Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình

1. Tính cấp thiết của đề tài

Công tác kiểm soát nội bộ chi phí luôn là đối tượng được quan tâm của nhà quản lý bởi tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Kiểm soát được chi phí trong doanh nghiệp sẽ giúp cho nhà quản lý đánh giá đúng chi phí phát sinh, từ đó đánh giá được đúng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thông qua chỉ tiêu lợi nhuận. Bên cạnh đó, kiểm soát được chi phí trong doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý vận dụng được các biện pháp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm nhưng vẫn không làm thay đổi chất lượng sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.

Công ty Điện lực Quảng Bình là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Trung, thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh điện năng, quản lý và vận hành lưới điện phân phối, các nhiệm vụ khác theo sự phân công của đơn vị cấp trên. Là một đơn vị trực thuộc, quản lý hoạt động trên địa bàn tỉnh Quảng Bình, việc quản lý và kiểm soát hoạt động trên địa bàn và báo cáo cho đơn vị cấp trên theo phân cấp quản lý của các đơn vị nhà nước, tổ chức theo cơ chế Tập đoàn và Tổng Công ty, đặt ra những yêu cầu cao đối với công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong đơn vị. Tuy nhiên hiện nay, tại Công ty Điện lực Quảng Bình công tác kiểm soát nội bộ chi phí chưa thật sự chặt chẽ, những kẽ hở trong công tác kiểm soát làm phát sinh một số những thất thoát, lãng phí, một số chi phí thiếu kiểm soát trong thời gian qua khiến cho kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị chưa đạt được kết quả mong muốn theo kế hoạch mà cấp trên giao.

Với vai trò là Phó trưởng phòng Tài chính – Kế toán kiêm Kế toán tổng hợp tại đơn vị, bản thân nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ và việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp là rất cần thiết và cấp bách, do vậy tôi quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình” làm luận văn tốt nghiệp của mình.

2. Mục tiêu nghiên cứu

– Đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình;

– Đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

– Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình

– Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Tại Công ty Điện lực Quảng Bình

+ Phạm vi thời gian: Thời gian thu thập số liệu để đánh giá tình hình tài chính của Công ty là trong giai đoạn 2017-2020; thời gian thu thập thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty từ 03/8/2020 đến 08/11/2020.

4. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp quan sát, khám phá được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình. Phương pháp đối chiếu, so sánh và giải thích được vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào cơ sở lý thuyết có liên quan để đánh giá những ưu điểm, bất cập về công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình. Phương pháp lập luận đối sánh được vận dụng để đánh giá và biện luận về thực trạng kiểm nội bộ soát chi phí, nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình.

Thông tin số liệu thu thập trong luận văn là nguồn thông tin số liệu thứ cấp có liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình, bao gồm: Các số liệu về chi phí, thủ tục kiểm soát chi phí, môi trường kiểm soát liên quan đến chi phí, các thông tin chi tiết, tổng hợp và các báo cáo có liên quan của Công ty.

5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Kết quả thực hiện đề tài có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp bản thân hệ thống được các kiến thức đã học, nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí nói riêng; vận dụng được các phương pháp nghiên cứu khoa học để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí tại đơn vị mà mình đang công tác. Đối với Công ty Điện lực Quảng Bình, việc thực hiện đề tài có ý nghĩa lớn trong việc nhìn nhận và đánh giá thực tiễn tại đơn vị, sau khi hoàn thành, luận văn sẽ là nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị trong việc triển khai các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm bớt khó khăn trong thời kỳ hội nhập và nước ta đang phải đối phó với tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay.

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

7. Bố cục của đề tài

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1. Định nghĩa KSNB

Mỗi một tổ chức ban hành quy định, ứng với những tôn chỉ khác nhau sẽ đưa ra những khái niệm khác nhau liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Dưới đây là một số những khái niệm được chấp nhận rộng rãi theo COSO 1992, COSO 2013 và VSA 315.

1.1.2. Mục tiêu của KSNB

1.1.3. Các yếu tố cấu thành KSNB

1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1. Nội dung chi phí của doanh nghiệp

1.2.2. Xác định mục tiêu và xây dựng quy trình kiểm soát

1.2.3. Nhận diện rủi ro

1.2.4. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí

• • • 1. Tổ chức thông tin dự toán chi phí:
      2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí
      3. Tổ chức thông tin phân tích, đánh giá

1.2.5. Hoạt động kiểm soát chi phí

a. Nguyên tắc thiết lập các thủ tục kiểm soát

b. Thủ tục kiểm soát chi phí

b.1. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

– Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu với mục đích ngăn ngừa, hạn chế hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng.

– Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:

• Quản lý về mặt lượng, giá trị, phương pháp xác định giá thành, giá xuất kho phù hợp đặc điểm của nguyên vật liệu cũng như phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp.
• Tổ chức quản lý, theo dõi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc theo dõi, ghi chép, hạch toán, lưu hồ sơ, luân chuyển hồ sơ chứng từ và việc lập báo cáo định kỳ của đơn vị.

b.2. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công

– Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí nhân công

Việc kiểm soát được thực hiện thông qua các chức năng theo dõi, chấm công, phân công lao động, khối lượng thực hiện và chất lượng công việc, gồm có các bộ phận: bộ phận chấm công, bộ phận nhân sự, bộ phận tính lương, bộ phận xét duyệt, bộ phận trả lương. Các gian lận và sai sót thường xảy ra trong kiểm soát nội bộ như: việc tính lương không chính xác, bảng chấm công và bảng tính tiền lương không khớp nhau,.. Do đó, đơn vị phải tổ chức kiểm soát vói mục tiêu: Xác định mức lương phù hợp, xác định tình hình biến động nhân công, quản lý theo năng suất lao động, tiền lương chi trả, báo cáo kịp thời, đầy đủ.

– Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công

Kiểm soát chi phí nhân công bao gồm kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương.

+ Tổ chức kiểm soát chi phí tiền lương bao gồm những vấn đề sau:

Kiểm soát bằng kế hoạch lao động – tiền lương: Định kỳ, bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp, kiểm tra, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương theo quy chế của đơn vị: lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương,… so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch. Cần phát hiện kịp thời những sự khác biệt trọng yếu.

Kiểm soát bằng phân công trách nhiệm trong công tác lao động – tiền lương: Theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, theo dõi khối lượng công việc, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương.

Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ: Đối chiếu tên và mức lương trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ lý lịch nhân viên tại bộ phận tổ chức và nhân sự; Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các bảng chấm công của các bộ phận sử dụng lao động; kiểm tra việc tính toán trên bảng lương.

+ Kiểm soát các khoản trích theo lương: Thông qua việc đối chiếu số liệu đã tính các khoản trích theo lương (Kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) với các căn cứ, tỷ lệ quy định trích khoản này.Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.Kiểm soát thông qua việc so sánh số liệu tính dồn trên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương của kỳ này so với kỳ trước.

b.3. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

Bao gồm nhiều yếu tố chi phí khác nhau: Thủ tục kiểm soát vật liệu, công cụ dụng cụ; chi phí nhân công của công nhân quản lý, chi phí mua ngoài, chi phí khác.Kiểm soát chi phí chung nhằm mục đích ngăn ngừa, hạn chế những chi phí phát sinh không hợp lý ở từng dịch vụ, từng hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh.Để kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung cần kiểm tra tính xác thực của các hóa đơn, chứng từ và kiểm tra chứng từ hạch toán theo đúng tài khoản liên quan hay không.

b.4. Kiểm soát nội bộ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Bao gồm thủ tục kiểm soát chi phí nhân công của nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, chi phí nhân công quản lý doanh nghiệp, công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH

2.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH

2.1.1. Giới thiệu về Công ty Điện lực Quảng Bình

2.1.2. Đặc điểm hoạt động

2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty

a. Tổ chức bộ máy kế toán

b. Đặc điểm công tác kế toán và quản lý tài chính

2.1.5. Khái quát môi trường kiểm soát gắn với chi phí

a. Môi trường kiểm soát

b. Đánh giá rủi ro

Hệ thống nhận diện rủi ro tại Công ty Điện lực Quảng Bình, theo Sơ đồ 2.3 – Quy trình quản trị rủi ro tại Công ty Điện lực Quảng Bình, cho thấy, công tác nhận diện và đánh giá rủi ro do Ban Giám đốc chịu trách nhiệm, Công ty xác định 3 nhóm hoạt động phát sinh từ các phòng ban cần đánh giá rủi ro đó là: Sản xuất kinh doanh; đầu tư xây dựng; tài chính kế toán do 03 Phòng tương ứng phụ trách đó là: phòng Kế hoạch – Vật tư, phòng quản lý đầu tư, phòng Tài chính – Kế toán. Khi có rủi ro phát sinh, các phòng ban phụ trách sẽ tiến hành đánh giá giá rủi ro, báo cáo cho phòng Kế hoạch – Vật tư tập hợp và trình cho Ban Giám đốc xử lý.

c. Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát của đơn vị được thể hiện qua các chính sách và thủ tục kiểm soát tại đơn vị. Công ty Điện lực Quảng Bình thực hiện các chính sách giám sát về quản lý và tài chính chủ yếu trên cơ sở của Tổng Công ty Điện lực Miền Trung ban hành. Do vậy về chính sách tương đối chặt chẽ, tuy nhiên các thủ tục kiểm soát áp dụng tại đơn vị thì còn phải xem xét kỹ hơn từng phần hành mới có thể đánh giá được.

d. Thông tin và trao đổi thông tin

e. Hoạt động giám sát

Hàng tháng, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp chi phí phát sinh theo yếu tố để thuận tiện cho quá trình kiểm soát từng khoản mục chi phí phát sinh trong tháng cũng như kịp thời điều chỉnh chi phí phát sinh nếu có biến động bất thường. (Mẫu báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh điện theo yếu tố được trình bày trong Phụ lục số 02).

2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH

2.2.1. Nội dung và cơ cấu chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình

Bao gồm: Chi phí vật liệu; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí phát triển khách hàng; Chi phí bằng tiền khác; Chi phí chăm sóc khách hàng và truyền thông; Chi phí công tơ điện tử; Chi phí kiểm định công tơ; Chi phí dịch vụ bán lẻ điện năng và thu thập hiện trường; Chi phí thu hộ; Chi phí tuyên truyền lắp đặt ĐMTMN và điều chỉnh phụ tải; Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.

2.2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

a. Nhận diện rủi ro

b. Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

(1) Kiểm soát định mức và kế hoạch vật tư, nguyên vật liệu chi tiết

Khi có nhu cầu mua sắm vật tư cho xây dựng cơ bản theo kế hoạch vật tư đã đăng ký theo công trình, sửa chữa lớn đường đây, cải tạo công trình có giá trị lớn như: dây, cột, công tơ … Phòng Kế hoạch – Vật tư tiến hành lập kế hoạch mua sắm vật tư gửi cho Tổng công ty Điện lực miền Trung. Công ty Điện lực miền Trung sẽ tập hợp tất cả các yêu cầu mua sắm trang cấp vật tư thiết bị của các công ty điện lực trực thuộc để tiến hành đấu thầu tập trung đối với vật tư cần trang cấp. Sau đó, Tổng công ty sẽ tiến hành cấp phát lại cho công ty Điện lực Quảng Bình theo nhu cầu đã được duyệt.

(2) Kiểm soát quá trình phát sinh và ghi sổ đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Bảng 2.2. Quy trình kiểm soát đối với vật tư được cấp phát

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tình hình thực tế của Công ty)

Bảng 2.3. Quy trình kiểm soát đối với vật tư được xuất dùng

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tình hình thực tế của Công ty Điện lực Quảng Bình)

(3)Kiểm soát quá trình kiểm kê, đánh giá vật tư còn thừa nhập kho, đánh giá thực hiện kế hoạch

(4) Biện pháp khắc phục và giảm thiểu rủi ro phát sinh đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

2.2.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

a. Nhận diện rủi ro

Chi phí nhân công trực tiếp tại đơn vị bao gồm chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương, chi phí tiền ăn ca, … trực tiếp liên quan đến các nhân viên phục vụ: kỹ thuật kiểm tra công tơ, vận hành đường dây và lưới điện, vận hành, sữa chữa đường dây …

Tại QBPC, đối với chi phí nhân công trực tiếp nói riêng và chi phí tiền lương nhân viên trong đơn vị nói chung được thực hiện trong năm theo số tiên lương tạm tính cho nhân viên. Kế hoạch tiền lương phải thực hiện theo công văn của Tập đoàn về việc giao kế hoạch sản lượng đạt được đầu năm. Cuối năm khi tiến hành quyết toán khối lượng sản lượng điện tiêu thụ, bộ phận kế toán sẽ căn cứ quyết toán khối lượng thực tế và kế hoạch giao khoán sẽ điều chỉnh và thực hiện cân đối tiền lương trả cho các bộ phận (khoảng tháng 3 hàng năm).

b. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Căn cứ vào những rủi ro được nhận diện liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp, đơn vị thiết kế một số thủ tục kiểm soát liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp tại đơn vị, cụ thể:

Đối với chi phí nhân công trực tiếp, Công ty ban hành các chính sách tiền lương rõ ràng được quy định rõ trong quy chế tiền lương của đơn vị.

Việc tính lương và theo dõi biến động nhân sự, tiền lương nhân viên được thực hiện ở Bộ phận nhân sự thông qua phần mềm quản lý nhân sự và tính lương. Phần mềm này được cấp quyền cho Kế toán tiền lương, Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị kiểm tra và truy suất số liệu.

Bộ phận nhân sự định kỳ thông báo kịp thời biến động về nhân sự, sự biến động về hệ số lương, bộ phận được giao nhiệm vụ tính lương phải thường xuyên cập nhật các thông tin này lên hệ thống, đồng thời phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, đối soát trước khi phê duyệt. Các bảng lương đều được người lao động ký trực tiếp. Định kỳ đối chiếu số dư quỹ lương bằng tiền mặt hoặc số dư tài khoản ngân hàng.

Định kỳ hàng tháng, các đơn vị tổ chức chấm công theo quy định, gửi về bộ phận kế toán (đối với khối các Điện lực) hoặc gửi về phòng Tổ chức nhân sự tiến hành việc tính lương (đối với khối các phòng ban Công ty), sau khi các thủ tục đã hoàn thành thì gửi về phòng Tổng hợp (đối với khối các Điện lực) hoặc về phòng Tài chính kế toán (đối với khối các phòng ban Công ty) để lập phiếu chi và chuyển cho bộ phận thủ quỹ chi tiền. Một số thủ tục kiểm soát liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp được thể hiện qua Bảng 2.7.

c. Thông tin phục vụ kiểm soát

Tại QBPC, thông tin phục vụ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp khá đầy đủ và đúng theo quy định:

– Công ty có quy chế tiền lương, quy chế chi tiêu nội bộ, các quy định liên quan đến thanh toán cho nhân viên theo chế độ Nhà nước đều rõ ràng và theo hướng dẫn của Tập đoàn.

– Các thông tin cần thiết phục vụ công tác chấm công và ghi nhận thông tin thực tế phát sinh liên quan đến ăn ca, phụ trội của nhân viên được bộ phận trực tiếp quản lý thực hiện, có đầy đủ chữ ký và con dấu của đơn vị trước khi nộp cho bộ phận kế toán (đối với các phòng ban trong Công ty) và bộ phận quản lý nhân sự – phòng Tổng hợp (đối với các khối Điện lực trực thuộc) để tính tiền lương hàng tháng.

– Các thông tin công khai về nhân sự được cập nhật trên phần mềm quản lý nhân sự của đơn vị do phòng Tổ chức nhân sự quản lý.

– Các thông tin liên quan đến chi phí nhân công được lưu trữ tại phòng kế toán.

Nhìn chung, thông tin phục vụ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp tương đối đầy đủ, tuy nhiên công tác nhập liệu trên phần mềm tính lương và quản lý nhân sự còn đang lỏng lẻo. Mặt khác, tính lương của các bộ phận tách biệt giữa 2 bộ phận nhân sự khiến cho việc quản lý tập trung gặp khó khăn.

2.2.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung

a. Nhận diện rủi ro

Với đặc thù chi phí sản xuất chung phát sinh tại đơn vị, những rủi ro được nhận diện thể hiện qua Bảng 2.8.

Bảng 2.8. Doanh mục rủi ro liên quan đến chi phí sản xuất chung

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tình hình thực tế của Công ty)

b. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung

Các chi phí sản xuất chung phát sinh tại đơn vị thường bao gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu (nhiên liệu như xăng xe, vật liệu như công tơ, dây; phân bổ công cụ dụng cụ, khác…); khấu hao TSCĐ (các đường dây, trạm cao thế, truyền tải ở các trung tâm điện lực ở các huyện nhập liệu); chi phí sửa chữa TSCĐ (sửa chữa lớn tự làm và thuê ngoài: bao gồm chi tiết chi nhân công, vật liệu liên quan; sửa chữa thường xuyên tự làm hoặc thuê ngoài); các chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, nước, dịch vụ bưu chính viễn thông, chi phí bảo vệ môi trường, văn phòng phẩm, chi phí bằng tiền khác); chi phí sản xuất chung khác (kỹ thuật an toàn vệ sinh công nghiệp, chi phí bảo vệ phòng cháy, chống lụt bão, ăn ca, chi phí phát triển khách hàng, chi phí khác).

Chi tiết một số thủ tục kiểm soát đối với chi phí sản xuất chung được thể hiện qua Bảng 2.9.

c. Thông tin phục vụ kiểm soát

Các thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất chung hầu hết được cung cấp bởi bên thứ ba hoặc từ các phòng ban trong đơn vị.

2.2.4. Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

a. Nhận diện rủi ro

b. Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Để kiểm soát các chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, các thủ tục kiểm soát đối với các khoản chi tương tự như chi phí sản xuất chung trừ một số khoản chi riêng có đối với từng khoản mục chi. Cụ thể:

– Kiểm soát chi phí bán hàng:

Các chi phí bán hàng bao gồm: chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện (hàng năm tổ chức lập kế hoạch chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện, lập dự toán/ phương án thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng và theo hạn mức được quy định); chi phí tổ chức tri ân, chăm sóc khách hàng; chi phí kiểm định vật tư thiết bị; chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận bán hàng.

Chi phí phát triển khách hàng mới(vật tư, lắp đặt, hộp công tơ … cho khách hàng lần đầu sử dụng điện) thực hiện theo hợp đồng cung cấp điện giữa khác hàng với QBPC, tuy nhiên những chi phí thực tế phát sinh có thể cao hay thấp phụ thuộc vào thời gian lắp đặt và điều kiện địa hình của khách hàng mới, do vậy việc khoán và đối chiếu thường xuyên các khoản chi liên quan đến khách hàng mới do bộ phận quản lý bán hàng phụ trách và đối chiếu thông tin.

Chi phí lắp đặt điện mặt trời áp mái và điều chính phụ tải được ghi nhận căn cứ hợp đồng giữa các hộ gia đình hoặc tổ chức có lắp đặt điện mặt trời để đối chiếu số điện và thanh toán.

– Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp:

Thực hiện kiểm tra kiểm soát các chi phí quản lý doanh nghiệp: Kiểm soát chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận quản lý doanh nghiệp; chi phí công cụ dụng cụ; chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí thuế, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác; chi phí nhiên liệu phục vụ công tác quản lý; chi phí tiếp khách, công tác phí; chi phí đóng cắt điện; chi nhuận bút biên soạn quy trình, quy phạm, đăng tin web. Chủ yếu các chi phí này được kiểm soát thông qua các thủ tục như căn cứ quy chế, quy định và kế hoạch đề ra của các bộ phận có liên quan, dự trù kinh phí được duyệt để tiến hành thực hiện theo dự trừ, đảm bảo tuân thủ đúng với quy chế chi tiêu nội bộ. Các thủ tục thanh toán đảm bảo nguyên tắc tách bạch trách nhiệm giữa người thực hiện, duyệt, kiểm tra và kế toán.

c. Thông tin phục vụ kiểm soát

2.3. ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH

2.3.1. Ưu điểm

2.3.2. Hạn chế

a. Về môi trường kiểm soát chi phí

– Về tổ chức quản lý tại Công ty

– Về công tác đánh giá và nhận diện rủi ro

Công tác đánh giá và nhận diện rủi ro tại Công ty Điện lực Quảng Bình đã có văn bản chỉ đạo, tuy nhiên xét về đối tượng đánh giá và nhận diện rủi ro tập trung nhiều vào Ban giám đốc, mặt khác, việc báo cáo rủi ro hàng tháng hoặc đột xuất vẫn chưa có những hướng dẫn cụ thể, cho đến nay công tác nhận diện và đánh giá rủi ro vẫn chưa thật sự triển khai sâu rộng trong Công ty và các bộ phận tác nghiệp.

– Về tổ chức cung cấp thông tin phục vụ quá trình kiểm soát chi phí tại công ty

Thông tin phục vụ quá trình kiểm soát chi phí tại Công ty hiện nay chủ yếu thực hiện theo yêu cầu của Tổng Công ty, do vậy tính linh động chưa cao. Toàn bộ mẫu báo cáo cung cấp thông tin kế hoạch (trước) và đánh giá thực hiện kế hoạch (sau) hầu như chỉ phục vụ cho nhu cầu quản lý và kiểm soát của Tổng Công ty. Việc công ty không linh động trong việc đánh và và xử lý thông tin phục vụ kiểm soát và phân tích tình hình thực hiện chi phí khiến cho việc kiểm soát chi phí tại công ty không linh động mà chủ yếu chỉ kiểm soát trong quá trình thực hiện.

b. Về kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Việc mua sắm, trang cấp vật tư theo hình thức tập trung tại Tổng Công ty cũng sẽ khiến cho các Công ty Điện lực thành viên bị động, thời gian mua sắm và trang cấp vật tư kéo dài có thể sẽ làm lỡ mất những công trình hoặc làm chậm tiến độ công trình do đặc thù địa lý, khí hậu, thổ những gây ra sự bị động đối với Công ty Điện lực Quảng Bình.

Liên quan đến chi phí phân bổ công tơ điện tử phát sinh sẽ tiến hành phân bổ theo chỉ đạo của tập đoàn vì vậy xảy ra tình trạng có năm phân bổ cao, có năm phân bổ thấp (năm 2017, 2018, 2019 tỷ lệ phân bổ vào giá thành trong kỳ phát sinh là 50%, tức là thời gian phân bổ 24 tháng ) đến năm 2020, thực hiện theo công văn 5043 của Tập đoàn về việc quy định thời gian phân bổ công tơ vào giá thành trong kỳ phát sinh là 20%, tức là thời gian phân bổ 60 tháng.

Ngoài ra, việc hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154 đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như hiện nay có thể gây khó khăn trong quá trình theo dõi và tính toán giá thành sản phẩm.

Bên cạnh đó, công tác lập dự toán và phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chưa được Công ty triển khai thực hiện.

c. Về kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Hạn chế khi kiểm soát chi phí nhân công đó là việc chấm công tại đơn vị, sai sót xảy ra khi đối tượng nghỉ phép không gửi giấy phép cho bộ phận kiểm soát chấm công tại đơn vị. Ngoài ra, còn có những trường hợp đi học, tập huấn, tham quan học tập v.v.. nhưng bộ phận chấm công không chấm đúng thực tế ảnh hưởng đến công tác tính lương. Công tác chấm công thực hiện còn chậm ở một số phòng ban hoặc các đơn vị Điện lực, sai sót trong công tác tính quỹ tiền lương. Công tác báo cáo chưa đồng nhất và chậm gửi về các phòng ban được giao trách nhiệm kiểm soát.

Công tác nhập liệu trên phần mềm tính lương và quản lý nhân sự còn đang lỏng lẻo. Mặt khác, tính lương của các bộ phận tách biệt giữa 2 bộ phận nhân sự khiến cho việc quản lý tập trung gặp khó khăn.

Ngoài ra việc hạch toán chi phí vào tài khoản 154 cũng là một hạn chế khi điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình theo dõi chi phí theo khoản mục phát sinh trong giá thành sản phẩm.

d. Về kiểm soát chi phí sản xuất chung

Đối với chi phí sản xuất chung, những khoản chi phí liên quan đến thiên tai được theo dõi trên tài khoản 627, điều này sẽ làm cho giá thành điện năng không ổn định. Những khoản này cần được trích trước và phân bổ nhằm tránh gia tăng đột biến chi phí, dẫn đến tăng giá thành sản phẩm.

Hầu hết các chi phí sản xuất chung tại đơn vị đều được kiểm soát và quản lý một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, đối với chi phí khấu hao TSCĐ, đơn vị tự tính, tự xác định khung thời gian khấu hao căn cứ quy định của Bộ Tài chính do vậy có khả năng tăng giảm tài sản chậm, mặc dù đã đưa vào sử dụng nhưng chưa có hoàn thiện hồ sơ để trình Tổng công tyĐiện lực miền Trung ra quyết định tăng tài sản ( vướng mắc tập trung là các công trình vốn vay do địa phương làm chủ đầu tư). Mặt khác giữa kế toán XDCB và kế toán TSCĐ có thể chậm tăng tài sảncó thể gây nên tình trạng đã đóng điện nhưng chưa gửi thông tin cho kế toán. Dẫn đến tình trạng chi phí ghi nhận không đúng kỳ và chưa phù hợp với kết quả kinh doanh từng kỳ.

e. Về kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hạn chế trong việc kiểm soát chi phí bán hàng đó là việc tổ chức tri ân, chăm sóc khách hàng diễn ra trong toàn tỉnh, trong đó việc quản lý các chi phí ở các huyện miền núi còn gặp nhiều khó khăn do địa hình hiểm trở, khó khăn.

Chi phí tuyên truyền tiết kiệm điện có nhiều khoản mục phát sinh ngoài dự toán. Bên cạnh đó chi phí thuê dịch vụ bán lẻ điện năng do địa bàn thu xa cũng gây chậm trễ, khó khăn trong việc luân chuyển hóa đơn và thu nộp tiềnnên có khả năng dẫn đến thất thoát trong quá trình thu tiền bán hàng.

Về chi phí quản lý doanh nghiệp, việc phát sinh các chi phí tiếp khách tăng đột biến trong các kỳ nghỉ lễ do các đoàn tham quan của các đơn vị thành viên làm gia tăng chi phí tiếp khách. Kiểm soát chưa chặt chẽ chi phí nhiên liệu: số kilomet xe vận hành thực tế, v.v…

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH

3.1. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

– Tập trung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Bình.

– Tách bạch trách nhiệm giữa giám đốc và giám đốc kỹ thuật

– Một số chính sách tại Công ty:

– Bổ sung thêm thông tin kiểm soát trước và sau đối với các khoản chi phí tại Công ty (dự toán và phân tích chi phí)

3.2. NHẬN DIỆN RỦI RO CHI PHÍ

– Xây dựng hệ thống nhận diện rủi ro một cách chi tiết và cụ thể hơn:

– Triển khai công tác quản trị rủi ro cho từng trung tâm trực thuộc

– Đánh giá định kỳ để kịp thời điều chỉnh và xử lý.

3.3. HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ

3.3.1. Kiểm soát chi phí nguyên liệu, vật liệu

– Thiết lập những quy định cụ thể hơn trong trường hợp phát sinh chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ đột xuất tại đơn vị, tránh trường hợp bị động khi theo kế hoạch trang cấp vật tư của Tổng công ty Điện lực Miền Trung.

– Thiết lập bổ sung các thủ tục kiểm soát và ban hành quy định về trình tự và lưu đồ đối với vật tư trang cấp của Tổng công ty và vật tư mua sắm tại đơn vị.

Các sai phạm chủ yếu tập trung ở công đoạn ghi nhận và phân bổ số liệu liên quan.

Bảng 3.4. Các thủ tục kiểm soát tăng cường được đề xuất đối chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)

– Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bằng việc phản ánh vào tài khoản 621 đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thay cho tài khoản 154 như hiện nay.

Công ty nên tách các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để theo dõi trên tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sau đó kết chuyển vào tài khoản 154, như vậy sẽ đúng với mục đích và nội dung của cả tài khoản 154 và 621.

– Bổ sung dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và phân tích, đánh giá chi phí nguyên vật liệu cuối kỳ

Công ty cần bổ sung bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo mẫu đề xuất trong Bảng 3.5.

Ngoài ra, sau khi kết thúc năm tài chính, cần thực hiện tổng hợp và phân tích chi phí.

3.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công

– Hoàn thiện quy trình chấm công và tính lương tại đơn vị, có thể phân quyền bổ sung cho bộ phận kế toán theo dõi và giám sát quá trình nhập liệu và tính lương thay vì bộ phận nhân sự như hiện nay.

– Kiểm soát chi phí tiền lương phát sinh cho nhân viên nghỉ phép

Công ty nên xây dựng lại quy định về tiền lương nghỉ phép của cán bộ nhân viên, trách tình trạng theo dõi thiếu, hoặc không phân bổ và không trích trước tiền lương nghỉ phép dẫn tới chi phí tăng bất thường giữa các tháng.

– Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bằng việc phản ánh vào tài khoản 622 đối với chi phí nhân công trực tiếp thay cho tài khoản 154 như hiện nay.

3.3.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung

– Hoàn thiện kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ

– Hoàn thiện đối với việc xét duyệt các khoản chi:

Hiện nay một số quy định về ủy quyền ký duyệt chứng từ và các văn bản khi giám đốc đi vắng tại Công ty chưa được rõ ràng. Công ty cần xác định rõ trách nhiệm của người chịu trách nhiệm ký thay cho Giám đốc khi Giám đốc đi vắng, hoặc cần có giấy ủy quyền của Giám đốc đối với các nhiệm vụ và hoạt động diễn ra tại đơn vị.

– Hoàn thiện các khoản chi khác

3.3.4. Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

– Hoàn thiện theo dõi điện mặt trời áp mái

Đối với việc theo dõi chi phí bán hàng liên quan đến điện mặt trời áp mái tại các hộ gia đình và tổ chức có lắp điện mặt trời, Công ty cần giám sát chặt chẽ theo hộ và theo địa bàn để phục vụ công tác kiểm soát lượng điện phát sinh kịp thời điều chỉnh trong trường hợp tăng đột biến.

– Hoàn thiện chi phí dịch vụ thuê ngoài bán lẻ điện năng;

– Các chi phí tiếp khách trong các kỳ tham quan thường tăng đột biến, cần có chính sách cụ thể đối với vấn đề tiếp khách của công ty.

Hiện nay, tại công ty trong các kỳ tham quan thường phát sinh chi phí tăng đột biến, điều này làm cho chi phí của những tháng có hoạt động tham quan bị đẩy lên cao, công ty cần có những quy định cụ thể về chi phí này sao cho đảm bảo cân đối chi phí giữa các kỳ với nhau.

– Hoàn thiện chi phí nhiên liệu vận chuyển: chi công tác phí, xăng xe, dầu máy, … công ty nên xem xét tính theo kilomet xe vận hành thực tế, cần kiểm soát cụ thể theo công việc được giao nhằm tránh tình trạng xin chứng từ để thanh toán, gia tăng chi phí của đơn vị.

KẾT LUẬN

Đề tài đã khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của COSO 2013 được cấu thành bởi 5 yếu tố: môi trường kiểm soát, nhận diện rủi ro, thủ tục kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Trên cơ sở đó, đề tài tiếp cận thực tiễn và giải quyết mục tiêu tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình.

Qua quá trình tìm hiểu thực tế, đề tài nhận diện được công tác kiểm soát chi phí tại Công ty vẫn còn những hạn chế như: sơ đồ bộ máy chưa hoàn thiện, một số chi phí phát sinh công ty chưa thể hiện vào các tài khoản phù hợp, việc tính lương và nhập liệu còn đang tách biệt giữa các bộ phận, chi khấu hao TSCĐ đang còn chậm so với quy trình trình tăng TSCĐ, phối hợp giữa các phần hành kế toán chưa linh hoạt, …

Trên cơ sở những hạn chế đã đưa ra được những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình như: thiết lập lại sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý một cách chỉnh chi và có hệ thống, thông qua sơ đồ các bộ phận liên quan sẽ hình dung được mối liên hệ và chức năng nhiệm vụ của mình với các phòng/ ban và bộ phận trong Công ty, các thủ tục kiểm soát được đề xuất nhằm hoàn thiện từng khoản mục chi phí như: Thiết lập lại quy trình xuất vật tư, quy trình tính lương; phản ánh vào các tài khoản 621, 622 nhằm thể hiện đúng khoản mục chi phí; hạch toán TSCĐ cần được nhanh chóng và kịp thời hơn; ..v…v….

LIỆN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\KE TOAN\PHAM THI DUYEN HAI