản chi không đúng theo quy định của nhà nước hay quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị
* Đánh giá rủi ro
Các rủi ro kể trên rất thường xuyên xảy ra trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên của các đơn vị SDNS đặc biệt các rủi ro về lương, về mua sắm sữa chữa, rủi ro về chi sai đối tượng, tiêu chuẩn, định mức vì các khoản chi trên gắn liền với hoạt động thường xuyên của các đơn vị SDNS
Nếu để sảy ra tình trạng trên sẽ làm thất thoát tiền và tài sản của Nhà nước, làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc KSC ngân sách Nhà nước qua KBNN
* Hoạt động kiểm soát
– Đối với giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi
GDV phải kiểm tra kỹ càng tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ khi giao nhận với khách hàng theo đúng quy định của Bộ tài chính, mẫu dấu, chữ ký của Kế toán và Thủ trưởng đơn vị phải khớp đúng theo đăng ký tại KBNN, không ký bằng mực đỏ, mực đen chỉ được ký mực xanh; các nội dung trên chứng từ phải thực hiện nghiêm túc tính chính xác, không tẩy xóa, nội dung chi phải phù hợp với mục lục ngân sách, số tiền bằng số bằng chữ phải khớp đúng
– Đối với các khoản chi cho con người (lương và các khoản trích theo lương)
Hồ sơ thanh toán: giấy rút dự toán, hoặc ủy nhiệm chi kèm theo danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt
GDV thực hiện kiểm tra tính chính xác, đối chiếu khớp đúng số người hưởng lương trên danh sách lương với số biên chế được giao, kiểm tra kỹ càng xem danh sách có bị trùng số, trùng tên hay không. Kiểm tra chặt chẽ về mặt số học từ hệ số lương, lương cơ bản đến các khoản phụ cấp; các khoản trích theo lương có được trích lại theo đúng quy định hiện hành hay không
– Đối với các khoản chi theo chế độ khoán
GDV thực hiện việc kiểm tra kỹ càng danh sách khoán gửi theo chứng từ xem mức khoán đấy đã phù hợp và chính xác theo quy chế chi tiêu nội bộ hay chưa, đảm bảo đúng chế độ, định mức văn bản quy định của pháp luật
– Đối với các khoản chi mua sắm tài sản, trang thiết bị tại đơn vị
Đối với các khoản chi trên 20 triệu đồng, GDV thực hiện kiểm tra sự logic, phù hợp về mặt thời gian và nội dung giữa các quyết định liên quan, đặc biệt là quyết định chỉ định thầu, giữa hợp đồng và biên bản nghiệm thu thanh lý; kiểm tra kỹ càng các nội dung liên quan cần thiết và các điều khoản trong hợp đồng
GDV cần kiểm tra kỹ càng tính pháp lý trong hồ sơ như có đúng là cấp trưởng ký hay ủy quyền cho cấp phó, khi ủy quyền có giấy ủy quyền hay không, số tiền bằng số, bằng chữ trên quyết định chỉ định thầu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý có đúng hay chưa cần đảm bảo tính logic và khớp đúng với giấy rút dự toán đặc biệt là khoản chi cần đảm bảo đúng định mức và chế độ quy định
Đối với các khoản chi dưới 20 triệu đồng là khoản chi đơn giản chỉ cần lưu bảng kê nên bảng kê phải đảm bảo được tính chính xác về số hóa đơn, số chứng từ và nội dung phù hợp trên giấy rút dự toán
– Đối với các khoản chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi khác
Hồ sơ thanh toán gồm bảng kê chứng từ thanh toán, danh sách nhận tiền nên GDV cũng thực hiện kiểm soát tính chính xác và phù hợp về nội dung trên bảng kê, danh sách, ngoài ra còn kiểm tra sự chấp hành quy định chi bằng tiền mặt, kiểm tra đúng đối tượng chi, định mức
* Hoạt động giám sát
Đối với hồ sơ do đơn vị gửi đến từng lần thanh toán, hoạt động giám sát tại KBNN Mang Yang được thực hiện thường xuyên và liên tục bới các GDV, KTT, Ban lãnh đạo, Phòng thanh tra KBNN Gia lai, các đoàn Kiểm toán
Hằng ngày, sau khi thực hiện thanh toán, hết phiên làm việc từng GDV sẽ thực hiện tách chứng từ in liệt kê ngày giao dịch trên hệ thống TABMIS tiếp theo là chấm chứng từ ngày để đối chiếu từng khoản chi theo đúng trên liệt kê và trên chứng từ của đơn vị mà KBNN đã hạch toán
Hàng tháng thực hiện tự kiểm tra chứng từ, đơn vị mình phụ trách làm báo cáo gửi Ban lãnh đạo, phòng thanh tra KBNN tỉnh Gia Lai, thực hiện kiểm tra chéo giữa các GDV nhằm đảm bảo tính khách quan và chính xác trong công tác tự kiểm tra hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong quá trình KSC thường xuyên
Hằng năm, Phòng thanh tra KBNN tỉnh Gia Lai sẽ tổ chức đoàn thanh tra Nội bộ và thanh tra Chuyên ngành trực tiếp về đơn vị kiểm tra toàn bộ các đơn vị SDNS hoặc kiểm tra chọn mẫu chỉ định đơn vị bất kỳ
Nhìn chung tại KBNN Mang Yang hoạt động giám sát các rủi ro trong công tác KSC thường xuyên được đảm bảo rất đầy đủ và kịp thời, khắc phục kịp thời các hồ sơ, chứng từ bị thiếu, sai quy định, bổ sung và hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh nhất góp phần nâng cao năng lực KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Mang Yang
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\KE TOAN\DCCT KON TUM/NGUYỄN THANH TÙNG
