Thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng
1. Tính cấp thiết của đề tài
Vào ngày 03/01/1946, cách đây 69 năm, Chủ tịch Hồ Chí Minh – Chủ tịch Chính phủ lâm đã ký Thông đạt số 1CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”. Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế – xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay. Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng. Với vai trò đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đến lĩnh vực lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơ quan quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và đang từng bước được kiện toàn.
Bên cạnh việc thực hiện rất tốt công tác lưu trữ tài liệu tạo thuận lợi trong việc khai thác, phục vụ công tác tra tìm, nghiên cứu thì vẫn còn nhiều địa phương, đơn vị thực hiện chưa tốt vì gặp trở ngại trong công chức, bất cập trong thực hiện chính sách gây nên tình trạng tài liệu không được lưu trữ đầy đủ, bị xáo trộn, thậm chí thất thoát nhiều tài liệu quan trọng, quý hiếm. Trong nhiều năm qua, chính quyền thành phố Đà Nẵng đã triển khai quyết liệt nhiều chủ trương cấp trên trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và đạt được nhiều kết quả tốt được Bộ Nội vụ đánh giá cao. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề còn vướng mắc trong thực hiện như: Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư, quyết định đã được ban hành nhưng còn thiếu, chưa qui định cụ thể hết, chưa đáp ứng với các văn bản quy định văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, lưu trữ điện tử; trách nhiệm lập hồ sơ công việc có chất lượng và bàn giao của CBCC chưa đồng đều tại các cơ quan do chưa có văn bản áp dụng chế tài; văn bản quy định thời hạn bảo quản tài liệu chưa cụ thể, mang nội dung chung chung nên các cơ quan không mạnh dạn thực hiện thủ tục tiêu hủy tài liệu, việc áp dụng công nghệ thông tin đã đem lại kết quả nhưng chưa đáp ứng cao; chưa có văn bản quy định các loại tài liệu được công bố nên đa số CBCC, người dân chưa được tiếp cận với tài liệu quý hiếm, có giá trị với cộng đồng,…
Trước tình hình trên, tôi chọn đề tài “Thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng” để phân tích rõ chính sách tại luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Chính sách công.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng trong thời gian đến
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Với mục tiêu trên, luận văn tập trung làm rõ các vấn đề:
– Khái quát các vấn đề lý luận và thực tiễn về thực hiện chính sách công và chính sách lưu trữ tài liệu.
– Phân tích, đánh giá thực trạng việc chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng
– Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Đà Nẵng trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Quá trình thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các sở, ban, ngành thuộc thành phố Đà Nẵng (được Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư quy định) là đối tượng quan trọng cấp địa phương triển khai, thực hiện và chịu sự giám sát, kiểm tra, đánh giá kết quả chính sách lưu trữ định kỳ, hằng năm từ năm 2017 đến nay.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
– Về nội dung: Luận văn nghiên cứu việc thực hiện chính sách đối với công tác lưu trữ tài liệu trên các nội dung: Thu thập, bổ sung, quản lý tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bảo quản, thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
– Về không gian: Công tác lưu trữ tài liệu tại 21 sở, ban, ngành thuộc thành phố Đà Nẵng
– Về thời gian nghiên cứu: Đánh giá chính sách được thực hiện từ năm 2017 đến 2019, đề xuất giải pháp trong thời gian đến.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Luận văn được thực hiện dựa trên quan điểm, đường lối, chủ trương, của Đảng, chính sách, phát luật của Nhà nước (như Luật Lưu trữ, Nghị định, Thông tư, quyết định về công tác lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đơn vị).
Luận văn vận dụng cách tiếp cận của chuyên ngành chính sách công và các liên ngành khoa học khác (Nhà nước và pháp luật, Chính trị học).
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu như: Thu thập thông tin, phân tích, tổng hợp, so sánh khảo sát thực tế,… các phương pháp này được sử dụng xen kẽ, nhằm giúp cho việc nghiên cứu đạt kết quả cao.
– Phương pháp thu thập thông tin: Trên cơ sở phân tích và tổng hợp để thu thập và khai thác thông tin từ các nguồn có sẵn liên quan đến đề tài nghiên cứu, bao gồm các văn kiện, nghị quyết, quyết định, tài liệu của Đảng, Nhà nước, các bộ ngành mà chủ yếu là Bộ Nội vụ và UBND thành phố Đà Nẵng, các sở, ban, ngành; các công trình nghiên cứu, các báo cáo, tài liệu thống kê về chính sách lưu trữ.
– Phương pháp phân tích chính sách: Đánh giá tính đồng bộ, tính toàn vẹn, tính hiệu quả và tính khả thi của chính sách nhằm điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với mục tiêu và thực tế.
– Phương pháp điều tra khảo sát thực địa: Đây là phương pháp nhằm mục đích so sánh, với các số liệu thu thập được; thu thập bổ sung các số liệu, tài liệu thực tế tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng nhằm củng cố tính xác thực các số liệu thu thập được.
– Phương pháp thống kê: Là phương pháp tổng hợp, thu thập, trình bày số liệu, tính toán các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình phân tích, dự đoán và đề ra các quyết định.
– Phương pháp chuyên gia: Thông qua các buổi trao đổi, thảo luận với Chi cục Văn thư, lưu trữ thành phố, các CBCC tại các sở, ban, ngành, cá nhận làm công tác lưu trữ có kinh nghiệm trong việc thực hiện chính sách lưu trữ.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Góp phần làm sáng tỏ cơ sở khoa học chính sách công, quản lý công; vai trò của việc thực hiện hệ thống chính sách lưu trữ tài liệu trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN ở nước ta. Luận văn sẽ hệ thống hóa cơ sở lý luận về thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Góp phần cụ thể hóa Nghị quyết số 273/NQ-HĐND bổ sung nội dung Nghị quyết số 163/NQ-HĐND ngày 12/7/2018 của HĐND thành phố về thông qua Điều chỉnh quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế – xã hội thành phố Đà Nẵng đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Nghị quyết số 284/NQ-HĐND về nhiệm vụ năm 2020; Nghị quyết 43-NQ/TW về xây dựng và phát triển thành phố Đà Nẵng đến năm 2030, tầm nhìn đến năm 2045; Quyết định số 7865/QĐ-UBND ngày 14 tháng 11 năm 2016 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng giai đoạn 2017 – 2020.
Luận văn hoàn thành có thể làm tài liệu tham khảo, vận dụng trong quá trình xây dựng, hoàn thiện và quá trình thực hiện các chính sách về lưu trữ tại các sở, ban, ngành, UBND các quận huyện, các đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố Đà Nẵng hiện nay. Trên cơ sở đề tài này có thể xây dựng kế hoạch, đề án hoạt động cụ thể để tổ chức các nội dung nhằm góp phần nâng cao hơn nữa việc thực hiện chính sách lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Đà Nẵng.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu làm ba chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về thực hiện chính sách lưu trữ
Chương 2: Thực trạng thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng
Chương 3: Định hướng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu tại các cơ quan hành chính thuộc thành phố Đà Nẵng.
1.1. Cơ sở lý luận về thực hiện chính sách công
1.1.1. Chính sách công và thực hiện chính sách công
1.1.1.1. Chính sách công
Cho dù tiếp cận theo nhiều cách khác nhau, nhưng các khái niệm đều thống nhất cho rằng chính sách công bắt nguồn từ những “quyết định” của nhà nước và và dùng để giải quyết những vấn đề chung vì lợi ích của đời sống cộng đồng.
Thomas Dye đưa ra một định nghĩa ngắn gọn về chính sách công là: “bất kỳ những gì mà nhà nước lựa chọn làm hoặc không làm” [26, tr.7-15]. Khái niệm về chính sách công của William Jenkins cụ thể hơn so với định nghĩa trên: Theo ông, chính sách công là “một tập hợp các quyết định có liên quan với nhau được ban hành bởi một nhà hoạt động chính trị hoặc một nhóm các nhà hoạt động chính trị liên quan đến lựa chọn các mục tiêu và các phương tiện để đạt mục tiêu trong một tình huống cụ thể thuộc phạm vỉ thẩm quyền của họ [29, tr.6-8]. Còn James Anderson đưa ra một định nghĩa chung hơn, mô tả chính sách như là “một đường lối hành động có mục đích được ban hành bởi một nhà hoạt động hoặc một nhóm các nhà hoạt động để giải quyết một vẩn đề phát sinh hoặc vẩn đề quan tâm” [25, tr.25-27 ].
Tuy có những giới hạn nhất định, nhưng các định nghĩa trên đều tập trung mô tả nội hàm của chính sách công và cũng chi cho thấy việc nghiên cứu chính sách công trong một lĩnh vực cụ thể là công việc khó khăn, không thể chỉ hoàn thành một cách đơn giản bằng việc xem xét các tài liệu chính thức về việc ban hành quyết định của nhà nước được thể hiện dưới các hình thức văn bản qui phạm pháp luật. Tuy nhiên cũng phải thấy rằng, những văn bản quản lý nhà nước lại là nguồn thông tin quan trọng để các nhà chính tri xây dựng mục tiêu và biện pháp của chính sách công, nhất là khi tiến hành các lựa chọn cụ thể và lựa chọn tiềm năng.
Trên cơ sở tham khảo các nhiều tài liệu về chính sách công, có thể đi đến một định nghĩa: Chính sách công là định hướng hành động do nhà nước lựa chọn để giải quyết những vấn đề phát sinh trong đời sống cộng đồng phù hợp với thái độ chính trị trong mỗi thời kỳ nhằm giữ cho xã hội phát triển theo định hướng
Do đặc điểm của Hệ thống chính trị và Hệ tư tưởng cho nên vấn đề nghiên cứu về chính sách công mới chỉ được đề cập trong khoảng gần 20 năm trở lại đây – đặc biệt từ khi chúng ta chấp nhận cơ chế thị trường với định hướng xã hội chủ nghĩa và chủ trương xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân. Các nhà khoa học của Viện Chính trị học, Học viện Hành chính cho rằng: Chính sách công là Chương trình hành động của nhà nước nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể; “Chính sách công là thuật ngữ dùng để chỉ một chuỗi các quyết định hoạt động của nhà nước nhằm giải quyết một vấn đề chung đang đặt ra trong đời sống kinh tế – xă hội theo mục tiêu xác định”. Quan điểm khác lại cho rằng: Giữa Quyết sách chính trị (của Đảng cầm quyền) và Chính sách công (của Nhà nước) có mối quan hệ chặt chẽ với nhau: Chính sách công là một dạng biểu hiện cụ thể của Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền (cương lĩnh, đường lối…); Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền và Chính sách công có điểm chung – đó là sự thể hiện ý chí giai cấp cầm quyền, giai cấp thống trị xã hội; nó thể hiện ý chí của Nhà nước trong việc tổ chức, quản lý, điều hành một lĩnh vực hoạt động nào đó của đời sống xã hội. Trong đó; Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền là cơ sở đường lối của các Chính sách công và Chính sách công là hình thức thực tế, hình thức pháp lý, là công cụ để thể hiện Quyết sách chính trị. Bất cứ một chủ thể lãnh đạo quản lý chính trị nào (cụ thể là Đảng cầm quyền) sau khi đề ra một Quyết sách chính trị nào đó đều lưu tâm đến việc Quyết sách chính trị đó phải được các cơ quan trong bộ máy nhà nước, chính quyền thể chế hoá thành Chính sách công như thế nào; và ngược lại để nhà nước có được những Chính sách công đúng đắn thì không thể không dựa trên sự định hướng của các Quyết sách chính trị của Đảng cầm quyền. Bởi vì có những Chính sách công nhiều khi do khả năng, quy mô, phạm vi điều chỉnh và tác động của nó trong đời sống xã hội quá lớn (nhiều khi nó tính “ưu trội” do hiệu quả tác động vào các quan hệ xã hội của nó có tính “ trực tiếp” nhờ đặc trưng “cưỡng chế” của nó) thì cũng có thể xem nó như một Quyết sách chính trị. Tất nhiên, sự phân biệt giữa Quyết sách chính trị và Chính sách công chỉ có tính tương đối. Ở nước ta, trên sách báo, chúng ta thường gặp cụm từ “Chính sách của Đảng và Nhà nước”, vì vậy có ý kiến cho rằng, Đảng cũng là chủ thể ban hành Chính sách công? Điều này có thể giải thích bằng thực tế “đặc thù” trong tổ chức, hoạt động của Hệ thống chính trị của nước ta: Ở Việt Nam, Đảng Cộng sản là lực lượng chính trị duy nhất lãnh đạo Nhà nước, lãnh đạo xã hội. Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền, lãnh đạo Nhà nước và xã hội. Đảng lãnh đạo bằng các cương lĩnh, chiến lược, các định hướng về chính sách và chủ trương lớn… để các cơ quan trong bộ máy Nhà nước ban hành các Chính sách công. Từ đó, quan điểm của các nhà nghiên cứu ở Việt Nam cho rằng: Chính sách công là tổng thể chương trình hành động của các chủ thể chính trị có thẩm quyền (Đảng cầm quyền, Nhà nước, tổ chức chính trị- xã hội)về việc lựa chọn các mục tiêu và giải pháp nhằm giải quyết những vấn đề có tính cộng đồng trên các lĩnh vực của đời sống xã hội theo phương thức nhất định để đảm bảo cho xã hội phát triển bền vững, ổn định
1.1.1.2. Thực hiện chính sách công
Thực hiện chính sách công là toàn bộ quá trình chuyển hóa ý chí của chủ thể trong chính sách thành hiện thực với các đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu định hướng của các chủ thể chính trị có thẩm quyền
Trong quá trình thực hiện chính sách, các nguồn lực tài chính, vật chất, khoa học công nghệ và con người được vận hành có tính định hướng để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nói cách khác, đây là quá trình kết hợp giữa con người với các nguồn lực tài chính, vật chất, khoa học công nghệ nhằm sử dụng các nguồn lực này một cách có hiệu quả theo những mục tiêu đề ra.
Chủ thể thực hiện chính sách trước hết và quan trọng nhất là các cơ quan hành chính nhà nước, bởi vì đây chính là các cơ quan có nhiệm vụ tổ chức triển khai và quản lý các công việc hằng ngày của nhà nước. Tuy nhiên, các cơ quan lập pháp và tư pháp và các tổ chức đảng, đoàn thể cũng đóng vai trò quan trọng trong việc vận động và tham gia triển khai chính sách.
1.1.2. Khái niệm, đặc điểm, vai trò thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
1.1.2.1. Khái niệm chính sách lưu trữ tài liệu
a) Công tác lưu trữ tài liệu
Các khái niệm được quy định tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 như sau:
+ Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác.
+ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiến, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
+ Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
+ Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
+ Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
+ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
+ Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
+ Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
* Ngoài ra còn có các khái niệm khác được quy định trong các Thông tư của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn:
+ Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.
+ Phân loại là sự phân chia và sắp xếp các sự vật, hiện tượng và các khái niệm theo một thứ tự nhất định, ở những cấp độ nhất định, dựa trên những thuộc tính giống nhau và khác nhau giữa chúng để đưa chúng vào từng nhóm riêng biệt tùy thuộc vào mục đích phân loại.
+ Phân loại tài liệu là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu của khung phân loại cụ thể. Ký hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp là tùy thuộc vào nội dung tài liệu đề cập.
+ Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
+ Hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
b) Các loại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản lý một cách khoa học các loại hình tài liệu lưu trữ, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại hình tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích ứng để quản lý tốt từng loại tài liệu lưu trữ. Ngày nay căn cứ vào các đặc điểm ghi tin, các nhà lưu trữ học đã phân chia tài liệu lưu trữ ra một số loại hình cơ bản như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, phim điện ảnh, ảnh, ghi âm, tài liệu điện tử…
– Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại tùy thuộc vào từng giai đoạn của lịch sử của mỗi quốc gia cụ thể. Ở Việt Nam, dưới các triều đại phong kiến tài liệu hành chính chủ yếu là các loại sắc, dụ, chiếu, tấu, sớ…v.v
– Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; về thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; về thiết kế chế tạo các loại sản phẩm công nghiệp, về điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như địa chất; khí tượng thủy văn, trắc địa bản đồ, v.v.. Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ, tài liệu tính toán và các loại tài liệu khác.
– Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình là các loại tài liệu phản ánh các hoạt động văn hóa xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Tài liệu này còn khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên sự hấp dẫn cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Tài liệu phim điện ảnh, ảnh, ghi âm bao gồm âm bản của các bức ảnh, các cuộn phim; dương bản của các bức ảnh hiện nay có nhiều loại như: Phim thời sự, phim khoa học, phim truyện, phim hoạt hình, phim đèn chiếu…
Ngoài ba loại hình tài liệu chủ yếu nêu trên, tài liệu lưu trữ còn có những tài liệu phản ánh các hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ, các nhà hoạt động chính trị, khoa học… Loại tài liệu này chủ yếu là bản thảo của chính tác phẩm văn học nghệ thuật, khoa học, thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử các nhà văn, nhà thơ, nghệ sỹ nổi tiếng, của các nhà hoạt động chính trị, khoa học.
Những năm gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã xuất hiện loại hình tài liệu lưu trữ điện tử.
c) Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học của loài người.
+ Về chính trị: Tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp đối địch. Bọn đế quốc và thực dân đã sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa, hầu hết các nhà nước trên toàn thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoại bang. Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng rất hiệu quả tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bộ mặt bản chất xấu xa đầy tội ác của giai cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao động. Chính CacMac, V.I.LeNin là những người sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ để viết các tác phẩm nổi tiếng của mình như bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở Nga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn Bản án chế độ thực dân Pháp (in năm 1925 ở Paris) đã sử dụng tài liệu để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực dân Pháp ở Đông Dương và các thuộc địa khác. Cuốn sách đã đóng góp nhiều vào việc thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt Nam, các thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp lúc đó.Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Đặc biệt những năm gần đây, các bản đồ, tàn thư được lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II và III đã giúp cho Việt Nam có nhiều bằng chứng chứng minh với thế giới về chủ quyền của Việt Nam tại quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa.
+ Về kinh tế: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên, rừng, biển…) làm cơ sở cho việc quy hoạch phát triển kinh tế văn hóa trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên đất nước. Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công của các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi, nhà ở v.v…) để quản lý tốt các công trình đó, sửa chữa lại các công trình hư hỏng.
+ Về nghiên cứu khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật và hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa và tác dụng đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Để nghiên cứu lịch sử các dân tộc và các quốc gia cần phải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất. Vì vậy các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử. Ví dụ, nhờ tài liệu lưu trữ của Đảng mà các nhà nghiên cứu lịch sử Đảng đã xác minh đúng ngày thành lập Đảng là ngày 3/3/1930 chứ không phải ngày 6/1/1930 như trước đây một số tài liệu đã công bố.
d) Tác dụng của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người để lại từ đời này sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh các dân tộc xuất hiện chữ viết sớm, có nhiều văn kiện dân tộc có nền văn hóa lâu đời. Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này đến thế hệ khác là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng nó xây đắp nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc. Tóm lại tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao. Vì vậy Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 chỉ rõ “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”.
đ) Chính sách lưu trữ tài liệu
+ Lưu trữ là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
+ Chính sách lưu trữ tài liệu là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Chính sách lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, lưu giữ lại và tổ chức sử dụng tài liệu để nghiên cứu, phục vụ xã hội. Vì vậy, chính sách lưu trữ tài liệu được thực hiện ở tất cả các nước trên thế giới, là một trong những hoạt động được các nước quan tâm. Chính sách lưu trữ tài liệu bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
– Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;
– Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;
– Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
1.1.2.2. Đặc điểm công tác lưu trữ
– Thu thập, bổ sung, quản lý tài liệu, đây là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầu, nghiên cứu sử dụng tài liệu của độc giả.
– Chỉnh lý tài liệu, đây là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
– Xác định giá trị tài liệu, đây là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
– Tiêu hủy tài liệu hết giá trị, là việc hủy những tài liệu không còn giá trị được loại ra trong quá trình xác định giá trị tài liệu.
– Bảo quản, thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong đó, bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các công cụ thống kê để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ, bảo đảm tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cung cấp cho độc giả những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân.
1.1.2.3. Vai trò của công tác lưu trữ tài liệu
Công tác lưu trữ có vai trò rất lớn, xuất phát từ những tác dụng, kết quả đem lại của tài liệu lưu trữ:
Thứ nhất, công tác lưu trữ giữ lại những tài liệu, thông tin quan trọng của quốc gia, của Đảng, của Nhà nước. Do vậy, công tác lưu trữ góp phần vào việc bảo vệ chủ quyền đất nước, quyền lợi, lợi ích của dân tộc, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ.
Thứ hai, công tác lưu trữ đóng góp vai trò vào nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học. Thông qua việc giữ lại những tư liệu tổng kết, đánh giá quá trình phát triển của xã hội, tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Đây cũng là nguồn sử liệu tin cậy để nghiên cứu lịch sử các dân tộc, là bằng chứng để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật của lịch sử, giúp các thế hệ hiện nay và tương lai hiểu đúng lịch sử.
Thứ ba, công tác lưu trữ đóng góp vai trò vào việc phát triển kinh tế. Nhờ lưu trữ những tài liệu chứa đựng thông tin về hoạt động, thành tựu kinh tế, tài liệu lưu trữ là cơ sở cho việc nghiên cứu, lập quy hoạch phát triển kinh tế.
Thứ tư, công tác lưu trữ góp phần vào việc bảo tồn và phát huy văn hóa dân tộc. Tài liệu lưu trữ được xem là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc, để lại cho chúng ta nhiều loại văn tự có giá trị, phản ánh trực tiếp thành quả lao động về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử. Có thể khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc giá là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”
1.1.3. Quy trình, phương pháp và yếu tố ảnh hưởng thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
1.1.3.1. Quy trình thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
– Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu
Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều phải xây dựng kế hoạch thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu bao gồm những nội dung cơ bản sau: Kế hoạch cung cấp các nguồn vật lực, kế hoạch về tổ chức, điều hành, kế hoạch thời gian triển khai thực hiện, kế hoạch kiểm tra, đôn đốc thực hiện chính sách.
Dự kiến những qui chế, nội qui về tổ chức điều hành, về trách nhiệm, quyền hạn của các tổ chức, cá nhân tham gia, điều hành chính sách lưu trữ; về các biện pháp khen thưởng, kỷ luật
Kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch thực hiện chính sách lưu trữ do lãnh đạo có thẩm quyền các cấp xem xét thông qua.
– Phổ biến, tuyên truyền chính sách lưu trữ tài liệu
Cần tổ chức phổ biến cho mỗi CBCCVC có trách nhiệm triển khai thực hiện, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo cơ quan, chánh văn phòng, để họ nắm vững yêu cầu, mục đích chính sách lưu trữ, phục vụ tốt quá trình thực hiện chính sách lưu trữ và thực hiện lồng ghép công tác lưu trữ vào các chương trình phát triển kinh tế xã hội ở mỗi cấp, mỗi ngành, mỗi địa phương. Giúp cho CBCCVC có trách nhiệm nhận thức đầy đủ tính chất quy mô, tầm quan trọng của chính sách để họ tích cực tìm kiếm các giải pháp thực hiện.
Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chính sách lưu trữ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục và bằng nhiều hình thức khác nhau như tổ chức Hội nghị triển khai, tổng kết, tập huấn nghiệp vụ, hướng dẫn trực tiếp, gián tiếp qua các phương tiện thông tin như sách website chuyên ngành, báo chí,…
Tổ chức tuyên truyền phổ biến cho mọi người dân hiểu rõ về tính đúng đắn của chính sách để họ tự giác thực hiện nhằm tạo sự đồng thuận cao trong nhân dân, đồng thời cũng có thể tham gia vào quá trình giám sát chính sách về lưu trữ có được tổ chức thực hiện tốt không.
– Phân công, phối hợp thực hiện chính sách lưu trữ tài liệu trên phạm vi rộng lớn
Chính sách lưu trữ tài liệu tác động lớn đến lợi ích của các cơ quan, tổ chức và người dân, kết quả tác động lại liên quan đến nhiều yếu tố, quá trình thuộc các bộ phận khác nhau, nên cần phải phối hợp chúng lại để đạt yêu cầu quản lý. Số lượng cơ quan tham gia thực hiện chính sách lưu trữ là rất lớn. Trong thực tế phân công cơ quan chủ trì nghiệp vụ và các cơ quan triển khai thực hiện một chính sách cụ thể nào đó.
Phân công vai trò cụ thể cho các các cấp, các ngành, các đơn vị để tự họ chủ động tổ chức thực hiện chính sách lưu trữ và có cơ chế phối hợp liên ngành một cách chặt chẽ, cụ thể để tránh tình trạng bỏ sót không ai chịu trách nhiệm hay sự chồng chéo một việc lại do quá nhiều đơn vị quản lý.
– Duy trì chính sách lưu trữ tài liệu
Phải quan tâm thường xuyên công tác tuyên truyền, vận động các đối tượng chính sách và toàn xã hội tích cực tham gia thực hiện và giám sát chính sách về lưu trữ. Là làm cho chính sách lưu trữ sống được trong môi trường thực tế và phát huy tác dụng.
Cần sử dụng các công cụ quản lý tác động tạo môi trường thuận lợi cho việc thực hiện chính sách lưu trữ, không bị ảnh hưởng bởi môi trường biến động các cơ quan Nhà nước. Xuất phát từ tình hình thực tế của mỗi ngành, mỗi địa phương mà chủ động điều chỉnh chính sách lưu trữ cho phù hợp với hoàn cảnh mới nhưng vẫn đúng quy định cấp trên. Có thể kết hợp sử dụng các biện pháp hình sự để đảm bảo chính sách thực hiện có hiệu quả tốt nhất.
Phát huy tính dân chủ để tất cả mọi người mạnh dạn tham gia chính sách lưu trữ, trong đó tự giác chấp hành chính sách và tham gia tìm kiếm, đề xuất các giải pháp, biện pháp thực hiện mục tiêu của chính sách lưu trữ.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN VIEN HAN LAM\VIEN HAN LAM DOT 11\SAU BAO VE\DOT 2/ TRAN THI KIM OANH
