Giải pháp thúc đẩy hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm tại Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng

1. Tính cấp thiết của đề tài

Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng chịu ảnh hưởng rất nhiều từ các mối quan hệ của các bên hữu quan như doanh nghiệp, cơ quan chính quyền, giới truyền thông và người dân. Việc quản lý tốt các hoạt động truyền thông đến các đối tượng này có ý nghĩa rất lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh của chính công ty và góp phần vào sự phát triển kinh tế – xã hội của thành phố Đà Nẵng. Trong thời gian qua, Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng gặp không ít khó khăn trong công tác tổ chức hội chợ, triển lãm. Chính vì vậy, việc thực hiện luận văn này nhằm mục đích đưa ra các giải pháp đẩy mạnh hoạt động PR trong công tác tổ chức hội chợ, triển lãm tại Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng.

Xuất phát từ thực tế trên cộng với kinh nghiệm làm việc, tiếp xúc tại nhiều Hội chợ Triển lãm trong nước và quốc tế, em quyết định nghiên cứu và chọn đề tài “Giải pháp thúc đẩy hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm tại Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng” để làm luận văn thạc sĩ.

2. Mục tiêu nghiên cứu

– Hệ thống cơ sở lý luận về hoạt động quan hệ công chúng trong doanh nghiệp.

– Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quan hệ công chúng trong công tác tổ chức hội chợ, triển lãm tại Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng

– Đề xuất một số giải pháp thúc đẩy hoạt động quan hệ công chúng trong công tác tổ chức hội chợ, triển lãm tại Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng.

3. Đối tượng nghiên cứu

– Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quan hệ công chúng tại Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng.

– Phạm vi nghiên cứu

Số liệu nghiên cứu được giới hạn trong giai đoạn 2012 – 2016 và những giải pháp được đề xuất đến năm 2025.

4. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phân tích tài liệu; Phân tích dữ liệu thứ cấp; Điều tra khảo sát.

5. Kết cấu của luận văn

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quan hệ công chúng trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng hoạt động quan hệ công chúng của Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng

Chương 3: Giải pháp đẩy mạnh hoạt động PR tại Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng

6. Tổng quan tình hình nghiên cứu

Luận văn thạc sĩ của Võ Thị Kim Chi (2014) “Giải pháp hoàn thiện công tác quan hệ công chúng (PR) tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Công thương Việt Nam – Chi nhánh Đà Nẵng”, Đại học Duy Tân.

Ngô Viết Hậu (2010) với đề tài luận văn thạc sĩ “Giải pháp nâng cao hoạt động quan hệ công chúng trong quản trị khủng hoảng của doanh nghiệp ở Việt Nam”.

Luận văn Thạc sĩ của Học viên Trần Thị Thúy Hoa (2014) tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền Quan (2014) với đề tài: “Mô hình hoạt động quan hệ công chúng tại các công ty dược Việt Nam”.

Đào Nguyên Tùng là nhân viên tập đoàn FPT với đề tài nghiên cứu: “Vai trò của PR trong hoạt động xây dựng và quảng bá thương hiệu của tập đoàn FPT”.

CHƯƠNG 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

1.1.1. Khái niệm công chúng

Công chúng của một doanh nghiệp là tất cả những tổ chức và cá nhân có liên quan đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp

1.1.2. Khái niệm quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch, cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau.

1.1.3. Đối tượng của PR

Đối tượng của hoạt động PR là các nhóm người, kể cả nội bộ và bên ngoài mà tổ chức có liên hệ.

1.1.4. Mục tiêu của PR

Mục đích chính của một hoạt động PR chính là xây dựng hình ảnh và quản lý mối quan hệ giữa doanh nghiệp với công chúng bên trong và bên ngoài doanh ngiệp

1.1.5. Đặc điểm và bản chất của hoạt động PR

1.1.5.1. Đặc điểm

– Khả năng tiếp cận công chúng lớn

– Chi phí thấp

– Độ tin cậy cao

– Khó kiểm soát

1.1.5.2. Bản chất

Bản chất của PR là quá trình trao đổi thông tin hai chiều giữa chủ thể và công chúng nhằm tác động tới nhận thức của công chúng để đạt được mục đích của chủ thể.

1.1.6. Vai trò của PR trong công tác tổ chức hội chợ, triển lãm

Thứ nhất, PR có vai trò tiết kiệm chi phí vì chi phí PR thấp hơn quảng cáo và nhiều công cụ xúc tiến hỗ trợ kinh doanh khác

Thứ hai, PR là phương cách tốt nhất cho các doanh nghiệp để chuẩn bị và tạo dư luận tốt.

Thứ ba, hoạt động PR có tính chất quyết định đến sự thành công trong phát triển một sản phẩm mới của doanh nghiệp.

Thứ tư, PR là bộ phận đắc lực trong việc đưa thông tin đến người tiêu dùng, không chỉ người Việt Nam mà cả người ngoại quốc

Thứ năm, một trong những vai trò quan trọng nhất của PR là quản trị rủi ro và khủng hoảng

1.1.7. Đặc thù các loại hình hoạt động PR trong công tác tổ chức hội chợ, triển lãm

* PR bên trong công ty

* PR bên ngoài công ty

*Quan hệ báo chí truyền thông

*Tổ chức sự kiện

*Tài trợ cộng đồng

*Quan hệ với nhà đầu tư

1.2. CÁC CÔNG CỤ CỦA QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

1.2.1 Quan hệ báo chí truyền thông ( Publications )

1.2.2 Tổ chức sự kiện (Events)

1.2.3 Tin tức của công ty ( News )

1.2.4 Quan hệ cộng đồng (Community Affairs)

1.2.5 Các ấn bản của doanh nghiệp (Identity Media)

1.2.6 .Vận động hành lang ( Lobby)

1.2.7. Đầu tư xã hội (Social Investment)

1.3. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1. Phân tích tình huống

Đây là bước đầu tiên trong quá trình hoạch định. Để thực hiện công việc phân tích, chúng ta cần phải nghiên cứu chặt chẽ nhằm nhận diện những vấn đề sẽ làm nền cho chương trình PR của mình. Để có được một chương trình PR hiệu quả và đáng tin cậy, đáp ứng được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp, bộ phận PR luôn phải tìm hiểu, nghiên cứu bản chất những vấn đề cốt lõi.

1.3.2. Thiết lập mục tiêu

Thông thường có ba cấp độ để thiết lập mục tiêu như sau:

• Nhận thức: hướng suy nghĩ của công chúng đến một điều cụ thể và cố gắng thúc đẩy mức độ hiểu biết cao hơn ở họ.
• Thái độ và ý kiến: kích thích công chúng hình thành một tư tưởng hay thái độ nào đó về một chủ đề nhất định.
• Hành vi: làm cho công chúng hành động theo hướng mong muốn.

1.3.3. Tìm hiểu công chúng và nội dung của thông điệp

Một chiến dịch PR luôn cần phải có một tập hợp thông điệp có thể tạo thành lực đẩy chính cho hoạt động truyền thông. Những thông điệp này cần phải rõ ràng, súc tích và dễ hiểu bởi đối tượng truyền tải trong hoạt động PR là rất rộng

1.3.4. Xây dụng chiến thuật, chiến lược

Chiến lược được hình thành bởi những vấn đề phát sinh rút ra từ sự phân tích các thông tin mà doanh, các chiến dịch cùng với chiến thuật được hoạch định nhằm hướng tới việc tạo ra một sự chuyển biến từng bước một cách sâu sắc về thái độ và hành vi của công chúng.

1.3.5. Lập khung thời gian và nâng cao chất lượng nguồn lực

Có hai yếu tố quan trọng liên kết chặt chẽ với nhau mà doanh nghiệp cần tuân thủ: thứ nhất, phải xác định được hạn chót của công việc gắn liền với dự án để hoàn thành đúng hạn; thứ hai, nguồn lực phù hợp cần được phân bổ để hoàn thành công việc trước mắt.

1.3.6. Đánh giá và rà soát

Đây là một khâu không thể thiếu giúp chúng ta nắm được mức độ thành công của một chương trình và rút ra kinh nghiệm cho chiến dịch lần sau. Kết quả được đánh giá có thể mang tính định tính, nhưng đều phải được tổng kết bằng các phương pháp khoa học như: dựa trên số lượng phản hồi của công chúng, dựa trên thăm dò dư luận hay bằng những nguồn tài liệu thu thập từ nội bộ hoặc từ bên ngoài.

1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG PR

1.4.1. Tổ chức các hoạt động quan hệ công chúng nội bộ

PR nội bộ là chức năng quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức, cơ quan với công chúng nội bộ ở đây là tập thể cán bộ, nhân viên của tổ chức, công ty của họ được liên kết với nhau bằng các quan hệ chuyên môn và công việc. Nhiệm vụ của quan hệ công chúng nội bộ là kiểm soát cộng đồng bên trong nhằm tạo ra sự quản lý hiệu quả nhất. Hiệu quả của một tổ chức hay công ty – đó là sự tập hợp, sự tin tưởng, trách nhiệm giữa lãnh đạo và nhân viên và thái độ của nhân viên với lãnh đạo.

1.4.2. Tổ chức các hoạt động quan hệ công chúng bên ngoài

Đối tượng của hoạt động quan hệ công chúng bên ngoài là những khách hàng, nhóm công chúng mục tiêu đối thủ, nhân viên công ty khác, các thủ lĩnh uy tín của dư luận xã hội, cổ đông, đại biểu của quốc hội, nhà báo địa phương, đại diện của các trung tâm báo chí… Với một kế hoạch chiến lược PR, các chuyên gia đã vạch ra kế hoạch đề giải quyết các nhiệm vụ cụ thể cho các mối quan hệ khác nhau được hình thành bởi các nhóm đối tượng khác nhau, trong đó chủ yếu các đối tượng được chia thành các nhóm sau đây:

🞟 Quan hệ với giới truyền thông

🞟 Tổ chức sự kiện

🞟 Quản trị khủng hoảng

🞟 Các hoạt động tài trợ cộng đồng

🞟 Quan hệ với cơ quan chính quyền

🞟 Quan hệ với nhà đầu tư

1.5. HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM

1.5.1. Các loại hình tổ chức hội chợ, triễn lãm

Có rất nhiều hình thức tổ chức hội chợ, triễn lãm có thể phân theo các tiêu chí như sau:

– Căn cứ tính chất

– Căn cứ vào chu kỳ

– Căn cứ phạm vi địa lý

– Căn cứ vào đối tượng tham gia

1.5.2 Hoạt động quan hệ công chúng trong công tác tổ chức hội chợ, triển lãm

Hội chợ triển lãm là một hình thức xúc tiến thương mại quan trọng, đó là sự trao đổi thông tin giữa người sản suất, người mua và người bán nhằm đưa ra các biện pháp cho sản xuất, sản phẩm, giá cả và nơi tiêu thụ, là một trong những công cụ quan trọng thúc đẩy sản xuất và kinh doanh

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG CỦA CÔNG TY QUẢN LÝ HỘI CHỢ TRIỄN LÃM

VÀ CÁC CHỢ ĐÀ NẴNG

2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY QUẢN LÝ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VÀ CÁC CHỢ ĐÀ NẴNG

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng được hợp nhất từ Công ty Quản lý các chợ Đà Nẵng và Trung tâm Thương mại Hội chợ triển lãm theo Quyết định số 8036/QĐ– UBND thành phố ngày 22/10/2009, của UBND thành phố Đà Nẵng;

Hiện nay Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ ĐN là đơn vị sự nghiệp trực thuộc của Sở Công Thương, tự chủ tài chính 100%

2.1.2. Các hoạt động chính và cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Công ty có 187 CB,VC được cơ cấu và tổ chức bộ máy gồm BGĐ, 05 phòng chuyên môn và 05 ban quản lý chợ.

2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng

2.1.3.1 Các loại hình hội chợ, triển lãm do Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng tổ chức

a. Hội chợ Xuân

b. Hội chợ Tự hào hàng Việt Nam

c. Hội chợ quốc tế thương mại, du lịch và đầu tư hành lang kinh tế Đông-Tây – Đà Nẵng (Hội chợ EWEC)

d. Triển lãm quốc tế VIETBUILD Đà Nẵng

d. Hội chợ Hàng Việt

e. Hội chợ – Triển lãm công nghệ thông tin và điện tử

f. Hội chợ Du lịch Quốc tế về nghỉ dưỡng biển và M.I.C.E

2.1.3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2012 – 2016

Từ năm 2012 đến nay, Công ty luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị, thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch và nộp ngân sách vượt từ 5-10% kế hoạch cấp trên giao.

Hình 2.2. Số lượng khách tham quan và số gian hàng Hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao qua các năm

2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PR CỦA CÔNG TY QLHCTL VÀ CCĐN GIAI ĐOẠN 2012-2015

2.2.1. PR bên trong đơn vị

2.2.1.1. Xây dựng mối quan hệ nội bộ

* Nội quy lao động

Qua kết quả khảo sát 100 nhân viên cho thấy, mức độ hài lòng về nội quy lao động của người lao động khá tốt (Giá trị trung bình của mức hài lòng 3.7/5), mức độ rất hài lòng là 26%, hài lòng là 34%, bình thường là 23%, không hài lòng là 17%.

* Phong trào thi đua trong các tổ chức đoàn thể

Kết quả khảo sát về hoạt động phong trào như sau:

Bảng 2.1 Kết quả khảo sát đánh giá của người lao động về hoạt động phong trào

(Nguồn: Khảo sát của tác giả)

Từ kết quả khảo sát cho thấy người lao động đều cho rằng “Các hoạt động phong trào công đoàn, ban nữ công, đảng có ý nghĩa thiết thực” và “Các hoạt động phong trào tạo môi trường giao lưu, đoàn kết nội bộ trong các nhân viên” với giá trị trung bình ở mức xấp xĩ 4. Tuy nhiên, các bộ công nhân viên chức đều đánh giá các hoạt động phong trào hiện nay chưa được tổ chức thường xuyên với giá trị trung bình ở mức 3 – mức bình thường. Các hoạt động phong trào cũng chưa thực sự lôi cuốn, hấp dẫn người lao động. Đây là những điểm mà Công ty cần phải khắc phục trong hoạt động công chúng nội bộ.

2.2.1.2. Thực hiện chính đãi ngộ trong nội bộ

Người lao động sau khi được khảo sát có mức hài lòng cao đối với các chính sách đãi ngộ trong Công ty. Kết quả phân tích cho thấy giá trị trung bình là 3.95. Mức hài lòng và rất hài lòng là 73%, có 17% người lao động chọn mức bình thường, 10% chọn mức chưa hài lòng.

2.2.2. PR bên ngoài

2.2.2.1. Các hoạt động tài trợ nổi bật

Từ năm 2012 đến nay, Công ty đã có nhiều hoạt động tài trợ và hoạt động cộng đồng rất nổi bật như: Công ty đã đóng góp xây dựng 10 nhà tình nghĩa, tình thương, xây dựng 03 mái ấm công đoàn; Hưởng ứng chủ trương của UBND thành phố Đà Nẵng về sửa chữa nhà cho người có công với cách mạng và đồng bào dân tộc thiểu số, Công ty đã vận động đoàn viên Công đoàn và thương nhân tại chợ đóng góp kinh phí sửa chữa 11 ngôi nhà cho người có công với cách mạng, đồng bào dân tộc thiểu số và phụ nữ nghèo trong năm 2015; 04 nhà cho phụ nữ nghèo (tổng kinh phí 88 triệu) trong năm 2016.

2.2.2.2. Quan hệ với giới truyền thông

Các đơn vị bảo trợ thông tin cho Công ty hiện nay là: Đài truyền hình Việt Nam tại Đà Nẵng, Đài Phát thanh truyền hình Đà Nẵng, “Thời báo Kinh tế Việt Nam”, “Diễn đàn doanh nghiệp”, Báo Lao động, Báo điện tử Vnexpress, thông tin doanh nghiệp,.. .

Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ ĐN thường xuyên cung cấp cho báo chí các thông tin chủ yếu bằng các thông cáo báo chí để báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ ĐN về các mảng như: chỉ số nộp ngân sách thành phố, các kết quả đạt được thông qua các chương trình hội chợ, triển lãm. Ngoài ra, Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ ĐN còn thông qua các bài phỏng vấn hoặc họp báo khi chuẩn bị các sự kiện liên quan công tác tổ chức hội chợ, triển lãm.

Bên cạnh việc cung cấp thông tin, định hướng nội dung thông tin cũng là một nhiệm vụ rất quan trọng của bộ phận PR nhằm hạn chế tối đa những thông tin ngoài luồng gây bất lợi cho đơn vị. Để hoạt động báo chí được thuận lợi thì các hoạt động với các báo, các nhà báo cũng cần phải được quan tâm. Do đó, bộ phận PR của Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ ĐN luôn cố gắng tạo dựng mối quan hệ tốt với các báo và nhà báo như gặp mặt báo chí nhân dịp năm mới và nhân dịp ngày Báo chí Cách mạng Việt Nam, tổ chức hành trình về nguồn, gửi tặng quà nhân dịp lễ tết đến các tòa báo…

2.2.2.3. Quan hệ tốt với chính quyền địa phương (UBND thành phố Đà Nẵng)

* Quan hệ với UBND Thành phố Đà Nẵng

Công tác tổ chức Hội chợ, triển lãm là một trong những hoạt động xúc tiến thương mại quan trọng, cầu nối giữa doanh nghiệp và người dân, góp phần kích cầu tiêu dùng. Vì vậy, từ năm 2012, Sở Công Thương đã thực hiện một số biện pháp nhằm đổi mới công tác quản lý, tổ chức hội chợ theo hướng minh bạch, công khai và dân chủ.

Để tiếp tục nâng cao chất lượng các hội chợ, triễn lãm, Sở Công Thương đã có văn bản tham mưu UBND thành phố đề nghị Thủ tướng Chính phủ, Bộ Công Thương sửa đổi, bổ sung Luật Thương mại, nghị định, thông tư phù hợp với thực tiễn; tăng cường công tác quản lý nhà nước về tổ chức hội chợ, triển lãm thương mại; có chế tài xử lý vi phạm. Đặc biệt, nhằm siết chặt công tác tổ chức hội chợ của các đơn vị, đáp ứng phục vụ người tiêu dùng, đảm bảo hài hoà các lợi ích, Sở đã tham mưu UBND TP ban hành Quy chế, tiêu chí, tiêu chuẩn về quản lý hội chợ, triển lãm thương mại trên địa bàn thành phố. Đây là giải pháp quan trọng nhằm tăng cường công tác quản lý hội chợ trong thời gian tới.

* Quan hệ với các cơ quan ban ngành có liên quan

Để tổ chức các hoạt động về hội chợ, triễn lãm theo các chương trình hội nghị của thành phố Công ty có sự phối hợp với các sở Tài chính, sở Kế hoạch – Đầu tư, Trung tâm xúc tiến thương mại, sở Tài nguyên môi trường,… Công ty luôn giữ mối quan hệ hợp tác tốt với các sở ban ngành này. Khi có công văn của thành phối hay kế hoạch tổ chức các hội chợ hằng năm Công ty luôn xây dựng kế hoạch, chương trình hợp tác rõ ràng, thực hiện các hoạt động đúng quy trình. Ngoài ra, nhân dịp các ngày lễ, sự kiện quan trọng, các buổi khai mạc hội chợ triễn lãm Công ty điều thực các hoạt chúc mừng, mời các lãnh đạo của các sở ban ngành tham gia, tặng quà lưu niệm. Công ty luôn chú trọng gìn giữ các mối quan hệ này.

2.2.2.4. Quan hệ với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có tầm quan trọng sống còn đối với Công ty QLHCTL và các chợ ĐN. Mối quan hệ của Công ty với doanh nghiệp, hộ kinh doanh được thực hiện trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi. Bằng các hoạt động đẩy mạnh xúc tiến thương mại và khai thác khoảng 40 chương trình sự kiện lớn nhỏ. Để tăng cường hoạt động quảng bá Trung tâm đến các đối tác trong và ngoài nước. Ban đã tham mưu cho công ty gửi thư mời cho các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm trong và ngoài nước. Tuy nhiên, Công ty chưa xây dựng hệ thống các dữ liệu liên lạc liên quan đến các doanh nghiệp, đối tác và các hộ kinh doanh nên có nhiều khó khăn trong quản lý và liên hệ thư mời. Mối quan hệ giữa Công ty với các đối tượng này còn lỏng lẻo. Số lượng nhân sự phụ trách quan hệ doanh nghiệp và các hộ kinh doanh còn mỏng. Trong một số hội chợ quốc tế việc liên hệ với các doanh nghiệp, nhà đầu còn phụ thuộc vào sự hợp tác với các đơn vị bên ngoài như lãnh sự quán, Trung tâm xúc tiến thương mại, phòng Xuất nhập cảnh nên Công ty chưa thật sự chủ động trong các công tác phối hợp và hoạt động tổ chức. Thủ tục hành chính như quy định đăng ký tham gia hội chợ, triễn lãm, thuê mặt bằng, về môi trường còn rườm rà gây can trở cho công tác tổ chức và gây khó khăn cho doanh nghiệp. Đây cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến sự không hài lòng của doanh nghiệp.

Về Công tác tổ chức hội chợ, triễn lãm để có đánh giá khách quan, tác giả tiến hành khảo sát 100 doanh nghiệp đã và đang tham gia các hội chợ, triễn lãm do Công ty tổ chức năm 2017. Kết quả khảo sát đánh giá của doanh nghiệp, hộ kinh doanh về công tác tổ chức Hội chợ, triễn lãm như sau:

Bảng 2.2. Đánh giá của doanh nghiệp, hộ kinh doanh về công tác tổ chức Hội chợ, triễn lãm

(Nguồn: Khảo sát của tác giả)

Qua kết quả khảo sát cho thấy công tác tổ chức và quản lý hội chợ, triễn lãm của Công ty hiện nay còn bộc lộ nhiều hạn chế. Các tiêu chí như lựa chọn địa điểm tổ chức, bố trí công trình phụ, bãi giữ xe được đánh giá tương đối tốt. Các tiêu chí còn lại được đánh giá ở mức trung bình. Để xây dựng mối quan hệ với các nhà đầu tư, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chặt chẽ ngoài công tác tuyên truyền Công ty cần phải hoàn thiện các mặt tổ chức quan lý như tiêu chí đưa ra.

2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY THỜI GIAN QUA

2.3.1. Những thành tựu đạt được

– Trong thời gian vừa qua, tuy còn nhiều khó khăn nhưng tập thể Công ty Quản lý Hội chợ Triển lãm đã xây dựng chương trình công tác và kế hoạch, giải pháp đồng bộ nên đã hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch giao.

2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân của hoạt động PR của Công ty thời gian qua

* Về hoạt động PR nội bộ

– Các kênh thông tin nội bộ hiện nay chưa truyền tải được hết các chính sách, quy định chế độ đến người lao động nên vẫn còn xảy ra tình trạng khiếu nại. Quá trình giải quyết các khiếu nại chưa được thực hiện kịp thời nên ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của Công ty.

– Các hoạt động phong trào, hoạt động nữ công, công đoàn tuy rất thiết thực nhưng chưa được tổ chức thường xuyên.

* Về hoạt động PR bên ngoài

– Hạn chế lớn nhất của Công ty hiện nay trong mối quan hệ với doanh nghiệp và các hộ gia đình là sự kết nối rất lỏng lẻo, thủ tục hành chính còn rườm rà, công tác tổ chức các hội chợ còn nhiều hạn chế.

– Đối với Công ty Quản lý Hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng, ngân sách dành cho PR còn quá ít, mặc dù có xu hướng gia tăng trong những năm gần đây.

– Các doanh nghiệp đăng ký xin tổ chức hội chợ triển lãm thương mại đều đúng theo quy định của pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, một số ít doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, tổ chức hội chợ triễn lãm thương mại chưa có kinh nghiệm, chưa tìm hiểu kỹ thủ tục “Xác nhận đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm thương mại” nên đa phần các doanh nghiệp này đều vi phạm về thời gian đăng ký tổ chức hội chợ, không đúng theo quy định.

– Công trình Trung tâm Hội chợ – Triển lãm qua thời gian khai thác sử dụng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết làm hạn chế nhiều đến việc kêu gọi tổ chức hội chợ, các chương trình sự kiện trong nước và quốc tế. Đặc biệt, Trung tâm không có hệ thống điều hoà không khí cũng là một trở ngại trong khai thác và tổ chức hội chợ triển lãm quốc tế.

– Mặt bằng Trung tâm rộng, tòa nhà triển lãm lại nằm sâu bên trong gây trở ngại đối với việc tổ chức các hội chợ triển lãm và chương trình sự kiện có quy mô nhỏ, chi phí phục vụ cho công tác trang trí đối với các hội chợ triển lãm, chương trình sự kiện diễn ra tại Trung tâm thường rất lớn.

CHƯƠNG 3

GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG PR TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM VÀ CÁC CHỢ ĐÀ NẴNG ĐẾN NĂM 2025

3.1. CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP: ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – XÃ HỘI CỦA THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG, MỤC TIÊU, PHƯƠNG HƯỚNG CỦA CÔNG TY

3.1.1. Những đặc điểm của nền kinh tế Đà Nẵng tác động đến phương hướng phát triển của Công ty

Đà Nẵng đang hội nhập sâu rộng vào nên kinh tế thế giới. Với vị thế của mình Đà Nẵng là địa điểm được lựa chọn của những sự kiện lớn như Hội nghị Thượng đỉnh APEC, Hội nghị, Hội thảo hành lang kinh tế Đông Tây,… . Những hoạt động này ảnh hưởng rất lớn các hoạt động của Công ty Quản lý hội chợ triễn lãm và Các chợ Đà Nẵng. Bên lề các hội nghị lớn, Công ty đã tổ chức các hội chợ, triễn lãm để chào đón các sự kiện này.

3.1.2. Những mục tiêu hoạt động chủ yếu đến năm 2025 của Công ty QLHCTL và CCĐN

3.1.2.1. Đối với Trung tâm Hội chợ triển lãm, Trung tâm thông tin Xúc tiến thương mại

3.1.2.2. Đối với hệ thống kho hàng hóa, kho ngoại quan

3.2. CÁC GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG QUAN HỆ CÔNG CHÚNG TRONG CÔNG TY QLHCTL VÀ CÁC CHỢ ĐÀ NẴNG

3.2.1. Đẩy mạnh hoạt động PR nội bộ

3.2.1.1 Gia tăng các kênh truyền thông giữa các bộ phận, phòng ban, giữa lãnh đạo với nhân viên cấp dưới.

– Mở rộng mạng xã hội nội bộ và xây dựng trang tin nội bộ

– Tăng cường trao đổi trực tiếp của cấp trến đối với cấp dưới, phản hồi cho người lao động về các chế độ chính sách, kết quả thi đua, khen thưởng.

– Xây dựng những hòm thư góp ý, hoặc xây dựng kênh nhận tin phản hồi của người lao động. Đây là những biện pháp hữu hiệu giúp tạo sự thông hiểu giữa lãnh đạo và nhân viên.

– Quy định rõ các chức năng, quyền hạn của các phòng ban trong các công việc cần hợp tác, điều động. Điều này giúp việc hợp tác, hỗ trợ công việc được suôn sẽ.

Công ty Quản lý hội chợ triển lãm & các chợ Đà Nẵng cần chú trọng ban hành, bổ sung, sửa đổi cơ chế chính sách, quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO đảm bảo nâng cao chất lượng tạo hành lang pháp lý để thực hiện thống nhất trong toàn công ty.

Công ty cần kịp thời ban hành các quy định mới về giải quyết khiếu nại, tố cáo, sửa đổi các văn bản nội bộ cho phù hợp với quy định của ngành Công Thương.

Thành lập Ban thanh tra nhân dân để thanh tra kiểm tra các hoạt đông trong nội bộ Công ty để tránh tình trạng các bộ phận, phòng ban thực hiện sai các chính sách với quy định đã ban hành.

3.2.1.2 Tăng cường các hoạt động phong trào để tạo sự thấu hiểu và đoàn kết nội bộ

Công ty cần tăng cường hơn các hoạt động này thông qua các hoạt động bên chính quyền, Đảng bộ, công đoàn, đoàn thành niên, và ban nữ công.

– Công ty thông qua tổ chức Công đoàn, Ban nữ công và từng bộ phận phòng, ban duy trì hoạt động thăm hỏi, chăm lo đời sống viên chức, người lao động. Tổ chức thăm hỏi các gia đình chính sách khó khăn, mẹ Việt Nam anh hùng định kỳ hàng quý, trong các dịp lễ, tết. Tổ chức các hoạt động cho Hội Cựu chiến binh Công ty dâng hương nghĩa trang liệt sĩ Hòa Xuân, Hòa Tiến, thăm Mẹ Việt Nam anh hùng và gia đình thương binh liệt sĩ nhân ngày Thương binh liệt sĩ.

– Khuyến khích các Hội Liên hiệp Phụ nữ đăng ký thi đua phong trào“ Phụ nữ các chợ ĐN – Môi trường xanh, quầy hàng sạch, cử chỉ đẹp”, Tiếp tục vận động chị em tích cực tham gia các hoạt động xã hội, nhân đạo từ thiện có ý nghĩa thiết thực.

– Khuyến khích Hội Liên hiệp Phụ nữ của Công ty Quản lý hội chợ triễn lãm và các chợ Đà Nẵng phối hợp chuyên môn bảo lãnh tín chấp cho hội viên tiếp cận các ngân hàng có lãi suất thấp vay vốn mở rộng kinh doanh (từ 30 – 150 triệu đồng/người nhằm hạn chế đối đa tình trạng vay nóng, biêu hụi.

– Công ty cần tăng cường các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên của mình. Trong giờ làm việc các nhân viên phải làm việc căng thẳng, có rất ít thời gian để chuyện trò, tâm sự, trao đổi và hỏi thăm chuyện riêng tư, chia sẻ tình cảm.

Công ty nên chú trọng quan tâm chu đáo đến các chị em phụ nữ bằng việc tổ chức những bữa tiệc liên hoan, trò chuyện, hội thảo nhân ngày quốc tế phụ nữ 8/3, ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10. Những công tác này được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc của chị em trong toàn công ty.

– Nên làm phong phú, hấp dẫn các chương trình, các diễn đàn nội bộ.

3.2.1.3 Xây dựng văn hóa Công ty

Công ty Quản lý hội chợ triển lãm & các chợ Đà Nẵng là một ngành đòi hỏi tiếp xúc với khách hàng rất nhiều trong một ngày làm việc. Do đó, đòi hỏi phải có sự thống nhất trong cách giao tiếp, ứng xử đối với khách hàng. Công ty Quản lý hội chợ triển lãm & các chợ Đà Nẵng cần ban hành Sổ tay văn hóa doanh nghiệp nhằm tổng hợp lại các văn hóa cần thiết trong ngành thành một hệ thống chung nhất và buộc mọi thành viên.

3.2.2. Nâng cao hoạt động quan hệ công chúng bên ngoài

3.2.2.1. Quản lý quan hệ truyền thông

Công ty QLHCTL và CCĐN cần nâng cao chất lượng nội dung tạp chí của mình (Tạp chí Công Thương), duy trì quan hệ với các báo, tạp chí của ngành Công Thương đồng thời đẩy mạnh hợp tác với các báo kinh tế và các tạp chí có số lượng người đọc lớn.

Bộ phận chức năng của Công ty QLHCTL và CCĐN cần lập kế hoạch theo dõi hoạt động, tin bài của báo chí một cách có hệ thống. Hoạt động báo chí có liên quan tức thời đến danh tiếng của công ty, vì vậy cần theo dõi liên tục: bằng bảng quản lý quan hệ báo chí truyền thông một cách rõ ràng như sau

Bảng 3.1. Bảng quản lý quan hệ báo chí truyền thông

Có một bảng quản lý quan hệ báo chí truyền thông là một điều cần thiết với công ty. Bảng mẫu trình bày danh sách rõ ràng, hệ thống. Đây chính là cơ sở để công ty quản lý, duy trì và mở rộng mạng lưới quan hệ, đồng thời đánh giá mức độ gắn bó thân thiết với giới truyền thông.

3.2.2.2. Xây dựng mối quan hệ tốt với chính quyền

Cơ quan chủ quản, các sở ban ngành là đối tượng công chúng có ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, các tổ chức nói chung và Công ty QLHCTL và các chợ ĐN nói riêng. Ban lãnh đạo của Công ty QLHCTL và các chợ ĐN đảm nhận công tác đối ngoại với chính quyền. Phòng Quan hệ đối ngoại hỗ trợ Ban lãnh đạo tổ chức các sự kiện gặp mặt với các nhà đứng đầu các cơ quan như: UBNDTP, Ngân hàng Nhà nước, các Sở, ban ngành có liên quan.

Nhà tài trợ hay nhà đầu tư có vai trò hết sức quan trọng trong sự thành công đối với một hội chợ hoặc triển lãm. Cần tạo ấn tượng tốt, nỗ lực xây dựng mối quan hệ với các nhà tài trợ. Công ty nên tổ chức các cuộc họp, các bữa tiệc gặp mặt các nhà tài trợ thường xuyên hơn nhằm tuyên dương, cảm ơn sự hợp tác gắn bó lâu dài với công ty trong khó khăn cũng như trong thành công. Làm cho các nhà tài trợ thấy được họ có lợi ích như thế nào thông qua các chính sách ưu đãi của công ty.

3.2.3. Giải pháp hỗ trợ nâng tăng hiệu quả các hoạt động quan hệ công chúng trong doanh nghiệp.

3.2.3.1 Đa dạng hóa nội dung website và đẩy mạnh hoạt động PR trực tuyến

* Đa dạng hóa nội dung website

Website của Công ty QLHCTL và CCĐN hiện nay đang được quản lý khá tốt và đa dạng nội dung nên website đã tạo ra sức hút với nhiều người, nhiều nhóm công chúng. Thông qua website khách hàng có thể tìm thấy thông tin mà họ cần quan tâm.

Ngoài các thông tin nêu trên, website của Công ty QLHCTL và CCĐN thường xuyên cập nhật những thông tin mới liên quan đến các loại hình hội chợ, triển lãm nên người xem không bị cảm giác nhàm chán, vì vậy đã có nhiều người truy cập vào trang web thường xuyên, đây cũng là cách để khuếch trương hình ảnh của Công ty.

* Đẩy mạnh hoạt động PR trựctuyến

Công ty QLHCTL và CCĐN đã có website riêng vì vậy việc sử dụng PR trực tuyến có rất nhiều thuận lợi. PR trực tuyến được coi là công cụ hỗ trợ đắc lực, thông minh cho các ngân hàng trong việc làm Thương hiệu và gây ấn tượng tích cực với người sử dụng Internet, tăng độ tín nhiệm của doanh nghiệp bạn. Tất cả điều này dẫn tới kết quả cuối cùng đó là hình ảnh công ty được biết đến một cách tốt đẹp hơn.

Sử dụng Blog của các nhân viên trong công ty để quảng bá cho hình ảnh của Công ty QLHCTL và CCĐN cũng rất hiệu quả.

3.2.3.2.Xây dựng đội ngũ PR chuyên nghiệp

* Tuyển dụng và đào tạo

Cần xây dựng một kế hoạch tuyển dụng và bồi dưỡng nhân tài lâu dài và bài bản. Qua rèn luyện, họ có thể đưa ra những chiến dịch PR xuất sắc cho công ty. Hiện nay có rất nhiều khóa đào tạo nghiệp vụ PR do các giảng viên trong nước cũng như các giảng viên nước ngoài nhiều kinh nghiệm giảng dạy, công ty nên tài trợ chi phí những khóa học này cho nhân viên, để có cơ hội học hỏi, trau dồi kinh nghiệm của bản thân. Song song với công tác đào tạo, Công ty QLHCTL và CCĐN nên chú trọng, có chế độ đãi ngộ với các nhân tài, các nhân viên PR giỏi, để họ tiếp tục gắn bó với công ty và phục vụ vì lợi ích và sự phát triển lớn mạnh của công ty.

* Thiết lập phòng PR riêng của công ty

Hiện nay những hoạt động PR, những hoạt động vì cộng đồng xã hội, các hoạt động tài trợ của Công ty QLHCTL và CCĐN do Ban thông tin truyền thông đảm nhiệm. Tuy nhiên, càng ngày hoạt động PR càng được công ty mở rộng, phát triển, vậy là PR đang ngày được đề cao. Điều này cho thấy việc cần thiết phải thiết lập một phòng PR riêng của công ty.

Khi thành lập phòng PR, Công ty QLHCTL và CCĐN nên chọn một trưởng phòng có kinh nghiệm, yêu nghề và gắn bó với công ty. Đó phải là người có tầm nhìn chiến lược, có thể quản lý và điều khiển hoạt động của cả phòng PR. Sau đó, phải chuyên môn hóa công việc của từng người. Mỗi người phải có trách nhiệm với từng khâu của cả kế hoạch. Tất cả những nhân viên PR của công ty phải năng động, hiểu biết và có mối quan hệ rộng, chủ động nắm bắt những xu hướng mới trong hoạt động PR để áp dụng hợp lý cho Công ty QLHCTL và CCĐN, có như vậy thì tính chuyên nghiệp trong hoạt động PR của công ty sẽ được nâng lên gấp nhiều lần.

KẾT LUẬN

PR đang ngày một chứng tỏ vị trí quan trọng của nó trong công tác truyền thông của các doanh nghiệp, cho dù doanh nghiệp đó có quy mô như thế nào. Các công ty đang sử dụng PR như một công cụ truyền thông chính yếu, song không phải công ty nào cũng có được cái nhìn chuyên sâu về hoạt động mới mẻ này. PR cũng như các hoạt động khác nó cần có một chiến lược cụ thể làm định hướng chung xuyên suốt quá trình tồn tại và kinh doanh của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó doanh nghiệp mới có định hướng chung để xây dựng một hình ảnh mà mình muốn công chúng nhận biết rõ nhất, có thể tác động đến thái độ của công chúng về Công ty.

Thông qua đề tài “Giải pháp thúc đẩy hoạt động quan hệ công chúng (PR) trong công tác tổ chức Hội chợ Triển lãm tại Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các chợ Đà Nẵng” tác giả đã trình bày khác cô động cơ sở lý luận về hoạt động quan hệ công chúng. Từ cớ sở này tác giả đã phân tích thực trạng các hoạt động PR tại Công ty Quản lý hội chợ, triễn lãm và các chợ Đà Nẵng. Giải pháp mà đề tài đưa ra nhằm nâng cao những mặt còn hạn chế của Công ty hiện nay.

LIỆN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\PHAN TRAN TO HUONG\SAU BAO VE