Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Chi Nhánh Công ty TNHH Khởi Phát
Kế toán có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính. Tuy nhiên để kế toán phát huy toàn diện chức năng thông tin và chức năng kiểm tra, thì cần phải xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh bao gồn cả hai phân hệ kế toán tài chính và kế toán quản trị. Trong đó kế toán tài chính phản ảnh thông tin xảy ra trong quá khứ mang tính chất khách quan. Thông tin do kế toán quản trị cung cấp mang tính linh hoạt, phản ánh xu hướng biến động, có tính dự báo, có thể phục vụ choviệc đánh giá và xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với mục tiêu đã được xác lập.
Vì vậy, việc xây dựng hệ thống kế toán hoàn chỉnh trong đó đề cao vai trò của kế toán quản trị là một vấn đề quan trọng cho mọi đơn vị kế toán
Đà Nẵng được mệnh danh là một trong những thành phố sạch đẹp nhất Việt Nam, có tốc độ phát triển nhanh. Đặc biệt Đà Nẵng được đầu tư thành một thành phố du lịch tuyệt vời với nhiều danh lam thắng cảnh thiên nhiên như: Bà Nà núi Chúa, Núi Sơn Trà, Ngũ Hành Sơn, Biển Đà Nẵng, Đảo Cù lao Chàm, Sông hàn… Điểm du lịch Đà Nẵng đang ngày càng được nhiều bạn bè năm Châu biết đến. Nhận thấy được tiềm năng du lịch đó, Thành phố Đà Nẵng đã có những chính sách khuyến khích để phát triển ngành công nghiệp không khói này. Do đó trong những năm gần đây số lượng khách sạn được cấp phép xây dựng và đưa vào hoạt động ngày càng tăng nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trú cũng như cung cấp các dịch vụ tăng thêm để thu hút và giữ chân khách du lịch. Bên cạnh đó kinh doanh khách sạn là ngành kinh doanh mang đậm tính chất mùa vụ, chịu sự chi phối khá lớn của yếu tố khí hậu đặc biệt là một thành phố miền Trung luôn phải gánh chịu những thiệt hại nặng nề vào mùa mưa bão. Tất cả những yếu tố đó đòi hỏi nhà quản trị phải có một công cụ tài chính – kế toán quản trị trợ giúp để có được thông tin về doanh thu, chi phí, và kiểm soát chúng một cách chặt chẽ.
Chi Nhánh Công ty TNHH Khởi Phát (với tên hoạt động thương mại là Khách sạn The Blossom) cũng là một trong những đơn vị kinh doanh khách sạn trên địa bàn thành phố Đà Nẵng và mới đưa hệ thống khách sạn vào hoạt động trong thời gian đầu năm 2015. Đây là một lĩnh vực chịu sự cạnh tranh gay gắt không chỉ ở thị trường trong nước mà còn chịu ảnh hưởng rất lớn từ thị trường nước ngoài. Vì vậy để có thể đứng vững và tạo được vị thế trên thị trường thì bên cạnh việc cung cấp những dịch vụ tốt nhất đòi hỏi Công ty phải có mô hình quản lý chặt chẽ, thực hiện tốt chính sách giá cả, lường trước những biến động của thị trường và thiên nhiên. Việc làm sao đưa ra được mức giá hợp lý đảm bảo thu hút được khách đồng thời mang lại một khoản lợi nhuận mong muốn cho Công ty đòi hỏi phải có số liệu về dự báo doanh thu chi phí, thông tin về chi phí, kiểm soát các chi phí từ công tác kế toán quản trị của Công ty. Mặc dù nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán quản trị nhưng hiện nay Công ty vẫn chưa tổ chức công việc kế toán quản trị một cách rõ ràng, đầy đủ; việc xây dựng dự toán đôi khi còn dựa nhiều vào ý chí chủ quan của nhà quản lý.
Xuất phát từ ý nghĩa trên, tác giả chọn đề tài ” Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Chi Nhánh Công ty TNHH Khởi Phát”
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn nhằm tìm hiểu những nhu cầu thông tin cho quản lý phát sinh tại một mảng kinh doanh mới ở Chi Nhánh Công ty TNHH Khởi Phát – Khách sạn The Blossom. Qua đó, định hướng các giải pháp nhằm tổ chức công tác kế toán quản trị tại chi nhánh mới của Công ty TNHH Khởi Phát
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu tổ chức công tác kế toán quản trị tại một chi nhánh mới thành lập thông qua hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn tại The Blossom Resort. Do đặc thù của Công ty TNHH Khởi phát là mỗi mảng có tính độc lập tương đối, và hoạt động của Chi nhánh dưới sự điều hành và quản lý của tổ chức nước ngoài với thương hiệu The Blossom Resort nên việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại Chi nhánh có sự độc lập với tổ chức kế toán quản trị tại Công ty.
Vì vậy trong bài luận văn, tác giả chỉ đề cập chính đến các hoạt động diễn ra tại Chi Nhánh hay còn gọi lại Khách sạn The Blossom.
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống để giải quyết các mục tiêu trên. Theo đó, quá trình thu thập và xử lý số liệu dựa trên các cơ sở sau:
– Phương pháp quan sát phỏng vấn: Phương pháp này tập trung vào những quản lý tại Chi nhánh gồm Giám đốc điều hành và kế toán trưởng. Việc phỏng vấn giám đốc nhằm tìm hiểu nhu cầu thông tin cho quản lý tại hoạt động ở khách sạn trong bối cảnh hiện nay. Luận văn cũng tiến hành phỏng vấn với kế toán trưởng – người trực tiếp làm các báo cáo kế toán quản trị để hiểu rõ hơn về công tác kế toán quản trị tại Công ty.
– Phương pháp thu thập số liệu: Nghiên cứu các tài liệu về kế toán quản trị cũng như thu thập các số liệu, các văn bản và báo cáo của Công ty phục vụ cho việc nghiên cứu công tác kế toán quản trị tại Công ty.
– Phương pháp thống kê, phân tích: Các số liệu sau khi thu thập sẽ được thống kê và tiến hành phân tích để đưa ra các nhận định.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành ba chương :
✓Chương 1 : Cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán quản trị trong hoạt động kinh doanh khách sạn
✓ Chương 2 : Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại Chi Nhánh Công ty TNHH Khởi Phát
✓ Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại Chi Nhánh Công ty TNHH Khởi Phát
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KHÁCH SẠN VÀ NHỮNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1.1.1. Khái niệm kinh doanh khách sạn
Hoạt động kinh doanh khách sạn là ngành cung cấp dịch vụ lưu trú cho khách nghỉ trong một thời gian cụ thể, kèm theo với lưu trú là những dịch vụ đặc thù nhằm làm cho việc lưu trú lại tại khách sạn trở nên thú vị và tiện lợi hơn.
Kinh doanh khách sạn không chi có những khách sạn ở trung tâm các thành phố với nhiều qui mô & kiến trúc khác nhau mà còn bao gồm cả những khu nghỉ mát, nghỉ dưỡng miền biển hoặc miền núi với nhiều kiểu dáng kiến trúc đã dạng và phong phú. Mặt khác, sản phẩm dịch vụ của ngành kinh doanh khách sạn cũng không đơn thuần chỉ có dịch vụ lưu trú mà còn có các hàng loạt những sản phẩm dịch vụ tiện ích cần thiết khác phục vụ cho nhu cầu của khách lưu trú như : ăn uống, thông tin liên lạc, phương tiện đi lại, tổ chúc hội nghị, hội thảo, và các dịch vụ vui chơi giải trí khác… Và chính sự không ngừng nâng cao chất lượng, và đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ cung cấp cho khách lưu trú mà các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn sẽ giành được ưu thế trong thị trường ngày càng phát triển theo xu thế của nền kinh tế hội nhập.
Kinh doanh khách sạn là loại hình kinh doanh quan trọng trong ngành du lịch. Những doanh nghiệp này đòi hỏi có vốn đầu tư cao và mạng lại thu nhập đáng kể cho ngành.
1.1.2. Nội dung cơ bản của hoạt động kinh doanh khách sạn
Bản chất của kinh doanh khách sạn là nói đến việc kinh doanh các dịch vụ lưu trú. Ngoài dịch vụ cơ bản, khách sạn còn tổ chức các dịch vụ bổ sung khách như dịch vụ phục vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi, giải trí… Do xu thế phát triển của ngành du lịch và do sự cạnh tranh trong việc thu hút khách nên những nhà kinh doanh khách sạn không ngừng đa dạng hóa sản phẩm du lịch của mình. Ngoài những hoạt động kinh doanh lưu trú, ăn uống… Các nhà kinh doanh còn tổ chức các loại hình hoạt động kinh doanh khác như tở chức hội nghị, hội thảo, tiệc tùng, tham quan…
Hoạt động kinh doanh nhà hàng là hoạt động vừa sản xuất vừa chế biến và tiêu thụ ngay sản phẩm sản xuất ra. Chu kỳ chế biến trong hoạt động nhà hàng thường ngắn, không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Đồng thời sản phẩm chế biến trong nhà hàng được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng thì được xem đã tiêu thụ, sản phẩm chế biên không được lưu trữ lâu.
1.1.3. Đặc điểm của kinh doanh khách sạn và những ảnh hưởng đến công tác kế toán quản trị
Với mục đích và đối tượng kinh doanh đặc thù nên kinh doanh khách sạn- nhà hàng có những đặc điểm riêng:
Các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn chính là kinh doanh dịch vụ lưu trú, vì vậy khách sạn phải có một địa điểm đủ rộng và đòi hỏi vốn đầu tư phải lớn để xây dựng cơ sở lưu trú. Đồng thời do yêu cầu về chất lượng của sản phẩm khách sạn phải cao nên đòi hỏi cơ sở vật chất của khách sạn cũng phải có chất lượng cao, do đó đẩy chi phí đầu tư các trang thiết bị của khách sạn lên cao. Bên cạnh đó phải thường xuyên bảo dưỡng và mua mới các trang thiết bị nhằm đảm bảo tiêu chuẩn đặt ra. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải cân nhắc trong việc lựa chọn nguồn vốn cần huy động và việc có được số liệu về tổng vốn cần đầu tư cũng như tình hình sử dụng, khấu hao trang thiết bị để có kế hoạch mua sắm kịp thời là hết sức quan trọng.
b. Đòi hỏi lượng lao động trực tiếp tương đối lớn
Sản phẩm khách sạn mang tính chất phục vụ và sự phục vụ này được thực hiện bởi các nhân viên phục vụ trong khách sạn mà không thể thay thể bởi một loại máy móc nào. Chính vì vậy mà đây là ngành đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và số lượng lao động phải lớn. Với một lực lượng lao động trực tiếp lớn như vậy thì chi phí nhân công chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong tổng chi phí của khách sạn, việc kiểm soát chúng là rất cần thiết. Và nhà quản trị luôn phải đối mặt với việc cắt giảm chi phí nhân công mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của khách sạn.
c. Kinh doanh khách sạn mang tính thời vụ
Yếu tố tự nhiên tác động rất lớn đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Những biến động lặp đi lặp lại của thời tiết, khí hậu trong năm luôn làm cho giá trị và sức hấp dẫn của tài nguyên thay đổi theo những quy luật nhất định từ đó gây ra biến động theo mùa của lượng cầu du lịch đến các điểm du lịch. Chính vì lượng cầu du lịch thay đổi theo mùa làm cho hoạt động kinh doanh khách sạn cũng thay đổi theo mùa và nó cũng gây ra những tác động tích cực và tiêu cực đến hoạt động kinh doanh khách sạn.
Vấn đề đặt ra là các khách sạn cần nghiên cứu kỹ các quy luật và sự tác động của chúng đến khách sạn. Từ đó, chủ động tìm kiếm các biện pháp hữu hiệu để khắc phục những tác động bất lợi và phát huy những tác động có lợi của chúng nhằm đạt hiệu quả kinh doanh cao. Cụ thể, nhà quản trị phải có kế hoạch kinh doanh phù hợp cho từng mùa từ đó yêu cầu phải có số liệu dự toán để có kế hoạch phục vụ cũng như kiểm tra việc thực hiện so với dự toán. Đó là cơ sở để đưa ra những điều chỉnh hợp lý trong việc bố trí nhân lực và vật lực nhằm tiết kiệm tối đa chi phí mà chất lượng dịch vụ vẫn đảm bảo.
Cùng với sự phát triển của xã hội thì hoạt động kinh doanh khách sạn cũng ngày càng phát triển và sản phẩm ngày càng đa dạng, phong phú. Hai dịch vụ chính của kinh doanh khách sạn đó là dịch vụ lưu trú và dịch vụ ăn uống. Và tùy vào từng hạng khách sạn mà có các dịch vụ tăng thêm:
– Quầy bar – Bể bơi
– Sàn nhảy – Karaoke
– Dịch vụ Sauna – Phòng hội nghị
– Dịch vụ cưới hỏi – Dịch vụ lữ hành, vận chuyển,…
Các dịch vụ này bổ sung và hỗ trợ cho nhau nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách lưu trú. Và với một gói sản phẩm hoàn chỉnh sẽ giúp cho các khách sạn phục vụ khách tốt hơn và thu hút ngày càng nhiều khách hơn. Các sản phẩm, dịch vụ là rất đa dạng chính vì vậy đòi hỏi nhà quản trị phải lựa chọn các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với đối tượng khách của khách sạn cũng như kiểm soát doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ để có một cơ cấu sản phẩm hợp lý, mang lại lợi nhuận cao.
1.2. PHÂN LOẠI CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH KHÁCH SẠN
Trong các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn thường phân loại chi phí theo những cách sau:
1.2.1. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
- Chi phí trực tiếp: là những chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến từng sản phẩm, dịch vụ chịu chi phí. Do đó chi phí trực tiếp được các nhà quản lý bộ phận liên quan chú ý để kiểm soát. Ví dụ chi phí hàng đặt phòng dịch vụ phòng khách sạn.
- Chi phí gián tiếp: là một chi phí không thể xác định cho một bộ phận cụ thể và vì thế không thể tính cho bất kỳ bộ phận nào. Ví dụ, bảo trì tòa nhà rất khó để tính cho các bộ phận khác nhau như bộ phận buồng phòng, bộ phận thực phẩm, bộ phận thức uống. Ngay cả khi có thể tính cho các bộ phận này thì nó vẫn phải được ghi nhận là chi phí gián tiếp và không thể được coi là trách nhiệm của các nhà quản lý của các bộ phận đó.
1.2.2. Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được
- Chi phí kiểm soát được là chi phí mà nhà quản trị có quyền quyết định về số phát sinh của nó. Ví dụ, người quản lý bếp có quyền quyết định lượng thực phẩm cần dùng.
- Chi phí không kiểm soát được là chi phí mà nhà quản trị không thể ảnh hưởng đến sự phát sinh của chúng. Ví dụ, người quản lý bộ phận bảo trì tòa nhà khách sạn không thể quyết định số tiền thuê mặt đất xây dựng khách sạn, đặc biệt là trong ngắn hạn.
Một lỗi thường xảy ra xuất phát từ cách gọi tên của các chi phí đó là gọi chi phí kiểm soát được là chi phí trực tiếp, chi phí không kiểm soát được là chi phí gián tiếp. Mặc dù thực tế chi phí trực tiếp thường dễ kiểm soát hơn chi phí gián tiếp nhưng trong dài hạn tất cả các chi phí đều được kiểm soát bởi ai đó tại một thời điểm.
1.2.3. Chi phí thích hợp và chi phí không thích hợp
- Chi phí thích hợp là chi phí chỉ xảy ra trong tương lai và khác nhau giữa các phương án, chi phí này có ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị. Ví dụ, một nhà hàng đang xem xét thay sổ sách bán hàng ghi bằng tay bằng việc ghi sổ trên một máy điện tử; chi phí thích hợp sẽ là chi phí của máy điện tử, chi phí để huấn luyện nhân viên sử dụng máy mới và bất kỳ sự thay đổi nào về chi phí bảo trì và chi phí vật liệu của máy mới.
- Chi phí không thích hợp là những chi phí không khác nhau giữa các phương án do đó không ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản trị. Với ví dụ trang bị máy điện tử mới thì nếu không cần thiết phải tăng thêm lao động so với hiện tại để sử dụng máy đó thì chi phí lao động của nhà hàng không phải là chi phí liên quan, nó không có sự khác biệt giữa 2 phương án nên không ảnh hưởng đến quyết định có nên trang bị máy mới không.
1.2.4. Phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí
- Biến phí: là chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với sự thay đổi của mức độ hoạt động như doanh thu, số lượng khách, số lượng phòng,… Tuy nhiên tại một mức độ hoạt động nhất định thì biến phí không thay đổi. Chẳng hạn, chi phí bán hàng thực phẩm và đồ uống. Càng nhiều thực phẩm và thức uống được bán thì càng nhiều chi phí phát sinh và nếu doanh thu bán là không thì không có chi phí thực phẩm và đồ uống phát sinh.
- Định phí: là chi phí không thay đổi trong ngắn hạn và không thay đổi cùng với sự tăng lên hay giảm xuống của doanh thu. Ví dụ như lương quản lý, chi phí bảo hiểm cháy nổ, trả tiền thuê theo diện tích, chi phí cam kết của một chiến dịch quảng cáo. Trong dài hạn định phí có thể thay đổi nhưng trong ngắn hạn chúng không thay đổi, nếu định phí thay đổi trong ngắn hạn thì sự thay đổi này thường chỉ là kết quả của một quyết định đặc biệt của ban quản trị cấp cao.
- Chi phí hỗn hợp: là những chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả chi phí biến đổi và chi phí cố định. Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, chi phí hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí cố định, và khi mức độ hoạt động tăng lên chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của biến phí. Chẳng hạn chi phí tiền lương, chi phí bảo trì, chi phí điện nước… Hiểu theo một cách khác, phần cố định trong chi phí hỗn hợp thường là bộ phận chi phí cơ bản để duy trì các hoạt động ở mức độ tối thiểu, còn phần biến đổi là bộ phận chi phí sẽ phát sinh tỷ lệ với mức độ hoạt động tăng thêm.
1.3. TỔ CHỨC NỘI DUNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KHÁCH SẠN
Dự toán là một kế hoạch hành động được tính toán một cách chi tiết, nó định hướng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ và là tiêu chuẩn để đánh giá kết quả hoạt động sử dụng và khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp. Báo cáo dự toán thường được xây dựng cho khoản thời gian là một năm và có thể chia thành từng tháng, từng quý.
Đối với các nhà quản trị thì dự toán dự toán có những tác dụng sau;
– Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp. Khi dự toán đã được công bố thì mọi người có thể thấy rõ ràng mục tiêu và cách thức đạt được những mục tiêu đó của doanh nghiệp.
– Làm căn cứ để đánh giá việc thực hiện các mục tiêu sau này.
– Dự đoán trước được những khó khăn, rủi ro chưa xảy ra để có cách đối phó thích hợp và kịp thời
Sơ đồ 1.1. Quy trình lập dự toán
d. Các phương pháp lập dự toán
– Dự toán doanh thu (dự toán tiêu thụ) : Lập dự toán doanh thu trên có sở lập dự toán doanh thu của bộ phận kinh doanh phòng và được lập chi tiết trên cơ sở hàng tháng. Phương pháp dự toán doanh thu được áp dụng trên cơ sở số liệu lịch sử đã thực hiện của năm trước nhân với tốc độ tăng tưởng dự kiến trong năm kế hoạch. Công thưc để lập dự toán doanh thu như sau:
– Trong đó, các chỉ tiêu công suất sử dụng và giá bán phòng bình quân được dự tính như sau:
– Dự toán thu tiền bán hàng: là dự toán xác định các phương thức và khả năng thu tiền bán hàng. Nó là căn cứ để xác định luồng tiền thu dự kiến và tình hình công nợ sẽ phát sinh trong quá trình bán hàng. Dự toán này được lập trên cơ sở dự toán doanh thu, thông tin thực tế và dự toán về các đối tượng mua hàng cũng như những quy định về thanh toán của doanh nghiệp.
– Dự toán mua hàng và tồn kho: Dự toán này được lập dựa trên dự toán doanh thu để xác định giá trị cũng như lượng hàng hóa cần phải mua vào và tồn kho cần thiết để đảm bảo thực hiện được mục tiêu doanh thu đã đề ra một cách thuận lợi. Khi lập dự toán cần phải chú ý đến định mức tồn trữ, quy trình mua hàng của doanh nghiệp cũng xem xét đến các yếu tố chi phí đặt hàng, vận chuyển cũng như sự biến động của thị trường.
– Dự toán thanh toán tiền mua hàng: Trên cơ sở dự toán mua hàng và hàng tồn kho được lập ở trên, dự toán thanh toán tiền mua hàng để xác định khả năng và tiến bộ thanh toán từ đó tính được luồng tiền dự kiến chi để thanh toán cho các khoản công nợ phát sinh do quá trình thu mua hàng hóa và dự trữ tồn kho. Khi lập dự toán này cần chú đến quy trình thanh toán, khả năng thanh toán của doanh nghiệp cũng như chính sách bán hàng của các nhà cung cấp để cân đối cho phù hợp.
– Dự toán chi phí
+ Dự toán chi phí tăng thêm về các nhu cầu vật liệu, vật dụng, nhu cầu về thực phẩm, thức uống và các chi phí khác…
+ Dự toán chi phí lao động tăng thêm bao gồm cả chi phí tiền lương và lợi ích khác của nhân viên.
– Dự toán cân đối thu chi: dự toán này được lập trên cơ sở các dự toán thu tiền bán hàng, dự toán thanh toán tiền mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Mục đích của dự toán này là nhằm cân đối các khoản thu chi trong kỳ kế hoạch, nhu cầu dự rữ cuối kỳ từ đó có thể xác định được nhu cầu vay vốn phát sinh nếu có hoặc đầu tư ngắn hạn để cân đối tốt nhất kế hoạch thu chi của doanh nghiệp.
– Dự toán kết quả kinh doanh: nhằm xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp dự kiến trong kỳ kế hoạch. Dự toán này được lập trên cơ sở các bảng dự toán doanh thu, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán mua hàng và tồn kho, dự toán chi phí, các bảng dự toán khác và dựa trên những quy định về chế độ quản lý tài chính, kế toán cũng như thuế hiện hành. Đây là một tài liệu làm cơ sở so sánh đánh giá quá trình thực hiện sau này của doanh nghiệp.
– Dự toán bảng cân đối kế toán: Dự toán này được lập từ các bảng dự toán kể trên nhằm cân đối tài sản của doanh nghiệp, xác định tổng số tài sản cần thiết và các nguồn hình thành của chúng nhằm đảm bảo nhu cầu vốn để thực hiện được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra và cần phải đạt được
1.3.2. Kế toán chi phí và tính giá thành dịch vụ khách sạn
a. Đối tượng kế toán chi phí và đối tượng tính giá thành dịch vụ khách sạn
- Đối tượng kế toán chi phí
Chi phí phát sinh ở bộ phận khách sạn thông thường sẽ được tập hợp chi tiết theo từng loại dịch vụ phục vụ khách. Vì vậy, đối tượng kế toán chi phí thường được xác định riêng biệt ứng với từng loại dịch vụ phòng, quầy bar, massage,… Theo đó, chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến dịch vụ nào sẽ được tập hợp trực tiếp cho dịch vụ đó, còn các khoản chi phí có tính chất chung liên quan đến toàn bộ hoạt động của khách sạn sẽ được phân bổ cho từng loại dịch vụ theo các tiêu thức phù hợp.
- Đối tượng tính giá thành
Do tính đa dạng và phong phú của dịch vụ khách sạn, vì vậy kế toán sẽ tùy thuộc vào đặc điểm tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý đối với mỗi loại hình dịch vụ để xác định đối tượng tính giá thành cho phù hợp. Theo đó, đối tượng tính giá thành là dịch vụ đã hoàn thành với đơn vị tính giá thành đối với dịch vụ phòng có thể là phòng/ngày; đối với dịch vụ karaoke, massage là 1 giờ hoặc 1 suất phục vụ,…
b. Kế toán tập hợp chi phí dịch vụ khách sạn
Để tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ khách sạn kế toán sử dụng tài khoản 154 và nó được mở chi tiết cho từng loại dịch vụ: dịch vụ phòng, bar, karaoke, massage,… (Xem sơ đồ 1.2).
TK 154
TK 632
TK 621
TK 152
(1) (4) (5)
TK 334, 338 TK 622
(2)
TK 111, 334, 152, 214,… TK 627
(3)
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm
Chú thích sơ đồ
(1) Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(2) Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp
(3) Tập hợp chi phí sản xuất chung
(4) Tổng hợp chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC để tính giá thành dịch vụ khách sạn
(5) Kết chuyển giá vốn dịch vụ đã cung cấp để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ
c. Phương pháp tính giá thành dịch vụ khách sạn
Để lựa chọn phương pháp tính giá thành phù hợp, thông thường kế toán sẽ căn cứ vào mối quan hệ giữa đối tượng kế toán chi phí và tính giá thành.
- Đối với các dịch vụ khác: dịch vụ quầy bar, massage, karaoke,… có đối tượng tính giá thành phù hợp với đối tượng kế toán chi phí nên kế toán thường sử dụng phương pháp trực tiếp để tính giá thành cho các dịch vụ này. Do các dịch vụ này không có sản phẩm dở dang nên tổng giá thành thực tế của từng loại hình dịch vụ chính là tổng chi phí phát sinh đã tập hợp trong kỳ tương ứng với loại dịch vụ đó.
Giá thành đơn vị dịch vụ hoàn thành
Tổng giá thành
Khối lượng (số ca, suất, giờ, …)
=
- Đối với dịch vụ phòng
Dịch vụ phòng là hoạt động kinh doanh chủ yếu của khách sạn và toàn bộ chi phí tập hợp được trong kỳ sẽ liên quan đến nhiều hạng phòng khác nhau như phòng Deluxe, phòng Superior, phòng Standard,… hoặc liên quan đến nhiều loại phòng như phòng đơn, phòng đôi, phòng 3 giường,… Thông thường kế toán sẽ tính giá thành cho từng lượt phòng/ngày theo phương pháp hệ số. Theo phương pháp này thì cần căn cứ vào các định mức tiêu chuẩn kinh tế – kỹ thuật của từng loại phòng để xác định hệ số tính giá thành cho từng loại phòng. Dựa vào các hệ số này để quy đổi các loại phòng khác nhau về loại phòng tiêu chuẩn đã chọn như sau:
ΣSLc = Σ (SLi x Hi )
Trong đó:
ΣSLc : Tổng số lượt phòng / ngày được quy theo loại phòng chuẩn
SLi : Số lượt phòng / ngày thực tế của loại phòng i
Hi : Hệ số tính giá thành của loại phòng i
Gía thành của đơn vị khách sạn cũng có thể tính giá theo phương pháp trực tiếp hoặc theo các phương án khác phục vụ cho nhu cầu riêng của nhà quản trị
1.3.3. Tổ chức kiểm soát, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh
a. Mối quan hệ giữa dự toán và kiểm soát dự toán
Mối quan hệ giữa dự toán và kiểm soát dự toán được thể hiện trong Sơ đồ 1.3 trong đó:
– Khâu lập dự toán: Nhân viên kế toán quản trị sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin của các kỳ trước. Các số liệu, thông tin trong quá khứ sẽ được kết hợp với thông tin hiện hành để lập dự toán
– Khâu kiểm soát: Khi các hoạt động được tiến hành, các số liệu thực tế được ghi nhận và sẽ được so sánh với số liệu dự toán. Các chênh lệch sẽ được nhân viên KTQT tính toán và ghi nhận. Các nổ lực điều chỉnh sẽ được thực hiện nhằm hướng theo các mục tiêu của dự toán, đồng thời các chênh lệch này được sử dụng để xem lại và cập nhật hóa dự toán.
Dự toán Kiểm soát
Số liệu, thông tin quá khứ
Thông tin hiện hành
Số liệu dự toán
Hàng động hiệu chỉnh
Báo cáo biến động
Số liệu thực tế
Sơ đồ 1.3. Mối quan hệ giữa dự toán và kiểm soát dự toán
Một trong những phương pháp để kiểm soát doanh thu đó là kiểm soát sản phẩm theo các nhân tố ảnh hưởng nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đơn giá bán, khối lượng tiêu thụ đến biến động doanh thu của đơn vị. Qua đó xác định trách nhiệm của mỗi bộ phận cũng như các nguyên nhân cụ thể ảnh hưởng đến doanh thu thông qua các nhân tố.
Trong đó:
Ảnh hưởng về lượng đến biến động doanh thu
Số sản phẩm tiêu thụ thực tế
Số sản phẩm tiêu thụ dự toán
Đơn giá bán theo sản phẩm dự toán
= ﴾ – ﴿ x
Ảnh hưởng về giá đến biến động doanh thu
Số sản phẩm tiêu thụ thực tế
Đơn giá bán dự toán
Đơn giá bán thực tế
= ﴾ – ﴿ x
Nếu những ảnh hưởng về lượng và giá âm là biểu hiện không tốt ngược lại chứng tỏ DN đã bán vượt với dự toán về lượng và giá bán. Tất cả những ảnh hưởng đó là tốt hay xấu thì DN cũng đều phải tìm ra nguyên nhân để có hướng khen thưởng cũng như xử lý kịp thời.
Hệ thống chi phí tiêu chuẩn được các nhân viên kế toán quản trị sử dụng để trợ giúp cho các nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí của tổ chức. Hệ thống này có ba thành phần: chi phí tiêu chuẩn, chi phí thực tế, và biến động giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn.
- Chi phí tiêu chuẩn hay còn gọi là định mức chi phí (standard cost) là sự ước lượng chi phí để tạo ra một đơn vị sản phẩm, dịch vụ.
- Chi phí thực tế là chi phí phát sinh thực tế trong quá trình tạo sản phẩm, dịch vụ được nhân viên kế toán quản trị thu thập từ hệ thống kế toán của tổ chức.
- Biến động chi phí là chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn (dự toán chi phí). Biến động chi phí được sử dụng để kiểm soát chi phí. Biến động chi phí được tách thành hai thành phần là biến động về giá và biến động về lượng nhằm phục vụ cho việc kiểm soát chi phí.
Giá
thực tế
Giá định mức
Biến động
về giá
Lượng thực tế
=∑ x ( – )
Lượng định mức
Giá định mức
Biến động
về lượng
Lượng thực tế
= x ( ∑ – ∑ )
Kết quả có được về sự biến động được đánh giá như sau:
- Biến động về giá:
- Nếu biến động dương nghĩa là giá thực tế > giá định mức: biến động bất lợi do giá thành sản phẩm tăng lên.
- Nếu biến động âm hoặc bằng 0 nghĩa là giá thực tế < giá định mức: biến động có lợi.
- Biến động về lượng:
- Nếu biến động dương nghĩa là tổng lượng thực tế > tổng lượng định mức: biến động thuận lợi do tạo ra được nhiều sản phẩm hơn so với kế hoạch.
- Nếu biến động âm hoặc bằng 0 nghĩa là tổng lượng thực tế < tổng lượng định mức: biến động bất lợi do tạo ra được ít sản phẩm hơn so với kế hoạch.
Các nhà quản lý không có nhiều thời gian để kiểm tra và xác định nguyên nhân của tất cả các biến động. Phương pháp quản lý theo ngoại lệ sẽ giúp nhà quản lý tập trung thời gian và nổ lực vào việc kiểm soát các biến động có ý nghĩa. Khi nào một biến động cần được kiểm soát, khi nào thì bỏ qua?
– Độ lớn của biến động: Nhà quản lý thường quan tâm đến những biến động có giá trị lớn về cả số tuyệt đối lẫn số tương đối. Số tương đối của biến động cung cấp thông tin tốt hơn cho nhà quản lý trong việc kiểm soát.
– Tần suất xuất hiện biến động: Những biến động lặp đi lặp lại liên tục cần được kiểm soát chặt chẽ hơn những biến động thỉnh thoảng mới phát sinh.
– Xu hướng của biến động: Những biến động có xu hướng tăng dần theo thời gian là những biến động cần xác định nguyên nhân và kiểm soát.
– Khả năng kiểm soát được biến động: Những biến động mà những người bên trong tổ chức có khả năng kiểm soát được thì cần tiến hành kiểm soát hơn những biến động mà tổ chức không có khả năng kiểm soát. Ví dụ, khi mức giá nguyên liệu tăng do sự biến động giá của thị trường thì nằm ngoài khả năng kiểm soát của nhà quản lý.
– Các biến động thuận lợi: Những biến động thuận lợi cũng cần được xem xét để phát huy và cải tiến.
– Lợi ích và chi phí của việc kiểm soát: Quyết định nên kiểm soát một biến động hay không cần phải xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và chi phí để thực hiện việc kiểm soát.
Các biến động chi phí sẽ được xác định và phân tích nguyên nhân biến động bằng phương pháp quản lý theo ngoại lệ, tức là chỉ tập trung xác định nguyên nhân của các biến động có ý nghĩa. Các nhà quản lý xác định mức ý nghĩa của các biến động dựa vào kinh nghiệm và sự phán đoán chủ quan. Biến động có giá trị lớn (về cả số tương đối và tuyệt đối), biến động lặp lại thường xuyên, biến động có xu hướng tăng dần, và biến động mà tổ chức có khả năng kiểm soát là những biến động cần phân tích xác định nguyên nhân để kiểm soát.
Các biến động chi phí khác nhau trong một tổ chức do nhiều người quản lý khác nhau chịu trách nhiệm xác định nguyên nhân biến động và kiểm soát. Việc kiểm soát biến động có thể thực hiện được bằng nổ lực và sự phối hợp của các nhà quản lý trong tổ chức. Việc xác định nhà quản lý nào ở vào vị trí tốt nhất để kiểm soát một loại biến động chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát biến động chi phí.
1.3.4. Phân tích thông tin chi phí, doanh thu phục vụ cho việc ra quyết định
a. Phân tích mối quan hệ chi phi- khối lượng- lợi nhuận
Những dạng đã nghiên cứu ở trên được ứng dụng rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch và ra quyết định. Chúng ta xét một số tình huống trong mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận để lựa chọn phương án kinh doanh:
– Thay đổi định phí và doanh thu. Có tình huống đưa ra: Có nên thay đổi định phí và doanh thu không ? Lúc này, KTQT cần
+ Phân tích ảnh hưởng của doanh thu đến thay đổi số dư đảm phí
+ Phân tích những ảnh hưởng đến thay đổi định phí
+ So sánh: nếu số dư đảm phí tăng thêm lớn hơn định phí tăng thêm thì tư vấn cho nhà quản trị nên thay đổi định phí và doanh thu và ngược lại.
– Thay đổi biến phí và doanh thu, với tình huống này KTQT phải :
+ Phân tích ảnh hưởng của biến phí đến thay đổi của số dư đảm phí. Nếu xuất hiện số dư đảm phí thì tư vấn cho nhà quản trị nên quyết định thay đổi biến phí và doanh thu và ngược lại.
– Thay đổi định phí, giá bán và doanh thu, với trường hợp này KTQT cần phải
+ Phân tích những ảnh hưởng của định phí, giá bán và doanh thu đến thay đổi số dư đảm phí
+ Xác định sự thay đổi của định phí
+ So sánh : nếu số dư đảm phí tăng thêm lớn hơn định phí thì nên quyết định thay đổi và ngược lại.
– Thay đổi định phí, biến phí và doanh thu. Để xem xét quyết định liên quan đến tình huống này có hợp lý hay không, KTQT phải
+ Phân tích những ảnh hưởng biến phí, định phí và doanh thu đến sự thay đổi của số dư đảm phí
+ Xác định sự thay đổi của định phí
+ So sánh : nếu số dư đảm phí lớn hơn định phí tăng thêm thì quyết định thay đổi và ngược lại
– Thay đổi định phí, biến phí, giá bán và doanh thu, trong trường hợp này để quyết định KTQT cần
+ Phân tích những ảnh hưởng của biến phí, doanh thu và giá bán đến thay đổi số dư đảm phí
+ Những ảnh hưởng đến sự thay đổi định phí
+ So sánh : nếu số dư đảm phí lớn hơn định phí tăng thêm thì tư vấn cho quyết định thay đổi và ngược lại.
Phân tích CVP là một phân tích mở rộng của phân tích hòa vốn. Các chi phí bổ sung được cộng thêm vào tử số của phương trình CVP ngoài chi phí cố định bình thường. Những chi phí thêm vào này được đánh giá dựa trên mối liên hệ với số dư đảm phí để quyết định mức doanh thu bán hàng cần thiết để trang trải chi phí.
CP cố định cũ + Lợi nhuận kỳ vọng
Tỷ lệ số dư đảm phí
Doanh thu cần đạt =
Lợi nhuận kỳ vọng xác định trên cơ sở trước thuế, thể hiện mục tiêu lợi nhuận mà mỗi doanh nghiệp cần tính đến trong hoạt động kinh doanh.
Các yếu tố của phương trình CVP có thể thay đổi, sự thay đổi này bao gồm tỷ lệ chi phí biến đổi, chi phí cố định, chi phí biến đổi đơn vị và giá bán đơn vị và cũng có thể thay đổi nhiều yếu tố một lần.
- Xác định mức doanh thu tăng lên để trang trải chi phí cố định mới
– Thông thường, nếu chi phí cố định tăng lên và giá bán không thay đổi, lợi nhuận có thể suy giảm bằng lượng chi phí cố định tăng thêm. Câu hỏi đặt ra: phải tăng doanh thu bao nhiêu để bù đắp cho sự gia tăng chi phí cố định và không làm giảm thu nhập hoạt động?
– Người ta xác định doanh thu cần đạt như sau:
CP cố định cũ + CP cố định mới + LN
Tỷ lệ số dư đảm phí
Doanh thu cần đạt =
Sau khi xác định được doanh thu cần đạt để trang trải chi phí cố định, chi phí tăng thêm và thu nhập hoạt động. Để xác định số phòng cần phải bán thêm ta xác định như sau:
Mức tăng lên của doanh thu bán hàng
Tỷ lệ phòng trung bình
Số phòng tăng thêm =
- Doanh thu sẽ được xác định như thế nào nếu có nhiều sự thay đổi cùng một lúc
Cho đến nay, người ta chỉ quan tâm đến những thay đổi đơn lẻ, nhiều thay đổi cùng một lúc có thể được xử lý cùng một cách mà không có khó khăn nào cả. Ví dụ, chúng ta chi tiêu nhiều hơn cho quảng cáo, lương cho bảo vệ tăng lên, mong muốn đạt mức thu nhập hoạt động cao hơn. Kết hợp tất cả những thay đổi đó vào trong một phương trình như sau:
CP cố định + CP cố định mới + LN
Tỷ lệ số dư đảm phí
Doanh thu cần đạt =
- Ảnh hưởng của thay đổi giá phòng đến số phòng được bán
- Trước tiên người ta xác định doanh thu cần đạt khi thay đổi giá bán bao nhiêu phần trăm
FC + LN mong muốn
% chi phí biến đổi hiện tại
100% –
100% -/+ % thay đổi giá
Doanh thu cần đạt =
– Sau đó xác định số phòng được bán thông qua phương trình sau:
Doanh thu cần đạt
Giá mới
Số phòng được bán =
Điểm hòa vốn có thể xác định bằng phương pháp tiếp cận như sau:
– Nếu thu thập được định phí sản xuất kinh doanh, đơn giá bán, biến phí một đơn vị sản phẩm
– Nếu thu thập được định phí sản xuất kinh doanh, số dư đảm phí một đơn vị sản phẩm, tỷ lệ số dư đảm phí
– Nếu thu thập được định phí sản xuất kinh doanh, tỷ lệ biến phí trên doanh thu.
Ngoài việc vận dụng mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận để xác định điểm hòa vốn, ta có thể ứng dụng mối quan hệ này trong việc xác định số lượng, doanh thu tương ứng với mức lợi nhuận nhất định trong các trường hợp:
– Nếu thu thập được định phí sản xuất kinh doanh, đơn giá, biến phí mỗi sản phẩm
– Nếu thu thập được định phí sản xuất kinh doanh, số dư đảm phí mỗi sản phẩm,tỷ lệ số dư đảm phí.
– Nếu thu thập được định phí sản xuất kinh doanh, tỷ lệ biến phí sản xuất kinh doanh trên doanh thu.
Thông tin mà kế toán thu thập được có thể có rất nhiều và đa dạng. Vì vậy, để thu thập một cách đầy đủ thông tin và phân tích các phương án sản xuất kinh doanh theo trình tự bài bản như phân tích điểm hòa vốn hay ứng dụng mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận để ra quyết định kinh doanh sẽ gặp nhiều khó khăn và không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của quyết định.
Trên cơ sở các thông tin mà kế toán thu thập được, KTQT phải biết lựa chọn những thông tin thích hợp cho việc ra quyết định. Thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản :
Thứ nhất, thông tin phải liên quan đến tương lai.
Thứ hai, thông tin phải có sự khác biệt giữa phương án đang xem xét và lựa chọn. Để có được những thông tin thích hợp, những thông tin hữu ích cho từng tình huống quyết định kinh doanh ngắn hạn, quá trình thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thích hợp được tiến hành như sau:
– Tập hợp tất cả các thông tin về các khoản thu, chi có liên quan đến phương án đầu tư đang xem xét
– Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những chi phí đã phát sinh luôn tồn tại ở tất cả các phương án kinh doanh
– Loại bỏ các khoản thu, chi không chênh lệch giữa các phương án.
– Trên cơ sở những thông tin còn lại để so sánh và quyết định lựa chọn
Mô hình lựa chọn thông tin thích hợp này giúp cho nhà quản trị có được nguồn thông tin nhanh chóng, tập trung trong việc ra quyết định ngắn hạn.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\KE TOAN\PHAM THI PHUONG THAO
