Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng
Thưc tế, việc kiểm soát chi ngân sách ở các đơn vị sự nghiệp y tế còn rất nhiều hạn chế, các đơn vị chưa thật sự quan tâm đến kiểm soát ngân sách cũng như chưa có một quy trình kiểm soát cụ thể, chặt chẽ và hiệu quả. Hiện nay là tất cả thủ trưởng các đơn vị y tế hoặc là Bác sĩ hoặc Dược sĩ chưa được đào tạo chuyên sâu về quản lý tài chính trong thời gian học tại trường đại học và quá trình công tác; mặt khác thủ trưởng đơn vị y tế đa phần chỉ chú trọng phát triển công tác chuyên môn, nhất là công tác khám chữa bệnh cho nhân dân mà chưa thực sự chú trọng đến công tác kế toán, đặc biệt là công tác kiểm soát chi ngân sách. Đứng trước nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của nhân dân ngày càng cao, quy mô đơn vị ngày càng được mở rộng, các hoạt động tài chính diễn ra ngày một nhiều hơn và tính tự chủ về tài chính ngày càng cao nhưng công tác kiểm tra, giám sát đối với công tác chi ngân sách của đơn vị chưa được quan tâm đúng mức nên không tránh khỏi những sai sót trong quá trình quản lý.
Vì những lý do trên tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiệp.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị sự nghiệp. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Thu thập dữ liệu
4.1.1. Dữ liệu thứ cấp
4.1.2. Dữ liệu sơ cấp
4.2. Phương pháp nghiên cứu
4.2.1. Phương pháp phân tích thống kê
4.2.2. Phương pháp mô hình hóa
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị sự nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng.
Chương 3: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng.
6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN
1.1. KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ
1.1.1. Khái quát về đơn vị sự nghiệp y tế (ĐVSN y tế)
1.1.1.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp y tế
1.1.2. Nội dung các khoản chi thường xuyên tại ĐVSN y tế
1.1.2.1. Khái niệm chi thường xuyên
1.1.2.2. Phân loại chi thường xuyên
1.1.2.3. Đặc điểm chi thường xuyên
1.1.2.4. Vai trò của chi thường xuyên
1.2. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ và CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ (KSNB)
1.2.1.2. Theo chuẩn mực kế toán số 315
1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
1.2.3. Chức năng của kiểm soát nội bộ
1.2.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.4.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
1.3. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.3.1. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân
1.3.1.1. Kiểm soát chi tiền lương, tiền công
1.3.1.2. Kiểm soát chi thu nhập tăng thêm
1.3.2. Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn
1.3.3. Kiểm soát các khoản chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ
1.3.4. Kiểm soát các khoản chi khác
1.3.5. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên
1.4. ĐẶC ĐIỂM CỦA ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Y TẾ CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG xUYÊN
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1. TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.1.1. Lịch sử xây dựng, trưởng thành và phát triển của Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng (BVDLTPĐN)
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của BVDLTPĐN
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của BVDLTPĐN
2.1.5. Đặc điểm tài chính của BVDLTPĐN
2.1.5.1. Hình thành nguồn kinh phí
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
2.2.1. Kiểm soát chi thanh toán cá nhân
2.2.1.1. Tiền lương, tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng, phụ cấp lương
Các khoa, phòng lập bảng chấm công hằng tháng
Phòng TCHC tập hợp các quyết định điều chỉnh tiền lương
Kế toán thanh toán
Kế toán trưởng
Lãnh đạo duyệt chi
Sơ đồ 2.3. Quy trình kiểm soát thanh toán tiền lương
2.2.1.2. Phúc lợi tập thể
Công tác kiểm soát chi tại nội dung này chủ yếu dựa vào hướng dẫn định mức tại Quy chế chi tiêu nội bộ tại cơ quan ban hành vào hàng năm mà thực hiện.
2.2.1.3. Các khoản đóng góp
BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ thực hiện theo quy định hiện hành.
2.2.1.4. Các khoản thanh toán khác cho cá nhân
Các khoa, phòng ban
Phòng TCHC
Hội đồng thi đua, khen thưởng
Phòng TCKT
Giám đốc
Sơ đồ 2.4. Quy trình kiểm soát thanh toán tiền lương tăng thêm
2.2.2. Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
Phòng TCHC
Phòng TCKT kiểm tra chứng từ thanh toán
Lãnh đạo duyệt chi
Các khoa, phòng tổng hợp nhu cầu
Sơ đồ 2.5. Quy trình kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
2.2.2.1. Mục chi thanh toán dịch vụ công cộng
Thanh toán theo thực tế tiêu thụ và Hợp đồng với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
2.2.2.2. Mục chi vật tư văn phòng
Thanh toán theo định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
2.2.2.3. Mục chi thông tin tuyên truyền liên lạc
Thanh toán theo định mức trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
2.2.2.4. Mục chi hội nghị
Thanh toán theo chế độ quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của Bệnh viện. Thực hiện theo Quy định tại Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị đối với CQNN và các ĐVSN công lập.
Các khoa, phòng
Phòng TCHC
Phòng TCKT
Thủ trưởng đơn vị
Sơ đồ 2.6. Quy trình kiểm soát thanh toán hội nghị
2.2.2.5. Mục chi công tác phí
Phòng TCKT
Thủ trưởng đơn vị
Phòng TCHC
Cán bộ viên chức
Sơ đồ 2.7. Quy trình kiểm soát chi công tác phí
2.2.2.6. Mục chi chi phí thuê mướn
Tiền công trả cho lao động thuê ngoài được Giám đốc duyệt theo đề nghị của các khoa, phòng. Mức tiền công thuê, khoán tùy theo tính chất và khối lượng công việc hoàn thành và được Giám đốc duyệt chi cho từng trường hợp:
– Lao động phổ thông: 150.000đ/công
– Lao động kỹ thuật: 200.000đ/công
2.2.2.7. Mục chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn
Các khoa, phòng
Phòng TCKT
Thủ trưởng đơn vị
Phòng TCHC, KHTH
Sơ đồ 2.8. Quy trình kiểm soát sửa chữa TSCĐ
2.2.2.8. Mục chi chi phí nghiệp vụ chuyên môn từng ngành
a. Chi mua hàng hóa vật tư dùng cho công tác chuyên môn
– Quy trình, thủ tục mua vật tư, hàng hóa:
Phòng TCKT
Đơn vị cung cấp
Các khoa lâm sàng, cận lâm sàng
Khoa Dược
Thủ trưởng đơn vị
Sơ đồ 2.9. Quy trình mua vật tư, hàng hóa
– Quy trình, thủ tục xuất vật tư, hàng hóa:
Các khoa lâm sàng, cận lâm sàng
Khoa Dược
Phòng TCKT
Thủ trưởng đơn vị
Sơ đồ 2.10. Quy trình xuất hàng hóa
b. Chi mua, in ấn, phô tô tài liệu dùng cho công tác chuyên môn; đồng phục, trang phục cho CBVC; sách, tài liệu dùng cho công tác chuyên môn
Lập thủ tục theo quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định hiện hành của Nhà nước.
c. Chi phí thực hiện đề tài NCKH
Lãnh đạo Bệnh viện có quyết định hỗ trợ cho các đề tài NCKH và sáng kiến theo xếp loại của Hội đồng khoa học kỹ thuật tại Bệnh viện.
d. Chi khác
2.2.3. Kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ
- Đối với nguồn NSNN cấp:
Khi bắt đầu lập dự toán, cùng với việc dự trù kinh phí cho các khoản mục chi thường xuyên, khoa Dược lập danh mục và tính năng kỹ thuật của những trang thiết bị y tế cần mua sắm trình Sở Y tế. Sau khi nhận được quyết định phê duyệt danh mục và giao dự toán của Sở Y tế, Bệnh viện tiến hành các thủ tục triển khai thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước.
– Đối với nguồn Quỹ mua sắm, sửa chữa TSCĐ:
Các khoa, phòng
Phòng TCHC
Phòng TCKT
Thủ trưởng đơn vị
Đơn vị có chức năng thẩm định giá
Nhà cung cấp
Cơ quan có thẩm quyền
Sơ đồ 2.11. Quy trình kiểm soát mua sắm TSCĐ
2.2.4. Kiểm soát chi các khoản chi khác
2.2.4.1. Mục chi khác
Thanh toán theo thực tế phát sinh trên tinh thần tiết kiệm.
2.2.4.2. Mục chi cho công tác Đảng ở tổ chức Đảng cơ sở và các cấp trên cơ sở
Mục này chi cho các nội dung như: Mua báo, tạp chí cho Đảng, tổ chức Đại hội Đảng, khen thưởng công tác Đảng, thanh toán các dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, công tác Đảng và các chi phí khác trong công tác Đảng.
2.2.4.3. Chi cho các sự kiện lớn:
Mục này chi kỷ niệm các ngày lễ lớn.
2.2.4.4. Chi lập các quỹ
Theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 hàng năm, sau khi hạch toán đầy đủ các khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước khác (nếu có) theo quy định, phần chênh lệch thu lớn hơn chi thường xuyên (nếu có), Bệnh viện được sử dụng theo trình tự như sau:
– Trích tối thiểu 25% để lập Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp;
– Trích lập Quỹ bổ sung thu nhập: Bệnh viện được tự quyết định mức trích Quỹ bổ sung thu nhập (không khống chế mức trích);
– Trích lập Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi tối đa không quá 3 tháng tiền lương, tiền công thực hiện trong năm của Bệnh viện;
– Trích lập Quỹ khác theo quy định của pháp luật;
– Phần chênh lệch thu lớn hơn chi còn lại (nếu có) sau khi đã trích lập các quỹ theo quy định được bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
– Bệnh viện có quan điểm thưởng, phạt rõ ràng và đã đưa ra những quy định rất cụ thể trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
– Cơ cấu tổ chức của Bệnh viện phù hợp với hoạt động.
– Công tác tuyển dụng nhân viên công khai, theo nhu cầu chuyên môn. Thường xuyên cử nhân viên tham gia các lớp đào tạo và đào tạo lại về chuyên môn.
– Hệ thống chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ được quy định một cách khoa học, rút ngắn thời gian luân chuyển, tiện cho việc kiểm soát.
– Công khai quy trình thủ tục thanh toán trong CBVC thể hiện trong Quy chế chi tiêu nội bộ vào hằng năm.
– Một số thủ tục kiểm soát đã cơ bản hoàn thiện.
2.3.2. Hạn chế còn tồn tại
2.3.2.1. Về môi trường kiểm soát
Về công tác phân bổ dự toán: Dự toán được các cơ quan có thẩm quyền giao cho các đơn vị chưa kịp thời từ đầu năm, không được giao một lần đầu năm theo đúng Luật Ngân sách mà phân bổ nhiều lần trong năm.
2.3.2.2. Về công tác kiểm soát chi thường xuyên tại BVDLTP ĐN
a. Đối với nhóm mục chi thanh toán cho các nhân:
Chính sách tuyển dụng nhân lực chưa thật sự hiệu quả, trình độ của đội ngũ kế toán chưa đồng đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc trong đó có hiệu quả quản lý chi và kiểm soát chi ngân sách tại Bệnh viện.
b. Đối với nhóm mục chi nghiệp vụ chuyên môn:
– Kiểm soát việc sử dụng điện, nước tại Bệnh viện còn lỏng lẻo, chưa kiên quyết trong việc xử lý việc sử dụng điện, nước không tiết kiệm.
– Việc sử dụng và thay mực máy in, máy photocopy chưa được kiểm soát chặt chẽ, chủ yếu dựa trên tinh thần tự giác tiết kiệm của nhân viên.
– Công tác kiểm soát mục chi nhiên liệu (xăng xe) chưa đảm bảo.
– Thanh toán chi phí hội nghị quy trình còn chưa hoàn thiện và thực sự chặt chẽ ở khâu lập kế hoạch dẫn đến gặp một số khó khăn trong quá trình thanh toán.
– Chi công tác phí, không có sự phân biệt giữa lãnh đạo và nhân viên trong các định mức khoán công tác phí.
– Đối với khoản chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ, phòng TCKT chưa kiểm soát được.
– Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn, đây là vấn đề cần quan tâm giải quyết của đề tài. Tất cả các khâu có liên quan đến việc mua, cung ứng, theo dõi, quản lý, thanh toán đều do khoa Dược làm việc trực tiếp với các đơn vị cung ứng và các phòng chuyên môn để thực hiện, chưa có sự kiểm soát của phòng TCKT nên việc kiểm soát khoản chi này gần như chưa kiểm soát được, cần phải nghiên cứu để đưa ra một quy trình kiểm soát hữu hiệu.
c. Đối với nhóm mục chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ:
Thủ tục mua sắm còn chưa được công bố rõ ràng trong quy chế.
d. Đối với nhóm mục chi khác:
Nội dung chi khác chưa có một định mức cụ thể.
– Sự chồng chéo, trùng lắp về thẩm quyền thực hiện trong hoạt động lập dự toán giữa các cơ quan chức năng, làm cho thời gian phê duyệt dự toán kéo dài, chậm phân bổ cho đơn vị.
– Về quan điểm lãnh đạo: Công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện chưa đề cập nhiều và triệt để trong hội nghị CBVC hàng năm.
– Công tác nhân sự: Trình độ nhân viên có trách nhiệm trong công tác kiểm soát còn hạn chế.
– Về công tác kế toán: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ chưa được hoàn thiện.
– Về quy trình kiểm soát: Chưa thực sự có một quy trình rõ rệt và nội dung kiểm soát chi thường xuyên của Bệnh viện.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI BỆNH VIỆN DA LIỄU
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
3.1. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA BỆNH VIỆN DA LIỄU THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TRONG NHỮNG NĂM ĐẾN
3.2. giẢI pháp hoàn thiỆn công tác KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN tẠi BỆnh viỆn DA LIỄU Thành pHỐ ĐÀ NẴNG
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát
3.2.1.1. Phân công quyền hạn và trách nhiệm các cấp quản lý trong kiểm soát chi ngân sách tại Bệnh viện
– Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các cấp quản lý trong kiểm soát chi ngân sách tại Bệnh viện.
– Thực hiện tốt 3 nguyên tắc: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn.
– Chú trọng, đổi mới chi ngân sách theo hướng tiết kiệm và hiệu quả.
3.2.1.2. Nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ tài chính kế toán
– Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với đội ngũ cán bộ kế toán tài chính.
– Cần duy trì biện pháp nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác tài chính kế toán tại Bệnh viện.
– Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ về chính trị, tin học, ngoại ngữ nhằm trang bị kỹ năng cần thiết phục vụ công việc chuyên môn, đặc biệt giúp cán bộ kế toán tiếp cận với công nghệ thông tin.
– Cần có chế độ khen thưởng đối với cán bộ tài chính kế toán nhằm khuyến khích, động viên họ, đồng thời xử lý nghiêm minh những truờng hợp sai phạm ảnh hưởng đến Bệnh viện.
3.2.1.3. Xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ trong Bệnh viện
Bệnh viện nên xây dựng bộ phận KSNB từ 2-3 người trong đó có 1 Trưởng ban kiểm soát. Trưởng ban kiểm soát do Giám đốc bổ nhiệm, là người ký và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về các báo cáo kiểm tra, kiểm soát của mình. Còn lại 1 trong 2 người hoặc cả 2 người kiểm soát viên phải là người am hiểu về nghiệp vụ tài chính kế toán để cùng phối hợp kiểm soát chi tiêu ngân sách tại Bệnh viện.
3.2.1.4. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro trong chi thường xuyên tại BVDLTPĐN
– Phân tích báo cáo tài chính: Bằng cách phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động kinh doanh và các tài liệu hỗ trợ ta có thể xác định được mọi nguy cơ của Bệnh viện về chi thường xuyên. Bằng cách kết hợp báo cáo này với các dự báo về tài chính, dự báo về ngân sách theo từng tài khoản ta có thể phát hiện rủi ro trong tương lai.
– Phương pháp lưu đồ: Ta có lưu đồ về quy trình chung về kiểm soát chi tại BVDLTPĐN như sau:
Xác định nhu cầu tại các khoa, phòng
Trình thủ trưởng đơn vị duyệt
Phòng TCHC
Phòng TCKT
Sơ đồ 3.2. Lưu đồ quy trình kiểm soát chi
– Khả năng rủi ro có thế xảy ra.
– Mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu của Bệnh viện.
– Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến Bệnh viện, và ít có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều, ngược lại một rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao thì Bệnh viện cần tập trung chú ý.
– Rủi ro về mối quan hệ tập thể nội bộ và rủi ro về tư lợi cá nhân.
3.2.1.5. Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ một cách chặt chẽ, đảm bảo hoàn thành công việc và theo đúng các quy định chung
– Tăng cường công tác tuyên truyền để CBVC trong đơn vị hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quy chế chi tiêu nội bộ. Thông báo về thời gian tổ chức hội nghị viên chức hàng năm trước nửa tháng, một tuần trước khi tổ chức bộ phận kế toán phải dự thảo xong quy chế chi tiêu nội bộ, trình lãnh đạo đơn vị duyệt và gởi vào địa chỉ mail cá nhân của từng CBVC (hoặc địa chỉ mail chung của từng khoa, phòng) để họ có thời gian nghiên cứu và từ đó có ý kiến đóng góp xây dựng quy chế trong hội nghị.
– Bộ phận kế toán phải chủ động đề xuất điều chỉnh một số mức chi không còn phù hợp với thực tế trình lãnh đạo đưa vào dự thảo quy chế.
– Trong quá trình thực hiện, nếu nhận thấy một số nội dung trong quy chế chưa phù hợp thì lãnh đạo đơn vị phối hợp với Chủ tịch Công đoàn, mở cuộc họp bất thường, lấy ý kiến của CBVC để điều chỉnh hoặc ban hành quy chế mới phù hợp hơn.
3.2.1.6. Tăng cường kiểm tra và tự kiểm tra tài chính trong Bệnh viện
– Cần ban hành những quy định cụ thể, xây dựng kế hoạch tự kiểm tra, tổ chức việc tự kiểm tra tài chính theo các nội dung quy định cụ thể của Bệnh viện, tổ chức tuyên truyền sự cần thiết của công tác tự kiểm tra tài chính kế toán.
– Định kỳ hoặc cuối năm vào thời điểm công khai tài chính Bệnh viện phải thông báo công khai kết quả tự kiểm tra và các kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra. Xem xét và phê chuẩn các kết luận kiểm tra của bộ phận thực hiện kiểm tra, phê duyệt và đôn đốc thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại được phát hiện trong quá trình kiểm tra.
3.2.1.7. Hoàn thiện công tác lập dự toán
Tất cả các khoa, phòng đều cùng lập dự toán góp phần tốt nhất cho việc lập dự toán được thống nhất. Giám đốc dựa vào các thông tin chi tiết từ bên dưới và phối hợp với cái nhìn tổng quan của mình để quyết định chủ trương, giải pháp trong việc lập dự toán.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại BVDLTPĐN
3.2.2.1. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thanh toán cho cá nhân
Các khoa, phòng
Phòng TCHC
Phòng TCKT
Sơ đồ 3.3. Quy trình kiểm soát nhân lực chuyên môn
3.2.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi hoạt động nghiệp vụ chuyên môn
a. Kiểm soát mục chi tiền điện, nước:
Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước trong Bệnh viện trên nguyên tắc sử dụng tiết kiệm.
Phòng TCHC và phòng TCKT khảo sát số lượng thiết bị sử dụng điện trong Bệnh viện, số lượng điện năng tiêu hao của từng thiết bị và ước số điện năng tiêu thụ của toàn Bệnh viện trong 1 tháng để làm căn cứ kiểm soát.
Tăng cường công tác kiểm soát việc sử dụng điện nước của các khoa, phòng, yêu cầu tất cả nhân viên trong Bệnh viện khi ra về phải tắt đèn, quạt, điều hòa, không được sử dụng điện, nước cho nhu cầu cá nhân như nấu ăn, là quần áo…
Đưa chỉ tiêu sử dụng tiết kiệm điện, nước vào tiêu chuẩn xét thi đua hàng quý, nếu cá nhân, khoa, phòng nào vi phạm thì hạ bậc thi đua tùy theo mức độ vi phạm. Mức xử phạt như sau: vi phạm lần đầu: 500.000 đ, lần thứ 2: xếp loại B, lần thứ 3: xếp loại C.
b. Kiểm soát mục chi cho nhiên liệu:
Xây dựng lại định mức nhiên liệu phù hợp với thực tế tiêu thụ của xe ô tô.
Trước khi xe đi công tác phải có lệnh điều xe được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, khi đi công tác về phải có xác nhận của đơn vị đến công tác trên Lệnh điều xe và xác nhận của người dùng xe về số km thực tế đi.
Phòng TCHC kiểm tra số km thực tế lưu hành của xe và ghi vào Lệnh điều xe, phòng TCKT kiểm tra đột xuất số km ghi trên Lệnh điều xe và số km trên xe có thực sự chính xác.
Hàng tháng, lái xe tổng hợp các lệnh điều xe trong tháng và hoá đơn xăng tương ứng với số km thực đi gởi về Trưởng phòng TCHC để kiểm soát, ký xác nhận số km thực tế đi, sau đó chuyển về phòng TCKT để kiểm soát và thanh toán.
Giao cho phòng TCHC chịu trách nhiệm về việc xe ô tô chỉ được sử dụng cho công việc của Bệnh viện, không sử dụng cho mục đích cá nhân.
Các khoa, phòng có nhu cầu đi công tác xa, cần dùng phương tiện ô tô thì phải duyệt lãnh đạo và đăng ký với phòng TCHC ít nhất trước 02 ngày để bố trí.
Đi công tác trên địa bàn thành phố thì ít nhất từ 02 người trở lên, đưa đón khách và một số yêu cầu khác phải đăng ký với phòng TCHC và được sự đồng ý của lãnh đạo.
Không được sử dụng xe cho nhu cầu cá nhân, trường hợp cần thiết phải được lãnh đạo Bệnh viện đồng ý, cá nhân phải thanh toán tiền xăng xe và bồi dưỡng lái xe.
Khi các đơn vị mượn xe đi công tác phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt mới được điều xe, đơn vị mượn phải thanh toán tiền xăng theo km đã sử dụng.
c. Kiểm soát mục chi vật tư văn phòng
Ở khâu thay mực in cho máy in cơ quan, hoặc mực máy photocopy cơ quan, cần được thực hiện đúng quy trình như sau: Nhu cầu của từ các khoa, phòng được đề xuất và trình Giám đốc duyệt trực tiếp, sau khi được duyệt các khoa, phòng trực tiếp liên hệ với phòng TCHC, cán bộ phòng TCHC sẽ làm việc liên hệ trực tiếp với bên cung cấp vật tư đáp ứng nhu cầu và kiểm tra, nghiệm thu. Sau đó bên cung cấp vật tư sẽ xuất phiếu xuất kho (có xác nhận của khoa, phòng được sửa chữa) và hóa đơn chuyển phòng TCHC, phòng TCHC sẽ kèm theo đề xuất ban đầu (đã được lãnh đạo duyệt) chuyển phòng TCKT thanh toán.
Xây dựng định mức bồi dưỡng cho người tham dự các cuộc họp giao ban, triển khai kế hoạch công tác, tập huấn chuyên môn của Bệnh viện tổ chức là 30.000 đồng/người/ngày (kể cả người có hưởng lương từ NSNN) trong Quy chế chi tiêu nội bộ để họ có thể chi trả tiền xăng, xe đi lại và bổ sung thêm tiền ăn trưa (nếu có).
Tác giả đề xuất lãnh đạo Bệnh viện khi cử nhân viên đi dự Hội nghị, Hội thảo tại Hà Nội hoặc thành phố Hồ Chí Minh thì cho phép nhân viên của mình được đi bằng máy bay (giá rẻ) như thế sẽ tiết kiệm hơn đi bằng tàu hỏa vì các lý do như sau:
– Chênh lệch thời gian đi trên đường là 02 ngày, thời gian ở lại là 02 đêm.
– Chênh lệch giá vé máy bay (giá rẻ) và tàu hỏa hiện nay là khoảng 400.000 đồng (vé được đặt trước thì chênh lệch khoảng 200.000 đồng).
– Chi phí cho 02 đêm ở khách sạn theo quy định hiện hành tối đa là 2.000.000 đồng/02 ngày 02 đêm theo tiêu chuẩn 02 người/phòng, chi phụ cấp đi đường 02 ngày là 400.000 đồng/02 ngày.
Như vậy, nếu đi bằng máy bay, chi phí sẽ tiết kiệm được khoảng trên dưới 1.000.000 đồng nhưng đặc biệt hơn là tiết kiệm được 02 ngày đi trên đường để phục vụ công tác chuyên môn tại Bệnh viện.
Cần lên danh sách (về đơn giá) các phòng nghỉ, khách sạn, và giá taxi trung bình từ sân bay, ga tàu, xe đến nơi họp gần khu vực mà Bệnh viện thường xuyên làm việc, hội họp công tác. Sau đó sẽ đưa ra được mức giá phòng, taxi phù hợp. Tiến hành phân cấp như sau:
Đi công tác tại quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I: Mức thanh toán là 700.000 đồng/ngày/phòng cho 02 người.
Đi công tác tại các vùng còn lại: Mức thanh toán là 400.000 đồng/ ngày/phòng cho 02 người.
e. Kiểm soát mục chi sửa chữa thường xuyên
Hoàn thiện quy trình sửa chữa thường xuyên TSCĐ:
– Bước 1: Các khoa, phòng đề xuất sửa chữa khi có TSCĐ bị hư hỏng gửi về phòng TCHC.
– Bước 2: Phòng TCHC phối hợp với phòng TCKT kiểm tra thực tế, xem xét mức độ hư hỏng, chọn đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa, khảo sát giá sửa chữa và lập phiếu trình lãnh đạo phê duyệt cho sửa chữa.
– Bước 3: Phòng TCHC và phòng TCKT theo dõi thực hiện, nghiệm thu công việc đã thực hiện.
– Bước 4: Đề nghị các đơn vị cung ứng dịch vụ cung cấp các chứng từ hợp pháp để thanh toán. Kế toán lập các thủ tục thanh toán theo quy định, trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt thanh toán và ghi sổ kế toán.
3.2.2.3. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ
Khi được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt danh mục mua sắm tài sản phục vụ chuyên môn, Bệnh viện lập kế hoạch mua sắm bao gồm các bước:
– Bước 1: Lựa chọn thiết bị có cấu hình và tính năng kỹ thuật phù hợp với yêu cầu chuyên môn.
– Bước 2: Thuê đơn vị có chức năng thẩm định giá tài sản.
– Bước 3: Trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt giá.
– Bước 4: Lập hồ sơ và tổ chức đấu thầu mua sắm tài sản.
– Bước 5: Ký hợp đồng và nghiệm thu, thanh lý hợp đồng mua sắm.
3.2.2.4. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi các khoản chi khác
Khi có phát sinh hoạt động kỷ niệm các ngày lễ, phòng TCHC lên kế hoạch tổ chức, lập dự trù kinh phí cho hoạt động chuyển phòng TCKT kiểm tra định mức và trình lãnh đạo duyệt chi trước khi tổ chức hoạt động.
Xác định chính xác các khoản chi hoạt động để cuối năm trích lập các quỹ theo tỷ lệ quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ.
3.2.3. Giải pháp khác
* Tăng cường ứng dụng các phương tiện kỹ thuật, xử lý thông tin trong công tác kế toán:
– Hiện nay, Bệnh viện đang sử dụng chương trình phần mềm kế toán DAS dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp đã phần nào tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra, kiểm soát được thuận tiện và giảm bớt những chi phí trung gian không cần thiết, giúp cho việc quản lý tài chính được tốt hơn.
– Để triển khai có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin, trước hết đơn vị cần trang bị các thiết bị chủ yếu như: máy vi tính, máy in, moderm, các thiết bị mạng và một số thiết bị ngoại vi của máy vi tính. Đối với các đơn vị tổ chức phần mềm kế toán kết nối mạng LAN thì phải có từ ít nhất từ 2 máy vi tính trở lên và phải có máy tính chủ.
– Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán cần đi đôi với việc sắp xếp, tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán hợp lý, phù hợp đảm bảo tính đồng bộ, hiệu quả trong việc phân công chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận kế toán.
Có kế hoạch bố trí thời gian và đào tạo bồi dưỡng trình độ tin học cho các nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho cán bộ kế toán thực hành thường xuyên trên máy vi tính, ứng dụng toàn bộ công việc kế toán trên máy ví tính.
– Xây dựng phần mềm quản lý tại Bệnh viện nhằm tối ưu hóa công tác hành chính trong chuyên môn và phải đảm bảo kết nối được dữ liệu giữa các bộ phận, các khoa (phòng) với kế toán, đồng thời nên tính đến việc kết xuất dữ liệu được phép công khai lên mạng quản lý của Bệnh viện và giải pháp tham gia vào hệ thống mạng nội bộ của Bệnh viện cũng như phạm vi rộng hơn để tận dụng tài nguyên và tiện ích có thể có qua mạng.
Cùng với việc trang bị đồng bộ máy móc thiết bị và thiết kế đường mạng, việc lựa chọn sử dụng phần mềm phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của Bệnh viện đóng vai trò quan trọng. Hiện nay trên thị trường, phần mềm rất đa dạng, phong phú, tuy nhiên phần nhiều các phần mềm thường được lập trình theo một chu trình định sẵn, không có khả năng linh hoạt và thích ứng với những sửa đổi, bổ sung theo đặc thù của từng đơn vị. Do đó, khi lựa chọn Công ty cung cấp phần mềm, các đơn vị nên đặc biệt lưu lý đến “tính mở” của sản phẩm và chế độ bảo hành, bảo trì của nhà cung cấp.
– Ngoài ra việc nâng cao độ an toàn cho hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng. Các hệ thống máy tính và các thiết bị liên quan có thể gặp phải những nguy cơ bị phá hủy do các tai họa như cháy, mất điện đột ngột hay do sự phá hoại của con người. Tất cả các nguy cơ này đều ảnh hưởng đến việc xử lý và lưu trữ, bảo mật dữ liệu thông tin kế toán và cần được nhận thức một cách nghiêm túc, đầy đủ. Để đảm bảo an ninh cho các thiết bị máy tính, phần mềm, dữ liệu kế toán, Bệnh viện cần chú trọng đến các giải pháp như:
+ Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp: Việc thâm nhập máy tính các nhân viên kế toán và máy chủ chứa các phần mềm và dữ liệu kế toán bất hợp pháp có thể làm tổn hại vật chất cho Bệnh viện. Để hạn chế nguy cơ truy cập bất hợp pháp, phá hoại tài sản, sửa đổi hoặc lấy cắp thông tin kế toán thì việc kiểm soát sự truy cập vào hệ thống máy tính là rất cần thiết, sử dụng các biện pháp như: ngoài hệ thống mật khẩu cần phân quyền sử dụng cho nhân viên có thế thực hiện hoạt động nào trong số các hoạt động được phép thực hiện khi truy cập.
+ Bảo vệ thiết bị máy tính khỏi những rủi ro dẫn đến hư hỏng và ngưng hoạt động.
+ Trang bị phần mềm diệt vi rút để bảo vệ dữ liệu máy tính.
+ Định kỳ sao dữ liệu vào các máy khác và ra các thiết bị nhớ ngoài của máy vi tính như ổ cứng di động, đĩa từ, đĩa quang, đĩa quang từ… để cất trữ đề phòng các sự cố về máy tính làm ảnh hưởng đến công việc kế toán. Nếu công tác sao lưu không được thực hiện tốt và nghiêm túc thì khi có sự cố xảy ra, rủi ro về an toàn dữ liệu cao hơn kế toán thủ công rất nhiều.
+ Cán bộ công nghệ thông tin cần được trang bị phần mềm và kỹ năng phục hồi và xây dựng dữ liệu đã mất.
– Với xu hướng tất yếu của hình thức khám chữa bệnh hiện đại, Bệnh viện có thể liên kết với các ngân hàng để đưa ra hệ thống “Thanh toán viện phí không dùng tiền mặt”
Chẳng hạn như, nếu bệnh nhân đã mở thẻ ATM tại ngân hàng BIDV, mọi thao tác thanh toán viện phí được thực hiện nhanh chóng một cách tự động ngay trong phòng khám bệnh. Trường hợp tiền trong tài khoản không đủ, bệnh nhân nộp thêm tiền vào tài khoản để tiếp tục thanh toán.
Dịch vụ này của ngân hàng BIDV giúp bệnh nhân tiết kiệm thời gian xếp hàng thanh toán viện phí mà không làm gián đoạn quá trình khám bệnh, không thay đổi quy trình làm việc của bác sỹ, tránh được các rủi ro như nhầm lẫn, mất mát, tiền giả khi thanh toán bằng tiền mặt. Đối với thầy thuốc, là người tiếp xúc với giải pháp ngay từ đầu, mọi thanh toán trên máy chính xác tuyệt đối, không gây phiền hà cho y, bác sỹ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
KẾT LUẬN
Trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp. Các bệnh viện công lập được giao tự chủ tài chính theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP là một chủ trương rất phù hợp mà Đảng và Nhà nước đã ban hành nhằm nâng cao chất lượng ngành y tế. Để góp phần quản lý tài chính có hiệu quả, tăng thu, tiết kiệm chi thì Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng cần phải hoàn thiện công tác kiểm soát chi ngân sách đặc biệt là chi thường xuyên cần phải được cải thiện nhiều hơn nữa nhằm tránh lãng phí nguồn lực, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, đồng thời nâng cao được đời sống của cán bộ nhân viên.
Qua tìm hiểu công tác kiểm soát thu chi tại Bệnh viện Da liễu thành phố Đà Nẵng, bước đầu luận văn đã đánh giá thực trạng công tác kiểm soát thu chi và dự kiến một số nguyên nhân gây hạn chế trong công tác kiểm soát và đưa ra một số giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Bệnh viện góp phần vào sự thành công chung của Bệnh viện
Với sự hướng dẫn tận tình của thầy Lê Đức Toàn cùng sự giúp đỡ của các anh chị đồng nghiệp tại Bệnh viện, tác giả đã tiếp thu được rất nhiều kiến thức có thể ứng dụng vào thực tế. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình nghiên cứu, song những kết quả nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót hạn chế. Vì vậy, tác giả luận văn rất mong nhận được những ý kiến đóng góp bổ sung của quý thầy cô giáo để đề tài hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn!
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\PHAN THI TRA LINH\SAU BAO VE
