Hoàn thiện công tác kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi’
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi trực thuộc Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi trên cơ sở tổ chức lại Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Quảng Ngãi. Hiện nay, trung tâm có tổng cộng 34 viên chức và người lao động.
Đến nay, Trung tâm lưu trữ lịch sử đã đi vào hoạt động ổn định theo đúng mô hình, chức năng quy định. Công tác tổ chức thu thập, xác định giá trị, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, thực hiện các dịch vụ trong lĩnh vực chỉnh lý và cung cấp thiết bị lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Trung tâm luôn cố gắng tổ chức thực hiện và quản lý hiệu quả các hoạt động dịch vụ nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao; quản lý hiệu quả nguồn kinh phí nhà nước và nguồn thu sự nghiệp tại Trung tâm. Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập trong công tác kế toán cần phải hoàn thiện. Cùng với việc đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý thì việc hoàn thiện công tác kế toán cũng rất quan trọng. Do công tác kế toán tại Trung tâm vẫn còn những đặc điểm khác biệt cần nghiên cứu làm rõ để từ đó có những giải pháp cụ thể cho việc hoàn thiện các quy trình kế toán, bảo đảm cung cấp thông tin được đầy đủ, kịp thời phục vụ tốt cho việc quản lý các nguồn thu và các khoản chi, nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm, góp phần thực hiện tốt chiến lược phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.
Với tinh thần trên, tác giả chọn đề tài ‘Hoàn thiện công tác kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi’ để làm luận văn thạc sỹ của mình
Luận văn nghiên cứu nhằm mục tiêu:
– Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu.
– Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.
– Trên cơ sở lý luận và nghiên cứu thực trạng đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán tại đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán ở đơn vị sự nghiệp có thu và vận dụng ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.
– Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát công tác kế toán của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trong năm 2018.
– Phương pháp hệ thống hóa lý thuyết trên cơ sở các tài liệu là các giáo trình, văn bản pháp luật của Nhà nước và các nghiên cứu về kế toán trong đơn vị sự nghiệp.
– Phương pháp quan sát: Trực tiếp quan sát quá trình xử lý công việc kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.
– Phương pháp tư duy logic, kết hợp với thực tế để phân tích, so sánh, đối chiếu và tổng hợp thông tin thu thập được; qua đó đưa ra các đánh giá về thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu:
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi:
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kê toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.
6. Tổng quan nghiên cứu luận văn
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.1. KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.1.1. Khái niệm, phân loại đơn vị sự nghiệp
1.1.2. Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu
1.1.3. Nội dung công tác quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp có thu
1.2. CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIÊP CÓ THU
1.2.1. Quy trình xử lý thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu
a.Thu thập thông tin ban đầu qua hệ thống chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ tại các đơn vị được tiến hành qua 4 bước:
- Tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ
- Tổ chức kiểm tra chứng từ
- Tổ chức sử dụng chứng từ
- – Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ
b.Hệ thống hóa thông tin qua hệ thống sổ kế toán
c.Tổng hợp, cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán
1.2.2. Nội dung công tác kế toán theo các phần hành trong đơn vị sự nghiệp có thu
a. Kế toán tiền mặt, tiền gửi:
b. Kế toán hoạt động thu tiền Phí, lệ phí
c. Kế toán chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ
d. Kế toán nguồn kinh ph chi hoạt động
e. Các phần hành kế toán khác
– Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ
– Kế toán các khoản thanh toán
– Kế toán chi XDCB
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NGÃI
2.1. TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NGÃI
2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển; Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động của Trung tâm
2.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của Trung tâm
2.1.3. Công tác quản lý tài chính ở Trung tâm
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NGÃI
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung: Tổ chức bộ phận kế toán nằm trong phòng Hành chính – Dịch vụ và chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Trung tâm, từ thu nhận chứng từ, ghi sổ và xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo tổng hợp của Trung tâm.
Do đặc điểm của các đơn vị sự nghiệp văn hóa thông tin công lập trên địa bàn Quảng Ngãi có quy mô không lớn, cơ cấu tổ chức đơn giản, gọn nhẹ nên bộ máy kế toán cũng rất đơn giản. Bộ máy kế toán của đơn vị được tổ chức theo hình thức tập trung. Kế toán ở đơn vị là kế toán của đơn vị dự toán cấp II, chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của kế toán đơn vị cấp trên (Sở Nội vụ) là đơn vị kế toán cấp I.
Bộ phận kế toán của Trung tâm được phân công 1 người làm kế toán thuộc phòng Hành chính – Dịch vụ, kế toán có nhiệm vụ:
– Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng dự toán thu, chi của đơn vị.
– Lập dự toán thu, chi ngân sách của đơn vị.
– Lập báo cáo tài chính.
– Kiểm tra, ký duyệt các hồ sơ, chứng từ, báo cáo tài chính liên quan đến công tác tài chính kế toán tại đơn vị.
– Phổ biến chế độ chính sách quản lý tài chính của nhà nước cho các bộ phận liên quan khi cần thiết.
2.2.1. Quy trình xử lý thông tin kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi
a. Tổ chức thu thập thông tin ban đầu qua hệ thống chứng từ kế toán:
Để thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời về các hoạt động của Trung tâm, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, đảm bảo nguyên tắc thu đúng, thu đủ và chấp hành các định mức chi tiêu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đã dựa vào chế độ kế toán xây dựng hệ thống chứng từ (Phụ lục). Chứng từ được hình thành qua các bước:
– Lập hoặc tiếp nhận chứng từ: Trung tâm đã chấp hành theo quy định và tổ chức xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ. Các chứng từ sử dụng hầu hết đều theo mẫu qui định bao gồm cả hai loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
– Kiểm tra chứng từ: Chứng từ được kiểm tra các vấn đề như tính hợp pháp của nội dung kinh tế các nghiệp vụ; tính rõ ràng, trung thực của các chỉ tiêu, và kiểm tra các định khoản kế toán trên chứng từ. Công việc kiểm tra chứng từ được kế toán ra phiếu thu, chi trình qua Phó giám đốc kiêm Trưởng phòng Hành chính – Dịch vụ kiểm tra, sau đó trình Giám đốc (Chủ tài khoản) ký duyệt. Qua đó, các thông tin ghi trên chứng từ được xác nhận là đúng đắn, chính xác, đảm bảo chất lượng trước khi ghi sổ kế toán và có thể phát hiện những sai sót hoặc dấu hiệu gian lận trong chứng từ kế toán.
– Sử dụng chứng từ: Sau khi đã được kiểm tra, chứng từ kế toán được sắp xếp, phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh, kế toán hạch toán vào phần mềm.
– Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ được thực hiện theo chế độ quy định, các chứng từ phát sinh của các tháng, sau khi đã ghi sổ kế toán đều được đóng thành tập ghi rõ chứng từ tháng đó và lưu trữ. Chứng từ được sắp xếp khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, thanh tra.
Qua thực tế khảo sát tại Trung tâm, nhận thấy phần lớn có hai quy trình luân chuyển chứng từ chủ yếu là:
– Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền: Ở Trung tâm, hoạt động thu chủ yếu là bán thiết thiết bị lưu trữ và chỉnh lý tài liệu. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền bán thiết bị và chỉnh lý tài liệu như sau
Bước 1: Cá nhân, tổ chức đến Phòng hành chính – Dịch vụ liên hệ nộp tiền.
Bước 2: Kế toán viết biên lai thu tiền gồm 3 liên, trình lãnh đạo ký .
Bước 3: Sau khi ký xong, Kế toán chuyển 3 liên biên lai thu tiền cho thủ quỹ.
Bước 4: Thủ quỹ tiến hành thu tiền, ký xác nhận vào cả 3 liên của biên lai, giao cho người nộp tiền 1 liên và chuyển cho kế toán 1 liên, liên còn lại thủ quỹ lưu.
Bước 5: Kế toán lưu 1 liên kẹp vào chứng từ, cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ.
– Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền: Ở Trung tâm bên cạnh các khoản chi hoạt động từ nguồn kinh phí được cấp như các đơn vị sự nghiệp khác còn có chi cho hoạt động chỉnh lý, số hóa và cung cấp thiết bị lưu trữ. Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền ở Trung tâm như sau :
Bước 1 : Người thực hiện việc chỉnh lý, số hóa và cung cấp thiết bị lưu trữ liên hệ bộ phận kế toán để nhận tiền.
Bước 2: Sau khi kiểm tra thu nhận đầy đủ các giấy tờ, kế toán chi hạch toán, lập phiếu chi gồm 4 liên trình giám đốc trực tiếp ký duyệt.
Bước 3: Chuyển phiếu chi đã được ký duyệt sang thủ quỹ. Thủ quỹ tiến hành chi tiền theo đúng người ghi trên phiếu chi, vào sổ quỹ, cho ký nhận vào cả 4 liên chứng từ, giao cho người nhận tiền 1 liên, 2 liên còn lại chuyển cho kế toán, kế toán lưu 1 liên.
Bước 4: Kế toán tập hợp phiếu chi, hạch toán vào sổ quỹ tiền mặt, ghi sổ tổng hợp và kèm 1 phiếu chi để lưu hồ sơ thanh toán.
Bước 5: Cuối ngày kế toán lập bảng kê kèm 1 liên chứng từ chi đối chiếu số liệu với thủ quỹ và kèm bảng đối chiếu lưu hồ sơ.
b. Hệ thống hóa thông tin thông qua hệ thống sổ kế toán
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nội dung trên chứng từ, Trung tâm vận dụng Hệ thống tài khoản kế toán quy định cho các đơn vị sự nghiệp, bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết cho phù họp với đặc điểm hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý của Trung tâm.
Hiện nay, Trung tâm đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán, phần mềm kế toán theo hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ
c.Tổng hợp, cung cấp thông tin cho quản lý
Ở khâu này, bộ phận kế toán sẽ tổng hợp, cung cấp thông tin cho quản lý thông qua các báo cáo kế toán. Các thông tin của hệ thống kế toán sẽ được phân loại, tổng hợp và trình bày trên các báo cáo nhằm giúp người sử dụng có được các nội dung thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định.
– Đối với thông tin cho quản lý hằng ngày: Khi lãnh đạo cần số liệu về tình hình chỉnh lý và bán thiết bị lưu trữ, tình hình sử dụng kinh phí ngân sách … để phục vụ cho các cuộc họp hay để kiểm tra rà soát thì bộ phận kế toán sẽ cung cấp số liệu theo mẫu tự tạo hoặc mẫu do lãnh đạo yêu cầu.
– Đối với thông tin cho quản lý hằng tháng, hằng quý: tùy vào nội dung mà Lãnh đạo yêu cầu, kế toán tổng hợp báo cáo số liệu cho lãnh đạo dựa vào sổ chi tiết và tổng hợp TK 611-Chi hoạt động, TK 642-chi phí quản lý hoạt động SXKD, dịch vụ và TK 531- Doanh thu hoạt động kinh doanh, dịch vụ được in ra vào cuối tháng, cuối quý.
– Đối với thông tin cho quản lý hằng năm: Hằng năm, khi kết thúc niên độ, kế toán tiến hành khóa sổ và lập các báo cáo kế toán (trình bày cụ thể ở mục 2.2.4). Căn cứ vào các báo cáo này, lãnh đạo Trung tâm có thể sử dụng để đánh giá tình hình quản lý và sử dụng tài sản, tình hình chấp hành dự toán và sử dụng kinh phí NSNN, tổng kinh phí đơn vị tự tạo ra trong kỳ, số đã chi tiêu và trích lập các quỹ cũng như số phát sinh các tài khoản trong năm.
2.2.2. Nội dung công tác kế toán theo các phần hành tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi
a.Kế toán tiền mặt, tiền gửi
Kế toán tiền mặt hạch toán các khoản thu bán thiết bị lưu trữ tại cơ quan thu tiền mặt, các khoản chi hoạt động, thu, chi hằng ngày bằng tiền mặt. Hằng ngày kế toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán, giấy đề xuất, và hóa đơn kế toán thanh toán. Cuối mỗi ngày có phát sinh in bảng kê chứng từ phát sinh trong ngày đối chiếu với thủ quỹ để kiểm kê tiền mặt. Do có sự đối chiếu, kiểm kê quỹ giữa kế toán và thủ quỹ hằng ngày nên công tác đối chiếu cuối tháng rất thuận lợi, hầu như không xảy ra trường họp không khớp số giữa kế toán với thủ quỹ.
Kế toán tiền gửi theo dõi các khoản thu chi liên quan đến tài khoản tiền gửi ngân hàng. Khi nhận chứng từ thanh toán tiền chỉnh lý tài liệu lưu trữ và cung cấp thiết bị lưu trữ, chứng từ rút dự toán, chứng từ chủ đầu tư chuyển kinh phí.. .Kho bạc trả về, Ngân hàng báo. Cuối tháng lấy bảng kê chi tiết thanh toán của ngân hàng đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán. Do lúc chuyển tiền phí thanh toán tính trừ vào tài khoản. Do đó sau khi lấy bảng sao kê ngân hàng kế toán mới định khoản chi phí chuyển tiền.
b. Kế toán thu tiền Phí, lệ phí.
Đối với hoạt động thu phí lệ phí của đơn vị, khi phát sinh các khoản thu của các cá nhân tổ chức đơn vị sử dụng biên lai thu tiền phí, lệ phí do cơ quan thuế phát hành (mẫu: 01BLP3-001). Hàng ngày khi có đối tượng khách hàng đến yêu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thì bộ phận khai thác sử dụng và bảo quản tài liệu sẽ tra tiềm, trả kết quả và thu tiền phí lệ phí theo 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 về việc quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong năm 2018 tổng số thu của đơn vị trong hoạt động thu phí lệ phí là: 4.524.000 đồng. Do khoản thu phí lệ phí này nhỏ nên đến cuối năm đơn vị tổng hợp thu trong năm, ra quyết định sử dụng tiền thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để hoạch toán vào doanh thu của đơn vị bằng phiếu thu (theo mẫu C40-BB) tại đơn vị. Kế toán tại đơn vị treo vào tài khoản 3373 tạm thu phí lệ phí, không kết chuyển tài khoản 514- Thu phí được khấu trừ để lại để trích lập các quỹ.
c. Kế toán thu từ hoạt động chỉnh lý số hóa tài liệu lưu trữ:
d. Kế toán các khoản chi hoạt động
Các khoản chi hoạt động ở Trung tâm bao gồm chi thường xuyên (phục vụ cho hoạt động thu sự nghiệp như: chi thanh toán tiền điện, nước, điện thoại; chi mua sắm văn phòng phẩm, chi công tác phí, chi mua sắm tài sản phục vụ quản lý…) và chi cho các hoạt động đặc thù (chi tiền họp, chi nộp phí đấu thầu, đăng thông tin thông báo, , in hồ sơ kiểm định…).
Kế toán các khoản chi hoạt động căn cứ vào dự toán được giao và căn cứ chứng từ thực tế phát sinh để lập giấy rút dự toán ngân sách theo đứng Mục lục ngân sách, thanh toán cho các đối tượng và hoàn ứng ngân sách đối với các khoản tạm ứng, chịu trách nhiệm về các số liệu trên sổ chi tiết và tổng hợp của các khoản chi hoạt động và dự toán được NSNN cấp để chi hoạt động. Khi được cấp dự toán, kế toán chi hoạt động theo dõi dự toán ở bên Có TK 008-Dự toán chi hoạt động.
Khi muốn rút dự toán chuyển khoản thanh toán chi phí hoạt động (như thanh toán tiền điện, điện thoại..) Trung tâm lập hồ sơ gửi Kho bạc đồng thời hạch toán vào bên Nợ TK 6111-Chi thường xuyên năm nay và phản ánh đối ứng vào bên Có TK 5111-Nguồn kinh phí thường xuyên năm nay đồng thời ghi Nợ TK 008-Dự toán chi hoạt động để giảm dự toán đã được cấp.
Đối với các khoản chi chưa thực hiện thanh toán trực tiếp, đơn vị đề nghị Kho bạc cấp tạm ứng bằng tiền mặt để đơn vị rút về chi trả thì khi đó kế toán hạch toán vào bên Nợ TK 111-Tiền mặt và đối ứng Có TK 337-Tạm ứng kinh phí. Khi đã hoàn tất chi trả cho các đối tượng, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán gửi Kho bạc. Căn cứ vào bảng kê chứng từ thanh toán và đối chiếu với các điều kiện chi NSNN, nếu đủ điều kiện quy định thì Kho bạc làm thủ tục hoàn ứng cho đơn vị, khi đó kế toán sẽ hạch toán giảm khoản tạm ứng bằng cách ghi Nợ TK 337-Tạm ứng kinh phí và ghi tăng nguồn kinh phí được cấp: Có TK 5111-Nguồn kinh phí thường xuyên năm nay đồng thời ghi Nợ TK 008-Dự toán chi hoạt động.
Để tuân thủ dự toán, kế toán chi hoạt động phải nắm vững dự toán chi tiết, mục lục ngân sách cho từng khoản chi cũng như Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Do hoạt động của Trung tâm mang tính đặc thù nên có những khoản chi phát sinh không biết nên đưa vào mục lục ngân sách nào cho đúng.
e.Các phần hành kế toán khác
– Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, lập bảng tính khấu hao vào cuối kỳ chi tiết cho từng tài sản trong sổ TSCĐ. Cuối năm, kế toán TSCĐ tiến hành kiểm kê số lượng, tình trạng sử dụng, lập Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ theo quy định.
– Kế toán tiền lương: Hằng tháng căn cứ vào tình hình lao động thực tế, các quyết định tăng lương cũng như quyết định bổ nhiệm điều động nếu có, kế toán tiến hành lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương cùng giấy rút dự toán ngân sách trình lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, chuyển chứng từ (giấy rút dự toán ngân sách, bảng kê tiền lương) ra Kho bạc rút dự toán chuyển về tài khoản của Trung tâm tại Ngân hàng. Kế toán tiền lương chuyển file tính tiền lương cho Ngân hàng, căn cứ số tiền Kho bạc chuyển và bảng tính lương chi tiết mà Trung tâm gửi sẽ thanh toán lương vào tài khoản ATM của cán bộ viên chức.
Số lượng cán bộ công nhân viên của Trung tâm lên đến gần 34 người với số ngày làm thêm thay đổi theo nhu cầu công việc từng tháng nên rất dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn khi tính lương, khi phát hiện sai sót thì việc thanh toán đã thực hiện. Ngoài ra, do việc thanh toán lương được thực hiện vào lúc đầu tháng nên có trường hợp cán bộ viên chức, người lao động nghỉ việc hoặc không tham gia làm việc một số ngày trong tháng nhưng vẫn nhận được tiền lương của cả tháng đó.
2.2.4. Công tác lập báo cáo tài chính và quyết toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi
Hệ thống báo cáo tài chính tại Trung tâm áp dụng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Kết thúc niên độ, sau khi đối chiếu khớp đứng số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết, kế toán tổng hợp tiến hành khóa sổ tất cả các tài khoản để lập Bảng cân đối tài khoản. Việc đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo:
| Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK trên Bảng cân đối TK | = | Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các TK trên Bảng cân đối TK |
Cuối cùng, kế toán tổng hợp trích xuất BCTC và báo cáo quyết toán kinh phí từ phần mềm, gồm các báo cáo:
a. Báo cáo tài chính
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ
Thuyết minh BCTC
b. Báo cáo quyết toán kinh phí
Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
Báo cáo chi tiết Kinh phí hoạt động
Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước
Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước
Công tác lập BCTC và quyết toán của Trung tâm nhìn chung đã thực hiện theo đứng quy định; các chỉ tiêu trên BCTC, báo cáo quyết toán ngân sách phù hợp, thống nhất với các chỉ tiêu trên dự toán và mục lục ngân sách, đảm bảo được việc so sánh giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán.
c. Các báo cáo khác
Ngoài các báo cáo trên, bộ phận kế toán ở Trung tâm chưa chủ động xây dựng thêm các báo cáo khác phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ. Một số báo cáo khác chỉ được lập khi có yêu cầu của Lãnh đạo. Như vậy, việc chuẩn bị số liệu rất thụ động và gấp gáp, dễ xảy ra sai sót.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NGÃI
2.3.1. Những kết quả đạt được trong công tác kế toán
– Về cơ bản Trung tâm đã tuân thủ tốt chế độ chứng từ, sổ sách kế toán, các biểu mẫu báo cáo theo đứng hướng dẫn của Bộ Tài chính, kiểm soát được tính hợp lý, hợp lệ của số liệu trong hạch toán kế toán. Trung tâm cũng đã vận dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn phù hợp với đặc thù hoạt động, phục vụ cho công tác quản lý tài chính của đơn vị.
– Trung tâm đã nghiên cứu, tổ chức vận dụng các tài khoản tổng hợp và chi tiết về cơ bản là hợp lý, phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của Trung tâm.
– Lựa chọn và áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động, đảm bảo thuận lợi cho công tác ghi chép, tổng hợp số liệu kế toán.
– Nhân sự trong bộ máy kế toán được bố trí phù họp với năng lực và trình độ của cán bộ nhân viên kế toán. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán với phần mềm nhiều chức năng làm giảm khối lượng công việc và giảm sai sót cho bộ phận kế toán.
2.3.2. Những hạn chế tồn tại trong công tác kế toán
a. Về tổ chức thu thập thông tin ban đầu
Kho bạc thường trả chứng từ thanh toán chậm, những chứng từ chưa được trả về sẽ chưa được hạch toán, do đó số liệu của kế toán ở Trung tâm sẽ không khớp với kho bạc tại một số thời điểm, gây khó khăn cho công tác đối chiếu trong nội bộ và đối chiếu với kho bạc vào cuối tháng, quý, năm.
b. Về hệ thống chứng từ và sổ kế toán
Việc lập, ghi chép các số liệu liên quan đến các yếu tố ghi trên chứng từ kế toán còn có chỗ chưa đầy đủ hoặc quá rút gọn, khó hiểu. Thêm vào đó công tác kiểm tra chứng từ chỉ mới được thực hiện thường xuyên ở khâu đầu, còn việc kiểm tra chứng từ lần sau thường dồn vào cuối quý, cuối năm do đó việc phát hiện sai sót thiếu tính kịp thời.
– Trung tâm chưa có sổ kế toán theo dõi chi tiết các khoản chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí chi tiết theo từng chứng từ.
– Ở các phòng chưa có sổ kế toán chi tiết theo dõi TSCĐ cho từng phòng mà TSCĐ được theo dõi chung một sổ kế toán theo dõi TSCĐ ở cơ quuan. Với một sổ chung như vậy thì việc theo dõi, kiểm kê, đánh giá TSCĐ ở các phòng không thuận lợi.
– Trung tâm chưa có sổ theo dõi tình hình tạm ứng kinh phí, thanh toán kinh phí đã tạm ứng và số kinh phí đã tạm ứng nhưng chưa thanh toán với Kho bạc để làm căn cứ đối chiếu với Kho bạc vào cuối kỳ kế toán.
c. Về thu phí, lệ phí
Về phần thu phí, lệ phí được để lại đơn vị sử dụng, khoản kinh phí này đơn vị không gửi vào tài khoản tiền gửi tại kho bạc mà giữ tiền mặt tại đơn vị. Cuối mỗi ngày bộ phận chịu trách nhiệm thu phí (Tổ Tổ sử dụng và bảo quản tài liệu) không tổng hợp số tiền đã thu trong ngày để kế toán lập phiếu thu và nộp tiền vào quỹ. Mà đến cuối năm mới tổng hợp một lần; bộ phận Tổ chức sử dụng vừa làm công tác tìm kiếm tra cứu cung cấp thông tin đồng thời trực tiếp ra phiếu thu và thu khách hàng nên dễ xảy ra tiêu cực. Khoản thu phí, lệ phí đơn vị cũng định khoản tắt và đưa vào khoản tạm thu chưa phân phối sử dụng. Nguyên nhân do khoản kinh phí này nhỏ.
d. Về hệ thống báo cáo kế toán
- Báo cáo tài chính:
+ Chất lượng của Thuyết minh BCTC còn sơ sài, chưa chỉ ra được những kết quả đạt được cũng như chưa nêu ra được những khó khăn, vướng mắc của Trung tâm trong quá trình điều hành, sử dụng kinh phí.
+ Bảng cân đối tài khoản chỉ mang tính chất của một bảng cân đối số dư các tài khoản, không thể là phương tiện đánh giá, phân tích toàn cảnh tình hình tài chính của Trung tâm như Bảng cân đối kế toán ở các đơn vị kinh doanh.
- Báo cáo quyết toán kinh phí: Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước Trung tâm đang sử dụng chỉ cho biết số kinh phí đã thực chi trong kỳ theo từng khoản mục, không thể hiện tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng ngân sách trong kỳ.
- Các báo cáo khác: Ngoài các BCTC bắt buộc, Trung tâm chưa có các báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin quản lý nội bộ. Do đó Lãnh đạo Trung tâm không có thông tin về tình hình sử dụng kinh phí và giải ngân cũng như thực chi trong quý, trong năm, nên không có cơ sở để rút kinh nghiệm, đẩy nhanh tiến độ, thực hiện tốt hơn trong kỳ sau.
e. Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Phần mềm kế toán đang sử dụng còn có một số hạn chế:
Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán HCSN do công ty máy tính Ánh mai cung cấp, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý và cung cấp số liệu. Tuy nhiên, phần mềm kế toán đang sử dụng hiện nay chưa đáp ứng và đảm bảo các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán quy định trong Thông tư số 103/2005/TT – BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán. Cụ thể, khi chế độ kế toán thay đổi, các mẫu sổ kế toán trên phần mềm không thể điều chỉnh cho phù hợp, không thể bổ sung thêm các chỉ tiêu vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý; phần mềm chưa có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quy trình xử lý thông tin kế toán; không có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống;…
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NGÃI
3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ XÂY DỰNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NGÃI
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện
3.1.2. Cơ sở cho các giải pháp hoàn thiện
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIÊN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức thu thập thông tin ban đầu
– Ở Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi, quy trình lưu chuyển chứng từ nhìn chung là hợp lý. Phòng Hành chính – Dịch vụ cần theo dõi chặt chẽ tình hình làm việc của người lao động, trường hợp có người xin nghỉ không lương, nghỉ việc hoặc không hoàn thành công tác chuyên môn phải kịp thời thông báo cho bộ phận kế toán để tính toán chi trả hay thu hồi lương cho chính xác. Việc làm này không những đảm bảo tính hợp pháp và đúng đắn của chứng từ chi trả lương cho cán bộ viên chức, người lao động mà còn có tác động tích cực đến người lao động, bảo đảm sự công bằng trong chi trả lương.
– Tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán là khâu cuối cùng trong giai đoạn thu thập thông tin ban đầu. Việc lưu trữ này là bắt buộc với tất cả các đơn vị kế toán. Đây được hiểu là lưu trữ tài liệu chứng minh sự phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, là bằng chứng kế toán trung thực của đơn vị. Với khối lượng chứng từ nhiều, Trung tâm cần phân loại chứng từ theo dự án, theo nội dung và theo thời gian lưu: lưu 5 năm, 10 năm hay vĩnh viễn. Trên cơ sở đó xác định vị trí lưu trữ; cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế toán kèm theo để xác định mức độ lưu trữ cũng như vị trí lưu trữ của từng loại chứng từ phục vụ cho việc tìm kiếm cũng như công tác kiểm tra.
Theo khoản 5, điều 40 của Luật kế toán (2003), có thể vận dụng phân loại các chứng từ lưu trữ thời gian 5 năm như: bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, quyết định giao dự toán; kế hoạch tài chính; Các chứng từ lưu trữ thời gian 10 năm như ủy nhiệm chi; hóa đơn; giấy rút dự toán; giấy rút vốn đầu tư, báo cáo tài chính; mẫu giấy đăng ký mẫu dấu, chữ ký; hồ sơ chỉnh lý tài liệu, quyết định giao biên chế; hồ sơ mua sắm tài sản cố định, nhà cửa…
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Tổ chức hệ thống sổ kế toán hợp lý sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động của kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho quản lý.
Hệ thống sổ kế toán của Trung tâm hiện nay tương đối đầy đủ, đáp ứng được công tác lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán của Trung tâm. Tuy nhiên để hệ thống sổ kế toán cung cấp thông tin được chi tiết, đầy đủ hơn, Trung tâm nên sử dụng thêm sổ chi tiết về chi hoạt động, về theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc và theo dõi TSCĐ.
Cuối mỗi ngày bộ phận tổ chức sử dụng tổng hợp nguồn thu phí, lệ phí gửi kế toán kiểm tra, đối chiếu,làm phiếu thu và nộp tiền cho Thủ quỹ.
Cuối ngày tổng hợp số tiền kế toán định khoản:
Nợ TK 1111.03 (Tiền mặt phí lệ phí) : Số tiền thu trong ngày
Có TK 3373 (Tạm thu phí lệ phí): Số tiền thu trong ngày
Cuối tháng kế toán định khoản số phải nộp ngân sách nhà nước (10% trên tổng thu: với số tiền là x:
Nợ TK 3373: X
Có TK 3332: X
Và khi nộp ngân sách nhà nước:
Nợ TK 3332: X
Có TK 1111.03: X
Do đó cuối năm kế toán cần xác định được số tiết kiệm chi từ hoạt động thu phí, lệ phí:
Nợ TK 3373- Tạm thu phí lệ phí
Có TK 514 – Thu phí được khấu trừ để lại
Đồng thời cuối năm, kế toán tính toán, kết chuyển số thu phí lệ phí được khấu trừ, để lại ghi:
Nợ TK 514 – Thu phí được khấu trừ để lại
Có TK 9111- Xác định kế quả hoạt động hành chính sự nghiệp
Ngoài ra, không giao việc thu tiền cho Tổ Tổ chức sử dụng thu phí, lệ phí mà chuyển cho Thủ quỹ thực hiện nhiệm vụ này.
Kế toán cần nghiên cứu thông tư 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 về việc quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ trước đến nay đơn vị chưa sử dụng nguồn kinh phí này. Cuối năm đơn vị cũng không kết chuyển nguồn kinh phí này vào doanh thu mà chỉ treo ở tài khoản 3373-Tạm thu phí lệ phí, cũng không nộp khoản kinh phí này vào tài khoản tiền gửi của đơn vị tại kho bạc.
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán
a. Đối với báo cáo tài chính
b. Đối với báo cáo quyết toán kinh phí
c.Đối với báo cáo phục vụ quản trị nội bộ Trung tâm
3.2.5. Hoàn thiện phần mềm kế toán
Việc ứng dụng công nghệ thông tin dẫn đến những thay đổi cơ bản trong công tác kế toán như giảm khối lượng công việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý, khắc phục được các hạn chế liên quan đến các thao tác trong kế toán. Đặc biệt, khi mà mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán càng cao thì nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, lập báo cáo sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán.
Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm kế toán, khả năng sai sót, gian lận, phá hủy dữ liệu … rất cao. Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm phải có tính kiểm soát cao. Tính kiểm soát của một phần mềm kế toán được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật – kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát việc nhập liệu, xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán được nhập và xử lý chính xác và kiểm soát việc cung cấp thông tin.
Hiện nay, cùng với quá trình đổi mối hệ thống pháp luật về kinh tế, tài chính, chế độ kế toán nói chung và chế độ kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu nói riêng đã không ngừng được hoàn thiện góp phàn tích cực vào việc tăng cường và nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng NSNN. Tổ chức công tác kế toán khoa học góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý. Kế toán là phương tiện phản ánh thường xuyên, kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản và kết quả hoạt động của các đơn vị. Tuy nhiên, vai trò quan trọng của kế toán chỉ phát huy tác dụng khi công tác kế toán tại các đơn vị được tổ chức khoa học, hợp lý.
Vấn đề hoàn thiện công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp nói chung và tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi nói riêng là hết sức cần thiết. Qua nghiên cứu lý luận và khảo sát thực trạng công tác kế toán tại Trung tâm, đề tài đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu và vận dụng trong nghiên cứu công tác kế toán tại Trung tâm. Qua đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động ở Trung tâm.
Những đề xuất trong luận văn xuất phát từ thực tế đặt ra ở Trung tâm nên tác giả kỳ vọng kết quả nghiên cứu của minh sẽ giúp ích cho các cấp quản lý ở Trung tâm hoàn thiện được công tác kế toán, nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin cho quản lý.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\TRUONG QUANG TIN\New folder
