Kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung

1. Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quá trình quản lý, giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động kinh doanh. Trong đó kiểm soát chi phí là một vấn đề cần được quan tâm hàng đầu bởi vì việc kiểm soát chi phí tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế các khoản chi phí không hợp lý. Bên cạnh đó, kiểm soát chi phí còn thể hiện quan điểm, thái độ, năng lực quản lý, điều hành của Ban giám đốc nhằm chống lãng phí và thất thoát tài sản của DN.

Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung là một doanh nghiệp thương mại, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hàng hải sản đông lạnh, vật tư. Trong thời gian vừa qua, việc tổ chức công tác kiểm soát chi phí kinh doanh trong Công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung chưa thực sự đáp ứng được các yêu cầu quản lý như bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận; chưa thực sự cung cấp được các thông tin kịp thời, chính xác, tin cậy và phù hợp để các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời gây nhiều khó khăn cho các cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan.

Từ những lý do đó, tác giả đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung” làm đề tài nghiên cứu của mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

– Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nói chung.

– Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát chi phí kinh doanh ở Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung

– Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát CPKD của Công ty.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung.

Phạm vi nghiên cứu giới hạn ở công tác kiểm soát giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, vì ba khoản mục chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh của Công ty.

4. Phương pháp nghiên cứu

Để nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty XNK thủy sản miền Trung, tác giả vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và sử dụng các phương pháp cụ thể như: quan sát, phỏng vấn trực tiếp, thu thập – xử lý tài liệu, phân tích, tổng hợp, so sánh… nhằm làm rõ thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp.

5. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn được kết cấu thành ba chương:

Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung

Chương 3: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1. Khái quát chung về kiểm soát trong quản lý

Theo Uỷ ban tiêu chuẩn kế toán Australia (Australian Accounting Standards Board) định nghĩa “Kiểm soát là khả năng của một thực thể trong việc chi phối quá trình ra quyết định, trực tiếp hoặc gián tiếp, trong mối quan hệ với các chính sách tài chính và vận hành của một thực thể khác, qua đó tạo khả năng cho chủ thể đó vận hành theo các mục tiêu của chủ thể kiểm soát”. Khái niệm kiểm soát, do đó sẽ bao gồm 2 nội dung chủ yếu sau: 

Thứ nhất là khả năng kiểm soát liên quan đến năng lực của công ty (được ví như công ty mẹ) về quyền lực tài chính để có thể chi phối trực tiếp hoặc gián tiếp quá trình ra quyết định của chi nhánh, công ty trực thuộc, công ty tham gia góp vốn (công ty con). 

Thứ hai là lĩnh vực kiểm soát liên quan đến việc công ty sẽ kiểm soát các chi nhánh, các công ty trực thuộc hoặc công ty tham gia góp vốn ở những khâu nào, từ quyết định đầu tư, chiến lược phát triển, nhân sự cho đến các giao dịch hàng ngày. 

1.1.2. Khái niệm và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Điều 39, Luật kế toán Việt Nam năm 2015 nêu rõ: “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”.

1.1.2.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

– Bảo đảm độ tin cậy các thông tin

– Bảo đảm việc tuân thủ các chế độ pháp lý

– Bảo đảm hiệu quả và hiệu lực của hoạt động

1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.3.1. Môi trường kiểm soát

1.1.3.2. Đánh giá rủi ro

1.1.3.3. Các hoạt động kiểm soát

1.1.3.4. Thông tin và truyền thông

1.1.3.5. Giám sát

1.2. KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.2.1. Khái quát về hoạt động kinh doanh trong DN thương mại

Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại diễn ra ở cả phạm vi trong nước và nước ngoài. Ở mỗi một phạm vi hoạt động lại chứa đựng các yếu tố môi trường kinh doanh, luật pháp, kinh tế, văn hóa… khác nhau, do đó, để hoạt động kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn tìm kiếm thị trường, phát triển các thị trường mới, phải nghiên cứu, đánh giá môi trường kinh doanh; nghiên cứu cách thức tổ chức, hoạt động của các thể chế kinh tế quốc tế trong thị trường đó; các cam kết mà Việt Nam và các quốc gia đó đã thỏa thuận v.v… từ đó tạo ra sự thích ứng để tồn tại và phát triển trong thị trường mới.

1.2.2. Phân loại chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

Chi phí có thể được hiểu là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được một mục đích nào đó của tổ chức trong một thời kỳ nhất định.

Có nhiều cách phân loại chi phí nhưng ở trong phạm vi luận văn này chỉ đề cập đến hai cách phân loại: Phân loại theo nội dung kinh tế và phân loại theo công dụng của chi phí.

1.3. KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.3.1. Mục tiêu và căn cứ kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý DN

+ Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mục hay không.

+ Kiểm tra việc tính và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho các đối tượng chịu chi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quán hay không.

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không.

+ Kiểm tra việc phê chuẩn các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không?

+ Kiểm tra nội dung các khoản chi phí và số tiền thực tế phát sinh có đúng với dự toán đã lập hay không.

+ Kiểm tra các khoản chi phí có phù hợp với qui định tại đơn vị và đảm bảo tiết kiệm hay không.

* Căn cứ kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Các chứng từ gốc (bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ vật liệu, phiếu chi…), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK 641, TK 642, TK 334, …), bảng tổng hợp phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh

+ Tài liệu về định mức, kế hoạch, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch bán hàng, chiến lược kinh doanh,…).

1.3.2. Mục tiêu và căn cứ kiểm soát giá vốn hàng bán

* Mục tiêu của kiểm soát giá vốn hàng bán

+ Kiểm tra xem giá vốn được hạch toán có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá đúng và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mục hay không.

+ Kiểm tra việc tính toán giá xuất kho của vật tư hàng hóa có nhất quán giữa các kỳ hay không.

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo giá vốn hàng bán trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không.

+ Kiểm tra việc phê duyệt các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không.

* Căn cứ kiểm soát giá vốn hàng bán

+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với các nghiệp vụ nhập xuất kho vật tư, hàng hóa.

+ Các chứng từ gốc (phiếu nhập kho, xuất kho…), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK 632, TK 156).

+ Báo cáo tài chính: báo cáo kết quả kinh doanh.

+ Tài liệu về kế hoạch, dự toán giá vốn.

+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch bán hàng, chiến lược kinh doanh,…).

1.3.3. Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh

Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp dựa trên chứng từ, sổ sách và báo cáo.

Các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ về chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ như: hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ… Các chứng từ này được các bộ phận có liên quan lập và trình ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt trước khi chuyển sang bộ phận kế toán để phản ánh vào các sổ sách có liên quan.

1.3.4. Thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

1.3.4.1. Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý trong doanh nghiệp

a. Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương

b. Kiểm soát chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ

c. Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố định

d. Kiểm soát các khoản phí và lệ phí

e. Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền

1.3.4.2. Kiểm soát giá vốn hàng bán

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG

2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG

2.1.1. Quá trình hình thành Công ty

2.1.2. Quá trình phát triển của Công ty

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG

2.2.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát tại Công ty XNK thủy sản miền Trung được thể hiện cụ thể như sau:

2.2.1.1. Đặc thù quản lý

2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức trong Công ty

Bộ máy quản lý tại công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng, đứng đầu là Đại hội đồng cổ đông (xem Hình 2.1).

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

KẾ TOÁN TRƯỞNG

BAN NHẬP KHẨU

BAN TC – KH ĐẦU TƯ

BAN HC-NS-PC

CN C.TY TẠI HÀ NỘI

CN C.TY TẠI TP HCM

BAN KIỂM SOÁT

CÁC PHÓ TGĐ

BAN XUẤT KHẨU

PHÒNG KINH DOANH

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức Công ty XNK thủy sản miền Trung

2.2.1.4. Công tác kế hoạch

2.2.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ

2.2.2. Đánh giá rủi ro

2.2.3. Hoạt động thông tin và truyền thông phục vụ công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty XNK thủy sản miền Trung

2.2.3.1. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát giá vốn hàng bán

2.2.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

2.2.4. Kiểm soát CP kinh doanh ở Công ty thông qua các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát tại đơn vị được thiết lập dựa trên sự phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn.

2.2.4.1. Thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các chi phí phát sinh phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp. Thuộc chi phí này bao gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương, chi phí khấu hao, chi phí điện thoại, internet, chi phí quản lý (văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, công tác phí…), chi phí khác bằng tiền…

* Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý

Vào đầu tháng, căn cứ vào quy chế tiền lương đã được công ty ban hành mà các cá nhân đã được phân công, phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn làm các thủ tục chứng từ để thanh toán tiền lương tháng trước cho người lao động.

Căn cứ vào bảng chấm công của khối văn phòng, hệ số lương (theo quy định của Nhà nước) để tính lương cơ bản, Bảng tổng hợp hệ số lương do sự bình bầu của từng bộ phận sử dụng lao động gửi lên hàng tháng đã được giám đốc duyệt (dùng để tính lương theo doanh thu), hệ số lương trách nhiệm (do Tổng Công ty quy định)… để tính số lương phải trả cho từng cán bộ ở bộ phận quản lý công ty qua Bảng thanh toán tiền lương.

* Kiểm soát chi phí vật tư, công cụ, dụng cụ

Đánh giá rủi ro có thể xảy ra đối với qui trình mua vật liệu, công cụ dụng cụ:

– Do Công ty không khoán định mức sử dụng vật tư cho các bộ phận nên đã không kiểm soát được khâu sử dụng dẫn đến việc sử dụng còn lãng phí, không hiệu quả làm cho chi phí này tăng;

– Việc thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, công cụ dụng cụ do chính bộ phận có nhu cầu thực hiện và hầu như không có bộ phận kiểm tra lại nên không đảm bảo số lượng và chất lượng của vật tư mua về;

– Thiếu sự kiểm soát trong khâu lựa chọn nhà cung cấp: Người mua tự tìm nhà cung cấp mà không gửi báo giá cho công ty nên nhiều khi không chọn được nhà cung cấp có giá cả phù hợp, không kiểm soát được việc người mua kê tăng giá. Như vậy, sẽ làm cho chi phí tăng lên vì công ty sẽ phải mua hàng với giá cao hơn.

* Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ

Đánh giá khả năng rủi ro có thể xảy ra:

Công ty đã tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, bảo quản và sử dụng TSCĐ. Qua các thông tin kế toán TSCĐ cung cấp đã giúp cho nhà quản trị thực hiện việc quản lý TSCĐ cả về mặt hiện vật cũng như giá trị; tình hình tăng giảm TSCĐ. Tuy nhiên, kế toán chưa cung cấp thông tin hữu ích giúp cho việc phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng của TSCĐ. Cần phải có các thông tin về TSCĐ theo mục đích sử dụng (dùng vào bán hàng, dùng cho các mục đích khác); theo tình trạng (cần sử dụng, không cần sử dụng) để việc quản lý TSCĐ có hiệu quả hơn.

Tại nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ (các phòng ban) kế toán chưa sử dụng sổ “TSCĐ theo đơn vị sử dụng” để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ tại bộ phận đó. Do đó, kế toán không theo dõi được sát sao tình hình tăng giảm TSCĐ nhất là ở các bộ phận ở xa công ty nên chưa gắn được trách nhiệm vật chất cũng như trách nhiệm pháp lý của người sử dụng.

Đặc biệt, công ty chưa có các báo cáo giúp cho việc đánh giá, phân tích tình hình sử dụng và hiệu quả sử dụng TSCĐ như: công suất sử dụng, thời gian sử dụng, hiệu suất sử dụng để đưa ra các biện pháp quản lý TSCĐ có hiệu quả hơn và đề ra các quyết định về đổi mới TSCĐ.

* Kiểm soát chi phí điện thoại, internet

Về chi phí điện thoại Công ty có khoán định mức cụ thể: đối với chi phí điện thoại cố định thì Công ty qui định định mức sử dụng là 200.000đ/tháng cho mỗi phòng ban, đối với chi phí điện thoại di động: Các thành viên trong HĐQT, tổng giám đốc, phó TGĐ là 300.000đ/tháng, trưởng các phòng ban chức năng là 200.000đ/tháng. Như vậy, việc kiểm soát chi phí này của công ty được thực hiện thông qua định mức và các chứng từ sổ sách liên quan.

Còn đối với chi phí dịch vụ internet: Chi phí này phát sinh hàng tháng chủ yếu phục vụ cho công tác quản lý nhưng Công ty cũng chưa kiểm soát được khâu sử dụng, việc sử dụng còn lãng phí nhiều khi còn sử dụng sai mục đích dẫn đến làm tăng chi phí giảm hiệu quả kinh doanh.

* Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền

Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: Gồm các chi phí về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình kinh doanh như: chi phí về điện, nước, dịch vụ sửa chữa, chi phí tiếp khách, công tác phí… Chi phí này cũng chiếm tỷ trọng tương đối cao. Đối với các khoản chi phí này thủ tục kiểm soát được thực hiện như sau: Khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào chứng từ (hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác có liên quan) sẽ được kế toán kiểm tra về mặt hình thức, nội dung của chứng từ rồi lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ hoặc ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp.

2.2.4.2. Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng

* Đối với tiền lương và các khoản trích theo lương của BPBH

Thủ tục kiểm soát tương tự như bộ phận quản lý doanh nghiệp

* Đối với các khoản phí, lệ phí: bao gồm các khoản phí liên quan đến bán hàng như phí vận chuyển hàng, phí xuất hàng, phí kiểm tra chất lượng, phí thuê kho bãi, phí lập hợp đồng… Chi phí này được kiểm soát thông qua các thủ tục cụ thể như sau:

Sau khi ký kết được hợp đồng cung cấp hàng hóa, tùy theo địa điểm giao hàng, ban XNK lựa chọn phương thức vận chuyển cho phù hợp, sau đó tiến hành khảo sát giá, lựa chọn đơn vị vận tải và lập hợp đồng kinh tế trình Tổng Giám đốc phê duyệt, tiến hành ký hợp đồng vận chuyển với đơn vị vận tải.

Hợp đồng cùng các chứng từ có liên quan được chuyển ban TC – KH – ĐT theo dõi, thanh toán ghi sổ kế toán chi phí bán hàng.

* Chi phí khác bằng tiền

Tại Công ty, chi phí bằng tiền thuộc khoản mục chi phí bán hàng gồm có hoa hồng môi giới, chi phí quảng cáo,…

Nhìn chung, đối với khoản mục chi phí bán hàng, Công ty chỉ mới dừng lại ở việc kiểm tra sự tính chính xác của các số liệu trên chứng từ kế toán, tính hợp pháp của chứng từ mà chưa tiến hành các thủ tục kiểm soát khác như lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng để kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái hoặc phân tích các chỉ tiêu giữa kế hoạch và thực hiện về chi phí hoặc phân tích tính hợp lý của số liệu.

2.2.4.3. Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán

Tài khoản sử dụng để phản ánh giá vốn hàng bán ở Công ty là tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng xuất kho vật tư theo phương pháp bình quân cuối kỳ dự trữ. Kiểm soát giá vốn vật tư, hàng hóa tiêu thụ chính là kiểm soát giá mua vật tư, hàng hóa và chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ.

* Kiểm soát giá mua vật tư, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ: được tiến hành thông qua hai quá trình: Quá trình mua vật tư nhập kho và quá trình xuất kho vật tư, hàng hóa bán.

+ Quá trình mua vật tư nhập kho

Đối với vật tư nhập khẩu ở công ty thường mua hàng theo giá CIF là chủ yếu. Khi mua hàng theo giá CIF việc thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm hàng hóa đều do nhà xuất khẩu thực hiện.

1. Khi phát sinh yêu cầu mua hàng nhập khẩu, nhân viên phòng kinh doanh lập “Phiếu yêu cầu vật tư” ghi nhận các thông tin: mặt hàng, số lượng, nhà cung cấp, đơn giá, ngày cần hàng, tên khách hàng và số hợp đồng đầu ra (nếu có), … có chữ ký xác nhận của trưởng phòng gửi Ban nhập khẩu

2. Ban NK nhập yêu cầu vào hệ thống để Ban giám đốc phê duyệt, phân công người mua hàng và kiểm tra mã nhà cung cấp trong hệ thống

3. Bộ phận kinh doanh NK lập phương án kinh doanh trình tổng giám đốc phê duyệt. Trên cơ sở phương án kinh doanh đã ký đại diện khối quản lý (Tổng giám đốc) tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp

4. Bộ phận mua hàng có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập hàng theo đơn hàng

5. Kế toán công ty tiến hành các thủ tục làm nghiệp vụ kí quĩ mở L/C tại ngân hàng.

6. Khi bộ chứng từ hàng nhập khẩu về đến ngân hàng, đại diện của công ty làm các thủ tục ngân hàng để lấy bộ chứng từ, sau đó gửi bộ chứng từ này bằng đường bưu điện cho đại diện của công ty tại 2 chi nhánh để làm thủ tục hải quan đi nhận hàng hóa.

+ Quá trình xuất vật tư, hàng hóa tiêu thụ: Thủ tục kiểm soát được thực hiện như sau:

Công ty áp dụng phương thức bán hàng trực tiếp theo hợp đồng kinh tế. Khi bán hàng theo phương thức này khách đến trực tiếp kí hợp đồng mua hàng với công ty. Phương thức thanh toán trong trường hợp này có thể bên mua thanh toán cho bên bán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo như sự thỏa thuận trong hợp đồng.

* Kiểm soát chi phí mua hàng.

+ Đối với chi phí vận chuyển, thuê kho bãi, bốc xếp hàng hóa

Sau khi hàng về cảng, đại diện chi nhánh được sự ủy quyền của Giám đốc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp (chủ yếu là đường bộ), lựa chọn đơn vị vận tải và ký kết hợp đồng vận tải.

+ Các khoản phí, lệ phí:

Các khoản phí này được kiểm soát chủ yếu trên chứng từ do ngân hàng cung cấp.

Đánh giá rủi ro có thể xảy ra đối với chi phí mua hàng:

– Hàng nhập về cảng phải nằm chờ bộ chứng từ do văn phòng công ty gởi vào chi nhánh mới làm thủ tục nhận hàng nên phát sinh thêm khoản chi phí thuê bãi như vậy sẽ làm tăng chi phí mua hàng.

– Phương thức thanh toán hàng nhập khẩu của công ty hiện nay chủ yếu là L/C nên thường phải tốn các khoản lệ phí mở L/C, tu chỉnh L/C khi có sự thay đổi về điều khoản hợp đồng… dẫn đến làm tăng chi phí mua hàng.

– Toàn bộ chi phí mua hàng phát sinh công ty đều tính hết cho hàng bán ra trong kỳ mà chưa tiến hành phân bổ cho hàng tồn. Như vậy sẽ làm cho việc tính toán giá vốn hàng tiêu thụ bị sai.

2.2.5. Hoạt động giám sát

Công ty thực hiện giám sát dưới hình thức giám sát thường xuyên và định kỳ.

Bên cạnh hình thức giám sát thường xuyên là thông qua các chốt kiểm soát trong thủ tục kiểm soát thì hoạt động giám sát thường xuyên mà Công ty áp dụng đó là quy định việc báo cáo tổng kết cuối tháng, cuối quý trình lên cấp trên. Giám sát thường xuyên còn được thực hiện thông quan việc giám sát hàng ngày của lãnh đạo các phòng ban đối với các nhân viên của mình. Một hình thức giám sát thường xuyên khác đó là xây dựng sổ tay góp ý để thu thập ý kiến khách hàng về thái độ phục vụ của các nhân viên. Kết quả thăm dò từ khách hàng sẽ là căn cứ để đánh giá nhân viên.

Ngoài giám sát thường xuyên, Công ty còn giám sát định kỳ hoạt động của cơ chế KSNB thông qua các cuộc kiểm tra nội bộ.

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG

Nhìn chung công ty đã thiết lập được một hệ thống kiểm soát tương đối hữu hiệu.

Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác kiểm soát chi phí kinh doanh của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định

2.3.1. Về môi trường kiểm soát

2.3.1.1. Cơ cấu tổ chức

Thứ nhất: Bộ máy không đổi mới, sau cổ phần hóa vẫn dùng nguyên bộ máy cũ, chỉ đưa một số vị trí lên, vẫn còn có hiện tượng đội ngũ cán bộ quản lý ít được đổi mới, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc. Hiện nay chưa sử dụng cơ chế thuê giám đốc điều hành. Nguyên nhân là do bán cổ phần chủ yếu cho nội bộ công nhân viên nên thiếu nhà đầu tư chiến lược là những cổ đông bên ngoài doanh nghiệp có tỷ lệ cổ phần đủ lớn làm thay đổi các quyết sách và quản trị DN.

Thứ hai: Công ty chưa tổ chức hoạt động đúng với loại hình công ty cổ phần; còn giữ nguyên phương thức điều hành cũ. Trong cơ cấu tổ chức, hoàn toàn không có sự tách biệt rõ ràng về quản lý – điều hành (mặc dù Điều lệ công ty quy định), toàn bộ Ban giám đốc là thành viên Hội đồng quản trị.

2.3.1.2. Chính sách nhân sự

Bộ máy quản lý ít được đổi mới, Công ty chưa có chính sách thu hút các nhân tài, các cán bộ quản lý giỏi từ trong và ngoài công ty.

Trình độ của cán bộ quản lý trong công ty còn nhiều hạn chế, độ tuổi của cán bộ chủ chốt là khá cao. Đặc biệt, số cán bộ có trình độ ngoại ngữ, tin học đủ để làm việc trực tiếp với đối tác nước ngoài rất ít.

Công ty không thực hiện việc luân chuyển cán bộ, do đó dễ dẫn ñến tình trạng các nhân viên có điều kiện che dấu các sai phạm cũng như dễ dàng thực hiện hành vi gian lận.

2.3.1.3. Công tác lập kế hoạch dự toán

Công tác lập kế hoạch dự toán chưa được chú trọng đúng mức, việc lập và thực hiện các kế hoạch, dự toán chỉ mang tính hình thức chưa mang tính định hướng, kiểm soát chi phí.

2.3.2. Đánh giá rủi ro

Rủi ro về nguyên liệu: Nguồn nguyên liệu phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thời tiết, nguồn nước, chất lượng con giống … Nhưng trong những năm gần đây, mưa bão đã thường xuyên xảy ra trong khu vực, làm ảnh hưởng đến nguồn nguyên liệu đầu vào của doanh nghiệp.

Rủi ro về thị trường xuất khẩu: Đối với Ngành thuỷ sản Việt Nam, thị trường vừa là yếu tố quyết định đến khả năng tăng trưởng vừa gắn liền với các yếu tố rủi ro ngành.

Rủi ro tỷ giá hối đoái: Hoạt động của công ty liên quan nhiều đến xuất nhập khẩu, nên sự biến động của tỷ giá hối đoái trên thị trường, chính sách tiền tệ của nhà nước, sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.

Rủi ro lãi suất: để mở rộng và duy trì được tình hình kinh doanh đối với hàng hóa xuất nhập khẩu thì công ty không chỉ đơn thuần tìm kiếm nguồn tài trợ tín dụng thương mại từ các đối tác mà trong một số trường hợp công ty cũng phải cấp tín dụng thương mại cho đối tác. Đó là chưa tính đến sự biến động của lãi, biến động của tỷ giá hối đoái.

2.3.3. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh

Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí chưa phát huy hết vai trò kiểm soát trong việc đối chiếu số liệu, xác nhận tính chính xác, đầy đủ của các chứng từ liên quan và chưa đáp ứng cung cấp thông tin một cách toàn diện cho nhà quản lý. Các báo cáo kế toán chưa thể hiện được vai trò cung cấp thông tin, phân tích chi phí, các thông tin biến động chi phí so với kế hoạch, xác định được nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động từng khoản mục chi phí trên cơ sở đó giúp cho các nhà quản lý đưa ra các giải pháp ngăn ngừa rủi ro, biện pháp quản lý chi phí, xây dựng chiến lược kinh doanh của toàn Công ty.

2.3.4. Các thủ tục kiểm soát

– Công ty chưa khoán định mức chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng cho các bộ phận cho nên việc sử dụng còn rất lãng phí

– Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền kế toán tập hợp và tính hết vào chi phí QLDN mà không tiến hành phân bổ cho các bộ phận khác như vậy là chưa chính xác.

– Đối với việc tính khấu hao TSCĐ còn chưa đúng theo qui định (tính tròn tháng) và hạch toán toàn bộ nội dung chi phí này vào chi phí QLDN là chưa phù hợp

– Chưa thực hiện tốt khâu phê chuẩn trong việc kiểm soát đối với quá trình lập hợp đồng ngoại thương, hợp đồng kinh tế

– Chưa đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm trong việc thực hiện nghiệp vụ mua hàng.

– Thiếu thông tin phục vụ cho việc ra quyết định: không có báo giá, báo cáo tồn kho,…

– Chi phí mua hàng chưa được phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ.

2.3.5. Giám sát

Công ty chưa có bộ phận giám sát chuyên trách và có kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ, do đó chưa làm tốt công tác kiểm tra giám sát để đánh giá hệ thống, bổ sung thiếu sót… nhằm cải thiện hệ thống KSNB.

Chương 3

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG

3.1. MỤC TIÊU, PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH Ở CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG

3.1.1 Mục tiêu

Kiểm soát chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là trong thời đại ngày nay khi tình hình cạnh tranh trên thương trường ngày càng khốc liệt, thành công sẽ thuộc về một doanh nghiệp được kiểm soát chi phí chặt chẽ. “Sai một ly đi một dặm”, các chi phí trong doanh nghiệp mang ý nghĩa quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nếu không có sự kiểm soát gắt gao dễ gây thất thoát và đẩy doanh nghiệp đến bên bờ phá sản.

Chính vì vậy, Mục tiêu của công ty bây giờ là một cơ chế quản lý mới hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của thời đại, để đáp ứng yêu cầu đó Ban lãnh đạo công ty phải thực hiện tốt công tác quản lý bằng cách tăng cường các chức năng quản lý nhằm khắc phục những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ nói chung và công tác kiểm soát nội bộ về chi phi kinh doanh nói riêng, đồng thời quản lý tốt các nguồn lực trong quá trình hoạt động.

3.1.2. Phương hướng

Công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung trong thời gian qua vẫn còn tồn những hạn chế nhất định như chưa thực hiện việc khoán chi phí cho các bộ phận, chưa xây dựng định mức chi phí, chưa kiểm soát chặt chẽ khâu mua hàng, lập hợp đồng, còn thiếu thông tin cho việc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp, chưa tính toán và phân bổ chính xác các chi phí cho các đối tượng chịu chi phí… Chính những điều đó đã làm giảm hiệu quả kinh doanh của Công ty.

Do đó, để nâng cao khả năng cạnh tranh, tăng hiệu quả kinh doanh và đảm bảo cho thông tin trình bày trên báo cáo tài chính được phản ánh trung thực thì trong thời gian tới Công ty cần phải hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh theo hướng cơ bản:

Thứ nhất: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh phải đáp ứng được yêu cầu đổi mới và phát triển, đặc biệt khi công ty đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế đòi hỏi công ty phải nắm bắt được xu hướng, yêu cầu phát triển của ngành thủy sản trên thế giới.

Thứ hai: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh đảm bảo phù hợp với quy mô và đặc thù của ngành ngân hàng. Mỗi bộ phận cần có một quy trình kiểm soát phù hợp để đảm bảo theo dõi, kiểm tra và đánh giá sát sao. Từ đó giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh và đưa ra các quyết định phù hợp.

Thứ ba: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh phải phù hợp với quy định do Nhà nước ban hành, các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực được áp dụng.

Thứ tư: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại công ty phải phù hợp với trình độ cán bộ, đồng thời bộ máy phải gọn nhẹ, phát huy được thế mạnh của công nghệ thông tin ứng dụng trong công tác hạch toán, kiểm tra, phê duyệt nhằm nâng cao độ chính xác của giao dịch và mang lại hiệu quả cho công ty.

3.2. NỘI DUNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG

3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát

3.2.1.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty

– Tách biệt chức danh chủ tịch HĐQT và chức danh Tổng giám đốc Công ty, đồng thời Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc phải thôi không được kiêm nhiệm chức danh Giám đốc tại các chi nhánh. Điều này góp phần làm tăng sự kiểm soát của HĐQT đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.

– Các thành viên của Ban kiểm soát phải là những người hoạt động chuyên trách, có trình độ tương xứng và phải thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nếu cần Công ty có thể tuyển dụng những ứng viên đã từng làm công việc kiểm toán nội bộ hoặc có chứng chỉ hành nghề kế toán, kiểm toán.

3.2.1.2. Hoàn thiện chính sách nhân sự

+ Chiến lược đào tạo nguồn nhân lực cho Công ty phải được xây dựng một cách chi tiết, khoa học, cụ thể, phù hợp với thực tiễn của Công ty. Chiến lược đào tạo bao gồm cả đào tạo về chuyên môn, phẩm chất chính trị, năng lực điều hành quản lý, tác phong, lề lối làm việc…

+ Ngoài việc xây dựng chiến lược đào tạo lâu dài, Công ty phải xây dựng chính sách thu hút nhân tài thông qua chế độ trả lương, trả thưởng, ưu đãi mua cổ phần tại những công ty mới thành lập.

+ Đồng thời có thể 5 năm 1 lần thực hiện việc luân chuyển cán bộ trong từng bộ phận hoặc giữa các bộ phận với nhau. Chuẩn bị đội ngũ cán bộ nguồn thay thế thế có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức cho các năm sắp đến.

3.2.1.3. Về công tác lập kế hoạch

Cần chú trọng hơn nữa công tác lập kế hoạch. Các kế hoạch cần chi tiết cho từng loại hình hoạt động kinh doanh, thể hiện những chỉ tiêu cần thực hiện trong từng quý, tháng và được lập từ các bộ phận trong Công ty.

Cần theo dõi thường xuyên, chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch ở tất cả các phòng, ban, theo từng tháng để từ đó thấy được các bộ phận có thực hiện theo đúng kế hoạch hay không. Nếu phát hiện có bộ phận không thực hiện theo kế hoạch, cần tìm hiểu nguyên nhân từ đâu.

3.2.1.4. Thiết lập bộ phận KSNB tại Công ty CP XNK thủy sản miền Trung

Với qui mô của Công ty như hiện nay cần thiết lập một bộ phận KTNB chuyên thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của Công ty kể Cả các đơn vị trực thuộc theo yêu cầu quản lý của Công ty nhằm khắc phục hạn chế của Ban kiểm soát.

3.2.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro

Hội đồng quản trị phải thực sự thấy được mối nguy hại nếu rủi ro xảy ra, nhìn thấy được những tồn tại, thất thoát, làm ảnh hưởng đến mục tiêu của hoạt động kinh doanh, phải quan tâm hơn nữa đến nhận dạng, phân tích và có biện pháp xử lý nếu rủi ro xảy ra, xây dựng tiêu chí đánh giá rủi ro.

Để nhận dạng rủi ro, cần phải thực hiện rà soát các nguy cơ tiềm ẩn, những yếu tố tác động từ bên ngoài. Rà soát lại cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, công tác quản lý điều hành mọi mặt của hoạt động kinh doanh để xem xét các kẽ hở, các rủi ro tiềm ẩn và khả năng xảy ra rủi ro cũng như tổn hại khi rủi ro xảy ra.

3.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát chi phí KD

3.2.3.1. Về chứng từ kế toán

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tập hợp chi phí một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác kế toán.

Việc tổ chức hạch toán ban đầu và sử dụng chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là cơ sở để kiểm soát, xử lý và cung cấp thông tin. Vì vậy, có thể hoàn thiện theo các hướng sau:

+ Thiết kế các mẫu chứng từ phù hợp.

+ Hoàn thiện các yếu tố của bản chứng từ.

Chẳng hạn như: Thiết kế lại mẫu phiếu xuất kho theo hạn mức (xem bảng 3.1)

Bảng 3.1: MẪU PHIẾU XUẤT KHO THEO HẠN MỨC

Ngày 2 tháng 3 năm 2017

Bộ phận sử dụng: Ban TC-KH-ĐT Định khoản

Lý do xuất: Dùng cho công tác văn phòng Nợ TK 642

Xuất tại kho: Kho công ty Có TK 152

ĐVT: ngàn đồng

Người nhận Phụ trách bộ phận Thủ kho

Việc thiết kế mẫu phiếu xuất kho như trên sẽ giúp cho kế toán kiểm soát được lượng vật tư xuất dùng trong quí, góp phần tiết kiệm chi phí.

Ngoài ra có thể tăng cường sự kiểm soát của trưởng ban nhập khẩu trong việc lập phương án kinh doanh trước khi trình Tổng giám đốc phê duyệt. (xem bảng 3.2)

Bảng 3.2: MẪU PHƯƠNG ÁN KINH DOANH

3.2.3.2. Về sổ sách

Để có đầy đủ thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và kiểm soát chi phí, cần thiết phải mở các sổ kế toán chi tiết chi phí theo yêu cầu sau:

+ Mở sổ kế toán chi tiết chi phí vừa đảm bảo đáp ứng yêu cầu kiểm soát, vừa tuân theo chế độ kế toán hiện hành.

+ Mở sổ chi tiết theo từng khoản mục chi phí, theo yếu tố chi phí kết hợp với việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí.

Các sổ kế toán chi tiết chi phí kinh doanh được mở như sau:

+ Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Bảng 3.3: MẪU SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG

Bộ phận: Ban xuất khẩu

Đơn vị tính: ngàn đồng

Người ghi sổ Kế toán trưởng

(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)

+ Sổ chi phí quản lý doanh nghiệp: được thiết kế tương tự

* Về báo cáo

Báo cáo chi phí bán hàng theo từng bộ phận: Báo cáo này được chi tiết theo yếu tố chi phí trên cơ sở phân loại thành biến phí và định phí. Để phục vụ cho kiểm soát chi phí cần phân tích sự biến động của mỗi yếu tố chi phí ảnh hưởng như thế nào đến tổng chi phí và cần phân tích nguyên nhân của các biến động từ đó kịp thời đưa ra các biện pháp khắc phục. Báo cáo chi phí bán hàng theo từng bộ phận giúp các nhà quản lý kiểm tra đánh giá tình hình sử dụng chi phí, tăng cường việc kiểm soát chi phí trong các bộ phận, đơn vị. (xem bảng 3.4)

Bảng 3.4: Báo cáo chi phí bán hàng theo từng bộ phận

Bảng 3.5: Báo cáo chi phí bộ phận

ĐVT: 1.000đ

+ Mục đích cung cấp thông tin về chi phí và thu nhập của từng bộ phận riêng biệt trong doanh nghiệp để đánh giá kết quả hoạt động và kiểm soát, quản lý đối với chi phí, thu nhập của từng bộ phận.

+ Việc lập báo cáo phải theo cách ứng xử của chi phí để biết lãi trên biến phí của mỗi bộ phận, giúp nhà quản trị ra quyết định trong quản lý thông qua các nhân tố ảnh hưởng như biến phí định phí, khối lượng, doanh thu…

+ Các báo cáo bộ phận thường lập ở các mức độ khác nhau ở nhiều phạm vi khác nhau, nó phản ánh ở 1 bộ phận hay 1 phạm vi của Công ty. Trên các báo cáo bộ phận các chi phí phát sinh trực tiếp ở bộ phận nào thì nhà quản lý ở bộ phận đó có thể kiểm soát được.

+ Cơ sở lập: Lấy số liệu từ các sổ kế toán chi tiết chi phí và doanh thu của các bộ phận trong doanh nghiệp.

3.2.4. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh

3.2.4.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng

* Đối với chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng

Do công ty không qui định định mức sử dụng vật liệu, đồ dùng văn phòng nên đã gây lãng phí trong việc sử dụng. Đồng thời, đối với các khoản chi phí này Công ty chỉ kiểm soát dựa trên các chứng từ thanh toán nên đã dẫn đến tình trạng không kiểm soát được giá cả, nhân viên mua về với giá nào là cho thanh toán theo giá đó.

Định kỳ, bộ phận vật tư tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp và báo cáo lại cho Giám đốc Công ty về việc có nên tiếp tục hay loại bỏ nhà cung cấp với các tiêu chí loại bỏ do Công ty xây dựng.

Công ty cũng nên chuyển đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài.

* Đối với chi phí mua ngoài như điện, nước, chi phí tiếp khách, đàm phán ký kết hợp đồng,…

Công ty cũng cần phải xác định và phân bổ cho cả hai hoạt động bán hàng và quản lý nhưng hiện tại Công ty tính hết toàn bộ vào chi phí QLDN chịu. Với cách làm như vậy mặc dù lợi nhuận xác định của Công ty không sai nhưng xét về mặt kiểm soát thì mục tiêu đánh giá và phân bổ là chưa hợp lý cần phải xem xét lại vì nó ảnh hưởng đến thông tin được trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

* Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định

Về nguyên tắc thì chi phí khấu hao TSCĐ phải tính theo qui định, đảm bảo thu hồi vốn đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, công ty không thực hiện việc tính khấu hao theo ngày kể từ ngày tăng hoặc giảm TSCĐ mà tính tròn tháng dẫn đến làm cho khấu hao tính vào chi phí kinh doanh chưa chính xác cần phải tiến hành điều chỉnh lại.

3.2.4.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán

* Đối với qui trình mua hàng

Khi có yêu cầu mua hàng được gửi tới từ các bộ phận yêu cầu mua hàng. Phòng kinh doanh tiến hành xem xét nội dung hàng hóa cần mua xem có đúng với dự toán hay không.

Từ phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có yêu cầu đã được cấp thẩm quyền phê duyệt (thường là trưởng phòng) được in ra làm 2 liên, liên 1 lưu, liên 2 gửi cho bộ phận mua hàng. Căn cứ trên phiếu yêu cầu này, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng, hợp đồng gởi nhà cung cấp. Sau khi các đơn đặt hàng, hợp đồng được duyệt, bộ phận mua hàng lưu 1 bản, chuyển bộ phận kế toán nợ phải trả lưu 1 bản, in thông tin về đặt hàng trên hệ thống gửi thủ kho để theo dõi hàng về.

Trường hợp phát sinh nhà cung cấp mới thì bộ phận mua hàng sẽ đề nghị kế toán công nợ tạo mã nhà cung cấp mới trên hệ thống. Ngay khi phát sinh các yêu cầu mua hàng, nội dung hàng hóa cần mua được chuyển cho kế toán kho tạo mã trên hệ thống. Bộ phận mua hàng sẽ sử dụng thông tin của mã nhà cung cấp và mã hàng hóa cần mua được tạo từ bộ phận kế toán.

Với lưu đồ kiểm soát giá vốn vật tư, hàng hóa trong nước được hoàn thiện lại theo hướng trên thì việc kiểm tra, kiểm soát được tăng cường thể hiện ở chỗ: (xem hình 3.1 và hình 3.2)

– Thứ nhất: Tuân thủ được nguyên tắc phân công phân nhiệm: Bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ không trực tiếp thực hiện nghiệp vụ mà có bộ phận khác đảm nhận.

– Thứ hai: Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp là đảm bảo khách quan, tránh được sự thông đồng giữa nhà cung cấp với Tổng giám đốc và người mua hàng: Yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá và tiến hành lựa chọn theo các tiêu chí công ty đề ra.

– Thứ ba: Đảm bảo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phương án kinh doanh và hợp đồng cần phải được sự kiểm tra và phê chuẩn của các bộ phận có liên quan.

Đối với phương án kinh doanh: Cần có sự phê duyệt của Trưởng ban nhập khẩu

Đối với hợp đồng:

– Phòng kinh doanh: Xem xét về hình thức hợp đồng

– Ban nhập khẩu: Xem xét về nội dung hàng hóa

– Phòng kế toán: Xem xét về phương thức thanh toán, các chứng từ

– Ban giám đốc: Phê duyệt, ký kết hợp đồng

Hình 3.1: Mua hàng trong nước

Hình 3.2: Nhập khẩu hàng hóa

* Đối với qui trình xuất bán vật tư, hàng hóa

Theo đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty, quy trình kiểm soát xuất khẩu cần được hoàn thiện như sau: (xem hình 3.3)

+ Đối với khâu lập hợp đồng: Cần có sự tham gia kiểm tra của nhiều bộ phận có liên quan để giảm rủi ro và thông đồng của người mua và Tổng giám đốc.

– Phòng kinh doanh: xem xét về hình thức hợp đồng

– Ban xuất khẩu: xem xét về nội dung hàng hóa

– Phòng kế toán: xem xét về phương thức thanh toán, các chứng từ

– Ban giám đốc: phê duyệt, ký kết hợp đồng.

Hình 3.3: Xuất khẩu hàng hóa

* Kiểm soát chi phí mua hàng

– Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty có một số điểm đặc thù riêng như sau: Mọi công tác hạch toán hàng nhập khẩu được thực hiện tại phòng kinh doanh, ban nhập khẩu và phòng kế toán tại công ty, tuy nhiên trên thực tế hàng nhập lại được nhập ở 2 chi nhánh Hà Nội và thành phố Hồ Chí Mnh. Như vậy, khoảng cách về địa lý phần nào cũng có tác động đến hoạt động kinh doanh của công ty. Khi bộ chứng từ hàng nhập khẩu về đến ngân hàng, đại diện của công ty làm các thủ tục ngân hàng để lấy bộ chứng từ, sau đó gửi bộ chứng từ này bằng đường bưu điện cho đại diện của công ty tại 2 chi nhánh để làm thủ tục hải quan đi nhận hàng hóa. Như vậy, để rút ngắn thời gian nhận hàng, giảm phí lưu kho tại cảng thì công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu gửi một phần của bộ chứng từ trực tiếp cho đại diện tại 2 chi nhánh để làm các thủ tục trước, sau khi lấy đầy đủ chứng từ tại ngân hàng thì đi nhận hàng hóa.

– Trong công ty đang sử dụng phương thức thanh toán L/C. Tuy nhiên, theo tác giả thì Công ty đã có quá trình kinh doanh lâu dài, kinh nghiệm nhiều, và đặc biệt là có uy tín đối với các đối tác, vì vậy công ty nên tận dụng lợi thế của mình để thanh toán theo các phương thức thanh toán T/T hoặc D/A chậm trả, hạn chế phương thức thanh toán L/C nhằm giảm bớt khoản phí ngân hàng, đồng thời thủ tục lại nhanh gọn.

– Việc công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ dự trữ (đối với vật tư) là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của công ty và công tác kế toán trên máy tính. Tuy nhiên, việc công ty kết chuyển toàn bộ chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ vào giá vốn hàng bán để tính cho hàng bán ra trong kỳ là chưa đảm bảo nguyên tắc phù hợp vì chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ không chỉ liên quan đến hàng trong kho (hàng còn lại) mà còn liên quan đến hàng đã bán ra trong kỳ, hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán nhưng chưa xác định là hàng đã bán. Do đó, để phản ánh chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ, vào cuối kỳ kế toán cần tính toán phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tồn và hàng bán ra trong kỳ theo tiêu thức phân bổ thích hợp.

Chi phí mua hàng phát sinh bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, chi phí đóng gói, chi phí bảo hiểm…

Các chi phí này được kiểm soát theo chứng từ thực tế phát sinh.

Vào cuối quý, sau khi xác định được giá vốn hàng tiêu thụ trong quý, kế toán hàng tồn kho tính và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong quý theo giá vốn hàng hóa.

Cách xác định được thể hiện qua bảng tính và phân bổ chi phí mua hàng.

* Công thức phân bổ như sau:

Tiêu thức phân bổ: Giá vốn hàng bán ra, Khối lượng hàng hóa, trị giá hàng mua,…

Nếu Công ty xác định kết quả kinh doanh riêng cho từng nhóm hàng, từng mặt hàng thì sau khi phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán ra, kế toán cần phải phân bổ chi phí mua hàng cho từng mặt hàng.

Trị giá vật tư tồn kho đầu kỳ: 17.697.706.415

Chi phí mua hàng tồn đầu kỳ: 0

Trị giá vật tư mua vào trong kỳ: 222.437.111.255

Trị giá vốn hàng bán ra: 211.004.811.474, trong đó:

– Giá vốn vật tư: 211.004.811.474

– Giá vốn xuất khác: 0

Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ: 823.048.698

Trị giá hàng tồn cuối kỳ: 29.130.006.196

Theo công thức trên thì chí phí mua hàng phân bố cho hàng bán ra trong kỳ sẽ là:

{[0+823.048.698]/[29.130.006.196+211.004.811.474]}x 211.004.811.474 = 723.207.266

Chi phí mua hàng tính cho hàng tồn cuối kỳ:

823.048.698- 723.207.266= 99.841.432

Vậy, chi phí mua hàng này sẽ được tính cho hàng bán ra trong kỳ (kết chuyển vào giá vốn 632) và phần còn lại sẽ được tính cho hàng tồn, có như vậy số liệu mới chính xác.

3.2.5. Hoàn thiện giám sát

Hiện nay, công ty XNK thủy sản miền trung chưa có Ban giám sát thực thụ chủ yếu tự kiểm tra theo vụ việc điều đó dẫn tới những sai sót có thể không được phản ánh trong báo cáo kết quả KSNB tại công ty. Vì vậy, công ty cần thành lập bộ phận giám sát bao gồm đội ngũ cán bộ giám sát chuyên nghiệp giỏi về nghiệp vụ để thực thi các nhiệm vụ giám sát mà lãnh đạo phân công. Lãnh đạo công ty cần phải lựa chọn và ra các quyết định bổ nhiệm và phân giao chức năng nhiệm vụ cho từng thành viên trong Ban giám sát các hoạt động kinh doanhcủa công ty, Ban giám sát phải chủ động thu thập các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (Tiếp nhận các ý kiến của các cá nhân, bộ phận thuộc công ty, của các đối tác…) và giám sát thường xuyên và định kỳ trên cơ sở tuân thủ chặt chẽ và nâng cao chất lượng của công tác theo dõi, giám sát đánh giá, theo đúng các quy định hiện hành. Công bố công khai và có báo cáo kết quả hoạt động giám sát định kỳ cho Lãnh đạo công ty để ra các quyết định trọng yếu liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Qua tìm hiểu thực trạng KSNB chi phí kinh doanh tại Công ty XNK thủy sản miền Trung, từ những hạn chế của công tác kiểm soát chi phí kinh doanh, luận văn đề xuất một số giải pháp gồm:

– Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát;

– Giải pháp tăng cường KSNB chi phí kinh doanh thông qua thông tin kế toán.

– Giải pháp tăng cường KSNB chi phí kinh doanh thông qua thủ tục kiểm soát;

Những giải pháp này nhằm giải quyết những hạn chế của KSNB về chi phí kinh doanh góp phần tăng cường hơn nữa công tác KSNB chi phí kinh doanh tại Công ty XNK thủy sản miền Trung.

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh kinh tế hội nhập như hiện nay, để tồn tại và phát triển doanh nghiệp không những phải có những chiến lược kinh doanh phù hợp mà bên cạnh đó công tác quản lý phải đạt hiệu quả cao. Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung là một công ty có quy mô lớn với nhiều đơn vị thành viên, vì vậy, việc kiểm soát chi phí kinh doanh là hết sức cần thiết. Công tác kiểm soát chi phí sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện việc kiểm soát này.

Nhằm góp phần nghiên cứu và hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh trong công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung luận văn đã đề cập những vấn đề cơ bản về công tác kiểm soát chi phí kinh doanh (chủ yếu là kiểm soát chi phí QLDN, chi phí bán hàng và giá vốn hàng bán). Những vấn đề cơ bản đó là:

1. Luận văn đã nêu được tác dụng của công tác kiểm soát chi phí kinh doanh trong việc cung cấp thông tin, ngăn chặn và phát hiện các hành vi gian lận và phân tích làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kiểm soát chi phí kinh doanh trong Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung.

2. Luận văn đã đi sâu nghiên cứu, phân tích thực trạng tổ chức công tác kiểm soátchi phí kinh doanh trong công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung:

• Phân tích thực trạng các yếu tố của môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát có ảnh hưởng ñến tính hữu hiệu và hiệu quả của kiểm soát chi phí.
• Đánh giá ưu điểm và hạn chế, tồn tại.

3. Luận văn đã phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh và đưa ra các giải pháp để hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh.

Với những nội dung vừa nêu luận văn nhìn chung đã đáp ứng yêu cầu cơ bản của mục tiêu đề ra. Tuy nhiên với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế quốc dân nói chung và các doanh nghiệp XNK nói riêng chắc chắn còn nhiều vấn đề phải tiếp tục nghiên cứu và hoàn thiện.

Luận văn đã được hoàn thanh với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn, sự giúp đỡ động viên của các đồng nghiệp và các cán bộ kế toán trong Công ty xuất nhập khẩu thủy sản miền Trung.

Vấn đề nghiên cứu chưa được quan tâm, vận dụng đúng mức trong thữ tiễn, kinh nghiệm, khả năng của tác giả còn hạn chế nên luận văn còn những khiếm khuyết, tồn tại. Tác giả rất mong nhận được những góp ý, chỉ dẫn của các thầy cô giáo để tiếp tục hoàn thiện đề tài.

LIỆN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\NGO THI ANH VAN\New folder