Quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao
- Lý do lựa chọn đề tài
Bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường đều phải tính toán dự trữ lượng hàng tồn kho cho phù hợp.Thông thường, hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu tổng tài sản của doanh nghiệp.Vì vậy, việc quản trị hàng tồn kho là rất quan trọng.Quản trị hàng tồn kho chủ yếu là việc dự trữ hàng hóa để bán, các sản phẩm dở dang trong kỳ và các nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất kinh doanh.Nếu lượng hàng tồn kho quá nhiều sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp, hiệu quả mà đồng vốn bỏ ra là không cao. Ngược lại, nếu lượng hàng tồn kho quá ít sẽ không đủ cung cấp ra thị trường, làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp; còn có thể ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp khi không cung cấp đủ sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng; thậm chí ảnh hưởng tới cả khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề.
Hơn nữa, do giá trị hàng tồn kho của công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao rất lớn.Và sản phẩm cung cấp ra thị trường của công ty chủ yếu là các loại phân bón – mặt hàng mang tính chất thời vụ cao nên việc quản trị hàng tồn kho phải thực sự hiệu quả.Sáu tháng đầu năm 2018, giá phân bón trong nước và thế giới đều có xu hướng giảm. Các đơn vị sản xuất phân bón trong nước phải đối mặt với nhiều khó khăn như cạnh tranh với hàng nhập khẩu giá rẻ, bù chi phí cho quy định siết chặt tải trọng từ tháng 4/2018…Vì vậy, để tăng doanh thu, lợi nhuận doanh nghiệp phải có biện pháp quản trị tốt hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro. Hiện nay, công tác quản trị hàng tồn kho được đánh giá là một khâu rất quan trọng trong quản trị doanh nghiệp nhưng đôi khi nó lại chưa thực sự được coi trọng, quan tâm đúng mức. Chính bởi lẽ đó, em quyết định lựa chọn đề tài “ Quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao” để phần nào có cái nhìn tổng quát về công tác quản trị hàng tồn kho của một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
- Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu và phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao.
Phân tích các nhân tố môi trường kinh doanh tác động tới quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao.
Nhận dạng các thành công, tồn tại, nguyên nhân trong việc quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao.
Trên cơ sở các phân tích thực trạng, kết hợp với phân tích các yếu tố môi trường kinh doanh, đề xuất hướng giải quyết các vấn đề tồn tại trong việc quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao.
- Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quản trị hàng tồn kho.
- Phạm vi nghiên cứu:
Về mặt không gian: khóa luận được nghiên cứu tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao.
Về mặt thời gian: trong 3 năm từ 2016 đến 2018.
- Phương pháp nghiên cứu
Để hiểu nắm bắt được những gì cụ thể nhất, từ đó có cái nhìn tổng quan nhất về công tác quản trị hang tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao, em đã sử dụng phương pháp suy luận, suy diễn từ các mô hình, các lý thuyết có sẵn nhằm luận giải các vấn đề đặt ra trong thực tiễn về việc quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao.
Hơn nữa, phương pháp sử dụng trong phân tích là phương pháp phân tích nhân tố.
Các phương pháp thống kê được sử dụng để tổng hợp, phân tích ( sử dụng các chỉ tiêu, chỉ số, phân tích xu hướng,..), đối chiếu giữa kế hoạch và thực hiện, đối chiếu giữa các chỉ số của công ty với các chỉ số bình quân ngành.
CHƯƠNG ICƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
Bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào, trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình đều giữ lại một lượng sản phẩm, hàng hóa nhất định để phục vụ cho quá trình chu chuyển hang hóa, sản diễn ra ổn định, thường xuyên. Lượng sản phẩm, hàng hóa đó được gọi chungphẩm là hàng tồn kho.
Theo C.mark thì “ hàng tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”.
Theo khái niệm của Bộ Tài chính đưa ra thì “ hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất – kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất – kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh; hoặc cung cấp dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp đang trên đường nhập về kho”.
Hàng tồn kho được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu của mình, em sử dụng khái niệm về hàng tồn kho theo giáo trình “Tài chính doanh nghiệp” của trường Đại học Thương Mại, cụ thể: “hàng tồn kho là các loại vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp mua vào hay sản xuất ra để chờ tiếp tục xuất dùng vào sản xuất hoặc chờ để bán”.
- Đặc điểm, phân loại hàng tồn kho
Tùy vào ngành nghề kinh doanh của mình mà doanh nghiệp thực hiện tính toán, dự trữ lượng hàng tồn kho nhiều hay ít khác nhau để tối đa hóa lợi nhuậnthu được. Nhưng nhìn chung, hàng tồn kho là một phần tài sản lưu động của doanh nghiệp, thường tồn tại dưới hình thái vật chất và được bảo quản tại các kho riêng của doanh nghiệp, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, hàng tồn kho thường tồn tại dưới hình thái vật chất, dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết, khí hậu, và môi trường xung quanh nên cách thức bảo quản của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
Hơn nữa, đối với hàng tồn kho là nguyên vật liệu ( NVL) thì khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc biến đổi hoàn toàn hình thái ban đầu để thành sản phẩm mới. Lượng NVL này thường bị hao hụt, vì vậy doanh nghiệp kinh doanh cần tính toán để dự trữ phù hợp, tránh gây tổn thất, lãng phí hay làm gián đoạn chu trình sản xuất, kinh doanh.
Để công tác quản trị hàng tồn kho đạt hiệu quả cao thì nhân viên quản lý kho cần nắm rõ đặc điểm, tính chất, điều kiện bảo quản của từng nhóm mặt hàng.Từ đó có cánh phân loại và sắp xếp phù hợp nhất theo những tiêu thức nhất định. Tùy thuộc vào ngành nghề, cách tổ chức quản lý, bảo quản mà doanh nghiệp sẽ áp dụng tiêu thức phân loại nhất định cho hàng tồn kho của mình.
- Thứ nhất, phân loại theo công dụng của hàng tồn kho
Hàng tồn kho phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có nhiều công dụng khác nhau, được chia ra và phân loại gồm:
- Tồn kho nguyên vật liệu: giúp doanh nghiệp chủ động trong sản xuất và tiêu thụ.
- Tồn kho sản phẩm dở dang: giúp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp được linh hoạt và liên tục.
- Tồn kho thành phẩm, hàng hóa: giúp doanh nghiệp chủ động trong việc hoạch định sản xuất, tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm nhằm khai thác và thỏa mãn tối đa nhu cầu của thị trường.
- Thứ hai, phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành
Phân loại hàng tồn kho theo nguồn gốc hình thành giúp xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc của hàng tồn kho. Từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ ổn định của nguồn hàng để có kế hoạch dự trù phù hợp phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Theo tiêu thức này, hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng mua từ bên ngoài: là lượng hàng được mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng mua nội bộ: là lượng hàng được mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho tự sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được công nhân của công ty tự gia công, sản xuất.
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: là lượng hàng được nhập từ liên doanh, liên kết, biết tặng,..
- Thứ ba, phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản.
Địa điểm bảo quản là nơi lưu trữ hàng tồn kho.Doanh nghiệp cần xem xét, lựa chọn địa điểm dự trữ phù hợp cho từng loại mặt hàng để phục vụ nhanh nhất, thuận tiện nhất cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.
- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: là toàn bộ lượng hàng tồn kho được bảo quản tại doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: là toàn bộ lượng hàng tồn kho được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức,..ngoài doanh nghiệp, như: hàng gửi đi bán, hàng đang đi đường,…
- Vai trò, chức năng của hàng tồn kho
- Vai trò
Tồn kho hàng hóa tồn tại do sự cách biệt về mặt không gian và thời gian, do các yếu tố khí hậu, thời tiết, môi trường,..Bởi hàng hóa tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn và là bộ phận cấu thành nên thành phẩm để kinh doanh hoặc dự trữ để đảm bảo lưu thông diễn ra bình thường nên nó có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Hàng tồn kho góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, hiệu quả, đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, góp phần tạo dựng uy tín, vị thế vững chắc cho doanh nghiệp trên thương trường.
- Chức năng
Không những đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà hàng tồn kho còn “đảm nhiệm” nhiều chức năng khác nhau để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra trôi chảy, bình thường; lượng hàng hóa, sản phẩm cung ứng ra thị trường đạt chỉ tiêu về sản lượng và chất lượng.
Hàng tồn kho thực hiện chức năng liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm. Do sản phẩm cung cấp ra thị trường sẽ nhận được nhiều phản hồi khác nhau từ khách hàng nên việc duy trì lượng hàng tồn kho để sẵn sàng phục vụ nhu cầu của khách hàng là thực sự cần thiết, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất.
Hơn nữa, hàng tồn kho còn ngăn ngừa tác động của lạm phát. Nếu doanh nghiệp dự đoán trước được tình hình tăng giá nguyên vật liệu, họ có thể thực hiện dự trữ để giảm chi phí. Như vậy, hoạt động dự trữ hàng tồn kho này được xem như hoạt động đầu tư của doanh nghiệp.
Rất nhiều doanh nghiệp thực hiện chính sách khấu trừ cho các hóa đơn số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn sẽ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí vận chuyển, phí tổn sản xuất, tuy nhiên chi phí lưu kho sẽ tăng.Vì vậy, để đảm bảo tiết kiệm chi phí và dự trữ hiệu quả thì doanh nghiệp cần tính toán sao cho lượng hàng tồn kho là tối ưu đối với doanh nghiệp.
Hàng tồn kho là thành phần không thể thiếu trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhưng hoạt động mua, bán, sử dụng hàng tồn kho như thế nào luôn là những câu hỏi khó đặt ra cho doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần xem xét, thu thập thông tin thị trường thật đầy đủ, công việc tính toán cũng cần chính xác, thận trọng. Vì vậy, công tác quản trị hàng tồn kho rất quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm, chú trọng hơn nữa để hoạt động sản xuất, kinh doanh đạt kết quả tốt nhất.
Quản trị hàng tồn kho bao gồm việc hoạch định chiến lược, tổ chức thực hiện, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn nguyên vật liệu và hàng hóa của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Doanh nghiệp muốn phát triển, chiếm được lòng tin của khách hàng, đánh bật đối thủ cạnh tranh và chiếm lĩnh thị phần kinh doanh trên thị trường thì cần tính toán, xem xét, đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp để tối thiểu hóa mọi chi phí, đồng thời tối đa hóa lợi nhuận thu được. Đóng góp một phần không nhỏ trong thành quả mà doanh nghiệp thu được là việc quản trị tốt hàng tồn kho để không những không gây lãng phí mà đồng vốn bỏ ra mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, quản trị hàng tồn kho trở thành công tác quản trị quan trọng và tất yếu của mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Công tác quản trị hàng tồn kho đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa. Hơn nữa, công tác này đạt hiệu quả tốt còn giúp cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu, nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản.
Việc những loại hàng hóa giống nhau nhưng được mua với những mức giá khác nhau làm phát sinh vấn đề sử dụng trị giá vốn nào cho hàng tồn kho lưu trữ. Theo chuẩn mực kế toán số 02 – hàng tồn kho thì có các cách sau để tính giá trị hàng xuất tồn kho:
- Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp này thì giá xuất kho hàng hóa được tính theođơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước, bình quân sau mỗi lần nhập).
Giá thực tế NVL, hàng hóa xuất dùng = số lượng xuất dùng x giá đơn vị bình quân
Giá đơn vị bình quân được tính bằng các cách sau:
- Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít cơ sở lưu trữ nhưng số lần nhập, xuất mặt hàng lại nhiều, căn cứ vào giá thực tế tồn đầu kỳ để xác định giá bình quân của một đơn vị sản phẩm, hàng hóa.
Đơn giá bình quân của cả kỳ dự trữ =
- Phương pháp bình quân cuối kỳ trước
Phương pháp này phản ánh kịp thời tình hình biến động của NVL, hàng hóa; tuy nhiên lại không hoàn toàn chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả.
Đơn giá bình quân cuối kỳ trước =
- Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập.
Phương pháp này vừa chính xác, vừa cập nhật được thường xuyên, liên tục nhưng lại tốn nhiều công sức và phải tính toán nhiều lần.
Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập =
- Nhập trước – xuất trước
Hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lần nhập. Do vậy, hàng hóa tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế cuả số vật liệu mua vào trong kỳ. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
- Ưu điểm: có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép cũng như thuận tiện cho việc quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường và có giá trị thực tế hơn trong các bản báo cáo.
- Nhược điểm: làm cho các khoản doanh thu và chi phí hiện tại không phù hợp. Doanh thu hiện tại được tạo bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã có được từ cách đó rất lâu. Nếu số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục sẽ dẫn đến tăng chi phí cho việc hạch toán.
- Nhập sau – xuất trước
Hàng hóa mua vào sau cùng sẽ được xuất trước.Phương pháp này chỉ thích hợp trong tình hình kinh tế lạm phát.
- Ưu điểm: chi phí của lần mua gần nhất tương đối sát thực tế, đảm bảo yêu cầu kế toán.
- Nhược điểm: trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế.
- Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này thì sản phẩm, hàng hóa, vật tư xuất kho thuộc lô hàng nhập kho nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.
- Ưu điểm: đây là phương án tối ưu, phù hợp với nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí và doanh thu thực tế phù hợp.
- Nhược điểm: việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định mới có thể áp dụng phương pháp này.
Định giá hàng tồn kho giúp cho việc xác định giá vốn hàng bán chính xác hơn, tránh gây tổn thất trong hoạt động kinh doanh.Hơn nữa, chi phí tồn kho cũng có liên quan trực tiếp tới giá vốn của hàng bán.Bởi vậy, các quyết định tốt liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý hàng tồn kho dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận. Các chi phí tồn kho bao gồm:
- Chi phí đặt hàng: gồm các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và phát hành đơn đặt hàng như: chi phí giao dịch, quản lý, kiểm tra và thanh toán. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua và tỷ lệ với số lần đặt hàng trong kỳ.
- Chi phí lưu kho ( chi phí bảo quản): là chi phí phát sinh khi doanh nghiệp phải lưu giữ hàng để bán, gồm: chi phí đóng gói hàng, chi phí bốc xếp hàng vào kho, chi phí thuê kho, khấu hao kho và thiết bị kho, chi phí hao hụt, hư hỏng hàng hóa,… Các yếu tố chi phí này phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa mua vào. Nếu khối lượng hàng đặt mua mỗi lần lớn thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại.
- Các chi phí khác:
- Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: là chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ nhà cung cấp. Chi phí hối thúc cho mỗi lần đặt hàng bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung và chi phí vận chuyển. Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng.
- Chi phí mất uy tín với khách hàng: là chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì vấn đề hết hàng gây ra.
- Chi phí gián đoạn sản xuất: là loại chi phí do doanh nghiệp không dự trữ đủ NVL để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp như: mất uy tín với khách hàng, không đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường, để thị phần kinh doanh rơi vào tay các đối thủ cạnh tranh,…
Mô hình EOQ là một mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm ra mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp.Yếu tố quyết định trong quản trị hàng tồn kho là dự báo chính xác khối lượng các loại hàng hóa cần dự trữ trong kỳ nghiên cứu (thường là một năm).Mô hình EOQ sẽ giúp các doanh nghiệp trả lời câu hỏi về việc ra quyết định đặt mua một loại mặt hàng nhất định để vừa đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường vừa tiết kiệm chi phí ở mức thấp nhất có thể, giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, lợi nhuận. Mô hình này giả định rằng:
- Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau.
- Nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản là xác định. Thời gian từ khi đặt hàng tới khi nhận hàng cũng là xác định.
- Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được đặt, bất kể quy mô đơn hàng và số lượng hàng đặt là bao nhiêu.
- Không xảy ra hiện tượng hết hàng: Vì chi phí cho một lần đặt hàng là rất đắt nên doanh nghiệp luôn phải duy trì một lượng tồn kho thích hợp để đảm bảo hiện tượng hết hàng không xảy ra.
Mô hình EOQ bỏ qua các chi phí cơ hội, chi phí giảm doanh thu do hết hàng, chi phí mất uy tín với khách hàng, chi phí gián đoạn sản xuất,… Để xác định EOQ cần tối thiểu hóa chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản.
Với: Q: là sản lượng mỗi lần cung ứng
Q*: là số lượng hàng đặt có hiệu quả
S: là tổng lượng hàng hóa cần cung ứng trong kỳ
F: là chi phí cho mỗi lần đặt hàng.
C: là chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho.
TC: là tổng chi phí tồn kho
Ta có:
TC = C + F
Công thức này được thể hiện qua đồ thị sau:
Chi phí
Tổng chi phí tồn kho
Tổng chi phí dự trữ
Tổng chi phí đặt hàng
Q*
Quy mô đặt hàng
Biểu đồ 1.1: Mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ
Như vậy, theo lý thuyết về mô hình thì số lượng hàng đặt có hiệu quả:
Q* =
- Xác định số lần đặt hàng tối ưu trong năm:
Với: L* : là số lần đặt hàng tối ưu trong năm
Ta có công thức: L* =
- Xác định khoảng cách giữa hai lần đặt hàng tối ưu trong năm.
Gọi khoảng cách giữa 2 lần đặt hàng tối ưu trong năm là N*, ta có:
N* =
- Điểm đặt hàng mới.
Về mặt lý thuyết thì khi nào lượng hàng kỳ trước hết mới nhập lượng hàng mới về sử dụng.Nhưng trong thực tế, các doanh nghiệp phải tính toán kỹ lưỡng lượng hàng thế nào để đủ dùng, không làm gián đoạn sản xuất kinh doanh trong thời gian vận chuyển hàng hóa mới mua về kho.Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chọn thời điểm đặt hàng mới sao cho phù hợp.
Thời điểm đặt hàng mới = số lượng vật tư hàng hóa sử dụng trong ngày ( x ) độ dài của thời gian giao hàng.
Mô hình EOQ là mô hình được sử dụng để giúp doanh nghiệp xác định một cách chính xác nhất lượng hàng tồn kho đặt cho mỗi loại mặt hàng tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, để tối thiểu hóa mọi loại chi phí, nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mặc dù mô hình này chỉ ra mức đặt hàng tối ưu trên cơ sở tối thiểu chi phí đặt hàng và tồn kho để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn nhưng trên thực tế có nhiều giả thiết trong mô hình khó có thực hiện được.
- Phương pháp quản lý theo mô hình đặt hàng theo sản xuất (POQ)
POQ là mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất và đặt hàng thường xuyên. Mô hình này áp dụng với các giải thiết:
- Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng của một loại hàng hóa là ước lượng được.
- Không sử dụng tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mức đồng nhất ( p), vật liệu được sử dụng ở mức đồng nhất ( d ) (p >d), và tất cả vật liệu được dùng hết toàn bộ khi đơn hàng kế tiếp về đến.
- Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng nhu cầu khách hàng và các chi phí khác không đáng kể.
- Không có chiết khấu theo số lượng.
Ta có: POQ =
Trong đó: POQ: sản lượng đơn đặt hàng.
H: chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng tồn kho mỗi năm.
P: mức sản xuất ( mức cung ứng) hàng ngày.
d: nhu cầu sử dụng hàng ngày ( d < P ).
D: nhu cầu hàng năm.
S: chi phí đặt hàng cho một đơn đặt hàng.
- Các hình thức kiểm tra hàng tồn kho
- Mô hình kiểm tra thường xuyên
Mô hình này áp dụng với những hàng hóa thuộc nhóm hàng có tốc độ chu chuyển nhanh. Điểm tái đặt hàng được xác định:
Dd = h + Db
Trong đó: Dd : là điểm tái đặt hàng
: mức tiêu thụ hàng hóa bình quân ngày
h : thời gian trung bình thực hiện một đơn hàng
Db : dự trữ bảo hiểm
- Mô hình kiểm tra định kỳ
Với mô hình này, điểm tái đặt hàng được xác định theo công thức:
Dd = ( + h ) + Db
(L : là chu kỳ kiểm tra tồn kho)
Mô hình này không chỉ phù hợp với những doanh nghiệp thương mại mà còn được áp dụng với các doanh nghiệp vừa sản xuất vừa bán hoặc doanh nghiệp tự sản xuất lấy vật tư để dùng.Hơn nữa, POQ còn có thể áp dụng trong trường hợp hàng hóa được giao nhiều chuyến chứ không phải một chuyến như mô hình EOQ. Mô hình POQ giúp doanh nghiệp xác định được sản lượng đơn đặt hàng sao cho tối ưu nhất, phù hợp nhất với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng giống như mô hình EOQ thì nhiều giả định trong mô hình POQ cũng khó có thể thực hiện, khó có thể xác định trước trong thực tiễn.
Để công tác quản trị hàng tồn kho đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp không những cần lựa chọn, sử dụng mô hình tồn kho phù hợp, mà còn cần xem xét, đánh giá các chỉ tiêu có liên quan tới công tác quản trị hàng tồn kho như: chỉ tiêu về số vòng quay hàng tồn kho, khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán ngắn hạn,… Để từ đó đánh giá lại hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, chỉ ra những điểm làm được và những điểm còn hạn chế để hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, nâng cao sức cạnh tranh trong thị trường đầy biến động như hiện nay.
- Số vòng quay hàng tồn kho
Số vòng quay hàng tồn kho =
HTKbq =
Chỉ số này thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho hiệu quả như thế nào.Chỉ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều trong doanh nghiệp. Điều này làm cho báo cáo tài chính của doanh nghiệp “đẹp mắt” hơn, ít rủi ro hơn, khoản mục hàng tồn kho có giá trị giảm qua các năm. Tuy nhiên chỉ số này quá cao cũng không phải là tốt. Nếu số vòng quay hàng tồn kho quá cao cho thấy lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột doanh nghiệp sẽ không kịp “trở tay”, dẫn đến dễ bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh chiếm lĩnh thị phần. Hơn nữa, dự trữ NVL đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến cho sản xuất bị ngưng trệ.Vì vậy, việc tính toán chỉ số vòng quay hàng tồn kho sao cho phù hợp là rất quan trọng, ảnh hưởng tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
- Khả năng thanh toán
Khả năng thanh toán chung =
Khả năng thanh toán nhanh =
Tài sản dự trữ tồn kho là các tài sản khó chuyển thành tiền hơn so với tổng tài sản lưu động và dễ bị thua lỗ nhất. Do vậy, tỷ số khả năng thanh toán nhanh cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn phụ thuộc vào việc dự trữ tài sản tồn kho như thế nào. Giá trị tồn kho càng lớn thì khả năng thanh toán nhanh càng thấp, điều này sẽ làm ảnh hưởng nhiều tới công ty khi không thể thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp.Khả năng thanh toán càng cao cho thấy doanh nghiệp đang phát triển kinh doanh tốt, thành phẩm tồn kho dự trữ không bị ứ đọng, đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường. Ngược lại, nếu khả năng thanh toán thấp cho thấy việc kinh doanh của doanh nghiệp đang gặp vấn đề, lượng hàng tồn kho bị ứ đọng nhiều, có thể xảy ra thua lỗ vì lượng hàng tồn kho.Nhưng nếu dự trữ quá ít sẽ ảnh hưởng lớn tới quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.Vì vậy, việc tính toán để đưa ra lượng dự trữ tồn kho phù hợp là vô cùng quan trọng.
Công tác quản trị hàng tồn kho chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố khác nhau, cả môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Công tác quản trị này đòi hỏi các nhà quản trị phải nhanh nhạy, nắm bắt kịp thời xu thế thị trường, các chính sách, pháp luật của Nhà nước,…Nếu không doanh nghiệp sẽ rất thụ động trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Môi trường kinh tế: các chính sách kinh tế của nhà nước, tốc độ tăng trưởng kinh tế qua các năm chính là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá, ra quyết định cho mức tồn kho dự trữ của mình. Nếu nền kinh tế đang trong thời kỳ lạm phát mà doanh nghiệp dự trữ quá ít sẽ làm cho chi phí tăng cao, làm giảm doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Tùy từng thời kỳ, từng năm mà doanh nghiệp phải theo dõi sát sao sự biến động của nền kinh tế để đưa ra những quyết định có lợi nhất cho việc sản xuất kinh doanh của mình.
- Môi trường chính sách, pháp luật: mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ tổ chức, các nhân nào cũng chỉ được diễn ra dựa trên chính sách, pháp luật của Nhà nước. Dự trữ hàng tồn kho như thế nào? Số lượng bao nhiêu? Mặt hàng gì?… là do quyết định của doanh nghiệp, nhưng các quyết định đó phải được Nhà nước cho phép.
- Môi trường văn hóa – xã hội: xã hội ổn định thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới có thể phát triển. Doanh nghiệp phải dựa vào tình hình xã hội, văn hóa, phong tục tập quán nơi địa bàn kinh doanh để có chiến lược kinh doanh phù hợp, đưa ra mức tồn kho hợp lý. Nếu không tìm hiểu kỹ đặc tính văn hóa địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp sẽ dễ bị đào thải ra khỏi thị trường đó vì người dân không có nhu cầu tiêu dung loại sản phẩm đó.
- Môi trường tự nhiên: yếu tố này ảnh hưởng nhiều tới việc quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp. Nếu các yếu tố tự nhiên như: địa lý, thời tiết,..không ổn định thì doanh nghiệp phải tính toán thật kỹ lưỡng, đưa ra mức dự trữ tối ưu nhất để không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu các yếu tố tự nhiên đó thuận lợi thì doanh nghiệp cũng nên xem xét đưa ra lượng hàng tồn kho hợp lý nhất, tránh gây lãng phí các loại chi phí.
- Nhân tố môi trường ngành
Không chỉ chịu ảnh hưởng từ môi trường kinh tế, chính sách, pháp luật của Nhà nước, môi trường văn hóa – xã hội, môi trường tự nhiên, công tác quản trị hàng tồn kho còn chịu ảnh hưởng không nhỏ từ các nhân tố môi trường ngành, tác động trực tiếp tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp: cung cấp các loại hàng hóa, NVL cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Khả năng cung ứng của nhà cung cấp cũng là yếu tố mà doanh nghiệp xem xét cho mức tồn kho dự trữ của mình. Cần lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp, có thể ký hợp đồng làm ăn lâu dài nhưng không thể phụ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp đó. Doanh nghiệp cũng nên tìm cho mình một số nhà cung cấp mới để có nhiều sự lựa chọn hơn, từ đó tìm ra lựa chọn tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khách hàng: nhu cầu của khách hàng luôn là yếu tố mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. để phục vụ tốt khách hàng trung thành, cũng như thu hút khách hàng tiềm năng doanh nghiệp cần đáp ứng tốt mọi mong muốn của khách hàng, không làm mất niềm tin nơi khách hàng. Muốn như vậy thì hoạt động quản trị quan trọng như quản trị hàng tồn kho phải càng được quan tâm, chú trọng hơn nữa để có thể đưa ra lượng hàng tồn kho phù hợp vừa thỏa mãn thị hiếu của khách hàng, vừa tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Đối tác: trong thị trường việc hợp tác sản xuất kinh doanh là tất yếu. Để tạo dựng hình ảnh nơi đối tác kinh doanh của mình, doanh nghiệp cần giữ đúng cam kết kinh doanh, có chính sách quản trị hàng tồn kho phù hợp, giữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, không bị ngừng trệ, đảm bảo các hợp đồng diễn ra đúng thời gian, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng.
- Nhà đầu tư: đây là nhân tố quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Vốn đầu tư của nhà đầu tư cũng ảnh hưởng không ít tới lượng hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
- Người cho vay: doanh nghiệp đi vay để sử dụng vào mục đích sản xuất kinh doanh, cần tính toán phù hợp để đồng vốn đi vay không bị lãng phí. Lượng hàng tồn kho cũng cần tính toán sao cho tối ưu nhất để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
- Đối thủ cạnh tranh: đây là nhân tố mà doanh nghiệp cần lưu ý sát sao nhất. Doanh nghiệp cần đưa ra các quyết định lưu kho phù hợp, tránh trường hợp ứ đọng sản xuất, làm mất thị phần vào tay các đối thủ cạnh tranh của mình.
Nhân tố môi trường bên ngoài là những nhân tố khách quan tác động tới công tác quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, còn các nhân tố môi trường bên trong chính là các nhân tố chủ quan quyết định doanh nghiệp sẽ sản xuất kinh doanh mặt hàng gì? Theo hướng nào?Tồn kho ở mức nào? Bao nhiêu là hợp lý?… Những điều này phụ thuộc vào:
- Quy mô, tiềm lực tài chính: tiềm lực tài chính là yếu tố cơ bản cho việc ra các quyết định tài chính. Hàng tồn kho không phải là ngoại lệ. Tài chính tốt thì việc dự trữ, quản lý hàng hóa tồn kho càng được quan tâm hơn. Hơn nữa, việc dự trữ hang hóa như thế nào còn phụ thuộc rất nhiều vào tiềm lực tài chính của công ty. Công ty nên có những phương án tính toán sao cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhất để đưa ra kế hoạch dự trữ tồn kho phù hợp, hiệu quả nhất.
- Sứ mệnh, mục tiêu, văn hóa kinh doanh: yếu tố này giúp doanh nghiệp xác định rõ hơn lượng sản phẩm, hàng hóa cần dự trữ cho kỳ kinh doanh để thực hiện những mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có mục tiêu, chiến lược kinh doanh cụ thể, để từ đó xác định mức dự trữ tồn kho tối ưu nhất để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, tránh tình trạng dự trữ quá nhiều hay quá ít dều gây ra ảnh hưởng không nhỏ cho doanh nghiệp.
- Thương hiệu, các lợi thế cạnh tranh: xác định được nhân tố này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ hơn lượng hàng tồn kho dự trữ. Để nâng cao hơn nữa vị thế của doanh nghiệp trên thương trường, ngoài chất lượng sản phẩm thì sản lượng cũng là yếu tố vô cùng quan trọng. Vì vậy, để đảm bảo lượng hàng cung cấp đủ cho thị trường, thậm chí xuất khẩu ra nước ngoài thì việc tồn kho dự trữ phải hết sức chú trọng. Nếu dự trữ không đủ, làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ dẫn tới việc doanh nghiệp bị giảm uy tín, mất thị phần vào tay đối thủ cạnh tranh.Nhưng nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây nhiều tổn thất, lãng phí cho doanh nghiệp.
- Xu hướng biến động giá cả hàng hóa, nguyên vật liệu: giá cả hàng hóa, NVL chịu ảnh hưởng trực tiếp từ sự biến động nền kinh tế. Doanh nghiệp cần điều tra, tìm kiếm, thu thập đầy đủ thông tin thị trường để có kế hoạch dự trữ hàng tồn kho hợp lý nhất. Nếu dự đoán trước được giá cả hàng hóa, NVL sẽ tăng trong thời gian tới, doanh nghiệp có thể thực hiện dự trữ nhiều hơn để giảm chi phí giá cả. Nhưng không nên vì thế mà dự trữ quá nhiều, vì như vậy sẽ gây tổn thất nhiều hơn, như: tăng chi phí kho bãi, bảo quản, NVL bị hỏng do dự trữ quá lâu, NVL giảm chất lượng,.. Ngược lại, nếu dự đoán trước được giá cả có xu hướng giảm trong thời gian tới, doanh nghiệp có thể giảm lượng hàng tồn kho mỗi lần đặt hàng; nhưng không nên giảm quá nhiều vì như vậy có thể ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh, hoặc có thể làm giảm doanh thu vì số lần đặt hàng tăng làm cho chi phí vận chuyển, đặt hàng cũng tăng theo.
- Khả năng xâm nhập, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty: yếu tố này giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định dự trữ nhiều hơn hay giảm lượng dự trữ để phù hợp với trình độ tổ chức sản xuất, tránh gây lãng phí hay đánh mất cơ hội phát triển.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SUPE PHỐT PHÁT VÀ HÓA CHẤT LÂM THAO
- Tên doanh nghiệp: công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao
- Địa chỉ: Thị trấn Lâm Thao – huyện Lâm Thao – tỉnh Phú Thọ
- Loại hình doanh nghiệp: công ty cổ phần – Mã cổ phiếu: LAS
- Cơ cấu tổ chức bộ máy
F:\DỮ LIỆU MỚI CẦN ĐỔI TÊN VÀ ĐĂNG 2025\ĐÃ HOÀN THÀNH 2024\KIN TẾ ĐÀ NẴNG\Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý kho tại công ty TNHH MTV Hùng Lê Phát\THAM KHẢO/ Quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần Supe Phốt Phát và Hóa Chất Lâm Thao
