Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội

Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh

Tính cấp thiết của đề tài

Chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) ra đời, phát triển hàng trăm năm nay cùng với nền kinh tế thị trường và có mặt hầu hết ở các nước trên thế giới. Quỹ BHXH, BHYT, BHTN (bảo hiểm thất nghiệp) là quỹ tài chính độc lập ngoài ngân sách nhà nước do các bên tham gia đóng góp theo Luật BHXH, luật BHYT với nguyên tắc “lấy số đông bù số ít”. Vì vậy, chính sách BHXH, BHYT là một trong những chính sách quan trọng không thể thiếu của mỗi quốc gia.

BHXH huyện Phú Ninh là đơn vị BHXH cấp huyện, trực thuộc BHXH Quảng Nam, có chức năng giúp Giám đốc BHXH Quảng Nam thực hiện các chế độ, chính sách BHXH, BHYT, BHTN và quản lý quỹ BHXH, BHYT và BHTN trên địa bàn huyện Phú Ninh. Tính đến 31/12/2015, BHXH huyện Phú Ninh đã quản lý 501 đơn vị thuộc các thành phần kinh tế khác nhau, với 62.385 người lao động (Theo số liệu của Bộ phận Quản lý thu – BHXH huyện Phú Ninh). Trong điều kiện kinh tế chung của đất nước đang trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới, các khu công nghiệp xuất hiện trên địa bàn huyện ngày càng nhiều, do đó số lượng doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ngày càng nhiều và đa dạng. Đó cũng là một trong những thách thức đối với cơ quan BHXH huyện trong việc quản lý thu. Từ khi thành lập đến nay, BHXH huyện Phú Ninh đã luôn cố gắng nỗ lực, phấn đấu trong công tác quản lý BHXH nên kết quả thu hàng năm đều vượt 100% kế hoạch đề ra. Tuy nhiên, kết quả đó vẫn chưa tương xứng với tiềm năng của huyện. Bên cạnh những tích cực đạt được, công tác quản lý BHXH đã bộc lộ nhiều hạn chế như tổ chức bộ máy chưa theo kịp yêu cầu quản lý, công tác đối chiếu thu nộp, công tác kiểm tra chưa được chú trọng, tình trạng nợ đọng của các doanh nghiệp còn khá nhiều, chế tài chưa đủ mạnh, nhận thức của người lao động chưa cao… Xuất phát từ lý do đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh” để làm luận văn cao học của mình.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

– Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh.

– Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh.

– Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

– Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu về hệ thống KSNB với cấu trúc, thành phần và sự vận hành của hệ thống KSNB trong công tác kiểm soát thu BHXH từ các đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ) trên địa bàn huyện phú Ninh.

– Phạm vi nghiên cứu:

+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ thu BHXH đối với các đơn vị SDLĐ thực hiện Luật BHXH do BHXH huyện Phú Ninh trực tiếp quản lý.

+ Về thời gian: Luận văn sử dụng hệ thống số liệu từ năm 2015 đến năm 2017.

Phương pháp nghiên cứu

Trước tiên, tác giả sẽ sử dụng phương pháp so sánh nhằm so sánh khuôn khổ mô hình lý thuyết theo COSO 2013 và phương pháp quan sát quy trình kiểm soát nội bộ các khoản thu để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản thu BHXH tại BHXH huyện Phú Ninh trên cơ sở lý thuyết về KSNB.

Tiếp theo đó, tác giả sẽ liên hệ Bộ phận Quản lý thu, Bộ phận Kiểm tra, Bộ phận Khai thác – Thu nợ để thu thập được số liệu cần thiết cho luận văn.

Sau đó, tác giả sẽ tiến hành phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số chuyên viên bộ phận Quản lý thu, bộ phận Khai thác & thu nợ, bộ phận Kiểm tra, cán bộ liên quan tại cơ quan BHXH huyện Phú Ninh về một số thuận lợi và khó khăn trong việc kiểm soát nội bộ thu BHXH. Đồng thời trao đổi các biện pháp kiểm soát nội bộ thu hiện tại đang áp dụng tại cơ quan cũng như những giải pháp trong tương lai.

Bên cạnh đó sử dụng phương pháp mô tả, phân tích, tổng hợp để phân tích thực trạng việc kiểm soát nội bộ thu BHXH. Những sai phạm có thể xảy ra trong quy trình thu là do tác giả tổng hợp được từ việc phỏng vấn tay đôi với lãnh đạo và chuyên viên BHXH Phú Ninh. Từ đó có thể đưa ra những kết luận cần thiết từ thực tế, và đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với khả năng áp dụng tại BHXH huyện Phú Ninh. Ngoài ra, luận văn còn sử dụng các tài liệu hội thảo của ngành, tạp chí BHXH để có thể tham khảo thêm về những giải pháp có thể phù hợp với tình hình thực tiễn ở BHXH Phú Ninh.

Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành ba chương, bao gồm:

Chương 1: Lý luận về kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ các khoản thu tại BHXH huyện Phú Ninh

Tổng quan tài liệu nghiên cứu

CHƯƠNG 1

LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI

1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Có rất nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ. Hiện nay định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO. Theo đó, “Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; sự tin cậy của báo cáo tài chính; sự tuân thủ pháp luật và các quy định.”

Theo định nghĩa trên, có 4 vấn đề cần lưu ý trong KSNB. Đó là: KSNB là một quá trình; Có sự tham gia của nhiều cá nhân trong tổ chức; đảm bảo hợp lý và các mục tiêu.

Phân loại hoạt động kiểm soát

a. Căn cứ vào mục tiêu kiểm soát

Người ta có thể chia hoạt động kiểm soát thành ba loại, đó là: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh.

b. Căn cứ vào chức năng kiểm soát

Theo Giáo trình Kiểm soát nội bộ của Trường Đại học kinh tế TP.HCM thì xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trong đơn vị bao gồm: Soát xét của nhà quản lý cấp cao; Quản trị hoạt động; Phân chia trách nhiệm hợp lý; Kiểm soát quá trình xử lý thông tin; Kiểm soát vật chất; Phân tích rà soát.

Những hoạt động trên không phải là tất cả các hoạt động kiểm soát có thể có trong một tổ chức. Việc áp dụng cần linh hoạt và phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Môi trường kiểm soát
2. Đánh giá rủi ro
3. Hoạt động kiểm soát
4. Thông tin và truyền thông
5. Hoạt động giám sát

1.2. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC THU BẢO HIỂM XÃ HỘI

1.2.1. Khái niệm và vai trò của bảo hiểm xã hội

Điều 3 Luật BHXH năm 2014 có định nghĩa: “BHXH là một biện pháp mà Nhà nước sử dụng nhằm đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập từ lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH”.

Với khái niệm trên, BHXH có vai trò sau:

• Đối với người lao động: BHXH thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho NLĐ khi không may gặp rủi ro, bất trắc trong cuộc sống.
• Đối với đơn vị SDLĐ: nhà nước đã làm trung gian điều hòa mâu thuẫn này bằng cách bắt buộc mỗi bên đều đóng góp một phần vào quỹ BHXH để khi NLĐ không may gặp rủi ro thì sẽ trích ra trợ cấp cho NLĐ để ổn định cuộc sống.
• Đối với nền kinh tế – xã hội: BHXH góp phần đảm bảo thực hiện công bằng xã hội, thúc đẩy tăng trưởng và phát triển kinh tế của đất nước.

1.2.2. Đối tượng và mức đóng bảo hiểm xã hội

1. Đối tượng phải nộp bảo hiểm xã hội

Do phạm vi của luận văn là kiểm soát thu BHXH các đơn vị SDLĐ (không kể các đơn vị do BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Bộ Công an quản lý) nên căn cứ Điều 2 Luật BHXH 2014 thì đối tượng phải nộp BHXH là:

– Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

– Người lao động là công dân nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của Chính phủ.

– Người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị – xã hội và tổ chức xã hội khác; cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam; các tổ chức kinh doanh có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

1. Mức đóng đối với các đơn vị sử dụng lao động

Bảng 1.1: Mức trích đóng BHXH từ đơn vị SDLĐ và NLĐ

1.2.3. Đặc điểm quản lý thu bảo hiểm xã hội

Công tác quản lý thu tùy thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật trong từng giai đoạn. Hiện nay, công tác quản lý thu có những quy định chung như sau:

1. Công tác quản lý từ đơn vị sử dụng lao động
2. Công tác quản lý từ cơ quan bảo hiểm xã hội
3. Quản lý tiền thu

1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU BẢO HIỂM XÃ HỘI

1.3.1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội

– Kiểm soát nội bộcác khoản thu đúng đối tượng

– Thu đúng, thu đủ, thu kịp thời

1.3.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội

Với mục tiêu ngày càng hoàn thiện hệ thống pháp luật về BHXH, đảm bảo bao quát hết nguồn thu, thu đúng thu đủ, chính xác, kịp thời, hiệu quả, đơn giản thì kiểm soát nội bộ thu BHXH là việc cần làm thường xuyên, liên tục của BHXH các cấp. Kiểm soát nội bộ thu BHXH đóng một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý thu và trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước.

1.3.3. Công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội

1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát được xem như nền tảng của KSNB trong hoạt động kiểm soát nội bộ các khoản thu tại cơ quan BHXH. Trong đơn vị hành chính sự nghiệp như cơ quan BHXH thì tất nhiên sẽ có những đặc thù riêng, tuy nhiên, về cơ bản thì vẫn khá tương đồng với hoạt động của doanh nghiệp.

Tóm lại, môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành của hệ thống KSNB trong đơn vị, trong đó nhân tố quan trọng là sự điều hành của nhà quản lý.

1. Đánh giá rủi ro

• Giai đoạn đăng ký ban đầu:
• Đơn vị SDLĐ không đóng BHXH, kê khai không đầy đủ số lượng lao động phải đóng
• Tiền lương, tiền công của NLĐ ở loại hình ngoài quốc doanh thì do chủ SDLĐ đăng ký tham gia BHXH ở mức thấp hơn so với thực tế làm thất thoát nguồn thu vào quỹ BHXH, ảnh hưởng đến quyền lợi của NLĐ.
• Giai đoạn quản lý thu:
• Chuyên quản thu vừa giải quyết hồ sơ, vừa quản lý đơn vị nên sau một thời gian có thể thông đồng, chỉnh sửa hồ sơ nhằm trục lợi quỹ BHXH.
• Không thu đủ và đúng mức phải nộp vào quỹ BHXH
• Chủ SDLĐ thu khoản trích đóng BHXH từ tiền lương, tiền công của người lao động nhưng không đóng cho cơ quan BHXH.
• Giai đoạn quản lý nợ:
• Chủ SDLĐ trì hoãn việc nộp tiền BHXH để chiếm dụng vào mục đích khác dù tình trạng hoạt động của đơn vị vẫn bình thường, thậm chí hoạt động tốt.
• Chủ SDLĐ dù đã đăng ký tham gia theo quy định pháp luật nhưng lại không chịu nộp tiền BHXH lên cơ quan BHXH.

1. Hoạt động kiểm soát

Hình 1.1: Quy trình kiểm soát nội bộ thu BHXH tại cơ quan BHXH

1. Thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin phải đảm bảo cung cấp thông tin có chất lượng đến các đối tượng phù hợp, kịp thời và với các biểu mẫu báo cáo thích hợp. Hệ thống thông tin đối với thu BHXH rất quan trọng vì thông tin mang tính lâu dài, số lượng nhiều.

1. Hoạt động giám sát

– Giám sát thường xuyên được thực hiện thông qua việc thu thập thông tin, kiểm tra, xử lý và điều chỉnh kịp thời trong các hoạt động.

– Giám sát định kỳ được thực hiện theo kế hoạch để kiểm tra mọi hoạt động BHXH.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN PHÚ NINH

2.1. KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN PHÚ NINH

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh

2.1.3. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh

2.1.4. Tình hình thu bảo hiểm xã hội các đơn vị sử dụng lao động

Bảng 2.3: Số thu BHXH của các loại hình đơn vị đóng trên địa bàn huyện Phú Ninh tính đến ngày 31/12/2015

(Nguồn: BHXH huyện Phú Ninh)

2.1.5. Quy trình quản lý thu bảo hiểm xã hội tại bảo hiểm xã hội huyện Phú Ninh

Hình 2.2: Quy trình thu BHXH, cấp sổ BHXH

2.2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN PHÚ NINH

2.2.1. Môi trường kiểm soát

– BHXH huyện Phú Ninh đang từng bước hoàn thiện bộ máy tổ chức theo quy định của Luật BHXH thông qua việc cải cách thủ tục hành chính của ngành.

• Xây dựng các giá trị đạo đức trong đơn vị mang tính cân bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các yếu tố cơ hội phát sinh các gian lận, tham nhũng.

Qua nghiên cứu về môi trường kiểm soát, có thể chỉ ra một số tồn tại sau:

• Chưa thiết lập một hệ thống KSNB thu hiệu quả, số đơn vị được kiểm tra còn hạn chế.
• Môi trường kiểm soát nội bộ còn bị hạn chế nhiều mặt
• Chưa có quy định rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cán bộ vi phạm nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm.

2.2.2. Đánh giá rủi ro

BHXH huyện Phú Ninh là đơn vị sự nghiệp công, thực hiện chính sách của Đảng và Nhà nước theo quy định của pháp luật, còn mang nặng tính hành chính nên việc nhận dạng các rủi ro và phân tích, đánh giá các rủi ro trong ngành BHXH cũng đã có những hoạt động kiểm soát nội bộ nhưng còn mang tính chủ quan, thụ động trong việc quản lý rủi ro, chỉ khi nào xảy ra hậu quả mới khắc phục; bên cạnh đó thì lựa chọn cách thức đối phó rủi ro chưa khoa học nhằm giảm thiểu các rủi ro nên hoạt động thu BHXH qua các năm chưa tương xứng với khả năng hiện có trên địa bàn tỉnh, số lao động kê khai tham gia BHXH chiếm tỷ lệ thấp, chủ yếu thống nhất theo kê khai danh sách tham gia BHXH của người SDLĐ làm ảnh hưởng đến thực hiện chính sách cho người lao động.

2.2.3. Hoạt động kiểm soát

• Đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm giữa cán bộ thu với cán bộ làm công tác cấp sổ thẻ được thực hiện rõ ràng trong văn bản chỉ đạo của ngành (không thể một cán bộ vừa thực hiện thẩm định hồ sơ thu với việc xác định danh sách in sổ BHXH);
• Thực hiện đúng theo quy trình quản lý thu, đảm bảo tính độc lập của từng cán bộ thu, cấp sổ BHXH với cán bộ kế toán (Bộ phận KHTC) đảm bảo mỗi công việc được kiểm soát nội bộ việc thực hiện ít nhất là hai người;
• Việc ủy quyền và phê duyệt được thực hiện cho cán bộ cấp dưới của Giám đốc BHXH tỉnh khá chặt chẽ, đảm bảo nguyên tắc, giới hạn của người được ủy quyền;
• Công tác quản lý tiền thu, chuyển tiền thu về cơ quan BHXH cấp trên và xác định nợ, tính lãi do chậm đóng của các đơn vị tham gia,… đều thực hiện chặt chẽ, có sự kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo đúng quy trình, nhất là khâu chuyển tiền thu về cơ quan BHXH cấp trên.
• Việc kiểm tra chứng từ, hồ sơ tại các đơn vị SDLĐ ngày càng có chất lượng

Hoạt động kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý thu trong ngành BHXH không tránh khỏi những tồn tại, sai sót:

• BHXH huyện chủ yếu dựa vào quy trình chung hướng dẫn của ngành khi thực hiện nghiệp vụ, chưa xây dựng một quy trình mô tả công việc một cách đầy đủ cho nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ thu có thể kiểm soát và ngăn ngừa vi phạm;

– Trình độ của nhân viên quản lý thu có giới hạn (về trình độ chuyên môn, về thâm niên nghề…), trong khi đó đơn vị SDLĐ tham gia ngày càng tăng về số đơn vị, cả về số lao động nên các thủ tục kiểm soát áp dụng chưa cứng rắn, quyết liệt đối với đơn vị chây lỳ, đôi khi còn thực hiện khá lỏng lẻo.

• Việc chưa có các hình thức kỷ luật nghiêm khắc khiến cho cán bộ, viên chức trực tiếp thực hiện các hoạt động thu chưa làm tròn trách nhiệm trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ liên quan đến hoạt động của mình.

2.2.4. Thông tin và truyền thông

Nhờ hệ thống thông tin truyền thông này mà BHXH huyện có thể nắm được tình hình thu của bộ phận Quản lý thu, của đại lý các xã, thị trấn, từ đó phục vụ cho việc phối hợp kiểm soát trong quá trình thu giữa các đơn vị, bộ phận.

Đánh giá:

– Do dữ liệu trên hệ thống thông tin chung của ngành chưa cập nhật đầy đủ nên khi giải quyết chế độ vẫn căn cứ vào sổ BHXH. Do vậy, khi NLĐ mất sổ cần cấp lại thì cơ quan BHXH phải gởi công văn xác nhận đến cơ quan BHXH khác, việc này rất tốn thời gian.

– Chính sách BHXH ngày càng hoàn thiện theo sự phát triển chung của cả nước, lực lượng lao động tham gia BHXH tăng theo từng năm.

Một số tồn tại, đó là: hệ thống báo cáo, mẫu biểu vừa theo quy định của chế độ kế toán, vừa phải theo báo cáo nghiệp vụ theo quy định của ngành nhưng vẫn chưa phù hợp và đảm bảo sự chính xác cao và rất hay thay đổi, chưa có định hướng lâu dài nên khi tổng hợp báo cáo những dữ liệu mang tính lịch sử lâu dài gặp rất nhiều khó khăn. Đồng thời nghiệp vụ hoạt động kiểm soát nội bộ đơn vị chưa hình thành rõ nét nên rất khó trong việc kiểm soát dữ liệu và gắn trách nhiệm khi xảy ra sai sót.

2.2.5. Hoạt động giám sát

Hệ thống quy trình quản lý thu BHXH của ngành BHXH góp phần hạn chế các rủi ro trong việc thực hiện nhiệm vụ hằng ngày của cán bộ viên chức của ngành, qua đó phát hiện những khiếm khuyết để khắc phục kịp thời.

Việc giám sát hoạt động thu có sự giám sát chặt chẽ của các bên, nhất là cấp quản lý ở bộ phận nghiệp vụ thu, Giám đốc BHXH các huyện, thị xã, thành phố và đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người tham gia.

Giám sát định kỳ được thực hiện theo kế hoạch kiểm tra của bộ phận kiểm tra BHXH huyện và tỉnh, nhằm soát xét mọi hoạt động BHXH theo quy trình quản lý thu BHXH đã được thống nhất trong toàn ngành.

Tồn tại: Lãnh đạo ngành BHXH chưa thực sự quan tâm nhiều đến hoạt động giám sát trong khi đó công cụ hữu hiệu để thực hiện nhiệm vụ trên đối với chức năng của bộ phận kiểm tra chưa chặt chẽ, đồng bộ, trình độ cán bộ chưa theo kịp sự phát triển để có thể phát hiện hết các sai phạm trong quy trình thu của ngành.

2.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI PHÚ NINH

2.3.1. Những hạn chế, tồn tại

Bảng 2.13: Tổng hợp các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình thu BHXH tại BHXH huyện Phú Ninh

Bảng 2.14: Các hạn chế trong kiểm soát nội bộ thu tại BHXH

Phú Ninh

2.3.2. Nguyên nhân của các hạn chế tồn tại

1. Nguyên nhân chủ quan

Nhiều nhân viên thực hiện công tác thu có bằng cấp không đúng với chuyên môn đang làm, thực hiện sự theo sự chỉ dẫn của những người đi trước hoặc mức độ hiểu biết nắm bắt công việc còn thiếu tính chuyên nghiệp, chưa chủ động tiếp cận người SDLĐ và NLĐ.

Chưa thực hiện đầy đủ các bước kiểm tra, kiểm soát thông tin

Nguyên nhân do việc thực hiện các quy định về pháp lý thiếu hiệu quả, thiếu sự hỗ trợ của các ban ngành đến việc xử lý các vi phạm về việc trích nộp vào các quỹ theo quy định của pháp luật. Sự phối hợp của các ngành chức năng quản lý chưa hỗ trợ tích cực để xử lý các đơn vị vi phạm pháp luật về BHXH.

Nguyên nhân do quy trình thu còn nhiều sơ hở, thiếu chặt chẽ tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra.

1. Nguyên nhân khách quan

Do áp lực việc làm cộng với NLĐ thiếu hiểu biết về nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp chính đáng.

Trường hợp khác, NLĐ muốn được hưởng quyền lợi về chính sách BHXH, còn người SDLĐ phải đóng gấp đôi mức của NLĐ nên các chủ SDLĐ không muốn đóng.

Quy định luật pháp về xử lý hành vi vi phạm theo luật chưa đủ sức để răn đe nên các đơn vị cố tình chây lỳ không nộp hoặc nộp chậm để chiếm dụng tiền thu.

Có những đơn vị có số lượng lao động nhiều nhưng phân bổ địa bàn ở nhiều địa phương nên ngành BHXH không kiểm soát được thực tế số lượng NLĐ trong đơn vị.

Sự phối hợp giữa các ngành chức năng liên quan chưa đồng bộ và chặt chẽ nhằm bảo vệ quyền lợi của NLĐ

Đối với khu vực hành chính công nói chung và ngành BHXH nói riêng, thì chưa có hướng dẫn tổ chức hoạt động KSNB thông qua khuôn khổ kiểm soát để kiểm soát rủi ro, ngăn chặn các hành vi sai phạm của chính nhân viên BHXH cũng như các bên tham gia đóng góp vào quỹ BHXH.

CHƯƠNG 3

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI

HUYỆN PHÚ NINH

3.1. ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN PHÚ NINH

– Xây dựng hệ thống thông tin kiểm soát BHXH thông qua ứng dụng CNTT phục vụ việc khai thác dữ liệu một cách hiệu quả

– Thiết lập được hệ thống kiểm soát, nâng cao chất lượng cán bộ BHXH để có một đội ngũ nhân viên vừa giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, vừa có đầy đủ phẩm chất đạo đức.

– Đẩy mạnh công tác tuyên truyền để nâng cao tính tuân thủ pháp luật BHXH của các đơn vị SDLĐ

– Hoàn thiện công tác kiểm tra đúng quy trình, đúng đối tượng có hành vi gian lận BHXH.

– Cần có những biện pháp chế tài xử phạt nặng đối với những đơn vị trốn đóng, gian lận tiền BHXH.

3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN PHÚ NINH

3.2.1. Môi trường kiểm soát

– Trong thời gian tới, cần hoàn thiện phối hợp với các Sở, ban, ngành, cơ quan chức năng có liên quan để hoàn thiện công tác quản lý BHXH nói chung và công tác quản lý đối tượng tham gia nói riêng được thực hiện tốt hơn.

– Tổng hợp các vướng mắc, tồn tại tại BHXH huyện Phú Ninh để kiến nghị lên BHXH Quảng Nam có hướng dẫn giải quyết. Tiếp tục rà soát hệ thống các văn bản quản lý thu BHXH để đề nghị BHXH Quảng Nam, BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định, quy trình, thủ tục thu nộp BHXH.

– Nâng cao văn hóa môi trường kiểm soát: tính tuân thủ pháp luật; đạo đức cán bộ viên chức, đảm bảo quyền lợi của cán bộ viên chức với trách nhiệm nghề nghiệp. Ban hành các văn bản quy định cụ thể, rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cán bộ vi phạm nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm khi cán bộ sai phạm.

– Nâng cao chất lượng đào tạo và tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ viên chức trong ngành bằng nhiều hình thức phù hợp như tổ chức hội thảo, các buổi tập huấn những quy định mới cho cán bộ chuyên quản thu, những bài học kinh nghiệm của các tỉnh thành khác.

– Cần xây dựng những quy trình, chức danh công việc cho từng cán bộ của từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo tính khoa học, tránh công việc chồng chéo lên nhau, khó quy trách nhiệm chính xác khi có vấn đề xảy ra, có thể kiểm soát và ngăn ngừa vi phạm.

– Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kiểm soát nội bộ thu BHXH:

– BHXH huyện Phú Ninh cần được tiếp tục kiện toàn cách thức tổ chức thực hiện thu BHXH theo hướng tiếp tục rà soát, cắt giảm hồ sơ, thủ tục không cần thiết, nhằm giảm phiền hà và không làm lãng phí chi phí hành chính của người dân, doanh nghiệp; triển khai đầu tư, ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan BHXH; tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC) qua giao dịch điện tử… Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi, giảm số giờ thực hiện TTHC cho các đơn vị, doanh nghiệp và NLĐ, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của BHXH tỉnh.

– Tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn về kỹ năng công tác kiểm tra, kiểm soát cho cán bộ bộ phận Kiểm tra, Quản lý thu, Khai thác – Thu nợ và các đại lý thu xã, thị trấn.

3.2.2. Về dánh giá rủi ro

– Cần có cơ chế phân tích, đánh giá rủi ro có thể xảy ra ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu thu BHXH của BHXH huyện Phú Ninh về các chỉ tiêu như số thu, số đối tượng tham gia, tỷ lệ nợ… Đặc biệt, trong công tác thu BHXH, việc nhận dạng rủi ro có ý nghĩa rất quan trọng, giúp phát hiện sớm các đơn vị sử dụng lao động có dấu hiệu sai phạm để kịp thời xử lý.

– Xây dựng chế độ trách nhiệm rõ ràng của người phụ trách ở các bộ phận và Giám đốc BHXH huyện trong việc để xảy ra rủi ro gây thất thoát quỹ BHXH.

3.2.3. Hoạt động kiểm soát

– Tiền lương, tiền công của người lao động ở các cơ quan và ở các doanh nghiệp tham gia BHXH khác nhau, do đó hoàn thiện kiểm soát tiền lương, tiền công của người lao động đóng vào các quỹ BHXH là trách nhiệm của cơ quan BHXH và của cán bộ chuyên quản thu nhằm chống thất thoát nguồn thu vào các quỹ theo quy định của pháp luật, nhất là doanh nghiệp có cơ chế tiền lương, tiền công do người chủ SDLĐ quyết định.

– Để hỗ trợ cho việc kiểm tra, xử phạt hiệu quả, bản thân cơ quan BHXH cũng cần thường xuyên thực hiện công tác rà soát đến các đơn vị SDLĐ trong quá trình tham gia.

– Cán bộ chuyên quản thu ở BHXH huyện cần kiểm soát chặt chẽ tình hình tham gia của các đơn vị SDLĐ ngay từ khi đơn vị bắt đầu đăng ký tham gia.

– Phó giám đốc phụ trách bộ phận Quản lý thu thường xuyên kiểm tra quá trình nhập liệu, xử lý hồ sơ của các chuyên quản thu trong chương trình quản lý để tránh tình trạng chuyên quản thu nhập sai hồ sơ hoặc cố tình thông đồng với đơn vị để làm giả hồ sơ, có các biện pháp xử lý kịp thời các chuyên quản sai phạm.

– Hoàn thiện quy trình thu BHXH kết hợp với việc xét duyệt chi các chế độ BHXH để đảm bảo thu BHXH đầy đủ, kịp thời, giải quyết đúng chế độ, đúng đối tượng và thực hiện đảm bảo theo nguyên tắc của luật BHXH.

– Phó giám đốc phụ trách bộ phận Quản lý thu BHXH huyện lập hồ sơ, cung cấp chứng cứ để chuyển Phòng Khai thác – Thu nợ BHXH tỉnh khởi kiện các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH có số tiền nợ lớn và thời gian kéo dài.

– Phó giám đốc phụ trách BHXH huyện xây dựng chế độ luân chuyển cán bộ không để một người quản lý thu đơn vị tham gia BHXH trên 03 năm để tránh sự quen thuộc dẫn đến dễ thông đồng, cấu kết giữa chuyên quản thu và đơn vị SDLĐ.

– Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chuyên môn, Bộ phận Cấp sổ thẻ đồng thời kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trong phần mềm với hồ sơ đơn vị để giám sát kết quả nhập hồ sơ của cán bộ thu, tránh tình trạng cán bộ thu nhập sai hồ sơ của đơn vị.

– Trong quá trình giải quyết hồ sơ chế độ cho người lao động, bộ phận Chế độ BHXH cần phối hợp với bộ phận Quản lý thu để kiểm tra những trường hợp nghi có dấu hiệu lạm dụng chế độ hoặc qua đó kiểm tra việc nhập hồ sơ của bộ phận Quản lý thu so với hồ sơ thực tế của đơn vị, chỉ giải quyết chế độ khi đơn vị đã hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền cho cơ quan BHXH để hạn chế tình trạng đơn vị nợ đọng BHXH.

– Phòng Khai thác – Thu nợ cần phát huy hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của mình, phối hợp với BHXH huyện hoàn thiện công tác kiểm tra, làm việc trực tiếp với đơn vị cả về số lượng lẫn chất lượng.

– Đối với khối doanh nghiệp ngoài quốc doanh, thông qua các hình thức kiểm tra, thanh tra để phát hiện ra các trường hợp đơn vị sử dụng lao động cố tình chiếm dụng số tiền đóng BHXH được trích từ tiền lương, tiền công của người lao động nhưng không nộp cho cơ quan BHXH để có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật.

– Một trong những điểm mới quan trọng của Luật BHXH 2014 là tăng cường quyền và trách nhiệm của tổ chức công đoàn trong giám sát thực thi pháp luật và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.

– Kiểm tra, đối chiếu số phải thu BHXH giữa bộ phận Quản lý thu và bộ phận KHTC, từ đó kịp thời phát hiện các trường hợp sai sót do bộ phận Quản lý thu nhập sai hồ sơ hoặc do bộ phận KHTC nhập chứng từ thu không chính xác.

Các giải pháp cần hoàn thiện trong công tác tuyên truyền hỗ trợ đơn vị SDLĐ tại BHXH huyện Phú Ninh cụ thể:

– Căn cứ theo mức độ tuân thủ, chấp hành pháp luật BHXH của đơn vị để đánh giá, phân chia đơn vị ra thành 03 loại chính, từ đó áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp:

+ Các đơn vị SDLĐ có ý thức tự giác chấp hành nghĩa vụ BHXH

+ Các đơn vị SDLĐ có ý thức chấp hành nghĩa vụ BHXH nếu được hướng dẫn đầy đủ và theo dõi thường xuyên

+ Các đơn vị SDLĐ cố tình không chấp hành nghĩa vụ BHXH

– Xây dựng kho dữ liệu văn bản phục vụ công tác tuyên truyền và hỗ trợ đơn vị SDLĐ

– Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác tuyên truyền và hỗ trợ

– Hoàn thiện các hình thức tuyên truyền

3.2.4. Thông tin và Truyền thông

– Tiếp nhận thông tin của BHXH tỉnh từ các Sở Kế hoạch – Đầu tư, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, Cơ quan Thuế, Ban quản lý khu kinh tế và trực tiếp từ các đối tượng tham gia BHXH và xây dựng hệ thống báo cáo chặt chẽ trong nội bộ BHXH.

– Thiết lập và hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin phù hợp và hiện đại để quản lý hoạt động thu BHXH.

– Hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu để ứng dụng công nghệ thông tin.

3.2.5. Hoạt động giám sát

– Cần nâng cao công tác kiểm tra, giám sát cho từng loại rủi ro chủ yếu của từng bước thực hiện tại các quy trình thu đã nêu chương 2.

– Bộ phận Kiểm tra cần thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác thu BHXH của bộ phận Quản lý thu, của các đại lý để nắm bắt tiến độ, kết quả thực hiện, phát hiện sai sót, vướng mắc để xử lý kịp thời.

– Quy trình thanh tra, kiểm tra thu BHXH đã được ban hành và đang được áp dụng, tuy nhiên trên thực tế mô hình này vẫn còn những bất cập nhất định. Để công tác thanh, kiểm tra đạt hiệu quả, tác giả đề xuất hoàn thiện mô hình thanh, kiểm tra theo hướng sau (hình 3.1 và hình 3.2):

• Hoàn thiện quy trình kiểm tra BHXH
• Hoàn thiện quy trình thanh tra BHXH

3.3. KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN NHÀ NHƯỚC

– Xử phạt nghiêm minh các hành vi vi phạm pháp luật về BHXH, lập hồ sơ khởi kiện ra tòa án các doanh nghiệp cố tình vi phạm trong thời gian dài, mức độ vi phạm nghiêm trọng, đặc biệt là các đơn vị nợ BHXH với số tiền nợ lớn. Qua khởi kiện nếu đơn vị vẫn không chấp hành, cơ quan BHXH có quyền chuyển hồ sơ sang cơ quan thi hành án.

– Ban hành các Văn bản phối hợp giữa cơ quan BHXH với ngành Lao động Thương binh & Xã hội, Liên đoàn Lao động địa phương, thông qua hình thức xây dựng Quy chế phối hợp thực hiện chính sách, chế độ BHXH cho người lao động.

KẾT LUẬN

Qua tìm hiểu tại cơ quan BHXH huyện Phú Ninh, tác giả nhận thấy công tác kiểm soát nội bộ thu bảo hiểm xã hội tại BHXH huyện Phú Ninh còn nhiều hạn chế. Điều này có ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn thu của quỹ BHXH. Đáp ứng với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, BHXH huyện Phú Ninh đã từng bước cải tiến trong phương thức quản lý, cách thức kiểm soát nội bộ thu BHXH, từng bước hoàn thiện hơn các hoạt động kiểm soát nội bộ thu BHXH. Những nỗ lực ấy đã mang lại được một số kết quả khả quan. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế như đã nêu trong chương 2.

Sau nghiên cứu và thực hiện đề tài, luận văn đã trình bày những nội dung sau:

• Hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ các khoản thu bảo hiểm xã hội.
• Tìm hiểu và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu BHXH tại BHXH huyện Phú Ninh.
• Đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các thu bảo hiểm xã hội tại BHXH huyện Phú Ninh.

Tác giả đã có nhiều cố gắng trong nghiên cứu lý luận và thực tiễn để có thể đề ra các giải pháp tốt hơn trong việc thoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu BHXH tại BHXH huyện Phú Ninh. Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả mong muốn thầy cô và các bạn góp ý để luận văn này hoàn thiện hơn.

LIỆN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\NGUYEN QUOC KHANH 2