Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Suất Thép Việt Mỹ

Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Suất Thép Việt Mỹ

Tính cấp thiết của đề tài

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) là hệ thống thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm tạo ra thông tin cho người ra quyết định. HTTTKT luôn là công cụ quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát, điều hành và ra quyết định của cấp quản lý, đồng thời đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp hoạt động của các bộ phận chức năng. Trong những năm gần đây, việc phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của HTTTKT trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích luôn được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Phần lớn các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán một cách dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên, các phần mềm này sử dụng chủ yếu cho bộ phận kế toán, hầu như không có sự kết nối chia sẻ thông tin với các bộ phận khác. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng, hệ thống thông tin quản lý nói chung, nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể nhằm khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.

Ngày nay, các phần mềm quản lý tổng thể trong tổ chức như ERP đã được nhìn nhận đúng đắn hơn về tầm quan trọng cũng như hiệu quả thực tiễn đem lại. Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp – Enterprise Resource Planning (ERP) là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải, giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng… Thông thường, mỗi bộ phận kế toán, kinh doanh, nhân sự có một hệ thống phần mềm đặc thù riêng phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận và nhược điểm chính là các phần mềm này thường không kết nối được với nhau. Hơn nữa, có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, theo một chu trình nhất định qua nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. Đó cũng chính là tính năng chính của phần mềm ERP khi kết hợp tất cả các bộ phận này trong một phần mềm tích hợp duy nhất, sử dụng một cơ sở dữ liệu để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau. Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Với tư duy quản lý mới, phần mềm ERP được xem là một giải pháp tối ưu giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực của mình trong xu thế cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Hơn ai hết các doanh nghiệp đều hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP, hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ và bằng chứng là các tập đoàn, doanh nghiệp VN có xu thế ứng dụng ERP ngày càng nhiều như Petrolimex, Vinamilk, Tập đoàn Thủy sản Minh Phú…

Không nằm ngoài xu thế đó, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ cũng đã chuyển đổi từ phần mềm kế toán Effect sang hệ thống SAP ERP. Phần mềm Effect được dùng chủ yếu cho bộ phần kế toán và bộ phận kinh doanh, tuy nhiên chưa có sự kết nối chia sẻ thông tin giữa hai bộ phận, nhiều thông tin phải nhập lại nhiều lần. Với yêu cầu quản trị cao của Ban lãnh đạo công ty, việc cần có một phần mềm có khả năng quản lý và kết nối mọi nghiệp vụ, bộ phận trong doanh nghiệp chứ không riêng gì nghiệp vụ tại bộ phận kế toán hoặc mỗi phòng ban riêng lẻ nào khác là một nhu cầu cấp thiết. Giải pháp ERP là ưu tiên số một để giải quyết bài toán đó cho các ban lãnh đạo công ty. Hiểu được tầm quan trọng đó, sau một năm nghiên cứu, triển khai và đào tạo, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ bắt đầu chính thức vận hành hệ thống SAP ERP vào 01/01/2017. SAP ERP là phần mềm hoạch định doanh nghiệp được phát triển bởi công ty SAP của Đức, được dùng để quản lý mọi hoat động hoạt động của doanh nghiệp, thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hóa. Để phần mềm ERP phát huy được đầy đủ tính ưu việt của nó, doanh nghiệp cần tái cấu trúc tổ chức và thay đổi các quy trình hoạt động của từng bộ phận. ERP là phần mềm tích hợp nhiều phân hệ, trong đó chủ chốt là phân hệ kế toán giữ vai trò quan trọng . Do đó việc ứng dụng ERP sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận trong đơn vị, nhất là đối với HTTTKT cần có những thay đổi, hoàn thiện để thích hợp với quy trình chuẩn của hệ thống.

Trong thời gian qua, công ty đã từng bước có những thay đổi để phù hợp với việc ứng dụng ERP, bước đầu đã đem lại hiệu quả cho toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, do mới sử dụng phần mềm ERP nên tổ chức thông tin kế toán nói chung còn tồn tại nhiều bất cập, vướng mắc trong giai đoạn này. Quá trình trao đổi thông tin giữa kế toán với các bộ phận chức năng khác còn chưa đồng bộ, linh hoạt. Các nhân viên chưa kịp thích ứng với những thay đổi của hệ thống, còn gặp nhiều khó khăn và sai sót trong quá trình thực hiện các chức năng của hệ thống. Trước những hạn chế đó, việc tổ chức thông tin kế toán trong đơn vị cần phải hoàn thiện hơn để hệ thống ERP có thể mang lại những hiệu quả tối đa cho hoạt động của doanh nghiệp. Đó cũng là điều mà tác giả mong muốn khi hoạt động thực tiễn công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Suất Thép Việt Mỹ. Với ý nghĩa khoa học và thực tiễn như vậy tác giả nghiên cứu và chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Suất Thép Việt Mỹ” để thực hiện luận văn thạc sĩ.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

• Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống SAP ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ.
• Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại Công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP.
• Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ với dữ liệu nghiên cứu trong quý I năm 2017.

Phương pháp nghiên cứu

• Khảo sát các tài liệu, nghiên cứu lý luận về HTTTKT và ERP.
• Quan sát, phỏng vấn trực tiếp thực trạng HTTTKT tại Công ty khi ứng dụng hệ thống ERP. Từ đó, thông tin thu thập sẽ được tổng hợp, phân tích, đánh giá,… nhằm đề xuất hoàn thiện HTTTKT tại công ty.

Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP

Chương 2: Tổ chức thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

Chương 3: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

Tổng quan tài liệu nghiên cứu

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP

TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Thuật ngữ HTTTKT là một thuật ngữ chuyên ngành và được định nghĩa trong khá nhiều tài liệu chuyên môn. Một số quan điểm về HTTTKT như sau: Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định [9]. Theo cách tiếp cận này, hệ thống thông tin kế toán thực hiện hai chức năng cơ bản: thông tin và kiểm soát về sự hình thành và vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định [5].

Thu thập dữ liệu

Đầu vào

XỬ LÝ TỔNG HỢP LƯU TRỮ

Thông tin đầu ra

HỆ THỐNG

Hình 1.1. Khái quát về hệ thống thông tin kế toán

Như các hệ thống thông tin khác, hệ thống thông tin kế toán có mục tiêu, đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu và đầu ra như sau [10]:

• Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của một tổ chức, ví dụ trong một doanh nghiệp là những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ.
• Đầu vào: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh, ví dụ trong một doanh nghiệp là các hoạt động: mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh…
• Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán.
• Đầu ra: là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, các cấp quản trị cũng như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức.

Dữ liệu kế toán

Thông tin kế toán

Con người

Hình 1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

(Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)

Mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức năng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT. Các hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và từ những dữ liệu này, HTTTKT có nhiệm vụ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại các bộ phận để thực hiện chức năng của mình. Như vậy, HTTTKT cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra. [5]

TỔNG QUAN LÝ LUẬN VỀ ERP

Định nghĩa về ERP

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp các thông tin và quá trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) [8] bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.

ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2003) [10]. ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau [7].

Cấu trúc của ERP

Các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP điển hình có thể khái quát như sau:

– Phân hệ kế toán: là phân hệ xương sống, không thể thiếu của bất cứ phần mềm ERP nào. Phân hệ quản lý tài chính kế toán bao gồm các phân hệ con như: Quản lý kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC, Kế toán thuế, Báo cáo tài chính. Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lý khác như Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng, … . Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán chi phí giá thành được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán.

– Phân hệ mua hàng: Quản lý và theo dõi tình hình mua hàng về số lượng, giá trị hàng nhập, hàng xuất trả lại nhà cung cấp, tính và phân bổ chi phí mua hàng theo từng lần mua cho từng mặt hàng. Kê khai và theo dõi thuế GTGT đầu vào, thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng.

– Phân hệ sản xuất: Phân hệ này quản lý các hoạt động sản xuất gồm kế hoạch sản xuất, kế hoạch yêu cầu nguyên liệu, theo dõi hoạt động sản xuất.

– Phân hệ bán hàng: Quản lý và theo dõi tình hình bán hàng về số lượng và giá trị, cho phép in hóa đơn bán lẻ hoặc hóa đơn VAT trực tiếp từ máy tính. Cho phép quản lý và hạch toán thuận lợi hàng bán bị trả lại. Khai báo tự động tính và định khoản thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra cũng như các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá, khuyến mại theo nhiều cách khác nhau.

– Phân hệ nhân sự: Dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lương; tuyển dụng; huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực. Phân hệ này sẽ tích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lương, chi phí sử dụng nhân lực…

– Quản trị hệ thống: Là phân hệ khai báo và quản lý các tham số hệ thống, quản lý và bảo trì số liệu, khai báo và quản lý người sử dụng. Phân hệ này cho phép dễ dàng khai báo, thiết lập các tham số hệ thống của phần mềm cho phù hợp với yêu cầu.

Tùy thuộc vào mỗi nhà cung cấp khác nhau mà các phân hệ trong hệ thống ERP cũng sẽ khác nhau. Điều này, đôi khi còn phụ thuộc vào lĩnh vực, loại hình kinh doanh cũng như yêu cầu của nhà quản lý trong doanh nghiệp. Tất cả các phân hệ này đều liên kết chặt chẽ với nhau trong thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó phân hệ kế toán là nền tảng của phần mềm ERP. Theo Zeng et al.(2003) [11], một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:

• Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai
• Tính toàn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như: bán hàng, quản trị nguyên vật liệu, kế toán tài chính,…
• Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ thống mà còn liên kết với bên ngoài doanh nghiệp.

Vì đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau, thế nên tính chia sẻ thông tin và liên kết được thể hiện rất rõ góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ tác nghiệp và ra quyết định của nhiều đối tượng khác nhau một cách kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, quy trình làm việc thống nhất và trách nhiệm được xác định rõ ràng trong hệ thống ERP.

Sự cần thiết của ứng dụng ERP

Với những tính chất và đặc trưng như đã nêu ở trên, khi ứng dụng ERP vào công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng, ERP đã thực sự phát huy tác dụng. Lợi ích của việc ứng dụng ERP có thể được tóm lược như sau:

• Rút gọn thủ tục giấy tờ, nâng cao năng suất lao động: Trước khi triển khai ERP, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có các thủ tục giấy tờ thông qua ranh giới các bộ phận phòng ban để xét duyệt, cấp phép. Khi ứng dụng ERP, giữa các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu. Khi một nghiệp vụ diễn ra sẽ được một bộ phận chức năng thực hiện nhập liệu, thực hiện xong thì thông tin đó sẽ tự động kết nối qua ERP truyền tải đến bộ phận, phòng ban chức năng khác có liên quan. Điều này cho thấy ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc, giảm thiểu thời gian hơn khi xử lý trên máy tính. Bên cạnh đó, việc tích hợp các phân hệ trong ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc trùng lắp công việc khi phải nhập liệu nhiều lần ở mỗi bộ phận và phòng ban khác nhau, làm tăng năng suất lao động.
• Kiểm soát dữ liệu và thông tin chặt chẽ, tập trung: ERP tích hợp nhiều phân hệ , giúp loại bỏ sai sót khi một dữ liệu chỉ được nhập từ một người dùng. Đồng thời, khi có sai sót xảy ra cũng dễ dàng phát hiện và khắc phục sửa chữa. Điều này thể hiện khả năng kiểm soát dữ liệu, thông tin một cách chặt chẽ của hệ thống ERP. Ngoài ra, dữ liệu và thông tin trong hệ thống ERP được đưa về một mối chung và duy nhất, sau đó dữ liệu sẽ theo quy trình của từng doanh nghiệp cụ thể có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở các bộ phận, phòng ban có liên quan. Nhờ đó, tất cả các nhân viên ở các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp hay các chi nhánh, công ty con của doanh nghiệp có thể theo dõi, truy cập và khai thác thông tin trên cơ sở phân quyền chặt chẽ.
• Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: ERP giúp nhà quản trị dễ dàng tiếp cận các thông tin đáng tin cậy dựa trên nguồn thông tin tập trung và được kiểm soát chặt chẽ. Với hệ thống ERP, nhà quản trị lấy thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động doanh nghiệp một cách dễ dàng.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Song song với việc tăng năng suất lao động, ERP còn giúp doanh nghiệp quản lý tốt nguồn lực của mình. Các nguồn lực được quản lý cả về mặt hiện vật cũng như chất lượng, từ đó kiểm soát chặt chẽ chi phí, gia tăng chất lượng hoạt động kinh doanh. Các phân hệ trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát hiệu quả hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí,… từ đó tối ưu hóa các nguồn lực trong doanh nghiệp.
• Thay đổi quan điểm, phong cách làm việc của nhân viên: Để có thể triển khai thành công hệ thống ERP trong toàn doanh nghiệp đòi hỏi toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp phải thay đổi phong cách làm việc của mình cho phù hợp với quy trình xử lý nghiệp vụ. Toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp thuộc mọi cấp bậc, bộ phận, phòng ban đều phải trang bị cho mình kiến thức, kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính; năng động và tăng tốc độ xử lý công việc; nghiêm túc, trung thực tuân thủ quy trình làm việc quy định trong phần mềm ERP. Đây còn “làm cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình hoạt động của DN và là cơ sở để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm” [4].

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP

Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý. Sự tác động của của ERP đến tổ chức thông tin kế toán thể hiện:

Hệ thống chứng từ

Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ của doanh nghiệp bị ảnh hưởng trên nhiều phương diện: nội dung lập và xét duyệt chứng từ, hình thức của chứng từ, số liên được lập. Ngoài bảy yếu tố bắt buộc trên một bản chứng từ được quy định trong Luật Kế toán, nội dung chứng từ còn có các yếu tố phi tài chính. Ví dụ, thông tin đặt hàng của khách hàng không chỉ liên quan đến hàng hóa được đặt mà còn cả những thông tin về thời gian, vị trí thực hiện đặt hàng, người tiến hành giao dịch, nhân đặt hàng.

Đặc điểm của chứng từ trong doanh nghiệp là luôn vận động liên tục từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác. Vì vậy, đồng thời với việc xây dựng hệ thống chứng từ, doanh nghiệp còn phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh nghiệp. Quy trình luân chuyển chứng từ được xem như đường đi của chứng từ trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ cho đến lúc lưu trữ, bảo quản chứng từ. Trong môi trường ERP, tất cả những quy trình này phải được chuẩn hóa trong mỗi nghiệp vụ kinh tế cụ thể. Tùy thuộc vào đặc thù cũng như yêu cầu của nhà quản lý doanh nghiệp mà quy trình luân chuyển chứng từ sẽ khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các bước trong quy trình luân chuyển đều được thực hiện một cách tự động thông qua hệ thống phần mềm ERP, kế toán chỉ là giai đoạn cuối cùng thực hiện kiểm tra và xử lý các chứng từ của các bộ phận khác gửi đến.

Tổ chức dữ liệu

Trong môi trường ERP, tất cả các phân hệ phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin. Cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu ra tại một bộ phận khác. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp được quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lưu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, các dữ liệu được sử dụng hiệu quả cao. Vì vậy, công việc kế toán trong môi trường ERP không còn chỉ là việc nhập liệu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà đòi hỏi kế toán phải kiểm tra các dữ liệu đầu vào từ các bộ phận khác, hiểu rõ được luồng dữ liệu trong hệ thống, phân tích, xử lý số liệu để thực hiện báo cáo. Đồng thời, cơ chế dữ liệu tập trung của ERP cho phép hợp nhất số liệu của các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh một cách thuận tiện và dễ dàng. Việc duy nhất mà họ phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công cụ mà hệ thống cung cấp. Cũng nhờ cấu trúc quản lý ERP linh hoạt, việc thêm một đơn vị thành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống ERP được thực hiện đơn giản.

Ngoài hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính Việt Nam ban hành, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin trên cơ sở tuân theo luật đã có bằng cách chia nhỏ các bậc tài khoản. Mặc khác, có thể bổ sung các danh mục khác nhau để giao dịch có nhiều trường thông tin để phân tích được đa chiều hơn. Có thể nói tính linh hoạt của hệ thống tài khoản và các danh mục có thể đáp ứng được mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của một doanh nghiệp, cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý như quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản. Cuối kỳ, chỉ cần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu kế toán phát sinh ở một phòng ban bất kỳ. Điểm khác biệt giữa ERP so với kế toán truyền thống là việc sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian. Mặc dù khác với kế toán truyền thống, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ vẫn không có gì thay đổi. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp và các doanh nghiệp có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã thực hiện đầy đủ chưa.

Tổ chức hệ thống sổ và báo cáo kế toán

Trong ba phương pháp chữa sổ của kế toán truyền thống là phương pháp gạch xóa, phương pháp ghi bổ sung và phương pháp ghi số âm thì bên cạnh phương pháp ghi bổ sung, phần lớn người sử dụng áp dụng phương pháp ghi số âm (duy nhất sử dụng bút toán đảo) để sửa các bút toán sai. Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo. Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài Doanh nghiệp.

Trong điều kiện ứng dụng hệ thống ERP, sổ kế toán có chức năng giống như trong điều kiện hạch toán thủ công, là phương tiện để ghi chép, xử lý, tổng hợp và lưu trữ các dữ liệu kế toán. Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau cả về kết cấu, nội dung tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Các loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành.

Báo cáo kế toán là sản phẩm cuối cùng của quá trình kế toán tại doanh nghiệp. Thông qua báo cáo kế toán, nhà quản trị có thể kiểm soát tình hình hoạt động kinh doanh đồng thời phân tích, lập kế hoạch, đưa ra quyết định chiến lược. Căn cứ theo đối tượng cung cấp thông tin, báo cáo kế toán được chia thành báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

Tổ chức thông tin theo các chu trình

1. Sự cần thiết phải tổ chức thông tin theo chu trình trong hệ thống ERP

Việc ứng dụng ERP ảnh hưởng lớn đến công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong ERP được tổ chức theo chu trình hoạt động kinh doanh chứ không phải theo phần hành như trước đây. Hệ thống ERP ghi nhận và xử lý thông tin theo nguyên tắc: “Nếu bước hoạt động trước chưa được ghi nhận dữ liệu vào hệ thống thì sẽ không có căn cứ để hệ thống cho phép bước hoạt động sau thực hiện”. Việc sử dụng phần mềm kế toán rời rạc thường chỉ đáp ứng yêu cầu thu thập xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phận kế toán. Khi phần mềm kế toán độc lập với các phần mềm của các phòng ban khác thì việc chuyển thông tin từ bộ phận kế toán sang các bộ phận chức năng khác như phòng kinh doanh, phòng vật tư… thường được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với hiệu quả thông tin thấp và không có tính kiểm soát. Hơn nữa, trong quá trình hoạt động của các đơn vị, có những công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một chu trình nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Do vậy cần thiết phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót.

Để nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin thì việc ứng dụng ERP là rất cần thiết. Như đã giới thiệu phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module), bao gồm một tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm thực hiện một chức năng riêng. Khi đó phân hệ kế toán chỉ là một phân hệ của phần mềm ERP, vừa thực hiện được chức năng như một phần mềm kế toán riêng lẻ nhưng hơn thế nó phải giải quyết mối quan hệ giữa các chức năng khác trong phần mềm ERP. Nói cách khác nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kế toán với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, việc ứng dụng ERP đòi hỏi xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình. Hệ thống kế toán hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào trong một chu trình hay một quy trình cụ thể để tổ chức ghi nhận, theo dõi, báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Tóm lại, tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP phải hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và công cấp thông tin kế trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp.

1. Các chu trình trong doanh nghiệp

Tuy có thể khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong doanh nghiệp đều có thể tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm chu trình doanh thu, chu trình cung ứng, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính.

• Chu trình doanh thu: Hai chức năng chính của chu trình doanh thu là bán hàng và thu tiền. Chu trình này liên quan đến 4 hoạt động: nhận đặt hàng, gửi hàng, lập hóa đơn và thu tiền. Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình doanh thu gồm: khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận giao hàng, vận chuyển, quản lý kho hàng, kế toán kho, kế toán công nợ, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng,…Để thực hiện một cách đồng bộ các khâu, các giai đoạn trong hoạt động bán hàng, đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và khoa học giữa các bộ phận trên. Bất kì một sự gián đoạn hoặc thiếu đồng bộ sẽ dẫn đến các sai sót, trục trặc hoặc thất thoát trong quá trình bán hàng, theo dõi công nợ và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Để bảo đảm các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong chu trình cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin hữu hiệu.

Hình 1.3. Quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình doanh thu

• Chu trình cung ứng: tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp. Hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Chu trình này liên quan đến các hoạt động: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chi tiền. Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lý kho hàng, kế toán kho, kế toán thanh toán,… Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải cung ứng đầy đủ và kịp thời tât cả các loại vật tư, hàng hóa dịch vụ để đẩm bảo hoạt động cua doanh nghiệp không bị gián đoạn, đồng thời không để tồn kho quá mức cần thiết gây ứ động vốn và làm tăng các khoản chi phí bảo quản. Để thực hiện tốt chức năng của chu trình, cần thiết phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ thông tin trong toàn bộ chu trình.

Cung ứng/

Tồn kho

Tài chính/

Kế toán

Nhận hàng

Kho hàng

Dự toán

tiền mặt

Kiểm soát

tồn kho

Theo dõi

Thanh toán

Kế toán

tổng hợp

Chi tiền

Xác định

nhu cầu

Đặt hàng

Nhận hàng

và

bảo quản

Chấp nhận

thanh

toán

Chi tiền

thanh

toán

Lập

báo cáo

Theo dõi

Thanh toán

Mua hàng

Hình 1.4. Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng

• Chu trình chuyển đổi: Nếu như việc tổ chức các chu trình doanh thu và chu trình cung ứng hầu như giống nhau trong mọi doanh nghiệp, chu trình chuyển đổi thường được tổ chức khác nhau giữa các doanh nghiệp hoạt động trên các lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác nhau. Chu trình này có thể được xem là cầu nối giữa chu trình cung ứng và chu trình doanh thu.Chức năng trung tâm của HTTTKT trong chu trình chuyển đổi là hạch toán chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán chi phí trong doanh nghiệp thương mại tập hợp tất cả chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa: chi phí giá vốn hàng bán, chi phí lương nhân viên, khấu hao TSCĐ,…Trong doanh nghiệp sản xuất, chức năng cơ bản chu trình chuyển đổi là kết hợp một cách tối ưu nhất các yếu tố đầu vào như nguyên vật liệu, lao động và máy móc thiết bị để sản xuất ra sản phẩm phục vụ quá trình tiêu thụ. Hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc kiểm soát chi phí và xác định giá vốn hàng bán là nội dung quan trọng của HTTTKT trong chu trình chuyển đổi.

Đơn đặt hàng

Dự báo tiêu thụ

Lập lệnh bán hàng

Hoá đơn mua hàng

Thiết kế sản phẩm

Lập kế hoạch NVL

Lập kế hoạch SX

Khoản phải trả

Mua hàng

Hạch toán CPSX

Kiểm soát

Nhận hàng

Đơn đặt mua hàng

Hoạt động

sản xuất

Đặt nguyên vật liệu

Đơn đặt hàng

Lệnh bán hàng

Nhập kho

Nhập kho

Kiểm soát HTK

Lập hoá đơn

Vận chuyển

Bảo trì

Giao SP cho KH

Xuất kho để sử dụng

Các khoản phải thu

Hình 1.5. Mối quan hệ giữa các chức năng trong chu trình chuyển đổi

• Chu trình tài chính: bao gồm tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc huy động vốn và sử dụng vốn một cách hiệu quả. HTTTKT trong chu trình tài chính có nhiệm vụ ghi nhận tất cả các hoạt động liên quan đến việc huy động, cũng như theo dõi nhằm cung cấp các thông tin về tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ và sử dụng hiệu quả tài sản của doanh nghiệp. Chu trình tài chính bao gồm các hoạt động còn lại trong doanh nghiệp, đó là hoạt động huy động vốn, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản cố định và hệ thống kế toán tổng hợp – lập báo cáo tài chính.

Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quản lý trong từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT. Bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công việc nhằm hoàn thành trọng vẹn chức năng của chu trình. Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản hổi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình hình và tiến triển của công việc cũng như những vấn đề nảy sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lý về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công tác.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận cơ bản về hệ

thống thông tin kế toán, hệ thống ERP cũng như công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP. Từ đó, làm rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP vào hệ thống thông tin của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP phải hướng đến việc tổ chức dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và cung cấp thông tin kế theo quy trình trên cơ sở mối quan hệ thông tin giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung tại doanh nghiệp.

Việc nghiên cứu lý luận chung về công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP là cơ sở để tác giả tiếp tục tiến hành phân tích thực trạng cũng như đưa ra giải pháp trong việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ. Chính vì vậy, trong chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày tổ chức hệ thống thông tin kế toán có những thay đổi về quy trình và bộ máy kế toán khi chuyển đổi từ phần mềm kế toán đơn lẻ sang hệ thống ERP theo các chu trình.

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

Giới thiệu chung về công ty

Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ tiền thân là nhà máy cán thép Miền Trung thuộc Công ty Cổ Phần Kim Khí. Ngày 03/12/2008 nhà máy chuyển đổi mô hình kinh doanh và đổi tên thành Công ty Thép Miền Trung. Qua 9 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay Công ty đã phát triển về quy mô, chất lượng sản phẩm lẫn thị trường tiêu thụ. Từ dây chuyền công nghệ lạc hậu, công ty không ngừng cải tạo nâng cấp dây chuyền công nghệ và hợp tác toàn diện với các đối tác và cung cấp sản xuất thép trên toàn quốc

Năm 2011, thực hiện chủ trương của UBND Thành phố Đà Nẵng về việc di dời công ty đã chuyển địa điểm hoạt động từ KCN An Đồn về KCN Hòa Khánh theo yêu cầu của thành phố. Trước tình hình đó, HĐQT của công ty đã quyết định loại bỏ hoàn toàn dây chuyền cũ có năng suất thấp và công nghệ lạc hậu để đầu tư xây dựng mới hoàn toàn một dây chuyền cán thép có công nghệ tiên tiến với công suất lên đến 250.000 tấn/năm với tổng vốn đầu tư 250 tỷ đồng, sản xuất các chủng loại thép tròn trơn phi 6, phi 8 và thép thanh vằn D10-D32 phục vụ cho các công trình xây dựng theo các tiêu chuẩn quy định tại Việt Nam và các nước tiên tiến trên thế giới.

Ngày 15/08/2012 Công ty đổi tên thành Công ty Cổ Phần Sản xuất Thép Việt Mỹ. Tháng 9/2012 Công ty đã tiến hành chạy thử dây chuyền cán thép thanh.Vào cuối quý 4/2012, công ty đã đưa dây chuyền cán thép mới vào sản xuất, cho ra những sản phẩm thép đầu tiên cho khách hàng. Công ty cung cấp cho thị trường các loại thép thanh, thép cuộn với thương hiệu “VAS”, bao gồm các mác thép cuộn, CB300, CB400 và đặc biệt là doanh nghiệp đầu tiền tại miền Trung cung cấp mác thép CB500 từ năm 2016. Từ năm 2016, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ trở thành công ty con Công ty TNHH Thép An Hưng Tường. Công ty TNHH Thép An Hưng Tường được thành lập từ năm 1997, trụ sở đặt tại Bình Dương. Công ty TNHH Thép An Hưng Tường đã phát triển và lớn mạnh không ngừng, với đội ngũ cán bộ kỹ thuật không ngừng lớn mạnh và có chiều sâu, máy móc thiết bị liên tục được cải tiến, đầu tư mới với trình độ công nghệ hiện đại, tổng công suất sản xuất phôi thép của công ty đã đạt 500.000 tấn/năm, công suất cán thép đạt 250.000 tấn/năm. Ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ hiểu được việc tạo ra một thanh thép tốt được làm nên từ nền tảng phôi thép chất lượng, giá trị phát triển bền vững bắt nguồn từ trong TÂM, cùng với đội ngũ trẻ, tâm huyết, sáng tạo, công ty được đào tạo bài bản và chuyên sâu cùng với kinh nghiệm tích lũy được qua gần 20 năm trong ngành đã tạo ra một nền tảng VỮNG VÀNG NHƯ TÂM THÉP làm nên sự khác biệt. Công ty nhiều năm liền được tặng bằng khen về Công ty sản xuất thép đạt tiêu chuẩn “Xanh – Sạch – Đẹp” và là nhà máy sản xuất Thép đạt chứng nhận “Nhà máy Công viên”. Ý thức được tiết kiệm năng lượng để góp phần bảo đảm an ninh năng lượng quốc gia, phục vụ quá trình phát triển kinh tế – xã hội một cách bền vững, Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ là đơn vị đầu tiên trong ngành thép sử dụng năng lượng mặt trời thay thế cho những nguồn năng lượng tốn kém và gây hại môi trường nhằm hướng đến việc phát triển một nền công nghiệp nặng theo hướng thân thiện, tiết kiệm và hiệu quả. Sử dụng năng lượng mặt trời – một giải pháp tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường cũng là định hướng trong sự phát triển của công ty. Kiên định với triết lý kinh doanh nhân văn, công ty luôn đề cao chữ tín, tạo ra giá trị thật nhằm mang lại lộc trong thép cho khách hàng. Bằng khát vọng tiên phong cùng chiến lược đầu tư – phát triển bền vững, xuyên suốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, VAS – Thép Việt Mỹ luôn hướng đến việc phát triển một nền công nghiệp nặng thân thiện với môi trường. Công ty luôn cân bằng lợi ích doanh nghiệp với lợi ích xã hội, đóng góp tích cực vào các hoạt động hướng về cộng đồng, thể hiện tinh thần trách nhiệm công dân và niềm tự hào dân tộc.

Tổ chức bộ máy công ty

Ban Kiểm soát

Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Phòng Kế hoạch – Kinh doanh

Phòng Nhân sự – Hành chính

Phòng Kế toán – Tài chính

Phòng Kỹ thuật – Chất lượng

Nhà máy cân

Tổ trưởng KCS

Tổ viên KCS

Phó Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Hội đồng

Quản trị

Trong đó:

Quan hệ chỉ đạo:

Quan hệ chất lượng:

Quan hệ phối hợp:

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Tổ chức bộ máy kế toán công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả

Kế toán bán hàng, nợ phải thu kiêm ngân hàng

Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ

Kế toán tổng hợp

Hình 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Quan hệ trực tuyến :

Quan hệ phối hợp :

Phòng Kế toán – Tài chính có chức năng tham mưu cho Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về các lĩnh vực công tác tài chính và kế toán, thực hiện các chế độ về kế toán tài chính doanh nghiệp theo quy định Pháp luật và điều lệ công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán của công ty có năm nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình.

THỰC TẾ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

Quá trình triển khai thực hiện ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

Trước khi triển khai hệ thống ERP, Công ty sử dụng phần mềm kế toán Effect từ năm 2010. Phần mềm Effect được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ cho bộ phận kế toán trong việc nhập liệu, tổng hợp các số liệu, thực hiện nhanh chóng các sổ sách, báo cáo kế toán khi cần thiết. Bộ phận kinh doanh chỉ sử dụng phần mềm Effect để làm lệnh xuất hàng và theo dõi được các số liệu về hàng tồn kho, công nợ khách hàng. Ngoài ra, bộ phận vật tư thực hiện các lệnh xuất vật tư trên phần mềm. Với các tính năng còn hạn chế của phần mềm Effect và những lợi ích của phần mềm ERP mang lại, cùng với việc chuyển đổi thành công ty con của Công ty TNHH Thép An Hưng Tường, ban lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ đã quyết định ứng dụng hệ thống ERP từ năm 2017.

Quá trình triển khai thực hiện ứng dụng hệ thống SAP ERP tại Công ty CP SX Thép Việt Mỹ được chia thành 5 giai đoạn:

• Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn,… để dự án được hoàn tất. Xác định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Bên cạnh đó, giai đoạn này còn thực hiện tìm hiểu quy trình nghiệp vụ và Master data của Công ty.

• Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai dự án ERP. Đây là tiến trình xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai bằng việc xây dựng giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai và phù hợp với Công ty, xây dựng biểu mẫu thu thập Master data.

• Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống

Đây là giai đoạn triển khai giải pháp đã thống nhất đến các bộ phận phòng ban để ánh xạ nghiệp vụ thực tế vào quy trình đã thống nhất. Đồng thời đào tạo người dùng chính, thực hiện phân quyền cho người sử dụng truy cập vào hệ thống SAP và lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu.

• Giai đoạn 4: Chuẩn bị vận hành hệ thống

Doanh nghiệp sẽ bước vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, kết quả của giai đoạn này quyết định rất lớn đến sự thành bại của ý tưởng. Đây còn là giai đoạn chuyển đổi Master data và số dư từ kỳ trước, chuẩn bị cho giai đoạn vận hành chính thức hệ thống.

– Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ

Thực hiện vận hành và hỗ trợ quyết toán tháng đầu tiên. Nếu những thử nghiệm ban đầu và tiến hành triển khai thành công, doanh nghiệp sẽ đưa phần mềm vào chạy thực tế và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn thể hiện những kết quả trong quá trình hoạt động, từ đó tìm cách khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hướng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại.

Các phân hệ trong hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ

Trong hệ thống SAP ERP có nhiều phân hệ như phân hệ SD, FI, CO, MM, PP,…

Hình 2.3. Các phân hệ trong hệ thống SAP ERP

Công ty CP SX Thép Việt Mỹ chỉ chọn các phân hệ chính sau của hệ thống SAP ERP:

• Quản lý bán hàng (SD-Sale Distribution): cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng
• Quản lý mua hàng và kho (MM-Material Management): gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp. Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép công ty quản lí các yêu cầu mau sắm toàn công ty, công tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp.
• Quản lý sản xuất (PP-Production Planning): giúp tối ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối cùng. SAP ERP hỗ trợ môi trường sản xuất, giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn.
• Kế toán tài chính (FI-Financials): cung cấp cho công ty toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính và cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động. Công ty có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Các phân hệ chính của FI là General Legder, Account Receipables, Account Payables, Assets…
• Kế toán quản trị (CO-Controlling)
• Quản lý hàng hóa thành phầm bảng mã vạch (Barcode) tích hợp SAP
• Web đặt hàng tích hợp SAP

Với các chức năng của mình, hệ thống SAP ERP đã hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh nói chung cũng như công tác kế toán nói riêng tại công ty CP SX Thép Việt Mỹ. Hệ thống ERP mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Nó tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các nhân viên trong phòng ban và giữa các phòng ban với nhau, từ đó giúp cho nhân viên thực hiện trong từng phân hệ có đầy đủ các thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình. Đối với bộ phận kế toán tài chính, giảm bớt được khối lượng công việc hạch toán nhờ dữ liệu được cung cấp từ các phân hệ có liên quan và chất lượng thông tin được đảm bảo do trải qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt. Các báo cáo của bộ phận kế toán trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau.

TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

Những thay đổi về tổ chức thông tin kế toán

a. Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán được xem là “xương sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng. Do vậy hệ thống tài khoản kế toán cần được xây dựng phù hợp với đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, cũng như phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau. Do đó khi ứng dụng ERP, xuất phát từ nhu cầu và khả năng đáp ứng được thông tin, ngoài hệ thống tài khoản công ty vẫn áp dụng theo Thông Tư 200/2014/TT-BTC, công ty cũng xây dựng thêm các tài khoản chi tiết hơn với nhiều chiều thông tin phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch toán chi tiết tại công ty. Trước đây, khi phát sinh thêm các khoản mục quản lý, nhân viên kế toán thường mở thêm tiểu khoản chi tiết để theo dõi. Điều này sẽ gây bất lợi cho việc quản lý khi muốn theo dõi phát sinh theo những góc nhìn khác. Tuy nhiên, cấu trúc một tài khoản trong hệ thống ERP không chỉ bao gồm các phân đoạn dành cho tài khoản được Bộ Tài chính quy định, mà còn nhiều phân đoạn khác như lĩnh vực kinh doanh, đơn vị kinh doanh, vùng địa lý hoạt động… tùy vào nhu cầu quản lý của đơn vị. Đơn vị có thể định nghĩa bao nhiều phân đoạn tùy vào nhu cầu quản lý của mình. Khi triển khai hệ thống ERP, công ty đã coi các đơn vị này như các đơn vị hạch toán độc lập và thay vì việc mở tiểu khoản chi tiết, tạo phân đoạn quy định mã đơn vị hạch toán để kiểm soát. Hệ thống kế toán tại công ty đã góp phần ghi nhận, phản ánh thường xuyên liên tục về tình hình biến động tài sản và nguồn vốn cũng như ghi nhận các khoản chi phí, doanh thu phát sinh. Việc xây dựng tài khoản chi tiết giúp kế toán có thể quản lý và theo dõi chặt chẽ tình hình sử dụng các nguồn lực tại từng bộ phận cụ thể. Tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, mỗi tài khoản gồm 10 ký số, trong đó 4 ký tự đầu là số hiệu tài khoản và 6 ký tự sau là các tiểu khoản do đơn vị tự mở để quản lý, chi tiết như bảng 2.1:

Bảng 2.1. Cấu trúc hệ thống tài khoản tại Công ty CPSX Thép Việt Mỹ

Đặc biệt, đối với hệ thống SAP chuẩn thì không có tài khoản 911 – Xác định kết quả hoạt động kinh doanh, có nghĩa là hàng tháng sẽ không có bút toán kết chuyển từ TK đầu 5,6,7,8 (Tài khoản P/L – Profit and Loss) sang tài khoản 911 và cũng không có bút toán hạch toán 911 với tài khoản 4212. Đối với báo cáo Bảng cân đối số phát sinh thì các tài khoản đầu 5,6,7,8 vẫn tồn tại số dư vào cuối tháng, cuối năm; tài khoản 911 không có số liệu liệu phát sinh; tài khoản 4212 sẽ không có số liệu phát sinh đối với tài khoản 911. Đối với Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh thì phần lợi nhuận được tính toán dựa trên số liệu của các tài khoản đầu 5,6,7,8.

b. Tài khoản trung gian

Tài khoản trung gian là khái niệm rất thường gặp trong khi triển khai ERP. Hệ thống ERP áp dụng tài khoản trung gian để kết nối số liệu giữa các phân hệ, nhằm đảm bảo tính quy trình của hệ thống. Việc thực hiện hạch toán qua tài khoản trung gian có thể sẽ làm tăng khối lượng công việc của kế toán viên lên, bù lại, các báo cáo quản lý lại có số liệu hết sức chi tiết. Đây là một điểm khác biệt rất lớn so với cách hạch toán kế toán truyền thống, tuy nhiên trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của Công ty không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán truyền thống, nhân viên kế toán có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của kế toán Việt Nam và xem đó là các tài khoản trung gian. Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của Công ty và Kế toán trưởng có thể dựa vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa.

Bảng 2.2. Các nhóm TK trung gian mà công ty sử dụng

Dưới đây là một minh họa về việc sử dụng tài khoản trung gian trong hạch toán kế toán. Tài khoản trung gian được sử dụng ở đây là tài khoản 3319: Ví dụ: Định khoản cho trường hợp khi hạch toán hoàn ứng nhưng hóa đơn chưa về 🡪 hạch toán qua tài khoản trung gian để kiểm soát tình trạng hóa đơn gốc.

• Khi hạch toán hoàn ứng (căn cứ theo hóa đơn) 🡪lưu ý ghi nhận thuế để kê khai trong kỳ hạch toán.

Nợ TK 6*,

Nợ TK 133*

Có TK 3319

• Khi nhận hóa đơn gốc về

Nợ TK 3319

Có TK 141 (nhân viên)

c. Phương thức hạch toán

Trong hệ thống SAP ERP, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin từ bộ phận chức năng khác. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận thanh toán… nhưng việc định khoản kế toán bao giờ cũng diễn ra sau cùng của quá trình thực hiện giao dịch đó. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, người ta có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, cùng với đó các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ được mặc định trong hệ thống để trợ giúp người dùng. Hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.Đồng thời, tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng.

Các báo cáo của bộ phận kế toán trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Các module của SAP ERP phục vụ cho các phòng ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp, các báo cáo tài chính và quản trị được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.

Tất cả các phân hệ của SAP ERP đều tiến hành hạch toán tự động, ngoại trừ phân hệ kế toán Sổ cái (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường. Bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt ngay trên hệ thống vì thế những sai sót về định khoản là hầu như không xảy ra.

d. Phương thức chữa sổ kế toán

Khác biệt với phần mềm Effect khi việc sửa bất kỳ một giao dịch nào trên hệ thống đều thực hiện được nếu mở kỳ và không để lại dấu vết nào. Nhược điểm này đã không còn từ khi ứng dụng hệ thống ERP, mọi sai sót đều để bị kiểm soát và chỉ có thể sửa lại bằng cách thực hiện bút toán đảo.

Hệ thống cung cấp chi tiết quy trình thực hiện khi chữa sổ kế toán. Dưới đây là quy trình chữa chứng từ mà công ty đang áp dụng:

+ Quy trình điều chỉnh chứng từ được xây dựng để xử lý trong trường hợp chứng từ phân hệ GL, CM, AR, AP, AA sai về định khoản, số tiền, ngày hạch toán,…

+ Khi áp dụng hệ thống việc chỉnh sửa chứng từ phải tuân thủ quy trình vì hệ thống SAP không cho phép chỉnh sửa trực tiếp các giá trị hạch toán trên chứng từ gốc.

+ Chứng từ đã hạch toán trên hệ thống (posted) thì chỉ được phép chỉnh sửa các thông tin diễn giải, số hóa đơn, assigment,… Các thông tin như tài khoản, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, nhà cung cấp, khách hàng không được chỉnh sửa.

+ Chứng từ đã thực hiện liên kết với chứng từ khác, ví dụ: hóa đơn đã được thanh toán, chứng từ thanh toán cho hóa đơn, chứng từ đã được cấn trừ, muốn hủy chứng từ thì phải cắt đứt mối liên kết giữa các chứng từ với sau trước khi hủy.

Hình 2.4. Quy trình điều chỉnh chứng từ

e. Khả năng truy xuất nguồn gốc

Khả năng truy xuất nguồn gốc trong hệ thống ERP cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục tại bất kỳ màn hình nào để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã được hạch toán như thế nào. Chức năng này giúp người dùng dễ dàng có được các chi tiết mong muốn của một bút toán mà không cần phải tốn thời gian để truy xuất bút toán đó từ màn hình tìm kiếm chuẩn.

f. Hệ thống sổ sách và báo cáo

Trong phần mềm kế toán truyền thống, các báo cáo được thiết kế theo .orm mẫu có sẵn, vì vậy khi nhân viên kế toán cần lập một báo cáo có nội dung khác thì sẽ không thực hiện được. Còn trong hệ thống ERP có các công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng với các thông tin mong muốn để lên mẫu báo cáo, điều này tạo nên rất nhiều thuận lợi cho người thực hiện.

Bên cạnh các báo cáo chuẩn của hệ thống SAP ERP, đơn vị triển khai Citek còn phát triển thêm các báo cáo để phục vụ cho nhu cầu của Công ty. Bảng 2.2 dưới đây là một số các danh sách báo cáo chuẩn và báo cáo phát triển công ty đang sử dụng:

Bảng 2.3. Một số danh sách báo cáo chuẩn và báo cáo phát triển của Công ty CP SX Thép Việt Mỹ

Những thay đổi trong tổ chức thông tin kế toán theo chu trình

a. Chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu có những thay đổi đáng kể về mặt quy trình so với trước đây. Trong quá trình bán hàng-thu tiền khi ứng dụng phần mềm cũ, bộ phận kinh doanh thực hiện các chức năng nhận đơn đặt hàng, kiểm tra công nợ và tồn kho, lập lệnh bán hàng, chuẩn bị hàng và giao hàng. Bộ phận kế toán phụ trách lập hóa đơn, thu tiền, theo dõi khoản phải thu và ghi sổ, lập báo cáo. Các thông tin đều được cập nhật và lưu trữ theo từng bộ phận riêng lẻ như thủ kho theo dõi riêng lượng hàng xuất ra hàng ngày, sau đó hàng tháng đối chiếu lượng hàng xuất với nhân viên kinh doanh và sản lượng tồn kho với kế toán kho. Một số dữ liệu được lưu trữ thủ công bằng các file bằng Excel, cơ sở dữ liệu trùng lắp, chồng chéo với nhau, thông tin dư thừa, không đồng bộ, dễ sai sót, chưa tích hợp. Trên phần mềm Effect, các tập tin danh mục khách hàng thiếu trường “hạn mức tín dụng”,..hay danh mục hàng hóa thiếu trường “số lượng tồn kho tối thiểu”, “số lượng tồn kho tối ưu”. Việc kiểm soát tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu của công ty còn thủ công, Điều này, dẫn đến các rủi ro như: Rủi ro về chấp nhận đơn đặt hàng vượt quá hạn mức tín dụng; Rủi ro bán hàng không đúng giá,… Những nhược điểm này được khắc phục hầu hết kể từ khi doanh nghiệp ứng dụng ERP. Hiện tại trong hệ thống ERP, phân hệ SD thuộc phòng kinh doanh là bộ phận thực hiện từ khâu lập đơn hàng đến bước ghi nhận doanh thu, giá vốn và xuất hóa đơn gửi khách hàng. Các hoạt động duyệt hạn mức tín dụng, duyệt đơn hàng, lập biên bản giao nhận hàng hay xác nhận số lượng xuất hóa đơn đều được hệ thống thực hiện tự động, nhân viên kinh doanh không cần phải tính tay, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót. Trong chu trình này, kế toán chỉ thực hiện thu tiền và theo dõi công nợ.

Về phương diện xét duyệt chứng từ, chu trình có một vài thay đổi phù hợp với hệ thống. Trước đây giá của từng mặt hàng do nhân viên kinh doanh quản lý, xác nhận và có sự kiểm soát của Trưởng phòng kế hoạch-kinh doanh và Lãnh đạo công ty bằng cách ký duyệt trên Đơn đặt hàng của khách hàng. Kế toán dựa trên chứng từ này để nhập giá khi xuất hóa đơn GTGT trên phần mềm Effect. Khi ứng dụng ERP, Khi nhân viên bán hàng nhập xong dữ liệu đơn đặt hàng, thì dữ liệu đơn đặt hàng sẽ lưu vào dữ liệu đặt hàng. Dữ liệu đặt hàng của khách hàng sẽ được liệt kê ở trạng thái chờ duyệt. Trưởng phòng kinh doanh truy cập vào hệ thống, kiểm tra đơn đặt hàng do nhân viên bán hàng chuyển đến, đối chiếu với dữ liệu đặt hàng tiến hành phê duyệt đơn hàng. Lúc này, tình trạng đơn đặt hàng ở trạng thái được duyệt, thì nhân viên bán hàng mới in được lệnh bán hàng.Lúc này, đơn đặt hàng của khách hàng chỉ cần có chữ ký xác nhận giá của Trưởng phòng kinh doanh. Quy trình mới thay đổi phương thức xét duyệt chứng từ và rút bớt quy trình nhập liệu, giúp nhân viên kinh doanh tiết kiệm thời gian hơn trong việc thu thập đủ chữ ký xét duyệt và nhập liệu.

Hình 2.5. Quy trình bán hàng

Trong chu trình này, chức năng kiểm tra tín dụng của khách hàng được chú trọng hơn nhờ các hoạt động hỗ trợ của hệ thống. Quản lý hạn mức tín dụng cho phép công ty giảm thiểu hóa rủi ro bằng cách xác định những hạn mức tín dụng cụ thể cho khách hàng, giúp công ty có thể nắm được tình hình tín dụng của khách hàng, thiết lập cảnh báo sớm, và linh hoạt trong việc ra quyết định liên quan tới hạn mức tín dụng. Mỗi khách hàng sẽ có một hạn mức tín dụng khác nhau do ban lãnh đạo phê duyệt tùy thuộc vào cấp bậc, bảo lãnh thanh toán, tín chấp của khách hàng.

Hình 2.6. Tình trạng hạn mức của khách hàng

Nếu đơn hàng bị hệ thống ERP chặn lại do lần bán chịu này sẽ làm tổng mức nợ của khách hàng lớn hơn hạn mức tín dụng cho phép, nhân viên kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán bớt nợ cũ trước khi thực hiện đơn hàng mới. Khi khách hàng chuyển tiền, kế toán ngân hàng phải nhập liệu nhanh chóng vào hệ thống để đơn hàng không vi phạm tín dụng, nhân viên kinh doanh tiếp tục được quy trình bán hàng.

Hình 2.7. Hệ thống tự động kiểm tra hạn mức tín dụng và thông báo

hạn mức bị vượt

Có thể nhận thấy trong khâu này bộ phận kế toán và bộ phận bán hàng phải phối hợp chặt chẽ với nhau. Biến động về tình hình công nợ của từng khách hàng phải được kế toán cập nhật kịp thời để cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và chính xác giúp bộ phận bán hàng xử lý đơn đặt hàng.

Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải kiểm tra lượng hàng tồn kho. Thông thường, công ty luôn duy trì một mức tồn kho nhất định để đảm bảo an toàn cho việc tiêu thụ. Tuy nhiên, tại những thời điểm vào mùa xây dựng, thép tăng giá thì có một số sản phẩm lượng hàng tồn kho không còn, công ty phải vừa sản xuất vừa bán hàng. Lúc này, sau mỗi ca sản xuất thép, nhân viên thống kê nhà máy phải nhập kịp thời sản lượng thành phẩm vào hệ thống ERP. Nếu dữ liệu chưa được ghi nhận, hàng tồn kho thép trên hệ thống không đủ số lượng để bán, hệ thống sẽ chặn việc xuất kho và thủ kho không thể in Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận để hoàn tất việc xuất hàng mặc dù trên thực tế lượng hàng đã được sản xuất kịp thời.

Đây cũng là một trong những đặc điểm của hệ thống SAP ERP với tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên khi có một bút toán được cập nhật một lần sẽ ảnh hưởng đến nhiều dữ liệu trong toàn bộ hệ thống. Do vậy, yêu cầu về nghiệp vụ của từng nhân viên trong các phòng ban phải tuyệt đối chính xác. Bởi vì nếu sai, sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phân hệ khác trong hệ thống. Khi ứng dụng ERP, các nhân viên phải nhập liệu kịp thời và chính xác để ban lãnh đạo có thể xem báo cáo chính xác tại mọi thời điểm. Việc thực hiện theo quy trình là bắt buộc đối với nhân viên thực hiện, bởi vì việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. Do vậy, nếu nhân viên thực hiện chậm một trong các công đoạn của một quy trình nào đó, chức năng kiểm soát của hệ thống sẽ không còn ý nghĩa.

Sau khi giao hàng hoàn tất, lệnh bán hàng được chuyển về lại phòng kinh doanh cùng với phiếu cân, phiếu xuất kho và đơn đặt hàng. Nhân viên lập hóa đơn truy cập vào chương trình đối chiếu dữ liệu trong hệ thống với số liệu trên phiếu giao hàng, lệnh bán hàng, đơn đặt hàng của khách hàng cùng với dữ liệu giá bán nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu. Nếu khớp số liệu, nhập số hóa đơn, ngày hóa đơn, chọn mã nghiệp vụ, chương trình sẽ tự động định khoản các tài khoản doanh thu và giá vốn có liên quan, tiến hành in hóa đơn GTGT. Nếu sai, nhân viên lập hóa đơn thông báo với nhân viên bán hàng hiệu chỉnh lại dữ liệu.

Các báo cáo trên hệ thống ERP giúp việc kiểm soát và thực hiên các hoạt động trong chu trình này được tối ưu hơn. Không chỉ giới hạn các chỉ tiêu tài khoản, số tiền, lượng như trong Sổ chi tiết công nợ của phần mềm Effect, ERP cung cấp báo cáo chuẩn chi tiết công nợ khách hàng FBL5N với nhiều thời điểm mong muốn như xem chi tiết các khoản công nợ chưa thu tiền, các khoản công nợ đã thanh toán hay tất cả các giao dịch trong khoảng thời gian. Hơn nữa, người dùng còn có thể xem được thời hạn thanh toán, số ngày quá hạn của hóa đơn ,… giúp cho việc theo dõi công nợ được cụ thể và chi tiết hơn, tăng cường khả năng kiểm soát công nợ quá hạn. Báo cáo ZRSD03 giúp nhân viên kinh doanh có thể xem được các đơn hàng nào đã xuất kho nhưng chưa ra hóa đơn hàng ngày, tránh tình trạng ghi nhận thiếu doanh thu.

Hình 2.8. Báo cáo chuẩn công nợ khách hàng FBL5N

1. Chu trình cung ứng

Với ERP, Ban lãnh đạo công ty mong muốn phân hệ quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn giá trị hàng tồn kho của mình cũng như tăng vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn.Trước đây, khi có nhu cầu vật tư, các bộ phận có nhu cầu lập tờ trình hoặc yêu cầu mua hàng gửi về phòng cung ứng. Bộ phận có nhu cầu làm giấy đề xuất mua hàng bằng giấy, trong đó ghi rõ về chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thẩm quyển phê duyệt. Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng cần phải cung ứng, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn mua hàng, thu thập báo giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo các tiêu thức chủ yếu như giá cả, chất lượng hàng hóa và sự tin cậy lẫn nhau. Sau khi đổi mới, quy trình nhận biết nhu cầu vật tư và đặt hàng không thay đổi đáng kể. Cũng như trước đây, quy trình mua hàng trong ERP cũng bắt đầu bằng một đề nghị mua hàng với chứng từ là Purchase Request được tạo và duyệt trên hệ thống theo quy trình sau:

Hình 2.9. Quy trình yêu cầu mua hàng

Căn cứ vào yêu cầu mua hàng được duyệt trên hệ thống cùng với báo giá hoặc hợp đồng mua hàng có chữ ký phê duyệt của lãnh đạo, bộ phận mua hàng thực hiện lập đơn đặt hàng hay còn gọi là Purchase Order trên hệ thống. Đây là sự khác biệt lớn so với hệ thống cũ, sau quá trình sử dụng PR và PO, các nhân viên trong công ty đã tiết kiệm nhiều thời gian so với trước. Đơn mua hàng giúp giảm đáng kể thời gian, giúp bộ phận mua hàng tự động tập hợp danh sách vật liệu, hàng hóa cần mua. Với SAP ERP, khi tạo đơn mua hàng, bộ phận đề nghị vừa có thể quản lý nhu cầu nguyên vật liệu, vừa giảm thiểu thao tác cho bộ phận mua hàng bằng việc đơn giản sao chép tự động PR thành PO với các thông tin được giữ nguyên vẹn, tự động tạo một đơn mua hàng bằng cách cập nhật chi tiết từ đơn đặt hàng. Quy trình được thực hiện hoàn toàn tự động: PO có thể được liên kết với Goods Receipt PO, sau đó tiếp tục liên kết với hóa đơn phải trả. Việc tự động hóa như vậy giúp thông tin được duy trì liên tục xuyên suốt quy trình mua hàng, nhân viên sẽ không bao giờ phải nhập cùng một thông tin đến hai lần. Tuy nhiên, hiên nay bộ phận vật tư vẫn còn tình trạng làm tắt quy trình. Theo thói quen hoặc trong những điều kiện cần gấp của bộ phận sản xuất, khi mua sắm, nhân viên vật tư thường nhận hàng trước và lập đơn hàng sau, thậm chí có khi hàng nhận về kho rồi, đã đưa vào trong sản xuất nhưng Đơn hàng thì chưa lập. Tình huống này dẫn đến việc đơn vị không thể quản lý được việc mua sắm và hàng tồn kho của các loại vật tư và đương nhiên máy tính cũng không kiểm soát được quy trình như thế.

Khó khăn trước đây là công ty chưa thể nắm bắt được thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác và tức thời. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến khó khăn này, trong đó nguyên nhân chính là việc ghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời. Thông thường quy trình trước đây là để kiểm soát hàng nhập kho, công ty phải chờ đến khi có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã vào kho và đã có thể đã xuất đi vào trong sản xuất. Đây là cách quản lý thủ công trước đây khi chưa có các hệ thống quản lý ERP hỗ trợ. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác và tức thời ảnh hưởng đến rất nhiều công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hóa, vật tư từ nơi này qua nơi khác tránh nơi cần thì thiếu mà nơi không cần thì thừa. Tất cả những điều đó dẫn đến công ty không thể chủ động trong sản xuất kinh doanh, hoặc nắm bắt kịp thời cơ hội kinh doanh của mình.Với hệ thống ERP, dữ liệu được nhập nhanh chóng khi thủ kho phải nhập hàng vào kho dù có hay chưa có hóa đơn khi mua hàng về. Với hoạt động này, ban lãnh đạo công ty có thể xem báo cáo tồn kho nguyên vật liệu với số liệu chính xác tại bất kỳ thời điểm nào, giúp tiết kiệm thời gian khi không cần yêu cầu báo cáo từ kế toán như trước đây. Hệ thống hỗ trợ cho nhân viên nhập liệu bằng cách hạch toán tự động các tài khoản tồn kho tương ứng với loại vật tư nhân viên chọn.

Bảng 2.4. Quy định tài khoản hạch toán kho

Khi có đầy đủ chứng từ, bộ phận vật tư sẽ tự hạch toán hóa đơn GTGT của nhà cung cấp này vào hệ thống ERP, bao gồm các thông tin trên hóa đơn và định khoản kế toán được lấy tự động từ đơn mua hàng tạo trên hệ thống trước đó. Tuy nhiên, nhân viên vật tư không có chuyên môn về kế toán nên việc hạch toán này sẽ lưu dưới dạng “Park”- lưu tạm thời để hạn chế sai sót khi hạch toán. Giai đoạn cuối cùng, kế toán thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và chính xác các chứng từ từ bộ phận vật tư gửi đến và tiến hành “Post”- lưu chứng từ chính thức để ghi sổ kế toán. Quy trình này cũng được áp dụng trong các phòng ban khác, như khi nhập chi phí quản lý chung của phòng nhân sự hành chính, hay các chi phí marketing, tiếp khách của phòng kinh doanh,… Những thay đổi này giúp năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan.

Tương tự như các phân hệ khác trong ERP, quản lý kho hàng cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, khi nhân viên thao tác nhập xuất kho chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng. Yếu tố này cũng làm giảm tải cho kế toán. Khi xuất kho, thay vì kế toán dựa trên phiếu nhận vật tư của các bộ phận có nhu cầu và các chứng từ liên quan khác để thực hiện hạch toán xuất kho trên phần mềm thì nay, thủ kho thực hiện toàn bộ các giao dịch này. Tất cả các bước liên quan đến quy trình xuất kho sẽ do thủ kho chịu trách nhiệm. Trong môi trường ERP, bản chất của quy trình lưu chuyển chứng từ vẫn không thay đổi. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Tuy nhiên, quy trình này có những điểm đổi mới, tiết kiệm thời gian hạch toán và tăng vai trò kiểm soát của bộ phận kế toán sau khi ứng dụng ERP. Từ đó giảm dần vai trò truyền thống của kế toán, kế toán không còn tập trung vào hoạt động ghi chép, kết chuyển, tính toán dữ liệu mà chuyển sang vai trò phân tích dữ liệu, thông tin cũng như giám sát, kiểm soát thông qua sự hỗ trợ của hệ thống ERP.

1. Chu trình chuyển đổi

Chu trình chuyển đổi không thay đổi nhiều so với trước đây. Cũng như các chu trình khác, trước đây kế toán phải nhập toàn bộ số liệu về chi phí phôi, than, điện, thành phẩm,… được lấy từ nhân viên thống kê. Tuy nhiên, kể từ khi ứng dụng ERP, nhân viên thống kê của nhà máy sẽ nhập toàn bộ các dữ liệu này vào hệ thống, kế toán chỉ kiểm tra, xử lý dữ liệu.

Quản lý sản xuất đòi hỏi chương trình phải xác định được việc lập kế hoạch sản xuất, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu,… Để làm được điều này, bộ phận nhà máy cán cần phảinkhai báo định mức nguyên vật liệu (Bill of Material – BOM) và quy trình sản xuất (Routing). Không chỉ có khai báo về bảng định mức nguyên vật liệu, phân hệ quản lý sản xuất đồng thời phải khai báo được lịch sản xuất, năng lực sản xuất bao gồm các nguồn lực như nhân công, máy móc, công cụ sản xuất, thời gian, chi phí … Vì chính những thông số được khai báo ở đây là cơ sở để tính toán được các chỉ tiêu nói trên.

Hình 2.10. Quy trình thực hiện sản xuất

1. Chu trình tài chính

Hệ thống có chức năng mới là đóng mở các nhóm tài khoản vào cuối mỗi kỳ (tháng) kế toán. Đóng sổ cuối kỳ-tháng với quy luật: kỳ kho chỉ được mở trong hai tháng liên tiếp. Vì vậy, nếu có bất cứ sai sót nào liên quan đến giá thành phát hiện sau thời gian đóng mở kỳ này phải làm bút toán điều chỉnh vào kỳ khác chứ không thể sửa ngay trong kỳ đó và chạy lại giá thành như phần mềm Effect.

Hình 2.11. Đóng-mở ký kế toán

Một điểm mới của hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị là kế toán

quản trị được ban lãnh đạo chú trọng và phát triển hơn trước bằng việc tách biệt phân hệ kế toán quản trị và phân hệ kế toán tài chính để theo dõi và quản lý. Quy trình tổng thể của kế toán quản trị mô tả một cách tổng quan các bước kiểm soát, tập hợp và tính toán chi phí cuối kỳ. Phân hệ kế toán quản trị sẽ cung cấp báo cáo phân tích theo các chiều phân tích dựa trên các các chiều phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí hay theo các chỉ tiêu phân tích, ví dụ sẽ xem được báo cáo doanh thu bán hàng theo từng sản phẩm, theo vùng miền hay báo cáo chi phí theo từng phòng ban.

Cách tính giá thành của công ty khi sử dụng phần mềm Effect gọi là ‘tập hợp giá thành’ theo phương pháp bình quân cuối kỳ, tức là tổng kết từ phòng kế toán các khoản đầu vào trước đó đã được định khoản vào các tài khoản giá thành, cộng với một số phân bổ của chi phí gián tiếp như lương văn phòng, chi phí tiếp thị… và khi đó sẽ xác định được giá thành sản phẩm một cách hợp lý. Theo cách này, sẽ không thể tính toán được giá thành của từng đơn vị sản phẩm tại từng thời điểm bất kỳ trong tháng, không thể giúp ban lãnh đạo có được báo cáo giá thành tức thời để đưa ra ngay được chính sách giá, cũng như các lượng định về nguồn tiền có thể cần cho các tháng tới. Phần mềm ERP thể hiện một tư tưởng khác về quản lý và hoạch định giá thành, đó là quản lý theo giá thành kế hoạch, đơn vị chuyển sang tính giá thành bình quân thời điểm. Phân hệ sản xuất trong ERP cũng cần cho phép đơn vị khai báo và tính giá thành kế hoạch thông qua định mức nguyên vật liệu tại thời điểm trước khi sản xuất. Vào đầu kỳ, công ty phải chạy ước tính giá theo kỳ cho từng nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm. Giá được ước tính này được dùng làm cơ sở giá định mức của thành phẩm trong kỳ, và là giá giao dịch cho các hoạt động mua bán liên quan đến các mã hàng. Công ty chấp nhận có sự sai số tạm thời giữa giá thành ước tính so với thực tế vào cuối kỳ, sai số này sẽ được điều chỉnh bằng một bút toán điều chỉnh chênh lệch giữa chi phí tính theo đơn giá thực tế so với chi phí tính theo đơn giá định mức của đầu kỳ sau khi tập hợp đầy đủ chi phí sản xuất thực tế cho các lệnh.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Trong nội dung chương 2, tác giả đã trình bày thực tế tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, trong đó tập trung nghiên cứu về thực tế thông tin kế toán tại từng chi trình sau khi ứng dụng phần mềm ERP. Qua thực tế công tác ứng dụng ERP, phần mềm ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ bước đầu đạt được thành công nhất định và góp phần củng cố bộ máy quản lý cũng như khả năng cạnh tranh của Thép Việt Mỹ trên thương trường. Từng chu trình của công ty cũng đã có những sự thay đổi về quy trình, về nhân sự để thích ứng với quy trình chuẩn của hệ thống, phát huy được tối đa.

Tuy nhiên, hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị sau khi ứng dụng hệ thống ERP vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Từ đó, tác giả nhận thấy để phát huy tối đa hiệu quả của hệ thống phần mềm ERP cần thiết phải có các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại công ty cổ phần sản xuất thép Việt Mỹ trong thời tới. Do vậy, trong phần trình bày chương III, luận văn sẽ đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ nhằm giúp cho các hoạt động then chốt của công ty vận hành và thực hiện tốt nhất vai trò nhiệm vụ của mình.

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

Ưu điểm

Qua phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, có thể thấy công ty đã xây dựng được hệ thống thông tin kế toán theo đúng định hướng ERP. Hệ thống có sự liên kết số liệu giữa các phân hệ, đồng thời giảm thiểu được quy trình xử lý thủ công, hầu hết mọi nguồn thông tin và mọi công việc đều được xử lý thông qua hệ thống mạng máy tính. Bên cạnh đó, hệ thống chứng từ được lập đầy đủ tuân theo quy định hiện hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Công tác tổ chức đã đáp ứng được một phần yêu cầu về thông tin, giúp cho nhà quản lý có được các thông tin và số liệu cần thiết trong quá trình ra quyết định.

Qua khảo sát thực tế ở doanh nghiệp, luận văn đã rút ra một số lợi ích của hệ thống SAP ERP mang lại cho hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP SX Thép Việt Mỹ:

– Việc ứng dụng hệ thống SAP ERP đã làm tăng năng suất lao động của nhân viên, các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, chẳng hạn như khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho từ phân hệ quản lý kho, công nợ phải thu từ phân hệ bán hàng… thực hiện công việc ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ. Hệ thống ERP với chức năng hạch toán tự động giúp cho nhân viên trong công ty nói chung và bộ phận kế toán tài chính nói riêng giảm bớt những sai sót trong hạch toán. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Vai trò truyền thống của kế toán thay đổi, kế toán không còn tập trung vào hoạt động nhập dữ liệu, kết chuyển, tính toán dữ liệu mà chuyển sang vai trò phân tích dữ liệu, thông tin cũng như giám sát, kiểm soát thông qua sự hỗ trợ của hệ thống SAP.

– Thông tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục, cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức độ khác nhau: từ mức độ chi tiết cao đến mức độ chi tiết thấp. Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức, đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau với bất kỳ thời điểm nào. Hệ thống hỗ trợ tối đa khi có nhiều báo cáo chuẩn và báo cáo phát triển, tùy vào nhu cầu sử dụng linh hoạt của người dùng. Đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Điều này cũng là một trong những yếu tố giúp phát triển kế toán quản trị tại công ty. Nhân viên kế toán đã tiết kiệm thời gian hơn nhờ tiện ích này của hệ thống, không phải truy xuất các dữ liệu thô và thực hiện xử lý thủ công khi làm báo cáo. Các báo cáo phát triển của hệ thống cũng là một công cụ hữu ích do đơn vị triển khai cấu hình theo yêu cầu của Thép Việt Mỹ để xem các thông tin mong muốn. Các báo cáo này góp phần giúp người dùng kiểm soát và hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu.

– Mỗi quy trình của các phân hệ đều có hướng dẫn cụ thể và rõ ràng từng bước thực hiện, như quy trình quản lý giá bán-chiết khấu, quy trình tạo danh mục,…từ tài liệu của đơn vị triển khai giúp cho người sử dụng mới có thể nắm bắt và hiểu rõ quy trình, tránh các sai sót trong quá trình sử dụng.

– Phân chia trách nhiệm nhân viên rõ ràng, cụ thể: Trách nhiệm nhân viên trong từng bộ phận cũng như giữa các bộ phận với nhau được phân chia rõ ràng theo quy trình. Từ đó tránh được tình trạng kiêm nhiệm có thể gây ra những gian lận và việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các nhân viên, giữa các bộ phận khi có sai sót xảy ra. Chẳng hạn như khi nhân viên kinh doanh cần kiểm tra lượng hàng trong kho để xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nhưng số liệu lượng hàng tồn kho không chính xác dẫn đến việc không đủ hàng để giao cho khách, rõ ràng trách nhiệm này là do bộ phận kho.

– Hệ thống đang quản trị với các đơn vị trung tâm, đó là Trung tâm chi phí (Cost Center) và Trung tâm lợi nhuận (Profit Center), nhằm ghi nhận các chi phí và lợi nhuận một các tập trung, và dễ kiểm soát. Công ty coi các phòng ban như là trung tâm chi phí/lợi nhuận và chức năng này ngày càng được chú trọng. Đây là tiền đề doanh nghiệp ứng dụng kế toán trách nhiệm, được xem là một công cụ để đo lường về kết quả hoạt động của một bộ phận bất kỳ trong tổ chức, qua đó giúp các nhà quản trị kiểm soát và đánh giá trách nhiệm quản trị ở từng cấp quản trị khác nhau.

– Vì lý do chi phí, các phần mềm kế toán thông thường chỉ được cài đặt với số lượng máy tính nhất định. Nếu muốn truy cập vào phần mềm ở không gian khác, nhân viên chỉ có thể sử dụng ứng dụng Teamviewer để truy cập từ xa, gây bất tiện khi sử dụng. Phần mềm ERP với ưu điểm có thể cài đặt trên bất kỳ máy tính nào, cho phép nhân viên có thể truy cập chương trình mà không cần ngồi tại công ty. Sự khác biệt này của hệ thống SAP giúp cho nhân viên có thể sử dụng phần mềm ERP mọi nơi, giúp tăng năng suất lao động và tạo sự linh hoạt trong việc sử dụng.

– Các thủ tục kiểm soát tổ chức thông tin được chú trọng và nâng cao, nhằm thực hiện các mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định của nhà nước.

– Sau khi trở thành công ty con của Công ty TNHH Thép An Hưng Tường, việc hợp nhất báo cáo tài chính của công ty CP SX Thép Việt Mỹ lên đơn vị mẹ là vô cũng cần thiết và quan trọng. Hệ thống SAP ERP cung cấp các công cụ hỗ trợ người dùng thực hiện báo cáo hợp nhất này một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.

Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm trên, tổ chức thông tin kế toán trong ứng dụng SAP ERP tại công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:

– Trong giai đoạn đầu sử dụng phần mềm ERP, các nhân viên trong công ty còn lúng túng trong việc hiểu và sử dụng linh hoạt hệ thống. Hệ thống có nhiều Tcode với chức năng tương tự nhau, màn hình hạch toán tồn tại nhiều phần không cần nhập dữ liệu, dễ gây nhầm lẫn và sai sót cho người mới sử dụng chương trình. Nhân viên trong các phòng ban không biết về nghiệp vụ kế toán nên dễ xảy ra sai sót trong khi nhập liệu. Nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm nhiều vị trí. Hiện nay, kế toán tổng hợp đang kiêm nhiệm chức năng kế toán quản trị.

– Các bút toán chữa sổ trong hệ thống ERP trong giai đoạn này phát sinh rất nhiều, chưa có quy chế hạn chế và kiểm soát chúng.

– Với chi phí cao trong việc mua tài khoản sử dụng SAP, công ty sử dụng chung một tài khoản cho nhiều người trong cùng một phòng ban. Điều này tuy giúp tiết kiệm chi phí nhưng làm hạn chế việc kiểm soát trách nhiệm của người nhập liệu, gây khó khăn trong việc quy trách nhiệm với những sai sót phát sinh làm ảnh hưởng đến hệ thống.

– Hệ thống ERP hỗ trợ nhiều chức năng hữu ích khác, tuy nhiên hệ thống thông tin kế toán tại công ty chưa đáp ứng được đầy đủ yêu cầu để những quy trình đó thực hiện được trên hệ thống. Trong giai đoạn triển khai dự án, công ty đã định hướng dùng Barcode- trong việc xuất, nhập kho thành phẩm. Ngoài ra còn có chính sách tồn trữ của phân hệ quản lý kho. Hệ thống quản lý tồn kho sẽ cho phép người quản lý thiết lập các chính sách tồn trữ cho kho, cho các mặt hàng tồn kho. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho các vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; đến khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu thì hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Còn đối với nguyên liệu nhập khẩu chẳng hạn, giá trị lớn và thời gian mua hàng dài, có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu. Các chính sách tồn trữ giúp bảo đảm lượng hàng tồn kho phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh cũng như không để lượng tồn nhiều không cần thiết.

– Hạn chế của chu trình cung ứng hiện nay là việc mua vật tư chưa được thực hiện hợp lý. Hiện nay, vật tư được mua về theo yêu cầu của bộ phận có nhu cầu, chưa chú trọng đến số lượng vật tư còn tồn tại kho để xác định lượng vật tư cần mua. Vì thế, để đảm bảo việc mua vật tư được thực hiện đúng, đủ và kịp thời, bộ phận vật tư phải có sự phối hợp giữa nhân viên thu mua và thủ kho.Với đề nghị của bộ phận có nhu cầu, thủ kho phải kiểm tra lại lượng vật tư còn tồn trong kho tại thời điểm đó và đề xuất số lượng mua hợp lý. Với việc cập nhật kịp thời dữ liệu lên hệ thống ERP giúp hạn chế số lượng tồn kho vật tư vượt mức so với quy định.

ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN

– Kết nối chặt chẽ và có tính linh hoạt cao giữa phân hệ kế toán tài chính với các phân hệ còn lại bằng cách tăng cường chất lượng của các phân hệ trong tổng thể hệ thống ERP, đặc biệt là phân hệ kế toán tài chính. Như chúng ta đã biết, phân hệ kế toán là phân hệ quan trọng trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp. Thông tin do bộ phận kế toán tài chính cung cấp không chỉ giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời mà còn giúp doanh nghiệp củng cố lòng tin cho các nhà đầu tư, khách hàng, nhờ đó có điều kiện thiết lập, duy trì và phát triển các mối quan hệ kinh tế với nhiều tổ chức, cá nhân khác nhau. Một số biện pháp nhằm nâng cao tiện ích và chất lượng của phân hệ kế toán tài chính như: giải pháp về mặt công nghệ, giải pháp về chất lượng nhân viên trong phân hệ…Bên cạnh đó cần tạo sự kết nối chặt chẽ và tính linh hoạt cao giữa phân hệ kế toán tài chính với các phân hệ khác trong hệ thống bởi chúng có mối quan hệ gắn bó và hỗ trợ nhau cùng phát triển. Có thể nói phần lớn dữ liệu đầu vào của phân hệ kế toán tài chính là từ các phân hệ khác trong hệ thống bởi vì hạch toán kế toán là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Bên cạnh đó, các phân hệ khác trong hệ thống ERP ít nhiều gì khi thực hiện các chức năng của mình đều sử dụng những thông tin do phân hệ kế toán tài chính cung cấp. Điều này không chỉ giúp cho bộ phận kế toán tài chính thực hiện tốt chức năng của mình mà còn giúp cho công việc của các phân hệ còn lại trong hệ thống hoạt động một cách hiệu quả và trơn tru hơn, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng tốt hơn.

• Nâng cao khả năng cảnh báo và tính bảo mật của hệ thống. Vì ERP tích hợp tất cả các phân hệ trong hệ thống và sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên việc bảo mật hệ thống là rất quan trọng. Khi hệ thống bị xâm nhập một cách bất hợp pháp dù là nhỏ nhất cũng có thể gây ra những hậu quả to lớn, gây xáo trộn hoạt động của công ty, đôi khi là ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Mỗi người dùng ERP luôn phải có ý thức phòng ngừa các trường hợp tác động xấu đến dữ liệu. Bên cạnh đó, với vai trò của mình, việc nâng cao khả năng cảnh báo của hệ thống SAP là một việc rất cần thiết, từ đó giúp cho nhân viên giảm thiểu được những sai sót trong công việc của mình. Hiện nay, hệ thống đang hỗ trợ người dùng cảnh báo về thời gian nhập liệu, cảnh báo về việc nhập thiếu các tiêu chí trong dòng tiền để đưa lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ một cách chính xác.
• Thay đổi văn hóa doanh nghiệp và tư duy của nhân viên. Ngày nay, ERP là một giải pháp công nghệ quản lý mới được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành và quản lý, nó cho phép nhà quản lý có thể khai thác thông tin từ nhiều bộ phận khác nhau một cách kịp thời và đáng tin cậy, từ đó đưa ra các quyết định phù hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, tùy theo điều kiện và khả năng của doanh nghiệp mà có thể cùng một giải pháp ERP nhưng khi ứng dụng vào doanh nghiệp mang lại những lợi ích khác nhau. Điều này phụ thuộc vào sự thay đổi tư duy trong quản lý nhằm thích ứng với môi trường của hệ thống mới. Đây là một thách thứ lớn mà công ty đang gặp phải. Văn hóa công ty thay đổi rõ khi áp dụng các quy trình bắt buộc từ phần mềm. Sự tuân thủ hay không quen tuân thủ quy trình của nhân viên sẽ tác động đến hệ thống thông tin trong đơn vị. Mọi tác động của bất kỳ của thành viên nào lên hệ thống đều có ảnh hưởng đến nhiều quy trình khác trong công ty. Số liệu đưa vào một lần là số liệu thống nhất trong suốt các quy trình liên quan. Mỗi thành viên cần nắm rõ các thông tin quan trọng này và biến nó thành ý thức cao trong công việc. Các thông tin và số liệu được tích hợp từ các quá trình bán hàng, mua hàng, kế toán… từ các máy tính kết nối trong hệ thống, đem đến cho lãnh đạo cái nhìn thấu suốt toàn bộ các hoạt động kinh doanh. Mỗi thành viên phải thay đổi thói quen sử dụng phần mềm Effect trước đây, nắm bắt được các mục đích thật sự của việc ứng dụng ERP. Để dự án ERP thành công, dù ở giai đoạn nào của quá trình phát triển hệ thống, từ giai đoạn triển khai cho đến khi ứng dụng, trách nhiệm của các cá nhân phải được phân chia rõ ràng trong các hoạt động phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành. Việc phân chia này giúp ích cho cả người thực hiện và người quản lý. Qua đó, họ hiểu rõ công việc mình làm là gì, có vai trò như thế nào và ảnh hưởng đến các đối tượng khác ra sao. Do đặc điểm của ERP liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, thế nên, mọi tác động của cá nhân đều ảnh hưởng đến tất cả hệ thống, Vì vậy, để đảm bảo tính kiểm soát cũng như mức độ an toàn của dữ liệu, trách nhiệm của từng người cần được quy định bằng văn bản cụ thể. Trên cơ sở quy định về trách nhiệm, hiệu quả về mặt quản lý được đánh giá thường xuyên hoặc định kỳ.
• Khi ứng dụng hệ thống ERP cần hoàn thiện hơn việc tái cấu trúc hệ thống quản lý để tiếp tục hoàn thiện hệ thống thông tin vì đây là một giải pháp công nghệ đòi hỏi quản lý doanh nghiệp bằng quy trình. Trong quá trình triển khai ERP, Ban lãnh đạo công ty ban hành các quy định, chính sách để hoàn thiện hơn hệ thống thông tin kế toán. Điển hình như Quyết định số 010/QĐ.16/AHT-BGĐ đã được Tổng Giám đốc ban hành về việc điều chỉnh cấu trúc hệ thống thông tin hiện hành theo cấu trúc mới, làm cơ sở cho việc triển khai hệ thống ERP-SAP. Quyết định cấu trúc tổ chức phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng, phân nhóm cho nguyên liệu, thành phẩm, tạo mã và tên cho thành phẩm phôi thép,…Quyết định này giúp cho cơ sở dữ liệu được tạo đồng bộ, theo các quy tắc chuẩn…Trong quá trình vận hành hệ thống ERP, trước những thiếu sót của hệ thống thông tin, công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện cơ sở dữ liệu của hệ thống bằng việc ban hành các quy định, công văn để chuẩn hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả tác nghiệp, hiệu quả sử dụng hệ thống, đồng thời thống nhất quy tắc khai báo và sử dụng thông tin trên ERP. Với Thông báo số 001/TB.17/AHT-BGĐ được ban hành ngày 10/4/2017, Ban dự án SAP-ERP thông báo về việc thay đổi cấu trúc search term cho danh mục Customer và Vendor-là những từ khóa mà người dùng đặt ra để tìm kiếm một cách nhanh nhất thông tin mong muốn. Trong giai đoạn đầu chuyển đổi Master Data, việc khai báo Search term được đặt do chủ quan của nhân viên, không theo bất cứ quy tắc nào. Vì thế việc cập nhật những thiết sót này là điều rất cần thiết trong giai đoạn hiện nay của Ban dự án ERP.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHẢP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ

Giải pháp về mặt công nghệ

Hiện trạng hệ thống mạng hiện tại của Thép Việt Mỹ không có hoạch định hệ thống rõ ràng từ đầu, đa số là phát sinh theo nhu cầu sử dụng thực tế chỉ đủ để đáp ứng nhu cầu công việc, chưa chú trọng đến việc tối ưu hệ thống, backup dữ liệu, phòng chống virus, không có bảo mật bằng tường lửa, chưa có đầu tư đồng bộ thiết bị về chiều sâu…Phần đa hệ thống mạng phân tán, bao gồm nhiều cụm hệ thống nhỏ và sử dụng mạng ngang hàng. Do hệ thống phân tán nên khó quản trị hệ thống cũng như người dùng, không thể kiểm soát các user cũng như phần mềm độc hại trong thời gian làm việc, dễ thất thoát thông tin. Cần chú trọng và xây dựng hệ thống bảo mật cho hệ thống đồng thời xây dựng các chính sách người dùng tận dụng tài nguyên của hệ thống để phục vụ công việc tốt hơn. Vấn đề đưa ra ở đây là chúng ta phải cần thiết lập được một hệ truyền thông tốc độ cao được thiết kế để kết nối các site lại với nhau, các máy tính, các thiết bị mạng và các thiết bị xử lý dữ liệu khác cùng hoạt động với nhau trong cùng 1 site. Chúng có thể kết nối lại với nhau trong một khu làm việc, hình thành hệ thống mạng xuyên suốt. Hệ thống mạng của Công ty phải được trang bị thiết bị dự phòng. Các kết nối bên trong 1 site là kết nối LAN, thông qua các bộ chuyển mạch truy cập, tập trung kết nối trong các phòng.

Giải pháp về tính bảo mật của hệ thống

Trước hết phải làm cho nhân viên trong công ty nhận thấy được tầm quan trọng của công tác bảo mật trong việc sử dụng hệ thống ERP. Do hệ thống ERP sử dụng cơ sở dữ liệu dùng chung nên yếu tố bảo mật đầu tiên mang tính chất quan trọng là kiểm soát truy cập từ bên ngoài. Mục tiêu của thủ tục kiểm soát này là ngăn ngừa những người từ bên ngoài tiếp cận hệ thống máy tính, mà trong đó có cài đặt ứng dụng ERP. Có thể dùng biện pháp như cấp account truy cập, quy định số lần được phép đăng nhập sai, gởi cảnh báo đến cho bộ phận IT…

Doanh nghiệp nên thiết lập kế hoạch chiến lược an ninh đối với hệ thống máy tính như cài đặt phần mềm diệt virus, các chương trình quét virus được cài đặt nhằm phát hiện và ngăn chặn các đoạn mã độc, các chương trình gián điệp, các email có tệp tin virus đính kèm nhằm bảo đảm an toàn mạng, internet, kết nối trong hệ thống, lưu trữ và sao lưu dự phòng. Trách nhiệm liên quan cần được thực hiện xuyên suốt từ nhân viên đến quản lý, từ phòng công nghệ thông tin đến các phòng ban khác. Trách nhiệm này cần được soạn thảo bằng văn bản có quy định về thời gian sao lưu cụ thể, định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý…), không gian sao lưu và hướng dẫn cách thức sao lưu rõ ràng.

Giải pháp về tính kiểm soát của hệ thống

Thường xuyên đánh giá khả năng kiểm soát hệ thống thông tin không những giúp doanh nghiệp nắm vững trạng thái hoạt động của hệ thống thông tin mà còn hiểu rõ hơn về hạn chế, yếu kém trong công tác kiểm soát nội bộ và cả những rủi ro tiềm tàng để đưa ra những chính sách phù hợp. Việc truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu có thể do những thiếu sót trong quá trình phát triển, duy trì hoặc vận hành hệ thống hoặc do gian lận để tìm cách truy cập trái phép, đánh cắp thông tin và sửa đổi dữ liệu mà không để lại bằng chứng hay dấu vết có thể nhận thấy được.

Vì vậy, kiểm soát truy cập bất hợp pháp và phân quyền truy cập dữ liệu một cách khoa học trong hệ thống SAP của doanh nghiệp là một nội dung rất quan trọng. Nếu sự cố xảy ra có thể dẫn đến việc mất hoặc hỏng dữ liệu làm cho hệ thống SAP ngừng hoạt động, ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số hoạt động kiểm soát truy cập nhằm nâng cao năng lực hệ thống kiểm soát công nghệ thông tin trong doanh nghiệp:

– Kiểm soát thiết bị đầu cuối: Việc tiến hành kiểm soát các nguy cơ bảo mật trên các thiết bị đầu cuối cùng các công cụ xử lý sự cố tức thì có thể đáp ứng nhu cầu bảo vệ liên tục trước sự tấn công của các hiểm họa ngày càng tân tiến hơn nhằm vào các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng hay máy tính xách tay. Những công cụ này giám sát thiết bị đầu cuối, hệ thống mạng và lưu trữ dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu tập trung.

– Bảo vệ hệ thống thông tin khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp: Việc thâm nhập máy tính và các hệ thống thông tin bất hợp pháp có thể làm tổn hại vật chất cho doanh nghiệp và làm cho hệ thống SAP không thể vận hành theo thiết kế. Để hạn chế nguy cơ truy cập bất hợp pháp để phá hoại, sửa đổi hoặc lấy cắp thông tin thì việc kiểm soát truy cập vào hệ thống máy tính của doanh nghiệp là rất cần thiết. Việc bảo vệ hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp khỏi sự truy cập bất hợp pháp là biện pháp tích cực ngay từ đầu để ngăn chặn sự phá hoại bằng nhiều kỹ thuật thâm nhập vô cùng sắc sảo và tinh vi. Ngoài việc hạn chế thâm nhập bất hợp pháp về mặt vật lý đối với các thiết bị máy tính, cần quan tâm để hạn chế quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu và thông tin.

Các biện pháp cụ thể áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm:

+ Phân quyền truy cập và sử dụng hệ thống: việc phân quyền được thực hiện thông qua việc xác định rõ ràng cá nhân, chức năng hay nhiệm vụ được phép sử dụng hay truy cập trong hệ thống.

+ Sử dụng các biện pháp xác thực điện tử: mỗi cá nhân được cấp một tên truy nhập cùng với mật khẩu xác thực. Hệ thống chỉ cho phép truy nhập khi xác thực được người sử dụng. Doanh nghiệp cần sử dụng nhiều biện pháp kỹ thuật để hạn chế giả mạo và đánh cắp mật khẩu, nâng cao an toàn cho hệ thống.

+ Sử dụng mật mã cho các tập tin: ngoài hệ thống xác thực truy cập hệ thống thông tin, doanh nghiệp còn có thể sử dụng mật mã cho các tập tin để giới hạn sự truy cập vào những tài nguyên nhất định.

o Phân quyền rõ ràng: quy định một người có thể thực hiện hoạt động nào đó trong số các hoạt động được phép khi thực hiện truy cập. Công việc phân quyền truy cập hệ thống trong bộ phận kế toán tài chính cần được soạn thảo bằng văn bản và căn cứ trên chức vụ, vị trí của phần hành mà khai báo quyền được xem, thêm, sửa, xóa hợp lý. Việc phân quyền này đã được quy định trong giai đoạn đầu vận hành ERP, và sẽ có điều chỉnh nếu có sự luân chuyển nhân sự trong công ty.

+ Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: đảm bảo an ninh cho hệ thống thông tin doanh nghiệp không chỉ ngăn chặn sự truy cập trái phép mà còn phải theo dõi giám sát tất cả các hoạt động truy cập vào hệ thống. Doanh nghiệp có thể sử dụng Nhật ký truy cập để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập. Đây là căn cứ để truy tìm những truy cập bất hợp pháp vào hệ thống thông tin doanh nghiệp.

+ Kiểm soát truy cập thích ứng: thay cho việc phải khóa dữ liệu mỗi khi xảy ra sự cố, bộ phận công nghệ thông tin cũng cần phải cung cấp sự hỗ trợ thích hợp cho một khối lượng lớn các thiết bị di động kết nối vào hệ thống công ty. Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, các chuyên gia đề xuất sử dụng phương pháp kiểm soát truy cập thích ứng, một dạng kiểm soát truy cập dựa theo ngữ cảnh cụ thể.

Tóm lại, trong điều kiện ứng dụng hệ thống SAP, nhận diện được các đặc điểm và yếu tố ảnh hưởng tới công tác kiểm soát hệ thống thông tin để trên cơ sở đó xây dựng các biện pháp an toàn nhằm bảo vệ tài nguyên hệ thống thông tin doanh nghiệp khỏi những tác động của môi trường, của sự truy cập trái phép hay nguy cơ đánh cắp, sửa đổi dữ liệu. Quan tâm đến vấn để kiếm soát và đảm bảo an toàn đối với hệ thống thông tin sẽ giảm thiểu được các thiệt hại về vật chất, đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và liên tục của hệ thống thông tin, góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp. Vì nếu việc phân quyền không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống chứ không riêng gì đối với bộ phận kế toán. Trong môi trường ứng dụng SAP, mọi tác động của thành viên lên hệ thống đều có ảnh hưởng đến những quy trình khác nhau trong một doanh nghiệp. Thế nên, việc thiết lập các thủ tục kiểm soát là rất cần thiết nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống từ đó cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy và đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Giải pháp về cơ cấu nhân sự nhân viên kế toán

Liên quan đến xây dựng cơ cấu nhân sự kế toán trong môi trường ERP, doanh nghiệp cần quan tâm trên cả hai khía cạnh là số lượng và chất lượng.

Một trong những giải pháp đầu tiên về con người để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại công ty là nâng cao chất lượng của nhân viên trong bộ phận. Để làm được điều này, trước tiên nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính phải đọc và hiểu được sách hướng dẫn sử dụng, hiểu được các thuật ngữ trong hệ thống SAP. Do vậy, nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính cần bồi dưỡng thêm về Anh văn, nắm rõ các thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành kế toán để có thể sử dụng phần mềm hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, khác với chức năng nhập liệu như trước đây. Khi ứng dụng ERP, nhân viên kế toán cần nâng cao nghiệp vụ hơn, nắm bắt được các thủ tục kiểm soát để kiểm tra các hoạt động của nhân viên các phòng ban khác.

Bộ phận IT của công ty cần tổ chức các khóa huấn luyện cho nhân viên để họ có một cách nhìn mới mang tính tổng thể về hệ thống, có thể hiểu được cách thức mà hệ thống SAP ERP hoạt động như thế nào, dữ liệu được liên kết ra sao, cách thức khai thác báo cáo trên hệ thống…Bên cạnh đó, bộ phận kế toán tài chính cũng cần tổ chức các buổi đào tạo để giúp cho nhân viên trong bộ phận mình nâng cao trình độ chuyên môn, hiểu rõ hơn về xử lý tài khoản trên hệ thống SAP, phân tích hoạt động kinh tế, nguyên tắc xử lý kế toán…Nhân viên trong bộ phận kế toán tài chính cũng cần hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình làm việc từ đó có thể nâng cao năng suất lao động của cả phòng.

Doanh nghiệp cần quyết định số lượng nhân viên trong bộ phận và công việc cụ thể đó là gì. Để có thể xác định số lượng nhân viên cần thiết, cần căn cứ vào cơ cấu tổ chức của toàn doanh nghiệp, yêu cầu về công việc, yêu cầu về quản lý và kiểm soát. Trong đó, yêu cầu về công việc là một căn cứ quan trọng để phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên. Khi phân chia trách nhiệm nên xem xét đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp của công việc, thời gian thực hiện đồng thời đảm bảo công bằng giữa các nhân viên với nhau. Công việc cụ thể của từng nhân viên cũng cần được soạn thảo và thể hiện qua bảng mô tả công việc. Ý nghĩa của bảng mô tả công việc không chỉ giúp ích cho nhân viên hiểu rõ công việc của mình mà còn chỉ rõ mối quan hệ giữa các bộ phận.

Doanh nghiệp cũng cần lựa chọn nhân viên kế toán có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng (làm việc nhóm, sử dụng máy tính, phân tích, đánh giá…), hiểu biết về quy trình kinh doanh, nhận thức được vai trò của hệ thống đối với công tác kế toán và có đạo đức nghề nghiệp. Những tiêu chí này cần được quy định rõ ràng và là căn cứ để thực hiện trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên kế toán. Hiện tại, đối với những nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu trong công việc của bộ phận kế toán tài chính, bản thân nhân viên cần cố gắng học hỏi thêm nữa đồng thời kế toán trưởng cũng cần có các biện pháp để hỗ trợ nhân viên của mình. Nếu nhân viên nào vẫn không thể cải thiện được thì kế toán trưởng cần có các quyết định kịp thời như chuyển công tác hoặc sa thải để tránh làm ảnh hưởng đến công việc chung, gây trì trệ trong hệ thống.

Giải pháp về tổ chức thực hiện quy trình kế toán

Khi ứng dụng ERP, đầu ra của quy trình này là đầu vào của quy trình khác. Như đã biết, một bộ phận không thể thực hiện được nhiệm vụ nếu bộ phận trước đó chưa thực hiện. Thế nên, khi một công việc không thể hoàn thành theo kịp tiến độ có thể tìm hiểu được nguyên nhân ở khâu nào từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời. Kế toán không thể xử lý khi thiếu thông tin cung cấp từ các phòng ban khác vì số liệu được đưa vào một lần và thống nhất trong suốt quá trình hoạt động tiếp theo. Thế nên, công việc của kế toán chịu sự giám sát của các phòng ban khác như: bán hàng, mua hàng, tài chính… về mức độ hoàn thành. Điều này cũng gây áp lực lên nhân viên thực hiện nhưng nhờ đó, các lỗi sai được phát hiện kịp thời, thông tin cung cấp đảm bảo tính tin cậy. Cách thức làm việc theo quy trình sẽ ảnh hưởng, tương tác lẫn nhau giữa các bộ phận. Cùng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, bộ phận kế toán cũng cần xây dựng quy trình mới dành riêng cho kế toán và cần thống nhất với quy trình chung của toàn doanh nghiệp. Quy trình này đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn người thực hiện và cụ thể hóa những yêu cầu công việc cũng như thể hiện mối tương quan giữa các phần hành và phòng ban khác. Việc tuân thủ quy trình để đảm bảo tiến độ chung là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc. Công tác giám sát tính tuân thủ quy trình hoạt động cũng cần được thực hiện định kỳ, xem xét tính phù hợp của quy trình với thực tế đang diễn ra, từ đó tiến hành cải tiến quy trình, cập nhật sửa đổi thường xuyên để phù hợp tình hình mới của doanh nghiệp.

Những yêu cầu cần thiết khi soạn thảo quy trình này là:

– Quy trình kế toán cần thống nhất với quy trình của toàn doanh nghiệp. Như đã biết, ERP không phải là phần mềm kế toán mà là hệ thống dành chung cho cả doanh nghiệp. Thế nên, mọi hoạt động của kế toán đều bắt nguồn từ hoạt động của các bộ phận khác đã xử lý trước đó và kết quả xử lý của kế toán cũng ảnh hưởng đến bộ phận khác. Kế toán không làm việc độc lập mà thừa hưởng kết quả từ hệ thống, chính vì vậy, giữa các quy trình cần nhất quán, không mang tính mâu thuẫn.

– Quy trình kế toán cần được hướng dẫn chi tiết, rõ ràng, có hệ thống. Để có thể thực hiện được điều này, khi xây dựng quy trình, kế toán cần xem xét các yếu tố liên quan về quá trình lập và luân chuyển chứng từ: căn cứ và cơ sở nhập liệu là gì, cần xử lý những dữ liệu nào, kết xuất cần phải cung cấp ra sao, việc thực hiện xét duyệt được tiến hành theo trình tự như thế nào…Hướng tiếp cận theo chu trình kinh doanh sẽ giúp cho kế toán hiểu rõ công việc ở mức độ chi tiết mà lại mang tính tổng quát vì nhìn thấy được sự tương tác của bộ phận với các bộ phận khác. Bộ phận kế toán cũng cần xây dựng quy trình chung và quy trình chi tiết cho từng phần hành/cùng loại nghiệp vụ.

– Quy trình kế toán cần được xem xét và góp ý bởi những người liên quan. Việc soạn thảo quy trình đòi hỏi cần có thời gian và mang tính rõ ràng, thống nhất. Sự tiếp thu ý kiến của những đối tượng liên quan đối với bản thảo sẽ góp phần làm hoàn thiện quy trình. Bên cạnh đó, kết quả của việc góp ý còn giúp cho quá trình thực hiện dễ dàng hơn trong thực tế. Trước khi quy trình được ký duyệt chính thức, kế toán cũng cần rà soát lại nhiều lần và thống nhất về nội dung trên cơ sở ý kiến của những người liên quan đã đưa ra.

– Quy trình kế toán cần được ký duyệt và có thời gian hiệu lực của việc ban hành. Quy trình được ban hành đòi hỏi tính tuân thủ, thế nên, công việc ký duyệt là điều không thể thiếu và liên quan đến người soạn thảo quy trình, người xem xét quy trình, giám đốc, tổng giám đốc…Công việc ký duyệt nhằm phân chia rõ trách nhiệm đồng thời hợp pháp hóa phạm vi và nội dung của quy trình. Thời gian hiệu lực cũng là điều quan trọng trong bất kỳ văn bản nào được ban hành. Nó giúp cho người thực hiện quy trình hiểu rõ ngày ban hành, thời gian quy trình được thực thi, bên cạnh đó, đây cũng là căn cứ thời gian quan trọng để nhận biết sự thay đổi giữa quy trình mới và quy trình cũ.

– Quy trình kế toán cần được phổ biến đến những bộ phận liên quan. Quy trình kế toán không chỉ có ý nghĩa đối với các thành viên trong bộ phận kế toán mà ngay cả các bộ phận khác cũng cần biết đến nó để hiểu rõ những yêu cầu và thủ tục cần thiết đế tiến hành công việc. Ví dụ như phòng mua hàng cần quan tâm đến quy trình kế toán phải trả, phòng bán hàng cần quan tâm đến quy trình kế toán phải thu, bộ phận ngân quỹ cần quan tâm đến quy trình thanh toán…Do đó, trong quy trình kế toán cũng cần xác định rõ những bộ phận liên quan nào và phổ biến đến họ một cách rõ ràng nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc chung của toàn doanh nghiệp.

– Quy trình kế toán cần được cập nhật thường xuyên. Các yêu cầu mới hoặc thực tế làm việc có thể làm cho một số nội dung quy trình trở nên không còn phù hợp. Thế nên, những điều chitnh hoặc sửa đổi cần được xem xét nhằm giúp cho quy trình ngày càng hoàn thiện và quá trình làm việc hiệu quả hơn.

Kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán trong doanh nghiệp thực hiện đúng chính sách, chế độ được ban hành, thông tin do kế toán cung cấp có độ tin cậy cao, việc tổ chức công tác kế toán tiết kiệm hiệu quả. Kiểm tra kế toán do bộ phận kế toán tài chính tự thực hiện, kiểm tra trong nội bộ tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Đó là sự kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành và sự kiểm tra của cấp trên đối với cấp dưới. Tổ chức kiểm tra kế toán là trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Cần phải căn cứ vào yêu cầu công tác mà xác định nội dung, phạm vi, thời điểm và phương pháp tiến hành kiểm tra kế toán.

Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán bao gồm:

– Xây dựng qui trình kiểm tra: Kiểm tra là một công việc không thể thiếu trong bất cứ hoạt động nào bởi nếu không có kiểm tra, nhân viên sẽ không cố gắng hoàn thành nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu kiểm tra quá nhiều sẽ giảm số lượng thời gian làm việc của nhân viên. Vì thế, khi xây dựng qui trình kiểm tra, ban lãnh đạo công ty cần phải xác định mục đích của việc kiểm tra là gì để từ đó đưa ra những nội dung cần được kiểm tra và xác định phần hành cần phải kiểm tra. Tất cả những việc này còn nhằm mục đích báo cho phần hành được kiểm tra biết để chuẩn bị hồ sơ, sắp xếp thời gian và công việc.

– Báo cáo kết quả: Sau khi việc kiểm tra kết thúc, người đi kiểm tra phải đưa ra những báo cáo về kết quả kiểm tra, đồng thời đề nghị biện pháp xử lý những vấn đề tồn đọng. Ngoài ra, kết quả kiểm tra còn là cơ sở để bộ phận kế toán tài chính nhìn lại những ưu nhược điểm của công việc đã làm, giúp bộ phận kế toán đưa ra những hướng xử lý công việc tốt hơn.

Giải pháp về đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế toán

Như đã trình bày trong chương 1, mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định. Giải pháp ERP được xem là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hệ thống thông tin của toàn doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán. Để đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế toán, doanh nghiệp cần tổ chức nhân sự đánh giá và thời gian đánh giá hợp lý. Do đối tượng sử dụng thông tin kế toán đa dạng nên nhân sự đánh giá không chỉ bao gồm thành viên từ bộ phận kế toán mà còn có các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Nhân viên kế toán sẽ đánh giá dưới góc độ là người cung cấp thông tin. Các bộ phận khác sẽ đánh giá dưới góc độ là người tiếp nhận thông tin. Thời gian đánh giá và thời hạn hoàn thành công việc đánh giá cũng cần được xác định rõ ràng để từ đó có thể xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể, phục vụ cho công tác phân tích, tổng hợp và đưa ra các giải pháp cải tiến hệ thống. Bên cạnh việc xây dựng nhân sự đánh giá và bố trí thời gian đánh giá, doanh nghiệp cũng nên làm rõ ý nghĩa của việc đánh giá sẽ mang lại lợi ích như thế nào đồng thời xác định, phân loại, sắp xếp các tiêu chí đánh giá cụ thể và khoa học. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng bảng đánh giá sẽ giúp ích cho người đánh giá hiểu được tầm quan trọng của kết quả thực hiện cũng như gia tăng chất lượng của việc đánh giá. Một số tiêu chí nên được xem xét khi đánh giá hiệu quả tác động của ERP đến hệ thống thông tin kế toán là: nội dung thông tin hình thức công bố và cung cấp thông tin, thời gian cung cấp thông tin, tính bảo mật thông tin, trách nhiệm trong việc truy cập và sử dụng thông tin nội bộ. Nói chung, kết quả đánh giá sẽ giúp hiểu rõ khả năng đáp ứng yêu cầu và sự hài lòng của người sử dụng trên nhiều khía cạnh khác nhau đối với hệ thống thông tin kế toán khi doanh nghiệp ứng dụng ERP.

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ

Đối với công ty CPSX Thép Việt Mỹ

a. Ban lãnh đạo công ty

Ban lãnh đạo công ty phải luôn ghi nhớ rằng ERP không phải là công cụ kỳ diệu để chuyển hóa tất cả, nó không đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo phải là người luôn thấu hiểu, chia sẻ, tạo điều kiện và động viên. Phải có sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ trong suốt quá trình triển khai và ứng dụng ERP. Bởi vì vai trò của người lãnh đạo là rất quan trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp duy trì ứng dụng thành công ERP, là nhân sự chủ chốt trong quá trình thực hiện, là người quyết định trực tiếp mọi vấn đề của hệ thống, quyết định khả năng nâng cấp mở rộng hệ thống. Nếu ban lãnh đạo không tham gia đến cùng, không dành thời gian thích đáng cho việc này thì sẽ dễ dẫn đến nguy cơ thất bại trong việc ứng dụng ERP.

ERP là giải pháp đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cá nhân trong doanh nghiệp. Một số quan niệm sai lầm cho rằng triển khai ERP chỉ xảy ra ở bộ phận công nghệ thông tin hay phòng kế toán. Do vậy ban lãnh đạo phải luôn duy trì sự phối hợp này tránh tình trạng bị thiếu hụt nhân sự vì số lượng thành viên không đảm bảo, công việc quá tải và thậm chí là không đủ năng lực để giải quyết nhiều vấn đề phát sinh thực tế.

b. Phòng IT

Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hệ thống ERP, phối hợp với các phòng ban và đối tác bên ngoài để xây dựng và quản lý hệ thống ERP cho công ty.

– Quản lý, xây dựng, phát triển hệ thống thông tin của công ty bao gồm: hệ thống hạ tầng, hệ thống phần mềm ứng dụng hoạt động ổn định đảm bảo hỗ trợ công việc kinh doanh xuyên suốt, hiệu quả cao nhất.

– Quản lý, phát triển, ứng dụng về hạ tầng đảm bảo ổn định, an toàn để phục vụ cho việc thông tin liên lạc giữa nội bộ, cũng như với bên ngoài được xuyên suốt, nhanh chóng.

– Chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng ban và đối tác để duy trì hệ thống ERP của công ty thành công. Hỗ trợ các phòng ban trong việc sử dụng hệ thống ERP.

– Soạn thảo, huấn luyện cho người dùng về chính sách, quy định sử dụng an toàn thông tin, bảo mật của công ty, cũng như kỹ năng, kiến thức về hệ thống ERP.

– Đảm bảo an toàn cho hệ thống (bảo mật, kế hoạch lưu trữ …).

c. Phòng kế toán

Trong quá trình sử dụng hệ thống ERP, bộ phận kế toán nên đưa ra những đánh giá, đề xuất của mình về phân hệ kế toán để hệ thống ngày càng hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần tham gia xây dựng mục tiêu và kế hoạch phát triển hệ thống thông tin của công ty.

Trong điều kiện ứng dụng ERP, những giới hạn về không gian, quy mô, khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều… được khắc phục dần dần nên việc cải tổ bộ máy kế toán cũng cần được chú ý. Không ngừng bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức về phần mềm và cách thức sử dụng phần mềm SAP ERP cho mỗi thành viên trong bộ phận kế toán tài chính. Kế toán trưởng nên là người phân quyền truy cập hệ thống cho nhân viên trong bộ phận của mình.

Đối với công ty Cổ Phần Citek

Đối tác triển khai dự án có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc ứng dụng thành công hệ thống SAP ERP tại công ty CPSX Thép Việt Mỹ. Do vậy, để phát huy vai trò của mình, Công ty Citek cần cử những nhân viên có kiến thức nghiệp vụ lẫn công nghệ giỏi, những người nắm kiến thức vững hơn khách hàng cả về nghiệp vụ lẫn công nghệ để phối hợp với doanh nghiệp trong việc duy trì sự thành công của hệ thống SAP. Công ty Citek cần đáp ứng kịp thời những yêu cầu từ khách hàng sử dụng. Duy trì sự hỗ trợ lâu dài về tính cập nhật của phần mềm đối với các quy định mới, tính linh hoạt đối với nhu cầu thông tin mới và tính kiểm soát đối với quy trình nghiệp vụ.

LIỆN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\KE TOAN\PHAN THANH HAO\SAU BAO VE