Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hoạt động chứng thực ở các địa phương đã có bước phát triển nhanh chóng, bảo đảm thực hiện công tác QLNN về chứng thực, đáp ứng nhu cầu thực hiện việc công chứng, chứng thực của các tổ chức và cá nhân, góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển kinh tế-xã hội của địa phương. Nhận thức của các tổ chức, cá nhân về tầm quan trọng của hoạt động chứng thực được nâng cao, mọi thủ tục giải quyết các vụ việc chứng thực được các cơ quan có thẩm quyền chứng thực bảo đảm đúng quy định của pháp luật.
Theo pháp luật hiện hành, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Qua đó, tạo điều kiện cho các thủ tục hành chính giải quyết công tác chứng thực của công dân được thực hiện kịp thời, đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho các cấp chính quyền thực hiện QLNN và triển khai hiệu quả công tác chứng thực tại các địa phương.
Trong những năm qua, các cấp chính quyền, UBND tại huyện Núi Thành đã thực hiện tốt công tác QLNN về chứng thực, triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực đạt kết quả. Tuy nhiên do tác động của hệ thống pháp luật và văn bản hướng dẫn thi hành pháp luật chứng thực thường xuyên sửa đổi, bổ sung qua các thời kỳ và giai đoạn lịch sử nhất định. Đồng thời các cấp chính quyền địa phương chưa xây dựng cơ chế chính sách phù hợp, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức QLNN, thực thi công vụ còn nhiều hạn chế nên hiệu quả QLNN và kết quả triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao. Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, nên tôi chọn nghiên cứu đề tài: “Quản lý nhà nước về chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam” làm luận văn thạc sỹ ngành Luật Hiến pháp và luật hành chính.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của Luận văn là làm sáng tỏ những vấn đề lý luận và pháp luật của QLNN về chứng thực; phân tích, đánh giá thực trạng QLNN về chứng thực tại địa phương; qua đó đề xuất phương hướng, giải pháp nâng cao hiệu quả QLNN về chứng thực của huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam nói riêng, trên địa bàn cả nước nói chung.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Luận văn thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu cụ sau:
– Nghiên cứu làm sáng tỏ những vấn đề lý luận; đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân, những hạn chế và nguyên nhân từ thực tiễn quản lý Nhà nước về chứng thực của UBND tại huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam giai đoạn năm 2015 đến 2019.
– Đề xuất các quan điểm, giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân tại huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu đề tài luận văn là những vấn đề lý luận quản lý nhà nước về chứng thực của UBND; các quy định pháp luật về chứng thực của UBND và thực tiễn quản lý nhà nước về chứng thực tại huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam.
Về thời gian: Nghiên cứu thực tiễn thực hiện pháp luật và quản lý nhà nước về chứng thực của UBND tại huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam từ năm 2015 đến 2019.
Về không gian: Nghiên cứu QLNN về chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam.
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
5.1. Cơ sở lý luận
Luận văn được nghiên cứu dựa trên các phương pháp luận của chủ nghĩa Mác –Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh; các quan điểm, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, tăng cường sự quản lý nhà nước bằng pháp luật, cải cách nền hành chính nhà nước,…
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ nội dung của luận văn để giải quyết những vấn đề mang tính lý luận như khái niệm; nội dung các quy định pháp luật về chứng thực; vai trò chứng thực; những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân tại các địa phương.
Tác giả sử dụng phương pháp thống kê, tổng hợp, so sánh dữ liệu từ các cơ quan chuyên môn liên quan, đối chiếu những quy định pháp luật để phân tích từ thực tiễn thực hiện QLNN về chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Với những nội dung đã được phân tích, làm rõ trong đề tài hy vọng sẽ đem lại những đóng góp thiết thực cho việc hoàn thiện những quy định của pháp luật QLNN về chứng thực từ thực tiễn huyện Núi Thành.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Trên cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá những yếu tố ảnh hưởng, những kết quả đạt được và nguyên nhân, những hạn chế và nguyên nhân trong QLNN về chứng thực trên địa bàn huyện. Qua đó, giúp cho các cấp chính quyền địa phương trong việc tăng cường công tác cải cách thủ tục hành chính, hoàn thiện cơ chế chính sách QLNN về chứng thực, đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi bổ sung pháp luật về chứng thực, triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực đạt hiệu quả trong thời gian đến.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1. Những vấn đề lý luận và pháp luật của quản lý Nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân
Chương 2. Thực trạng quản lý Nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân tại huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam
Chương 3. Quan điểm và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân tại huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam.
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LUẬT QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của chứng thực của Ủy ban nhân dân
1.1.1. Khái niệm chứng thực của Ủy ban nhân dân
Theo quy định pháp luật về chứng thực trong đó có cơ chế hoạt động, phạm vi thực hiện, thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền địa phương được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có thể quan niệm về chứng thực như sau:
– Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
– Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên giao kết hợp đồng, giao dịch [20]
Chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính [20, khoản 2 Điều 2].
Theo Từ điển Tiếng Việt, “chứng thực” là: “Sao. Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc; Sao đúng nguyên văn một tài liệu…” [Viện Ngôn ngữ (1997) Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, Đà Nẵng].
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự tham gia hợp đồng, giao dịch.
Bản chính là văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.
[Điều 2, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/12/ 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực HĐ, GD]
Từ những phân tích trên, theo quan điểm của tác giả, chứng thực là hành vi hành chính được cơ quan nhà nước giao thẩm quyền để thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực HĐ, GD của các cá nhân, tổ chức và mọi công dân có yêu cầu theo luật định.
Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên [27, khoản 1, Điều 8].
Là một trong những chức năng của Ủy ban nhân dân cấp xã, chứng thực là hoạt động mà Ủy ban nhân dân xã cung cấp dịch vụ hành chính công theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.
Chứng thực của Ủy ban nhân dân xã là hoạt động mang tính hành chính nhà nước do ủy ban nhân dân xã thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; xác nhận thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [khoản 2, khoản 3, khoản 4, Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP].
1.1.2. Đặc điểm chứng thực của Ủy ban nhân dân
Đối tượng chứng thực: bản sao từ sổ gốc, bản sao từ bản chính; Hợp đồng, giao dịch; Chữ ký trong giấy tờ, văn bản…
Chủ thể có thẩm quyền: UBND cấp huyện, xã.
Giá trị pháp lý của việc chứng thực: bản sao được cấp từ sổ gốc, được chứng thực từ bản chính, chữ ký và hợp đồng, giao dịch được chứng thực [Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP]
Theo đó, chứng thực của UBND có những đặc điểm cụ thể sau:
Hoạt động chứng thực của UBND xã là hoạt động hành chính
UBND xã thực hiện chứng thực phải đảm bảo về trình tự, thủ tục, thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Qua đó, bảo vệ quyền lợi của công dân, tăng cường cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp, nâng cao đời sống nhân dân, đóng góp phần phát triển kinh tế – xã hội địa phương.
Hoạt động chứng thực của UBND xã là việc xác nhận giá trị pháp lý của các giấy tờ, văn bản được chứng thực
Bản sao có giá trị sử dụng như bản chính trong các giao dịch. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý như bản chính trong các hoạt động giao dịch
Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch [Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch]
Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý như bản chính để đối chiếu, bổ sung trong các giao dịch, các thủ tục hành chính
Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác [Khoản 2, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP]
Chữ ký được thể hiện trong nội dung của giấy tờ, văn bản được cơ quan nhà nước chứng thực theo quy định của pháp luật có giá trị chứng minh đó là chữ ký của chủ thể trong giao dịch của giấy tờ, văn bản đó. Đó cũng là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký trong giấy tờ, văn bản này
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
Các cấp chính quyền có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch [Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP]
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của pháp luật thể hiện về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện… của các bên tham gia trong hợp đồng, giao dịch
Chứng thực hợp đồng, giao dịch chỉ là xác nhận về mặt hình thức biểu hiện của sự giao kết hợp đồng, giao dịch mà không đi sâu vào nội dung, bản chất của hợp đồng, giao dịch. Đồng thời đảm bảo thực hiện nguyên tắc theo Bộ luật Dân sự 2015, Luật Đất đai 2013, Luật Nhà ở 2014.
Chứng thực hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại khoản 4, Điều 2, Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
1.1.3. Vai trò của chứng thực của Ủy ban nhân dân
1.1.3.1. Bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật quy định
Những quy định của Hiến pháp năm 2013 ghi nhận quyền có nơi ở hợp pháp; quyền tự do đi lại và cư trú; quyền tham gia quản lý nhà nước; quyền sở hữu về thu nhập hợp pháp; quyền thừa kế; quyền học tập… và phải thực hiện các trình tự, thủ tục hành chính, theo đó chứng thực của UBND xã bảo đảm cho cá nhân, tổ chức thực hiện các quyền được pháp luật quy định, thể hiện:
– Chứng thực của UBND huyện, xã cung cấp dịch vụ trực tiếp để các chủ thể thực hiện quyền được pháp luật quy định qua việc chứng thực hợp đồng, giao dịch. Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, người thực hiện chứng thực đã khiến cho hợp đồng, giao dịch đó trở nên có hiệu lực pháp luật được pháp luật thừa nhận. Sau khi hợp đồng, giao dịch được chứng thực, quyền và nghĩa vụ của chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch phải thực hiện theo quy định.
– Hoạt động chứng thực của các cấp bao gồm hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký, chứng thực hợp đồng/giấy ủy quyền… Thông qua kết quả của hoạt động chứng thực là bản sao có chứng thực, văn bản có chữ ký được chứng thực hoặc hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền… các chủ thể có thể tiếp tục tiến hành thực hiện các thủ tục hành chính tiếp theo để thực hiện quyền của mình như: xin học, xin việc, chuyển giao quyền sở hữu tài sản…
Qua công tác chứng thực đảm bảo được quyền, lợi ích chính đáng của cá nhân, tổ chức trong các quan hệ, giao dịch; đảm bảo quyền công dân của mọi người đều được pháp luật bảo hộ.
1.1.3.2. Góp phần phát triển kinh tế-xã hội địa phương
Các giấy tờ, hồ sơ được chứng thực thông qua các thủ tục hành chính, tạo điều kiện cho mọi tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại trong thực tiễn. Khi cá nhân, tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác không có quyền được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của văn bản: Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại có giá trị pháp lý như bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, các hoạt động thủ tục hành chính; Chữ ký được chứng thực theo quy định có giá trị chứng minh đó là chữ ký của các chủ thể trong hợp đồng giao dịch, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản; Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định thể hiện về thời gian, địa điểm, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký …của các bên tham gia đã ký, đã thỏa thuận trong hợp đồng, giao dịch.
Từ các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại của các cá nhận và tổ chức được thực hiện chứng thực, đem lại nhiều lợi ích kinh tế, nâng cao đời sống nhân dân, góp phần phát triển kinh tế, xã hội ở các địa phương.
1.1.3.3. Góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục vụ
Theo quy định của pháp luật, thông qua hoạt động chứng thực trong công tác quản lý và triển khai thực hiện chứng thực của các cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, cho các giấy tờ, văn bản của các cá nhân và tổ chức yêu cầu thông qua thủ tục hành chính ở các địa phương. Trên cơ sở đó, giúp cho các cấp chính quyền xây dựng cơ chế, chính sách thu hút đầu tư, phát triển doanh nghiệp, thực hiện an sinh xã hội; từng bước thực hiện cải cách thủ tục hành chính, giải quyết kịp thời các khiếu nại, tố cáo liên quan trực tiếp đến đời sống nhân dân, qua đó phát huy dân chủ cơ sở, tạo điều kiện cho mọi tầng lớp nhân dân phát triển kinh tế, từng bước xóa đói giảm nghèo. Đồng thời tiếp tục xây dựng nền hành chính hiện đại, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của bộ phận một cửa, một cửa liên thông, qua đó tạo nền tảng vững chắc xây dựng chính quyền điện tử, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân tại các địa phương.
Chính vì vậy, hoạt động chứng thực chứng thực nói chung, chứng thực của UBND từ thực tiễn cấp huyện nói riêng đã góp phần thực hiện tốt thủ tục hành chính, từng bước nâng cao chất lượng phục vụ hành chính, đáp ứng được yêu cầu, nguyện vọng của mọi cá nhân và tổ chức, tạo động lực thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính phục vụ, hiện đại ở các địa phương.
1.2. Hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân
1.2.1. Quy trình quản lý, thực hiện hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân
Từ khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch được ban hành, qua đó đã giúp cho hoạt động chứng thực đi vào nề nếp, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện thủ tục hành chính, đáp ứng được yêu cầu giải quyết các việc chứng thực của cá nhân, tổ chức. Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về chứng thực, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quán triệt, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực nghiêm túc thực hiện một số nội dung sau:
Biểu đồ 1.1. Quy trình quản lý, thực hiện chứng thực cấp huyện
Nguồn: Cổng thông tin điện tử UBND huyện Núi Thành)
1.2.1.1. Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản
Việc thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, bắt buộc phải có bản chính làm căn cứ để chứng thực bản sao. Tuyệt đối không chứng thực bản sao khi không có bản chính – như hiện tượng đã có văn phòng công chứng làm. Đề nghị Sở Tư pháp quán triệt nội dung này, yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực ghi rõ tên, ký hiệu giấy tờ, văn bản là bản chính dùng để chứng thực bản sao trong sổ chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đồng thời, đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không lưu trữ văn bản chứng thực bản sao từ bản chính theo đúng quy định tại Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
1.2.1.2. Về chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
Sở Tư pháp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chứng thực thực hiện đúng quy định tại Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực; trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thì người yêu cầu chứng thực ký trước mặt cán bộ tiếp nhận hồ sơ và ghi lời chứng theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP. Đối với giấy tờ, văn bản có nội dung của hợp đồng, giao dịch thì không chứng thực chữ ký trên văn bản đó mà thực hiện theo thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định tại Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Biểu đồ 1.2. Mô hình quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số
Nguồn: Bộ thông tin và truyền thông (2017), Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 ciau Bộ thông tin và truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước)
1.2.1.3. Về chứng thực chữ ký người dịch
Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Tuy nhiên, qua công tác thanh tra cho thấy, một số cơ quan chứng thực không tuân thủ quy định này, vẫn để cộng tác viên dịch thuật không có bằng cấp về ngoại ngữ làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp hoặc có bằng đại học tiếng Anh nhưng lại dịch tiếng Lào, tiếng Campuchia… Đề nghị Sở Tư pháp chấn chỉnh chung, bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch.
Để hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật về chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan có thẩm quyền cấp trên đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo thực hiện đúng quy định tại Điều 28 và Điều 29 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt; trên cơ sở danh sách cộng tác viên đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp; người dịch là cộng tác viên phải ký hợp đồng cộng tác viên dịch thuật và phải làm thủ tục đăng ký chữ ký mẫu tại Phòng Tư pháp. Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu đã đăng ký theo quy định tại Điều 31 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về nguyên tắc, người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch. Khi thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, Phòng Tư pháp phải kiểm tra, đối chiếu nội dung bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch; chữ ký người dịch. Trên cơ sở đó, Sở Tư pháp quán triệt các Phòng Tư pháp tuyệt đối không chứng thực chữ ký người dịch, nếu không bảo đảm các yêu cầu nêu trên của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP [20].
1.2.1.4. Những trường hợp được chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền
– Bao gồm việc ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ; nhận hộ lương hưu, chế độ chính sách…
– Việc ủy quyền đại diện tham gia tố tụng, giải quyết tranh chấp đất đai, thực hiện đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn…
– Việc ủy quyền vay vốn, trả lãi vay tại các giao dịch ngân hàng…
Đối với những việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp nêu trên thì không được chứng thực chữ ký, bảo đảm thực hiện các thủ tục hành chính theo luật định về thẩm quyền, nội dung chứng thực trong hợp đồng, giao dịch của các tổ chức, cá nhân trong thực tiễn.
1.2.1.5. Việc chứng thực trong tờ khai lý lịch cá nhân
– Người thực hiện chứng thực trong tờ khai lý lịch cá nhân, thực hiện lời chứng chứng thực theo luật định.
– Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung, bảo đảm trung thực, chính xác về việc khai lý lịch cá nhân trong tờ khai theo mẫu.
– Đối với những mục trong tờ khai lý lịch không liên quan đến nội dung của cá nhân đó thì thực hiện gạch chéo, không bỏ trống nội dung này khi yêu cầu chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.
1.2.1.6. Bổ sung cách ghi số chứng thực chữ ký và số chứng thực hợp đồng
– Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực;
– Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng
1.2.1.7. Những mẫu lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận một cửa
Được áp dụng từ 20/4/2020 bao gồm:
– Lời chứng chứng thực hợp đồng.
– Lời chứng chứng thực văn bản liên quan đến thỏa thuận phân chia di sản của các cá nhân liên quan.
– Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp một người khai nhận di sản).
– Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng khai nhận di sản).
– Lời chứng chứng thực di chúc.
– Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp một người từ chối nhận di sản).
– Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản (trong trường hợp có từ hai người trở lên cùng từ chối nhận di sản) [11]
1.2.2. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Ủy ban nhân dân
Thẩm quyền chứng thực là nội dung cơ bản của QLNN về công tác chứng thực, là quy trình thực hiện thủ tục hành chính của UBND cấp huyện và cấp xã được thực hiện theo thẩm quyền.
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của cấp huyện
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, từ chối nhận di sản.
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp [Khoản 1, Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch]
Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của cấp xã
Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan lĩnh vực đất đai;
Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở;
Chứng thực di chúc;
Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản là động sản, nhà ở, đất đai.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã [Khoản 2, Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch]
1.2.3. Trình tự thủ tục thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân
1.2.3.1. Trình tự thực hiện
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực xuất trình hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện, xã từ thứ hai đến thứ sáu và sáng thứ Bảy (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
Bước 2: Người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ bao gồm các trình tự sau:
+ Hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu thì chuyển cho người thực hiện chứng thực.
+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì công chức thực thi công vụ hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ và gửi đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực theo quy định.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan thực hiện chứng thực pho to bản sao theo yêu cầu của công dân, nếu không có máy pho to thì yêu cầu công dân tự đi dịch vụ pho to và bổ sung hồ sơ chứng thực.
* Khi thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền có phiếu hẹn ghi rõ thời gian trả kết quả, nếu không thể trả kết quả chứng thực cho công dân trong ngày.
Bước 3: Người thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao.
Nếu nội dung bản sao đúng với bản chính và giấy tờ, văn bản thì thực hiện chứng thực và ghi lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
Thực hiện đóng dấu, vào sổ chứng thực.
Nếu bản sao chứng thực có 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, có 02 tờ trở lên thì thực hiện đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực được thực hiện ghi số thứ tự chứng thực theo quy định.
* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 4: Cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
1.2.3.2. Thủ tục thực hiện
Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện, xã.
Xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao; Nộp bản sao cần chứng thực theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực; Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà Phòng Tư pháp huyện, Tư pháp hộ tịch cấp xã không thể trả kết quả ngay trong ngày làm việc hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ, thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận.
Giấy tờ, văn bản pho to bản sao phải đảm bảo không bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ; không bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung; văn bản không đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; không có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; không có nội dung phản động; không xúc phạm danh dự, nhân phẩm, không vi phạm quyền công dân thì được chứng thực theo quy định.
Bản chính như hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, được chứng nhận không hợp pháp, không theo điều ước quốc tế đã ký kết; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập không có dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì cơ quan có thẩm quyền không thực hiện việc chứng thực.
Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang đã ghi thông tin của bản chính [20]
1.3. Nội dung quản lý Nhà nước về chứng thực của Ủy ban nhân dân
1.3.1. Khái niệm, đặc điểm quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực là quá trình tác động, điều hành của Nhà nước dưới các hình thức và phương pháp thích hợp nhằm đảm bảo chứng thực được thực hiện theo đúng quy định pháp luật.
Quản lý nhà nước là hoạt động chấp hành và điều hành có tính tổ chức để thi hành pháp luật và được đảm bảo thực hiện bởi hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao…Quản lý nhà nước về chứng thực có những đặc điểm về quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước trên các lĩnh vực khác. Tuy nhiên quản lý nhà nước về chứng thực có những đặc điểm, đặc thù riêng như sau:
Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước về thực hiện chứng thực
Chủ thể quản lý nhà nước về chứng thực là các cơ quan nhà nước cụ thể là Chính phủ thực hiện quản lý chung, UBND các cấp thực hiện quản lý theo địa giới hành chính, các cơ quan quản lý nghành là Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và các cơ quan khác theo quy định của pháp luật. Các cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực được tổ chức thống nhất và hoạt động theo nguyên tắc tập trung thống nhất chỉ đạo, điều hành quản lý từ trung ương xuống địa phương.
Thứ hai, công cụ quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực sử dụng các quy định của pháp luật về chứng thực dưới hình thức một hệ thống được ban hành từ nhiều cấp, nhiều ngành, nhiều lĩnh vực bao gồm “các quy định luật thủ tục”, và “các quy định luật nội dung.
+ Về các quy định luật thủ tục: là hệ thống các quy phạm pháp luật quy định thủ tục, trình tự tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động chứng thực. Về nội dung luật thủ tục gồm các quy định về các loại chứng thực, trình tự thực hiện chứng thực; kiểm tra, giám sát hoạt động chứng thực; về quyền nghĩa vụ, trách nhiệm của các chủ thể; về nguyên tắc tổ chứng, hoạt động bộ máy hoạt động cơ quan Tư pháp; về thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về chứng thực, khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật.
+ Về các quy định luật nội dung: là hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ, chính sách, lệ phí trong hoạt động chứng thực.
Thứ ba, đối tượng quản lý nhà nước về chứng thực
Đối tượng quản lý nhà nước về chứng thực bao gồm các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động chứng thực và được quản lý theo hệ thống ngành dọc.
Thứ tư, mục đích chung của quản lý nhà nước về chứng thực là nhằm thể chế hóa đường lối xây dựng nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và đẩy mạnh công ghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Mục đích riêng của quản lý nhà nước về chứng thực là đảm bảo hoạt động chứng thực được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức có liên quan đến hoạt động chứng thực, đảm bảo các giá trị pháp lý của hoạt động chứng thực.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN VIEN HAN LAM\VIEN HAN LAM DOT 11\SAU BAO VE\DOT 3/ DO VAN THANH
