Hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông Công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc kiểm soát doanh thu, chi phí trong doanh nghiệp được chú trọng thiết lập sao cho hiệu quả nhất, nhằm hướng tới việc hoàn thiện hệ thống hạch định nguồn lực tổng thể trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ là bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động. Trong đó kiểm soát doanh thu là một vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh nghiệp. Việc kiểm soát tốt doanh thu sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được đúng kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp mình, đồng thời giúp nhà đầu tư và các đối tượng liên quan nhìn nhận và đánh giá đúng tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh, nâng cao sức cạnh tranh. Bên cạnh đó, kiểm soát doanh thu còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban giám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của doanh nghiệp.

Liên quan đến vấn đề kiểm soát nội bộ doanh thu trong các doanh nghiệp, có nhiều đề tài nghiên cứu đã được thực hiện. Các nghiên cứu này hầu hết đều sử dụng những phương pháp cơ bản như nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn, phân tích và lập luận đối sánh để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ doanh thu tại một đơn vị nhất định mà trong thực tiễn hoạt động xảy ra những sai sót, gián đoạn thông tin kiểm soát doanh thu hoặc đang trong quá trình kiện toàn hệ thống quản lý theo hướng số hóa… Viễn thông Quảng Bình là một trong những đơn vị hiện đang gặp phải những vấn đề tương tự như vậy.

Viễn thông Quảng Bình là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông, trực thuộc tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam (VNPT). Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực viễn thông như VNPT thì công tác quản lý doanh thu, cước phát sinh, thu nợ sao cho có hiệu quả, giảm tỷ lệ nợ phải thu khó đòi…là một trong những vấn đề mà nhà quản trị quan tâm hàng đầu.

Tại VNPT Quảng Bình, bộ máy quản lý về cước viễn thông – công nghệ thông tin còn một số vấn đề về đầu vào và đầu ra của dữ liệu cước tất cả các dịch vụ còn chưa được hoàn thiện (từ Tập đoàn đến các bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng), việc quản lý cước phát sinh chưa linh hoạt, dẫn đến rủi ro đánh giá chưa chính xác kết quả kinh doanh, giảm sút sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó, việc thiết lập kiểm soát nội bộ doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình là rất cần thiết. Điều này đặt ra yêu cầu cho tất cả các VNPT các tỉnh thành nói chung và VNPT trên địa bàn Quảng Bình nói riêng cần gấp rút hoàn thiện các quy trình kiểm soát và quản lý thông tin (trong đó đặc biệt chú trọng kiểm soát nội bộ doanh thu) chuẩn bị cho bước phát triển mới, bắt kịp với sự thay đổi toàn diện của chiến lược VNPT 4.0.

Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả đã nghiên cứu và chọn đề tài luận văn thạc sĩ với tiêu đề: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông, Công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình”.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn tập trung giải quyết hai mục tiêu chính sau đây:

– Đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình

– Đưa ra được giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

– Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình.

– Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: Kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại Viễn thông Quảng Bình

+ Phạm vi không gian: Tại Viễn thông Quảng Bình

+ Phạm vi thời gian: Thời gian thu thập thông tin và số liệu chung về Viễn thông Quảng Bình trong khoảng từ 2018-2020; thời gian thu thập thông tin về thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghiệ thông tin là thời gian thực hiện các thủ tục kiểm soát theo quy định tại đơn vị và những biểu hiện của kiểm soát nội bộ trong quá trình nghiên cứu.

4. Phương pháp nghiên cứu

Để phù hợp với mục tiêu nghiên cứu, luận văn sử dụng cách tiếp cận mô tả, giải thích, lập luận đối sánh. Theo cách tiếp cận này, luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu trường hợp, thông qua việc tìm hiểu thực tế tại đơn vị để giải quyết mục tiêu nghiên cứu đã đề ra. Luận văn thu thập số liệu sơ cấp (số liệu tài chính, kết quả quan sát và trao đổi) và số liệu thứ cấp (một số số liệu và kết luận đưa ra từ kết quả của việc phân tích, tổng hợp và so sánh số liệu sơ cấp) để phân tích, đánh giá thực tế trong mối quan hệ với lý thuyết và tổ chức quản lý của công ty.

Một số phương pháp được vận dụng như: phương pháp quan sát, khám phá được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình. Phương pháp đối chiếu, so sánh và giải thích được vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào cơ sở lý thuyết để đánh giá những ưu điểm, bất cập về công tác kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình. Phương pháp lập luận đối sánh được vận dụng để biện luận nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình.

5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Kết quả thực hiện đề tài có ý nghĩa rất lớp trong việc giúp bản thân hệ thống được các kiến thức đã học, thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ doanh thu nói riêng đối với doanh nghiệp; có ý nghĩa thực tiễn đối với bản thân trong việc vận dụng được các phương pháp nghiên cứu khoa học để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp liên quan đến kiểm soát nội bộ doanh thu trong một đơn vị thực tiễn.

Đối với VNPT Quảng Bình, việc thực hiện đề tài có ý nghĩa lớn trong việc giúp doanh nghiệp nhìn nhận và đánh giá được thực trạng kiểm soát doanh thu Cước viễn thông – Công nghiệ thông tin tại đơn vị mình; thấy được những ưu điểm cũng như hạn chế mà đơn vị đang gặp phải. Sau khi hoàn thành, luận văn sẽ là nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị trong việc triển khai các biện pháp kiểm soát doanh thu hiệu quả, chống thất thoát.

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

7. Bố cục của đề tài

Luận văn có kết cấu 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ doanh thu trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Theo khuôn khổ COSO, “kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan” (COSO, 2013, 2016).

1.1.2. Mục tiêu của KSNB

1.1.3. Các yếu tố cấu thành KSNB

1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG

1.2.1. Khái quát về dịch vụ viễn thông

a. Khái niệm dịch vụ viễn thông

“Dịch vụ viễn thông là dịch vụ truyền ký hiệu, tín hiệu, số liệu, chữ viết, âm thanh, hình ảnh hoặc các dạng khác của thông tin giữa các điểm nối của mạng viễn thông” (Bộ bưu chính viễn thông, 2002, Pháp lệnh Bưu chính Viễn thông).

Viễn thông là một bộ phận cấu thành của kết cấu hạ tầng cơ sở của nền kinh tế quốc dân, là công cụ phục vụ đắc lực cho việc quản lý điều hành của Nhà nước, bảo vệ an ninh quốc gia, góp phần nâng cao đời sống văn hóa, xã hội của nhân dân.

b. Đặc điểm dịch vụ viễn thông

c. Các loại hình dịch vụ viễn thông

1.2.2. Nội dung doanh thu dịch vụ viễn thông

1.2.3. Mục tiêu kiểm soát

1.2.4. Nhận diện rủi ro

Để hoàn thiện hệ thống KSNB liên quan đến doanh thu trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, việc nhận diện rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:

– Nhận đặt hàng những dịch vụ mà doanh nghiệp không có khả năng cung cấp;

– Nhận và chấp nhận cung cấp dịch vụ cho những khách hàng không có khả năng thanh toán;

– Người không có nhiệm vụ ghi nhận dữ liệu doanh thu, nhân viên không có thẩm quyền tiến hành ghi nhận doanh thu dịch vụ;

– Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán;

– Ghi nhận sai thông tin khách hàng thanh toán cho dịch vụ phát sinh;

– Nhân viên thu tiền không nộp tiền thu được cho đơn vị;…

1.2.5. Hoạt động kiểm soát doanh thu

a. Nguyên tắc thiết lập các thủ tục kiểm soát

b. Thủ tục kiểm soát doanh thu

– Sự phân chia trách nhiệm

– Các thủ tục phê chuẩn

– Kiểm soát chứng từ sổ sách (Sự đồng bộ của sổ sách)

Đánh số thứ tự chứng từ

Gửi báo cáo hàng tháng

– An toàn tài sản

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU CƯỚC VIỄN THÔNG – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VNPT QUẢNG BÌNH

2.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA VNPT QUẢNG BÌNH

2.1.1. Giới thiệu về VNPT Quảng Bình

2.1.2. Đặc điểm hoạt động

a. Lĩnh vực hoạt động của VNPT Quảng Bình

b. Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại VNPT Quảng Bình

2.1.3. Tổ chức quản lý

Để phù hợp với phương án đổi mới vận hành quản lý, khai thác kinh doanh dịch vụ viễn thông nhằm khai thác mọi tiềm lực đảm bảo hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao, bộ máy quản lý của VNPT Quảng Bình được bố trí theo sơ đồ 2.1.

2.1.4. Nội dung doanh thu và chính sách liên quan đến doanh thu cước viễn thông – Công nghệ thông tin

a. Nội dung và cơ cấu doanh thu cước viễn thông – CNTT tại VNPT Quảng Bình

b. Các chính sách liên quan đến bán hàng tại VNPT Quảng Bình

– Tăng cường quản lý tài chính bao gồm những quy định về tăng cường quản lý nguồn thu, kỷ luật thanh toán và công tác tổ chức thực hiện.

– Phân chia doanh thu giữa các đơn vị trực thuộc tập đoàn (giữa VTT với NET, MEDIA, IT, VNP) gồm hướng dẫn cụ thể phân chia doanh thu của từng hoạt động, của từng đối tượng và từng quan hệ phân chia khác nhau.

2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT DOANH THU CƯỚC VIỄN THÔNG – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VNPT QUẢNG BÌNH

2.2.1. Khái quát môi trường kiểm soát gắn với doanh thu cước viễn thông – Công nghệ thông tin

Môi trường kiểm soát liên quan đến CVT – CNTT rộng, liên quan trực tiếp đến phân cấp quản lý, phân chia nhiệm vụ giữa VNPT Quảng Bình, Trung tâm kinh doanh và các đơn vị phân chia cước và Tập đoàn.

a. Triết lý quản lý của các cấp quản trị

b. Phân cấp quản lý

Bao gồm các cấp: Giám đốc VNPT Tỉnh (Nhà quản trị chiến lược – Kiểm soát chiến lược); Trưởng các phòng ban VT Tỉnh (nhà quản trị chiến thuật – kiểm soát quản trị) và giám đốc các Trung tâm (vừa là nhà quản trị chiến lược vừa là NQT chiến thuật); Trưởng các bộ phận trực thuộc trung tâm (NQT tác nghiệp – Kiểm soát hoạt động); Bộ phận tác nghiệp.

c. Cơ cấu tổ chức của đơn vị

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của VNPT Quảng Bình được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, cơ chế phân quyền vừa tập trung vừa Phân tán. Ban giám đốc gồm có 01 giám đốc và 02 phó giám đốc, 03 người, 03 phòng ban chức năng và 09 trung tâm. Về cơ bản cơ cấu tổ chức đảm bảo cho hoạt động đơn vị diễn ra trôi chảy, phù hợp với địa bàn và đặc thù hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, theo như sơ đồ tổ chức bộ máy mà đơn vị cung cấp, chưa thể hiện đầy đủ quan hệ chỉ đạo hay quan hệ chức năng giữa các phòng ban, trung tâm. Mặt khác, bộ phận trung tâm kinh doanh của VNPT Quảng Bình, mặc dù theo quản lý dọc trực thuộc một đơn vị khác cho chính sách tách biệt giữa bộ phận kinh doanh và kỹ thuật của Tập đoàn, nhưng về cơ bản giám đốc trung tập kinh doanh tại VNPT Quảng Bình lại do nhân viên trong VNPT Quảng Bình kiêm nhiệm, điều này phần nào đó khiến cho mô hình chưa thể phản ánh đầy đủ mối liên hệ giữa các bộ phận trong tổ chức bộ máy tại VNPT Quảng Bình.

d. Chính sách nhân sự

e. Công tác kế hoạch

2.2.2. Mục tiêu kiểm soát doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin

– Doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin được tính toán và ghi nhận đúng quy định, hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.

– Doanh thu phân chia với các đơn vị trực thuộc Tập đoàn phải đảm bảo, công khai, minh bạch, đúng quy định và đúng với thực tế phát sinh.

– Số liệu doanh thu công bố vào báo cáo trên báo cáo kế toán quản trị, báo cáo tài chính phải đảm bảo tin cậy, khớp đúng với số liệu của Tập đoàn.

– Các khoản doanh thu ghi nhận trước phải đảm bảo phối hợp với trung tâm kinh doanh để ghi nhận đúng với thực tế thu từ khách hàng.

– Dữ liệu doanh thu ghi nhận phải phù hợp với dữ liệu cước phát sinh ở VTT và VNPT các huyện.

2.2.3. Nhận diện và đánh giá rủi ro doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin

Hàng tháng, Tập đoàn VNPT chủ trì công tác quản trị rủi ro thông qua phần mềm quản trị rủi ro do tập đoàn cung cấp cho toàn bộ VNPT của 63 tỉnh thành và có các bản tin quản trị rủi ro hàng tháng gửi về cho từng VNPT các tỉnh thành cập nhật.

VNPT các tỉnh thực hiện làm phiếu đánh giá rủi ro hàng tháng, yêu cầu từng cá nhân đều phải lập (tập đoàn yêu cầu từng cá nhân và người lao động) tuy nhiên tại VNPT Quảng Bình đang thực hiện theo phòng ban chức năng thực hiện và tiến hành mỗi quý 1 lần.

Phòng Kế toán – Kế hoạch là bộ phận quản trị rủi ro của đơn vị, tập hợp các báo cáo đánh giá rủi ro, tiến hành xét duyệt lại và báo cáo cho tập đoàn tổng hợp, giao nhiệm vụ cho từng đơn vị tiến hành lập báo cáo đánh giá rủi ro. Hiện nay, công tác đánh giá và triển khai đánh giá rủi ro chủ yếu do phòng Phòng Kế toán – Kế hoạch báo cáo hàng quý và triển khai tại VNPT Quảng Bình. Chi tiết trình bày trong Bảng 2.2.

Mức độ ảnh hưởng (tác động) của rủi ro được quy định như ở Bảng 2.3.

Bảng 2.3. Quy định mức độ ảnh hưởng (tác động) của rủi ro

Thước đo khả năng xảy ra của rủi ro được quy định như ở Bảng 2.4.

Bảng 2.4. Thước đo khả năng xảy ra của rủi ro

Mức độ trọng yếu của rủi ro

Mức trọng yếu của rủi ro doanh nghiệp được xếp hạng thông qua việc kết hợp đo lường mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của rủi ro, làm cơ sở cho việc sắp xếp, ưu tiên thứ tự thực hiện công tác quản trị rủi ro.

Sơ đồ 2.3. Sơ đồ rủi ro và mức độ trọng yếu của rủi ro

Màu sắc và xếp hạng trên sơ đồ rủi ro thể hiện mức độ trọng yếu và hành động cần thực hiện thể hiện qua Bảng 2.5, cụ thể như sau:

Bảng 2.5. Mức độ trọng yếu và hành động cần thực hiện

Sau khi các bộ phận gửi phiếu đánh giá rủi ro về phòng Kế toán – Kế hoạch, Phòng Kế toán – Kế hoạch sẽ tiến hành tổng hợp và lập “Báo cáo quản trị rủi ro doanh nghiệp quí 2/2019 tại Viễn thông Quảng Bình”. Trong báo cáo những nội dung về hồ sơ đánh giá rủi ro của đơn vị (như dự báo, hoạt động giám sát, dự đoán nguyên nhân, triển khai các hoạt động liên quan,… ); Danh mục rủi ro của đơn vị (xếp hạng rủi ro, mức trọng yếu; Tham chiếu rủi ro và kế hoạch hành động dự kiến. Khái quát quy trình đánh giá rủi ro tại VNPT Quảng Bình được thực hiện theo Sơ đồ 2.4, cụ thể như sau:

3

2

1

Các bộ phận

-Thực hiện các hoạt động được giao

-Lập phiếu đánh giá rủi ro hàng tháng

Phòng KT – KH

– Tổng hợp phiếu đánh giá rủi ro

– Lập Báo cáo quản trị rủi ro hàng quí trình Ban Giám đốc

Ban Giám đốc

– Phê duyệt kế hoạch hành động

– Giao nhiệm vụ hành động cho các bộ phận

Sơ đồ 2.4. Quy trình thực hiện đánh giá rủi ro tại VNPT

Quảng Bình

2.2.4. Thủ tục kiểm soát doanh thu cước viễn thông – Công nghệ thông tin

a. Kiểm soát doanh thu theo quy trình tập trung của Tập đoàn VNPT Việt Nam

Quy trình kiểm soát được thực hiện như sau: Các thông tin và giao dịch với khách hàng sẽ do các trung tâm kinh doanh phụ trách, dữ liệu khách hàng sẽ được cập nhật trên hệ thống. Định kỳ, các vấn đề liên quan đến kỹ thuật và đầu mối liên kết với các đơn vị cung cấp các dịch vụ cho khách hàng sẽ do VNPT Quảng Bình phụ trách. Do vậy, VNPT Quảng Bình sẽ là đầu mối xử lý kỹ thuật, ghi nhận doanh thu, kiểm tra thông tin về doanh thu phát sinh trên địa bàn. Cuối tháng, dữ liệu doanh thu trên phần mềm sẽ tự động phân chia doanh thu cho các đơn vị, phòng KTKH sẽ tiến hành dò lại doanh thu phân chia khớp đúng và ghi sổ.

Chi tiết chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong quy trình tính cước tập trung, là cơ sở ghi nhận doanh thu toàn ngành và doanh thu phân chia cho từng đơn vị trực thuộc VNPT được thể hiện qua Bảng 2.6.

b. Các thủ tục kiểm soát doanh thu tại VNPT Quảng Bình

– Thủ tục kiểm soát dữ liệu cước phát sinh:

VNPT Quảng Bình theo dõi và cập nhập dữ liệu doanh thu cước phát sinh và phân chia cước đều được thực hiện thông qua phần mềm quản lý tập trung của tập đoàn, do vậy liên quan đến thủ tục kiểm soát doanh thu cước viễn thông – CNTT tại VNPT chủ yếu thực hiện tại bộ phận nhập liệu thông tin đầu vào (tại trung tâm kinh doanh) và quản lý thông tin đầu ra (rà soát lại dữ liệu phân chia cước sao cho khớp, thực hiện ở phòng Kế toán – kế hoạch).

Định kỳ, Kế toán doanh thu (tập trung tại viễn thông tỉnh) phối hợp với bộ phận kỹ thuật nghiệp vụ (trung tâm DV) kết xuất trên phần mềm (đối chiếu, nếu đột biến sẽ kiểm tra lại). Kế toán doanh thu tiến hành đối soát số liệu cập nhập vào phần mềm, phần mềm tự động phân chia doanh thu với các đơn vị liên quan trong Tập đoàn theo quy định, tiến hành xuất hóa đơn. Ngày 10 hàng tháng trung tâm thanh khoản trực thuộc Tập đoàn ra thông báo bằng email về doanh thu trên địa bàn, Kế toán doanh thu tiến hành rà soát lại và hạch toán. (chủ yếu khâu đầu vào cần giám sát cho đúng).

Liên quan đến từng loại doanh thu dịch vụ cước viễn thông – CNTT, tập đoàn sẽ quy định quy trình kiểm soát thông qua lưu đồ và ấn định chung cho toàn bộ VNPT các tỉnh thành.

– Thủ tục kiểm soát đối với doanh thu ghi nhận và phân chia với các đơn vị trực thuộc Tập đoàn:

Định kỳ, Kế toán doanh thu (tập trung tại viễn thông tỉnh) phối hợp với bộ phận kỹ thuật nghiệp vụ (trung tâm DV) kết xuất trên phần mềm (đối chiếu, nếu đột biến sẽ kiểm tra lại). Kế toán doanh thu tiến hành đối soát số liệu cập nhập vào phần mềm, phần mềm tự động phân chia doanh thu với các đơn vị liên quan trong Tập đoàn theo quy định, tiến hành xuất hóa đơn. Ngày 10 hàng tháng trung tâm thanh khoản trực thuộc Tập đoàn ra thông báo bằng email về doanh thu trên địa bàn, Kế toán doanh thu tiến hành rà soát lại và hạch toán. (chủ yếu khâu đầu vào cần giám sát cho đúng).

– Thủ tục kiểm soát đối với doanh thu ghi nhận trước:

Kiểm soát đối với khoản thu này không được tiến hành ngay tại thời điểm phát sinh mà sẽ tiến hành kiểm soát sau (đến khi hóa đơn xuất ra, đến kỳ thu tiền khách hàng phản ánh mới được rà soát đối chiếu).

2.3. ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU CƯỚC VIỄN THÔNG – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VNPT QUẢNG BÌNH

2.3.1. Ưu điểm

– Về môi trường kiểm soát:

VNPT Quảng Bình có bề dày phát triển lâu đời, hệ thống quản lý được kiện toàn từ trên xuống dưới. Việc phân chia nhiệm vụ kinh doanh cho các trung tâm kinh doanh ở các huyện thị đã giúp cho việc quản lý thuận tiện hơn.

– Về nhận diện rủi ro doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin:

Công tác nhận diện và đánh giá rủi ro tại VNPT Quảng Bình đã được triển khai từ sớm, các văn bản chỉ đạo và ban hành các rủi ro và mức độ rủi ro trong đơn vị một cách rõ ràng, công tác thực hiện đánh giá rủi ro diễn ra đều đặn hàng tháng trong đơn vị và báo cáo với Tập đoàn.

– Về thủ tục kiểm soát doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin:

Hoạt động ghi nhận cước phát sinh và phân chia doanh thu cước được thực hiện thông qua phần mềm quản lý thống nhất của Tập đoàn, do vậy việc kiểm soát chủ yếu được thực hiện ở khâu nhập liệu đầu vào (do Trung tâm kinh doanh thuộc Tập đoàn quản lý) và khâu xuất dữ liệu đầu ra để đối chiếu, kiểm tra doanh thu phân chia cho các đơn vị trong Tập đoàn (được thực hiện ở phòng KTKH của VNPT Quảng Bình). Việc tập trung và quản lý trên phần mềm sẽ thuận tiện cho việc phân quyền nhập liệu và kiểm tra đối chiếu số liệu doanh thu cước phát sinh một cách dễ dàng.

– Về hoạt động giám sát doanh thu:

2.3.2. Hạn chế

– Về môi trường kiểm soát:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý chưa thể hiện được các quan hệ chỉ đạo, chức năng. Chưa thể hiện quan hệ với trung tâm kinh doanh trong sơ đồ. Trung tâm kinh doanh chịu trách nhiệm về dữ liệu khách hàng trong khi VNPT Quảng Bình chịu trách nhiệm khâu kỹ thuật, điều này dẫn đến tình trạng gây khó khăn trong việc phục vụ và chăm sóc khách hàng.

– Về nhận diện rủi ro doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin:

Công tác đánh giá rủi ro tại đơn vị mới dừng lại ở đánh giá chung toàn đơn vị và giao cho từng phòng ban phụ trách một loại rủi ro nhất định chứ chưa triển khai đến từng hoạt động, từng cá nhân. Đối với chu trình doanh thu, để nhận diện được rủi ro cần có sự đánh giá rủi ro của từng nhân viên trong các khâu trong chu trình và với chức trách mà từng nhân viên đảm nhiệm.

Việc đề xuất kế hoạch hành động trong Báo cáo quản trị rủi ro do phòng Kế toán – Kế hoạch lập do vậy đôi khi chưa phản ánh đúng thực tế đối với những loại rủi ro do các phòng ban khác phụ trách.

Tiêu chí đánh giá mức độ trọng yếu của các rủi ro theo tích số tích số của khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng gây nên tình trạng có những khoản mục có điểm số 3 sẽ tương ứng với các khoản mục điểm số 6, điều này gây nên tình trạng đánh giá mức độ trọng yếu chưa phù hợp hoặc không chính xác.

Đối với công tác nhận diện rủi ro từng khoản mục, đặc biệt là liên quan đến Doanh thu CVT – CNTT thì chưa có những đánh giá và nhận diện rủi ro cụ thể đối với từng nhân viên và bộ phận liên quan trực tiếp đến quy trình tính cước, ghi nhận và phân chia doanh thu.

– Về thủ tục kiểm soát doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin:

+ Thủ tục kiểm soát thông tin dữ liệu đầu vào:

Việc tổ chức thông tin đầu vào phục vụ quá trình kiểm soát đối với dữ liệu doanh thu ghi nhận trước do Trung tâm kinh doanh phụ trách, do vậy dữ liệu này VNPT Quảng Bình chỉ tiếp nhận chứ không kiểm soát được khâu đầu vào của dữ liệu, điều này khiến cho quá trình kiểm soát gián đoạn và chưa có hệ thống.

+ Kiểm soát doanh thu nhận trước: Doanh thu ghi nhận trước được giao cho các cá nhân thực hiện nhiệm vụ thu, do vậy những thông tin về số tiền nhận trước của khách hàng thường khó kiểm soát, có thể xảy ra gian lận vì không có bộ phận xác nhận khoản mục này đối với khách hàng ngay tại thời điểm phát sinh. Dễ gây ra tình trạng nhân viên đi thu không cập nhập, đến khi thu tiền hóa đơn (kiểm soát sau) khách hàng phản ánh mới rà soát đối chiếu, sẽ gây thất thoát và làm chậm quá trình kiểm soát cũng như ghi nhận doanh thu.

– Về hoạt động giám sát doanh thu:

Hoạt động giám sát doanh thu trước đây khi chưa hạch toán thống nhất dữ liệu ở các Trung tâm viễn thông thì việc giám sát được thực hiện thường xuyên và định kỳ do phòng KTKH thực hiện. Tuy nhiên, từ khi thông tin ghi nhận được thực hiện thống nhất ở phòng KTKH trung tâm thì việc giám sát và kiểm tra chỉ thực hiện đối với bộ phận kỹ thuật. Do vậy, những hạn chế trong dữ liệu đầu vào, ghi nhận doanh thu nhận trước chưa được giám sát chặt chẽ.

CHƯƠNG 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU CƯỚC VIỄN THÔNG – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VNPT QUẢNG BÌNH

3.1. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

Sơ đồ tổ chức bộ máy được đề xuất với chủ định phản ánh thực tế mối liên hệ giữa các bộ phận trong mối quan hệ với các bộ phận. Khi mối quan hệ giữa các bộ phận được thể hiện tốt thì việc phối hợp giữa các phòng ban và bộ phận sẽ được tuân thủ đúng quy trình đã niêm yết. Vừa đảm bảo giúp cho các bộ phận hoạt động đúng chức năng nhiệm vụ, vừa giúp cho các đối tượng bên ngoài đơn vị liên hệ công tác một cách thuận lợi.

3.2. HOÀN THIỆN NHẬN DIỆN RỦI RO DOANH THU CƯỚC VIỄN THÔNG – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VNPT QUẢNG BÌNH

3.2.1. Hoàn thiện tổ chức nhận diện và đánh giá rủi ro

– Về nội dung đánh giá:

Cần phải đưa công tác đánh giá rủi ro về từng phòng ban để triển khai, việc triển khai đánh giá rủi ro sẽ được thực hiện từ bộ phận tác nghiệp, đến các phòng ban quản lí.

– Về các bộ phận tham gia vào quá trình nhận diện và đánh giá rủi ro:

Tổ chức nhận diện và đánh giá rủi ro đến từng cán bộ nhân viên trong các bộ phận dễ xảy ra rủi ro như: bộ phận tính cước, bộ phận thu cước, bộ phận nhập dữ liệu và đối chiếu dữ liệu… Đối với chu trình doanh thu, để nhận diện được rủi ro cần có sự đánh giá rủi ro của từng nhân viên trong các khâu trong chu trình và với chức trách mà từng nhân viên đảm nhiệm.

– Về các quy định liên quan đến nhận diện và đánh giá rủi ro:

Bộ phận phụ trách quản trị rủi ro nên xem xét lại những quy định về đánh giá mức trọng yếu của rủi ro.

Đối với công tác nhận diện rủi ro từng khoản mục, đặc biệt là liên quan đến Doanh thu CVT – CNTT cần có những đánh giá và nhận diện rủi ro cụ thể đối với từng nhân viên và bộ phận liên quan trực tiếp đến quy trình tính cước, ghi nhận và phân chia doanh thu.

3.2.2. Hoàn thiện quy trình và biểu mẫu nhận diện và đánh giá rủi ro

– Hoàn thiện quy trình nhận diện rủi ro:

Trước khi thực hiện đánh giá rủi ro và hành động có liên quan, các phòng ban cần nhận diện được rủi ro phát sinh ở từng bộ phận trước khi tổng hợp và báo cáo cho bộ phận có nhiệm vụ kiểm soát rủi ro và Ban Giám đốc.

Cụ thể quy trình nhận diện rủi ro được thực hiện ở từng nhân viên, được báo cáo định kỳ (tuần, tháng, hoặc khi phát sinh rủi ro). Quy trình nhận diện rủi ro được thể hiện qua Sơ đồ 3.2.

4

3

2

1

Nhân viên tác nghiệp

– Nhận diện rủi ro trong quá trình tác nghiệp

– Rà soát và phản hồi

Trưởng Phòng/ Ban/ Bộ phận

– Phương án xử lí đột xuất

– Tổng hợp rủi ro

– Rà soát lại rủi ro trong báo cáo và phản hồi

Phòng Kế toán – Kế hoạch

– Nhận thông tin về rủi ro

– Kiểm tra và rà soát lại thông tin rủi ro để phản hồi

Sơ đồ 3.2. Quy trình nhận diện rủi ro tại VNPT Quảng Bình

– Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro:

Bộ phận Kế toán – Kế hoạch là bộ phận chịu trách nhiệm trong việc đánh giá rủi ro nhưng công tác phản hồi kết quả báo cáo lại được chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc đến các phòng ban, điều này gây ra tình trạng bộ phận chịu trách nhiệm báo cáo và triển khai không thống nhất với nhau, dẫn đến quá trình đánh giá kết quả khắc phục rủi ro chưa được sâu sát. Do vậy, tác giả đề xuất lại quy trình nhận diện và đánh giá rủi ro theo Sơ đồ 3.3.

3

4

3

2

1

Các bộ phận

-Thực hiện các hoạt động được giao

-Lập phiếu đánh giá rủi ro hàng tháng

Phòng KT – KH

– Tổng hợp phiếu đánh giá rủi ro

– Lập Báo cáo quản trị rủi ro hàng quí trình Ban Giám đốc

Ban Giám đốc

– Phê duyệt kế hoạch hành động

– Giao nhiệm vụ hành động cho các bộ phận

Sơ đồ 3.3. Quy trình thực hiện đánh giá rủi ro tại VNPT Quảng Bình

– Hoàn thiện biểu mẫu và quy trình đánh giá rủi ro kiểm soát doanh thu cước viễn thông – công nghệ thông tin:

Về cơ bản, các Phiếu và mẫu đánh giá nhận diện rủi ro đang áp dụng tại đơn vị gần như phản ánh đầy đủ thông tin và được chuẩn hóa theo Tập đoàn.

Tuy nhiên một số mẫu nhận diện rủi ro ở từng nhân viên các bộ phận và tổng hợp rủi ro có thể bổ sung thêm khi tác giả đề xuất đánh giá và nhận diện rủi ro từ các nhân viên tác nghiệp ở từng phòng ban. Cụ thể:

+ Phiếu nhận diện rủi ro

+ Bảng tổng hợp rủi ro

+ Báo cáo quản trị rủi ro

Báo cáo quản trị rủi ro tương đối đầy đủ và cụ thể. Tuy nhiên, việc đề xuất kế hoạch hành động trong Báo cáo quản trị rủi ro do phòng Kế toán – Kế hoạch lập do vậy đôi khi chưa phản ánh đúng thực tế đối với những loại rủi ro do các phòng ban khác phụ trách. Do vậy, đối với Báo cáo quản trị rủi ro, có thể bổ sung thêm mục triển khai hành động hoặc phản hồi về việc triển khai hành động thì công tác tổ chức hành động quản trị rủi ro sẽ hiệu quả và chặt chẽ hơn.

3.3. HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT DOANH THU CƯỚC VIỄN THÔNG – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VNPT QUẢNG BÌNH

3.3.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát đối với dữ liệu cước phát sinh

Do trung tâm kỹ thuật và kinh doanh tách biệt nhau, nên muốn thống nhất kiểm soát khâu nhập liệu đầu vào cần các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ như:

– Camera ở các trung tâm kinh doanh;

– Phân quyền nhập liệu và quản lí hồ sơ khách hàng phát sinh hằng ngày;

– Định kỳ, giám sát (ban giám sát được thành lập do Giám đốc VNPT Quảng Bình phụ trách chỉ đạo thực hiện).

– Kết quả giám sát được lập thành Biên bản và chuyển cho Trung tâm kinh doanh và Bộ phận Kế toán – Kế hoạch là bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát rủi ro và dữ liệu doanh thu phát sinh, doanh thu phân chia từ tập đoàn để có những giải pháp kiểm soát doanh thu hiệu quả.

3.3.2. Hoàn thiện kiểm soát doanh thu nhận trước

Việc kiểm soát đối doanh thu nhận trước cần bổ sung như sau:

– Về quy trình phản ánh doanh thu nhận trước:

Trình tự các bước được tiến hành như sau:

Bước 1: Khi khách hàng có nhu cầu thanh toán, thay vì trực tiếp nộp cho nhân viên thuê thu thì khách hàng có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như: ví điện tử, thông qua App, thông qua hệ thống ngân hàng và cần cung cấp thông tin cho bộ phận kinh doanh.

Bước 2: Dựa trên cơ sở thông tin tiến hành thu của khách hàng,

Bước 3: Hàng tháng thông tin hóa đơn dịch vụ khách hàng được chuyển về cho Trung tâm dịch vụ khách hàng và bàn giao cho bộ phận thuê thu.

Bước 4: Bộ phận kinh doanh trước khi giao hóa đơn tiến hành kiểm tra doanh thu nhận trước để rà soát số tiền còn phải thu trước khi phát hóa đơn cho khách hàng.

Bước 5: Bộ phận thuê thu phát hóa đơn cho khách hàng và khách hàng kiểm tra đối chiếu thông tin về số tiền đã thanh toán trước.

– Về công tác kiểm tra rà soát đối chiếu định kỳ đối với các khoản doanh thu nhận trước.

Hàng tháng, thông tin về cước phát sinh được chuyển từ Trung tâm kinh doanh cho các VNPT Quảng Bình/ các huyện/ thành phố trực thuộc. Sau khi nhận được thông tin về cước phát sinh và doanh thu nhận trước, bộ phận kế toán cần khẩn trương rà soát, đối chiếu ngay, không nên đợi đến khi phát sinh các khiếu nại của khách hàng mới giải quyết.

KẾT LUẬN

Với mục tiêu tìm hiểu thực trạng và đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát doanh thu Cước viễn thông – Công nghệ thông tin tại VNPT Quảng Bình, luận văn đã dựa trên cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ doanh thu, luận văn đã tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát doanh thu CVT – CNTT tại VNPT Quảng Bình. Tại VNPT Quảng Bình, công tác kiểm soát doanh thu về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý và hạn chế rủi ro liên quan đến khoản mục doanh thu. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần được hoàn thiện hơn như: công tác đánh giá và nhận diện rủi ro chưa triển khai đến từng bộ phận và nhân viên trong quy trình doanh thu; Thủ tục kiểm soát và giám sát liên quan đến đầu vào của cước phát sinh chưa kiểm soát được; Doanh thu nhận trước còn chưa được kịp thời và công tác giám sát định kỳ chưa được quan tâm.

Dựa trên những ưu điểm, hạn chế của công tác kiểm soát doanh thu cước viễn thông – Công nghệ thông tin, luận văn đã trình bày một số giải pháp khả thi có thể áp dụng tại VNPT Quảng Bình, bao gồm: hoàn thiện sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí; Tập trung đánh giá và nhận diện rủi ro đối với từng bộ phận và từng nhân viên các phần hành; bổ sung thủ tục kiểm soát đối với dữ liệu đầu vào và khoản mục doanh thu nhận trước.

LIỆN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\KE TOAN\HOANG THI THU HIEN