Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng

Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong một tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả việc bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích. Báo cáo tài chính đáng tin cậy. Tuân thủ luật pháp và các quy định của pháp luật.

Thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị nào. Tuy nhiên công việc kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay, còn rất mới mẻ, các nhà quản lý thường dựa trên những hiểu biết cá nhân để quản lý và điều hành chứ không dựa trên những cái nhìn tổng quát và có hệ thống để quản lý công tác kiểm soát.

Ngày 22 tháng 6 năm 2015, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 22/2015/QĐ-TTg về việc chuyển đơn vị sự nghiệp công lập thành công ty cổ phần. Vì vậy Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng cũng là một trong những đơn vị sự nghiệp cộng lập phải thực hiện theo quyết này là chuyển đổi mô hình hoạt động theo lộ trình từ nay đến năm 2025.

Trong bối cảnh hiện nay các Đài Phát thanh – Truyền hình công nói chung đang gặp sự cạnh tranh gay gắt với các kênh truyền hình giải trí xã hội hóa thì việc nâng cao chất lượng chương trình có ý nghĩa quyết định đến việc thu hút người nghe, người xem đài, nhằm mục đích thu hút được nhiều quảng cáo, tăng nguồn thu cho đơn vị, chính vì vậy Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng ngày càng đầu tư, mở rộng, nâng cao chất lượng chương trình, song song với nó các hoạt động thu, chi tài chính diễn ra nhiều hơn và nhu cầu tự chủ về các hoạt động chi thường xuyên tài chính cao hơn, nhưng việc kiểm soát nội bộ đối với các khoản chi thường xuyên tại Đài chưa được quan tâm đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai sót nhất định trong quá trình quản lý tài chính, thông tin kế toán cũng chưa thể đáp ứng được yêu cầu của quản lý như: tính kịp thời, tính chính xác,.v.v.

Để đảm bảo được tình hình tài chính lành mạnh thu bù chi và có tích lũy, thì công việc kiểm soát chi thường xuyên về thanh toán cá nhân, công tác phí của phóng viên đi tác nghiệp, chi phục vụ chuyên môn, chi mua sắm tài sản cố định,… là điều cấp thiết hiện nay của Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng.

Xuất phát từ những lý do trên tôi chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng” làm luận văn tốt nghiệp.

2. Mục tiêu nghiên cứu

– Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên đối với các đơn vị sự nghiệp.

– Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng.

– Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1. Đối tượng nghiên cứu

Các khoản chi thường xuyên và công tác kiểm soát chi thường xuyên trong đơn vị sự sự nghiệp. Cả về lý luận và thực tiễn.

3.2. Phạm vi nghiên cứu

Nghiên cứu công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng trong 3 năm 2020-2022.

4. Phương pháp nghiên cứu

4.1. Thu thập dữ liệu

4.1.1. Dữ liệu thứ cấp

– Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.

– Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21/6/2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập.

– Các văn bản quy định về chế độ chi ngân sách nhà nước.

4.1.2. Dữ liệu sơ cấp

– Phỏng vấn trực tiếp một số nhân viên thực thi nhiệm vụ chi ngân sách như nhân viên kế toán.

– Nghiên cứu quy trình kiểm soát chi tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng.

4.2. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu khảo sát thực tiễn thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng sau đó sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên hiện nay của Đài. Do vậy, đề tài này sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau nhằm tận dụng tính chất hợp lý và tính ưu việt của từng loại phương pháp nghiên cứu khoa học.

Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng nhằm đặt nền tảng cho những lý luận về công tác kiểm soát. Phương pháp này được sử dụng để xem xét, hệ thống hoá các quy định của Nhà nước về công tác quản lý ngân sách nhà nước.

Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp cũng được sử dụng nhằm thu thập và phân tích các thông tin liên quan đến thực trạng tình hình tổ chức công tác kiểm soát chi hiện nay tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng.

Luận văn sử dụng phương pháp tiếp cận thông tin; Phương pháp nghiên cứu lý thuyết; Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đối chiếu thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu.

5. Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp.

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng.

6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

1.1. KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP

• • 1. 1.1.1. Khái quát về đơn vị sự nghiệp

1.1.1.1. Khái niệm

Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập được ghi nhận trong văn bản pháp luật khi Quốc hội thông qua Luật Viên chức năm 2010. Khoản 1 Điều 9 Luật Viên chức quy định, đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước. [14]

1.1.1.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp

Các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ đông đảo về số lượng, mà còn đa dạng về loại hình, lĩnh vực hoạt động. Do vậy, việc phân loại đơn vị sự nghiệp công lập rất phức tạp tùy theo tiêu chí phân loại. Tại Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21/6/2021 quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập, đã chia đơn vị sự nghiệp công lập thành 4 loại: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên; đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên; đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên. [14]

1.1.1.3. Nguyên tắc thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm [14]

Hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đối với hoạt động sản xuất hàng hoá, cung cấp dịch vụ phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với khả năng chuyên môn và tài chính của đơn vị.

Thực hiện công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật.

Thực hiện quyền tự chủ phải gắn với tự chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về những quyết định của mình; đồng thời chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

• • 1. 1.1.2. Nội dung các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp

1.1.2.1. Khái niệm chi thường xuyên

Chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng nguồn lực tài chính của đơn vị nhằm trang trải những nhu cầu của các cơ quan, các tổ chức chính trị xã hội thuộc khu vực công lập, qua đó thực hiện nhiệm vụ chính trị và nhiệm vụ chuyên môn được giao. Nói tóm lại, thì chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng quỹ ngân sách để đáp ứng nhu cầu chi gắn với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của đơn vị. [6]

1.1.2.2. Phân loại chi thường xuyên [8]

Căn cứ vào tính chất kinh tế chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:

• Các khoản chi thanh toán cá nhân: Gồm chi về tiền lương; phụ cấp lương; tiền thưởng; phúc lợi tập thể; trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm; chi các khoản đóng góp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
• Khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm chi tiền điện, nước, nhiên liệu; văn phòng phẩm; cước phí điện thoại, bưu phí; công tác phí; hội nghị; đoàn ra đoàn vào; chi mua sắm và sữa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ nghiệp vụ chuyên môn; và các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
• Chi đầu tư phát triển: Nhóm chi này đáp ứng nhu cầu cho việc mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ. Các khoản chi này phát sinh không thường xuyên, mức độ chi phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
• Các khoản chi khác: Gồm những mục chi về tiếp khách, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, chi hỗ trợ các đoàn thể, chi khắc phục thiên tại, hỏa hoạn, chi lập các quỹ và chi khác.

1.1.2.3. Đặc điểm chi thường xuyên [8]

Nguồn lực tài chính trang trải cho các khoản chi thường xuyên được phân bố tương đối đều giữa các quý trong năm, giữa các tháng trong quý, giữa các năm trong kỳ kế hoạch.

Việc sử dụng kinh phí thường xuyên chủ yếu chi cho con người, sự việc nên nó không làm tăng thêm tài sản hữu hình của quốc gia.

Hiệu quả của chi thường xuyên không thể đánh giá, xác định cụ thể như chi cho đầu tư phát triển. Hiệu quả của nó không đơn thuần về mặt kinh tế mà được thể hiện qua sự ổn định chính trị – xã hội từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của đất nước.

Đặc điểm trên cho thấy vai trò chi thường xuyên có ảnh hưởng rất quan trọng đến đời sống kinh tế xã hội của một quốc gia.

1.1.2.4. Vai trò của chi thường xuyên

Thực hiện tốt nhiệm vụ chi thường xuyên còn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phân phối và sủ dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của đất nước, tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng. Chi thường xuyên hiệu quả và tiết kiệm sẽ tăng tích lũy vốn NSNN để chi cho đầu tư phát triển, thúc đẩy nền kinh tế phát triển, nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý điều hành của Nhà nước. [8]

1.2. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

• • 1. 1.2.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 6 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây.

Chuẩn mực số 315 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.

• • 1. 1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ [1]

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm

• Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
• Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
• Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.

Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sự kiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra.

• • 1. 1.2.3. Phân loại kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu. Trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì dẫn đến phương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo. [1]

1.2.3.1. Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)

Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốt hơn. Đây là loại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mục tiêu. Thông qua các hành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có các hoạt động quản lý kịp thời. [1]

1.2.3.2. Kiểm soát kế toán tuân thủ

Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước, nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn. Với hình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được sự kiểm soát. Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành động bảo vệ. [1]

• • 1. 1.2.4. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ [1, 8]

Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu,.v.v.,tuy nhiên, bất kỳ một HTKSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:

• Môi trường kiểm soát
• Đánh giá rủi ro
• Hoạt động kiểm soát
• Thông tin và truyền thông
• Giám sát

1.2.4.1. Môi trường kiểm soát

Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình,.v.v., một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ,.v.v., các nhân tố chính:

Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.[8]

Cam kết về năng lực: Đây là công tác quan trọng nhất trong việc phát triển của đơn vị. Các đơn vị xây dựng các quy định về tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn và năng lực công tác phù hợp với nhu cầu của đơn vị

Sự tham gia của ban quản trị: Quan điểm của thủ trưởng đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ, chính sách, các quy định về quản lý của đơn vị.

Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán phụ thuộc nhiều vào quan điểm, thái độ phong cách điều hành của Ban lãnh đạo

Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.

Các chính sách và thông lệ về nhân sự cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Là các chính sách và thủ tục của người quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải,.v.v., người quản lý chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.

1.2.4.2. Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm thiểu những biến cố bất ngờ, không mong đợi.

Các yếu tố đánh giá rủi ro:

Nhận diện rủi ro sau khi xác định mục tiêu:

Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó trong tiến trình của doanh nghiệp. Do đó, các rủi ro nên được nhận diện với mỗi mục tiêu của từng phòng ban. Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt các câu hỏi để nhận diện rủi ro.

Nhận diện rủi ro là quá trình liên tục và có hệ thống các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đó là việc theo dõi, nghiên cứu, thống kê và dự báo các rủi ro để từ đó đề xuất các biện pháp, giải pháp kịp thời.

Các phương pháp nhận diện rủi ro:

– Lập bảng câu hỏi: Gặp phải các loại rủi ro nào? Tổn thất bao nhiêu?; Số lần xuất hiện rủi ro đó trong một khoảng thời gian nhất định? Biện pháp phòng ngừa, tài trợ rủi ro; Kết quả đạt được? Các rủi ro chưa xuất hiện nhưng có thể xuất hiện? Từ đó đánh giá, đề xuất công tác quản trị các rủi ro.

– Phân tích BCTC, phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, tài liệu bổ trợ khác để có thể xác định được mọi nguy cơ rủi ro của tổ chức về tài sản, nguồn nhân lực và trách nhiệm pháp lý.

– Phương pháp lưu đồ: là phương pháp quan trọng để nhận dạng rủi ro. Để thực hiện phương pháp này cần xây dựng lưu đồ trình bày tất cả các hoạt động sản xuất.

– Nghiên cứu tại chỗ: là việc quan sát, theo dõi trực tiếp các hoạt động, phân tích và nhận dạng rủi ro từ đó đưa ra các biện pháp.

– Phân tích rủi ro là việc xác định các yếu tố rui ro và đánh giá tầm quan trọng của chúng, phân tích xác suất xuất hiện của các sự kiện không thuận lợi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Phân tích rủi ro bao gồm đánh giá rủi ro và phương pháp hạn chế rủi ro hay giảm thiểu các hậu quả không mong muốn xảy ra.

Có rất nhiều phương pháp phân tích và đánh giá rủi ro, nhưng sau cùng là việc giải quyết được bài toán phức tạp là tối đa hóa lợi ích và thối thiểu hóa rủi ro. Trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro. Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro.

Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro lớn nhất là sự thay đổi của các chính sách của Nhà nước về các thông tư hướng dẫn các quyết định, nghị định,.v.v. Trong phạm vi từng bộ phận, phòng ban, rủi ro thường phát sinh, tác động đến từng bộ phận phòng ban trước khi ảnh hưởng đến toàn đơn vị.

Để nhận dạng rủi ro đơn vị có thể sử dụng nhiều biện pháp khác nhau từ việc sử dụng các biểu đồ thống kê, lập dự toán, phân tích các dữ liệu trong quá khứ, thông qua các dự thảo đóng góp ý kiến cho đến việc rà soát các hoạt động thường xuyên hoặc các buổi họp giao ban hàng tuần trong cơ quan.

Ngoài ra, còn có nhiều rủi ro liên quan đến sự an toàn hệ thống máy tính, chương trình và dữ liệu do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan.

1.2.4.3. Hoạt động kiểm soát 

a). Các chính sách và thủ tục

Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện

• Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ: Thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản,.v.v.
• Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
• Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị,.v.v.
• Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.

b). Các nguyên tắc kiểm soát

Hoạt động kiểm soát được tổ chức dựa trên 03 nguyên tắc cơ bản:

• Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều người thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra chéo, thúc đẩy nhau trong công việc.
• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán, trách nhiệm bảo quản tài sản, trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách, chức năng kế toán và chức năng tài chính, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát,.v.v.. Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn. Chẳng hạn nếu để kế toán kiêm thủ kho thì họ rất dễ điều chỉnh sổ sách để che dấu hành vi gian lận của mình. Thông thường, chế độ kế toán các nước quy định các đơn vị không được bố trí cán bộ thủ kho kiêm nhiệm vào các công tác kế toán và quản lý khác.
• Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.

Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.

Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan Nhà nước:

• Phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước.
• Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.

Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:

• Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thường xuyên hoặc đột xuất.
• Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.

Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:

+ Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người.

+ Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.

+ Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.

+ Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.

1.2.4.4. Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự kiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo cáo kế toán. Thông tin kế toán phải bảo đảm là được kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ. Quá trình vận hành của hệ thống là sự thu thập, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của tổ chức đó, bảo đảm chức năng thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời kiểm soát nhiều mặt hoạt động khác của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:

• Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian.
• Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn.
• Đo lường, ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Trình bày chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết trên các báo cáo tài chính.

Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trong đơn vị. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin tại đơn vị có thể thực hiện xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai để đạt được tính kịp thời, cập nhật và chính xác. Hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được thể hiện ở 03 phương diện:

1. Hệ thống chứng từ:

Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yếu tố cấu thành chứng từ. Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bộ phận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bút chì. Việc sử dụng mẫu chứng từ phải theo đúng quy định của Bộ tài chính, các mẫu chứng từ đặc thù của đơn vị phải được lập một cách khoa học. Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộ phận khác phải được tổ chức khoa học.

1. Hệ thống tài khoản và sổ kế toán:

Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của mỗi tài khoản kế toán.

Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Sổ kế toán được mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Số hiệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh

1. Hệ thống báo cáo kế toán:

Gồm các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như Bảng Cân đối tài khoản (mẫu B01-H); Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (mẫu B02-H); Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD; Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo khác.

1.2.4.5. Giám sát

Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Việc giám sát là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức. Tùy thuộc vào vị trí mà trách nhiệm và nội dung giám sát sẽ khác nhau, ví dụ:

• Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo công việc được tiến hành đúng. Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chất lượng công việc được kiểm tra lại ở cấp cao hơn. Nhà quản lý nên đào tạo nhân viên các nghiệp vụ kiểm soát hoạt động và khuyến khích họ thông báo bất kỳ điều không thông lệ nào.
• Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sát toàn bộ các hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo các nhân viên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoàn thành mục tiêu được giao.

Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu.

1.3. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN

Công tác kiểm tra kiểm soát chi thường xuyên luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu thường xuyên ở các đơn vị. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi thường xuyên sẽ giúp cho việc quản lý chi thường xuyên được hiệu quả hơn. [1]

Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”.

– Mục tiêu của công tác kiểm soát chi: đánh giá tình hình chấp hành chế độ chính sách và quản lý các khoản chi, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.

– Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp

+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước.

+ Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, và có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.

– Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi

+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành, có thể thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất.

+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.

Kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, đúng định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định và được qui định trong qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

• • 1. 1.3.1. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân [8]

Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người, bao gồm những vấn đề sau:

• Kiểm soát chi thông qua chính sách tiền lương, phương án chi trả lương của đơn vị đối với người lao động.
• Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, chức năng tính lương và ghi chép lương.
• Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ như đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ…) trên bảng lương của từng bộ phận trong đơn vị với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự. Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương…

Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản trích theo lương như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí công đoàn được thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu đã tính với các căn cứ, tỷ lệ trích quy định.

Kiểm tra việc thanh toán phụ cấp làm thêm giờ thông qua việc đối chiếu bản chấm công, biên bản và kết quả đạt được.

Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.

• • 1. 1.3.2. Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn [8]

Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.

Gồm các khoản chi dịch vụ công cộng như tiền điện, tiền nước, tiền nhiên liệu, tiền vệ sinh môi trường…; khoản chi về vật tư văn phòng như văn phòng phẩm, dụng cụ văn phòng; khoản chi về thông tin liên lạc như cước phí điện thoại, cước phí bưu chính, cước phí internet,.v.v.; khoản chi về công tác phí; khoản chi về nhuận bút; khoản chi về hội nghị; khoản chi về thuê mướn; khoản chi về sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn; khoản chi về nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành.

Đối với các khoản chi dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, công tác phí, văn phòng phẩm, nhiên liệu…: Đây là các khoản chi phí chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số chi cho nhiệm vụ chuyên môn nhưng phát sinh thường xuyên và phân tán nên công tác kiểm soát các khoản chi này cần tăng cường thường xuyên liên tục.

• • 1. 1.3.3. Kiểm soát các khoản mua sắm sữa chữa tài sản [8]
• Kiểm tra muc tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý qua các khoản chi này
• Kiểm soát qua công tác ghi chép kế toán tài sản cố định bao gồm: Việc ghi chép thẻ tài sản cố định, sổ đăng ký, xác định nguyên giá, nguồn hình thành tài sản, nguyên nhân tăng giảm, tình trạng tài sản cố định, thủ tục giao nhận, kiểm nhận, thanh toán, phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định, .v.v. Đối chiếu giữa số ghi trên sổ kế toán với thực tế hiện có của tài sản cố định.
• Kiểm soát qua công tác kiểm kê tài sản cố định định kỳ để theo dõi tài sản cố định về số lượng cũng như hiện trạng sử dụng.
• Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích.
  • 1. 1.3.4. Kiểm soát các khoản chi khác [8]
• Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế
• Đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và đúng quy định. Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính, kế toán, về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo, kiểm soát sẽ giúp cho việc ghi chép kế toán bảo đảm tuân thủ đúng theo quy định.

LIÊN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

F:\DỮ LIỆU MỚI CẦN ĐỔI TÊN VÀ ĐĂNG 2025\TAI LIEU C YEN-2024\Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng\Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đài Phát thanh – Truyền hình Đà Nẵng