Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn – Đà Nẵng
1.Tính cấp thiết của đề tài
Con người là nguồn tài nguyên quý báu nhất quyết định sự phát triển của đất nước trong đó sức khỏe là vốn quý nhất của mỗi con người và toàn xã hội. Vì vậy, đầu tư cho sức khỏe chính là đầu tư cho sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước, nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi cá nhân và mỗi gia đình. Chính vì vậy ở mỗi quốc gia, hoạt động của các cơ sở y tế luôn là vấn đề được quan tâm chú ý.
Trong những năm qua, Nhà nước ta đã có nhiều chính sách đối với các cơ sở y tế nhằm tăng cường năng lực hoạt động của các đơn vị đặc biệt trong việc phát huy quyền tự chủ tài chính, quyền tự chịu trách nhiệm để phát triển đơn vị, tăng thu nhập cho cán bộ đồng thời giảm dần sự phụ thuộc vào ngân sách nhà nước.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong một tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả việc bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích. Báo cáo tài chính đáng tin cậy. Tuân thủ luật pháp và các quy định của pháp luật.
Thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị nào. Tuy nhiên công việc kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay, còn rất mới mẻ, các nhà quản lý thường dựa trên những hiểu biết cá nhân để quản lý và điều hành chứ không dựa trên những cái nhìn tổng quát và có hệ thống để quản lý công tác kiểm soát.
Vì thế, vấn đề kiểm tra, kiểm soát là rất quan trọng và cần thiết trong việc quản lý chi tiêu thường xuyên, giúp việc quản lý ngân sách được hiệu quả. Từ đó, giúp nhà quản lý tránh những sai sót, có những thông tin chính xác và sẽ xây dựng được dự toán chi thường xuyên cho năm sau được tốt hơn.
Thưc tế, việc kiểm soát chi thường xuyên ở các đơn vị sự nghiệp y tế còn rất nhiều hạn chế, các đơn vị chưa thật sự quan tâm đến kiểm soát chi thường xuyên cũng như chưa có một quy trình kiểm soát cụ thể, chặt chẽ và hiệu quả.
Là một đơn vị sự nghiệp y tế – Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn Đà Nẵng không nằm ngoài hạn chế trên. Trung tâm đã và đang phấn đấu vượt trên khả năng của Bệnh viện hạng 2 với nhiệm vụ bảo vệ và chăm sóc sức khỏe nhân dân nói chung và nhân dân trong quận nói riêng. Để đáp ứng được nhu cầu đó, cần có cơ chế quản lý tài chính, cũng như vấn đề kiểm soát thu, chi tài chính phù hợp và đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm.
Vì vậy, việc chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn – Đà Nẵng” là thiết thực. Việc nghiên cứu này sẽ chỉ ra được những mặt mạnh và những mặt còn hạn chế, từ đó đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên làm giảm thiểu những rủi ro, sai sót có thể xảy ra.
2.Mục tiêu nghiên cứu
– Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi thường xuyên đối với các đơn vị sự nghiệp.
– Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y Tế quận Ngũ Hành Sơn.
– Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y Tế quận Ngũ Hành Sơn.
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu : Là các khoản chi thường xuyên và công tác kiểm soát chi thường xuyên trong đơn vị sự nghiệp.
– Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn trong 3 năm 2014-2016.
4.PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. THU THẬP DỮ LIỆU
4.1.1. Dữ liệu thứ cấp
– Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn thi hành.
– Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành.
– Quyết định 19/2006/QĐ-BTC 30/3/2006 của Bộ Tài chính.
– Nghị định 43/2006/NĐ-CP, ngày 25/4/2006 của Chính phủ, quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập
– Các văn bản quy định về chế độ chi ngân sách nhà nước.
4.1.2. Dữ liệu sơ cấp
– Phỏng vấn trực tiếp một số nhân viên thực thi nhiệm vụ chi thường xuyên như nhân viên kế toán.
– Nghiên cứu quy trình kiểm soát chi tại Trung tâm Y Tế quận Ngũ Hành Sơn.
4.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài nghiên cứu khảo sát thực tiễn thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm Y Tế quận Ngũ Hành Sơn sau đó sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát chi thường xuyên hiện nay của Trung tâm Y Tế quận Ngũ Hành Sơn. Do vậy, đề tài này sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau nhằm tận dụng tính chất hợp lý và tính ưu việt của từng loại phương pháp nghiên cứu khoa học.
Nghiên cứu dữ liệu thứ cấp được sử dụng nhằm đặt nền tảng cho những lý luận về công tác kiểm soát. Phương pháp này được sử dụng để xem xét, hệ thống hoá các quy định của Nhà nước về công tác quản lý ngân sách nhà nước.
Nghiên cứu dữ liệu sơ cấp cũng được sử dụng nhằm thu thập và phân tích các thông tin liên quan đến thực trạng tình hình tổ chức công tác kiểm soát chi hiện nay tại Trung tâm Y Tế quận Ngũ Hành Sơn.
Luận văn sử dụng phương pháp tiếp cận thông tin; Phương pháp nghiên cứu lý thuyết; Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh và đối chiếu giữa thực tiễn kiểm soát của đơn vị với lý luận kiểm soát trong các đơn vị sự nghiệp y tế …để làm rõ vấn đề nghiên cứu.
5.TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU :
6. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi thường xuyên trong các đơn vị sự nghiệp y tế
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn – Đà Nẵng
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Trung tâm y tế quận Ngũ Hành Sơn – Đà Nẵng
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI THƯỜNG XUYÊN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VÀ CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
Khái quát về đơn vị sự nghiệp
1.1.1.1.Khái niệm
Khái niệm về đơn vị sự nghiệp công lập được ghi nhận trong văn bản pháp luật khi Quốc hội thông qua Luật Viên chức năm 2010. Khoản 1 Điều 9 Luật Viên chức quy định, đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước.
1.1.1.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp
Các đơn vị sự nghiệp công lập không chỉ đông đảo về số lượng, mà còn đa dạng về loại hình, lĩnh vực hoạt động. Do vậy, việc phân loại đơn vị sự nghiệp công lập rất phức tạp tùy theo tiêu chí phân loại. Tại Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập, xác định 3 loại đơn vị sự nghiệp công lập là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên; đơn vị có thu sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, phần còn lại được ngân sách nhà nước cấp; đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu, kinh phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ kinh phí hoạt động.
Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập đã chia đơn vị sự nghiệp công lập thành 4 loại: Đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư; đơn vị tự bảo đảm chi thường xuyên; đơn vị tự bảo đảm một phần chi thường xuyên; đơn vị được Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên.
1.1.1.3 Nguyên tắc thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm
Hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đối với hoạt động sản xuất hàng hoá, cung cấp dịch vụ phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao, phù hợp với khả năng chuyên môn và tài chính của đơn vị.
Thực hiện công khai, dân chủ theo quy định của pháp luật.
Thực hiện quyền tự chủ phải gắn với tự chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về những quyết định của mình; đồng thời chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Bảo đảm lợi ích của Nhà nước, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
(Theo điều 3, chương I của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2016 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập qui định)
Nội dung các khoản chi thường xuyên ở đơn vị sự nghiệp
1.1.2.1 Khái niệm chi thường xuyên
Chi thường xuyên là quá trình phân bổ, sử dụng thu nhập từ các quỹ tài chính công nhằm đáp ứng các nhu cầu chi của các cơ quan, các tổ chức chính trị xã hội thuộc khu vực công lập, qua đó thực hiện nhiệm vụ chính trị và nhiệm vụ chuyên môn được giao. Nói tóm lại, thì chi thường xuyên là quá trình phân bổ, sử dụng quỹ ngân sách để đáp ứng nhu cầu chi gắn với việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên của đơn vị.
1.1.2.2 Phân loại chi thường xuyên
Căn cứ vào tính chất kinh tế chi thường xuyên bao gồm 4 nhóm cụ thể như sau:
- Các khoản chi thanh toán cá nhân: Gồm chi về tiền lương;tiền công trả cho lao động thường xuyên theo hợp đồng; phụ cấp lương; tiền thưởng; phúc lợi tập thể; trợ cấp khó khăn, tiền tàu xe nghỉ phép năm; chi các khoản đóng góp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
- Khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Gồm chi tiền điện, nước, nhiên liệu;vệ sinh, môi trường; văn phòng phẩm; cước phí điện thoại, bưu phí; công tác phí; hội nghị; đoàn ra đoàn vào; chi mua sắm và sữa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ nghiệp vụ chuyên môn; và các khoản chi cho nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
- Chi đầu tư phát triển: Nhóm chi này đáp ứng nhu cầu cho việc mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ. Các khoản chi này phát sinh không thường xuyên, mức độ chi phụ thuộc vào nhu cầu thực tế và quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
- Các khoản chi khác: Gồm những mục chi về tiếp khách, chi kỷ niệm các ngày lễ lớn, chi hỗ trợ các đoàn thể, chi khắc phục thiên tại, hỏa hoạn, chi lập các quỹ và chi khác.
1.1.2.3. Đặc điểm chi thường xuyên
Nguồn lực tài chính trang trải cho các khoản chi thường xuyên được phân bố tương đối đều giữa các quý trong năm, giữa các tháng trong quý, giữa các năm trong kỳ kế hoạch.
Việc sử dụng kinh phí thường xuyên chủ yếu chi cho con người, sự việc nên nó không làm tăng thêm tài sản hữu hình của quốc gia.
Hiệu quả của chi thường xuyên không thể đánh giá, xác định cụ thể như chi cho đầu tư phát triển. Hiệu quả của nó không đơn thuần về mặt kinh tế mà được thể hiện qua sự ổn định chính trị – xã hội từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của đất nước.
Đặc điểm trên cho thấy vai trò chi thường xuyên có ảnh hưởng rất quan trọng đến đời sống kinh tế xã hội của một quốc gia.
Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao.
Chi nhiệm vụ cho việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí.
Chi cho các hoạt động dịch vụ(kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, trích khấu hao tài sản cố định theo quy định, chi trả vốn, trả lãi tiền vay theo quy định của pháp luật).
1.1.2.4. Vai trò của chi thường xuyên
Chi thường xuyên có vai trò trong nhiệm vụ chi của NSNN, chi thường xuyên đã giúp cho bộ máy nhà nước duy trì hoạt động bình thường để thực hiện tốt chức năng QLNN, đảm bảo an ninh, an toàn xã hội, đảm bảo sự toàn vẹn lãnh thổ quốc gia.
Thực hiện tốt nhiệm vụ chi thường xuyên còn có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của đất nước, tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng.Chi thường xuyên hiệu quả và tiết kiệm sẽ tăng tích lũy vốn NSNN để chi cho đầu tư phát triển, thúc đẩy kinh tế phát triển, nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý điều hành của nhà nước.
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 6 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 đã thay thế cho chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũ số 400 trước đây.
Chuẩn mực số 315 định nghĩa: Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
1.2.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành 3 nhóm
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.
Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sự kiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra.
– Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm trong quá trình hoạt động của đơn vị, đồng thời có những biện pháp xử lý những sai phạm kịp thời và hiệu quả
– Giúp cho nhà quản lý có những quyết định chính xác, điều hành bộ máy hoạt động hiệu quả, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, tuân thủ đầy đủ các chính sách có liên quan đến đơn vị.
PHÂN LOẠI KSNN VÀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KSNN
Phân loại kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mục tiêu. Trong khi đó tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì dẫn đến phương thức kiểm soát cũng có thể thay đổi theo.
1.3.1.1.Kiểm soát hoạt động quản lý (hay còn gọi là kiểm soát hướng dẫn)
Là một loại kiểm soát mục tiêu biểu thông qua định dạng những sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt được các mục tiêu tốt hơn. Đây là loại kiểm soát được tiến hành trong quá trình xây dựng các mục tiêu. Thông qua các hành động, kiểm soát hướng dẫn giúp chúng ta có các hoạt động quản lý kịp thời.
1.3.1.2. Kiểm soát kế toán tuân thủ
Kiểm soát kế toán tuân thủ (hay còn gọi là kiểm soát tuân thủ): là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo vệ chúng ta đi theo khuôn mẫu cho trước, nói cách khác là phải giúp đảm bảo được những kết quả mong muốn. Với hình thái đơn giản nhất, nó có thể là một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có một bộ phận sản phẩm đúng đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được sự kiểm soát. Đặc điểm chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn để trong một hoạt động bình thường sẽ mặc nhiên giúp cho một hành động bảo vệ.
Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng HTKSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu,.v.v.,tuy nhiên, bất kỳ một HTKSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát
1.3.2.1. Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của tổ chức nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình,.v.v., một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ,.v.v., các nhân tố chính:
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:
– Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức : Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
– Cam kết về năng lực : Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân.
– Sự tham gia của Ban quản trị:Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị.
– Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc : Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán, trong đó:
+ Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì kế toán viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó.
+ Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì kế toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này.
+ Phương pháp ủy quyền : Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.
– Cơ cấu tổ chức : Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Ví dụ:Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không phát huy tác dụng.
Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô và hoạt động của đơn vị.
– Phân công quyền hạn và trách nhiệm : Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.
– Các chính sách và thông lệ về nhân sự : Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy.
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.
Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị.
1.3.2.2.Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy và sự tuân thủ các quy định. Do đó, đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm thiểu những biến cố bất ngờ, không mong đợi.
Các yếu tố đánh giá rủi ro:
– Cho mục tiêu lập và trình bày BCTC, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thế nào đến việc lập và trình bày BCTC theo khuôn khổ về lập và trình bày BCTC, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được. Ví dụ, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khả năng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặc cách xác định và phân tích các ước tính kế toán quan trọng được ghi nhận trên BCTC.
– Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của BCTC bao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong BCTC. Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác. Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như:
+ Những thay đổi trong môi trường hoạt động:Những thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể;
+ Nhân sự mới:Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về KSNB;
+ Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa:Những thay đổi quan trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến KSNB;
+ Tăng trưởng nhanh:Việc mở rộng đáng kể hoạt động quá nhanh chóng có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại;
+ Công nghệ mới:Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình SXKD hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong KSNB;
+ Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới:Việc tham gia vào các khu vực địa lý hoặc lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến KSNB;
+ Tái cơ cấu đơn vị:Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi cơ chế, cách thức quản lý hay thay đổi sự phân công, phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến KSNB;
+Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài:Việc mở rộng hay mua lại các hoạt động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường có thể ảnh hưởng đến KSNB như gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ;
+Áp dụng các quy định kế toán mới:Việc áp dụng nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán mới hoặc thay đổi chuẩn mực, chế độ kế toán có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày BCTC.
1.3.2.3. Hoạt động kiểm soát
a). Các chính sách và thủ tục
Các hoạt động kiểm soát liên quan tới một cuộc kiểm toán có thể được phân loại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới:
– Đánh giá tình hình hoạt động:Các hoạt động kiểm soát này bao gồm việc đánh giá và phân tích tình hình hoạt động thực tế so với kế hoạch, so với dự báo hay so với tình hình hoạt động của kỳ trước; đánh giá và phân tích mối liên hệ giữa các dữ liệu khác nhau có liên quan, như dữ liệu về hoạt động và dữ liệu về tài chính, đồng thời thực hiện việc phát hiện và sửa chữa; so sánh các số liệu nội bộ với các nguồn thông tin bên ngoài và đánh giá tình hình thực hiện chức năng hay hoạt động.
– Xử lý thông tin: Hai nhóm hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến là kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát chung về công nghệ thông tin: Kiểm soát chương trình ứng dụng được áp dụng cho việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, ví dụ: kiểm tra tính chính xác về mặt số học của số liệu được ghi chép, duy trì và soát xét số dư các tài khoản và bảng cân đối số phát sinh, các kiểm soát tự động như kiểm tra nhập dữ liệu đầu vào, kiểm tra việc đánh số thứ tự kết hợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổng hợp ngoại lệ. Kiểm soát chung về công nghệ thông tin là những chính sách và thủ tục liên quan tới nhiều ứng dụng và hỗ trợ cho khả năng hoạt động hiệu quả của các kiểm soát chương trình ứng dụng bằng cách giúp đảm bảo khả năng hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Ví dụ kiểm soát các thay đổi về chương trình, kiểm soát việc truy cập hệ thống hay dữ liệu, kiểm soát việc ứng dụng các phần mềm mới, kiểm soát đối với các phần mềm để hạn chế quyền truy cập hoặc giám sát việc sử dụng các tính năng hệ thống có thể làm thay đổi dữ liệu tài chính hay thay đổi các ghi chép mà không để lại dấu vết.
– Kiểm soát về mặt vật chất:Là các kiểm soát bao gồm:
+ Bảo đảm an toàn vật chất của tài sản, bao gồm thuê nhân viên bảo vệ và sử dụng các phương tiện bảo đảm an toàn cho việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu; Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu.
+ Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu được ghi chép trong sổ kế toán (ví dụ, so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn kho thực tế với sổ kế toán).
Mức độ, phạm vi mà các kiểm soát về mặt vật chất nhằm ngăn ngừa việc trộm cắp tài sản có liên quan tới mức độ tin cậy của việc lập BCTC nên liên quan đến cả chất lượng kiểm toán, phụ thuộc vào việc tài sản có dễ bị mất cắp hay không.
– Phân nhiệm:Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm phê duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản. Việc phân nhiệm nhằm giảm cơ hội cho bất cứ cá nhân nào có thể vừa vi phạm và vừa che giấu sai phạm hoặc gian lận khi thực hiện nhiệm vụ.
b). Các nguyên tắc kiểm soát
Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ thống KSNB có hiệu quả là phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệp và Phê chuẩn, ủy quyền.
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm. Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện.
Mục đích của nguyên tắc này là không để cho cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của nghiệp vụ. Khi đó, công việc của người này được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân công công việc làm giảm rủi ro xảy ra gian lận và sai sót, đồng thời tạo điều kiện nâng cao chuyên môn của nhân viên.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp giao toàn bộ công tác bán hàng cho một nhân viên từ khâu nhận phiếu đặt hàng, quyết định bán chịu, lập phiếu xuất kho và giao hàng, đến lập hóa đơn, ghi chép sổ sách kế toán, lập phiếu thu và nhận tiền… Nếu trong trường hợp nhân viên tính nhầm giá bán hay giao hàng với số lượng nhiều hơn… thì sự bất cẩn này sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Mặt khác, có khả năng tạo cơ hội cho nhân viên đó thực hiện hành vi gian lận.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Ví dụ : Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản….
Đặc biệt, trong những trường hợp sau, nguyên tắc bất kiêm nghiệm phải được tôn trọng:
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán.
+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ đó.
+Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Trong một tổ chức, nếu ai cũng làm mọi việc thì sẽ xảy ra hỗn loạn, phức tạp. Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi nhất định. Sự phê chuẩn được thực hiện qua 2 loại:
+ Phê chuẩn chung : Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
Ví dụ: Xây dựng và phê chuẩn bảng giá sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng.
+ Phê chuẩn cụ thể : Được thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, những nghiệp vụ không thường xuyên xảy ra
Ngày 13/8/2004 Bộ Tài chính đã ban hành quyết định số 67/2004/QĐ-BTC về “Quy chế về tự kiểm tra tài chính kế toán tại cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”
Mục tiêu của công tác kiểm soát chi trong đơn vị: đánh giá tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản chi kinh phí, phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, đánh giá những tồn tại, tìm nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu công tác kiểm soát chi trong cơ quan Nhà nước:
- Phải đảm bảo tính thận trọng, trung thực, khách quan và phải chấp hành theo quy định, chế độ, chính sách của Nhà nước.
- Công tác kiểm soát chi phải được tiến hành liên tục, thường xuyên, cần có biện pháp giáo dục, tuyên truyền để mọi người có trách nhiệm tham gia.
Các hình thức tổ chức thực hiện kiểm soát chi:
- Hình thức kiểm soát chi theo thời gian thực hiện: Hình thức này được tiến hành theo thời gian thực hiện công việc, có thể thường xuyên hoặc đột xuất.
- Hình thức kiểm soát chi theo phạm vi công việc: Hình thức này có thể được tiến hành dưới 2 hình thức: kiểm tra toàn diện và kiểm tra đặc biệt.
Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên, kiểm soát các nội dung sau:
+ Kiểm soát các khoản chi thanh toán cá nhân: Kiểm tra sự tuân thủ, tính pháp lý, cơ sở thực tế của các khoản chi thường xuyên cho con người.
+ Kiểm soát các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Kiểm tra sự cần thiết, mức độ của các khoản chi này, cân nhắc mục tiêu đề ra với nhu cầu của đơn vị.
+ Kiểm soát các khoản chi khác: Kiểm tra tính hợp lý, tính cần thiết của các khoản chi này trên cơ sở quán triệt tiết kiệm và đảm bảo sát nhu cầu thực tế.
+ Kiểm soát các khoản chi đầu tư phát triển: Kiểm tra mục tiêu đề ra với nhu cầu mua sắm, sửa chữa lớn của đơn vị. Kiểm tra việc chấp hành đầy đủ các quy định về thủ tục, hồ sơ pháp lý của các khoản chi này.
1.3.2.4.Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin kế toán trong một tổ chức gồm có đầu vào là các sự kiện kinh tế được thể hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra là các báo cáo kế toán. Thông tin kế toán phải bảo đảm là được kiểm soát chặt chẽ thông qua hệ thống chứng từ sổ sách và kiểm soát sự phê chuẩn đối với các nghiệp vụ. Quá trình vận hành của hệ thống là sự thu thập, phân loại, tính toán, ghi chép và tổng hợp báo cáo những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của tổ chức đó, bảo đảm chức năng thông tin cho hoạt động quản lý đồng thời kiểm soát nhiều mặt hoạt động khác của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán phải đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
- Xác định, ghi chép những nghiệp vụ đã xảy ra là có thật, đúng thời gian.
- Diễn giải nghiệp vụ chi tiết, đầy đủ, phân loại nghiệp vụ đúng đắn.
- Đo lường, ghi chép đúng giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Trình bày chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết trên các báo cáo tài chính.
Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trong đơn vị. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin tại đơn vị có thể thực hiện xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai để đạt được tính kịp thời, cập nhật và chính xác. Hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được thể hiện ở 03 phương diện:
- Hệ thống chứng từ:
Đây là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác khi lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán và kế toán chỉ được lập một lần . Chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ là căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán. Chứng từ là căn cứ quan trọng để kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền.
Chứng từ kế toán phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ các yếu tố cấu thành chứng từ. Chứng từ kế toán phải đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bộ phận thực hiện, không được ký bằng mực đỏ và bút chì. Việc sử dụng mẫu chứng từ phải theo đúng quy định của Bộ tài chính, các mẫu chứng từ đặc thù của đơn vị phải được lập một cách khoa học. Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộ phận khác phải được tổ chức khoa học.
Trình tự lập, xử lý các loại chứng từ nói chung bao gồm các bước: Lập chứng từ; thu nhận chứng từ; kiểm tra, phân loại, định khoản nghiệp vụ kinh tế; căn cứ vào chứng từ ghi sổ; lưu trữ và bảo quản chứng từ
- Hệ thống tài khoản và sổ kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán: Đơn vị phải tuân thủ nghiêm túc các quy định của Bộ Tài chính về tên gọi, số hiệu, nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của mỗi tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản đầy đủ, chi tiết sẽ là cơ sở cho việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng đảm bảo tính chính xác trong việc ghi chép và cung cấp thông tin cho nhà quản lý
Hệ thống sổ kế toán: Đơn vị tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính về việc mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán. Sổ kế toán được mở để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị. Số hiệu được ghi trong sổ phải chính xác và phản ánh đúng nội dung kinh tế phát sinh.
Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp…để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo. Sổ kế toán được tổ chức gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hệ thống sổ kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thông tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiểm tra các thủ tục kiểm soát trong quá trình xử lý chứng từ, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.
- Hệ thống báo cáo kế toán:
Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chi tiết trên báo cáo. Các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính thể hiện trung thực tình hình tài chính. Thông qua báo cáo tài chính đơn vị có thể phân tích để phát hiện những trường hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách nhiệm.
Có thể nói, một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau:
+ Số liệu kế toán ghi chép là những số liệu thật
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phê chuẩn
+ Không bỏ sót, để ngoài sổ sách bất kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nào.
+ Tính toán chính xác số liệu kế toán.
Gồm các Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính như Bảng Cân đối tài khoản (mẫu B01-H); Báo cáo Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng (mẫu B02-H); Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD; Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
1.3.2.5.Giám sát
Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Việc giám sát là trách nhiệm của mọi người trong tổ chức. Tùy thuộc vào vị trí mà trách nhiệm và nội dung giám sát sẽ khác nhau, ví dụ:
- Đối với nhân viên: giám sát công việc của chính họ để đảm bảo công việc được tiến hành đúng. Họ phải khắc phục các lỗi xảy ra trước khi chất lượng công việc được kiểm tra lại ở cấp cao hơn. Nhà quản lý nên đào tạo nhân viên các nghiệp vụ kiểm soát hoạt động và khuyến khích họ thông báo bất kỳ điều không thông lệ nào.
- Đối với người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp nên giám sát toàn bộ các hoạt động và nghiệp vụ phát sinh trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo các nhân viên thực hiện đúng công việc, đảm bảo bộ phận hoàn thành mục tiêu được giao.
Tóm lại, toàn bộ 5 yếu tố trên tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Hoạt động KSNB góp phần tạo lập được một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\CHI MAI
