Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Trung tâm Dịch vụ Total Việt Nam
1. Tính cấp thiết của đề tài
Chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ đều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoàn thành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bán được theo nhiều hình thức khác nhau. Chính vì vậy, việc kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền một cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế được các sai phạm, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, trung thực nhằm đạt được các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra.
Công ty TNHH Trung tâm Dịch vụ Total Việt Nam là công ty liên doanh, hình thành với mục tiêu là kinh doanh buôn bán xăng dầu, dầu nhờn Total theo cơ chế mua bán tại thị trường trong nước (hình thức đại lý) để bán lẻ. Bán hàng và thu tiền là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến sự tồn tại của công ty. Việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý là một yêu cầu mang tính cấp thiết.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, tôi đã nghiên cứu và chọn đề tài luận văn thạc sĩ của mình với tiêu đề: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Trung tâm Dịch vụ Total Việt Nam”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản, hệ thống hoá lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền và đặc điểm của các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ đối với công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền.
Trên cơ sở đó, luận văn nghiên cứu mô tả, phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Trung tâm dịch vụ Total Việt Nam trong điều kiện kinh doanh hiện tại của công ty.
Trên cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ của ngành thương mại dịch vụ và thực tiễn nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Trung tâm dịch vụ Total Việt Nam, tác giả đưa ra mục đích cần thiết và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ trong toàn đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty, bao gồm việc tiêu thụ xăng, dầu, nhớt bán buôn và bán lẻ.
– Phạm vi nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Trung tâm dịch vụ Total Việt Nam. Trong đó tập trung chủ yếu vào hoạt động bán buôn và một phần của hoạt động bán lẻ tại công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
Kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn. Trên cơ sở đó sử dụng các phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, đối chiếu, chứng minh, so sánh giữa lý luận và thực tiễn công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Trung tâm dịch vụ Total Việt Nam.
5. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Trung tâm Dịch vụ Total Việt Nam.
Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Trung tâm Dịch vụ Total Việt Nam.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về hệ thống KSNB đã nhắc đến các định nghĩa khác nhau về hệ thống này:
- Theo chuẩn mực Kiểm toán ISA 400: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. [4, trang 5]
- Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả
+ Đảm bảo sự tin cậy và trung thực của thông tin
+ Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý
+ Đảm bảo hiệu quả các hoạt động và hiệu năng quản lý [5, trang 16]
Có thể đúc kết lại: KSNB là hệ thống các chính sách, thủ tục, biện pháp kiểm soát đặc thù do ban lãnh đạo đơn vị thiết lập nên nhằm kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động của đơn vị phục vụ cho nhu cầu quản lý, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý, phát hiện kịp thời các rắc rối trong kinh doanh… một cách hiệu quả nhất.
1.1.3. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý
1.1.4. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
1.1.4.5. Giám sát
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1.1. Khái niệm chu trình bán hàng – thu tiền:
1.2.1.2. Bản chất của chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1.3. Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.2.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng
+ Doanh thu ghi sổ là có thật dựa trên những minh chứng hợp lý (Tính có thật)
+ Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn (Sự phê chuẩn)
+ Các nghiệp vụ bán hàng hiện hữu đều được ghi sổ đầy đủ (Tính đầy đủ)
+ Doanh thu đã được tính toán đúng và phản ánh chính xác (Sự đánh giá)
+ Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn (Sự phân loại)
+ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh (gần với ngày xảy ra nghiệp vụ) (Tính đúng kỳ)
+ Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng (Quá trình chuyển sổ và cộng sổ chính xác)
1.2.2.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền
+ Các khoản tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận (Tính có thật)
+ Các khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn (Sự phê chuẩn)
+ Số tiền thu được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền (Tính đầy đủ)
+ Các khoản tiền thu được gửi vào tài khoản ngân hàng và ghi sổ theo số tiền nhận được (Sự đánh giá)
+ Các khoản tiền thu được đều được phân loại đúng đắn (Sự phân loại)
+ Các khoản tiền thu được đều được ghi đúng thời gian (Tính đúng kỳ)
+ Các khoản tiền thu được ghi chép, tổng hợp chính xác và cộng dồn đúng (Chuyển sổ và tổng hợp)
1.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.3.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
1.2.3.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
1.2.3.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
1.2.4. Những rủi ro chủ yếu thường xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.5. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.5.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng
a. Tính hợp lý của doanh thu ghi sổ
+ Các nghiệp vụ ghi sổ đều dựa trên các hóa đơn, chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng đã được phê chuẩn.
+ Hóa đơn phải được đánh số thứ tự trước và được theo dõi, ghi chép đúng đắn.
+ Các bảng cân đối bán hàng – thu tiền được gửi hằng tháng cho khách hàng và việc tiếp nhận ý kiến người mua được thực hiện độc lập với kế toán phụ trách.
b. Các nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
– Xét duyệt bán chịu trước khi gửi hàng
– Chuẩn y việc gửi hàng
– Phê duyệt giá bán và phương thức bán hàng, phương thức vận chuyển và các khoản chiết khấu
c. Các nghịêp vụ bán hàng được ghi sổ đầy đủ
– Thực hiện việc đánh số trước đối với những tài liệu và hoá đơn bán hàng, ghi lại tất cả những số liệu này
– Ghi chép ngay tất cả các nghiệp vụ vào hệ thống máy tính và gán mã duy nhất cho nghiệp vụ bằng các ứng dụng của máy tính
– Đối chiếu số liệu từ hoá đơn vận chuyển với hoá đơn bán hàng, các sổ sách kế toán có liên quan
d. Doanh thu bán hàng ghi sổ được đánh giá đúng
Các nghiệp vụ bán hàng thường được phê chuẩn về giá và được liệt kê trong file máy tính, được truy cập bởi người đại diện bán hàng.
e. Doanh thu bán hàng được phân loại đúng đắn
– Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ, chi tiết cho các nghiệp vụ
– Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tài khoản
f. Doanh thu bán hàng được ghi sổ đúng lúc
– So sánh ngày trên các hóa đơn vận chuyển với ngày trên bản sao hóa đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổ khác có liên quan.
– Đối chiếu chứng từ phát sinh với sổ sách kế toán khi cập nhật dữ liệu
g. Các nghiệp vụ bán hàng được ghi chép, tổng hợp và cộng dồn đúng
– Cách ly trách nhiệm ghi sổ nhật ký bán hàng và ghi sổ các khoản phải thu
– Gửi đều đặn các báo cáo hàng tháng cho khách hàng
1.2.5.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền
a. Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận
– Cần cách ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách
– Phân công công việc đối chiếu với ngân hàng độc lập với kế toán ngân hàng
b. Các khoản chiết khấu được xét duyệt đúng đắn
– Chính sách về chiết khấu phải thực sự tồn tại trong công ty
– Các khoản chiết khấu phải được các cấp có thẩm quyền phê chuẩn và phù hợp với chính sách của công ty
c. Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào Sổ quỹ và Nhật ký thu tiền mặt
– Cách ly trách nhiệm giữa nhân viên thu tiền và kế toán tiền
– Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ nhận báo cáo kịp thời
– Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền
– Lập và gửi đều đặn bảng cân đối bán hàng – thu tiền cho khách hàng
– Kiểm tra nội bộ việc thu tiền: Đối chiếu giấy báo nhận tiền, bảng kê, giấy báo của ngân hàng với sổ sách tương ứng
d. Các khoản thu tiền đã ghi sổ được đem gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được
– Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ và đối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trên các chứng từ bán hàng
– Đối chiếu độc lập, đều đặn sổ phụ với tài khoản ngân hàng
– Kiểm tra nội bộ việc định giá, các phép tính
e. Các khoản thu tiền được phân loại đúng
– Sử dụng sơ đồ tài khoản đầy đủ
– Kiểm tra các chứng từ chứng minh các khoản thu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tài khoản
f. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng thời gian
– Các nghiệp vụ thu tiền phải được quy định ghi sổ hàng ngày khi có chứng từ chứng minh
– Cử nhân viên độc lập kiểm soát việc ghi sổ và thu tiền
g. Các khoản thu tiền mặt được ghi sổ đúng đắn và được tổng hợp chính xác
– Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổ phụ các khoản phải thu và sổ quỹ
– Gửi đều đặn các khoản cân đối thu tiền cho khách hàng
– Đối chiếu các bút toán ở sổ quỹ với nhật ký thu tiền và sổ phụ
1.2.5.3. Đặc điểm của chu trình bán hàng thu tiền trong lĩnh vực bán lẻ
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM DỊCH VỤ TOTAL VIỆT NAM
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM DỊCH VỤ TOTAL VIỆT NAM
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1.1. Quá trình hình thành công ty
2.1.1.2. Quá trình phát triển
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
2.1.2.1. Chức năng
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Kinh doanh xăng, dầu, nhớt; sử dụng vốn có hiệu quả nhằm hoàn thành các mục tiêu góp phần thực hiện các chỉ tiêu kinh tế xã hội
2.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty
2.1.3.1. Môi trường kiểm soát
- Đặc thù về quản lý
- Cơ cấu tổ chức
- Chính sách nhân sự
- Công tác lập kế hoạch
- Các nhân tố bên ngoài
a. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
b. Tổ chức chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán của công ty
* Hệ thống chứng từ kế toán
* Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
* Hệ thống báo cáo kế toán
2.1.3.3. Các thủ tục kiểm soát chung tại công ty
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÁNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM DỊCH VỤ TOTAL VIỆT NAM
2.2.1. Đặc điểm về tình hình tiêu thụ và tổ chức mạng lưới kinh doanh của công ty ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ
2.2.1.1 Các mặt hàng kinh doanh của công ty
Các mặt hàng mà công ty đang kinh doanh, chủ yếu là: Xăng, dầu; Vận chuyển; Nhớt Total; Thiết bị;… Ngoài các thiết bị mới, công ty còn cung cấp các thiết bị đã qua sử dụng
2.2.1.2. Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh
– Hiện nay thị trường kinh doanh của Công ty TNHH Trung tâm Dịch vụ Total Việt Nam tương đối rộng. Ngoài văn phòng công ty đặt tại 172 Nguyễn Chí Thanh, Quận Hải Châu, Đà Nẵng, công ty còn có 2 trung tâm dịch vụ nằm ở địa bàn thành phố Đà Nẵng và 1 chi nhánh công ty tại Quảng Nam (để kinh doanh bán lẻ xăng dầu và nhớt)
– Tại khu vực miền Trung, công ty là nhà phân phối chiến lược dầu nhớt TOTAL Việt Nam.
2.2.1.3. Các phương pháp bán hàng tại công ty
– Bán hàng thông qua hệ thống tại các cửa hàng bán lẻ
– Bán hàng theo phương thức bán buôn, tập trung cho bán buôn dầu nhớt TOTAL tại khu vực miền Trung. Công ty là 1 trong 6 nhà phân phối chiến lược của TOTAL về dầu nhớt, đảm nhận 9 tỉnh miền trung từ Quảng Bình đến Phú Yên.
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
2.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
2.2.2.2. Sự phân công trách nhiệm
2.2.2.3. Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
2.2.2.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
a. Đối với nghiệp vụ bán hàng:
* Hình thức bán buôn (áp dụng cho mặt hàng chính như xăng, dầu, nhớt Total, … các loại):
Bán hàng theo hình thức bán buôn được thực hiện qua trình tự như sau: Khách hàng yêu cầu mua hàng; lập Hợp đồng mua bán và các chứng từ liên quan; chuyển giao hàng hóa cho khách hàng; ghi sổ; theo dõi công nợ và xử lý các khoản giảm trừ doanh thu.
* Hình thức bán lẻ:
Công ty thực hiện việc bán lẻ trực tiếp cho khách hàng thông qua hệ thống các cửa hàng. Hiện nay công ty có một hệ thống các cửa hàng nằm rải rác trong khu vực thành phố và các tỉnh lân cận như Quảng Nam.
b. Đối với nghiệp vụ thu tiền
* Thu tiền từ bán buôn:
– Đối với nghiệp vụ thu tiền ngay:
+ Trường hợp khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mà người nộp tiền mang đến (nếu là những khách hàng mua hàng với số lượng lớn tại công ty thì sẽ căn cứ vào Hóa đơn GTGT mà họ đem đến, nếu là nhân viên các cửa hàng thì không cần căn cứ vào bất kỳ chứng từ nào cả) để lập phiếu thu.
Công ty sử dụng mẫu phiếu thu theo quy định của Bộ tài chính. Phiếu thu được đánh số thứ tự trước vì phiếu thu chỉ được in ra khi thu tiền. Trên phiếu thu ghi đầy đủ các mục quy định và có đầy đủ chữ ký xác nhận của giám đốc, kế toán trưởng (phó phòng kế toán) và kế toán tiền mặt (người lập). Sau khi phiếu thu được ký duyệt thì thủ quỹ thu tiền và xác nhận vào phiếu thu.
Cuối ngày, thủ quỹ và kế toán tiền mặt tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ quỹ và trên báo cáo thu chi, nếu có sai sót sẽ tiến hành điều chỉnh kịp thời.
+ Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng:
Đến hạn thanh toán, khách hàng chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của công ty, sau đó ngân hàng sẽ lập Giấy báo Có và các chứng từ liên quan chuyển đến công ty. Kế toán ngân hàng, kế toán công nợ căn cứ vào giấy báo Có để nhập vào máy, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết tiền gửi, sổ chi tiết phải thu khách hàng. Kế toán tổng hợp sẽ cập nhật vào chứng từ ghi sổ và sổ Cái tài khoản 112, tài khoản 131 (mẫu sổ chi tiết tài khoản 112 và sổ Cái tương tự mẫu sổ tài khoản 111).
* Thu tiền từ bán lẻ:
Khi bán lẻ xăng dầu tại các cửa hàng, nhân viên bán hàng sẽ trực tiếp bán và thu tiền của khách. Số lượng xăng dầu bán ra đã được hệ thống máy theo dõi và cửa hàng trưởng quản lý. Trên cơ sở đó tính ra số tiền bán thu về trong ngày và nộp về cho kế toán cửa hàng. Kế toán cửa hàng căn cứ vào số tiền thu được để lập bảng cân đối hàng hóa và bảng tổng hợp doanh thu như đã trình bày trên.
2.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM DỊCH VỤ TOTAL VIỆT NAM
2.3.1. Những kết quả đạt được trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
2.3.2. Những tồn tại hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
– Hiện nay, tại công ty tuy đã có sự tách biệt giữa các chức năng: Xử lý nghiệp vụ – ghi chép sổ sách – bảo quản tài sản, nhưng sự kiểm tra độc lập tương đối chưa được đảm bảo thực hiện
– Công ty cũng đã quan tâm đến công tác lập kế hoạch song cũng chưa thật hiệu quả. Đối với chu trình bán hàng – thu tiền, công tác lập kế hoạch tiêu thụ cũng chưa được quan tâm đúng mức. Trong khi đó, kế hoạch tiêu thụ nếu được lập nghiêm túc sẽ trở thành một biện pháp kiểm soát hữu hiệu về doanh thu, số lượng hàng bán ra,…
2.3.2.2 Tổ chức công tác kế toán
Hiện nay, tại công ty nhân viên kế toán chỉ nhập số liệu từ chứng từ gốc ban đầu vào máy, ghi chép vào các loại sổ sách chủ yếu là do phần mềm máy tính đảm nhận. Do đó, việc nhập dữ liệu và xử lý dữ liệu trên máy tính vẫn có nhiều chỗ hở để kẻ gian có thể tận dụng:
– Không có một tài khoản sử dụng và một mật khẩu riêng để chống tình trạng các dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chép. Các tập tin hoặc bản ghi không được lập bản sao dự phòng dễ dẫn đến rủi ro khi các tập tin dữ liệu, tài liệu hoặc phần mềm của công ty bị hư hỏng, hoặc do hành động phá hoại, đánh cắp…
– Công ty không có mẫu đơn đặt hàng thống nhất, do đó gây khó khăn cho phòng kinh doanh trong việc kiểm tra và xét duyệt đơn đặt hàng.
– Hóa đơn được lập nhưng không có người độc lập kiểm tra dễ xảy ra các rủi ro.
– Công ty thường bán chịu cho những khách hàng quen biết là chủ yếu. Nhưng phòng kinh doanh lại bỏ qua giai đoạn nhận và xét duyệt đơn đặt hàng đối với đối tượng khách quen này. Việc bỏ qua như vậy dễ gây rủi ro trong công nợ, cũng như chủ quan, nhầm lẫn hoặc bỏ soát đơn đặt hàng của khách.
2.3.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền
a. Hoạt động bán hàng
– Sự phân công công việc chưa thực sự rõ ràng giữa các bộ phận.
– Các báo cáo bán hàng đặc thù của các bộ phận còn hạn chế.
– Chưa thể hiện chặt chẽ việc kiểm tra, đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và sổ chi tiết công nợ.
– Công ty chỉ căn cứ vào uy tín của khách hàng truyền thống để quyết định bán chịu, dễ xảy ra trường hợp nợ khó đòi khi khách hàng gặp khó khăn.
b. Hoạt động thu tiền
– Việc đối chiếu hàng ngày giữa kế toán tiền mặt và thủ quỹ diễn ra không thường xuyên, không có kiểm tra chặt chẽ.
– Việc đối chiếu giữa kế toán tiền gửi ngân hàng và ngân hàng không được thực hiện thường xuyên, nghiêm túc.
– Đối với công tác thu tiền từ bán lẻ: ở công ty, hàng ngày số lượng hàng bán ra nhiều nên việc thu tiền từ các cửa hàng không được diễn ra trong ngày mà phải đợi đến ngày hôm sau mới thu được tiền (đối với các cửa hàng ở gần). Như vậy việc thu tiền được thực hiện qua ngày hôm sau dễ dẫn đến tình trạng chiếm dụng tiền tạm thời.
– Hóa đơn do nhân viên bán hàng trực tiếp lập thể hiện tính không chuyên nghiệp trong nghiệp vụ và tính kiểm soát yếu.
– Vai trò của kế toán các cửa hàng bán lẻ còn hạn chế, chỉ dừng lại ở việc thu tiền và lập báo cáo.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM DỊCH VỤ TOTAL VIỆT NAM
3.1. QUAN ĐIỂM VỀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM DỊCH VỤ TOTAL VIỆT NAM
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM DỊCH VỤ TOTAL VIỆT NAM
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
– Ban hành các quy tắc, chính sách, quy định dưới dạng văn bản, phòng ngừa khả năng xảy ra xung đột quyền lợi giữa các nhân viên với công ty.
– Hiện nay, tại công ty tuy đã có sự tách biệt giữa các chức năng: Xử lý nghiệp vụ – ghi chép sổ sách – bảo quản tài sản, nhưng sự kiểm tra độc lập tương đối chưa được đảm bảo thực hiện.
– Xây dựng một hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, khen thưởng, trả lương, phụ cấp, đảm bảo tính công bằng để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính và có hiệu quả.
– Để có thể kiểm soát rủi ro về khả năng thu hồi nợ, công ty thành lập một bộ phận thẩm định tín dụng đối với khách hàng, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu cho khách hàng.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán bán hàng – thu tiền
3.2.2.1. Hoàn thiện về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
+ Bảo vệ hệ thống thông tin kế toán khỏi sự thâm nhập bất hợp pháp: (1) Sử dụng mật mã cho các tập tin. (2) Quy định một người có thể thực hiện hoạt động nào trong số các hoạt động được phép thực hiện khi truy cập. (3) Khóa bàn phím
+ Giám sát hoạt động truy cập vào hệ thống: Công ty có thể sử dụng Nhật kí truy cập, thường là một phần của một mô-đun hệ điều hành bảo mật để theo dõi, kiểm soát thời gian đăng nhập, mã của người truy cập, loại yêu cầu truy cập và dữ liệu truy cập.
+ Bảo vệ thiết bị máy tính khỏi những rủi ro dẫn đến hư hỏng và ngưng hoạt động: Phòng máy nên được xây dựng bằng các chất liệu chống cháy, chống thấm, chống ẩm và được lắp đặt đầy đủ các thiết bị an toàn như hệ thống phát hiện khói, còi báo lửa và các thiết bị chữa cháy. Để đảm bảo hoạt động liên tục của các thiết bị máy tính, trách những gián đoạn bất ngờ do mất điện, công ty cần sử dụng hệ thống điện dự phòng như các máy phát điện.
+ Sử dụng các kĩ thuật công nghệ để ngăn chặn những hành vi phá hoại hệ thống.
+ An ninh đối với việc lưu trữ dữ liệu kế toán: (1) Đối với các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD hay băng từ: cần dán nhãn, đặt tên đĩa, phân loại, sắp xếp theo thời gian và bảo quản ở những nơi an toàn, tránh để bị hư hỏng hay mất cắp. Sau một khoảng thời gian nhất định cần thực hiện việc thay thế các đĩa lưu trữ này (do tuổi thọ các đĩa là có giới hạn), đồng thời thực hiện việc hủy các đĩa lưu trữ không sử dụng nữa để ngăn ngừa việc lộ thông tin của công ty ra bên ngoài. (2) Đối với việc sao lưu dự phòng dữ liệu: Công ty cần đưa ra các quy định kiểm soát sao lưu dữ liệu trong đó nêu rõ phương pháp, thời gian sao lưu, quy trình thực hiện sao lưu, phục hồi, đồng thời phải xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong quá trình thực hiện sao lưu dữ liệu. Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu của công ty là theo lô hay theo thời gian thực mà công ty có các phương pháp sao lưu cho phù hợp.
+ An ninh đối với việc truyền dữ liệu: Phải mã hóa dữ liệu, thường xuyên thực hiện kiểm tra đường truyền, sử dụng các phần mềm ngăn chặn sự thâm nhập đường truyền dữ liệu của công ty.
+ Các kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất: Công ty cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục hồi dữ liệu bằng việc thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu. Cần cài đặt những phần mềm cho phép phục hồi nhanh nhất những dữ liệu đã mất.
3.2.2.2. Hoàn thiện công tác chứng từ và sổ sách kế toán liên quan
a. Về chứng từ: Công ty nên sử dụng lệnh xuất hàng trong tất cả các trường hợp bán hàng
Đối với hệ thống chứng từ như: Phiếu thu, hóa đơn GTGT công ty nên thực hiện việc đánh số thứ tự đầy đủ trước khi sử dụng.
b. Tổ chức sổ theo dõi nợ phải thu: Từ sổ này đưa số liệu vào Bảng phân tích tuổi nợ.
3.2.3. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền
3.2.3.1. Xác định mục tiêu kiểm soát:
– Doanh thu bán hàng là có thật và đạt được mức mong muốn theo dự toán tiêu thụ đã được lập ra.
– Tiền thu được từ bán hàng đảm bảo thu đủ, đúng như lịch dự kiến thu tiền đã được lập kèm theo dự toán tiêu thụ.
3.2.3.2. Kiểm tra đối chiếu
Đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, để kiểm tra, đối chiếu kết quả thực hiện về doanh thu và việc thu tiền, các bộ phận liên quan phải thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
3.2.3.3. So sánh kết quả thực tế với kế hoạch
Trong công tác kiểm soát chu trình bán hàng, vấn đề không thể thiếu đó là so sánh và nhận ra chênh lệch giữa doanh thu thực tế với kế hoạch, phân tích và tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự tác động đó.
Để so sánh kết quả thực hiện doanh thu bán hàng và thu tiền so với dự toán đã được lập, cần sử dụng phương pháp so sánh để phân tích sự chênh lệch.
3.2.3.4. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
a. Đối với hình thức bán buôn
– Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng dù là khách hàng cũ hay khách hàng mới thì công ty cũng nên sử dụng đơn đặt hàng. Sau khi xem xét yêu cầu của khách hàng và khả năng cung ứng của công ty, phòng kinh doanh sẽ chuyển lên cho giám đốc để thực hiện việc phê duyệt bán chịu.
– Bước 2: Việc ký kết hợp đồng mua bán phải do chính giám đốc ký duyệt, đặc biệt là những hợp đồng có giá trị lớn. Chỉ trong trường hợp đi vắng thì giám đốc mới ủy quyền cho phó giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh ký duyệt.
+ Phải xem xét kỹ hơn các điều khoản bán chịu trước khi xét duyệt Hợp đồng mua bán
– Bước 3: Phòng kinh doanh sau khi lập các chứng từ như lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng hóa phải có một bộ phận độc lập kiểm tra lại trước khi lưu hành.
– Bước 4: Phòng kinh doanh chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng. Thủ kho sẽ căn cứ vào lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho và xuất đúng số lượng, chủng loại đã ghi trên phiếu xuất. Nhân viên vận chuyển sẽ căn cứ vào Hóa đơn để nhận hàng từ thủ kho. Khi xuất hàng xong, căn cứ vào phiếu xuất kho này, thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và chuyển lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho cho kế toán hàng hóa làm căn cứ ghi sổ. Cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách được in ra.
+ Nếu bán hàng với số lượng lớn thì thay vì cuối tháng, thủ kho và kế toán hàng hóa sẽ tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách được in ra; thì động tác này có thể được tiến hành thường xuyên hơn.
+ Việc đối chiếu công nợ giữa khách hàng và và công ty cần được tiến hành thường xuyên hơn và công tác đôn đốc trả nợ phải được thực hiện theo kế hoạch để đảm bảo các khoản doanh thu.
– Bước 5: Kế toán các phần hành sẽ căn cứ vào Hóa đơn, phiếu xuất kho để tiến hành nhập vào máy tính.
b. Đối với hình thức bán lẻ
– Bước 1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng và công ty có khả năng cung ứng sẽ thực hiện việc trao đổi bán hàng.
– Bước 2: Khi khách hàng cần lấy Hóa đơn, kế toán cửa hàng phải tiến hành lập Hóa đơn GTGT cho khách.
– Bước 3: Hóa đơn có đầy đủ chữ ký của khách hàng, cửa hàng trưởng và người lập. Liên 2 của hóa đơn sẽ được giao cho khách hàng, 2 liên còn lại sẽ do kế toán của cửa hàng giữ làm căn cứ lập bảng cân đối hàng hóa và bảng tổng hợp doanh thu.
– Bước 4: Định kỳ hoặc thường xuyên hơn, kế toán cửa hàng phải gửi các báo cáo, bảng tổng hợp về phòng kế toán công ty. Kế toán hàng hóa tại công ty sẽ tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào máy.
3.2.3.5. Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình thu tiền
a. Thu tiền từ bán buôn
* Trường hợp khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt
+ Kế toán tiền mặt kiểm tra chứng từ người nộp tiền mang đến. Nếu chứng từ hợp lệ sẽ tiến hành lập phiếu thu.
+ Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu
+ Giám đốc ký duyệt phiếu thu
+ Thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ, báo cáo thu chi. Kế toán tiền mặt ghi vào sổ chi tiết tiền mặt, kế toán công nợ ghi giảm nợ phải thu khách hàng ở sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng.
+ Cuối ngày thủ quỹ và kế toán tiền mặt phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với nhau và kế toán công nợ cũng phải đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền mặt và sổ chi tiết công nợ.
* Trường hợp khách hàng thanh toán qua ngân hàng:
– Kế toán ngân hàng nhận được giấy báo có do ngân hàng gửi đến.
– Kế toán ngân hàng tiến hành kiểm tra giấy báo có và đối chiếu với các chứng từ có liên quan. Đúng thì sẽ vào sổ chi tiết tiền gửi, sai thì kế toán ngân hàng chuyển trả lại cho ngân hàng. Đồng thời kế toán công nợ phải thu vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho khách hàng.
– Do lượng tiền thu trong ngày nhiều nên cuối mỗi ngày kế toán ngân hàng phải đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và đối chiếu với sổ chi tiết công nợ để đề phòng sai sót có thể xảy ra.
b. Thu tiền từ bán lẻ
– Kế toán các cửa hàng cần thể hiện vai trò kiểm soát chặt chẽ và theo dõi sát sao lượng tiền từ các nhân viên bán hàng thu được. Yêu cầu nhân viên bán hàng bấm trở về vị trí số 0 mỗi khi có khách hàng mới đổ tiếp
– Cuối mỗi buổi sáng, buổi chiều, buổi tối kế toán các cửa hàng phải có báo cáo số lượng, cũng như lượng tiền thu được để tổng hợp vào cuối ngày, tránh tình trạng số liệu thống kê dồn vào cuối ngày, cuối tháng nhiều dễ dẫn đến sai sót và khả năng chiếm dụng tiền trong thời gian ngắn.
– Nếu lượng tiền thu về từ 3 đến 5 ngày lớn và địa điểm các cửa hàng xa công ty, kế toán cửa hàng phải gửi tiền về ngân hàng công ty
– Nên cần thiết thiết lập nhân viên bảo vệ tại các cửa hàng có đông khách, đảm bảo an toàn cho cửa hàng và bảo vệ tài sản của cửa hàng tốt hơn.
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống các kênh thông tin trong nội bộ với bên ngoài
+ Xây dựng Website để quảng bá hình ảnh và toàn bộ thông tin cần thiết của công ty trên đó.
+ Công khai trên báo, tạp chí, Website các thông tin trên báo cáo tài chính.
+ Quy định và công khai văn bản tóm lược các quy trình nghiệp vụ, các quy định đối với từng sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp, các hướng dẫn cho khách hàng,…
+ Tiếp thu những ý kiến đóng góp của khách hàng.
+ Lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp cho khách hàng.
Thành lập một bộ phận Công nghệ thông tin riêng lẻ, chủ yếu quản lý hệ thống mạng IT và phụ trách Website của công ty.
3.2.5. Hoàn thiện hệ thống đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền
– Mục tiêu của quy trình bán hàng:
+ Bán đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng; Bán đủ số lượng đã thoả thuận; Bán đủ số hàng đã cam kết;
+ Thu tiền đúng người, đúng lô hàng và thu đủ số tiền phải thu, kịp thời hạn phải thu;
+ Ghi nhận báo cáo đúng, đủ, ngắn gọn và kịp thời.
– Ước lượng rủi ro trong quy trình bán hàng
3.2.6. Hoàn thiện công tác kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền trong điều kiện xử lý thông tin bằng máy tính tại Công ty:
– Công đoạn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc do kế toán viên ở các phần hành kế toán cụ thể thực hiện.
– Công đoạn máy vi tính tự động kiểm tra các thông số mà kế toán viên khai báo khi cập nhập chứng từ vào từng phần hành cụ thế.
– Công đoạn kiểm tra lại các số liệu trên các sổ sách của kế toán tổng hợp, kế toán trưởng đơn vị trước khi duyệt.
– Công đoạn đối chiếu và kiểm tra thường ngày.
3.3. CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ XUẤT
KẾT LUẬN
Việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng là một yêu cầu hết sức cần thiết. Công tác kiểm soát nội bộ tốt sẽ giảm thiểu các gian lận có thể xảy ra, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao độ tin cậy của các thông tin tài chính, đem lại hiệu quả kinh doanh một cách tốt nhất.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền, đề tài đã đưa ra được một số giải pháp có cơ sở, thiết thực, hợp lý, góp phần hoàn thiện chu trình bán hàng – thu tiền đối với công ty TNHH Trung tâm dịch vụ Total Việt Nam. Về cơ bản, luận văn giải quyết được một số vấn đề có thể vận dụng hiệu quả tại công ty nói riêng cũng như đối với những doanh nghiệp hoạt động trong thương mại dịch vụ nói chung là:
Trước nhất, đưa ra hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ.
Tiếp theo, đề tài phản ánh thiết thực và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Trung tâm dịch vụ Total Việt Nam một cách toàn diện, qua đó đưa ra được những đánh giá về thực trạng công tác này tại đơn vị.
Cuối cùng, chỉ ra được sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH Trung tâm dịch vụ Total Việt Nam, đưa ra một số giải pháp nhằm quản lý chặt chẽ nghiệp vụ thu chi, giảm thiểu gian lận, sai sót và tăng sức cạnh tranh của đơn vị trong giai đoạn phát triển mới.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\NGUYEN THI DIEU LINH\SAU BAO VE
