Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, Nhà nước ban hành nhiều chủ trương, chính sách mới đối với hoạt động của các cơ sở giáo dục nhằm thực hiện xã hội hóa giáo dục và đào tạo đã tạo ra hành lang pháp lý cho các đơn vị sự nghiệp phát huy quyền tự chủ để phát triển đơn vị, tăng thu nhập cho công chức, viên chức và giảm dần sự phụ thuộc vào ngân sách Nhà nước. Đặt trong bối cảnh đó việc đổi mới công tác tài chính phù hợp sẽ quyết định đến sự phát triển hoặc tụt hậu của nhà trường. Đặc biệt Chính phủ đã ban hành Nghị định số 16/2015/NĐ-CP quy định về cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập với mục đích tạo sự chuyển biến mạnh mẽ trong cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, chuyển dần sang hình thức đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công thay vì giao dự toán như trước đây, gắn liền với lợi ích mà đơn vị đã năng động tạo nên bằng nhiều hình thức cung ứng các dịch vụ khác nhau, khuyến khích các đơn vị chủ động nguồn thu, giảm dần việc thụ động phụ thuộc và ngân sách Nhà nước. Để đáp ứng được điều đó, tổ chức công tác là một trong những yếu tố quan trọng góp phần quản lý có hiệu quả các nguồn tài chính của đơn vị.
Trường Đại học Kiên Giang là cơ sở giáo dục công lập trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo được thành lập theo Quyết định số 758/QĐ-TTg ngày 21 tháng 05 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở Phân hiệu của Trường Đại học Nha Trang tại Tỉnh Kiên Giang, chịu sự quản lý hành chính theo lãnh thổ của UBND tỉnh Kiên Giang hoạt động theo điều lệ Trường Đại học.Trong quá trình xây dựng và phát triển, nhà trường không ngừng nổ lực phấn đấu để nâng cao chất lượng đào tạo trở thành một trong những trung tâm uy tín ở khu vực Đồng bằng sông Cửu Long. Do đó đòi hỏi nhà trường phải nâng cao công tác kế toán để những thông tin về tài chính được phản ánh một cách chính xác và kịp thời. Tuy nhiên công tác kế toán tại nhà trường còn tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục.
Bên cạnh đó đã có nhiều luận văn nghiên cứu về công tác kế toán nhưng chưa có đề tài nghiên cứu hoàn thiện công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang. Vì vậy, tôi chọn đề tài “ Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang” để làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1. Mục tiêu nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của luận văn là hệ thống có chọn lọc những lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại trường, đề xuất phương hướng và đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang.
– Thứ nhất: Đưa ra những vấn đề về lý luận cơ bản về công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu.
– Thứ hai: Đánh giá được thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang. Chỉ rõ những tồn tại và yếu kém trong công tác kế toán nhằm xây dựng cơ sở của các định hướng hoàn thiện và giải pháp thực thi hoàn thiện.
– Thứ ba: Dựa trên cơ sở những đánh giá thực trạng của tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang thời gian qua tác giả sẽ đưa ra các giải pháp cần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nguồn tài chính tại Trường.
3. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Luận văn giúp cho Trường hiểu rõ và nhận thức đầy đủ hơn về tổ chức công tác kế toán tại Trường, đặc biệt là giúp nhận diện và hoàn thiện những tồn tại về công tác kế toán. Qua đó giúp cho quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ theo quy định của pháp luật, cung cấp thông tin quản lý cho hoạt động đào tạo của trường.
4. đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang.
4.2 Phạm vi nghiên cứu:
– Không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán gồm các vấn đề: Tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán, kiểm tra kế toán…
– Thời gian: Số liệu nghiên cứu giai đoạn từ năm 2015 – 2017
Phương pháp mô tả, giải thích được sử dụng để giải thích những vấn đề xảy ra có liên quan đến quá trình hoàn thiện tổ chức công tác theo quá trình xử lý thông tin tại Trường Đại học Kiên Giang.
Phương pháp suy luận được áp dụng để phân tích, so sánh giữa lý thuyết và thực trạng nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp. Thông tin, số liệu được thu thập phục vụ cho việc phân tích, đánh giá bao gồm dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp tại Trường Đại học Kiên Giang từ 2015 – 2017.
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập có thu
Chương 2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang.
Chương 3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang.
7. Tổng quan nghiên cứu về đề tài
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ THU
1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.1.1.. Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập có thu
Đơn vị sự nghiệp có thu là một loại đơn vị sự nghiệp công lập có nguồn thu sự nghiệp, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán.
1.1.2. Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thu
Các đơn vị sự nghiệp có thu hoạt động trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và với tính chất, đặc điểm, quy mô hoạt động khác nhau. Nhưng cho dù đơn vị đó có thuộc ngành nào, loại hình đơn vị sự nghiệp nào thì chúng đều có một số đặc điểm chung nhất định.
1.1.3. Cơ chế quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu
Cơ chế quản lý tài chính của các đơn vị sự nghiệp có thu là tổng thể các phương pháp, các hình thức và công cụ được vận dụng trong suốt quá trình quản lý các hoạt động tài chính của đơn vị, tổ chức ở những điều kiện cụ thể nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. Việc tạo ra một cơ chế quản lý tài chính thích hợp đối với các đơn vị sự nghiệp có thu sẽ tạo quyền chủ động, tự quyết, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị sự nghiệp, đảm bảo cho bộ máy của đơn vị hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Đồng thời cơ chế quản lý tài chính thích hợp cũng nêu cao ý thức tiết kiệm, sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí, tăng cường đấu tranh chống tham ô, lãng phí; sắp xếp bộ máy tổ chức và lao động hợp lý, tăng thu nhập, tăng phúc lợi, khen thưởng cho người lao động nhằm nâng cao đời sống của người lao động.
1.2. VAI TRÒ, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ THU
1.2.1. Vai trò của tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống quản lý tài chính nhằm quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính, kế toán ở mỗi đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để thực hiện được vai trò đó thì đòi hỏi tổ chức công tác kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện của từng đơn vị..
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu
Tổ chức công tác kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc tiết kiệm nhân công, tiến độ thực hiện nhưng vẫn đảm bảo thông tin kế toán chính xác, kịp thời, có tính quyết định cho sự thành công hay thất bại trong các hoạt động của đơn vị, dựa trên 4 nguyên tắc sau:
– Thứ nhất, nguyên tắc bảo đảm tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
– Thứ hai, nguyên tắc thống nhất
– Thứ ba, nguyên tắc phù hợp với đặc thù của đơn vị.
– Thứ tư, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
1.2.3. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu
Để thực hiện được toàn bộ nội dung trên, tổ chức công tác kế toán cần thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau:
– Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, thực hiện kế hoạch hoá công tác kế toán (xác định nhiệm vụ, mối quan hệ của từng bộ phận, từng cán bộ nhân viên kế toán…) đảm bảo công tác kế toán được thực hiện với chất lượng tốt, hiệu suất cao.
– Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
– Tổ chức hướng dẫn mọi người trong đơn vị chấp hành chế độ quản lý kinh tế tài chính nói chung về chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ.
1.3. NỘI DUNG CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP CÓ THU
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Theo quy định của Luật kế toán, yêu cầu các đơn vị sự nghiệp công lập phải “ Tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán”. Như vậy theo tác giả, tổ chức bộ máy kế toán cần được hiểu như là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ , nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị, phục vụ công tác quản lý.
1.3.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là thiết lập các thủ tục cần thiết để hình thành bộ chứng từ đầy đủ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm thiết lập hệ thống thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho quản lý và xử lý ghi sổ kế toán.
1.3.3 . Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán là việc xây dựng mô hình thông tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt động bằng cách xác lập, sử dụng các tài khoản tổng hợp và các tài khoản phân tích phù hợp.
1.3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán và hình thức kế toán
Sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép. Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng.
1.3.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là công việc cuối cùng củ một quá trình công tac kế toán. Số liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, toàn diện tình hình tài chính, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả hoạt động sự nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản, tổng hợp phân tích và đánh giá các hoạt động của đơn vị.
1.3.6 . Tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán là một nội dung của công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan, đáng tin cậy của thông tin kế toán. Kiểm tra việc tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong đơn vị, kiểm tra trách nhiệm cá nhân từng nhân viên kế toán, đặc biệt là trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng. Kiểm tra kết quả công tác kế toán trong mối quan hệ đối chiếu với các bộ phận liên quan trong đơn vị.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÊN GIANG
2.1 TỔNG QUAN VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÊN GIANG
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Trường Đại học Kiên Giang được thành lập theo Quyết định số 758/QĐ/TTg, ngày 21/5/2014 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở phân hiệu của Trường Đại học Nha Trang tại Kiên Giang, đặt tại thị trấn Minh Lương, huyện Châu Thành, tỉnh Kiên Giang từ hơn 5 năm qua. Trường Đại học Kiên Giang là cơ sở giáo dục công lập, là một trong ba trường đại học ở Đồng bằng sông Cửu Long trực thuộc Bô Giáo dục và Đào tạo chịu sự quản lý hành chính theo lãnh thổ của UBND tỉnh Kiên Giang, hoạt động theo điều lệ của Trường Đại học.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động của Trường
Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trường gồm có 11 khoa với 11 chuyên ngành khác nhau để đào tạo cao đẳng và đại học.`
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của Trường
Cơ cấu tổ chức quản lý của Trường bao gổm 2 nội dung: nội dung thu và nội dung chi.
2.1.4. Công tác quản lý tài chính của Trường
Trên cơ sở đặc điểm kinh phí và tình hình sử dụng kinh phí sự nghiệp giáo dục và đào tạo, nhằm đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát, cấp phát và sử dụng kinh phí chặt chẽ và có hiệu quả. Hằng năm nhà trường đều tiến hành hội nghị viên chức để tiến hành xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường.
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÊN GIANG
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Kế hoạch tài chính của trường có chức năng nhiệm vụ trong công tác tham mưu về lĩnh vực tài chính của đơn vị, đảm bảo thực hiện các chức năng nhiệm vụ về tài chính trong đơn vị.
2.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để tiến hành ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán, là phương tiện để phản ánh và kiểm tra các nghiệp vụ. Nhà trường đã xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ, sử dụng theo đúng qui định của kế toán hiện hành . Trong quá trình hoạt động trường đã cải biến, bổ sung các chứng từ cần thiết để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh phục vụ yêu cầu cung cấp thông tin.
2.2.3. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trường Đại học Kiên Giang được xếp vào loại hình đơn vị sự nghiệp có thu. Do đó về cơ bản phải áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Căn cứ vào đặc điểm cụ thể hoạt động của trường mà nhà trường đã xác định số lượng tài khoản cần sử dụng, bao gồm các tài khoản cấp 1, cấp 2… và các tài khoản chi tiết cần thiết của các tài khoản đó, để xác định hệ thống tài khoản riêng của trường. Hệ thống tài khoản của trường đã đảm bảo tuân thủ các tài khoản cấp 1, cấp 2… không mâu thuẫn với chế độ kế toán Nhà nước ban hành, phù hợp với hoạt động của trường.
2.2.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay nhà trường sử dụng phần mềm kế thiết kế hình thức chứng từ ghi sổ.
Sổ kế toán thường dùng để ghi chép toàn bộ nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh tại nhà trườngtheo nội dung kinh tế và tình trạng thời gian. Hệ thống sổ sách được xây dựng theo kỳ kế toán năm.
2.2.5. Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hiện nay, Trường Đại học Kiên Giang lập các báo cáo tài chính theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Qua khảo sát thực tế tại trường các báo cáo chủ yếu gồm:
– Bảng cân đối tài khoản
– Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
– Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
– Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu
– Thuyết minh báo cáo tài chính
– Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
– Bảng đối chiếu dự toán kinh phí Ngân sách tại Kho bạc Nhà nước
– Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang.
Ngoài ra,trường còn báo cáo nội bộ định kỳ và bất thường để phục vụ nhu cầu kiểm tra, thanh tra của các đơn vị chủ quản như:
– Báo cáo kiểm kê TSCĐ, vật tư, CCDC, vật tư tài sản cuối năm.
– Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí các nguồn kinh phí trong năm.
– Báo cáo công khai tình hình tài chính năm.
2.2.6. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Nhà trường không tổ chức bộ phận kiểm tra kế toán riêng mà do các nhân viên kế toán tự kiểm tra trước khi ghi sổ. Kế toán trưởng đảm nhiệm kiểm tra chung, định kỳ trước khi lập báo cáo tài chính. Nhà trường đã thực hiện tốt công tác kiểm tra chứng từ để phát hiện những chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÊN GIANG
2.3.1. Những kết quả đạt được
Thứ nhất: Nhà trường đã xây dựng hệ thống biểu mẫu chứng từ tương đối đầy đủ, sử dụng theo đúng qui định của chế độ kế toán hiện hành. .
Thứ hai, Trường đã từng bước nghiên cứu và xác định các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết phù hợp với điều kiện, đặc điểm và yêu cầu quản lý của nhà trường.
Thứ ba, Trường đã vận dụng qui định về hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị theo hình thức chứng từ ghi sổ, được ghi nhận vào máy vi tính nên có thể in vào bất kỳ thơi điểm nào và có hình thức đẹp không tẩy xóa.
Thứ tư, Nhà trường đã lập đầy đủ các báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách theo qui định của kế toán hiện hành.
Thứ năm, Trường đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán.
Thứ sáu, Bộ máy kế toán tại Trường được tổ chức theo mô hình tập trung là phù hợp với bộ máy quản lý, góp phần thực hiện tốt chức năng của đơn vị.
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
– Về tổ chức bộ máy kế toán
Việc tổ chức bộ máy kế toán do hạn chế về số lượng đội ngũ nhân viên kế toán nên việc tổ chức các phần hành trong bộ máy chưa hợp lý, khoa học.
– Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chưa thống nhất sử dụng biểu mẫu chứng từ theo qui định và nội dung thể hiện trên chứng từ chưa thật bao quát nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
– Về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán chỉ bao gồm các báo cáo tài chính và quyết toán ngân sách nên mang tính pháp lệnh, tuân thủ cao.Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu quả cung cấp thông tin về tình hình hoạt động và tài chính của nhà trường.
– Về tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Trong khâu tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán, công tác kiểm tra chứng từ còn chậm, chưa có sự phân công hợp lý dẫn đến thông tin thu nhận và xử lý còn chậm, ảnh hưởng đến thời hạn lập báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu chưa được thực hiện thường xuyên, liên tục nà chủ yếu tập chung vào các kỳ quyết toán.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG
ĐẠI HỌC KIÊN GIANG
3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRƯỜNG
3.1.1. Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường
Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán góp phần khắc phục về cơ bản những tồn tại trong hạch toán ở các đơn vị , nhằm nâng cao hiệu quả của thông tin kế toán đối với các hoạt động của đơn vị cũng như cũng như hoạt động quản lý của các cơ quan các cấp trên. Mặt khác nó còn tăng cường tính pháp lý, tính thống nhất của chế độ kế toán, nâng cao tính kiểm tra, giám sát của Nhà nước đối với hoạt động của đơn vị, quản lý chặt chẽ, đảm bảo các khoản thu, chi của Nhà nước đều phải đúng theo các quy định , kịp thời, chính xác. Từ đó sẽ giúp tăng thu, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và hiệu qur của việc sử dụng NSNN, mở rộng và tăng nhanh khả năng tạo vốn trong nội bộ cũng như thu hút được nhiều vốn từ các đợn vị, tổ chức hợp tác bên ngoài.
3.1.2. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường
Thứ nhất, hoàn thiện vừa phải đảm bảo phù hợp với chế độ, chính sách để tiếp cận với các chuẩn mực kế toán quốc tế, vừa phải tuân thủ, tôn trọng các nội dung của pháp luật đã quy định về kế toán Việt Nam.
Thứ hai, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp hạch toán, thống nhất về mục lục ngân sách và niên độ kế toán.
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán: Tuyệt đối phải tuân thủ các quy định của nhà nước về sổ kế toán: mở sổ, ghi chép, sửa chữa sai sót, khóa sổ, lưu trữ bảo quản sổ kế toán, xử lý vi phạm.
Thứ tư, hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán: Báo cáo tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng bên trong và bên ngoài nhà trường.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG
3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Nhà nước ban hành.
Đối với khâu lập chứng từ: Hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán tại Nhà trường: cần có các quy định cụ thể về các yếu tố của chứng từ, đặc biệt yếu tố về chữ ký của những người có thẩm quyền, trách nhiệm đối với hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, cách lập và quy trình lập chứng từ.
Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng trong Nhà trường có liên quan phải kiểm tra các loại chứng từ kế toán (bao gồm chứng bên trong và bên ngoài Nhà trường). Để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh kể cả thu, chi trong Nhà trường, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải được coi là khâu bắt buộc trong khâu lập và tiếp nhận chứng từ.
Trình từ kiểm tra chứng từ kế toán ở các đơn vị trong Nhà trường phải
được tiến hành như sau:
– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, phản ánh trên chứng từ;
– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;
– Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế.
Đối với khâu luân chuyển chứng từ: Nhà trường phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ tối ưu trong nội bộ đơn vị; để khắc phục hạn chế luân chuyển chứng từ chậm do cách biệt địa lý giữa trụ sở chính và chi nhánh Nhà trường,
Đối với khâu lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ:
Để đảm bảo việc lưu trữ chứng từ được thuận tiện cho bộ phận kế toán, Nhà trường nên bố trí một kho lưu trữ rộng hơn, có điều kiện bảo quản chứng từ tốt hơn, để bảo quản lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của Nhà nước.
3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán là tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Như đã trình bày trong phần thực trạng vận dụng hệ thống tài khoản tại các nhà trường vẫn còn một số tồn tại cần hoàn thiện cụ thể:
– Đối với một số khoản thu của các trường như thu dịch vụ giữ xe, dịch vụ cho thuê căn tin, học phí của các loại hình đào tạo như:, anh văn và tin học trình độ B, các lớp liên kết ngắn hạn… Đây là những hoạt động kinh doanh lấy lãi do vậy nhà trường đã hạch toán vào TK 531 “Thu hoạt động sản xuất kinh doanh” đã đúng chế độ kế toán quy định.Tuy nhiên chúng ta cần mở thêm các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho quản lý.
– Về hạch toán tài sản cố định
Cuối kỳ kế toán, Nhà trường cần thành lập hội đồng kiểm kê tài sản, thực hiện kiểm kê tài sản cố định và lập biên bản kiểm kê theo quy định
– Về hạch toán các khoản chi
Đối với các khoản chi khác dùng nguồn kinh phí của Nhà trường, đề nghị Trường nên lập kế hoạch, dự toán cũng như định mức chi tiêu để kiểm soát các khoản chi này.
Đề nghị Trường theo dõi và hạch toán chính xác các tiểu mục, tránh phản ánh không chính xác các khoản chi trên báo cáo tài chính.
Nhà trường nên phân loại các khoản chi theo nội dung chi như chi công tác phí, tiếp khách,.. do các tiểu mục này đã được xây dựng riêng. Các khoản chi phí tiếp khách, liên hoan chào mừng,…cần có dự toán được duyệt.
Các khoản chi cho Bộ phận tạp vụ và kinh phí họp cần bổ sung trong quy chế chi tiêu nội bộ để quy định mức chi, thủ tục chi cụ thể.
3.2.3. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay nhà trường đang áp dụng hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ được thực hiện qua phần mềm kế toán trên máy vi tính. Theo đó hệ thống sổ kế toán tại các trường được lập ra gồm có 2 loại chính là: Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Hiện nay, Nhà trường đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ, sử dụng phần mềm kế toán MISA, nên hệ thống số sách kế toán đều đáp ứng yêu cầu theo chế độ kế toán hiện hành, giảm nhẹ khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, dễ sửa chữa các sai xót.
3.2.4. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Trên thực tế hiện nay nhà trường chỉ mới tập trung cho việc lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của đơn vị chủ quản mà chưa xây dựng phương pháp, hệ thống báo cáo phân tích các thông tin phục vụ cho công tác kế toán quản trị tại đơn vị mình. Vì vậy trong thời gian tới nhà trường cần phải xây dựng cho đơn vị mình hệ thống báo cáo quản trị để cung cấp các thông tin kế toán quản trị hữu ích, hệ thống báo cáo đó cần phải đáp ứng các yêu cầu:
+ Mẫu biểu được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động của trường, các chỉ tiêu tính toán phải thống nhất về chỉ tiêu và phương pháp.
+ Kết cấu, số lượng các báo cáo cần phải được chuẩn hoá và bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế từng thời điểm, Quy định thời gian lập báo cáo. Ví dụ như một số báo cáo quản trị sau:
* Báo cáo đánh giá tình hình sử dụng các nguồn thu sự nghiệp.
* Báo cáo tình hình sử dụng vật tư trang thiết bị hàng năm.
* Báo cáo phân tích tình hình sử dụng kinh phí trong năm
* Báo cáo tình hình vượt giờ giảng…
3.2.5. Hoàn thiện về tổ chức hoạt động kiểm tra kế toán
Để thực hiện tốt và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra nội bộ Trường cần thực hiện tốt những nội dung sau:
– Xác định rõ mục đích, nhiệm vụ của công tác kiểm tra kế toán. Phải xây dựng kế hoạch kiểm tra cụ thể rõ ràng và đưa ra ngay từ đầu năm đồng thời phổ biến cho toàn bộ, cán bộ viên chức của đơn vị được biết.
– Phải lựa chọn hình thức kiểm tra phù hợp tự vận dụng hình thức kiểm tra như tự kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch, tự kiểm tra thường xuyên trong các hoạt động hoặc kiểm tra đột xuất…
– Cần xem xét sửa đổi bổ sung quy chế thu chi nội bộ cho phù hợp với hoạt động đào tạo theo nhiệm vụ chính trị được giao cũng như hoạt động dịch vụ đào tạo của Trường.
– Cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ để đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đầy đủ, kịp thời.Tăng cường hơn nữa công tác tự kiểm tra nội bộ.
– Nhà trường nên thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ riêng, độc lập với nhân viên phòng kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, hiểu biết sâu về đặc điểm hoạt động của các đơn vị mình thì việc tiến hành kiểm tra công tác kế toán được độc lập và chất lượng sẽ cao hơn.
3.3. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIÊN GIANG
3.3.1. Về phía Trường Đại học Kiên Giang
Nhà trường cần hoàn chỉnh hơn nữa quy chế chi tiêu nội bộ, đồng thời thực hiện các biện pháp tiết kiệm trong việc sử dụng nhân sự và kinh phí quản lý hành chính. Rà soát các chế độ, định mức chi tiêu trong đơn vị, sửa đổi các định mức không phù hợp và ban hành các định mức chưa quy định hoặc đã quy định nhưng chưa cụ thể kết hợp hoàn chỉnh quy chế chi tiêu nội bộ.
– Hoàn thiện quy chế quản lý tài chính của trường cho phù hợp với cơ chế mới. Tăng cường năng lực quản lý tài chính cho đội ngũ cán bộ quản lý, tăng cường hoàn thiện phân cấp quản lý tài chính cho từng đơn vị bộ phận trực thuộc.
– Bên cạnh đó, Nhà trường cần dành một khoản ngân sách hợp lý cho việc đầu tư vào đội ngũ kế toán viên và hệ thống phần cứng, phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu công việc. Nhà trường nên đầu tư phần mềm kế toán và đầu tư cho đội ngũ kế toán viên nâng cao trình độ qua các khóa đào tạo ngắn hạn hay tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi học nâng cao. Từ đó làm tăng năng suất lao động của kế toán tổ chức công tác kế toán ngày càng được nângcao.Ngoài ra, kiểm soát nội bộ nên được Nhà trường đầu tư hơn nữa nhằm đảm bảo các quy trình trong kế toán được thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật, của chuẩn mực và chế độ tài chính kế toán của Nhà nước, nâng cao hiệu quả công tác tự kiểm tra tài chính kế toán
3.3.2. Về phía cơ quan quản lý Nhà nước
Thứ nhất, Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán góp phần tạo môi trường pháp lý lành mạnh và hỗ trợ cho việc quản lý, kiểm tra, giám sát của Nhà nước về hoạt động kế toán.
Thứ hai, Trong điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ tài chính, Nhà nước cần hoàn thiện và đổi mới hệ thống định mức tiêu chuẩn; xây dựng được các định mức chi phí hợp lý, phù hợp với điều kiện phát triển đất nước cũng như tạo điều kiện người học đi học nghề góp phần đẩy mạnh công tác phân luồng trong giáo dục.
Thứ ba, tăng cường nguồn kinh phí đầu tư cho các trường Đại học được phân cấp. Tăng cường đầu tư vốn xây dựng cơ sở vật chất và thiết bị đồ dùng dạy học hiện đại để đáp ứng theo yêu cầu đổi mới giáo dục một cách toàn diện.
Thứ tư, Tăng cường công tác kiểm tra của các cơ qaun quản lý tài chính. Hằng năm phải có sự kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ kế toán và công tác tài chính của đơn vị. Để có những biện pháp xử lý kịp thời, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật. Các đơn vị cần chú trọng hơn nữa về việc tự kiểm tra nội bộ công tác kế toán của trường để đảm bảo tình hình thực hiện công tác tài chính của đơn vị được tốt hơn.
Thứ năm, Cơ quan quản lý tài chính cấp trên ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể cho các Trường Đại học cùng cấp về các quy định trong quản lý tài chính dưới cấp quản lý, hướng dẫn chi tiết về các chế độ chính sách, chế độ đặc thù của từng đơn vị và các tiêu chuẩn, định mức do Nhà nước ban hành.
KẾT LUẬN
Công tác tổ chức kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính. Một trong các biện pháp nhằm góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả đầu tư, tạo nguồn thu, tiết kiệm chi cho trường đã được đề cập trong luận văn. Trong điều kiện kinh tế thị trường ngày càng phát triển, cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế ngành giáo dục và đào tạo đã và đang đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức. Với nguồn lực tài chính có hạn, các cơ sở giáo dục ngoài công lập muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi phải biết khai thác, quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chinhs sao cho thật hiểu quả.
Bằng các phương pháp khách nhau, luận văn “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang” đã nghiên cứu và rút ra những kết luận cơ bản sau:
Thứ nhất: Luận văn đã giới thiệu vấn đề nghiên cứu, phân tích, hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý thuyết về tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu.
Thứ hai: Thông qua việc khảo sát thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kiên Giang, luận văn đã phân tích những ưu điểm, những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trong tổ chức công tác kế toán của Nhà trường, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống công tác kế toán tại Nhà trường.
Thứ ba: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, luận văn đã đề xuất những nội dung hoàn thiện về tổ chức công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và trung thực cho các nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định.
Thứ tư: Để thực hiện được các giải pháp đưa ra, luận văn đã đề xuất những điều kiện cơ bản thuộc về các cơ quan quản lý nhà nước nói chung và Trường Đại học Kiên Giang nói riêng. Đó cũng là những kiến nghị để thực hiện các giải pháp.
Luận văn nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu, mục đích nghiên cứu đặt ra. Tuy nhiên, do tính chất phong phú, đa dạng của thực tiễn công tác kế toán và sự vận động phát triển hàng ngày của các hoạt động thực tiễn cho nên vấn đề tổ chức công tác kế toán cần được nghiên cứu thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế trong giai đoạn mới.
Trong quá trình nghiên cứu tác giả còn gặp rất nhiều khó khăn cả về mặt lý luận và thực tiễn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Tác giả luận văn rất mong nhận được ý kiến đóng góp, góp ý của các thầy, cô giáo, các nhà khoa học và các đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Luận văn được hoàn thiện với sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo nhà trường và Phòng Kế hoạch – Tài chính của Trường Đại Kiên Giang, đặc biệt là sự chỉ dẫn hết sức tận tình của TS.Nguyễn Phi Sơn, đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn này.
Xin trân trọng cảm ơn./.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN 10 NGUOI – KIEN GIANG\3. LY BICH TUYEN(R)
