Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Kiên Giang
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta có nhiều chủ trương chính sách để bình ổn và phát triển nền kinh tế nhiều thành phần, đa dạng hóa các hình thức sở hữu, mở rộng quan hệ hợp tác, cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đối thủ cạnh tranh dẫn đến môi trường kinh doanh ngày càng diễn biến khốc liệt và gây gắt, chính điều này buộc lòng Công ty phải nâng cao sức cạnh tranh với hình thức mở rộng hoạt động kinh doanh. Để đạt được điều kiện cần, Công ty xây dựng đội ngũ quản lý có trình độ, tầm nhìn mang tính chiến lược hơn. Từ đó hoàn thiện hệ thống và đặc biệt cần tăng cường KSNB đối với chu trình bán hàng-thu tiền để đảm bảo doanh số, đạt được doanh thu, tránh thất thoát sản phẩm và tiền từ nguồn bán hàng chính là bước khởi đầu mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Xuất phát từ những thực tiễn trên, tác giả đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Kiên Giang” làm luận văn tốt nghiệp Cao học chuyên ngành Kế toán.
2. Mục tiêu nghiên cứu
– Hệ thống hóa lý luận về KSNB chu trình bán hàng-thu tiền trong doanh nghiệp;
– Đánh giá thực trạng công tác KSNBchu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT;
– Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền trong doanh nghiệp.
– Phạm vi nghiên cứu: Là công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT.
– Hệ thống số liệu được sử dụng năm 2016.
4. Phương pháp nghiên cứu
Thực hiện luận văn, tác giả tập trung khảo sát, khai thác thông tin, số liệu về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty KBT. Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu kết hợp với phương pháp thu thập dữ liệu bằng phỏng vấn trực tiếp những người liên quan đến chu trình bán hàng – thu tiền, tình hình tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Các dữ liệu trên sẽ được phân tích bằng phương pháp tường thuât, tổng hợp và sử dụng số liệu để làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, chỉ ra những vấn đề tồn tại và nguyên nhân làm căn cứ đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với mục tiêu của đề tài kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty KBT.
5. Bố cục của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng-thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch Ngói Kiên Giang.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KSNB CHU TRÌNH
BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. TRÌNH BÀY CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN
Chu trình bán hàng-thu tiền trong các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ đều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoàn thành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bán được theo nhiều hình thức khác nhau. Việc hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền vừa đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý là một yêu cầu mang tính cấp thiết.
Chu trình bán hàng-thu tiền, gồm: Tiếp nhận đơn hàng-Kiểm tra công nợ-Chấp nhận đơn hàng-xuất hàng-Ghi sổ nghiệp vụ-Theo dõi công nợ-Thu tiền.
1.2. KHÁI QUÁT VỀ KSNB
1.2.1. Khái niệm về KSNB
Hội đồng các tổ chức tài trợ ủy ban Treadway (COSO) xây dựng mô hình đánh giá HTKSNBđược thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng KSNB. Theo mô hình này, KSNB được định nghĩa là: KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, HĐQT và cá nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định
1.2.2. Vai trò của KSNB
– Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an về những rủi ro, nhất là về con người và tài sản.
– Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp giảm tải trọng những công việc, sự vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược
– Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá công tác quản lý điều hành.
1.2.3. Mục tiêu của KSNB
– Các mục tiêu trong một đơn vị rất đa dạng nhưng có thể phân thành ba loại như sau:
+ Mục tiêu hoạt động:
+ Mục tiêu BCTC:
+ Mục tiêu tuân thủ:
1.2.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB
Các bộ phận cấu thành của KSNB theo COSO 2013, gồm: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông;Giám sát.
1.2.5. Hạn chế của KSNB
– Về chủ quan: Sự thông đồng của các nhân viên bên trong và ngoài doanh nghiệp để gian lận; những người chịu trách nhiệm thực hiện KSNB lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ lợi ích riêng.
– Về khách quan: Do những hạn chế về năng lực của con người như sự vô ý, bất cẩn, sai sót về xét đoán hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc;
1.3. KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN
1.3.1. Kiểm soát chu trình bán hàng
Chu trình bán hàng là một quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng của hai bên.
1.3.2 Kiểm soát chu trình thu tiền
Chu trình thu tiền là quá trình người bán thu lại lượng giá trị mà mình đã bán ra cho khách hàng bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc bằng các hình thức khác.
1.3.3. Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng-thu tiền
Chu trình bán hàng được phân chia theo các chức năng sau:
– Nhận đơn đặt hàng; Xét duyệt bán chịu; Lập lệnh bán hàng; Xuất kho hàng hóa; Lập và kiểm tra hóa đơn; Theo dõi các khoản phải thu; Dự phòng thu khó đòi .
1.3.4. Mục tiêu KSNB của chu trình bán hàng-thu tiền
Việc kiểm soát tốt chu trình bán hàng-thu tiền giúp đơn vị đạt được các mục tiêu sau:
– Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động:
– Báo cáo tài chính:
– Tuân thủ pháp luật và các quy định:
1.3.5. Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng-thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền thường xảy ra các sai phạm ở các giai đoạn như sau:
– Xử lý Đơn đặt hàng của khách hàng:
– Xét duyệt bán chịu:
– Giao hàng:
– Lập hóa đơn:
– Ghi chép doanh thu, thu tiền, theo dõi nợ phải thu
1.3.6. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình bán hàng-thu tiền
1.3.6.1. Tổ chức hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ kế toán là thể hiện minh chứng cho các nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống. Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.
1.3.6.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan. Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử dụng.
– Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt.
1.3.6.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Thông qua các báo cáo, nhằm kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định điều hành hoạt động.
Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được phân thành 03 (ba) loại theo mục tiêu cung cấp thông tin: Thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động.
1.3.7. Thủ tục KSNB chu trình bán hàng-thu tiền
Thông thường các bước kiểm soát quá trình trong chu trình bán hàng-thu tiền như sau:
– Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng.
– Xét duyệt bán chịu
– Giao hàng cho khách hàng
– Lập Hoá đơn bán hàng
– Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán
– Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận cơ bản về HT KSNB chu trình bán hàng-thu tiền trong doanh nghiệp theo khuôn mẫu COSO 2013.
Thông qua HTKSNB doanh nghiệp phát hiện được những thiệt hại, sai sót và hành vi vi phạm trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Từ đó đề ra được những biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu và sử dụng hợp lý hơn nguồn tài sản của doanh nghiệp.
Hệ thống KSNB duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, những thông tin không đáng tin cậy cũng được phát hiện nếu KSNB hữu hiệu.
Công tác KSNB hoạt động hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Tuy nhiên trong một HTKSNB nào cũng chỉ đảm bảo hợp lý chứ không hoàn toàn tuyệt đối, đã tồn tại những hạn chế, sai sót nhất định dẫn đến không đạt mục tiêu, thất thoát doanh thu. Do vậy khi thiết lập HTKSNB, doanh nghiệp nên quan tâm đến những nguyên nhân dẫn đến rủi ro có thể xảy ra trong hiện tại và tương lai để có thể hạn chế nó ở mức tối đa.
Dựa trên cơ sở lý luận về KSNB của chương 1, chương 2 sẽ khảo sát và đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KSNB
CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CÔNG TY KBT
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY KBT
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Xí nghiệp gạch Tuynel Kiên Giang được khánh thành và hoạt động từ tháng 03/2005 đến ngày 01/4/2008 thực hiện cổ phần hóa với tên gọi là Công ty KBT theo Quyết định số 767/QĐ-UBND, ngày 25/03/2008 của UBND tỉnh Kiên Giang. Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty cổ phần, mã số doanh nghiệp 1700572808 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Kiên Giang cấp ngày 01/4/2008 với vốn đều lệ 23.359.610.000 đồng, thay đổi lần 3 vốn điều lệ tăng lên 45 triệu đồng.
– Ngành nghề hoạt động chính của Công ty là: Sản xuất gạch xây dựng bằng công nghệ lò nung tuynel, khai thác đất sét và khai thác, buôn bán đất bùn, vận tải hàng hóa …
– Nguyên vật liệu chính của Công ty chủ yếu là đất sét và than cám.
Thương hiệu Gạch “TUYNEL KIÊN GIANG” đã thực hiện đăng ký bảo hộ độc quyền nhãn hiệu hàng hóa sản phẩm “TUYNEL KIÊN GIANG” và LOGO của công ty đã được Cục sở hữu trí tuệ chấp thuận.
LOGO Công ty KBT
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
– Chức năng: Công ty có chức năng là sản xuất & kinh doanh gạch nung các loại từ đất sét.
– Nhiệm vụ: + Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình công ty có nhiệm vụ:
+ Bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao.
+ Thực hiện chế độ thu-chi hoá đơn chứng từ theo chế độ hạch toán của Nhà nước.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức Công ty
Công ty có các phòng ban thực hiện công việc chức năng nhằm đảm bảo cho việc quản lý, tổ chức, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Ban Giám đốc được hiệu quả, đúng pháp luật. Cơ cấu tổ chức phòng ban của Công ty như sau:
2.1.3.1 Phòng Kinh doanh
Bộ máy Công ty tổ chức theo hướng tinh gọn nên phòng Kinh doanh vừa tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh, vừa tổ chức cung ứng vật tư, nguyên liệu phục vụ công tác sản xuất Gạch Tuynel.
2.1.3.2. Phòng Tài chính-Tổ chức
– Tổ chức nhân sự, thực hiện việc nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu phát triển;
– Đề xuất các chế độ, chính sách về nhân sự.
– Thực hiện chức năng văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, đánh máy; quản lý kho vật tư và thành phẩm, mua sắm tài sản trang thiết bị khối văn phòng; công tác bảo vệ, an toàn, phòng chống cháy nổ; vệ sinh, y tế….
2.1.3.3. Ban quản đốc phân xưởng sản xuất
Chỉ đạo các tổ trưởng sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đề ra. Các tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm trước Ban quản đốc về công việc được giao, chủng loại gạch sản xuất, chất lượng sản phẩm. Ngoài ra Ban quản đốc còn tham mưu và đề xuất các biện pháp cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí và đạt hiệu quả cao trong sản xuất; lập kế hoạch sửa chữa, bảo trì máy móc thiết bị nhằm đảm bảo duy trì hoạt động sản xuất bền vững.
2.2. GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT & ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CÔNG TY KBT
2.2.1. Môi trường kiểm soát
Mức độ hữu hiệu của HTKSNB tuỳ thuộc vào các nhà quản lý và nhiều yếu tố khác trong môi trường kiểm soát. Đó là những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của HTKSNB. Một, người lãnh đạo có quan điểm đúng đắn về kiểm soát, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng-thu tiền thì doanh nghiệp hoạt động kiểm soát tốt.
2.2.1.1. Đặc thù về quản lý
Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, Công ty luôn chịu sự cạnh tranh khốc liệt của các sản phẩm cùng loại. Với một môi trường kinh doanh có tính thương mại, quan điểm của người lãnh đạo Công ty kinh doanh là cạnh tranh lành mạnh, sử dụng tối đa các nguồn lực của Công ty, đáp ứng tốt nhu cầu của người tiêu dùng về sản lượng cũng như chất lượng.
2.2.1.2. Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Đặc biệt bộ phận phụ trách tiêu thụ như phòng kinh doanh, phòng kế toán, các nhân viên bán hàng… thì chính sách tuyển dụng và đào tạo luôn được coi trọng.
2.2.1.3. Các nhân tố bên ngoài
Công ty có những chính sách, chiến lược phù hợp để cạnh tranh với các đối thủ. Tình trạng bán phá giá của các đối thủ cạnh tranh hoặc các Công ty khác xâm phạm thị trường.
2.2.2. Hệ thống thông tin
2.2.2.1 Mô hình Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ dạo công tác tại phòng tài chính kế toán, báo cáo tình hình tài chính cho Ban giám đốc, lập kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết các vấn đề tài chính, chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc. Các phần hành khác ở phòng tài chính của Công ty cùng phối hợp đối chiếu với nhau và chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
2.2.2.2. Hình thức kế toán
Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ và mẫu biểu liên quan khác theo quyết định hiện hành của Bộ Tài chính hiện nay, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán thay cho hình thức thủ công. Các chứng từ phát sinh trong ngày đều được cập nhật vào máy, dữ liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ cái…, cuối cùng là lên báo cáo kế toán.
2.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tài khoản kế toán của Công ty sử dụng để hạch toán trong chu trình bán hàng-thu tiền tuân thủ theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Cụ thể, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 111: Tiền mặt; TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
TK 112: Tiền gửi ngân hàng; TK 131: Phải thu khách hàng;
TK 511: Doanh thu bán hàng; TK 136: Phải thu nội bộ
…
2.2.3. Chiến lược sản phẩm
2.2.3.1 Hoạt động Marketing
Bộ phận chuyên trách Marketing Công ty thực hiện việc khảo sát thị trường, giới thiệu hình ảnh của công ty, quảng bá thương hiệu, trưng bày sản phẩm, tài liệu, tất cả đều nhằm mục đích cung cấp, tiêu thụ sản phẩm tại thị trường mới, chăm sóc khách hàng củ.
2.2.3.2. Chính sách hoạt động tiếp thị
Đối với sản phẩm đã chiếm lĩnh được thị trường như gạch xây: theo dõi thường xuyên diễn biến thị trường, đối thủ cạnh tranh, thị hiếu để có những chiến lược kịp thời về giá cả, sản phẩm, xúc tiến và khuếch trương nhằm giữ vững và phát triển thị phần.
2.2.3.3. Các sản phẩm bước đầu thâm nhập
Công ty KBT từng bước tiếp cận thị trường, tích cực công tác giới thiệu, quảng bá sản phẩm, đồng thời nghiên cứu nhu cầu sử dụng… từ đó không ngừng cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm đáp ứng nhu cầu, đưa ra chính sách giá, hệ thống phân phối phù hợp.
2.2.3.4. Chiến lược sản phẩm
Chất lượng: Sản xuất theo tiêu chuẩn TCVN 1450: 1998 và TCVN 1451: 1998. Duy trì và phát huy sản phẩm chất lượng cao đã được khách hàng đánh giá và ưa chuộng trong thời gian qua. Đa dạng hoá sản phẩm theo kích cỡ phù hợp.
2.2.3.5. Thị trường tiêu thụ
Xác định hai phân khúc thị trường: Nhóm các khu công nghiệp, công trình công nghiệp và nhóm các công trình dân dụng.
Thị trường mục tiêu: Các khu đô thị mới, khu công nghiệp trong Tỉnh và các Tỉnh lân cận, đặt biệt là thị trường Phú Quốc, ngoài ra là thị trường Cam-Pu-Chia.
2.2.3.6. Chiến lược khách hàng
Duy trì và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng nhất là các đại lý phân phối truyền thống, các chủ đầu tư và đơn vị thi công công trình đồng thời mở rộng thêm các địa bàn trong tỉnh. Kết hợp các chính sách chăm sóc khách hàng và duy trì chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý để giữ khách hàng.
2.2.3.7.Chính sách về sản phẩm
Áp dụng giá bán cạnh tranh, giá linh hoạt đối với các sản phẩm thứ yếu (gạch 70 và 75) tuỳ theo thị trường.Giữ ổn định giá đối với sản phẩm chính đảm bảo mục tiêu lợi nhuận, sử dụng các chính sách khuyến mãi, chiết khấu thương mại để kích thích tiêu thụ, đảm bảo cạnh tranh và giữ thị phần.
2.2.3.8. Tình hình nghiên cứu sản phẩm mới
Sản phẩm truyền thống như gạch xây dựng vẫn được Công ty ưu tiên đầu tư phát triển. Từ những dây chuyền hiện có năm 2016 Công ty sẽ đầu tư mới thêm 01 dây chuyền sản xuất nâng công suất lên 60 triệu viên/năm.
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CÔNG TY KBT
2.3.1. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty KBT
Đối với nghiệp vụ bán hàng, mục tiêu mà ban giám đốc đặt ra là: Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn trước khi thực hiện, phải có tính pháp lý, được ghi sổ đầy đủ nội dung và số tiền, tránh bỏ sót, đánh giá ghi chép đúng đắn với mục tiêu chung của Công ty là doanh thu bán hàng phải đạt được ở mức cao nhất, thu hồi vốn nhanh nhằm tránh tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn.
2.3.2. Thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty
* Các chứng từ thường được sử dụng trong hoạt động bán hàng tại Công ty bao gồm:Hợp đồng kinh tế; Đơn đặt hàng;Phiếu xuất kho; Thẻ kho; Biên bản giao nhận; Hoá đơn hàng hoá; Bảng kê nộp tiền; Phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng; Biên bản đối chiếu công nợ; Báo cáo công nợ và Báo cáo doanh thu.
* Hệ thống sổ sách kế toán về tiêu thụtrong hệ thống sổ kế toán có liên quan đến chu trình bán hàng-thu tiền là: Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng; Sổ tổng hợp công nợ phải thu; Sổ chi tiết doanh thu; Sổ tổng hợp doanh thu; Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; Sổ quỹ tiền mặt;
* Hệ thống Báo cáo kế toán của Công ty gồm có: Báo cáo tổng hợp doanh thu; Báo cáo tổng hợp công nợ phải thu; Bảng cân đối Nhập-Xuất-Tồn.
2.3.3. Hoạt động KSNB đối với chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT
Chu trình bán hàng-thu tiền bắt đầu nhận đơn đặt hàng và xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra và xét duyệt bán chịu, lập hoá đơn và ghi sổ nghiệp vụ hàng bán, chuyển giao hàng hoá, theo dõi phải thu và nhận tiền thanh toán của khách hàng. Quy trình bán hàng-thu tiền đòi hỏi công việc KSNB phải thực hiện chặt chẽ, chính xác, rõ ràng.
2.3.3.1. Thủ tục KSNB đối với nghiệp vụ bán hàng
Công tác nghiệp vụ bán hàng theo các quy trình sau:
-Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng;
– Kiểm tra và xét duyệt bán chịu;
– Lập hoá đơn và giao hoá đơn;
– Ghi nhận doanh thu bán hàng.
2.3.3.2. Kiểm soát nợ phải thu khách hàng
Kế toán công nợ chịu trách nhiệm theo dõi kịp thời các chi tiết khoản phải thu của khách hàng, phần thanh toán trên sổ chi tiết công nợ nhằm ngăn ngừa việc bán hàng vượt mức tín dụng, kiểm tra thường xuyên, đôn đốc thu hồi nợ, phân loại nợ nhằm kiểm soát mọi công nợ phát sinh trong kỳ. Sổ chi tiết công nợ của khách hàng vừa được thực hiện trên máy tính vừa được ghi chép bằng tay.
2.3.3.3 KSNB đối với nghiệp vụ thu tiền
Hình thức thu tiền của Công ty gồm hai hình thức: Thu tiền mặt và chuyển khoản.
Thu tiền mặt có các khoản: Thu tiền trực tiếp tại Công ty, thu tại đại lý…bộ phận thu tiền sẽ đến khách hàng để thu tiền và nộp cho thủ quỹ hoặc gửi vào Tài khoản của Công ty được mở tại Ngân hàng. Khi nộp tiền, nhân viên thu tiền nộp kèm theo bảng kê thu tiền cho phòng kế toán, nhân viên công nợ để ghi sổ và cập nhật công nợ.
2.3.3.4. Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền ngân hàng
Hiện nay, với Thông tư mới của thuế mọi hoá đơn trên 20.000.000 đồng phát sinh trong ngày đều phải được chuyển khoản mới được khấu trừ thuế. Do vậy, số tiền được chuyển khoản qua ngân hàng là rất lớn.
2.3.3.5. Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt
Kế toán thanh toán, kế toán công nợ phải theo dõi các khoản tiền phải thu qua ngân hàng, hiện nay thông tin hiện đại, tất cả có thể được kiểm tra qua internet banking nên có thể cập nhật được kịp thời.Sau khi nhận được thông báo tiền đã được chuyển cho Công ty, bộ phận kế toán có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh được biết để kịp thời cung cấp hàng cho khách hàng khi có yêu cầu. Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu với phòng kế toán về công nợ của khách hàng và chịu trách nhiệm về số lượng hàng hoá và các khoản nợ phải thu nếu vượt hạn mức cho phép.
Khách hàng
2.3.3.6 Kiểm soát các khoản chiết khấu, giảm trừ doanh thu
Đối với chiết khấu thương mại: Công ty có hình thức chiết khấu thông thường, chiết khấu theo tháng, chiết khấu năm theo hình thức luỹ tiến. Do vậy, cần phải kiểm tra và đối chiếu cụ thể để tránh sự thất thoát lợi ích của khách hàng cũng như Công ty.
Đối với giảm giá hàng bán: Chính sách giảm giá do chính Giám đốc xét duyệt, thông thường giảm giá hàng bán có hiệu lực trong thời gian ngắn. Vì vậy, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán theo dõi thường xuyên chính sách này.
Nhìn chung, Công ty đã xây dựng một HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền tương đối hữu hiệu để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế và cần phải khắc phục, đó là: Công ty không có một mẫu đơn đặt hàng, mẫu xuất kho, biên bản giao nhận thống nhất dễ xảy ra nhầm lẫn chủng loại hàng hóa, thông tin khách hàng, chính sách tín dụng cho khách hàng còn theo cảm tính, chưa phân định rõ ràng, đôi lúc vì muốn bán được hàng hoá để tăng doanh số, tất cả đều do nhân viên thu nợ đi thu khách hàng nhưng chủ yếu là do tin tưởng, không có một sự giám sát nào nên rất có thể xảy ra rủi ro do nhân viên chiếm đoạt tiền, chưa phân tích các thông tin biến động doanh thu so với dự toán, xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến sự biến động để trên cơ sở đó có thể giúp nhà quản lý đưa ra các giải pháp để ngăn ngừa rủi ro, xây dựng chiến lược cho Công ty, Công tác kiểm soát bán hàng-thu tiền chưa được giám sát thường xuyên và có biện pháp nào để kiểm soát doanh thu thực tế.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI
CÔNG TY KBT
3.1. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY KBT
Với sự hình thành và phát triển từ năm 2005 cho đến nay, vốn điều lệ thay đổi lần III tăng trên 45 triệu đồng. Mục tiêu phát triển của Công ty là “tận dụng ưu thế về kinh nghiệm, công nghệ để tạo ra sản phẩm đạt chất lượng cao đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của các công trình xây dựng”. Vì vậy Công ty đặc biệt quan tâm và hoàn thiện HTKSNB , hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất trong tình hình kinh tế như hiện nay để KSNB chu trình bán hàng-thu tiền. Đó là công cụ không thể thiếu giúp cho Công ty có thể kiểm tra, kiểm soát và đánh giá toàn bộ tình hình hoạt động của Công ty trong quá trình sản xuất, nhận đơn hàng, xét duyệt bán hàng, vận chuyển hàng cho khách hàng, thu tiền và kiểm soát tốt doanh thu.
3.1.1 Quan điểm và phương hướng hoàn thiện
3.1.1.1 Tiếp cận và từng bước tạo nên sự phù hợp COSO 2013
Trong môi trường kiểm soát, nhà quản lý cần đánh giá được những rủi ro khiến cho mục tiêu không thể đạt đượcliên quan đến việc xác định rủi ro được trao đổi thông qua các kênh khác nhau trong toàn bộ doanh nghiệp. Thông tin thích hợp cần được thu thập và quá trình trao đổi thông tin cần diễn ra trong toàn bộ tổ chức, quá trình trên sẽ được giám sát và điều chỉnh lại khi cần thiết, nhằm giúp công ty đạt được các mục tiêu bao trùm lên mọi mặt của hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
3.1.1.2. Phù hợp với hoạt động sản xuất gạch-ngói
Hoạt động sản xuất gạch ảnh hưởng rất lớn đến đời sống người dân trong việc xây dựng nhà ở, nhà làm việc… Công ty thực hiện rất chặt chẽ các quy định của Nhà nước được ban hành để kiểm soát hoạt động sản xuất, tiêu thụ nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của Công ty KBT và khách hàng sử dụng gạch Tuynel.
3.1.1.3. Phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý tại Công ty KBT
Khi hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phát triển thì HTKSNB cũng phải phát triển theo tương ứng. Xây dựng HTKSNB tốt giúp cho Công ty phòng ngừa và giảm thiểu các rủi ro giúp cho Công ty hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, tuân thủ các quy định và cung cấp BCTC đáng tin cậy cho các đối tượng sử dụng. Với thực tế đã tồn tại, Công ty KBT cần phải hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền bằng cách khắc phục những bất cập và hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh theo hướng hoàn thiện.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN TẠI CÔNG TY KBT
3.2.1. Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT.
3.2.1.1. Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
3.2.1.2. Liên quan đến chính sách tín dụng
3.2.1.3 Chuyển giao hàng và lập hóa đơn
3.2.1.4. Thu tiền mặt
3.2.1.5. Doanh thu bán hàng
3.2.1.6. Nợ phải thu khách hàng
3.2.1.7. Công tác giám sát việc thực hiện
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền
Để hệ thống kế toán cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, Công ty cần sớm ban hành những quy định mới về công tác kế toán quản trị trong quy chế tài chính. Công tác kế toán quản trị và hệ thống báo cáo quản trị sẽ phục vụ đắc lực cho việc điều hành và KSNB.
Phải lên kế hoạch công việc phải triển khai trong tuần, đưa ra các chỉ tiêu cần phải hoàn thành để các phòng ban khác được biết để cùng phối hợp thực hiện, quy định thống nhất các mẫu biểu, các báo cáo liên quan chặt chẽ, trùng khớp nhau, để khi đối chiếu dễ dàng phát hiện ra những sai sót. Cần phải có kế hoạch như: Kế hoạch bán hàng, kế hoạch tài chính, chính sách chiết khấu… Các kế hoạch này được chia thành từng tháng, từng quý. Đồng thời cũng theo dõi thường xuyên việc thực hiện kế hoạch ở các phòng ban về việc chấp hành và tiến độ thực hiện. Nếu phát hiện thấy có sự sai phạm thì Công ty phải có biện pháp xử lý phù hợp. Đây cũng là cơ sở cho công tác lập kế hoạch tốt hơn.
Chương 3, tác giả đã nêu lên sự cần thiết phải hoàn thiện của KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT. Vì vậy Công ty đặc biệt quan tâm và hoàn thiện HTKSNB thêm chặt chẽ và hiệu quả, hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất trong tình hình kinh tế như hiện nay để KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Đó là công cụ không thể thiếu giúp cho Công ty có thể kiểm tra, kiểm soát và đánh giá toàn bộ hoạt động của Công ty. Để thực hiện tốt những lợi thế và mục tiêu trên tác giả đã đưa ra 07 (bảy) giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền, nhằm giúp cho Công ty KBT quản lý tốt hơn trong việc bán hàng và các khoản phải thu trong môi trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, gồm: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng; Liên quan đến chính sách tín dụng; Chuyển giao hàng và lập hóa đơn; Thu tiền mặt; Doanh thu bán hàng; Nợ phải thu khách hàng; Giám sát việc thực hiện.
Trong xu thế toàn cầu hoá hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, trong đó quy hoạch chỉnh trang đô thị cũ, phát triển đô thị mới,, tạo cơ hội cho các Công ty mở rộng thị trường tiêu thụvật liệu xây dựng nói chung, gạch ngói nói riêng. Công ty luôn theo dõi thị trường, nắm bắt thông tin và không ngừng cải tạo kỹ thuật, mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường trong khu vực, từng bước đưa sản phẩm thâm nhập vào thị trường Campodia. Định hướng chiến lược của Công ty là tập trung vào: Tuân thủ pháp luật; Đầu tư phù hợp; Phát triển nguồn nhân lực; Phát triển thị trường. Điều quan trọng là Công ty KBT muốn tồn tại được trong môi trường cạnh tranh là cần phải xây dựng một HTKSNB hợp lý hiệu quả với từng mục tiêu. Nhận định được tầm quan trọng của vấn đề này, tác giả đã đi sâu vào nghiên cứu, kết hợp giữa lý luận và thực trạng tại Công ty KBT, từ đó đưa ragiải pháp hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền. Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn đã giả quyết một số vấn đề sau:
Một là tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về HTKSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại doanh nghiệp.
Hai là tác giả đã đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT, từ đó đánh giá những vấn đề còn tồn tại cần phải khắc phục đối với KSNB chu trình bán hàng-thu tiền.
Ba là dựa trên cơ sở lý luận và thực tế công tác KSNB bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT, tác giả có 07 (bảy) giải pháp hoàn thiện công tác KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty KBT.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\LOP KIEN GIANG\LUAN VAN DA NOP DUY TAN\R.NGUYEN QUOC DAT
