Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng
Tính cấp thiết của đề tài
Đổi mới giáo dục đại học là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao trình độ giáo dục đại học Việt nam lên mức tiên tiến so với khu vực và tiếp cận trình độ tiên tiến trên thế giới. Một trong những phương pháp đặt ra là đổi mới phương pháp và quy trình đào tạo theo hướng phát huy tính chủ động của người học. Đào tạo theo hệ thống tín chỉ với những ưu điểm của nó đã được một số nước áp dụng từ lâu và hiện nay đang được nhiều nước có nền giáo dục tiến bộ áp dụng.
Việt Nam đang bước vào giai đoạn khởi phát của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, với việc tạo ra cấu trúc và sự vận hành mới cho nền kinh tế dựa trên ứng dụng công nghệ cao, mạng lưới Internet kết nối vạn vật, trí tuệ nhân tạo, robot thông minh, công nghệ Blockchain, điện toán đám mây,… đã đặt giáo dục đại học trước những thách thức về đổi mới ngành, nghề, chương trình, nội dung và phương pháp giảng dạy cũng như sự kết nối giữa nhà trường và doanh nghiệp trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ. Hiện nay, đối với công tác quản lý tại các trường đại học việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành xu hướng tất yếu trong việc tổ chức hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Chiến lược phát triển hệ thống giáo dục Việt Nam đã khẳng định đào tạo theo học chế tín chỉ ở bậc đại học là xu hướng tất yếu. Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng đã đề xuất lộ trình đến năm 2020 toàn bộ hệ thống giáo dục đại học sẽ chuyển từ đào tạo theo học chế niên chế sang đào tạo theo học chế tín chỉ. Chuyển đổi hệ thống đào tạo từ niên chế sang tín chỉ là sự thay đổi căn bản trong phương thức tổ chức quản lý đào tạo, từ đó kéo theo yêu cầu phải cải tiến toàn diện hoạt động quản lý của các Trường đại học. Theo cách tổ chức quản lý ở hầu hết các Trường hiện nay, các công việc cụ thể được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận Đào tạo, bộ phận Tổ chức Hành chính, các Khoa, bộ phận Kế toán, Thư viện,… Trong điều kiện tổ chức đào tạo theo niên chế, Nhà trường có thể chủ động hoàn toàn các công việc quản lý đào tạo nên bộ phận này có thể thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của mình độc lập với các bộ phận khác. Tuy nhiên, với mục tiêu của đào tạo tín chỉ là hướng tới quyền chủ động của sinh viên (SV) trong học tập, đòi hỏi toàn bộ hoạt động quản lý của Trường phải vận hành theo yêu cầu của từng SV thì việc tổ chức hoạt động quản lý theo mô hình niên chế sẽ rất khó khăn trong việc đáp ứng những nhu cầu hết sức đa dạng. Hơn nữa, việc các bộ phận thực hiện các công việc một cách độc lập, rất ít sự phối hợp, hoặc hạn chế trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận với nhau, có thể dẫn đến công việc giữa các bộ phận bị chồng chéo gây lãng phí thời gian, nguồn lực, làm giảm tính hiệu quả trong hoạt động đào tạo của Trường.
Theo phương thức đào tạo theo học chế niên chế, vai trò của người dạy được coi trọng (lấy người dạy làm trung tâm), việc tổ chức đào tạo được thực hiện theo lớp sinh hoạt nên Nhà trường chủ động trong việc lập kế hoạch đào tạo cho từng lớp theo từng học kỳ; ngược lại theo phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ, vai trò của người học được đặc biệt coi trọng (lấy người học làm trung tâm), việc tổ chức đào tạo được thực hiện theo lớp học phần, đảm bảo quyền chủ động của người học, tủy theo theo điều kiện và năng lực của người học, chương trình đào tạo được thiết kế mềm dẻo và linh hoạt giúp người học có thể học vượt, học cùng lúc hai chương trình… Chính vì việc “chạy” theo kế hoạch học tập của người học nên đòi hỏi hệ thống tổ chức quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ phải được vận hành theo yêu cầu riêng của từng sinh viên. Có thể nói rằng, nếu trước kia người học phải “chạy” theo kế hoạch của nhà trường thì bây giờ nhà trường phải “chạy” theo kế hoạch của người học.
Trước những khác biệt cơ bản của phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ so với đào tạo theo học chế niên chế, đã dẫn đến hàng loạt yêu cầu mới trong tổ chức quản lý đào tạo được đặt ra, trong đó đáng lưu ý là những yêu cầu sau đây:
– Chương trình đào tạo phải được thiết kế theo cấu trúc module và đáp ứng khả năng liên thông, lắp ghép giữa các ngành. Các môn học cơ bản được xây dựng theo hướng đáp ứng yêu cầu của nhóm ngành đào tạo; các môn tự chọn được chia nhánh sâu vào mỗi chuyên ngành hẹp.
– Sinh viên được quản lý học tập theo lớp học phần, và được khuyến khích tham gia các sinh hoạt chung của lớp sinh hoạt, khoa, trường. Do số lượng các lớp học phần là khá lớn và chỉ tồn tại theo học kỳ nên việc quản lý theo lớp học phần là khá phức tạp.
– Một trong những yêu cầu phức tạp nhất trong đào tạo tín chỉ là phải tổ chức cho người học tự đăng ký khối lượng học tập theo nhu cầu và năng lực cá nhân. Để đáp ứng được yêu cầu này, Nhà trường phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về chương trình đào tạo, lộ trình học, đồng thời phải có hệ thống cố vấn học tập đủ tốt để tư vấn cho người học trong việc đăng ký khối lượng học tập; một vấn đề quan trọng nữa là Nhà trường phải dự kiến được nhu cầu đăng ký của người học, từ đó dự kiến số lượng học phần sẽ mở trong kỳ, bô trí đội ngũ giảng viên sao cho hợp lý, lập thời khóa biểu sao cho phù hợp với số lượng phòng học hiện có của Trường.
– Vì khối lượng đăng ký học tập của từng sinh viên là khác nhau, nên học phí của mỗi sinh viên theo đó cũng khác nhau. Do đó, việc xác định học phí và tổ chức thu học phí cũng trở nên khó khăn hơn trước đây.
Với những khác biệt cơ bản đó, dễ dàng nhận thấy rằng việc tổ chức quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với đào tạo theo học chế niên chế. Do đó, nếu áp dụng mô hình quản lý đào tạo như trước đây để quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ thì sẽ rất khó khăn do phải đáp ứng được những yêu cầu mới mà hệ thống này đặt ra. Vì vậy, để thực hiện những được nhu cầu hết sức đa dạng của người học khi chuyển đổi sang đào tạo theo học chế tín chỉ thì Nhà trường cần phải xác định thay đổi cơ bản phương thức tổ chức đào tạo theo hướng lấy sinh viên làm trung tâm, xem việc ứng dụng công nghệ thông tin là điều kiện tiên quyết để khai thác và phát huy tối đa nguồn lực của Nhà trường.
Thực hiện Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, buộc các cơ sở giáo dục đại học phải chủ động hơn trong các hoạt động quản lý và đảm bảo khai thác có hiệu quả hơn các nguồn lực của mình. Trong đó, theo cơ chế tự chủ thì nguồn kinh phí thường xuyên do ngân sách nhà nước cấp hàng năm có tỷ trọng giảm dần trong khi nguồn thu từ học phí nhanh chóng trở thành nguồn thu chủ yếu của nhà trường. Vì vậy, vấn đề đặt ra trong hệ thống giáo dục hiện nay là việc quản lý nguồn thu học phí như thế nào để đảm bảo thu đúng, thu đủ và thu kịp thời là rất quan trọng.
Trong nhiều năm qua, Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng đã có những bước phát triển và có nhiều đổi mới trong mô hình quản lý. Trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến nâng cao vai trò của thông tin kế toán. Tuy nhiên, việc tổ chức thông tin kế toán tại trường nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng tại Trường vẫn còn chưa phù hợp khi chuyển đổi sang cơ chế quản lý mới. Thông tin kế toán mang lại đôi khi vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý. Từ năm 2011, trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đào tạo, bằng chứng là tạo ra sản phẩm phần mềm quản lý đào tạo góp phần đổi mới công tác quản lý của Nhà trường; tuy nhiên đúng như tên gọi của nó, phần mềm mới chỉ đáp ứng được các công việc liên quan đến công tác quản lý đào tạo là chủ yếu. Bên cạnh đó, để tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp, Nhà trường còn sử dụng một phần mềm kế toán riêng đó là phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Misamimosa.net 2019 do Công ty Cổ phần MISA phát hành. Do đó, giữa 02 phần mềm trên chưa có sự liên kết lại với nhau trong cùng một hệ thống thông tin quản lý thống nhất. Chính vì vậy, số liệu kế toán không có tính kế thừa, chưa có sự liên kết cao giữa các bộ phận chức năng dẫn đến công việc còn chồng chéo, tốn thời gian, nhân lực, vật lực và khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu, giám sát nguồn thu học phí. Hơn nữa, phần lớn các thao tác trên phần mềm quản lý đào tạo đều do chuyên viên phòng Đào tạo đảm nhận kể cả khâu cập nhật đối tượng được miễn giảm học phí đến khâu xác định tính toán mức học phí phải nộp; chính vì thế, việc phân quyền trên phần mềm quản lý đào tạo giữa các đơn vị chức năng vẫn còn chưa phù hợp dẫn đến khối lượng công việc của bộ phận này lại do bộ phận khác đảm nhận, không đúng so với chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Qua đó cho thấy, yêu cầu hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng là đòi hỏi tất yếu để đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ quản trị một cách hiệu quả.
Vấn đề đặt ra là cần tổ chức lại thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng theo định hướng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm góp phần nâng cao tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động thu học phí, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ của mình, đề tài này phù hợp với chuyên ngành đào tạo, và có ý nghĩa khoa học, thực tiễn đối với Trường.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
– Tổng hợp lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại các cơ sở giáo dục đại học tại Việt Nam.
– Đánh giá thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng.
– Đưa ra các định hướng và giải pháp để tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí.
- Phạm vi nghiên cứu: Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
– Phương pháp tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nói chung, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng tại các các cơ sở giáo dục đại học.
– Phương pháp khảo cứu tài liệu, quan sát, phỏng vấn tổng thể các đơn vị liên quan để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện của hệ thống thông tin kế toán đang được áp dụng tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng.
– Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin nhằm tổ chức dữ liệu để hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ lục, bố cục của luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại các cơ sở giáo dục đại học
Chương 2: Thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng
Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Trên thế giới, có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm cũng như chức năng của HTTTKT nhưng nhìn chung lại, HTTTKT là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản là thông tin và kiểm tra về sự hình thành, vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.
HTTTKT mang đầy đủ đặc điểm của một hệ thống nói chung, do vậy để hiểu rõ bản chất của một HTTTKT, thì không chỉ xem xét một cách riêng lẻ, độc lập các phần tử với nhau mà cần phải xét các phần tử này trong mối quan hệ liên kết hoạt động với nhau.
Đề hiểu được bản chất của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu các chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT. Theo đó, HTTTKT thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ta những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho công tác lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định.
HTTTKT không chỉ là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác kiểm soát, điều hành và ra quyết định của các cấp quản lý bên trong và bên ngoài tổ chức mà còn đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc phối hợp hoạt động và nâng cao hiệu quả tác nghiệp của các bộ phận chức năng. Việc tổ chức HTTTKT một cách hiệu quả, phát huy đầy đủ vai trò, chức năng của hệ thống này trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tạo ra những thông tin kế toán hữu ích là một trong những mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ tổ chức nào.
HTTTKT bao gồm nhiều yếu tố cấu thành và có mối liên hệ rất phức tạp. Một số cách tiếp cận hiện nay để hiểu được bản chất của HTTTKT đó là: Tiếp cận hướng đến đối tượng kế toán, tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, tiếp cận HTTTKT với tư cách là một hệ thống thông tin, tiếp cận HTTTKT trong điều kiện tin học hóa và tiếp cận theo chu trình.
Cách tiếp cận hướng đến đối tượng kế toán
HTTTKT là một khái niệm khá mới mẻ, do vậy để nghiên cứu bản chất và các mối liên hệ bên trong của HTTTKT trước hết phải xuất phát từ việc nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và đối tượng của HTTTKT. Hiện nay tồn tại quan điểm đồng nhất khái niệm HTTTKT và kế toán. Theo đó, HTTTKT bao gồm việc thu thập, ghi nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu để tạo ra những thông tin kế toán hữu ích phục vụ cho công tác lập kế hoạch, kiểm soát, phối hợp, phân tích và ra quyết định. Theo cách tiếp cận này, HTTTKT thực hiện hai chức năng cơ bản đó là: thông tin và kiểm soát về sự hình thành, vận động của tài sản nhằm bảo vệ, khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức. Đáng lưu ý là HTTTKT không cung cấp thông tin và kiểm soát về tất cả các mặt hoạt động mà chỉ cung cấp thông tin và kiểm soát các đối tượng của kế toán. Mọi sự hình thành và vận động của các đối tượng kế toán phải được ghi nhận thông tin và kiểm soát theo từng lần phát sinh, từng loại, nhóm đối tượng và tổng hợp cho toàn đơn vị.
Hiện nay để theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán người ta thường tổ chức HTTTKT theo các phần hành. Toàn bộ dữ liệu kế toán được phân loại và xử lý theo từng phần hành nhất định như phần hành kế toán tiền, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ,… Kế toán các phần hành theo dõi và cung cấp thông tin về số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, phát sinh giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng đối tượng kế toán. Mỗi phần hành kế toán có thể do một nhân viên kế toán phụ trách một cách độc lập. Nhân viên phụ trách phần hành kế toán nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra các chứng từ liên quan và thực hiện việc phân loại, ghi sổ kế toán theo từng đối tượng kế toán thuộc phần hành. Cách tiếp cận này hướng đến đối tượng kế toán, là cách tiếp cận phổ biến nhất, và còn được xem là cách tiếp cận theo phần hành kế toán.
Cách tiếp cận theo hướng tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán
Con người là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến sự hình thành và tồn tại của HTTTKT cho dù hệ thống đó được thực hiện thủ công hay ứng dụng CNTT hiện đại. Tiếp cận HTTTKT chú trọng đến yếu tố con người cũng là một cách tiếp cận phổ biến, trong đó hướng nghiên cứu chủ yếu là các mô hình tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán. Mô hình tổ chức công tác kế toán liên quan đến phân công trách nhiệm trong xử lý thông tin kế toán giữa các cấp trong một hệ thống quản lý tùy thuộc vào phân cấp quản lý tài chính. Việc phân công công tác kế toán giữa các cấp quản lý và trong nội bộ từng cấp là cơ sở hình thành nên bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán được phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể và có quan hệ mật thiết với nhau nhằm đảm bảo thực hiện toàn bộ công tác kế toán của một tổ chức. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán phổ biến hiện nay là tổ chức theo các phần hành kế toán nhằm theo dõi, hạch toán, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng kế toán cụ thể. Việc tổ chức bộ máy kế toán đóng vai trò then chốt trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán, chính vì thế nghiên cứu về HTTTKT không thể không đề cập đến việc tổ chức bộ máy kế toán. Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ chú trọng đến yếu tố con người và tổ chức bộ máy nhân sự trong hoạt động kế toán, chưa thể hiện rõ nét các mối liên hệ giữa việc tổ chức bộ máy – với con người đóng vai trò trung tâm – và các thành tố khác của HTTTKT.
Cách tiếp cận HTTTKT với tư cách là một hệ thống thông tin
Việc ứng dụng CNTT đã tạo ra những thay đổi lớn trong lĩnh vực kế toán, nhất là phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đã có những bước đột phá so với quy trình xử lý thủ công trước đây. Khi đó, kế toán đã phát triển nhanh chóng mang nhiều đặc trưng của ngành hệ thống thông tin và khái niệm HTTTKT (AccountingInformation Systems) được biết đến rộng rãi như là sự giao thoa của hai khái niệm hệ thống thông tin và kế toán. Theo cách tiếp này, HTTTKT là hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý (Management Information System– MIS). Khái niệm về HTTTKT theo cách tiếp cận hệ thống thông tin đã xuất hiện tại Việt Nam trong những năm gần đây và khá tương đồng với khái niệm HTTTKT phổ biến trên thế giới. Theo đó, HTTTKT là “một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kì nhất định”, (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011).
Như bất cứ một hệ thống thông tin nào, HTTTKT cũng có dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và dữ liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu vào được thu thập và ghi nhận từ các hoạt động kinh tế phát sinh như mua hàng hoá, thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, thanh toán tiền điện, bán hàng hoá, thu tiền,… Việc thu thập và ghi nhận chủ yếu thông qua các chứng từ kế toán.
Quy trình xử lý dữ liệu bao gồm các bước công việc từ thu thập các dữ liệu kế toán, đến việc phân loại, lưu trữ, phân tích, xử lý, tổng hợp các dữ liệu để cung cấp các thông tin kế toán. Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán rất phức tạp, đòi hỏi sự vận dụng hợp lý hệ thống các phương pháp kế toán trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, các chuẩn mực kế toán và hệ thống các phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin để cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết ở các mức độ khác nhau, trong giai đoạn xử lý thông tin, quan trọng nhất là việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để làm căn cứ cho việc phân loại và hệ thống hóa thông tin theo từng loại đối tượng kế toán, từng loại chỉ tiêu phục vụ nhu cầu thông tin của người sử dụng với phương tiện vật chất biểu hiện là hệ thống các sổ kế toán.
Dữ liệu đầu ra là các thông tin kế toán đáp ứng các yêu cầu của người sử dụng thông tin, bao gồm các cấp quản trị bên trong tổ chức và cả những đối tượng bên ngoài tổ chức. Phương tiện biểu hiện những thông tin tổng hợp và chi tiết đã được xử lý để cung cấp cho người sử dụng là hệ thống báo cáo kế toán gồm Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, đầu ra của hệ thống thông tin kế toán còn là tất cả những thông tin kế toán cần thiết phục vụ công tác quản lý và tác nghiệp mà các bộ phận chức năng có thể được phân quyền truy cập.
Cách tiếp cận như trên thể hiện được chức năng thông tin của HTTTKT, cho phép nghiên cứu để xác định cụ thể các yếu tố đầu vào, quy trình xử lý và các yếu tố đầu ra của hệ thống nhưng ở mức độ rất khái quát, chưa thể hiện được đầy đủ các yếu tố cấu thành của HTTTKT.
Cách tiếp cận thông qua việc xác định các yếu tố cấu thành HTTTKT
Để có thể nhìn nhận HTTTKT một cách đầy đủ và toàn diện hơn, một số nghiên cứu đã tiếp cận HTTTKT thông qua việc mô tả những yếu tố cấu thành nên hệ thống này. Ở mức độ khái quát, HTTTKT là tập hợp các nguồn lực con người và các phương tiện được thiết kế để chuyển các dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin. Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin như hiện nay, các thiết bị phần cứng và các phần mềm kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của HTTTKT, bên cạnh đó hoạt động kiểm soát nội bộ và đảm bảo an toàn dữ liệu của HTTTKT cũng được xem là yếu tố cấu thành HTTTKT. Như vậy, HTTTKT có sáu yếu tố cấu thành cơ bản: (1) con người, (2) thủ tục và quy trình xử lý thông tin, (3) dữ liệu về các hoạt động, (4) cơ sở hạ tầng CNTT gồm máy tính và các thiết bị kết nối thông tin, (5) phần mềm kế toán kể cả cơ sở dữ liệu kế toán và (6) công cụ kiểm soát nội bộ.
Cách tiếp cận HTTTKT trong điều kiện tin học hóa
Quy trình xử lý thủ công của hệ thống kế toán trước đây cơ bản đã được thay thế bằng hệ thống xử lý trên máy tính nên đề cập đến HTTTKT là nói đến hệ thống được xử lý bằng máy tính. HTTTKT khi đó là hệ thống dựa trên máy tính để xử lý thông tin kế toán và hỗ trợ việc ra quyết định để kiểm soát các hoạt động của tổ chức. Theo cách tiếp cận này, việc ứng dụng các phần mềm kế toán, tổ chức cơ sở dữ liệu kế toán, quy trình xử lý và tổng hợp dữ liệu trong điều kiện ứng dụng CNTT đang được coi trọng. Hơn nữa, một số nghiên cứu chỉ ra rằng việc tổ chức dữ liệu kế toán một cách riêng lẻ, độc lập không giúp khai thác, kế thừa các dữ liệu và thông tin từ các bộ phận chức năng khác trong tổ chức cũng như việc chia sẻ thông tin kế toán đến các bộ phận, hỗ trợ các bộ phận khác trong hoạt động tác nghiệp cũng gặp nhiều hạn chế. Do vậy, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin, phối hợp đồng bộ nguồn lực về thông tin thì thực hiện chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động, cho phép người sử dụng truy vấn dữ liệu trong môi trường thời gian thực là cần thiết. Một hệ thống như vậy chính là hệ thống ERP, trong đó HTTTKT đóng vai trò là hạt nhân.
Trong những năm gần đây, đã có nhiều các nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình. Điều này xuất phát từ việc tổ chức thực hiện các công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên theo một trình tự nhất định qua nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, cá nhân tham gia thực hiện. Chẳng hạn, trong doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức các hoạt động có thể chia thành bốn chu trình cơ bản sau: chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình tài chính, và chu trình sản xuất. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt động giữa các chức năng, bộ phận, cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình. Cách tiếp cận này hướng đến các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
Qua việc tổng hợp trình bày trên cho thấy có nhiều cách tiếp cận khác nhau để hiểu được khái niệm và bản chất của HTTTKT. Mỗi cách tiếp cận đều có ý nghĩa lý luận và thực tiễn nhất định.
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC
Đặc điểm tổ chức kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học
Công tác kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học phải tổ chức thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về tình hình sử dụng tài sản, kinh phí của đơn vị nhằm phục vụ công tác quản lý tài chính và công tác nghiệp vụ ở đơn vị theo đúng các quy định của Nhà nước.
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp (cơ sở giáo dục đại học là đơn vị hành chính sự nghiệp) bao gồm:
Thứ nhất, công tác lập và chấp hành dự toán thu, chi.
Đơn vị hành chính sự nghiệp lập dự toán thu, chi theo nhiệm vụ được giao và theo các quy định hiện hành của Nhà nước. Việc phân bổ và giao dự toán của cơ quan quản lý cấp trên cho đơn vị sự nghiệp công được thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước.
Thứ hai, công tác kế toán theo quá trình xử lý thông tin, bao gồm: vận dụng hệ thống chứng từ kế toán; vận dụng hệ thống tài khoản kế toán; vận dụng hệ thống sổ kế toán và vận dụng hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.
Thứ ba, công tác kiểm tra kế toán và công khai tài chính.
Trong mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp, thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức việc kiểm tra công việc kế toán trong đơn vị mình theo đúng qui định của chế độ kiểm tra kế toán. Công khai tài chính ở các đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo quy định tại Thông tư số 61/2017/TT-BTC ngày 15 tháng 06 năm 2017 hướng dẫn về công khai ngân sách đối vơi đơn vị dự toán ngân sách, tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ. Các nội dung công khai tài chính bao gồm: (1) Công khai kinh phí ngân sách nhà nước cấp; (2) Công khai số liệu và thuyết minh tình hình thực hiện dự toán ngân sách nhà nước hỗ trợ (quý, 6 tháng, năm); (3) Công khai quyết toán ngân sách nhà nước cấp.
Xét dưới góc độ chu trình kế toán, tổ chức hạch toán kế toán bao gồm tổ chức chứng từ kế toán, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức sổ kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo tài chính.
Tại Việt Nam hiện nay, trường đại học công lập là đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động thuộc lĩnh vực giáo dục đào tạo, được tự chủ tài chính theo Nghị định 16/2015/NĐ-CP của Chính phủ. Mô hình tổ chức kế toán tại các trường đại học công lập hiện nay thường là mô hình tập trung.
Các trường đại học công lập hiện nay áp dụng theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính thay thế cho Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC.
b. Tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán
Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở các trường đại học công lập hiện nay tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán và Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính thay thế cho Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Tổ chức thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình
Trong những năm gần đây, đã có nhiều các nghiên cứu tiếp cận HTTTKT theo chu trình. Điều này xuất phát từ việc tổ chức thực hiện các công việc được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên theo một trình tự nhất định qua nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, cá nhân tham gia thực hiện. Để đảm bảo các hoạt động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đạt được hiệu quả cao, cần phải phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng, cá nhân cùng tham gia trong một chu trình. Vì vậy, để theo dõi và cung cấp thông tin kế toán cho từng đối tượng kế toán, cần thiết phải tiếp cận HTTTKT theo chu trình. Cách tiếp cận nghiên cứu HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, có ý nghĩa to lớn trong kiểm soát nội bộ, tổ chức HTTTKT phù hợp với điều kiện ứng dụng CNTT.
Chức năng chính của một trường đại học là tổ chức giảng dạy, và nghiên cứu khoa học, xét về quá trình hoạt động, cũng như tại các doanh nghiệp việc tổ chức giảng dạy và nghiên cứu khoa học cũng được thực hiện theo một chu trình nhất định qua nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, cá nhân đảm nhận như bộ phận quản lý đào tạo, quản lý sinh viên, các khoa quản lý chuyên môn, bộ phận nghiên cứu khoa học, thư viện, ký túc xá…và bộ phận kế toán. Để đảm bảo các hoạt động của trường đại học được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ cần phải tổ chức trao đổi dữ liệu, thông tin một cách khoa học giữa các bộ phận để công việc được tiến hành xuyên suốt qua các công đoạn, là cơ sở để xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận trong việc phối hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sót. Khi đó, HTTTKT không thể tổ chức một cách độc lập, riêng lẻ mà cần phải tổ chức theo cách tiếp cận mới – tiếp cận theo chu trình.
Trong một đơn vị sản xuất kinh doanh, HTTTKT có thể tổ chức thành 04 chu trình cơ bản là chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi, chu trình cung ứng, và chu trình tài chính. Trên cơ sở kế thừa các nghiên cứu của Nguyễn Mạnh Toàn, 2011 và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2012 về tổ chức HTTTKT theo chu trình, đặc điểm tổ chức công tác kế toán tài chính của các trường đại học công lập cũng như tìm hiểu cụ thể các quan hệ chức năng giữa các bộ phận trong hoạt động quản lý đào tạo và nghiên cứu khoa học, các tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn đã đề xuất tổ chức HTTTKT trong đại học công lập thành 04 chu trình cơ bản: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy – nghiên cứu khoa học và chu trình tài chính.
- Chu trình thu học phí
Chu trình thu học phí có hai chức năng chính: Tính toán số tiền học phí phải nộp của mỗi sinh viên (SV) trong từng học kỳ và Thu tiền học phí. Đây là những chức năng quan trọng trong công tác kế toán của trường đại học với yêu cầu đặt ra là phải tính đúng, tính đủ và tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí của SV. Tổ chức công tác kế toán phải giúp cung cấp nhanh chóng và chính xác thông tin về tình hình thu học phí của từng SV cho các bộ phận chức năng khác như phòng Đào tạo, phòng Công tác SV, các Khoa… Chu trình thu học phí thường bao gồm các bước công việc sau đây:
– Xác định học phí mỗi SV phải nộp: Căn cứ vào dữ liệu đăng ký học, phòng Đào tạo xác định số tín chỉ mỗi SV đăng ký học trong kỳ, trong đó chi tiết số tín chỉ đăng ký học lần đầu, học lại và học cải thiện điểm. Việc xác định mức thu học phí/tín chỉ của từng học kỳ được bộ phận kế toán tính toán căn cứ vào qui định của Chính phủ trong từng giai đoạn cụ thể. Bên cạnh đó, phòng Công tác SV còn trách nhiệm theo dõi, quản lý và cung cấp thông tin về các đối tượng SV được miễn, giảm học phí, giải quyết các thủ tục cho SV xin hoãn nộp học phí do hoàn cảnh gia đình khó khăn. Như vậy, để xác định nhanh chóng và chính xác mức học phí của từng SV, đòi hỏi phải có sự tham gia và phối hợp đồng bộ giữa phòng Đào tạo, phòng Công tác SV và bộ phận Kế toán. Dữ liệu phải được tích hợp đồng bộ và sử dụng chung giữa các bộ phận này để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành và tác nghiệp của trường.
Ngoài ra, các trường đại học cũng thường tổ chức liên kết đào tạo ở các địa phương. Việc thu học phí của các lớp liên kết thông thường được thực hiện bởi các đơn vị liên kết đào tạo và sau đó chuyển về trường theo hợp đồng đã ký kết và quyết toán theo năm học với bộ phận kế toán. Trong trường hợp này, cần phải có sự phối hợp đối chiếu dữ liệu giữa phòng Đào tạo, bộ phận Kế toán và Đơn vị liên kết để tránh trường hợp thông tin thiếu chính xác, gây thất thoát học phí hoặc công việc có thể chồng chéo lẫn nhau làm lãng phí nguồn lực…
– Thu học phí: Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thu học phí trên cơ sở mức thu học phí đã xác định. Khi số lượng sinh viên của trường đông, việc thu học phí trực tiếp tại bộ phận Kế toán sẽ rất phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức. Để tránh tính trạng ùn tắc tại bộ phận Kế toán, các trường có thể yêu cầu SV chuyển tiền học phí vào tài khoản của trường. Tuy nhiên, việc xác định đối tượng đã nộp học phí, giải quyết thắc mắc của SV, theo dõi thanh toán và đối chiếu với ngân hàng cũng rất phức tạp. Hiện nay, giải pháp khoa học và tối ưu nhất là thu học phí qua tài khoản ATM của SV. Đến thời điểm nộp học phí, SV nộp tiền vào tài khoản của mình để ngân hàng thực hiện thu hộ và chuyển về tài khoản của trường. Như vậy, ngoài các mối quan hệ chức năng giữa các bộ phận trong trường như đã xác định trên đây, thực hiện thu học phí qua tài khoản ATM của SV còn liên quan đến sự phối hợp với ngân hàng. Vấn đề đặt ra là Nhà trường phải cung cấp cho ngân hàng chính xác danh sách thu và số phải thu của từng đối tượng. Ngược lại, ngân hàng phải cung cấp chính xác cho Trường thông tin về tổng số thu theo từng ngày cũng như thông tin về các đối tượng đã thu, chưa thu.
– Tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí: Định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu và lập báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình thu học phí. Các thông tin cần cung cấp gồm: số học phí phải thu và số đã thu được trong kỳ, trong đó chi tiết cho các hệ đào tạo: cao học, đại học hệ chính qui, vừa làm vừa học, đồng thời trong mỗi loại trên cũng cần phải chi tiết theo số thu học phí học lần đầu, học lại và học cải thiện… Các thông tin trên các báo cáo này là căn cứ để kiểm soát, đối chiếu giữa các bộ phận và phân phối nguồn thu theo quy định quản lý tài chính của Nhà nước và của từng trường trong từng thời kỳ, là cơ sở để hạch toán tổng hợp trên các tài khoản có liên quan.
Một yêu cầu nữa về thông tin trong chu trình này là xác định chính xác về tình hình và thời điểm nộp học phí của từng SV, đây là căn cứ để phòng Đào tạo lập danh sách thi, phòng Công tác SV và các Khoa quản lý SV. Thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin khoa học và hợp lý sẽ giúp chia sẻ dữ liệu và thông tin để các bộ phận chức năng hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất.
Như vậy, để thực hiện đồng bộ và hiệu quả các khâu, các giai đoạn trong hoạt động của chu trình thu học phí đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận tham gia vào chu trình gồm phòng Đào tạo, phòng Công tác SV, các Khoa, bộ phận Kế toán, các Đơn vị liên kết đào tạo và Ngân hàng.
- Chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động mua sắm các trang thiết bị phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và vật tư văn phòng. Để tăng cường công tác quản lý và kiểm soát quá trình cung ứng các trường phải xây dựng một quy trình chặt chẽ và khoa học nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các chức năng của chu trình bao gồm:
– Lập kế hoạch cung ứng: Vào đầu năm học hoặc tại các thời điểm phát sinh các hoạt động, các bộ phận chức năng xác định nhu cầu tài sản, dụng cụ, vật tư, sách báo… cần sử dụng trên cơ sở thực hiện nhiệm vụ của mình. Phòng Hành chính tổng hợp căn cứ vào nhu cầu được phê duyệt, lập kế hoạch cung ứng, trong đó xác định rõ bộ phận yêu cầu, số lượng, chủng loại, dự kiến giá trị, thời gian cần phải có…
– Tổ chức đấu thầu hoặc mua sắm: Theo quy định hiện nay, các đơn vị
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\KE TOAN\HOANG QUANG HUY
