Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát
Đối với doanh nghiệp Xây dựng và buôn bán vật liệu xây dựng, việc TCCTKT công rất quan trọng và cần thiết, qua đó góp phần đảm bảo cho việc thu thập thông tin, hệ thống hóa thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý tài chính; giúp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của Công ty; … TCCTKT tại Công ty hiện nay đang khó khăn trong khâu xử lý và lưu trữ dữ liệu. Mặc dù, đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty có năng lực tương đối tốt nhưng vẫn chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc. Nguyên nhân chủ yếu do trang bị công nghệ còn chưa đáp ứng được yêu cầu.
Vì vậy tổ chức một cách khoa học và hợp lý công tác kế toán là vấn đề rất cấp thiết và quan trọng, đặc biệt để thực hiện tốt công tác quản lý tài chính ở doanh nghiệp. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình.
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát trong thời gian vừa qua.
- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát trong giai đoạn 2018 trở đi.
- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường tài Phát.
- Không gian nghiên cứu: Công ty TNHH Trường Tài Phát.
- Thời gian nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác kế toán giai đoạn 2015-2017 và giải pháp cho giai đoạn từ năm 2018 trở về sau.
- Phương pháp nghiên cứu
Để có thể cung cấp cho người đọc một cái nhìn xuyên suốt đề tài, luận văn sử dụng phương pháp chính là phương pháp nghiên cứu định tính.
- Bố cục luận văn
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát
- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại TNHH Trường Tài Phát
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1. Các khái niệm có liên quan
1.1.2. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu mà kế toán ngày càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay.
Ngày nay sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải được đổi mới một cách toàn diện nhằm tạo ra sự ổn định của môi trường kinh tế, hệ thống pháp luật tài chính kế toán, lành mạnh hóa quan hệ và các hoạt động tài chính.
Công tác kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Với tư cách là công cụ quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế tài chính đảm nhiệm vai trò cung cấp thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Vì vậy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với hoạt động tài chính của Nhà nước và rất cần thiết, quan trọng đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
1.1.3. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
– Nguyên tắc thống nhất:
– Nguyên tắc phù hợp:
– Nguyên tắc hiệu quả:
1.2. NỘi dung tỔ chỨc công tác kẾ toán
TCCTKT có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nói chung và trong công tác quản lý tài chính nói riêng của các doanh nghiệp. Do đó, việc nghiên cứu nội dung TCCTKT tại doanh nghiệp là vấn đề cần thiết trong giai đoạn hiện nay. Tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn bảo đảm cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau
1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán
1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
1.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
1.2.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
1.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
1.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TRƯỜNG TÀI PHÁT
2.1. TỔng quan vỀ Công ty TNHH TRƯỜNG TÀI PHÁT
2.1.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Trường Tài Phát
2.1.2. Nhiệm vụ của Công ty TNHH Trường Tài Phát
2.1.3. Đặc điểm hoạt động và tổ chức bộ máy của Công Ty TNHH Trường Tài Phát
2.1.4. Tình hình kinh doanh của Công ty những năm qua
2.2. ThỰc trẠng tỔ chỨc công tác kẾ toán tẠi Công ty TNHH TRƯỜNG TÀI PHÁT
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán
2.2.1.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Công ty tổ chức theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các phòng ban chuyên môn do các nhân viên Phòng tài chính kế toán hạch toán.
2.2.1.2 Thực trạng khoa học công nghệ vào công tác kế toán
Đầu năm 2015 Công ty đã chuyển sang sửa dụng phần mềm kế toán riêng. Phần mềm đã đáp ứng cơ bản những vấn đề dữ liệu tập trung tại công ty thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu trong toàn hệ thống Công Ty.
2.2.2. Thực trạng tổ chức chứng từ kế toán
Tại Công ty TNHH Trường Tài Phát đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán, thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính.
Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại Công ty TNHH Trường Tài Phát tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bước như sơ đồ 2.3 dưới đây:
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
2.2.3. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính của Công ty TNHH Trường Tài Phát, hệ thống tài khoản của Công ty theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính.
2.2.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Công ty TNHH Trường Tài Phát áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ và đã thực hiện tin học hóa trong công tác kế toán.Hiện đang sử dụng phần mềm kế toán được viết riêng tên “KE TOAN”.
Sổ kế toán thường dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế và tình trạng thời gian có liên quan đến đơn vị. Mỗi năm đơn vị xây dựng hệ thống sổ cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp, và sổ kế toán chi tiết, được lập theo đúng mẫu quy định tại quyết định Thông tư 200/2014/TT-BTC.
2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Công ty hiện nay đang thực hiện lập và trình bày báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành. Báo cáo tài chính được Công ty lập tuân thủ theo đúng nguyên mẫu, nội dung của chế độ hiện hành. Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính năm bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B 01 – DN;
- Báo cáo KQHĐKD – Mẫu số B 02 – DN;
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ – Mẫu số B 03 – DN;
- Thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B 09 – DN.
Thực tế ở Công ty TNHH Trường Tài Phát cho thấy bộ máy kế toán của Công ty chỉ tập trung chủ yếu vào việc thu nhận xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác kế toán tài chính mà chưa thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho công tác kế toán quản trị theo đúng nghĩa của nó. Báo cáo quản trị, tại Công ty hầu hết đều do bộ phận kế toán tài chính đảm nhiệm khi có yêu cầu của Giám đốc. Báo cáo quản trị chưa thực sự được áp dụng theo một chuẩn mực nhất định mà hầu hết khi có yêu cầu nhằm phục vụ cho việc ra quyết định nhanh. Nội dung báo cáo kế toán quản trị thường liên quan đến lập dự toán ngân sách kinh doanh; quản trị lao động và tiền lương … tuy nhiên những báo cáo này vẫn chưa được chú trọng lập thường xuyên.
Quy trình kết thúc niên độ kế toán và lập báo cáo Tài chính ở công ty:
- Kiểm kê tài sản cố định, đánh giá chênh lệch tài sản, kiểm tra lại hao mòn tài sản cố định.
- Đối chiếu công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán.
- Đối chiếu, kiểm tra tài khoản ngân hàng và quỹ tiền mặt tiến hành chốt số dư và khóa sổ
- Kiểm tra lại các chi phí phát sinh đặt biệt là chi phí nhân công công trình và chi phí nhân viên văn phòng.
- Tiến hành lập báo cáo tài chính trên phần mềm của công ty.
2.2.6. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp việc cung cấp cho nhà quản trị thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác điều hành hoạt động kinh doanh đúng hướng. Đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài đơn vị.
Công ty không có bộ phận kiểm tra kế toán nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra qua lại giữa các nhân viên kế toán Công ty với nhau, tuy nhiên vẫn đạt hiệu quả cao và chính xác. Vì kế toán Công ty đã xây dựng quy trình kiểm tra số liệu chéo và đồng thời áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau:
- Mọi khoản chi đều có chứng từ và có chữ ký duyệt chi của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị;
- Hầu hết các khoản chi đều thanh toán qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt. Tuy nhiên, các chi phí sửa chữa xe chở vật tư, tiền lương và các khoản chi khác hàng tháng thì vẫn thanh toán bằng tiền mặt;
- Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng về các khoản đã phát sinh. Tiền gửi ngân hàng so với sổ phụ hay bảng sao kê tài khoản tiền gửi ngân hàng;
- Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kế toán vật tư và thủ kho;
- Định kỳ kiểm kê và đối chiếu công nợ, đối chiếu với kế toán trên Công ty. Thực hiện hoàn chỉnh các nghiệp vụ nên việc kiểm tra sẽ do các nhân viên kế toán làm đến đâu kiểm tra đến đó trước khi nộp báo cáo vào cuối kỳ kế toán, Kế toán trưởng căn cứ vào đây kiểm tra tính chính xác và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nội dung kiểm tra kế toán nội bộ bao gồm:
- Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra chứng từ kế toán là nội dung chủ yếu của việc kiểm tra trước trong nội bộ đơn vị trực thuộc. Kiểm tra chứng từ rất quan trọng nó gắn liền với việc kiểm tra từng nghiệp vụ kế toán đối với việc kiểm tra thường kỳ hoặc bất thường của Công ty và của cơ quan tài chính. Chứng từ kế toán được kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau:
- Kiểm tra nội dung chứng từ xem các hoạt động kinh tế tài chính ghi trong chứng từ có hợp pháp không nghĩa là đúng sự thật, đúng với chế độ thể lệ hiện hành, có phù hợp với định mức và dự đoán phê chuẩn hay không?
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nghĩa là chứng từ có hội đủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của từng người có thẩm quyền;
- Đối với những chứng từ tổng hợp và chứng từ ghi sổ phải đối chiếu với chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kinh tế. Đối với chứng từ ghi sổ, cần phải xem định khoản kế toán đúng với tính chất và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không?
- Kiểm tra việc ghi chép vào các sổ kế toán: Kiểm tra nội dung diễn giải vào sổ kế toán có đúng sự thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch;
- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán: Kiểm tra việc phân công, phân nhiệm, lề lối làm việc của bộ máy kế toán. Yêu cầu trong tổ chức bộ máy kế toán là phải hết sức gọn nhẹ nhưng đảm bảo được chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý;
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TRƯỜNG TÀI PHÁT
Một là về tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán: Công ty TNHH Trường Tài Phát là một đơn vị có quy mô vừa và nhỏ có bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng hoạt động nhịp nhàng, hiệu qủa.
Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán, Công ty đã đầu tư đúng mức trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công tác kế toán như máy vi tính, máy in, máy photo, phần mềm kế toán…
Hai là về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Công ty đã nhận thức vai trò của chứng từ kế toán nên đã xây dựng hệ thống chứng từ đáp ứng yêu cầu quản lý và phù hợp với chế độ kế toán.
Ba là về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đã tuân thủ đúng chế độ kế toán Việt Nam hiện hành và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành;
Bốn là về hệ thống sổ kế toán: Công ty đã áp dụng tổ chức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với Công ty, hệ thống sổ sách thống nhất, rõ ràng về biểu mẫu, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán được phân công đều trong kỳ và các chỉ tiêu thống nhất. .
Năm là về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Các báo cáo tại Công ty đã được lập đầy đủ theo đúng quy định của Nhà nước.
2.3.2. Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế
2.3.2.1. Những tồn tại hạn chế
Qua quá trình nghiên cứu tại Công ty TNHH Trường Tài Phát, bên cạnh những mặt đã đạt được thì tổ chức công tác kế toán tại Công ty còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty chưa có bộ phận riêng phục vụ yêu cầu quản trị cũng như phân tích hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, khả năng, trình độ của nhân viên kế toán là không đồng đều.
Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán mặc dù đã được quan tâm nhưng chỉ dừng lại ở phần mềm kế toán, các trang thiết bị, máy móc phục vụ công tác kế toán.
Thứ hai, về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Công ty vẫn còn hiện tượng thiếu chữ ký ở các chứng từ vẫn còn xảy ra ở các chứng từ như giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu…
Thứ ba, về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: hệ thống tài khoản còn một số tài khoản chưa được mở chi tiết.
Thứ tư, về tổ chức hệ thống sổ kế toán: Công ty vẫn còn có hiện tượng tẩy xoá trên sổ sách hoặc thực hiện không đúng phương pháp chữa sổ theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành.
Thứ năm, về tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Việc lập và trình bày báo cáo tài chính hàng năm tổng hợp toàn Công ty mặc dù đã tuân thủ tương đối chính xác nhưng đôi lúc vẫn còn hiện tượng lập báo cáo chậm so với quy định của Công ty.Bên cạnh đó, báo cáo quản trị chưa thực sự được quan tâm đúng mức.
Thứ sáu, về tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ: Hiện nay, công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ Công ty chỉ đơn thuần là sự kiểm tra chéo giữa các nhân viên kế toán với nhau.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những tồn tại hạn chế
Nguyên nhân khách quan: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty được thực hiện trên địa bàn rộng, chịu nhiều biến động của thời tiết. Bên cạnh đó, chế độ kế toán của Nhà nước có nhiều thay đổi trong mấy năm gần đây, các văn bản pháp lý hướng dẫn chế độ liên quan đến Công ty tương đối nhiều nên việc áp dụng còn nhiều lúng túng. Tình hình nắm bắt thông tin kế toán của nhân viên kế toán tại Công ty chưa cao.
Nguyên nhân chủ quan:.
- Phải nói đến quan điểm truyền thống về làm kế toán của Công ty là tổ chức ghi nhận nghiệp vụ phát sinh, định kỳ lập báo cáo vào cuối tháng, cuối quý, cuối niên độ dẫn đến công việc bị dồn vào cuối tháng, cuối quý, cuối niên độ. Chính vì vậy, việc nhầm lẫn, thiếu sót trong quá trình làm công tác kế toán là không thể tránh khỏi;
- Vấn đề phối hợp giữa bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong Công ty còn chưa được chặt chẽ dẫn đến việc luân chuyển, kiểm tra và xử lý chứng từ còn chậm, mất nhiều thời gian;
- Trình độ của người làm kế toán ở đơn vị còn chưa đồng đều. Việc tổ chức mở, tham gia các lớp tập huấn về nghiệp vụ kế toán và chế độ kế toán còn ít và chưa thường xuyên;
- Việc ứng dụng khoa học công nghệ còn hạn chế, rời rạc. Công ty đầu tư phần mềm kế toán, trang thiết bị, máy móc nhưng chưa đầu tư đúng mức dẫn đến khối lượng công việc kế toán nhiều, dễ nhầm lẫn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TRƯỜNG TÀI PHÁT
3.1. MỤc đích và nguyên tẮc hoàn thiỆn tỔ chỨc công tác kẾ toán
3.1.1. Mục đích hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là một công cụ quan trọng, hữu hiệu giúp cho các nhà quản lý nắm được thực trạng tài chính, quản lý vốn, tài sản, nắm được cơ hội nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp. Để doanh nghiệp ngày càng phát triển thì mỗi doanh nghiệp phải có biện pháp cụ thể để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình. Các thông tin kế toán được coi là một trong những thông tin quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả và khả năng mang lại thành công cho các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, các thông tin kế toán còn là thông tin hết sức cần thiết và quan trọng đối với các nhà quản lý, điều hành, kiểm soát và ra quyết định kinh tế. Đồng thời cung cấp các thông tin quan trọng cho Nhà nước để điều hành vĩ mô nền kinh tế. Vì vậy muốn các thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác, kịp thời và có độ tin cậy cao đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn quan tâm và có những biện pháp cụ thể để tổ chức công tác kế toán tại công ty ngày càng hoàn thiện hơn.
3.1.2. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải dựa trên các nguyên tắc:
– Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp phải đúng theo quy định của chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 do Bộ Tài chính ban hành và các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán Nhà nước hiện hành;
– Tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ; phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp;
– Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của người làm công tác kế toán, trình độ trang bị, công nghệ và kỹ thuật tính toán xử lý thông tin của doanh nghiệp;
– Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ;
– Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả, nâng cao năng suất lao động của kế toán;
– Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức bộ máy quản lý.
3.2. NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA VIỆC HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TRƯỜNG TÀI PHÁT
Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là một cách thích ứng với điều kiện về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, cũng như gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp. Công ty TNHH Trường tài Phát trong việc tổ chức công tác kế toán cũng có một số thuận lợi để hoàn thiện công tác này như:
– Công ty có đội ngũ cán bộ, công nhân viên nhiều kinh nghiệm giúp ích rất nhiều cho việc xây dựng tổ chức Công ty sau này;
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành hoạt động kinh doanh đều chịu sự tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài. Các yếu tố này ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình kinh doanh và tác động đến tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.
– Ảnh hưởng của các quy định chung của ngành. Do là Công ty nên bên cạnh việc tuân thủ các quy định chung của Nhà nước thì Công ty còn phải thực hiện các quy định về Công ty đại chúng và các văn bản pháp luật khác có liên quan;
– Ảnh hưởng từ sự thay đổi chế độ kế toán. Tổ chức công tác kế toán trong Công ty thực hiện theo quy định của Chế độ kế toán Việt Nam, Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Luật kế toán Việt Nam. Khi các yếu tố này thay đổi thì công tác kế toán cũng thay đổi theo để đảm bảo tuân thủ, phù hợp với chế độ, chuẩn mực, luật mà Nhà nước ban hành;
– Ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên – xã hội. Do đặc thù hoạt động kinh doanh của Công ty phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên nên trong điều kiện thời tiết có nhiều biến động như hiện nay thì việc tổ chức công tác kế toán cũng bị ảnh hưởng không nhỏ, nhất là việc cân đối nguồn tài chính hàng năm đảm bảo cho việc điều tiết quỹ lương, quỹ khen thưởng, phúc lợi cho cán bộ công nhân viên và chi khác của Công ty trong điều kinh doanh của các đơn vị trực thuộc là không đều nhau, có đơn vị kết quả kinh doanh lỗ, lại có đơn vị có kết quả kinh doanh hiệu quả.
3.3. MỘt sỐ giẢi pháp hoàn thiỆn tỔ chỨc công tác kẾ toán tẠi Công ty TNHH TRƯỜNG TÀI PHÁT
3.3.1. Hoàn thiện bộ máy kế toán và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán
3.3.1.1.Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ vấn đề lý luận và thực tiễn, tổ chức bộ máy kế toán trong Công ty cần hoàn thiện cho phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty nhằm thu thập, xử lý, phân tích, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, trung thực phục vụ cho việc điều hành của các nhà quản lý doanh nghiệp. Theo đó, tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cần tương ứng với quy mô công tác kế toán và khối lượng công việc kế toán cần thực hiện cũng như số lượng và chất lượng của người làm kế toán.
Theo tác giả thì Công ty nên duy trì mô hình kế toán phân tán như hiện nay. Tuy nhiên, nên có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong các phần hành của bộ máy kế toán. Để thực hiện được điều đó cần giải quyết các vấn đề sau:
– Phân định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cán bộ kế toán, giao cho mỗi cán bộ chuyên trách một mảng công việc, phù hợp với trình độ, năng lực của mỗi cán bộ để hạn chế sự chồng chéo trong việc mà vẫn đảm bảo việc thu thập, xử lý thông tin chính xác, liên tục và đầy đủ cho nhà quản lý. Việc phân định rõ công việc cũng giúp các cán bộ hiểu rõ công việc của nhau, vừa dễ dàng kiểm tra đối chiếu, vừa phối hợp thực hiện nhịp nhàng, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao;
– Xác định số lượng và chất lượng của đội ngũ người làm kế toán trong từng phần hành kế toán hợp lý. Để đảm bảo nguyên tắc, tiết kiệm, hiệu quả trong tổ chức bộ máy kế toán cần xem xét, sắp xếp nhân viên kế toán sao cho hợp lý, phù hợp với yêu cầu công việc;
– Bên cạnh đó cần phải luôn có kế hoạch luân chuyển vị trí công tác kế toán của các cán bộ kế toán trong đơn vị, thay nhau phụ trách từng phần công việc với mục tiêu để các cán bộ kế toán hiểu biết hết các công việc kế toán trong đơn vị, theo tinh thần“giỏi một việc biết nhiều việc” và khi ai đó có nghỉ đột xuất thì vẫn có người làm hộ phần công việc đó, tránh tình trạng công việc bị ngừng trệ do không có người thay thế;
– Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật nghiệp vụ của đội ngũ kế toán viên trong toàn Công ty. Công ty cần nhận thức được vai trò của công tác kế toán và có sự đầu tư thích đáng vào hoạt động đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cũng như trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, cập nhật thông tin về lĩnh vực kế toán cho nhân viên kế toán dưới hình thức mở các lớp tập huấn, gửi đi đào tạo,…
3.3.1.2. Hoàn thiện ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác kế toán
Để khai thác và sử dụng phần mềm kế toán mang lại hiệu quả cao thì Công ty cần phải lựa chọn cho Công ty một phần mềm kế toán phù hợp với đặc thù tài chính, đáp ứng nhu cầu của Công ty. Khi sử dụng cần cân nhắc để nâng cấp phầm mềm cho phù hợp với các văn bản pháp quy mới ra đời; Chú ý đến tốc độ xử lý dữ liệu của phần mềm đồng thời đầu tư và nâng cấp trang thiết bị, máy tính hiện đại và nâng cấp trình độ sử dụng của các kế toán viên để khai thác hiệu quả các thiết bị đó.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ của Công ty như đã trình bày ở trên thì còn một số tồn tại: chứng từ thiếu chữ ký, thời gian luân chuyển chứng từ chậm,… Do đó, cần quy định lại các nội dung cơ bản của việc kiểm tra, luân chuyển chứng từ, bao gồm:
- Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và qui định rõ hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ
- Kiểm tra chứng từ
- Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: Quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất. Quy định rõ thời gian luân chuyển và lưu lại chứng từ ở từng khâu, từng bộ phận một cách cụ thể, tránh trường hợp “ngâm” chứng từ;
3.3.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán là công cụ để thu thập những thông tin cần thiết từ các số liệu trên chứng từ kế toán và xử lý chúng để cung cấp những thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng.Ở Công ty TNHH Trường Tài Phát đã áp dụng đúng quy định về hệ thống tài khoản kế toán tuy nhiên tài khoản công nợ phải trả công ty chưa mở chi tiết cho từng khách hàng do đó sẽ rất khó khăn về việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhà cung cấp.
Mặt khác theo nguyên tắc trọng yếu, một thông tin trọng yếu phải được trình bày trên báo cáo tài chính khi thiếu thông tin đó sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của người đọc. Theo đó công ty nên mở chi tiết tài khoản công nợ phải trả để từ chi tiết đó chúng ta có thể theo dõi được hạn mức công nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khách hàng, việc chi tiết sẽ giúp cho việc phân tích được rõ ràng và hiệu quả, biết được mình còn đang nợ của nhà cung cấp nào để có kế hoạch thanh toán cho phù hợp. Vì vậy công ty nên mở tài khoản cấp 2, cấp 3 cho tài khoản 331: Phải trả nhà cung cấp như sau:
| 331 | Phải trả cho người bán | ||
| 3311 | Phải trả cho người bán | ||
| 3311CP | Phải trả cho công ty Cổ Phần | ||
| 3311DD | Phải trả cho công ty Dương Dũ | ||
| 3311HM | Phải trả cho công ty Hoàng Mỹ | ||
| 3311HT | Phải trả cho công ty Hoàng Thiên |
Đối với tài khoản cấp 3 ta nên để chi tiết bằng các ký hiệu là hai chữ cái đầu tiên của tên nhà cung cấp và ghi rõ là nhà cung cấp nào, như vậy việc theo dõi và hạch toán được dễ dàng và kiểm tra công nợ của từng khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
3.3.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát theo quy định của chế độ hiện hành, mẫu sổ đúng theo quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác.
Hàng năm Công ty nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ trên phần mềm kế toán ra các thiết bị lưu trữ khác như đĩa CDROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản.
Tuy nhiên, phần mềm kế toán đang được áp dụng tại Công ty vẫn còn nhiều hạn chế, một số mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, vì vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng như cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị đơn vị ra quyết định, hệ thống sổ kế toán của Công ty cũng cần được hoàn thiện. Cụ thể:
– Để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ ở Công ty cũng như tăng cường việc kiểm soát các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số nợ của từng nhà cung cấp, người mua, kế toán cần bổ sung các nội dung trên các sổ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết phải trả, Sổ chi tiết phải thu cần bổ sung thời hạn thanh toán;….
3.3.5. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán
- Cần nâng cao chất lượng thông tin của Thuyết minh báo cáo tài chính như trình bày khái quát định biên lao động và quỹ tiền lương, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và đánh giá những nguyên nhân các biến động phát sinh không bình thường trong hoạt động của đơn vị ;
- Theo tác giả, Công ty cần bổ sung một số báo cáo quản trị như: báo cáo kế toán quản TSCĐ theo từng đơn vị trực thuộc; báo cáo tình hình công nợ; báo cáo phân tích tuổi nợ…
3.3.6. Hoàn thiện kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ
- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra;
- Các kết luận kiểm tra phải rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành. Từ đó đưa ra các thiếu sót cần khắc phục.
Hiện nay, phương pháp kiểm tra kế toán ở Công ty chủ yếu là phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu giữa các nhân viên kế toán với nhau. Tiến hành đối chiếu số liệu giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán, báo cáo kế toán với nhau; đối chiếu số liệu thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh với chính sách chế độ kế toán tài chính hiện hành.
Chính vì vậy, nhằm nâng cao chất lượng, tính khách quan, độc lập trong công tác kiểm tra kế toán cũng như kiểm toán độc lập thì theo tác giả Công ty nên có một bộ phận kiểm tra, kiểm toán riêng biệt, độc lập với Phòng Tài chính kế toán Công ty như hiện nay; để tránh tình trạng một nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm quá nhiều khiến chất lượng công việc bị ảnh hưởng.
TCCTKT là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý của doanh nghiệp, với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế – tài chính trong công tác quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Thông qua toàn bộ nội dung của Luận văn, tác giả đã nghiên cứu các vấn đề chính sau:
– Đã hệ thống và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản của việc tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.
– Đã nghiên cứu thực trạng của tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát.
– Đề xuất phương hướng, giải pháp cụ thể về việc đổi mới và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Trường Tài Phát.
Được sự hướng dẫn tận tình của Thầy PGS .TS. Lê Đức Toàn, cộng với những kiến thức đã được học trong trường và một số kinh nghiệm làm việc thực tế, tác giả đã vận dụng trình bày và đề xuất trong bài luận văn thạc sỹ với hy vọng có thể giúp cho Kế toán trưởng và Ban giám đốc Công ty tham khảo nhằm khắc phục những mặt còn hạn chế trong tổ chức công tác kế toán giúp cho Công ty ngày càng phát triển.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN 10 NGUOI – KIEN GIANG\6. Trần Thị Trà My K15MAC,KG(R)\6. Trần Thị Trà My K15MAC,KG
