Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua, Đảng, Nhà nước, Quân đội đã có nhiều chính sách đổi mới đối với hoạt động của Quân đội nhằm tăng cường năng lực hoạt động, thực hiện tốt chức năng tham mưu với Đảng, Nhà nước về quân sự, quốc phòng; thường xuyên nắm chắc tình hình, kịp thời đề xuất các chủ trương, đối sách đúng đắn, xử lý hiệu quả các tình huống, không để bị động, bất ngờ, phát huy tốt vai trò nòng cốt xây dựng nền quốc phòng toàn dân gắn với an ninh nhân dân; tăng cường được tiềm lực, sức mạnh quốc phòng của đất nước. Thực hiện tốt công tác giáo dục, bồi dưỡng kiến thức quốc phòng, an ninh cho các đối tượng. Đổi mới, sắp xếp, tinh giảm bộ máy tổ chức, xây dựng lực lượng quân đội, tinh nhuệ hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Tích cực đổi mới cơ chế quản lý tài chính, hoàn thiện môi trường pháp lý, phòng ngừa được tiêu cực, sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách; nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho bộ đội. Những năm gần đây tình hình thế giới và khu vực có những biến động phức tạp, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm đến công tác quân sự, quốc phòng. Mô hình các Đoàn Kinh tế Quốc phòng đã hình thành và phát huy được những thế mạnh ưu việt.
Tuy nhiên để Đoàn Kinh tế Quốc phòng hoạt động mang lại hiệu quả, hoàn thành tốt nhiệm vụ BQP giao, thì việc kiểm soát chi thường xuyên nguồn ngân sách tại các Đoàn Kinh tế quốc phòng nói chung và Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737 nói riêng phải được thực hiện tốt hơn, vì hiện nay công tác kiểm soát chi tại một số Đoàn Kinh tế Quốc phòng vẫn còn tồn tại một số hạn chế, chưa có một quy trình quản lý cụ thể, thiếu chặt chẽ và hiệu quả. Cần có một quy trình kiểm soát chuẩn mực, cụ thể: Thiết lập một hệ thống kiểm soát là xác lập một cơ chế giám sát chặt chẽ bằng những quy định rõ ràng nhằm: quản lý rủi ro, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính đảm bảo đúng quy trình của đơn vị, pháp luật nhà nước. Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực, đạt được các mục tiêu đã đề ra và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, chiến sỹ và công nhân viên.
Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737 là đơn vị dự toán trực thuộc Quân khu 5, hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ của Đoàn Kinh tế Quốc phòng, nên hoạt động chi thường xuyên của đơn vị cũng đa dạng và phức tạp, chính vì vậy hoạt động chi ngân sách cần phải được quan tâm đúng mức để tránh những rủi ro, sai sót nhất định trong quản lý tài chính, đảm bảo tính kịp thời, chính xác.
Vì vậy tôi chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5” là cần thiết và thiết thực với Đoàn Kinh tế Quốc phòng hiện nay.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
– Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên đối với các đơn vị dự toán, sự nghiệp.
– Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737.
– Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu: “Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm soát chi thường xuyên trong đơn vị dự toán, sự nghiệp”.
– Phạm vi nghiên cứu:
Công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5. Hệ thống số liệu được sử dụng từ năm 2016 đến năm 2018.
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1. Thu thập dữ liệu
4.1.1. Dữ liệu thứ cấp:
– Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn thi hành.
– Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.
– Nghị định số 30/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng;
– Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Hệ thống chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
– Quyết định số 1497/2006/QĐ-BQP, ngày 23 tháng 6 năm 2006, về việc áp dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thục hiện cho các đơn vị dự toán Quân đội.
– Các văn bản quy định về chế độ chi Ngân sách Nhà nước.
4.1.2. Dữ liệu sơ cấp:
Các tài liệu, số liệu liên quan đến công tác Tài chính từ năm 2016 đến 2018 tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5.
4.2. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu khảo sát thực tiễn thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5, sau đó sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên hiện nay của Đoàn Kinh tế Quốc phòng. Do vậy, đề tài này sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau nhằm tận dụng tính chất hợp lý và tính ưu việt của từng loại phương pháp nghiên cứu khoa học.
Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng nhằm đặt nền tảng cho những lý luận về công tác kiểm soát. Phương pháp này được sử dụng để xem xét, hệ thống hoá các quy định của Nhà nước về công tác quản lý Ngân sách Nhà nước.
Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp cũng được sử dụng nhằm thu thập và phân tích các thông tin liên quan đến thực trạng tình hình tổ chức công tác kiểm soát chi hiện nay tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5.
Luận văn sử dụng phương pháp tiếp cận thông tin, phương pháp nghiên cứu lý thuyết, phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đối chiếu thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu.
5.Tổng quan vấn đề nghiên cứu
6. Kết cấu luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận luận văn gồm 3 chương:
– Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị sự nghiệp.
– Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5.
– Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Đoàn Kinh tế Quốc phòng 737/QK5.
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN
TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1.1. Khái quát về đơn vị sự nghiệp
1.1.1.1. Khái niệm
Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập được ghi nhận trong văn bản pháp luật khi Quốc hội thông qua Luật Viên chức năm 2010. Khoản 1 Điều 9 Luật Viên chức quy định, “Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước”.
1.1.1.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp
Các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ đông đảo về số lượng, mà còn đa dạng về loại hình, lĩnh vực hoạt động. Do vậy, việc phân loại đơn vị sự nghiệp công lập rất phức tạp tùy theo tiêu chí phân loại. Tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2016 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập, xác định 3 loại đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị có thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp, đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do Ngân sách Nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động.
Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập đã chia đơn vị sự nghiệp công lập thành 4 loại: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên, đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên, đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên.
1.1.1.3. Nguyên tắc thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
Hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đối với hoạt động sản xuất hàng hoá, cung cấp dịch vụ phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với khả năng chuyên môn và tài chính của đơn vị.
Thực hiện công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật.
Thực hiện quyền tự chủ phải gắn với tự chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về những quyết định của mình, đồng thời chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Nội dung các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp
1.1.2.1. Khái niệm chi thường xuyên
Chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng nguồn lực tài chính của đơn vị nhằm trang trải những nhu cầu của các cơ quan, các tổ chức chính trị xã hội thuộc khu vực công lập, qua đó thực hiện nhiệm vụ chính trị và nhiệm vụ chuyên môn được giao. Nói tóm lại, thì chi thường xuyên là quá trình phân phối, sử dụng quỹ ngân sách để đáp ứng nhu cầu chi gắn với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của đơn vị.
1.1.2.2. Phân loại chi thường xuyên
Căn cứ vào tính chất kinh tế chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:
– Các khoản chi thanh toán cá nhân: Gồm chi về tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể; trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm, chi các khoản đóng góp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
– Khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm chi tiền điện, nước, nhiên liệu, văn phòng phẩm, cước phí điện thoại, bưu phí, công tác phí, hội nghị, đoàn ra đoàn vào, chi mua sắm và sửa chữa thường xuyên thiết bị phục vụ nghiệp vụ chuyên môn và các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
– Chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định: Nhóm chi này đáp ứng nhu cầu cho việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ. Các khoản chi này phát sinh không thường xuyên, mức độ chi phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
– Các khoản chi khác: Gồm những mục chi về tiếp khách, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, chi hỗ trợ các đoàn thể, chi khắc phục thiên tại, hỏa hoạn, chi lập các quỹ và chi khác.
1.1.2.3. Đặc điểm chi thường xuyên
Nguồn lực tài chính trang trải cho các khoản chi thường xuyên được phân bố tương đối đều giữa các quý trong năm, giữa các tháng trong quý, giữa các năm trong kỳ kế hoạch.
Việc sử dụng kinh phí thường xuyên chủ yếu chi cho con người, sự việc nên nó không làm tăng thêm tài sản hữu hình của quốc gia.
Hiệu quả của chi thường xuyên không thể đánh giá, xác định cụ thể như chi cho đầu tư phát triển. Hiệu quả của nó không đơn thuần về mặt kinh tế mà được thể hiện qua sự ổn định chính trị – xã hội từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của đất nước.
Đặc điểm trên cho thấy vai trò chi thường xuyên có ảnh hưởng rất quan trọng đến đời sống kinh tế xã hội của một quốc gia.
1.1.2.4. Vai trò của chi thường xuyên
Thực hiện tốt nhiệm vụ chi thường xuyên còn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của đất nước, tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng. Chi thường xuyên hiệu quả và tiết kiệm sẽ tăng tích lũy vốn NSNN để chi cho đầu tư phát triển, thúc đẩy nền kinh tế phát triển, nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý điều hành của Nhà nước.
1.2. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 6 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây.
Chuẩn mực số 315 định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
1.2.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm:
– Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
– Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
– Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.
Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sự kiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra.
1.2.3. Phân loại kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu. Trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì dẫn đến phương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo.
1.2.3.1. Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)
Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốt hơn. Đây là loại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mục tiêu. Thông qua các hành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có các hoạt động quản lý kịp thời.
1.2.3.2. Kiểm soát kế toán tuân thủ
Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước, nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn. Với hình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được sự kiểm soát. Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành động bảo vệ.
1.2.4. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu, v.v…, tuy nhiên, bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:
– Môi trường kiểm soát;
– Đánh giá rủi ro;
– Hoạt động kiểm soát;
– Thông tin và truyền thông;
– Giám sát.
1.2.4.1. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình, v.v…, một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, v.v…, các nhân tố chính:
Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
Cam kết về năng lực: Đây là công tác quan trọng nhất trong việc phát triển của đơn vị. Các đơn vị xây dựng các quy định về tuyển dụng nhân sự có trình độ chuyên môn và năng lực công tác phù hợp với nhu cầu của đơn vị
Sự tham gia của ban quản trị: Quan điểm của thủ trưởng đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ, chính sách, các quy định về quản lý của đơn vị.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán phụ thuộc nhiều vào quan điểm, thái độ phong cách điều hành của Ban lãnh đạo
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì
Các chính sách và thông lệ về nhân sự cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Là các chính sách và thủ tục của người quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, v.v…, người quản lý chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát.
1.2.4.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm thiểu những biến cố bất ngờ, không mong đợi.
Các yếu tố đánh giá rủi ro:
– Nhận diện rủi ro sau khi xác định mục tiêu:
+ Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó trong tiến trình của doanh nghiệp. Do đó, các rủi ro nên được nhận diện với mỗi mục tiêu của từng phòng ban. Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt các câu hỏi để nhận diện rủi ro.
+ Nhận diện rủi ro là quá trình liên tục và có hệ thống các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đó là việc theo dõi, nghiên cứu, thống kê và dự báo các rủi ro để từ đó đề xuất các biện pháp, giải pháp kịp thời.
– Các phương pháp nhận diện rủi ro:
+ Lập bảng câu hỏi: Gặp phải các loại rủi ro nào? Tổn thất bao nhiêu? Số lần xuất hiện rủi ro đó trong một khoảng thời gian nhất định? Biện pháp phòng ngừa, tài trợ rủi ro, kết quả đạt được? Các rủi ro chưa xuất hiện nhưng có thể xuất hiện? Từ đó đánh giá, đề xuất công tác quản trị các rủi ro.
+ Phân tích BCTC, phân tích bảng tổng kết tài sản, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh, tài liệu bổ trợ khác để có thể xác định được mọi nguy cơ rủi ro của tổ chức về tài sản, nguồn nhân lực và trách nhiệm pháp lý.
+ Phương pháp lưu đồ: là phương pháp quan trọng để nhận dạng rủi ro. Để thực hiện phương pháp này cần xây dựng lưu đồ trình bày tất cả các hoạt động sản xuất.
+ Nghiên cứu tại chỗ: là việc quan sát, theo dõi trực tiếp các hoạt động, phân tích và nhận dạng rủi ro từ đó đưa ra các biện pháp.
+ Phân tích rủi ro là việc xác định các yếu tố rui ro và đánh giá tầm quan trọng của chúng, phân tích xác suất xuất hiện của các sự kiện không thuận lợi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Phân tích rủi ro bao gồm đánh giá rủi ro và phương pháp hạn chế rủi ro hay giảm thiểu các hậu quả không mong muốn xảy ra.
Có rất nhiều phương pháp phân tích và đánh giá rủi ro, nhưng sau cùng là việc giải quyết được bài toán phức tạp là tối đa hóa lợi ích và thối thiểu hóa rủi ro. Trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro. Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro.
Rủi ro có thể tác động đến đơn vị ở mức độ toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố phát sinh rủi ro lớn nhất là sự thay đổi của các chính sách của Nhà nước về các thông tư hướng dẫn các quyết định, nghị định, v.v… Trong phạm vi từng bộ phận, phòng ban, rủi ro thường phát sinh, tác động đến từng bộ phận phòng ban trước khi ảnh hưởng đến toàn đơn vị.
Để nhận dạng rủi ro đơn vị có thể sử dụng nhiều biện pháp khác nhau từ việc sử dụng các biểu đồ thống kê, lập dự toán, phân tích các dữ liệu trong quá khứ, thông qua các dự thảo đóng góp ý kiến cho đến việc rà soát các hoạt động thường xuyên hoặc các buổi họp giao ban hàng tuần trong cơ quan.
Ngoài ra, còn có nhiều rủi ro liên quan đến sự an toàn hệ thống máy tính, chương trình và dữ liệu do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan.
1.2.4.3. Hoạt động kiểm soát
a) Các chính sách và thủ tục
Hoạt động kiểm soát: Những chính sách và những thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của ban lãnh đạo được thực hiện:
– Phân chia trách nhiệm: Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ: Thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản, v.v…
– Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn.
– Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiều giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế các nhân viên không phận sự tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị, v.v…
– Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp.
b) Các nguyên tắc kiểm soát
Hoạt động kiểm soát được tổ chức dựa trên 03 nguyên tắc cơ bản:
– Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là không cho một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ kinh tế từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ làm việc nhiều người thì các sai sót dễ bị phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc kiểm tra chéo, thúc đẩy nhau trong công việc.
– Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán, trách nhiệm bảo quản tài sản, trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách, chức năng kế toán và chức năng tài chính, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, v.v… Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn. Chẳng hạn nếu để kế toán kiêm thủ kho thì họ rất dễ điều chỉnh sổ sách để che dấu hành vi gian lận của mình. Thông thường, chế độ kế toán các nước quy định các đơn vị không được bố trí cán bộ thủ kho kiêm nhiệm vào các công tác kế toán và quản lý khác.
– Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định.
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí Ngân sách Nhà nước”.
Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan Nhà nước:
– Phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước.
– Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
– Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thường xuyên hoặc đột xuất.
– Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:
– Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người.
– Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
– Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
– Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.
1.2.4.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự kiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo cáo kế toán. Thông tin kế toán phải bảo đảm là được kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ. Quá trình vận hành của hệ thống là sự thu thập, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của tổ chức đó, bảo đảm chức năng thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời kiểm soát nhiều mặt hoạt động khác của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
– Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian.
– Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn.
– Đo lường, ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Trình bày chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết trên các báo cáo tài chính.
Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trong đơn vị. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin tại đơn vị có thể thực hiện xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai để đạt được tính kịp thời, cập nhật và chính xác. Hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được thể hiện ở 03 phương diện:
a) Hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yếu tố cấu thành chứng từ. Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bộ phận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bút chì. Việc sử dụng mẫu chứng từ phải theo đúng quy định của Bộ tài chính, các mẫu chứng từ đặc thù của đơn vị phải được lập một cách khoa học. Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộ phận khác phải được tổ chức khoa học.
b) Hệ thống tài khoản và sổ kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của mỗi tài khoản kế toán.
Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Sổ kế toán được mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Số hiệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh.
c) Hệ thống báo cáo kế toán
Gồm các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như Bảng Cân đối tài khoản (mẫu B01-H), Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (mẫu B02-H), Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD, Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin, hệ thống thông tin phải cung cấp các thông tin thích hợp để người thực hiện có thể thực hiện chức năng tài chính, kế toán và tuân thủ. Truyền thông là một lĩnh vực rất quan trọng trong đơn vị, nó giúp cho việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
– Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách nhiệm và hữu hiệu trong mỗi thành viên.
– Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong đơn vị.
– Xem xét và chấp nhận những kiến nghị cải tiến của nhân viên trong hoạt động.
– Đảm bảo truyền thông giữa các bộ phận.
– Mở rộng truyền thông với bên ngoài.
– Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn của đơn vị.
– Theo giõi và phản hồi thông tin.
1.2.4.5. Giám sát
Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Việc giám sát là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức. Tùy thuộc vào vị trí mà trách nhiệm và nội dung giám sát sẽ khác nhau, ví dụ:
– Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo công việc được tiến hành đúng. Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chất lượng công việc được kiểm tra lại ở cấp cao hơn. Nhà quản lý nên đào tạo nhân viên các nghiệp vụ kiểm soát hoạt động và khuyến khích họ thông báo bất kỳ điều không thông lệ nào.
– Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sát toàn bộ các hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo các nhân viên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoàn thành mục tiêu được giao.
Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu.
1.3. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN
Công tác kiểm tra kiểm soát chi thường xuyên luôn là một khâu quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý chi tiêu thường xuyên ở các đơn vị. Việc tăng cường kiểm tra, kiểm soát chi thường xuyên sẽ giúp cho việc quản lý chi thường xuyên được hiệu quả hơn.
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”.
– Mục tiêu của công tác kiểm soát chi: đánh giá tình hình chấp hành chế độ chính sách và quản lý các khoản chi, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
– Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong đơn vị sự nghiệp:
+ Các đơn vị có sử dụng NSNN phải thực hiện công tác kiểm soát chi ngay trong quá trình thực thi nhiệm vụ, phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước.
+ Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, và có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
– Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành, có thể thực hiện thường xuyên hoặc đột xuất.
+ Hình thức kiểm soát chi thường xuyên theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn, đúng định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định và được qui định trong qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\NGUYEN DINH TRIEU
