Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh tỉnh Kiên Giang
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay, hệ thống ngân hàng có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế của các quốc gia, trong đó có Việt Nam. Nếu việc quản lý và kiểm soát của các NHTM Việt Nam không theo kịp được sự phát triển trong hoạt động thì nguy cơ rủi ro và tổn thất là rất cao. Khi rủi ro phát sinh đối với một ngân hàng, ngoài việc gây tổn thất nặng nề cho ngân hàng, ảnh hưởng đến đời sống của cán bộ, nó còn có khả năng và sức ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả nền kinh tế quốc gia.Để hoạt động của ngân hàng diễn ra được an toàn, hiệu quả và tránh được các rủi ro thì các NHTM phải luôn coi trọng việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quản trị điều hành.
Agribank Kiên Giang là chi nhánh cấp I trực thuộc Agribank được thành lập năm 1988. Trải qua quá trình hoạt động, chi nhánh đã dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Tại chi nhánh, HTKSNB cũng được chú trọng quan tâm, đã được triển khai thực hiện. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) vẫn bộc lộ những điểm chưa thực sự hoàn thiện.
Dựa trên những lý do đó tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh tỉnh Kiên Giang” làm đề tài nghiên cứu ở cấp độ thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hoàn thiện HTKSNB gắn với đơn vị nghiên cứu là Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam chi nhánh tỉnh Kiên Giang
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: lý luận và thực tiễn về HTKSNB với trường hợp nghiên cứu điển hình minh họa tại Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang (tổ chức ngân hàng).
Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang
+ Thời gian: dữ liệu thu thập năm 2015 đến năm 2017
+ Nội dung: HTKSNB được nghiên cứu qua 5 thành phần (nội dung) gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Thông tin và truyền thông; Hoạt động kiểm soát; Giám sát.
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính là chính. Ngoài ra tác giả còn sử dụng các phương pháp cụ thể như: phương pháp thống kê,so sánh, phân tích,..
Phương pháp thống kê: Dựa trên dữ liệu thu thập được tác giả sử dụng phương pháp thống kê số liệu theo từng năm.
Phương pháp so sánh: Dựa trên kết quả thống kê được tác giả sử dụng phương pháp so sánh để chỉ rõ sự biến động tăng giảm số liệu của các năm.
Phương pháp phân tích: Dựa trên dữ liệu thu thập, cả định tính và định lượng, tác giả tiến hành tổng hợp, so sánh, đánh giá, phân tích để làm rõ thực trạng HTKSNB tại Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang để qua đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB.
5. Kết cấu của luận văn
Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang
6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
- Khái quát chung về Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm hệ thống KSNB
Có rất nhiều quan điểm về hệ thống KSNB khác nhau do yêu cầu và góc độ nhìn nhận khác nhau. Tuy nhiên, quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất hiện nay thì hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước công việc do lãnh đạo đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị đạt kết quả. Hệ thống KSNB nhằm vào 3 vấn đề lớn, đó là: Tuân thủ luật pháp và quy định; Đảm bảo mục tiêu của hoạt động (hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý); Đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính.
1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
– Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
– Mục tiêu về sự tin cậy của BCTC
– Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định
1.1.3 Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của HTKSNB trong NHTM
Theo như Báo cáo Basel (1998), HTKSNB trong ngân hàng về cơ bản gồm các nguyên tắc sau:
– Giám sát điều hành và văn hoá kiểm soát;
– Nhận biết và đánh giá rủi ro;
– Hoạt động kiểm soát, phân công phân nhiệm;
– Thông tin truyền thông;
– Giám sát và sửa chữa sai phạm trọng yếu.
1.1.4 Đặc điểm chung của ngành ngân hàng ảnh hưởng đếnKSNB
Đặc điểm về hoạt động của NHTM luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro đòi hỏi NHTM luôn quan tâm và xây dựng HTKSNB đầy đủ, vững mạnh để ngăn chặn các hành vi gian lận, sai sót, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
KSNB được nghiên cứu và thiết kế trên 5 yếu tố
1.2.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt, thuận lợi sẽ là nền tảng cho hoạt động của HTKSNB hữu hiệu. Song không vì thế mà có thể hiểu môi trường kiểm soát tốt thì HTKSNB cũng tốt, môi trường kiểm soát tốt chỉ là một yếu tố cho HTKSNB tốt, đồng thời chi phối đến các nhân tố khác cấu thành nên HTKSNB.
1.2.2 Đánh giá rủi ro
Đơn vị cần thường xuyên xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, cần phải xác định phạm vi của rủi ro để kiểm soát được rủi ro, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả về tần suất xuất hiện, kịp thời xác định các biện pháp để kiểm soát giảm thiểu tác hại không mong muốn
1.2.3 Hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của Ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức
1.2.4. Thông tin và truyền thông
Đơn vị có thể thu thập thông tin từ bên ngoài hoặc bên trong, đảm bảo nguồn thông tin đầy đủ, chi tiết, kịp thời thích hợp với yêu cầu đề ra, kiểm tra và phát triển hệ thống thông tin trên cơ sở chiến lược, sau đó lập thành các bản báo cáo thích hợp trình lên các nhà quản lý để nhà quản lý điều hành và kiểm soát hoạt động
1.2.5 Giám sát
Giám sát là quá trình theo đuổi và đánh giá chất lượng việc thực hiện kiểm soát để đảm bảo nó được triển khai, được điều chỉnh khi môi trường thay đổi được cải thiện khi có khiếm khuyết
- Những vấn đề cần chú ý khi xây dựng HTKSNB
Khi xem xét xây dựng và phát triển một HTKSNB các nhà quản lý cần lưu ý một nguyên tắc cơ bản như sau: Nguyên tắc toàn diện, Nguyên tắc “4 mắt”, Nguyên tắc cân đối giữa Lợi ích – Chi phí, Nguyên tắc phân công phân nhiệm, Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này, tác giả đã hệ thống hóa và cụ thể hóa các vấn đề lý luận cơ bản về HTKSNB. Tác giả đi sâu và làm rõ vai trò, nội dung, nguyên tắc, quan điểm về HTKSNB. Tác giả đã trình bày được các đặc điểm của NHTM đồng thời nhấn mạnh sự ảnh hưởng từ đặc điểm của NHTM tới yêu cầu KSNB. Từ đó tác giả đưa ra được các đặc điểm, yêu cầu đối với HTKSNB trong các NHTM để hoàn thiện HTKSNB. Theo đó, nội dung chương này được coi là khung lý thuyết quan trọng để qua đó căn cứ vào kết quả tìm hiểu thực trạng HTKSNB mà nó sẽ được trình bày trong chương tiếp theo.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI AGRIBANK CHI NHÁNH TỈNH KIÊN GIANG
2.1 Khái quát về Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang là một chi nhánh cấp 1, trực thuộc Agribank. Được thành lập ngày 18/5/1988 theo Quyết định số 31/NH-QĐ của Tổng Giám đốc Agribank. Tính đến ngày 31/12/2017 Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang đã có mạng lưới và địa bàn hoạt động bao gồm: 27 điểm giao dịch trong tỉnh Kiên Giang, trong đó 17 chi nhánh loại II, 9 phòng giao dịch trực thuộc và Hội sở tỉnh.
2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh qua 3 năm
Qua bảng 2.1, 2.2 cũng thể hiện được tình hình huy động vốn và cho vay tại chi nhánh. Bên cạnh đó các hoạt động khác của chi nhánh như: mua bán, thanh toán ngoại tệ, thực hiện các dịch vụ ngân hàng cũng tăng trưởng mạnh cả về số món thực hiện cũng như tổng số tiền thanh toán qua ngân hàng
2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank chi nhánh Tỉnh Kiên Giang
2.2.1 Môi trường kiểm soát
Về cơ cấu tổ chức Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chi nhánh tỉnh Kiên Giang có 8 phòng chuyên môn nghiệp vụ.
Mọi hoạt động tại chi nhánh phải được thực hiện chặt chẽ, tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định của Agribank Việt Nam, được đặt lên hàng đầu và được thống nhất trong toàn chi nhánh.
Bên cạnh sự ảnh hưởng của môi trường bên trong , hoạt động của Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang còn thường xuyên chịu sự giám sát của Cục thuế, kiểm toán Nhà nước,..
2.2.2 Đánh giá rủi ro
Trong mọi hoạt động quy trình nghiệp vụ, Chi nhánh đều có công tác kiểm soát để nhằm hạn chế rủi ro khi thực hiện nghiệp vụ. Trong nghiệp vụ phát sinh có một số nghiệp vụ có cả người kiểm soát và Giám đốc cùng kiểm soát, phê duyệt. Chi nhánh đã quan tâm đến việc phân tích, đánh giá và quản trị rủi ro. Các loại rủi ro mà Chi nhánh đã nhận diện là rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro tỷ giá, rủi ro thanh toán, rủi ro hoạt động và rủi ro pháp lý. Chi nhánh đã phân công cho Phòng Kế hoạch nguồn vốn đảm nhận quản lý rủi ro. Phòng Kế hoạch nguồn vốn đã cử cán bộ chuyên đánh giá rủi ro có thể phát sinh từ hợp đồng tín dụng, việc nhận diện các rủi ro không được Chi nhánh chú trọng, không có cán bộ đảm nhận chuyên trách.
Công tác đánh giá rủi ro chủ yếu tập trung vào mạng hoạt động tín dụng, các hoạt động nghiệp vụ khác không được quan tâm nhiều
Đối với hoạt động tín dụng: Trong hoạt động tín dụng Chi nhánh đã nhận dạng rủi ro phát sinh là rủi ro tín dụng. Rủi ro tín dụng là rủi ro về tổn thất tài chính nguyên nhân gây ra có thể là trực tiếp và nguyên nhân gián tiếp.
Nguyên nhân trực tiếp đó là do từ phía Chi nhánh chưa có sự kiểm soát, giám sát khoản vay tốt, quy trình tín dụng thiếu chặt chẽ khi thẩm định. Chi nhánh không đánh giá đầy đủ điều kiện vay vốn của khách hàng trong hiện tại và trong tương lai, hợp đồng tín dụng (HĐTD) được soạn thảo theo mẫu cho từng ngành nghề nhưng không đề cập được tới đặc thù của từng khoản vay.
Nguyên nhân gián tiếp xuất phát từ khách hàng đi vay vốn đã không thực hiện được nghĩa vụ trả nợ đúng hạn như đã cam kết trong hợp đồng tín dụngdo hoạt động kinh doanh thua lỗ làm mất khả năng thanh toán trả nợ gốc và lãi cho Chi nhánh, việc trả nợ gốc lãi chuyển thành quá hạn, chuyển nhóm nợ sang nợ xấu, làm Chi nhánh không thu hồi được vốn
Chi nhánh đã đề cập đến những biểu hiện của rủi ro được nhận dạng đó là: Không thu được lãi đúng hạn, không thu được một phần gốc, toàn bộ gốc đúng hạn, lãi thu định kỳ quá hạn, phát sinh nợ quá hạn.
Chi nhánh tiến hành chấm điểm và xếp loại khách hàng đã đáp ứng cho việc phân loại nợ và đánh giá được rủi ro khoản vay, quản lý chất lượng tín dụng.Các đối tượng thuộc diện chấm điểm phải thực hiện chấm điểm, xếp hạng khách hàng ngay khi khách hàng đặt quan hệ tín dụng với Agribank.
Những khách hàng được chấm điểm theo một danh mục được liệt kê và được xếp loại AAA, AA, A, BBB, BB, B , CCC, CC, C, D. Nếu khách hàng xếp loại AAA, AA, A, BBB, BB, B thì Chi nhánh xem xét cho vay mới và cho vay tiếp. Khách hàng xếp loại CCC, CC, C, D dễ phát sinh nợ xấu vì vậy Chi nhánh cần xem xét và tìm biện pháp thu hồi vốn, dừng việc cho vay mới.
Đối với hoạt động KDNH: Mục tiêu Chi nhánh là thu được khoản thu từ kinh doanh mua bán ngoại tệ.
Quá trình mua bán ngoại tệ, cho vay bằng ngoại tệ và các nghiệp vụ khác đều liên quan đến tỷ giá. Do vậy, Chi nhánh đã nhận diện ra rủi ro có thể phát sinh đó là rủi ro tỷ giá. Chi nhánh đã tiến hành phân tích và đánh giá rủi ro tỷ giá. Chi nhánh xác định nguyên nhân của rủi ro tỷ giá là rủi ro phát sinh do sự biến động tỷ giá. Rủi ro tỷ giá làm ảnh hưởng đến giá trị kỳ vọng trong tương lai của các khoản thu và khoản chi về ngoại tệ của Chi nhánh, chênh lệch tỷ giá cao sẽ làm ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của Chi nhánh. Chính vì vậy Chi nhánh đã tiến hành phân tích tỷ giá trong thời điểm ngắn hạn, với việc phân tích cơ bản để tìm ra nguyên nhân gây ra rủi ro tỷ giá. Chi nhánh chưa có cán bộ có khả năng dự báo được tỷ giá đề phòng ngừa rủi ro
Đối với khả năng thanh toán: Mục tiêu Chi nhánh đề ra cho hoạt động kinh doanh hiệu quả đó là phải đảm bảo khả năng thanh toán.
Chi nhánh nhận thấy rủi ro thanh toán sẽ phát sinh khi khách hàng đồng loạt rút tiền gửi tại chi nhánh. Giám đốc và các lãnh đạo phòng đã phân tích rủi ro thanh toán. Chi nhánh đã xác định nguyên nhân dẫn đến rủi ro thanh toán: Nếu Chi nhánh không cân bằng được nguồn vốn và sử dụng vốn, sử dụng vốn ngắn hạn cho vay dài hạn khiến sự thiếu tiền để chi trả tiền gửi khi khách hàng rút. Tác hại mà rủi ro thanh toán ảnh hưởng đến Chi nhánh là làm Chi nhánh mất khả năng thanh toán. Vì vậy, Giám đốc luôn quan tâm cân đối khả năng thanh toán bằng việc luôn cân đối nguồn vốn và sử dụng nguồn vốn cho vay hợp lý, tích cực công tác huy động vốn và tăng trưởng dư nợ, không lấy các nguồn vốn huy động ngắn hạn đi cho vay trung hạn, dài hạn. Nhờ việc đánh giá rủi ro thanh toán tốt mà Chi nhánh luôn đảm bảo được khả năng thanh toán.
2.2.3 Hoạt động kiểm soát
Thủ trưởng đơn vị thực hiện uỷ quyền và phân cấp trách nhiệm, duy trì công tác kiểm soát nội bộ cho từng phòng ban trong đơn vị nhằm kiểm soát toàn diện hoạt động trong đơn vị. Các thủ tục kiểm soát tại chi nhánh được thiết lập dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
2.2.4 Thông tin và truyền thông
2.2.4.1 Hệ thống truyền thông
Hệ thống truyền thông của chi nhánh là qua mạng nội bộ trên các máy tính được kết nối với nhau.
2.2.4.2 Hệ thống thông tin kế toán
Hiện nay ở chi nhánh đang triển khai dự án hiện đại hóa hệ thống thông tin và kế toán khách hàng (IPCAS).
2.2.5 Giám sát
Tại Chi nhánh hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện thông qua các lãnh đạo phòng gồm trưởng, phó phòng nghiệp vụ, Ban giám đốc, từng phó giám đốc giám sát mảng công việc mà được Giám đốc phân công.
2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang
Nhìn chung, hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh đã góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản, tiền bạc của đơn vị, củng cố một bước nhận thức của lãnh đạo về vai trò công tác kiểm soát cũng như ý thức chấp hành chủ trương chính sách và chế độ nghiệp vụ, đảm bảo hạn chế tình trạng vi phạm pháp luật
2.3.1 Ưu điểm
Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang đã xây dựng được một hệ thống quy trình rõ ràng, có sự phân tách chức năng giữa các bộ phận, có sự kiểm soát qua lại với nhau (bộ phận nhập giao dịch, kiểm soát trên chứng từ nhập và thu chi tiền trên chứng từ đã hạch toán) và kiểm soát chặt chẽ khi có bất cứ một giao dịch phát sinh (luôn được kiểm tra ít nhất hai lần ở bộ phận kiểm soát (kiểm soát trên máy và kiểm soát trên chứng từ) cùng với kết hợp với sự trợ giúp của hệ thống thông tin (camera) đã hạn chế được phần lớn rủi ro trong quá trình hoạt động xuất phát từ trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ ngân hàng như nhập thông tin khách hàng sai, làm giả mạo chứng từ, tạo hồ sơ giả nhằm để rút tiền của khách hàng, số tiền mặt kiểm kê thực tế trong quỹ thấp hơn số dư trên tài khoản, thoả thuận huy động vốn của khách hàng với mức lãi suất cao vượt quy định để nhận một phần lãi từ phía khách hàng, huỷ bút toán và nhập lại với số tiền nộp ít hơn…
2.3.2 Những tồn tại
Nhận thức của chi nhánh về hệ thống kiểm soát nội bộ chưa thật đầy đủ. Tính độc lập, khách quan của các cuộc kiểm tra không cao, chưa đạt được mục tiêu đảm bảo an toàn trong hoạt động của ngân hàng. Công tác kiểm tra – kiểm soát cũng chỉ mang tính hậu kiểm, chưa có nhiều phát hiện mang tính ngăn ngừa, dự báo cho việc quản trị điều hành hoạt động hoặc không kịp thời đưa ra được biện pháp ngăn chặn và giải quyết phù hợp.
2.3.3 Nguyên nhân
Thứ nhất, là do đặc thù trong hoạt động của ngân hàng Agribank
Thứ hai, là trình độ chuyên môn, trình độ sử dụng máy vi tính của cán bộ chi nhánh không đồng đều.
Thứ ba, liên quan đến các thủ tục, quy chế kiểm soát.
Thứ tư, là việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật tạo hành lang pháp lý cho Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang dường như không mấy rõ ràng
Thứ năm, là chi nhánh chưa thấy được tầm quan trọng của việc kiểm soát, giám sát gắn liền với hoạt động hàng ngày, phạm vi kiểm soát chưa bao quát hết hoạt động của chi nhánh, chủ yếu còn mang tính hình thức.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, tác giả đã nêu khái quát về quá trình hình thành và phát triển cũng như đặc điểm hoạt động kinh doanh và những thành tựu của Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang. Trên cơ sở vận dụng lý thuyết đã tổng hợp ở chương 1, trong chương 2 tác giả thực hiện mô tả và phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang. Trực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ được thể hiện qua công tác tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ xuyên suốt từ Trụ sở chính đến Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang, mô tả và đưa ra nhận xét về tình hình thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua 5 yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Từ thực trạng hệ kiểm soát nội bộ đã được phân tích ở trên và những hạn chế sẽ là cơ sở để tác giả đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại ngân hàng NN&PTNT Việt Nam chi nhánh tỉnh Kiên Giang.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI AGRIBANK CHI NHÁNH TỈNH
KIÊN GIANG
3.1 Phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang
Thứ nhất: Hoàn thiện HTKSNB phải đáp ứng được yêu cầu đổi mới và phát triển.
Thứ hai: Hoàn thiện HTKSNB đảm bảo phù hợp với quy mô và đặc thù của ngành ngân hàng.
Thứ ba: Hoàn thiện HTKSNB phải phù hợp với quy định do Nhà nước ban hành, các quy định pháp luật hiện hành và các chuẩn mực được áp dụng.
Thứ tư: Hoàn thiện HTKSNB tại Chi nhánh phải phù hợp với trình độ cán bộ.
3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Agribank Chi nhánh tỉnh Kiên Giang
3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Đặc thù quản lý
Nguyên tắc muốn hoàn thiện thì phải xuất phát từ nhận thức rõ ràng và đúng đắn của Ban giám đốc về HTKSNB. Như vậy Ban giám đốc sẽ xác định được loại hình kiểm soát phù hợp với Chi nhánh.
Ban giám đốc Chi nhánh hiện tại chưa có nhận thức rõ ràng và đúng đắn về về HTKSNB.
Giải pháp là cần nâng cao nhận thức của Ban giám đốc về vai trò quan trọng của HTKSNB cũng như yếu tố cấu thành nên HTKSNB. Cụ thể:
Mở các lớp bồi dưỡng kiến thức và tìm hiểu tầm quan trọng của HTKSNB đối với hiệu quả hoạt động kinh doanh cho Ban giám đốc của Chi nhánh tham gia. Thông qua các lớp học này, Ban giám đốc sẽ hiểu rõ được vai trò của HTKSNB, từ đó có cách thức tổ chức và vận hành HTKSNB khoa học, phù hợp với đặc thù của Chi nhánh.
Tổ chức các buổi thuyết trình, Hội thảo, Hội Nghị, thành lập diễn đàn tạo điều kiện cho cả Ban giám đốc và toàn thể cán bộ của Chi nhánh tham gia, cùng nhau cung cấp, trao đổi, cập nhật kiến thức HTKSNB, để từ nhân viên đến Ban giám đốc hiểu được tầm quan trọng của HTKSNB, giúp Ban giám đốc duy trì một HTKSNB khuôn mẫu và hữu hiệu.
Giám đốc cần yêu cầu Phòng Điện toán phối hợp với Phòng Tổng hợp cập nhật các văn bản hiện hành về HTKSNB do NHNN, Agribank ban hành vào một thư mục đặt tên “Tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ” trong ổ văn bản đến trên hệ thống mạng nội bộ của Chi nhánh, để toàn thể cán bộ đều có thể đọc, tìm hiểu, nghiên cứu, qua đó cán bộ hiểu được vai trò của HTKSNB và thực hiện tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, phòng kiểm tra KSNB, các phòng ban nâng cao kiến thức phục vụ công tác kiểm soát nhanh, chính xác, khoa học. Với cách này, Chi nhánh vừa tiết kiệm chi phí lại vừa đáp ứng được việc cung cấp kiến thức về KSNB cho cán bộ đầy đủ nhất, có hệ thống nhất.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường kiểm soát Việc ban hành các nếu như có cơ cấu tổ chức hợp lý.
Cơ cấu tổ chức Chi nhánh vẫn còn bất cập, chưa có bộ phận riêng biệt thực hiện các chức năng cơ bản.
Giải pháp là cần phân công cán bộ một cách khoa học, hợp lý hơn. Giữa các cá nhân trong phòng phân chia công việc đồng đều, không để tình trạng phân công cho một cán bộ lại làm quá nhiều việc vì thấy họ có năng lực hơn. Nếu phân việc không đồng đều sẽ khiến cán bộ bị áp lực trong quá trình làm việc dễ xảy ra sai sót. Phân chia hợp lý cán bộ vừa đảm bảo chất lượng công việc, vừa có thời gian để nghiên cứu, học hỏi thêm nghiệp vụ; các phòng ban, cá nhân có điều kiện và thời gian hỗ trợ nhau giải quyết công việc nhanh gọn.
Phòng Tổng hợp nên chia thành 2 bộ phận riêng. Một bộ phận Nhân sự, trong bộ phận này có một phó phòng quản lý. Một bộ phận Hành chính bộ phận này cũng cần phân một Phó phòng quản lý. Việc phân chia này sẽ đảm bảo công việc giải quyết thuộc quyền của Phòng Tổng hợp sẽ khoa học, gọn gàng, nhanh chóng, tránh được sự kiêm nhiệm nhiều việc.
Cần phải có sự quy định chức năng quyền hạn giữa các phòng để tránh việc chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các phòng ban. Tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan.
Chính sách nhân sự
Phát triển nguồn nhân lực bao giờ cũng là mục tiêu hàng đầu của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Việc phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên là hết sức cần thiết đối với bất kỳ ngân hàng nào. Chính bộ phận này sẽ là hình ảnh đại diện cho một ngân hàng uy tín, năng động và chuyên nghiệp, tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo ngân hàng trong việc hướng hoạt động kinh doanh đến những thành công mới. Do vậy, Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang cần phải có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, sử dụng nhân viên một cách khoa học, minh bạch và bình đẳng.
Thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc, tiến hành khen thưởng, thăng chức căn cứ vào kết quả công việc của nhân viên.
Định kỳ, thực hiện sàng lọc nhân viên vừa có thể tạo động lực mạnh mẽ thúc đẩy sự tận tâm, tận lực với công việc, và là cuộc sàng lọc để giữ lại những người phù hợp và loại những người không phù hợp. Đồng thời đây là cơ hội để những người có năng lực được vào làm việc tại chi nhánh.
Điều quan trọng là ngay từ bước đầu tiên cần phải chuẩn hóa cán bộ, nhân viên từ khâu tuyển dụng
Chi nhánh cần phải bổ sung trong chính sách khen thưởng trong việc thực hiện giao khoán cho cán bộ từng phòng ban.
Thực hiện luân chuyển cán bộ định kỳ 6 tháng một lần sẽ đảm bảo khách quan, ngăn ngừa tình trạng cán bộ làm lâu thông đồng, móc nối với nhau làm sai và tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ học hỏi thông thạo nhiều nghiệp vụ, tránh sai sót.
Đặc biệt đối với cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì đòi hỏi phải đào tạo kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, có khả năng phân tích dự báo tốt.
3.2.2 Hoàn thiện đánh giá rủi ro
Nguyên tắc của việc đánh giá rủi ro là phải thực hiện đánh giá rủi ro đúng quy trình từ việc xác định mục tiêu, nhận dạng và phân tích rủi ro.
3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Nguyên tắc hoàn thiện phải đảm bảo việc áp dụng đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc trong việc thiết kế và vận dụng đúng đắn các nguyên tắc trong hoạt động kiểm soát.
3.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông
Nguyên tắc hệ thống thông tin và truyền thông là phải nhanh, chính xác, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý và kiểm soát.
3.2.5 Hoàn thiện hoạt động giám sát
Nguyên tắc giám sát là quá trình, theo dõi đánh giá việc thực hiện hoạt động đảm bảo mọi việc được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi.
3.3 Kiến nghị với Agribank
Để nâng cao hiệu quả của HTKSNB tại các chi nhánh, đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành của toàn hệ thống thì cần phải đề cao trách nhiệm của các nhà quản lý: Phát triển hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; đầu tư thêm máy tính và các thiết bị văn phòng, mở rộng thêm không gian tạo điều kiện làm việc, tạo môi trường kiểm tra thuận lợi, chế độ đãi ngộ hợp lý… cho đội ngũ cán bộ nhân viên để họ làm việc đúng nguyên tắc, theo từng thủ tục kiểm soát đã được quy định. Hội sở chính phải có thái độ tích cực xây dựng hệ thống KSNB cho các ngân hàng chi nhánh, hướng dẫn và điều hành cho các bộ phận chức năng điều khiển quản lý phù hợp với khung KSNB.
– Agribank phải chủ động xây cho mình một mục tiêu kinh doanh và chiến lược kinh doanh dài hạn.
– Ban hành các quy chế, văn bản hướng dẫn cụ thể về xây dựng hệ thống KSNB đến từng ngân hàng chi nhánh.
– Agribank cần chú trọng đầu tư hơn nữa máy móc, thiết bị quản lý phù hợp và đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện tại của ngân hàng.
Bên cạnh đó, để nâng cao tính độc lập của bộ phận kiểm tra nội bộ tại các Chi nhánh, Agribank cần phải tiến hành theo hướng tổ chức lại bộ máy và hoạt động của Ban kiểm soát HĐQT và Phòng Kiểm toán nội bộ trung ương kết hợp với việc tăng cường tính chủ động của các cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát ở chi nhánh qua việc đan xen giữa quản lý theo chiều ngang và quản lý theo ngành dọc. Việc tăng cường mối quan hệ giữa Ban kiểm soát HĐQT và Phòng kiểm toán nội bộ cũng như nâng cao vai trò quản lý theo ngành dọc của khâu kiểm tra, kiểm soát có tác dụng làm tăng tính độc lập của bộ phận kiểm tra, kiểm soát ở các đơn vị thành viên.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Thực tế cho thấy việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và hạn chế đến mức thấp nhất rủi ro trong các hoạt động của Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang là vấn đề hết sức cần thiết hiện nay. Việc phân tích một cách cụ thể để đưa ra các phương hướng nhằm hoàn thiện HTKSNB và những hạn chế yếu kém từ đó đề ra hệ thống giải pháp góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới. Để thực hiện có hiệu quả các giải pháp trên đây, đòi hỏi không chỉ sự nỗ lực của Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang mà cần có sự quan tâm của cơ quan quản lý là Ngân hàng NN&PTNT Việt Nam để tạo ra sức mạnh tổng hợp nhằm thực hiện tốt hơn việc tăng cường kiểm soát nội bộ tại Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang.
KẾT LUẬN
Một ngân hàng để có thể tồn tại và phát triển bền vững trong nền kinh tế hội nhập quốc tế, yêu cầu tất yếu với HTKSNB của các NHTM cũng như tại Agribank ngày càng phải nâng cao chất lượng KSNB, hoàn thiện HTKSNB, nhằm quản lý chặt chẽ các nguồn vốn, có được biện pháp phát huy tối đa hiệu quả của đầu tư từ các nguồn vốn huy động được, ngăn chặn các hành vi gian lận, sai sót, giảm thiểu những rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy, việc hoàn thiện HTKSNB tại Agribank nói chung và tại Chi nhánh nói riêng là một tất yếu cần được thực hiện ngay. Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại Chi nhánh, tác giả đã trình bày trong Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng NN&PTNT Việt Nam – Chi nhánh tỉnh Kiên Giang” những nội dung cơ bản sau:
Một là, hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về HTKSNB, phân tích các yếu tố cấu thành của HTKSNB. Trên cơ sở lý luận chung về HTKSNB, Luận văn đã làm rõ những vấn đề cơ bản về HTKSNB trong các ngân hàng.
Hai là, đã đi sâu phân tích thực trạng HTKSNB tại Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang, đánh giá mặt mạnh cũng như điểm còn hạn chế của HTKSNB tại Chi nhánh.
Ba là,luận văn đã đưa ra phương hướng và giải pháp để hoàn thiện HTKSNB tại Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang. Đồng thời, Tác giả cũng đưa ra một số các kiến nghị liên quan đến hoàn thiện HTKSNB tại Agribank chi nhánh tỉnh Kiên Giang.
Những kết quả nghiên cứu trên có thể chưa thoả mãn hết yêu cầu của đề tài, do đó cần được tiếp tục nghiên cứu để khắc phục các thiếu sót và phát triển đề tài ở mức độ cao hơn. Tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp, trao đổi, hướng dẫn của các thầy cô, các đồng nghiệp và các bạn đọc quan tâm đến lĩnh vực này để kết quả nghiên cứu ngày càng hoàn thiện.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN 10 NGUOI – KIEN GIANG\Nguyễn Ngọc Hân K15MAC.KG(R)
