Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
- Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang là một đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm như tôn, sắt, ống nhựa, phụ kiện ống nhựa, ống kẽm nhúng nóng. Trong những năm vừa qua, công ty đã phát triển rất tốt, nhận được các hợp đồng mua bán với các công trình lớn tại Đảo Phú Quốc, cung cấp sản lượng tôn sắt lớn cho hầu hết các công trình lớn nhỏ tại đây. Để đạt được những điều đó là nhờ sự tin tưởng của các đối tác về chất lượng sản phẩm cũng như giá cả vô cùng cạnh tranh. Và đó cũng là nhờ sự chung tay góp sức của ban lãnh đạo cũng như toàn bộ cán bộ công nhân viên. Bộ phận kế toán là một trong những bộ phận quan trọng, là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế đất nước và chính bản thân doanh nghiệp trong tình hình mới. Chính vì vậy, công tác kế toán phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực.
Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đã đạt được thì việc tổ chức công tác kế toán cũng còn nhiều những mặt hạn chế. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là yếu tố quan trọng mang lại hiệu quả kinh doanh của công ty. Do đó, nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang” là vấn đề mang tính cấp thiết nhằm giúp các nhà quản lý của công ty vận dụng vào thực tiễn để hoạch định kế hoạch quản lý trong quá trình phát triển của công ty nói riêng và sự phát triển kinh tế của đất nước nói chung.
- Mục tiêu nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu nhằm đạt được mục tiêu sau:
+ Nghiên cứu và làm rõ hơn những vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp.
+Nghiên cứu và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang.
+Nghiên cứu hoàn thiện và đề xuất các giải pháp tốt nhất, toàn diện nhất để hoàn thiện công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang.
- Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: đề tài nghiên cứu những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, nghiên cứu về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang từ đó đánh giá ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp giúp tổ chức công tác kế toán được hoàn thiện hơn.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các nội dung của tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang trong những năm gần đây.
- Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thống kê, so sánh: sử dụng sổ liệu thống kê để phân tích, so sánh rút ra các kết luận làm cơ sở đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang.
Phương pháp quan sát thực tế: Đây là phương pháp rất sinh động và thực tế vì qua phương pháp này tất cả các giác quan của người phỏng vấn đều được sử dụng như mắt nhìn, tai nghe… qua đó các thông tin được ghi lại trong trí nhớ, qua ghi chép, chụp lại một cách cụ thể, thực tế, phong phú và khách quan.
Ngoài ra còn những kỹ thuật như: bảng biểu, sơ đồ, mô hình… cũng được sử dụng để hỗ trợ diễn đạt, trình bày làm rõ những nội dung nghiên cứu.
- Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Đề tài đã góp phần hệ thống hóa những vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung và Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang nói riêng.
Thông qua việc nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang.
- Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn bao gồm ba chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang.
Chương 3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang.
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
KẾ TOÁN
1.1. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán
1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của doanh nghiệp trong việc tổ chức vận dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
1.1.2. Vai trò của kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp rất cần thiết cho nhà quản trị, nó giúp họ đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Do đó nếu thông tin kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn.
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kinh tế nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau.
1.1.3. Nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Để thực hiện được vai trò của mình trong công tác quản lý và điều hành, tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
– Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện hoạt động của đơn vị trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị.
– Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán của đơn vị.
– Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan của đơn vị cho các cấp lãnh đạo, quản lý.
– Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán.
– Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức.
Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và tổ chức công tác kế toán phát huy vai trò của mình thì tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động của đơn vị.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại doanh nghiệp.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp lãnh đạo và các đối tượng quan tâm.
– Tổ chức công tác kế toán cảu đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
1.1.4. Nhiệm vụ và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Để thực hiện được vai trò của mình trong công tác quản lý và điều hành, tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
– Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện tổ chức sản xuất kinh doanh, điều kiện hoạt động của đơn vị trên cơ sở tổ chức phân cấp và phân công rõ ràng nhiệm vụ thực hiện các phần hành kế toán cho từng cán bộ kế toán cụ thể của đơn vị.
– Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán, thông lệ kế toán và các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán của đơn vị.
– Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan của đơn vị cho các cấp lãnh đạo, quản lý.
– Tổ chức ứng dụng những thành tựu khoa học quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho các cán bộ kế toán.
– Tổ chức hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong đơn vị hiểu và chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức.
Để phù hợp với các yêu cầu, các quy định có liên quan và tổ chức công tác kế toán phát huy vai trò của mình thì tổ chức công tác kế toán tại đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, thống nhất giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị, giữa đơn vị chính với các đơn vị thành viên và các đơn vị nội bộ, giữa tổ chức công tác kế toán ở công ty mẹ và các công ty.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động của đơn vị.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại doanh nghiệp.
– Tổ chức công tác kế toán của đơn vị phải đảm bảo thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp lãnh đạo và các đối tượng quan tâm.
– Tổ chức công tác kế toán cảu đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả.
1.2. Các nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp bao gồm:
- Tổ chức bộ máy kế toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán
- Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
- Tổ chức kiểm tra kế toán
- Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp. Khi tổ chức bộ máy kế toán, cần phải thực hiện tốt các nội dung sau:
- Căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp để vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán cho phù hợp.
- Căn cứ vào biên chế bộ máy kế toán hiện có dể tổ chức, phân chia ra các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp (kể cả đơn vị cấp trên cũng như ở các đơn vị trực thuộc) một cách hợp lý.
- Quy định, phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cụ thể cho từng bộ phận kế toán, từng cán bộ nhân viên kế toán cũng như mối quan hệ giữa các bộphận này nhằm thực hiện tốt các nội dung kế toán, thực hiện tốt vai trò của kế toán trong công tác quản lý.
1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
1.2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu là công việc tổ chức thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ và giao dịch đó.
Thu nhận thông tin về nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị là công việc khởi đầu của tổ chức công tác kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Do đó, cần đảm bảo tính chính xác, tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị, đảm bảo tính trung thực, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm phản ánh đúng thực tình hình tài sản và sự vận động của tài sản ở đơn vị, phục vụ cho công việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính của đơn vị.
1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn hình thành tài sản và các quá trình vận động của tài sản, nguồn vốn) và theo trình tự thời gian nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể khác nhau.
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê danh mục các tài khoản kế toán sử dụng cho công tác kế toán ở các doanh nghiệp bao gồm: tên tài khoản, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán trên các tài khoản. Để cung cấp đầy đủ thông tin cho quản lý, các doanh nghiệp phải dung nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh được toàn bộ các chỉ tiêu cần thiết.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán hay vận dụng phương pháp tài khoản kế toán là một phương pháp đặc trưng của hạch toán kế toán, hệ thống hóa thông tin kế toán. Sự phản ánh các thông tin thông qua phương pháp tài khoản kế toán thực chất là sự xác định mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định.
1.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nhiệm vụ kinh tế phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và niên độ kế toán. Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không.
Các hình thức sổ kế toán trong doanh nghiệp:
-Hình thức kế toán Nhật ký chung
-Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;
-Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
-Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
-Hình thức kế toán trên máy vi tính.
1.2.2.4. Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Lập, trình bày hệ thống báo cáo kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức hệ thống báo cáo kế toán nói riêng và tổ chức công tác kế toán nói chung của đơn vị.
Việc lập báo cáo kế toán về mặt bản chất là việc tổ chức cung cấp thông tin kế toán để đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin cho các đối tượng cần sử dụng thông tin.
1.2.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng.
Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của công tác tổ chức kế toán. Tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng qui định, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh kịp thời, đúng hiện trạng của đơn vị.
Kiểm tra kế toán sẽ tăng cường tính đúng đắn và hợp lý, trung thực, khách quan của quá trình hạch toán ở đơn vị. Đồng thời, cũng là công việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của đơn vị. Do đó, kiểm tra kế toán do đơn vị kế toán chủ động thực hiện hoặc do cơ quan chủ quản, cơ quan chức năng thực hiện theo quy định về kiểm tra kế toán.
1.2.2.6. Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DNV & N có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN TẠI PHÚ QUỐC – KIÊN GIANG
2.1. Khái quát chung về Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
2.1.1. Giới thiệu chung về Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
Công ty CP Hoa Sen thành lập vào ngày 08/08/2001 với vốn điều lệ ban đầu là 30 tỷ đồng. Ngày 08/11/2007, công ty đổi thành Công ty CP Tập đoàn Hoa Sen (Hoa Sen Group). Là doanh nghiệp có vốn ngoài quốc doanh đầu tiên ở Việt Nam xây dựng nhà máy sản xuất thép cán nguội. Trong bối cảnh nền kinh tế còn nhiều khó khăn, Tập đoàn Hoa Sen vẫn giữ vững vị thế là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tôn, ống thép số 1 Việt Nam với hơn 40% thị phần tôn, gần 20% thị phần ống thép, đồng thời cũng là doanh nghiệp xuất khẩu tôn hàng đầu Đông Nam Á.
Ngày 19/07/2018 Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang được đưa vào hoạt động tại địa chỉ Tổ 1, ấp Suối Mây, Xã Dương Tơ, Huyện Phú Quốc, Kiên Giang
2.2. Thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
2.2.1. Thực trạng về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty:
Kế toán trưởng
Kế toán bán hàng
Kế toán tổng hợp
Với cơ cấu tổ chức chung của Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang là một chi nhánh nhỏ nên không thể đòi hỏi quá nhiều nhân sự.
Do đó, tổ chức bộ máy kế toán hiện tại chưa hợp lý, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng. Với đà ngày càng phát triển như hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán như vậy kéo theo sự chậm lại các phòng ban khác. Quá nhiều công việc tập trung vào một cá nhân khiến công việc thiếu đi sự chuyên nghiệp. Và cũng từ việc một cá nhân đảm nhiệm nhiều vai trò khiến bản thân các cá nhân đó không phát huy được sở trường, năng lực của bản thân.
2.2.2. Thực trạng về tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu:
Do đặc điểm là đơn vị sản xuất kinh doanh nên các nghiệp vụ và chứng từ đều xảy ra rất nhiều tại chi nhánh. Chứng từ đa dạng nên việc kiểm tra tính chính xác chưa thực sự hiệu quả, đôi khi có những sai xót nhỏ mà nhân viên kế toán thường hay bỏ qua hoặc không chú ý.
Một số chứng từ mua vào còn viết tắt do một số từ viết tắt trở nên thông dụng. Chứng từ chưa rõ ràng do tẩy xóa, viết chì kí hiệu nhỏ lên chứng từ. Một số chứng từ còn chưa gạch chéo ở vị trí để trống…
2.2.3. Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang đã áp dụng hệ thống tài khoản Kế toán Việt Nam vào hạch toán của Công ty. Cũng từ Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, Công ty đã thêm vào các tài khoản phụ để phù hợp hơn với các hạch toán xảy ra hằng ngày tại chi nhánh.
Tuy nhiên, vì Công ty áp dụng quá nhiều Hệ thống tài khoản vào kế toán khiến việc nhân viên hạch sai tài khoản do không hiểu rõ tính chất của tài khoản mình áp dụng. Điều đó khiến các báo cáo thể hiện sai làm ảnh hưởng đến đánh giá của người xem, người đọc báo cáo.
2.2.4. Thực trạng về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Mỗi một doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không.
Tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Hiên tại chi nhánh đang sử dụng phần mềm ERP. Ưu điểm của phần mềm này là nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh trên máy tính rất dễ dàng. Các báo cáo được xuất ngay lập tức khi người dùng có nhu cầu.
Tuy nhiên, bên cạnh các ưu điểm của phần mềm ERP thì vẫn tồn tại một số khó khăn khi sử dụng. Đó là việc phổ cập phần mềm cho tất cả các nhân viên tại các chi nhánh rất khó khăn. Nhân viên cần rất nhiều thời gian để làm quen cũng như có thể làm tốt trên phần mềm.
Đường truyền mạng không tốt, phần mềm chưa được tối ưu, còn một số nhược điểm chưa khắc phục được, ảnh hưởng khá lớn đến việc báo cáo của Công ty.
2.2.5. Thực trạng về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán
Thực tế tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang chưa quan tâm đến kế toán quản trị, các mẫu báo cáo quản trị phụ thuộc vào chương trình phần mềm nên chưa thể hiện tính chủ động và linh hoạt khi cần thông tin, các mẫu báo cáo quản trị mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thông tin về số liệu, chưa chỉ ra được một số thông tin cần thiết những nguy cơ, cơ hội, tiềm năng phát triển thể hiện qua các con số kế toán.
2.2.6. Thực trạng về tổ chức kiểm tra kế toán
Hàng năm Công ty đều tổ chức thực hiện kiểm toán BCTC bởi đơn vị kiểm toán độc lập.
Ngoài ra Công ty cũng chịu sự kiểm tra thường xuyên của các cơ quan có trách nhiệm như: Chi cục thuế Phú Quốc, Kiểm soát công ty …
2.2.7. Thực trạng về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Hiện tại, Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang đang áp dụng phần mềm ERP.
Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng cũng xảy ra nhiều vấn đề khiến công việc bị trì trệ, ảnh hưởng khá nhiều đến công tác kế toán.
2.3. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang trong thời gian qua
2.3.1. Ưu điểm
2.3.2.Tồn tại
2.3.3. Nguyên nhân
2.3.3.1. Nguyên nhân khách quan
Do chế độ chính sách, thông tin, nghị định của Chính phủ thay đổi nhanh chóng.
Nhận thức tầm quan trọng cũng như vai trò của thông tin kế toán trong công tác quản lý còn hạn chế.
Công tác hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan chức năng, cũng như của Hiệp hội nghề nghiệp chưa được tổ chức thường xuyên để kế toán viên cập nhật kiến thức.
2.3.3.2. Nguyên nhân chủ quan
Kế toán trưởng đôi lúc chưa khoa học, chưa nhịp nhàng, chưa quyết liệt, chưa theo dõi sát và kỷ luật nghiêm những khi nhân viên mắc sai sót.
Các nhân viên kế toán khác có một số được đào tạo chưa bài bản, trình độ thực sự chưa đồng đều, đôi lúc làm việc còn mang tính chủ quan.
Khả năng sử dụng công nghệ thông tin của cán bộ kế toán chưa tốt.
Bộ máy quản lý còn nhiều dập khuôn, đi theo lối mòn, không phát huy năng lực, trình độ của từng cá nhân.
Công ty chưa xây dựng được quy chế tài chính phù hợp, các nhà lãnh đạo phải thực sự tâm huyết với công việc hơn, mạnh dạn hơn, dám nghĩ, dám làm, dám thay đổi tư dư lối mòn mới có thể hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán từ đó phát huy và khẳng định vị thế của công ty trong và ngoài ngành.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SEN TẠI PHÚ QUỐC – KIÊN GIANG
3.1. Sự cần thiết, yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang có nhiệm vụ cung cấp các sản phẩm tôn, thép, công ty muốn đứng vững trên thị trường và hòa cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước cần có sự cải tiến thay đổi đồng bộ về nhiều mặt. Trong đó hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là một biện pháp rất quan trọng. Hiện nay, tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang còn nhiều bất cập như việc luân chuyển chứng từ, sổ kế toán, kế toán các phần hành, BCTC chưa đáp ứng được như cầu của người đọc,…. Chính vì vậy, hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang ngày càng trở lên cấp thiết.
3.1.2. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
Để công tác kế toán thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty đáp ứng yêu cầu quản lý trong thời kỳ mới, số liệu kế toán không đơn thuần là những số liệu quyết toán thông thường mà nó phải là những số liệu biết nói về tình hình kinh doanh của công ty, về hiệu quả hoạt động, về mức tăng thu nhập cho nhân viên công ty.
3.1.3. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
Để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng tiền hữu ích, đầy đủ và kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin, tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang cần được củng cố và hoàn thiện dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau:
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc của chuẩn mực kế toán, Luật kế toán và các văn bản pháp luật liên quan khác.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô của Công ty:
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải dựa trên nguyên tăc tiết kiệm và hiệu quả.
- Thực hiện tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phân công phân nhiệm hợp lý đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý, từ đó giảm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học cao, đảm bảo mối quan hệ giữa chi phí và lợiích thu được trong quá trình thực hiện để mang lại hiệu quả tốt nhất.
3.2. Nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
3.2.1. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán
Trước tiên, công ty cần phải rà soát đánh giá lại một lượt chất lượng các cán bộ nhân viên trong bộ máy của công ty cả về trình độ chuyên môn nghiệp vụ lẫn tư cách, phẩm chất nghề nghiệp của từng người. Sau đó, phân chia lại nhiệm vụ, công việc cho từng nhân viên kế toán sao cho phù hợp với khả năng của họ nhất.
Cần xem xét lượng công việc kế toán của công ty ít hay nhiều để tuyển thêm hay cắt bớt nhân viên kế toán, tránh tình trạng nhân viên quá nhàn rỗi hoặc phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc dẫn đến hiệu quả công việc không tốt.
Phải có sự phân công rõ ràng trách nhiệm đến từng người từng bộ phận công tác kế toán từ các khâu thu thập, xử lý thông tin, kiểm tra giám sát các khoản thanh toán thu chi, sử dụng vật tư tài sản, tiền vốn của đơn vị đến khâu tổng hợp, phân tích số liệu kế toán.
Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác tài chính kế toán.
3.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu
Hoàn thiện việc lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ.
Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán tại công ty.
Hoàn thiện quy trình thanh toán, hệ thống chứng từ kế toán.
3.2.3. Hoàn thiện về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
3.2.4. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống sổ kế toán
Công ty cần quy định bằng văn bản về việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ, sửa chữa và điều chỉnh sổ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước. Sổ kế toán phải được lưu trữ và quản lý chặt chẽ, người được phân công lưu trữ phải chịu trách nhiệm với tài liệu được giao quản lý.
3.2.5. Hoàn thiện về tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán:
- Hoàn thiện công tác lập báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính là một công cụ hữu ích để đánh giá tình hình tài chính của một công ty, và để so sánh một công ty với các đối thủ cạnh tranh.
Hoàn thiện công tác phân tích báo cáo kế toán.
3.2.6. Hoàn thiện về tổ chức kiểm tra kế toán
Để công tác kiểm tra nội bộ được phát huy công ty cần thực hiện như sau:
- Trước tiên, công ty cần lập ra một đội kiểm tra nội bộ riêng. Trong đó phải có ít nhất một người thành thạo các nghiệp vụ kế toán, hiểu rõ luật kế toán, vừa có trình độ về kế toán vừa có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Bộ phận này thành lập và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo công ty.
- Đội kiểm tra này cần xây dựng một quy chế kiểm tra cụ thể trình lên ban lãnh đạo công ty duyệt sau đó thực hiện đúng theo quy chế. Quy chế này cần công bố cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty. Trong quy chế ngoài việc quy định rõ vai trò trách nhiệm của bộ phận kiểm tra nội bộ, mối quan hệ giữa các phòng ban, giữa các nhân viên với hoạt động kiểm tra nội bộ. Cần có các quy định cụ thể về lĩnh vực hoạt động của công ty, cơ cấu bộ máy quản lý, thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, quy chế quản lý tài chính đặc biệt là công tác quản lý nợ, tài sản cố định, tiền mặt,…….
- Ngay từ đầu năm, bộ phận kiểm tra nội bộ cần đưa ra một bản kế hoạch kiểm tra nội bộ thường xuyên trình lên ban giám đốc phê duyệt, sau đó thực hiện đúng theo kế hoạch đó. Ngoài ra, trong từng tháng, từng quý bộ phận này cần có kế hoạch kiểm tra bất thường bộ phận kế toán để đánh giá được chính xác tình hình hoạt động của bộ phận kế toán như thế nào.
- Việc kiểm tra kế toán không những là trên giấy tờ sổ sách, báo cáo mà phải đi sâu vào cả quy trình làm việc, quy trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, và cả tính hợp lý hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sau khi kiểm tra, phải công khai kết quả. Quá trình kiểm tra nếu phát hiện sai sót cần đưa ra biện pháp sửa chữa và điều chỉnh cho kịp thời.
- Định kỳ phải thực hiện kiểm tra công tác thu chi tài chính và tiến hành thẩm định xét duyệt quyết toán cho các đơn vị trực thuộc.
3.2.7. Hoàn thiện về tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang sử dụng phần mềm kế toán ERP là tương đối phức tạp, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn nhất định về tin học đặc biệt là ứng dụng phần mềm để phục vụ công tác kế toán.
3.3. Điều kiện để thực hiện việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
3.3.1. Về phía cơ quan quản lý Nhà nước
Tiếp tục hoàn thiện hệ thống Chuẩn mực kế toán, các văn bản hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực kế toán, Chế độ kế toán quản trị doanh nghiệp, tạo sự thống nhất đồng bộ trong việc quản lý và phù hợp với Luật doanh nghiệp.
3.3.2. Về phía Chi nhánh Công ty Cổ phần tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang
Chi nhánh Công ty Cổ phần Tập đoàn Hoa Sen tại Phú Quốc – Kiên Giang cần nhận thức rõ tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong hoạt động kinh doanh của mình.
KẾT LUẬN
Đổi mới tổ chức công tác kế toán là một việc rất quan trọng và cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế. Tổ chức công tác kế toán làm công việc kế toán có nề nếp, tạo nên báo cáo tài chính có chất lượng cao, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin kinh tế – tài chính.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN 10 NGUOI – KIEN GIANG\9. Tạ Chí Linh K15MAC.KG(R)
