Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
Trong những năm gần đây, xu hướng toàn cầu hoá và quốc tế hoá khiến hoạt động kinh doanh dịch vụ khách sạn của các doanh nghiệp tại Việt Nam trở thành môi trường cạnh tranh gay gắt. Để đạt được mục tiêu lợi nhuận và hạn chế tối thiểu rủi ro trong kinh doanh, các khách sạn phải nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Một trong những công cụ hữu hiệu nhằm bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bảo đảm độ tin cậy của hệ thống thông tin, bảo đảm các chế độ pháp lý cũng như hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý là hệ thống kiểm soát nội bộ.
Để duy trì năng lực cạnh tranh và hạn chế các rủi ro trong kinh doanh, các khách sạn đã và đang từng bước hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội của riêng mình. Hệ thống này không chỉ giúp cho doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực tối ưu và quản lý hoạt động kinh doanh của mình hiệu quả mà còn đảm bảo được độ chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính đồng thời giảm bớt những rủi to do không tuân thủ chính sách, thủ tục và những quy định của pháp luật.
Công ty đã hơn ba năm hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú và cũng đã vấp phải những sự cố để cho ra đời nhà quản lý, gây tổn thất cho nhà đầu tư. Các sự cố này xuất phát từ những bất cập trong bộ máy kiểm soát nội bộ hiện tại của công ty. Vì vậy, hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ một cách phù hợp với đặc thù kinh doanh của Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam là công việc cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh cũng như sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Tại Quảng Nam những năm gần đây rất phát triển về du lịch và kinh doanh lưu trú. Số lượng khách sạn được hình thành với tốc độ chóng mặt. Kéo theo sự phát triển này là khoảng trống trong nghiên cứu lĩnh vực kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn. Nhìn thấy được lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cũng như tại một số khách sạn 4 sao trong khu vực. Cá nhân tôi chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam” để phần nào cùng tiến tới những chuẩn mực kiểm soát chung cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản trị doanh nghiệp.
Xuất phát từ sự cần thiết khách quan của hoạt động kiểm soát nội bộ và nhằm tạo nên một hệ thống quản lý vững mạnh tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam, đề tài nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể sau:
- Duy trì kiểm tra việc tuân thủ chính sách có liên quan tới các hoạt động của doanh nghiệp.;
- Ngăn chặn phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm và gian lận. Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác lập BCTC trung thực khách quan.
- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý;
- Đề xuất các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam.
+ Về thời gian: Từ năm 2015 đến 2016.
Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp luận khoa học, điều tra khảo sát và phân tích đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trên cơ sở kết hợp với các phương pháp trên, luận văn sẽ tổng hợp và đưa ra các giải pháp cho Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam.
Ngoài Lời mở đầu, Kết luận, nội dung của Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lí luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
. TỔNG QUAN VỀ NỘI BỘ KIỂM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một công cụ hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp (DN). KSNB và hiệu quả hoạt động đã được nhiều nhà nghiên cứu trên thế giới thực hiện. Tuy nhiên, việc nghiên cứu về mối liên hệ giữa KSNB và hiệu quả hoạt động ở Việt Nam thì vẫn còn nhiều hạn chế.
Tùy theo cách phân loại mà có các loại kiểm soát khác nhau:
Phân loại theo mục tiêu: Gồm có 3 loại là: Kiểm soát phòng ngừa, Kiểm soát phát hiện, Kiểm soát bù đắp.
Phân loại theo phạm vi kiểm soát: Gồm có 2 loại là kiểm soát trực tiếp và kiểm soát chung
. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Bất kỳ một tổ chức nào, bên cạnh cở sở vật chất, nhân sự, khi hoạt động các nhà quản lý đều cần áp dụng ác biện pháp kiểm soát. Các biện pháp nào được cụ thể hóa bằng các chính sách và thủ tục.
Hệ thống KSNB có hai chức năng cơ bản:
Một là, hệ thống KSNB đem lại những biện pháp, những hành động và thủ tục cần thiết nhằm đảm bảo những hành động mong muốn và ngăn ngừa loại bỏ những hành động không mong muốn.
Hai là, hệ thống KSNB là một khâu độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời là một bộ phận chủ yếu.
. Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội bộ
Mỗi đơn vị có những mục tiêu riêng để hướng đến và có thể chia các mục tiêu ấy ra thành ba nhóm như sau:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sụ tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ các luật lệ và quy định.
Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một mục tiêu cụ thể có liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với HTKSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý.
. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.4. Thông tin và truyền thông
1.3. NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1. Tiếp cận và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
1.3.2. Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
1.3.3. Xác định và đánh giá rủi ro của doanh nghiệp
1.3.4. Thiết lập ma trận kiểm soát
1.3.5. Quy chế hóa các cơ chế kiểm soát khác
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI KHÁCH SẠN MƯỜNG THANH GRAND QUẢNG NAM
2.1. TỔNG QUAN VỀ KHÁCH SẠN MƯỜNG THANH GRAND QUẢNG NAM
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.2. Đặc điểm kinh doanh của khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.2.1. Lĩnh vực kinh doanh của khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.2.2. Mục tiêu hoạt động của khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.3. Tổ chức bộ máy Quản lý của khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.3.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
3.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.1.4.2. Hình thức sổ kế toán tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN MƯỜNG THANH GRAND QUẢNG NAM
2.2.1.Thực trạng môi trường kiểm soát nội bộ tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.2.1.1. Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam là đơn vị có quy mô lớn. Theo đó quyền hạn, trách nhiệm và chức năng được phân chia đơn giản nhưng vẫn đảm bảo thực hiện được tất cả các công việc phát sinh.
Cơ cấu tổ chức hiện tại đơn giản chỉ là việc chia tách công việc theo từng phòng ban, việc giám sát giữa các phòng ban còn sơ sài chưa tuân theo một chuẩn nhất định.
Với cơ cấu tổ chức đơn giản nên bộ phận kiểm soát nội bộ không được tách rời mà được lồng ghép trong quy trình phân công trách nhiệm giữa các bộ phận. Nó là sự thể hiện trách nhiệm của mỗi bộ phận trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn nghề nghiệp và chính sách công ty.
2.2.1.2. Chính sách nhân sự của công ty
Trách nhiệm trong việc lập kế hoạch, lên phương án tuyển dụng, tổ chức thực hiện tuyển dụng nhân sự thuộc về quản lý công ty. Mọi quyết định sau cùng về nhân sự phải được Giám đốc thông qua.
Trong định hướng phát triển nhân sự, Quản lý khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam đề cao việc tập trung xây dựng chính sách thu hút nhân tài, chế độ làm việc hợp lý, tác phong nhanh nhẹ, hiện đại, hiệu quả công việc đi kèm với các chính sách đãi ngộ, khen thưởng hấp dẫn. Tuy nhiên, với giới hạn về trình độ Giám đốc công ty chỉ quan tâm đến kết quả hiện tại mà không chú trọng đến hiệu quả lâu dài, do đó các chính sách về nhân sự được tham mưu bởi Quản lý không được Giám đốc công ty ghi nhận và thực hiện.
Các chính sách nhân sự về tuyển dụng, đào tạo, sử dụng người lao động có tay nghề cao, đáp ứng các tiêu chuẩn nghề nghiệp không nhận được sự quan tâm của tiền lương mà chưa thực sự quan tâm đến kỹ năng nghề nghiệp của người lao động. Chính sách lương, thưởng, phúc lợi được thỏa thuận trực tiếp với người lao động khi nhận việc dựa trên nguyên tắc phù hợp với từng vị trí công việc và mặt bằng chung của các khách sạn trong khu vực.
2.2.1.3. Chính sách khen thưởng và kỷ luật của công ty
Hình thức khen thưởng tại khách sạn chủ yếu là khen thưởng thành tích đột xuất. Khen thưởng các cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc, góp phần mang lại lợi ích về kinh tế hoặc góp phần nâng cao hiệu quả công việc, nâng cao uy tín, hình ảnh của khách sạn.
Hình thức kỷ luật được phân ra hai loại, nếu xét thấy nhẹ thì nhắc nhở, còn nếu không chấp nhận được thì sa thải.
2.2.1.4. Công tác kế hoạch của công ty
Vào cuối tháng, quý, năm các cá nhân, cấp, bộ phận quản lý có trách nhiệm giám sát, kiểm tra, đối chiếu công việc cũng như tình hình hoạt động trong phần trách nhiệm của mình, đây là yêu cầu chung của quản lý và chủ đầu tư khách sạn. Cuối quý, các bộ phận tổ chức các cuộc họp để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn trong quý và đề ra giải pháp để thực hiện kế hoạch cho quý kế tiếp.
2.2.1.5. Môi trường bên ngoài
Các yếu tố môi trường bên ngoài như chính trị, luật pháp, tốc độ tăng trưởng kinh tế, lạm phát, môi trường văn hóa xã hội, môi trường tự nhiên, công nghệ – ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát chung của khách sạn. Những nhân tố này không nằm trong sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rõ rệt tới thái độ, phong cách điều hành và tới việc thiết kế, vận hành hệ thống KSNB.
2.2.2. Đánh giá rủi ro thông qua thủ tục kiểm soát nội bộ một số chu trình điển hình tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.2.2.1. Chu trình bán hàng và thu tiền tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
* Một vài đặc điểm về hoạt động bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng và thu tiền liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, tiền mặt, tiền gởi ngân hàng,…nên thường là chu trình bị các đối tượng tham ô, chiếm dụng nhiều nhất.
Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, nợ phải thu khách hàng là khoảng mục chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tài sản của đơn vị và là đối tượng dễ phát sinh sai phạm nhiều nhất.
Các chứng từ thường được sử dụng trong chu trình này: hợp đồng kinh tế, booking đặt phòng, phiếu thanh toán, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng.
Các sổ sách thường được sử dụng như: nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng.
* Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền
Kiểm soát hoạt động đặt phòng:
Hoạt động đặt phòng tại khách sạn được thực hiện chủ yếu thông qua hai con đường là trực tiếp tại lễ tân hoặc liên hệ qua phòng kinh doanh.
Kiểm soát hoạt động lập phiếu thanh toán và thu tiền
Đây là một trong những thủ tục kiểm soát quan trọng nhất để bảo đảm không những doanh thu phòng mà còn bảo đảm cho các khoản thu khác phát sinh khi khách sử dụng dịch vụ trong khách sạn. Rủi ro tiềm tàng rất cao nếu không áp dụng thủ tục kiểm soát này là mất doanh thu vì khách rời khách sạn mà lễ tân không thu đủ tất cả các dịch vụ hoặc không nộp đủ tiền về khách sạn.
Phiếu thanh toán được lập bởi lễ tân thể hiện tổng số tiền khách phải thanh toán, bao gồm dịch vụ phòng ngủ và các dịch vụ bổ sung. Đây là khoản mục dễ dẫn đến sai phạm nếu không áp dụng các thủ tục kiểm soát hữu hiệu.
Để đảm bảo hiệu quả trong kiểm soát hoạt động thanh toán và thu tiền yêu cầu phải thực thi thủ tục kiểm soát thông qua hạng mục chi tiết.
Kiểm soát hoạt động theo dõi công nợ và các khoản phải thu
Khi khách đến sử dụng dịch vụ khách sạn sẽ xảy ra 2 trường hợp. Khách thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng và khách hàng nợ chưa thanh toán ngay(khách của các công ty lữ hành). Thực tế ở khách sạn chỉ cho nợ khi có hợp đồng lưu trú (đã được sự phê chuẩn của Giám đốc) và chuyển các khoản này lên phòng kế toán cho kế toán trưởng theo dõi. Kế toán trưởng và phòng kinh doanh là những người chịu trách nhiệm xử lý các khoản phải thu được thu đúng, đủ, đảm bảo thời hạn các khoản nợ nói trên.
* Đánh giá rủi ro một số sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
– Booking đặt phòng được chấp nhận nhưng không có phê duyệt
– Bán cho khách hàng không đủ khả năng thanh toán dẫn đến không thu được tiền. Hoặc nhân viên bán hàng cấp quá nhiều định mức bán chịu cho khách hàng dẫn đến rủi ro tín dụng quá mức cho khách sạn.
– Lập phiếu không đúng với thực tế phát sinh
– Ghi nhận sai tên khách hàng và thời điểm thanh toán công nợ để chiếm dụng khoản tiền thanh toán
– Thất thoát nợ phải thu do không theo dõi chặt chẽ
– Không nhận booking trong khi vẫn đủ khả năng đáp ứng.
2.2.2.2. Chu trình mua hàng và thanh toán tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
* Một vài đặc điểm về hoạt động cung ứng
Do đặc thù kinh doanh là dịch vụ lưu trú nên chi phí đầu tư ban đầu về cơ sở vật chất, trang thiết bị rất lớn và đòi hỏi lượng lao động phục vụ trực tiếp cao, lợi nhuận chủ yếu được tạo ra từ sự phục vụ. Do đó, các mảng cung ứng cũng hạn chế ở mức cung các dịch vụ như: dịch vụ điện, nước, dịch vụ truyền hình cáp, dịch vụ giặt là. Các dịch vụ này do các đơn vị bên ngoài cung cấp, điểm khác biệt của các đơn vị cung cấp này là tính độc quyền, tính rộng rãi, nên việc kiểm soát các khoản chi này cũng đơn giản.
Ngoài các dịch vụ cung ứng chủ yếu trên thì khách sạn còn thu mua thực phẩm các loại để chế biến thức ăn phục vụ bữa sáng, đặt tiệc của khách và đặt mua công cụ dụng cụ phục vụ phòng khách lưu trú.
* Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán
Mua hàng – thanh toán là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa tiền tệ giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc KSNB cần được thực hiện chặt chẽ. Tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam nghiệp vụ mua hàng cần có sự kiểm soát chủ yếu là mua thực phẩm chế biến thức ăn cho khách.
Nhu cầu mua hàng được xác định bởi các bộ phận (bộ phận bếp và buồng phòng) và được gởi đến phòng kế toán hoặc được phản ánh trực tiếp lên Giám đốc để xin ý kiến xét duyệt. Yêu cầu mua hàng được xét duyệt, các bộ phận được phép gọi hàng và kí biên bản nhận hàng đối với các nhà cung cấp đã được kí hợp đồng cung cấp. Đối với các mặt hàng phát sinh mới hoặc thay đổi nhà cung cấp bộ phận kế toán có trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp, giới thiệu và trình báo giá cùng chất lượng hàng xin ý kiến trực tiếp từ Giám đốc.
* Đánh giá rủi ro một số sai phạm có thể xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
– Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được
– Nhân viên có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận sai hàng có thể về mặt số lượng, chất lượng, mặt hàng hoặc nhận các khoản hoa hồng, chiết khấu thương mại cho riêng mình.
– Đề nghị thanh toán không đúng với số tiền thực tế phát sinh
– Thanh toán công nợ sai đối tượng nhà cung cấp hoặc sai số tiền cần thanh toán.
2.2.2.3. Chu trình thanh toán tiền lương tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
* Một vài đặc điểm chu trình tiền lương
Chu trình tiền lương tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam được thực hiện thông qua ba giai đoạn:
Giai đoạn I: nhân viên các bộ phận được trưởng các bộ phận chấm công, đồng thời Giám đốc cũng sẽ chấm công cho tất cả nhân viên trong khách sạn. Cuối mỗi tháng các trưởng bộ phận và Giám đốc gởi bảng chấm công này về bộ phận kế toán để thực hiện việc đối chiếu công và tính lương.
Giai đoạn 2: Kế toán trưởng sau khi nhận bảng chấm công từ các bộ phận tiến hành đối chiếu với bảng chấm công của Giám đốc, kiểm tra nếu không khớp thì sẽ tổ chức đối chấp giữa 3 bên (người lao động, trưởng bộ phận và Giám đốc) để đi đến thống nhất. Sau khi có một bảng tính công cụ thể , kế toán tiến hành thực hiện tính lương và các khoản trích theo lương theo mức lương và cách tính đã được thỏa thuận trước giữa người lao động và Giám đốc, đồng thời trừ các khoảng tạm ứng trong tháng của nhân viên trong bảng lương cuối tháng.
Giai đoạn 3: thanh toán tiền lương. Kế toán trưởng trình bảng lương và nhận tiền mặt từ Giám đốc để thực hiện việc chi trả lương cho nhân viên. Nhân viên khi nhận lương sẽ kí nhận vào bảng lương, kết thúc quy trình tiền lương.
* Thủ tục kiểm soát chu trình tiền lương
Bảng 2.5. Các thủ tục kiểm soát chu trình tiền lương được thực hiện tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
| Mục đích: Xác định đúng mức lương cho từng nhân viên, đảm bảo chi trả đầy đủ, chính xác và kịp thời | ||
| Thủ tục kiểm soát | Nhân sự thực hiện | Thờigian thực hiện |
| Kiểm soát chu trình tiền lương – Kiểm tra đối chiếu chính xác ngày công của nhân viên – Kiểm tra đối chiếu các khoản phải trích theo lương và tạm ứng – Kiểm soát việc kí nhận lương của nhân viên | Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng các bộ phận | Cuối tháng |
* Đánh giá rủi ro một số sai phạm có thể xảy ra trong chu trình tiền lương
– Số tiền lương, ngày công thực nhận không khớp với bảng lương trình duyệt
– Các khoản trích theo lương không phù hợp và rõ ràng.
2.2.3. Thực trạng công tác thông tin và truyền thông tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.2.3.1. Trao đổi thông tin bên trong khách sạn
Thông tin nội bộ đóng vai trò rất quan trọng, hệ thống thông tin liên lạc chính xác, trung thực và hoạt động truyền thông kịp thời giúp các thành viên trong đơn vị có thể nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động được hiệu quả.
Tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam các thông tin bên trong được trao đổi bao gồm: thông tin hỗ trợ quản lý và thông tin hỗ trợ hoạt động.
2.2.3.2. Truyền thông bên ngoài
Truyền thông bên ngoài là sự tương tác với môi trường bên ngoài, giúp cho doanh nghiệp truyền đi các thông điệp ra bên ngoài đồng thời doanh nghiệp cũng nắm được các hoạt động diễn ra bên ngoài liên quan đến lượng khách lưu trú, tình hình đối thủ cạnh tranh để có các chính sách phù hợp. Tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam thông tin truyền thông bên ngoài được thực hiện qua nhiều hình thức như wedsite, quảng cáo tại sân bay và các công ty lữ hành, hợp tác quảng bá trên trang web Sở văn hóa thể thao và du lịch, quảng cáo tại quầy lễ tân và các kênh truyền thông chính thức.
Các thông tin bên ngoài được cung cấp cho các cơ quan quản lý, các đơn vị lữ hành, các công ty du lịch, khách hàng và thậm chí là các khách sạn bao gồm thông tin về giá phòng, thông tin về khách sạn và các thông tin tuyển dụng.
2.2.4. Thực trạng công tác giám sát tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
2.2.4.1. Hệ thống giám sát thường xuyên tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
Giám sát thường xuyên tại khách sạn được thực hiện thông qua hệ thống camera giám sát và tiếp nhận ý kiến từ khách hàng. Mọi sự việc phát sinh được Giám đốc trực tiếp chỉ đạo giải quyết. Đặc thù tại khách sạn, tầng 9 là nơi Giám đốc lưu trú, nên việc giải quyết các vấn đề phát sinh hầu như được tiếp nhận 24/24h.
2.2.4.2. Hệ thống đánh giá độc lập và báo cáo sai sót tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
Với quy mô nhỏ và vừa, tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam không tồn tại một bộ phận độc lập thực hiện kiểm tra, giám sát và báo cáo sai phạm riêng mà công việc này được thực hiện đan xen trong nhiệm vụ chính của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên. Các sai sót tồn tại trong hệ thống có thể được nhân viên phản ánh trực tiếp lên Giám đốc hoặc không.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN MƯỜNG THANH GRAND QUẢNG NAM
2.3.1. Những ưu điểm của hệ thống KSNB tại khách sạn
Với thực tế đã ổn định hơn ba năm qua chứng tỏ hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách sạn phần nào đã phát huy tốt vai trò của mình.
Trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ lưu trú, nghiệp vụ phát sinh đơn giản mang tính chất lặp đi lặp lại nhiều, nên việc kiểm soát nghiệp vụ phát sinh dễ.
Bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tiếp nên đơn giản, mọi vấn đề phát sinh được giải quyết nhanh chóng và có tính quyết định cao.
Các phòng ban với số lượng nhân sự vừa đủ để giải quyết công việc giúp đơn vị tiết kiệm chi phí vận hành.
Với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng đơn vị quan tâm đầu tư hệ thống phần mềm kế toán Misa, hệ thống quản lý phòng hotelmanager giúp công việc được giải quyết nhanh hơn và chính xác hơn, việc kiểm soát cũng dễ dàng và thuận lợi hơn.
Hệ thống chứng từ luân chuyển nội bộ như phiếu thanh toán, giấy xác nhận đặt phòng,…có mẫu biểu rõ ràng, đầy đủ nội dung, dễ hiểu , dễ sử dụng.
2.3.2. Những tồn tại của hệ thống KSNB tại khách sạn
2.3.2.1. Môi trường kiểm soát
Với bộ máy quản lý đơn giản như trên thì công việc được phân chia vượt quá chức năng của mỗi bộ phận, vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong phân chia công việc. Công việc nhiều buộc các bộ phận bỏ qua nhiều công đoạn, phát sinh lỗ hổng, tạo điều kiện cho sai phạm xảy ra.
Với cơ cấu quản lý theo chiều dọc làm cho việc trao đổi giữa các bộ phận còn hạn chế, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận bị bỏ qua.
Cơ cấu nhân sự còn hạn chế, đặc biệt là bộ phận kế toán.
2.3.2.2. Thực trạng thủ tục kiểm soát nội bộ các chu trình điển hình
Qua các lưu đồ kiểm soát các chu trình điển hình tại khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam có thể nhận thấy nhiều lỗ hổng trong công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Thứ nhất là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong công tác phân công phân nhiệm. Nhân viên tại khách sạn thực hiện nhiều chức năng không phù hợp với các chức danh công việc mà họ đảm nhận.
Thứ hai là không có bảng mô tả công việc cho từng bộ phận khiến nhân viên không thấy được nhiệm vụ và trách nhiệm của họ, không có một tiêu chuẩn để đánh giá năng lực và tính cách cần có cho mỗi vị trí cũng như không có căn cứ để đánh giá các kết quả đạt được.
Thứ ba là việc thực hiện các chu trình không theo một tiêu chuẩn cụ thể nào.
Thứ tư là không sử dụng hết các tính năng của phần mềm quản lí khách sạn hotelmanager, sơ đồ phòng trực tuyến và phần mềm kế toán Misa, chưa tích hợp được các tính năng của chúng với nhau.
2.3.2.3. Công tác thông tin và truyền thông
Việc trao đổi thông tin bên trong khách sạn, các thông tin hỗ trợ quản lý và hỗ trợ hoạt động không có một quy định rõ ràng về thời gian và nội dung trao đổi, không được phổ biến rộng rãi đến toàn bộ nhân viên.
Hệ thống phần mềm kế toán Misa được phân độc quyền cho Kế toán trưởng, do đó độ tin cậy của các số liệu này không có gì đảm bảo, chất lượng báo cáo không cao.
Việc quản lý quỹ thời gian làm việc của nhân viên gặp khó khăn khi mở rộng các phương tiện trao đổi thông tin sang các phương tiện truyền thông xã hội, làm nảy sinh tiêu cực.
Sự tương tác với môi trường bên ngoài tại khách sạn còn rất hạn chế, nó phụ thuộc hoàn toàn vào quan hệ giao tiếp của nhân viên kinh doanh là chính.
2.3.2.4. Công tác giám sát
Qua phần thực trạng công tác giám sát tại khách sạn có thể thấy được những sai phạm trong công tác này. Việc giám sát thường xuyên chỉ dừng lại ở trách nhiệm chuyên môn của từng bộ phận, không có một quy định nào làm căn cứ cho việc giám sát, tất cả chỉ đảm bảo cho khách sạn hoạt động ổn định mà bỏ qua các nguyên tắc giám sát định kỳ. Việc giám sát thường xuyên được thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc khi cần, kết quả giám sát không được theo dõi bằng văn bản cụ thể gây khó khăn cho người tiếp nhận về sau.
Hệ thống giám sát thường xuyên chủ yếu được thực hiện thông qua các trưởng bộ phận. Nhưng các trưởng bộ phận phải kiêm nhiệm thêm nhiều nhiệm vụ khác, do đó hoạt động giám sát thường xuyên còn bất cập, chưa được thực hiện đầy đủ.
Ngoài ra, hệ thống kiểm tra độc lập, đánh giá lẫn nhau chưa được thực thi do hạn chế về số lượng nhân sự.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN
3.1. MỘT SỐ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN MƯỜNG THANH GRAND QUẢNG NAM
3.1.1. Xây dựng môi trường kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
Cần có những văn bản quy định chức năng từng phòng ban và xây dựng mối quan hệ của các phòng ban. Từ đây, các phòng ban sẽ quy định chức năng của từng nhân viên thông quan bảng mô tả công việc. Cần rà soát, sắp xếp đội ngũ nhân viên, mạnh dạn thay thế những cá nhân không đủ điều kiện về năng lực, phẩm chất đạo đức kết hợp tuyên truyền cho nhân viên hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong bộ máy công ty.
Mặc khác, lãnh đạo công ty cần thể hiện tư cách đạo đức, hành vi ứng xử đúng với quy định ban hành, là một tấm gương sáng cho nhân viên noi theo. Trong công cuộc xây dựng môi trường kiểm soát tốt cần nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo đức và phân công trách nhiệm rõ ràng.
Đặc biệt, công ty cần thiết lập một hệ thống các văn bản quy định về kênh tuyển dụng nhân sự, chế độ đãi ngộ và mức lương thưởng cạnh tranh, có chính sách đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, coi trọng những đóng góp của nhân viên từ đó có cơ chế đánh giá nhân sự hằng năm, có những chính sách đãi ngộ phù hợp.
3.1.2. Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
hiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng niềm tin mà bằng những quy định rõ ràng.
Nếu có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh riêng biệt kiểm tra giám sát mọi hoạt động trong tất cả các khâu của quá trình quản lý thì các kế hoạch, mục tiêu đề ra sẽ đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất, bảm đảm sự an toàn của tài sản, sự tin cậy của báo cáo tài chính, phòng ngừa được các thất thoát lãng phí, cung cấp thông tin chưa chính xác, tin cậy, kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh. Ban lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến công tác kiểm soát nội bộ.
3.1.3. Nâng cao năng lực, trình độ tự kiểm soát của nhân viên Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
Khả năng tự kiểm soát của mỗi người sẽ giúp họ có trách nhiệm hơn trong công việc của mình. Lãnh đạo công ty cần chú ý trao dồi khả năng tự kiểm soát trong nhân viên để hạn chế thấp nhất các rủi ro đưa doanh nghiệp ngày càng bay cao bay xa hơn nữa trên bầu trời quốc tế.
3.1.4. Hoàn thiện quy trình bán hàng – thu tiền tại Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam
Hoàn thiện khâu đặt phòng
Hoàn thiện khâu lập phiếu thanh toán và thu tiền
Hoàn thiện khâu theo dõi công nợ và các khoản phải thu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI KHÁCH SẠN MƯỜNG THANH GRAND QUẢNG NAM
Để hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì nó phải có đủ năm thành phần và từng thành phần phải hoạt động hiệu quả.
- Thứ nhất là môi trường kiểm soát: là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm soát nội bộ được triển khai. Môi trường này chỉ tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
+ Công ty đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi phạm.
+ Công ty đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
+ Tư cách đạo đức hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo là tấm gương sáng để nhân viên noi theo.
+ Công ty có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
+ Công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động theo các chuẩn mực của kiểm toán Nhà nước và kiểm toán Quốc tế.
+ Công ty có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyển ngân.
+ Công ty có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết về việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
+ Công ty đã sử dụng “Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
+ Công ty không đặt ra những chuẩn mực tiêu chỉ thiếu thực tế hoặc những danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng… bất hợp lý tạo cơ hội cho các hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.
+ Công ty đã áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mỏ, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.
+ Công ty thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở bảo vệ quyền lợi của những người làm việc trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định/
- Thứ hai là đánh giá rủi ro: việc đánh giá rủi ro được coi là có chất lượng nếu:
+ Ban lãnh đạo đã quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
+ Công ty đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó.
+ Công ty đã đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đo làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
- Thứ ba là hoạt động kiểm soát: chất lượng hoạt động kiểm soát được coi là tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
+ Công ty đã đề ra định mực xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
+ Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, kế toán và thủ kho được phân định độc lập rõ ràng.
+ Công ty đã ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được uỷ quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
+ Công ty đã lưu giữ các chứng cứ dưới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra.
+ Công ty đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
+ Công ty đã cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp và mục đích riêng.
- Thứ tư là hệ thống thông tin và truyền thông: chất lượng hệ thống là tốt khi các nội dung sau được đảm bảo:
+ Công ty thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
+ Hệ thống truyền thông của công ty đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể am hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định.
+ Công ty đã thiết lập các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
+ Công ty đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
+ Công ty đã xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm hoạ và kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin số liệu.
- Thứ năm là hệ thống giám sát: đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục hệ thống này hoạt động tốt nếu:
+ Công ty có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, doanh nghiệp đã triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
+ Việc kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
+ Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnh đạo để điều chỉnh đúng lúc.
+ Công ty đã yêu cầu cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của pháp luật hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế.
Nếu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Luận văn mang đến một cái nhìn mới về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị kinh doanh lĩnh vực khách sạn. Luận văn đi sâu vào các chu trình, nghiệp vụ phát sinh trong kinh doanh lưu trú, đưa ra những sai phạm có thể xảy ra giúp đơn vị lường trước được những rủi ro và hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho hữu hiệu hơn.
Để tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự nỗ lực vươn lên, áp dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật đi cùng với công tác kiểm tra, kiểm soát một cách chặt chẽ thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ góp phần không nhỏ cho thành công của doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả.
Với sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam đã đạt nhiều thành tựu tuy nhiên công tác kiểm soát nội bộ tại công ty vẫn còn những hạn chế cần được khắc phục để có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, quảng bá hơn nữa hình ảnh của mình đến khu vực và trong cả nước.
Với sự giúp đỡ của thầy TS. Nguyễn Hữu Phú cùng giám đốc Khách sạn Mường Thanh Grand Quảng Nam, học viên đã tiếp thu rất nhiều kiến thức có thểứng dụng vào thực tế. Vì thời gian và trình độ còn hạn chế nên đề tài của học viên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tác giả rất mong nhận được sự chỉ bảo thêm của quý thầy côđể học viên có thể hoàn thiện thêm kiến thức của bản thân. Tôi xin chân thành cảm ơn.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN 4 NGUOI\MINH TAM\SAU BAO VE
