Hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế được thành lập nhằm sản xuất kinh doanh, cung ứng sản phẩm hàng hóa dịch vụ với mục đích sinh lời. Vì vậy, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp khi bỏ vốn ra đầu tư là tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được điều đó, mỗi doanh nghiệp chọn cho mình một bước đi khác nhau và sử dụng nhiều biện pháp khác nhau. Song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng hiệu quả sử dụng trên một đồng vốn bỏ ra. Bởi chi phí sản xuất kinh doanh là chỉ tiêu kinh tế phản ánh chất lượng sản xuất kinh doanh và nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của đơn vị. Việc giảm được chi phí sản xuất kinh doanh trong khi đó doanh thu không đổi hoặc tăng lên thì lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được cũng sẽ tăng lên. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã rất chú trọng đến công tác quản trị chi phí nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo chỗ đứng của mình trên thị trường.
Hiện nay ở nước ta đồng thời có sự hoạt động kinh doanh của nhiều thành phần kinh tế. Chính sách mở cửa nền kinh tế, đưa thị trường trong nước tiếp cận với thị trường khu vực và thế giới đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới vươn lên, không bao giờ thỏa mãn với kết quả đạt được, thực sự năng động tự chủ và sáng tạo trong kinh doanh. Để đáp ứng được yêu cầu đó, bộ máy quản trị doanh nghiệp cần nắm bắt được đầy đủ những thông tin tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất sản phẩm thì quản trị chi phí sản xuất là công cụ chủ yếu cung cấp các thông tin bên trong cho bộ máy quản trị, làm cơ sở chủ yếu cho các quyết định về quản trị
Trong quá trình tồn tại và phát triển quanrluôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm đặc biệt bởi vì nó quyết định đến sự thành bại, sống còn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp xây dựng giao thông ở nước ta phần lớn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, trình độ công nghệ và quản lý còn thấp, do đó để có thể cạnh tranh trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng giao thông phải nỗ lực nâng cao trình độ công nghệ và trình độ quản lý trong đó quản trị chi phí là nhiệm vụ ưu tiên để đảm bảo giảm chi phí sản xuất, giá thành hạ. Đây là lý do để nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM”
– Mục tiêu của luận văn là phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh và công tác quản trị chi phí tại công ty cổ phần VNECO.SSM
– Trên cơ sở hệ thống lí luận và phân tích thực trạng, luận văn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty cổ phần VNECO.SSM
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
– Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản trị chi phí tại công ty cổ phần VNECO.SSM
– Phạm vi nghiên cứu của luận văn
+ Về không gian: Luận văn nghiên cứu những vấn đề hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty cổ phần VNECO.SSM, giới hạn trong phạm vi quản trị doanh nghiệp tại công ty cổ phần VNECO.SSM
+ Về thời gian: Luận văn nghiên cứu kết quả hoạt động SXKD và công tác quản trị chi phí tại công ty cổ phần VNECO.SSM từ 2014- 2016 và định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới.
- Phương pháp phân tích kinh tế, xã hội.
- Phương pháp so sánh.
- Phương pháp thu thập và xử lí thông tin.
- Phương pháp thống kê.
- Phân tích tài chính doanh nghiệp và sử dụng các phương pháp phân loại chi phí quản trị doanh nghiệp.
5. TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 phần:
- Chương 1: Cơ sở lí luận về công tác quản trị chi phí trong doanh nghiệp.
- Chương 2: Thực trạng công tác quản trị chi phí tại công ty cổ phần VNECO.SSM
- Chương 3: Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí tại công ty cổ phần VNECO.SSM
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ
Tổng quan về quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Người ta thường hiểu rằng chi phí xuất hiện khi có một hoạt động sản xuất, giao dịch nào đó xảy ra, chẳng hạn như mua nguyên vật liệu cho sản xuất, trả tiền công cho việc sử dụng một lao động nào đó. Tuy nhiên, theo ý nghĩa đầy đủ thì chi phí chính là kết quả của các quyết định quản trị nhằm đáp ứng những yêu cầu kinh doanh, trong đó, vai trò của nhà quản trị chi phí là xác định, đo lường, thu thập, phân tích và báo cáo các thông tin về những yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của một doanh nghiệp. Đó là các yếu tố tác động đến chi phí, ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà quản trị chi phí cũng thực hiện việc phân tích các thông tin chi phí để ra các nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định về công nghệ sản xuất, nghiên cứu sản phẩm mới, chất lượng tính năng của sản phẩm, độ thoả mãn của khách hàng đối với sản phẩm, lợi thế của doanh nghiệp…Như vậy, quản trị chi phí bao gồm các công việc của kế toán quản trị, quản trị tài chính và đồng thời thông qua phân tích các thông tin này để tìm kiếm các cơ hội kinh doanh, hình thành các quyết định đúng đắn, xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh thích hợp.
1.1.1. Chi phí và phân loại chi phí
1.1.1.1. Khái niệm chi phí sản xuất kinh doanh
Chi phí nói chung có thể được hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được một mục đích nào đó. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả. Kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng…hoặc không có dạng vật chất như kiến thức, dịch vụ được phục vụ…
Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp cần có đầy đủ các yếu tố cơ bản, bao gồm:
Yếu tố về tư liệu lao động như: nhà xưởng, máy móc thiết bị…
Yếu tố về đối tượng lao động như: nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu…
Yếu tố sức lao động của con người
Sự tham gia của các yếu tố vào quá trình sản xuất sản phẩm đã hình thành nên các khoản chi phí tương ứng như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công (trả lương cán bộ công nhân viên…), chi phí sản xuất chung (hao mòn về máy móc thiết bị…). Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp đã bỏ ra hai bộ phận chi phí C và V. Trong đó:
C – Là toàn bộ giá trị tư liệu sản xuất đã tiêu hao trong quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ như: khấu hao TSCĐ, chi phí NVL, công cụ, dụng cụ, năng lượng, nhiên liệu…Bộ phận này được gọi là hao phí lao động vật hóa.
V – Là chi phí về tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, dịch vụ. Bộ phận này được gọi là hao phí lao động sống.
Như vậy, chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành các hoạt động sản xuất trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm)(N.Đ.Kiện,2011)
1.1.1.2. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh
Phân loại chi phí là việc sắp xếp các loại chi phí khác nhau vào từng nhóm theo những đặc trưng nhất định. Trên thực tế, có rất nhiều cách phân loại khác nhau tùy theo cách lựa chọn tiêu thức phân loại nhằm đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán. Đối với nhà quản trị, chi phí là mối quan tâm hàng đầu vì chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, do đó vấn đề đặt ra là làm sao kiểm soát được chi phí. Việc nhận diện và thấu hiểu cách phân loại chi phí là mấu chốt để có thể quản trị chi phí, từ đó đưa ra được các quyết định đúng đắn trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Theo cách phân loại này, người ta căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí để sắp xếp những nội dung kinh tế ban đầu giống nhau vào cùng một nhóm chi phí. Theo cách phân loại này, chi phí của doanh nghiệp được chia thành:
– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm toàn bộ giá trị các loại nguyên liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu, thiết bị xây dựng cơ bản, dụng cụ mà doanh nghiệp đã sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị không dùng hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi).
– Chi phí tiền lương: bao gồm toàn bộ các khoản tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp phải trả cho những người tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản chi phí trích nộp theo tiền lương như BHXH, BHYT, KPCĐ mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ.
– Chi phí khấu hao tài sản cố định: là toàn bộ giá trị khấu hao phải trích của tài sản cố định sử dụng trong doanh nghiệp.
– Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệp đã chi ra cho các dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất kinh doanh như: điện, nước, điện thoại…
– Chi phí bằng tiền khác: là các khoản chi phí khác dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp ngoài các khoản đã nêu trên như chi phí tiếp khách, hội nghị…
Mục đích của cách phân loại này là để biết chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm những loại nào, số lượng, giá trị từng loại là bao nhiêu. Phân loại chi phí theo yếu tố sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hao phí theo từng yếu tố chi phí. Đây là cơ sở để lập các kế hoạch về vốn, kế hoạch cung cấp vật tư, kế hoạch quỹ lương và phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất.
b) Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng, bao gồm: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Có thể mô tả cách phân loại này qua sơ đồ 2.1 (P.V.Dược, 2002)
Tổng chi phí
Chi phí ngoài sản xuất
Chi phí sản xuất
Chi phí NVLTT
Chi phí NCTT
Chi phí SXC
Chi phí bán hàng
Chi phí quản lý
Sơ đồ 1.1: Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
⮚ Chi phí sản xuất: Là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất ra sản phẩm. Bao gồm các khoản mục chi phí sau:
– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định được một cách tách biệt, rõ ràng, cụ thể cho từng sản phẩm. Bao gồm: nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ…Nguyên vật liệu trực tiếp được nhận rõ trong sản phẩm vì nó tượng trưng cho đặc tính dễ thấy nhất của sản phẩm đã được sản xuất. Ví dụ: số mét vải để may áo, thép tấm để làm tủ đựng hồ sơ…
Ngoài nguyên vật liệu trực tiếp, còn có nguyên vật liệu gián tiếp, đây là những nguyên liệu có tham gia cấu thành thực thể sản phẩm nhưng có giá trị nhỏ và không thể xác định được cụ thể, rõ ràng cho từng sản phẩm; hoặc là những loại vật liệu được dùng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm làm tăng thêm chất lượng, vẻ đẹp của sản phẩm; hoặc để tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được thuận lợi. Nguyên vật liệu gián tiếp không được tính thẳng vào từng đơn vị sản phẩm mà phải đưa vào chi phí sản xuất chung rồi phân bổ sau.
– Chi phí nhân công trực tiếp: là khoản thù lao lao động phải trả cho công nhân trực tiếp chế tạo sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ như tiền lương và các khoản trích có tính chất lương (phụ cấp khu vực, độc hại…) cùng với các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định.
Chi phí nhân công trực tiếp giống như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là có thể xác định rõ ràng, cụ thể và tách bạch cho từng sản phẩm nên được tính thẳng cho từng đơn vị sản phẩm.
Các lao động khác trong doanh nghiệp mà không trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm nhưng giữ cho việc vận hành hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được gọi là lao động gián tiếp. Lao động gián tiếp không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng không thể thiếu cho quá trình sản xuất như quản đốc phân xưởng, nhân viên bảo trì máy…Chi phí lao động gián tiếp sẽ được tính trong chi phí sản xuất chung và phân bổ sau.
– Chi phí sản xuất chung: là những chi phí cần thiết còn lại để sản xuất ra sản phẩm ngoài hai loại chi phí trên. Đây là những chi phí phát sinh trong phạm vi các phân xưởng, bộ phận sản xuất của doanh nghiệp bao gồm ba loại: chi phí nguyên liệu gián tiếp, chi phí lao động gián tiếp và các chi phí phân xưởng khác.
+ Chi phí nguyên liệu gián tiếp là những yếu tố vật chất không tạo nên thành phần chính của sản phẩm, hoặc nếu có thì chúng cũng không là chi phí nguyên liệu quan trọng. Xác định loại chi phí này theo nguyên tắc: có một số yếu tố vật chất không tạo nên thành phần vật chất của sản phẩm, nếu có yếu tố tạo thành sản phẩm nhưng rất khó xác định và không đáng kể so với các nguyên liệu khác trong sản phẩm thì đó chính là nguyên liệu gián tiếp.
+ Chi phí lao động gián tiếp là những chi phí tiền lương, phụ cấp lương, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) của tất cả lao động không trực tiếp tham gia vào việc sản xuất sản phẩm. Loại này gồm: giám sát viên lao động trực tiếp, nhân viên phân xưởng…Nói chung, lao động gián tiếp đóng vai trò hỗ trợ đối với lao động trực tiếp.
+ Chi phí phân xưởng là những chi phí cần thiết khác để vận hành phân xưởng, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí điện nước, chi phí động lực, chi phí công cụ.
Như vậy, chi phí sản xuất chung bao gồm rất nhiều các khoản chi phí khác nhau, đồng thời liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ nên không thể tính thẳng vào sản phẩm hay dịch vụ mà phải phân bổ. Cơ cấu của chi phí sản xuất chung bao gồm cả biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp trong đó định phí chiếm tỷ lệ nhiều nhất. Từ các đặc điểm này của chi phí sản xuất chung cho thấy đây là khoản chi phí khó kiểm soát nhất do ta không thể nhận diện được cụ thể.
Chi phí sản xuất chung được tính vào sản phẩm thông qua phân bổ theo các căn cứ thích hợp. Công thức phân bổ chi phí chi phí sản xuất chung:
Tổng chi phí SXC
Đơn giá phân bổ chi phí SXC / SP
Tiêu thức phân bổ
Tiêu thức được chọn làm căn cứ phân bổ sẽ tuỳ thuộc theo hoạt động sản xuất chung. Có thể quan sát mối quan hệ giữa chi phí sản xuất với sản phẩm qua sơ đồ 2.2. (P.V.Dược, 2012)
Chi phí NVL
Chi phí NVLTT
Chi phí NVLGT
Chi phí khác phát sinh ở phân xưởng
Chi phí NCGT
Chi phí NCTT
Chi phí NC
Chi phí SXC
S
Ả
N
P
H
Ẩ
M
Tính thẳng
Phân bổ
Tính thẳng
Sơ đồ 1.2: Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và sản phẩm
⮚ Chi phí ngoài sản xuất: loại chi phí này liên quan tới các hoạt động quản lý chung về hành chính, tổ chức và trong các hoạt động lưu thông, tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp. Bao gồm:
– Chi phí bán hàng: là những chi phí doanh nghiệp chi ra có liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ như chi phí quảng cáo, giao hàng, giao dịch, hoa hồng đại lý, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí gắn liền với bảo hiểm tiêu thụ hàng hoá, khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng và những chi phí liên quan đến khâu lưu trữ sản phẩm, hàng hoá…Loại chi phí này xuất hiện ở tất cả các loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại, doanh nghiệp dịch vụ.
– Chi phí quản lý: bao gồm các chi phí chi ra có liên quan đến quản trị kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp như chi phí cán bộ quản lý, chi phí vật liệu và dụng cụ dành cho văn phòng, khấu hao và sửa chữa tài sản cố định dùng chung cho cả doanh nghiệp, các loại thuế có tính chất chi phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản lệ phí, lãi tiền vay, chi phí thông tin liên lạc, giao dịch…Ở tất cả các loại hình doanh nghiệp đều có chi phí này.
1.1.2. Bản chất của quản trị chi phí
1.1.2.1. Khái niệm quản trị chi phí
- Quản trị chi phí là phương pháp và cách thức của nhà quản lí trong hoạch định kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và những quyết định mang tính chất quản lí để vừa làm tăng giá trị đồng thời giảm giá thành sản phẩm, dịch vụ.
- Trong quá trình thực hiện dự án, quản trị chi phí bao gồm lập kế hoạch chung, thực hiện kế hoạch, báo cáo mọi chi phí có liên quan đến đầu tư, các quyết định lựa chọn hiệu quả của việc sử dụng đồng tiền, quản lí chi phí liên quan đến đầu tư và trong suốt quá trình thực hiện dự án.
1.1.2.2. Bản chất của quản trị chi phí
Thông qua các chức năng quản lí mà nhà quản trị có thể kiểm tra, giám sát việc sử dụng chi phí và tính toán hiệu quả của việc bỏ chi phí với hiệu quả SXKD. Các doanh nghiệp có thể hoạt động ở các phạm vi, lĩnh vực khác nhau nhưng việc bỏ ra chi phí luôn gắn liền với các quá trình cung cấp, sản xuất chế tạo, thi công chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ và quá trình bán hàng hay tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ. Mục đích quản lí có hiệu quả hoạt động SXKD của các nhà quản trị là đạt được lợi nhuận tối đa với chi phí ít nhất. Các nhà quản trị luôn nghĩ rằng lợi nhuận thu được chính là việc sử dụng hiệu quả các chi phí bỏ ra nên họ luôn quan tâm đến chi phí như: Tính toán chi phí, lập dự toán cũng như xây dựng định mức chi phí làm cơ sở cho kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện định mức và dự toán chi phí. Nếu như thông tin kế toán chi phí cung cấp là những thông tin quá khứ, thì thông tin quản trị chi phí từ các nhà quản trị là quá trình phân tích các thông tin quá khứ và những thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán trên cơ sở định mức chi phí nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời là cơ sở để nhà quản trị lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định về việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, kí kết hợp đồng, tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài …
Quản trị chi phí phải nhận diện được chi phí theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và ra quyết định. Quản trị chi phí nhấn mạnh đến việc dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản trị các cấp nhằm gắn trách nhiệm của họ với chi phí phát sinh thông qua hệ thống thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm chi phí được hình thành trong các đơn vị. Bộ phận quản trị chi phí sẽ trả lời chi phí là bao nhiêu, biến động như thế nào khi có sự thay đổi của một hay một số nhân tố nào đó, bộ phận nào chịu trách nhiệm giải thích những thay đổi bất lợi của chi phí và đưa ra giải pháp điều chỉnh một cách kịp thời. Điều này cho thấy quản trị chi phí là một bộ phận quản trị doanh nghiệp thực hiện xử lí và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm thực hiện các chức năng quản trị.
1.1.3. Chức năng quản trị chi phí
Là xây dựng các mục tiêu phải đạt được cho từng giai đoạn công việc cụ thể, vạch ra các bước, phương pháp thực hiện để đạt được các mục tiêu đó. Kế hoạch mà các nhà quản trị lập thường có dạng dự toán. Dự toán là những tính toán liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu đề ra. Để kế hoạch đặt ra có tính khả thi cũng như các dự toán thực sự đem lại hiệu quả thì cần dựa trên những thông tin hợp lí và có cơ sở do bộ phận kế toán quản trị chi phí cung cấp. Thông tin chi phí là cơ sở để đưa ra quyết định phù hợp.
Quản trị chi phí phải dựa trên cơ sở hệ thống thông tin quá khứ và dự toán tương lai tiến hành phân loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến chi phí thích hợp cho việc ra quyết định. Chức năng ra quyết định được vận dụng trong suốt quá trình hoạt động bao gồm những quyết định ngắn hạn và những quyết định dài hạn. Căn cứ vào các số liệu thông tin được cung cấp nhà quản trị chi phí thực hiện việc phân tích đánh giá và nêu các kiến nghị đề xuất cũng như tham gia vào việc lập dự toán SXKD hay tư vấn cho các nhà quản trị lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp.
Quản trị chi phí cung cấp các thông tin để tổ chức thực hiện chi phí thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác lập quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận cũng như con người cụ thể để có biện pháp kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực. Các thông tin về chi phí sản xuất, phương án chế tạo, thi công, giá vốn công trình, chi phí nghiệm thu, bảo hành sửa chữa công trình, chi phí quản lí doanh nghiệp.
Để thực hiện chức năng kiểm tra và đánh giá các nhà quản trị dùng những thông tin do kế toán quản trị cung cấp dưới dạng các báo cáo chi phí, báo cáo thực hiện định mức hay dự toán chi phí…Các chi phí phát sinh có nội dung, tính chất kinh tế, công dụng, mục đích khác nhau cũng như ảnh hưởng của chúng quá trình và kết quả kinh doanh cũng khác nhau. Thông thường người ta sẽ so sánh số liệu kế hoạch,dự toán hoặc định mức với số liệu thực tế thực hiện.
1.2. Sự cần thiết của quản trị chi phí
1.2.1. Vai trò quản trị chi phí
- Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp có thể tập trung năng lực của mình vào các điểm mạnh, tìm ra các cơ hội hoặc các vấn đề quan trọng trong SXKD.
- Quản trị chi phí giúp doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình mà không làm thay đổi chi phí
- Quản trị chi phí giúp người ra quyết định nhận diện được các nguồn lực có chi phí thấp nhất trong việc sản xuất và cung ứng hàng hoá dịch vụ.
Bảng 1.1: Vai trò của quản trị chi phí, kế toán chi phí và kế toán quản trị
| Quản trị chi phí | Kế toán chi phí | Kế toán quản trị |
|
|
|
1.2.2. Quản trị chi phí trong môi trường kinh doanh hiện nay
Môi trường kinh doanh hiện nay đã có rất nhiều thay đổi và đã làm biến đổi thực tế quản trị chi phí của các doanh nghiệp.
- Môi trường kinh doanh toàn cầu: Hiện nay môi trường kinh doanh đã mở rộng ra thị trường thế giới. Điều này làm cho các doanh nghiệp phải chịu sức ép cạnh tranh trên qui mô toàn cầu. Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần có nhiều thông tinvề chi phí hơn và sử dụng các công cụ quản trị chi phí hữu hiệu để có thể kiểm soát hoạt động, xây dựng chiến lược canh tranh và kinh doanh có hiệu quả.
- Công nghệ sản xuất: Để cạnh tranh trong môi trường hiện nay, các doanh nghiệp phải chấp nhận thay đổi công nghệ sản xuất. Điều này không những giúp cho các doanh nghiệp có thể kiểm soát được các dòng chi phí vào ( chi phí NVL, lao động, chi phí khác ) mà còn có thể xây dựng các quyết định cho đầu ra sản xuất ( giá bán, sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, tồn kho), gia tăng giá trị của sản phẩm cung ứng cho khách hàng.
- Định hướng khách hàng: Một thay đổi quan trọng của môi trường kinh doanh hiện nay là sự thay đổi liên tục trong thị hiếu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ. Họ thích sản phẩm có chất lượng cao, nhiều tính năng mới, mẫu mã đa dạng, các dịch vụ kèm theo phải phong phú. Vì vậy, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp là phải thoả mãn tất cả yêu cầu này với chi phí thấp nhất. Vai trò quản trị chi phí vì vậy trở nên quan trọng, vì nếu không quản lí và phân tích tốt thì sản phẩm tuy có chất lượng cao thì giá sẽ cao, khách hàng sẽ không thích nữa. Ngược lại, tính năng mới chậm cập nhật cũng làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Tổ chức quản trị: Do mục tiêu là nhắm đến thoả mãn thị hiếu của khách hàng nên các hoạt động sản xuất và kinh doanh cũng chuyển dịch theo hướng khách hàng. Vì thế, tổ chức của doanh nghiệp cũng thay đổi và hình thành các nhóm hoạt động hoặc bộ phận chức năng (nghiên cứu phát triển, tổ chức sản xuất, giao hàng, bảo hành, sửa chữa). Theo đó, thực tế việc quản trị chi phí cũng sẽ có các thay đổi cho phù hợp. Từng nhóm hay bộ phận sẽ có các chi phí hoạt động của mình. Các báo cáo về chi phí sẽ phản ảnh hoạt động của mình. Các báo cáo về chi phí sẽ phản ảnh hoạt động của các nhóm hay bộ phận hợp lí hay chưa hợp lí.
1.3. Nội dung quản trị chi phí trong doanh nghiệp chế tạo và chế tạo, xây lắp
1.3.1. Hoạch định quản trị chi phí trong doanh nghiệp
1.3.1.1. Lập phương án thiết kế tổ chức chế tạo, thi công
Xây dựng công trình cũng giống như sản xuất một sản phẩm công nghiệp, phải có thiết kế sản phẩm và quá trình tổ chức sản xuất ra sản phẩm theo thiết kế. Ngoài thiết kế kĩ thuật trong hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư, các công trình chỉ có thể tiến hành xây dựng sau khi nhà thầu thiết kế bản vẽ chế tạo, thi công, có dự toán chi tiết theo khối lượng thực tế theo bản vẽ chế tạo, thi công được duyệt. Công tác thiết kế tổ chức chế tạo, thi công là việc làm đầu tiên của quá trình tổ chức xây dựng công trình, nó chính là việc hoạch định những giải pháp chế tạo, thi công dựa trên những điều kiện cho phép về kết cấu kĩ thuật, công trình về điều kiện thổ nhưỡng khí hậu, thời gian chế tạo, thi công, về phương pháp kĩ thuật chế tạo, thi công, khả năng cung cấp vật tư, về lao động, tài chính…nhằm mục tiêu tổ chức quá trình chế tạo, thi công có hiệu quả nhất.
a. Căn cứ của thiết kế tổ chức thi
Những tài liệu có liên quan đến quá trình thiết kế tổ chức chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp một công trình là những căn cứ cơ bản, giữ một vai trò quan trọng đảm bảo tính chính xác của công tác thiết kế bản vẽ chế tạo, thi công.
– Hồ sơ thiết kế kĩ thuật công trình: đây là hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư cung cấp được lập thông qua công ty tư vấn thiết kế có kinh nghiệm, nó là cơ sở chủ yếu để xác định khối lượng công tác chế tạo, thi công, các yêu cầu của hồ sơ mời thầu thực hiện công trình về công nghệ giải pháp, tiến độ chế tạo, thi công.
– Tài liệu điều tra về địa chất và khí tượng thuỷ văn nơi công trình được xây dựng, đây là căn cứ quan trọng để lựa chọn đúng đắn các giải pháp tổ chức chế tạo, thi công.
– Khả năng sử dụng mặt bằng chế tạo, thi công vướng mắc về công tác giải phóng mặt bằng như: ruộng vườn, dân cư, đưòng điện hoặc rà phá bom mìn, cáp quang…, nguồn cung cấp điện và cung cấp nước cho quá trình chế tạo, thi công để có biện pháp chế tạo, thi công phù hợp.
– Nguồn cung cấp vật liệu trên thị trường. Nếu có những vật tư được cung cấp theo thời vụ, hay phải nhập khẩu đòi hỏi phải có giải pháp cung cấp hay dự trữ hợp lí. Nếu vật liệu sẵn có trên thị trường và không bị biến động giá lớn thì không cần dự trữ. Tất cả các yếu tố trên đều ảnh hưởng rất lớn đến lượng vốn lưu động, ảnh hưởng đến khả năng cung cấp tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện và chi phí công trình.
– Điều kiện giao thông vận tải trong vùng và khả năng di chuyển đi lại trên công trường (công trình giao thông nếu chế tạo, thi công hoàn toàn mới đi lại di chuyển rất khó khăn) là căn cứ quan trọng trong việc lựa chọn các giải pháp chế tạo, thi công. Điều kiện này có ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ cung cấp vật tư, thiết bị, ảnh hưởng đến vị trí và qui mô địa điểm tập kết vật tư, thiết bị cho quá trình chế tạo, thi công và chế tạo, xây lắp các hạng mục công trình.
b. Những nguyên tắc cơ bản thiết kế tổ chức chế tạo, thi công
Như tất cả mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp xây dựng cũng phải quan tâm đến hiệu quả khi tổ chức chế tạo, thi công, thiết kế tổ chức chế tạo, thi công là quá trình chủ động hoạch định công nghệ xây dựng một công trình, hiệu quả của quá trình tổ chức chế tạo, thi công đạt đến mức độ nào thì chất lượng của công tác thiết kế bản vẽ chế tạo, thi công có tác động quan trọng đầu tiên. Vì vậy, khi tiến hành công tác này phải quán triệt những nguyên tắc cơ bản sau:
– Thiết kế tổ chức chế tạo, thi công phải đảm bảo tăng cường cơ giới hoá đồng bộ công tác chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp. Quá trình sản xuất chế tạo, xây lắp chỉ có thể đạt được năng suất cao, rút ngắn được thời gian chế tạo, thi công và nâng cao được chất lượng công trình khi mọi khâu sản xuất đều được cơ giới hoá, hiện đại hoá. Vì vậy công tác hoạch định các giải pháp chế tạo, xây lắp công trình phải tăng cường áp dụng khoa học công nghệ, cơ giới hoá đồng bộ công tác chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp
– Tăng cường khả năng chuyên môn hoá trong quá trình chế tạo, thi công, chủ động tạo điều kiện phân chia những loại công việc giống nhau về cấu tạo sản phẩm về phương pháp sản xuất vào từng nhóm công việc như: nhóm chế tạo, thi công nền, chế tạo, thi công móng, nhóm công việc cốt thép, nhóm công việc bê tông… để tiện bố trí chuyên môn hoá thiết bị và công nhân kĩ thuật.
– Thiết kế tổ chức chế tạo, thi công phải tạo điều kiện chế tạo, thi công liên tục và bố trí công việc hợp lí cho thời gian khi thời tiết không tốt do mưa bão…do chế tạo, thi công xây dưng giao thông chủ yếu phải tiến hành ngoài trời. Điều kiện tự nhiên còn ảnh hưởng đến việc khai thác vật liêu: cát đá… Ảnh hưởng đến giao thông vận chuyển vật tư, thiết bị và gây sự cố lún sụt, hư hỏng công trình đang chế tạo, thi công. Để chế tạo, thi công được liên tục nhà quản trị cũng cần lưu ý hoạch định về khả năng cung cấp công nhân kĩ thuật, khả năng đáp ứng nhu cầu về vốn có ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và chất lượng công trình.
– Các điều kiện kiểm soát chất lượng vật liệu đầu vào và chất lượng các hạng mục công trình chế tạo, xây lắp theo từng giai đoạn.
c. Nội dung chủ yếu của thiết kế tổ chức chế tạo, thi công
c1. Xác định tiến độ chế tạo, thi công
Tiến độ chế tạo, thi công công trình bao gồm tổng tiến độ chế tạo, thi công và tiến độ chế tạo, thi công từng hạng mục giai đoạn
Tổng tiến độ chế tạo, thi công là tổng thời gian xây dựng công trình, nó xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc quá trình xây dựng, đây cũng là thời hạn bắt đầu bàn giao đưa công trình vào sử dụng. Như vậy thời gian chế tạo, thi công của từng giai đoạn không được phép kéo dài và tuỳ thuộc vào khối lượng công tác chế tạo, thi công mà xác định mức độ khẩn trương của từng công việc. Dựa vào tổng tiến độ chế tạo, thi công mà xác định những nhu cầu cơ bản phải đáp ứng cho xây dựng ở từng giai đoạn như phân phối vốn, xác định nhu cầu vật tư, nhân lực và thiết bị cần sử dụng ở mỗi giai đoạn. Từ khối lượng công việc, tính chất công việc và thời hạn chế tạo, thi công cho phép mà lựa chọn các biện pháp chế tạo, thi công cho phù hợp. Trong từng biện pháp chế tạo, thi công phải lựa chọn loại thiết bị phù hợp nhất về tính năng tác dụng, về công suất, thiết bị có thích nghi với công trường hay không, có công nhân vận hành hay không, loại thiết bị yêu cầu công ty đã có hay phải cân đối để thuê tài chính, thuê mua hoặc hợp đồng thuê lại của công ty khác. Cũng từ cơ sở đó mà xác định nhu cầu vật tư, nhiên liệu, năng lượng cho từng công việc ở mỗi giai đoạn chế tạo, thi công cụ thể.
Tiến độ chế tạo, thi công có thể lập theo sơ đồ ngang hay so đồ mạng, dựa vào thiết kế kĩ thuật mà xác định khối lượng công việc cụ thể cho từng giai đoạn, từ đó chỉ rõ tên và khối lượng của từng công việc, phân loại chế tạo, thi công, trình tự của công tác chế tạo, thi công và các nhu cầu vật chất khác.
Như vậy, tiến độ chế tạo, thi công là căn cứ rất cơ bản để tổ chức chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp, người điều hành sản xuất trên công trường luôn luôn lấy việc thực hiện đúng tiến độ làm mục tiêu hoạt động. Thực hiện đúng tiến độ chế tạo, thi công sẽ đạt được hiệu quả kinh tế xã hội cao cho cả doanh nghiệp và chủ đầu tư.
c2. Thuyết minh về các giải pháp tổ chức chế tạo, thi công
Giới thiệu tóm tắt những đặc điểm cơ bản công trình sẽ được xây dựng, nêu các phương án, giải pháp kĩ thuật tổ chức chế tạo, thi công những phần việc chủ yếu và phức tạp nhất, nêu rõ các phương pháp so sánh để lựa chọn phương án tối ưư nhất. Thuyết minh rõ ràng việc tổ chức trang bị và sử dụng máy móc cho chế tạo, thi công. Nêu rõ về điều kiện cơ sở hạ tầng như điện nước, mặt bằng, dân cư, đường sá giao thông…mà quá trình chế tạo, xây lắp công trình có thể sử dụng được.
Thuyết minh về việc tổ chức cung cấp những yếu tố vật chất đầu vào cho quá trình phục vụ chế tạo, thi công, như số lượng cơ cấu nghành nghề lao động, số lượng chủng loại các loại vật tư kĩ thuật cần cung cấp ở từng thời điểm cụ thể, nói rõ về phương thức vận chuyển, tổ chức kho tàng bến bãi tập kết dự trữ vật liệu. Việc tổ chức công trình tạm, đảm bảo giao thông trong quá trình chế tạo, thi công và lán trại phục vụ công nhân. Giải trình rõ các các biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường.
Nêu các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật chủ yếu của phương pháp tổ chức chế tạo, thi công như: lượng vốn đầu tư, vật tư thiết bị, lao động phục vụ cho dự án, thời hạn xây dựng lắp đặt công trình và thời hạn đưa công trình vào sử dụng.
1.3.1.2. Lập kế hoạch, dự toán cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình thực hiện chế tạo, xây lắp công trình
Trong các chức năng quản trị, lập kế hoạch là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Kế hoạch là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Dự toán cũng là một dạng kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyên phải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kĩ thuật dự báo.
Lập dự toán chi phí chế tạo, xây lắp là xác định toàn bộ chi phí để xây dựng một khối lượng công trình hoặc hạng mục công trình mà doanh nghiệp đã kí hợp đồng từ trước. Chi phí để chế tạo, xây lắp công trình bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy móc thiết bị và chi phí nhân công, vì vậy nhằm quản trị chi phí trong quá trình chế tạo, thi công được hiệu quả cần phải lập dự toán chi phí chế tạo, xây lắp.
a. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Yêu cầu sử dụng vật liệu chủ yếu của công trình giao thông xuất phát từ thiết kế và kết cấu công trình, ngoài ra các giải pháp tổ chức kĩ thuật chế tạo, thi công cũng chi phối nhiều đến chủng loại và lượng tiêu hao của vật liệu. Dự toán chi phí nguyên vât liệu trực tiếp là phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu chế tạo, xây lắp đã được thể hiện trên dự toán khối lượng bản vẽ tổ chức chế tạo, thi công. Để lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cần xác định:
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một khối lượng sản phẩm chế tạo, xây lắp
- Đơn giá xuất nguyên vật liệu.
- Mức độ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kì dự toán được tính toán trên cơ sở lí thuyết quản trị tồn kho
Như vậy:
Lượng NVL Định mức tiêu hao Khối lượng công tác
x
=
cần dùng NVL cho 1 đơn vị chế tạo, thi công theo thiết kế
cho chế tạo, thi công công việc
Trong thực tế, bất cứ lượng vật liệu nào cũng có một lượng hao hụt nhất định do quá trình vận chuyển, bảo quản và quá trình sử dụng gây nên. Lượng vật tư hao hụt thường được xác định bằng tỷ lệ phần trăm so với lượng vật tư cần dùng. Lượng NVL cung cấp bao gồm lượng NVL cần dùng và lượng NVL hao hụt.
Lượng NVL Lượng NVL Lượng NVL
cần cung cấp cần dùng hao hụt tự nhiên
Và dự toán nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là:
Dự toán chi phí Dự toán chi phí Đơn giá xuất
=
x
NVL trực tiếp NVL sử dụng NVL
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác định chi phí vật liệu như sau :
CPVL =
Với: Mi j là mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i
Gi là đơn giá vật liệu loại j ( j = 1,m )
Qi là số lượng sản phẩm i dự toán sản xuất ( i = 1,n )
n là số loại sản phẩm
m là số loại vật liệu
Ngoài chỉ tiêu trên đây để bảo đảm cho quá trình chế tạo, thi công không bị gián đoạn do thiếu NVL gây nên, người ta còn phải xác định lượng vật tư dự trữ thường xuyên. Tuy nhiên, lượng vật tư dự trữ sẽ tạo ra hiện tượng làm tăng lượng vốn lưu động trong khâu dự trữ, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn.
* Dự toán nguyên vật liệu dự trữ
Dự toán nguyên vật liệu dự trữ được lập cho từng loại nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu dự toán cần thiết sử dụng và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp theo công thức sau:
Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng
nguyên liệu = nguyên liệu + nguyên liệu nguyên liệu
mua vào sử dụng tồn cuối kì tồn thực tế
theo dự toán theo dự toán đầu kì
Số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua nguyên vật liệu được tính toán dựa vào việc dự báo đơn giá mua nguyên vật liệu dự toán mua nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng. Đơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp.
Dự toán tiền Dự toán lượng Đơn giá
Nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x nguyên vật
trực tiếp mua vào liệu
Dự toán mua nguyên vật còn tính đến thời điểm, và mức thanh toán tiền mua nguyên vật liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp. Đây là cơ sở để lập dự toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.
b. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được xây dựng từ dự toán khối lượng công tác chế tạo, xây lắp. Dự toán này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến qui mô của lực lượng lao động cần thiết cho kì dự toán. Mục tiêu cơ bản của dự toán này là duy trì lực lượng vừa đủ để đáp ứng yêu cầu chế tạo, thi công công trình, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong sử dụng lao động. Dự toán này còn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt động.
Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất. Trong một số ít các trường hợp chi phí nhân công trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động, đó là trường hợp ở các doanh nghiệp sử dụng công nhân có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm. Để lập dự toán này, doanh nghiệp phải tính toán dựa vào số lượng nhân công, quĩ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp. Đối với biến phí nhân công trực tiếp, để lập dự toán doanh nghiệp cần xây dựng:
– Định mức lao động để thực hiện khối lượng công việc.
– Tiền công cho từng giờ lao động
Và chi phí nhân công trực tiếp được xác định:
CPNCTT = hoặc CPNCTT =
Với: Mi j là mức hao phí lao động trực tiếp loại j
Gj là đơn giá lương của lao động loại j
Qi là khối lượng công việc i dự toán phải chế tạo, thi công theo thiết kế
Số liệu về chi phí nhân công phải trả còn là cơ sở để lập dự toán tiền mặt
c. Dự toán chi phí máy móc thiết bị
Yêu cầu sử dụng máy móc thiết bị phục vụ chế tạo, thi công: chỉ tiêu này chủ yếu xác định số ca máy cần dùng cho chế tạo, thi công, số ca máy phụ thuộc vào khối lượng công việc phải chế tạo, thi công bằng máy và định mức sản lượng của mỗi ca máy hay định mức thời gian làm bằng máy cho mỗi đơn vị khối lượng công việc. Trong xây dựng thường sử dụng định mức sản lượng cho mỗi ca ngày
Số ca máy cần có Khối lượng công việc cần chế tạo, thi công bằng máy theo tkế
để hoàn thành khối =
lượng công việc Định mức sản lượng của một ca máy cần sử dụng
thiết kế
Dự toán chi phí máy chế tạo, thi công =
Với: Qi là khối lượng ca máy làm việc thứ i
Gi là đơn giá định mức ca máy làm việc thứ i
d. Dự toán vốn lưu động phục vụ chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp công trình
Dự toán vốn lưu động phục vụ chế tạo, thi công công trình chính là lập kế hoạch dòng tiền vốn lưu động phục vụ cho dự án bao gồm: khoản tạm ứng theo hợp đồng, các khoản nghiệm thu thanh toán, các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, tiền vay thu vào và chi ra phục vụ cho quá trình chế tạo, thi công mua nguyên vật liệu, thuê máy móc thiết bị, trả lương và các chi phí khác.
Khi lập dự toán vốn lưu động phải lưư ý:
- Khoản tạm ứng vốn 20% theo hợp đồng ( nếu có) và kế hoạch khấu trừ tạm ứng cho chủ đầu tư theo từng đợt thanh toán
- Dự đoán được thời gian nghiệm thu các hạng mục công trình thu hồi vốn giảm áp lực vay vốn lưu động.
- Loại trừ các khoản không chi tiền mặt trong quá trình chế tạo, thi công như khấu hao tài sản cố định, vật tư do chủ đầu tư cung cấp
- Xây dựng số dư dự phòng tài chính cho các khoản khối lượng công việc phát sinh so với thiết kế hoặc biến động giá vật liệu, nhân công, nhiên liệu, máy móc thiết bị.
- Cân đối giữa lãi suất ngân hàng và tốc độ tăng do trượt giá vật liệu để lập vốn lưu động dự trữ vật liệu.
1.3.2. Quyết định quản trị chi phí
1.3.2.1. Quyết định phương án tổ chức chế tạo, thi công
* Tiêu chí lựa chọn, quyết định phương án tổ chức chế tạo, thi công
Thực chất việc lựa chọn phương án chế tạo, thi công là lựa chọn các giải pháp kĩ thuật cụ thể để tổ chức chế tạo, xây lắp đạt hiệu quả tốt nhất về mặt thời gian, về chất lượng công trình và chi phí chế tạo, thi công thấp nhất. Vì vậy, phải xây dựng được nhiều phương án chế tạo, thi công khác nhau cho cùng một phần việc hay một giai đoạn chế tạo, thi công. Trên cơ sở đó mà lựa chọn lấy phương án tối ưu về mặt kĩ thuật, về mặt tổ chức sử dụng những yếu tố nguồn lực đầu vào về chi phí chế tạo, thi công phải thấp nhất.
– Xét về mặt kĩ thuật để lựa chọn phương án: nghiên cứu kĩ thiết kế kĩ thuật để xác định điểm dừng kĩ thuật để xác định điểm dừng chế tạo, thi công cho từng công việc, trên cơ sở đó mà xác định các giai đoạn chế tạo, thi công. Xác định những điểm bắt buộc phải gián đoạn chế tạo, thi công để đảm bảo chất lượng công trình. Lựa chọn những thiết bị phù hợp về tính năng, tác dụng và có thể hoạt động được trong mặt bằng chế tạo, thi công cho phép. Phương án phải thể hiện rõ yêu cầu của các tiêu chuẩn, qui chuẩn chất lượng công trình và sau cùng xác định thời gian cần thiết thực hiện hoàn thành công trình là bao lâu.
– Về mặt tổ chức chế tạo, thi công và tổ chức sử dụng yếu tố nguồn lực đầu vào: Nội dung các phương án phải thể hiện được trình tự chế tạo, xây lắp công trình, từng thời điểm phải hoàn thành mỗi bộ phận kết cấu, phải thể hiện được các điều kiện đảm bảo cho thiết bị chế tạo, thi công có thể hoạt động được bình thường. thể hiện được những điều kiện cụ thể có thể cung cấp vật liệu xây dựng, cung cấp điện nước, nhiên liệu năng lượng khác và thỏa mãn nhu cầu về thông tin liên lạc hợp lí nhất, thuận lợi nhất.
– Xét hiệu quả kinh tế của các phương án: Các phương án đưa ra cần phân tích các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật cụ thể. Tuy vậy không phải bất cứ một phương án tổ chức chế tạo, thi công phân đoạn cụ thể đều phải có đầy đủ mọi chỉ tiêu, nhưng những chỉ tiêu cơ bản thì không thể bỏ qua được như năng suất lao động, tổng chi phí cho một phần việc hay cho một giai đoạn chế tạo, thi công, những yêu cầu về thiết bị lao động cho chế tạo, thi công và quan trọng hơn cả là thời hạn chế tạo, thi công cho một phần việc hay một hạng mục công trình phải ngắn nhất bảo đảm chất lượng công trình cao nhất.
1.3.2.2. Phân tích điểm hoà vốn
Điểm hoà vốn là điểm về sản lượng tiêu thụ ( hoặc doanh số ) mà tại đó tổng doanh thu bằng tổng chi phí, nghĩa là doanh nghiệp không có lỗ và lãi.
Không giống với sản phẩm của một số nghành kinh doanh khác, mỗi sản phẩm chế tạo, xây lắp đều có giá riêng ( dự toán riêng ), sản phẩm chế tạo, xây lắp được tiêu thụ theo giá trúng thầu được cấp có thẩm quyền phê duyệt, khi công bố trúng thầu vì vậy điểm hoà vốn của sản phẩm chế tạo, xây lắp chính là tổng chi phí chế tạo, xây lắp bằng với giá trúng thầu của doanh nghiệp.
Trong nghành XDCB, giá thành là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp, nó phản ánh mọi mặt tổ chức, quản lí quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Không ngừng phấn đấu giảm chi phí hạ giá thành là nhiệm vụ hàng đầu của các doanh nghiệp. Hạ giá thành là cơ sở để các doanh nghiệp có điều kiện không ngừng mở rộng SXKD, đầu tư công nghệ mới, cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài trong thời kì hội nhập.
Trên cơ sở biện pháp tổ chức chế tạo, thi công phù hợp nhất của phương án chọn mà doanh nghiệp quyết định mức hạ giá thành kế hoạch chế tạo, xây lắp. Mức hạ giá thành này cũng chính là phần chênh lệch giữa giá thành trúng thầu với giá thành kế hoạch đây cũng chính là lãi của doanh nghiệp, mức hạ giá thành kế hoạch cũng chính là căn cứ để doanh nghiệp kiểm soát các chi phí chế tạo, xây lắp đầu vào trong quá trình chế tạo, thi công, nếu chi phí đầu vào vượt quá giá thành kế hoạch chế tạo, xây lắp nằm trong mức hạ giá thành thì hoà vốn, còn nếu chi phí lớn hơn giá thành kế hoạch và mức hạ giá thành thì doanh nghiệp bị lỗ. Điểm hòa vốn của một công trình là tại đó giá thành kế hoạch và mức lãi kế hoạch cân bằng với tổng chi phí mà donh nghiệp đã đầu tư cho công trình.
Zkh = Zdt – Mkh
Trong đó:
Mkh : Mức hạ giá thành kế hoạch
Zdt : Giá thành dự toán đã trúng thầu
Zkh : Giá thành kế hoạch
1.3.3. Tổ chức thực hiện quản trị chi phí
Trong doanh nghiệp xây dựng ban chỉ huy công trường và đội chế tạo, thi công xây dựng chính là đơn vị trực tiếp sản xuất.
Công ty
Xí nghiệp
Văn phòng đại diện
Ban điều hành
Đội thi công số 1
Đội thi công số 2
Đội thi công số 3
Sơ đồ 1.2: Cơ cấu sản xuất và điều hành chế tạo, thi công dự án
- Ban chỉ huy công trường: Yêu cầu phải có chuyên môn là kĩ sư cầu đường, thuỷ lợi hoặc kĩ sư xây dựng, và kinh nghiệm điều hành dự án. Điều hành toàn bộ công trường chịu trách nhiệm trước công ty về tiến độ và chất lượng công trình, quan hệ trực tiếp với tư vấn giám sát, đại diện chủ đầu tư tại dự án thực hiện toàn bộ các khâu từ hồ sơ kĩ thuật, tiến độ tổ chức chế tạo, thi công…Giám sát và hướng dẫn các đội chế tạo, thi công của công ty chế tạo, thi công đúng thiết kế và chất lượng, tiến độ công trình. Ban chỉ huy công trường chính là bộ phận quản lí tại công trường.
- Đội chế tạo, thi công (ĐTC): Là một đơn vị trực thuộc công ty có trách nhiệm chế tạo, thi công trực tiếp các công trình, hạng mục công trình. Đội chế tạo, thi công nhận khoán nếu trực tiếp tự cân đối về năng lực lao động, thiết bị, vật liệu và tài chính trong quá trình chế tạo, thi công, bảo hành công trình. Đội bao cấp nếu nhận toàn bộ các chi phí từ công ty cấp để hoàn thành công trình.
- Đơn vị chế tạo, thi công (ĐVTC): Là đội chế tạo, thi công trực thuộc công ty hoặc nhà thầu phụ.
1.3.3.1. Thực hiện quản trị chi phí công trình, hạng mục công trình tại các đơn vị chế tạo, thi công
Nội dung quản lí chi phí công trình, hạng mục công trình thường bao gồm các chỉ tiêu:
– Khối lượng công tác chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp: Là khối lượng chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp tính bằng hiện vật mà từng bộ phận, toàn đội chế tạo, thi công phải tiến hành trong kì. Chỉ tiêu này được xác định từ tiến độ tổ chức chế tạo, thi công chi tiết của từng phần việc, từ bản thiết kế chi tiết đã được duyệt. Từ khối lượng công tác chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp có thể lập biểu đồ những công việc phải tiến hành theo trình tự chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp.
– Giá trị sản lượng chế tạo, xây lắp giao khoán:
Từ chỉ tiêu khối lượng công tác chế tạo, thi công chế tạo, xây lắp, mức hạ giá thành kế hoạch để tính chỉ tiêu giá trị sản lượng chế tạo, xây lắp giao cho đội chế tạo, thi công. Chỉ tiêu này tính theo công thức:
Giá trị SLXL = + C – Mkh
Trong đó: Qi khối lượng công việc thứ i
Pi dự toán của công việc thứ i
C chi phí chung
Mkh mức lãi kế hoạch
* Đối với công trình công ty quản lí chi phí:
– Lượng vật liệu cần để chế tạo, thi công: Là lượng vật liệu cấp cho đơn vị chế tạo, thi công theo dự toán nguyên vật liệu có tính thêm lượng hao hụt và độ đầm nén trong quá trình chế tạo, thi công.
– Giá vật liệu được các bộ phận cung cấp vật tư mua trực tiếp tại các nhà cung cấp theo giá thị trường
– Lượng lao động, quĩ tiền lương căn cứ kế hoạch dự toán đã lập theo tiến độ chế tạo, thi công từng hạng mục công việc để công ty cấp cho ĐVTC.
– Số ca máy sử dụng thiết bị phục vụ chế tạo, thi công được huy động đến công trình theo tiến độ và dự toán chi phí máy đã lập
– Chi phí quản lí gián tiếp và các chi phí khác phục vụ điều hành chế tạo, thi công tại dự án được cấp cho ĐVTC theo dự toán chi phí được duyệt.
– Đối với cách quản lí này ban chỉ huy công trường và các bộ phận quản lí của công ty phải chịu trách nhiệm quản lí chi phí cũng như giám sát chất lượng tiến độ công trình của ĐVTC
* Đối với công trình giao cho ĐVTC quản lí chi phí:
– Công ty sẽ tính toán mức lãi kế hoạch giao cho đội chế tạo, thi công trực tiếp quản lí từ khâu đầu vào cho đến khi kết thúc công trình, ĐVTC được quyền chủ động và cân đối về tài chính để thực hiện công việc được giao và trích nộp cho công ty phần lãi kế hoạch đã đề ra. Trong quá trình chế tạo, thi công ĐVTC sẽ căn cứ vào dự toán chi phí trong quá trình hoạch định dự toán để quản lí chi phí chế tạo, thi công công trình.
– Công ty sẽ hỗ trợ về công nghệ xe máy thiết bị vật tư khi ĐVTC yêu cầu, khi kết thúc công trình hoặc từng hạng mục công việc công ty sẽ tiến hành quyết toán giá trị chế tạo, thi công cho ĐVTC căn cứ vào khối lượng do ban chỉ huy công trình và chủ đầu tư nghiệm thu thanh toán sau khi khấu trừ toàn bộ kinh phí về vật tư thiết bị, chi phí khác mà ĐVTC đã nhận hoặc tạm ứng của công ty.
– Đối với cách quản lí này bộ phận chỉ huy công trường không chịu trách nhiệm về quản lí chi phí mà chịu trách nhiệm rất lớn về việc giám sát và quản lí chất lượng cũng như tiến độ chế tạo, thi công công trình của ĐVTC
* Trong quá trình chế tạo, thi công: ban chỉ huy công trường và ĐVTC thường phải lưu ý một số vấn đề sau:
+ Đảm bảo giao thông đi lại thông suốt trên công trường cho đơn vị và dân cư
+ Bảo đảm an toàn lao động và cung cấp trang bị bảo hộ lao động cá nhân cho công nhân lao động
+ Tuân thủ quy trình quy phạm trong quá trình chế tạo, thi công về tiến độ và chất lượng công trình
+ Mua bảo hiểm công trình, thiết bị và công nhân lao động
+ Bảo quản tốt vật tư thiết bị trên công trường tránh tình trạng mất mát và hao hụt.
1.3.3.2. Thực hiện quản trị chi phí công trình, hạng mục công trình nghiệm thu bàn giao sử dụng
– Nghiệm thu hạng mục công trình chính là nghiệm thu chất lượng hạng mục công việc này để chuyển tiếp chế tạo, thi công cho hạng mục công việc tiếp theo theo thiết kế chi tiết bản vẽ chế tạo, thi công đã được chủ đầu tư chấp thuận
Ví dụ: Nghiệm thu cốt thép để đổ bê tông, nghiệm thu độ chặt và độ bằng phẳng nền đường để chế tạo, thi công móng đường.
– Nghiệm thu công trình chính là nghiệm thu tổng hợp tất cả các hạng mục công trình sau khi có các chứng chỉ xác minh chất lượng công trình đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế và các tiêu chuẩn kĩ thuật Việt Nam quy định
– Thành phần tiến hành công tác nghiệm thu gồm: Đại diện chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế
Nghiệm thu công trình ngoài việc có ý nghĩa kết thúc một giai đoạn công việc để tiếp tục chế tạo, thi công giai đoạn công việc tiếp theo, còn là công tác kết thúc một giai đoạn sản xuất chế tạo, thi công tạo ra sản phẩm hoặc bán thành phẩm để tiêu thụ và thanh toán vốn với chủ đầu tư. Nếu sản phẩm nhà thầu thực hiện không đáp ứng yêu cầu về kĩ thuật, chất lượng thẩm mỹ theo đơn đặt hàng đã được quy định trong hợp đồng và hồ sơ mời thầu thì sản phẩm đó sẽ không được chấp nhận thanh toán. Khi đó ngòai khả năng không thu hồi được chi phí và vốn đã bỏ ra mà nhà thầu còn phải tốn kém chi phí di dời tháo ra làm lại hết sức tốn kém về thời gian và tài chính làm tăng các khoản chi phí ngoài dự toán của doanh nghiệp, công ty sẽ bị thua lỗ và mất uy tín.
Nghiệm thu kịp thời và bàn giao bảo hành công trình (12 tháng theo quy định hiện hành ) đúng thời gian công ty sẽ tiết kiệm được chi phí về lãi vay, giảm áp lực về vốn lưu động tạo điều kiện quay vòng vốn chế tạo, thi công các bước công việc tiếp theo kịp tiến độ hợp đồng đã kí.
1.3.4. Kiểm soát và đánh giá kết quả hoạt động
1.3.4.1. Phân cấp quản lí và các trung tâm chịu trách nhiệm
Làm thế nào để nhà quản trị có thể kiểm soát được chi phí? Đó là câu hỏi đặt ra cho mỗi nhà quản trị. Hệ thống quản trị bao gồm 3 yếu tố cơ bản:
+ Dự toán hay định mức được xác định khi quá trình bắt đầu
+ Số liệu thực hiện và so sánh giữa thực hiện với với kế hoạch
+ Dự toán của từng bộ phận đơn vị
Quá tình kiểm soát được thực hiện tùy vào việc phân chia trách nhiệm trong doanh nghiệp, hay nói cách khác phụ thuộc vào việc phân cấp trách nhiệm trong doanh nghiệp. Chính vì thế, để kiểm soát doanh thu và chi phí cần xác định rõ trách nhiệm, thành quả của từng bộ phận trong đơn vị: Lập kế hoạch và dự toán chi phí, đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố lượng, nhân tố giá đến thành quả của từng bộ phận. Như vậy, phân cấp quản lí là cơ sở để xác định các trung tâm chịu trách nhiệm, là các nội dung rất quan trọng, ảnh hưởng dến việc kiểm soát doanh thu và chi phí ở doanh nghiệp.
Các nhà quản trị nhận thấy rằng các báo cáo bộ phận rất có giá trị đối với một tổ chức phân quyền. Một tổ chức phân quyền là tổ chức mà quyết định đưa ra không chỉ từ cấp quản lí cao nhất trong đơn vị mà được trải dài trong một tổ chức ở các cấp quản lý khác nhau. Các nhà quản trị các cấp dưa ra quyết định liên quan đến phạm vi và trách nhiệm của họ. Trong một tổ chức phân quyền mạnh mẽ, các nhà quản trị bộ phạn có quyền tự do trong việc ra quyết dịnh trong giới hạn của mình mà không có sự cản trở của cấp trên, ngay ở cấp quản lý thấp nhất trong đơn vị. ngược lại trong một tổ chức tập quyền, mọi quyết định được đưa ra từ cấp quản lý cao nhất trong đơn vị. Mặc dù có nhiều đơn vị tổ chức theo hướng kết hợp của cả 2 chiều hướng trên, nhưng ngày nay, nhiều đơn vị nghiêng về hướng phân quyền bởi vì hệ thống phân quyền mang lại nhiều ưu điểm. Đó là :
- Việc ra quyết định được giao cho các cấp quản trị khác nhau, nhà quản trị cấp cao không phải xử lý sự vụ mà có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề chiến lược của đơn vị.
- Việc cho phép các nhà quản trị các cấp ra quyết định là một cách rèn luyện tốt nhất để các nhà quản trị không ngừng nâng cao năng lực cũng như trách nhiệm của mình trong đơn vị.
- Việc ủy quyền ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định thường tạo ra sự hài lòng trong công việc cũng như khuyến khích sự nỗ lực của các nhà quản trị bộ phận.
- Quyết định được xem là tốt nhất khi nó được đưa ra ở nơi mà cấp quản lý hiểu rõ vấn đề. Thường thì các nhà quản trị cấp cao không thể nắm bắt được tất cả các vấn đề từ các bộ phận chức năng trong toàn đơn vị.
- Phân cấp quản lý còn là cơ sở đê đánh giá thành quả của từng nhà quản trị, và qua việc phân cấp quản lý, các nhà quản trị các cấp có cơ hội chứng minh năng lực của mình.
Tuy nhiên, việc phân cấp quản lý cũng có những hạn chế nhất định. Bởi vì, sự phân cấp quản lý dẫn đến sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, do đó các nhà quản trị bộ phận thường không biết được quyết định của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các bộ phận khác trong tổ chức. Mặt khác, các bộ phận độc lập tương đối thường quan tâm đến mục tiêu của mình hơn là mục tiêu chung của toàn đơn vị vì họ được đánh giá thông qua thành quả mà bộ phân họ đạt được. Điều này có thể gây tổn hại cho mục tiêu chung của đơn vị.
Trong một tổ chức phân quyền, các bộ phận thường được xem như là các trung tâm trách nhiệm. Một trung tâm trách nhiệm được xác định gồm một nhóm hoạt động được giao cho một hay một nhóm nhà quản trị. Trong một đơn vị có nhiều trung tâm chịu trách nhiệm như: trung tâm doanh thu, lợi nhuận, chi phí…
Trung tâm chi phí là trung tâm trách nhiệm mà đầu vào được lương hóa bằng tiền còn đầu ra thi không lượng hóa được bằng tiền. Trung tâm chi phí có thể là một bộ phận sản xuất, một phòng ban chức năng …, và nhà quản trị ở bộ phận này có trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh ở bộ phận mình. Ví dụ một đội chế tạo, thi công là trung tâm trách nhiệm của đội trưởng. Một công trường là trung tâm trách nhiệm của chỉ huy trưởng công trường. Trung tâm chi phí trong doanh nghiệp thường là trung tâm chi phí định mức
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\TRUONG LE DUY AN
