Hoàn thiện công tác kế toán tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Nam
- Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì các đơn vị hành chính sự nghiệp dưới sự quản lý của Nhà nước cũng đã từng bước được kiện toàn, góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế – xã hội. Thực hiện được vai trò chủ đạo của mình, kinh tế nhà nước luôn cần được đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, để đạt được những đó các đơn vị hành chính sự nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến quản lý tài chính.
Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam là cơ quan hành chính Nhà nước, có chức năng tổ chức thực hiện pháp luật Nhà nước về: Lao động, việc làm, dạy nghề, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới,… Với phạm vi lĩnh vực rộng thì chức năng quản lý tài chính của đơn vị tương đối nặng nề. Song song với phạm vi hoạt động, cùng với sự thay đổi trong cơ chế quản lý tài chính theo hướng chuẩn mực kế toán công quốc tế, kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp đã bộc lộ một số hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin ngày càng cao của các cấp quản lý.
Xuất phát từ thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện công
tác kế toán tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng
Nam” làm luận văn tốt nghiệp.
- Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nhằm đạt những mục tiêu sau:
- Tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam. Chỉ ra những kết quả đạt được và những tồn tại, làm cở sở thực tiễn cho việc đề xuất giải pháp hoàn thiện.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính tại Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: là các nội dung công tác kế toán tại Văn phòng Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam.
Phạm vi nghiên cứu: Làm rõ thực trạng công tác kế toán tại Văn phòng Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam và số liệu nghiên cứu trong năm 2018.
4. Phương pháp nghiên cứu
Nguồn dữ liệu sơ cấp được sử dụng thông qua việc quan sát, thu thập và ghi chép lại từ các nhân viên kế toán, kế toán trưởng và các phòng ban khác. Các dữ liệu thu thập được dùng để mô tả, phân tích và đánh giá nhằm thể hiện rõ thực trạng công tác kế toán tại Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam.
Nguồn dữ liệu thứ cấp bao gồm các chế độ tài chính, các văn bản pháp quy quy định về công tác kế toán liên quan đến các đơn vị hành chính sự nghiệp.
5. Bố cục luận văn
- Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
- Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Nam.
- Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Nam.
6. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP VÀ KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1.1. Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp
Các đơn vị HCSN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực theo quy định của pháp luật phục vụ cho sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội hoặc bảo đảm an ninh quốc phòng.
1.1.2. Quản lý tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệp
- Các đơn vị HCSN phải thực hiện lập dự toán thu, chi ngân sách hàng năm, hàng quý theo quy định của Luật NSNN. Phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp để làm căn cứ cho việc kiểm tra, kiểm soát của cơ quan tài chính, KBNN.
- Tất cả các khoản chi tiêu phải được kiểm tra, kiểm soát trước trong và sau quá trình cấp phát, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyển quy định và được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách chuẩn chi.
- Phải thực hiện nguyên tác tiết kiệm, chống lãng phí, phô trương hình thức. Các khoản tiết kiệm được sẽ được phép sử dụng.
- Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính đối với các khoản thu sự nghiệp; thu đúng, thu đủ, kịp thời và hạch toán đầy đủ và sổ sách kế toán, sử dụng có hiện quả và đúng chế độ các nguồn thu.
- Thực hiện hạch toán kế toán, báo cáo quyết toán theo đúng quy định về mẫu biểu và mục lục NSNN.
- Việc quản lý chi tiêu phải gắn với chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ chính trị với chất lượng cao, đồng thời bảo đảm nguyên tắc tài chính.
1.1.3. Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
a. Đặc điểm của kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp b. Nhiệm vụ của kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp c. Yêu cầu của kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp
1.2. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.2.1. Công tác lập dự toán ngân sách
Lập dự toán là quá trình phân tích, đánh giá, tổng hợp, lập dự toán nhằm xác lập các chỉ tiêu thu chi của cơ quan, đơn vị dự kiến có thể đạt được trong năm kế hoạch, đồng thời xác lập các biện pháp chủ yếu về kinh tế – tài chính để đảm bảo thực hiện tốt các chỉ tiêu đã đề ra.
a. Ý nghĩa của việc lập dự toán b. Yêu cầu của việc lập dự toán c. Các bước lập dự toán
1.2.2. Tổ chức kế toán một số đối tượng chủ yếu a. Kế toán nguồn kinh phí
b. Kế toán chi kinh phí c. Kế toán TSCĐ
1.2.3. Công tác lập báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là phương thức tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính nhằm cung cấp thông tin theo nhu cầu cho
các đối tượng sử dụng về hiệu quả hoạt động, tình hình tài chính đề ra các quyết định liên quan tới hoạt động của đơn vị [12].
Việc lập báo cáo kế toán ở các đơn vị HCSN cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nội dụng thông tin cung cấp phải phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của đơn vị, thông tin phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho người sử dụng thông tin.
- Nội dung các chỉ tiêu báo cáo, phương pháp tính các chỉ tiêu số lượng, giá trị phải nhất quán để đảm bảo có thể tổng hợp được các chỉ tiêu cùng loại, có thể so sánh được với kỳ trước, với dự toán để xem xét, đánh giá khi sử dụng thông tin.
- Số liệu, thông tin và các chỉ tiêu trong báo cáo phải trung thực, đáng tin cậy, phù hợp với số liệu trong sổ kế toán, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của số liệu này trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán.
- Các báo cáo tài chính phải được lập và nộp đúng hạn nhằm phát huy được hiệu lực đối với người sử dụng thông tin.
1.2.4. Công tác kiểm tra kế toán
Công tác kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức hạch toán. Kiểm tra kế toán là xem xét, giám soát dựa trên chứng từ kế toán, số liệu ở sổ sách, bảng biểu kế toán về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính đúng đắn của việc ghi chép, tính toán, phản ánh, tích hợp lý của các phương pháp kế toán được áp dụng [6].
Kiểm tra, kiểm soát phải có mặt ở tất cả các khâu của tổ chức hạch toán kế toán và phải được tiến hành đồng bộ với tổ chức các hoạt động của đơn vị HCSN.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NAM
2.1. TỔNG QUAN VỀ SỞ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NAM
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở
- Chức năng
- Nhiệm vụ
- Tổ chức quản lý của Sở
2.1.3. Quản lý tài chính của Sở
- Chính sách kế toán áp dụng
- Đặc điểm quản lý tài chính của Sở
- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Sở
2.2. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ
2.2.1. Công tác lập dự toán tại Sở
- Nguồn ngân sách trung ương
Bước 1: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán trong năm
- Xác định đối tượng thực tế hưởng trợ cấp:
- Tình hình phân bổ dự toán
- Tình hình thực hiện dự toán 6 tháng đầu năm và ước thực hiện trong năm
Bước 2: Xây dựng dự toán ngân sách trung ương
- Dự toán chi hoạt động quản lý hành chính Nhà nước
Căn cứ số liệu 6 tháng đầu năm báo cáo, căn cứ các nhiệm vụ thực hiện trong năm kế hoạch, căn cứ nội dung chi quy định tại Thông tư số 101/2018/TT-BTC ban hành ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính và
Thông tư liên tịch số 14/2014/TTLT-BTC-BTP ban hành ngày 27/01/2014 của Bộ Tài chính, Bộ Tư.
- Kinh phí chi trả trợ cấp 1 lần
Xây dựng dự toán thực hiện trên cơ sở số hồ sơ của đối tượng còn tồn đọng, tiến độ duyệt hồ sơ và các định mức chi trả theo quy định hiện hành và dự kiến số đối tượng mới, kinh phí thực hiện các chế độ trợ cấp 1 lần theo Nghị định số 23/2012/NĐ-CP ngày 03/4/2012 của Chính phủ, Nghị định số 56/2013/NĐ-CP ngày 22/5/2013 của Chính phủ.
- Nguồn ngân sách địa phương
Bước 1: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu, chi năm báo cáo
- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu tỉnh giao
- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi
Bước 2: Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách năm kế hoạch
- Dự toán thu, nộp NSNN
- Dự toán chi ngân sách Nhà nước
- Dự toán chi hoạt động quản lý hành chính Nhà nước
- Dư toán chi hoạt động thường xuyên: Thực hiện tự chủ theo Nghị định 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ; Chi thường xuyên theo định mức được căn cứ theo Quyết định số 26/2016/QĐ-UBND ban hành ngày 08/12/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam; Dự toán chi hoạt động đặc thù và mua sắm, sửa chữa thường xuyên ngoài định mức.
- Dự toán chi hoạt động không thường xuyên
- Dự toán chi hoạt động quốc phòng
- Dự toán chi hoạt động sự nghiệp đảm bảo xã hội không thường xuyên: Căn cứ các chỉ tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ công tác mà cơ quan, đơn vị được giao trong năm kế hoạch làm cơ sở tính toán dự toán chi.
- Dự toán chi hoạt động sự nghiệp đào tạo không thường xuyên.
- Dự toán chi Chương trình mục tiêu quốc gia, Chương trình mục tiêu.
2.2.2. Tổ chức kế toán một số đối tượng chủ yếu tại Sở a. Kế toán nguồn kinh phí
- Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ gồm: Quyết định giao dự toán của Bộ LĐ-TB&XH, quyết định giao dự toán của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam, giấy rút dự toán, lệnh chuyển có và các chứng từ khác có liên quan.
Các chứng từ gốc liên quan đến nguồn kinh phí NSNN cấp được tập hợp theo từng nguồn kinh phí, sau đó chuyển về cho kế toán chịu trách nhiệm nguồn kinh phí đó, sau khi kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp, chứng từ sẽ được lập trên máy và in ra, trình kế toán trưởng ký và chủ tài khoản duyệt. Chứng từ đã được duyệt sẽ được chuyển cho kho bạc thanh toán, tạm ứng. Sau khi đã được thanh toán hoặc tạm ứng, chứng từ được chuyển về kế toán lưu trữ.
Đối với nguồn lệ phí từ cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam: Khi cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp có người lao động nước ngoài chuẩn bị thủ tục đầy đủ theo hướng dẫn và nộp tiền lệ phí tại cơ quan một cửa, sau đó cơ quan một cửa chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi của đơn vị tại KBNN tỉnh Quảng Nam, cuối tháng cơ quan một cửa lập danh sách tổng hợp phí, lệ phí gửi về đơn vị (Phụ lục 2.1). Lệnh chuyển Có tại Kho bạc là chứng từ và một số chứng từ liên quan. Nguồn thu lệ phí này được thực hiện nộp toàn bộ số tiền vào ngân sách Nhà nước theo Quyết định số 4771/QĐ-UBND ban hành ngày 30/12/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam.
- Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Hệ thống sổ sách
- Kế toán chi kinh phí
Chi kinh phí thực hiện hoạt động tại Sở bao gồm: Nguồn ngân sách trung ương và nguồn ngân sách địa phương.
- Tổ chức và luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán liên quan đến chi kinh phí tại đơn vị bao gồm: giấy rút dự toán, ủy nhiệm chi, phiếu chi, hóa đơn, và các chứng từ liên quan khác.
Tại Sở, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán được lưu giữ tại phòng Kế hoạch tài chính để phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, đối chiếu và quyết toán. Sau khi báo cáo quyết toán được cấp trên trực tiếp kiểm tra và phê duyệt, chứng từ kế toán được kế toán từng phần hành đóng gói chuyển sang kho lưu trữ.
Để thực hiện chi kinh phí các hoạt động đúng mục đích, kế toán căn cứ các quyết định giao dự toán của cơ quan cấp trên. Quy trình, thủ tục tại đơn vị đối với từng nội dung chi sẽ cụ thể như sau:
- Nhóm chi thanh toán cá nhân:
- Chi tiền lương, tiền công, phụ cấp lương và các khoản trích theo
lương.
- Chi tiền làm thêm giờ.
- Nhóm chi hành chính, nghiệp vụ chuyên môn, đặc thù ngành: Đơn vị thanh toán các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn dựa trên
thực tế sử dụng hoặc theo định mức khoán chi trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị có quy định, nếu các khoản chi khoán cho từng cá nhân, bộ phận sử dụng tiết kiệm thì sẽ được hưởng phần chênh lệch giữa định mức khoán và chi thực tế và ngược lại nếu các khoản thực chi nhiều hơn so với định mức khoán thì cá nhân, bộ phận tự cân đối để bù đắp khoản chênh lệch đó.
Qua thực tế, việc quà tặng bằng tiền mặt và hiện vật trao tặng cho từng đối tượng tương đối lớn nên đơn vị đã ủy quyền cho các cán bộ xã, phường nơi các đối tượng thường trú.
- Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Hệ thống sổ sách c. Kế toán TSCĐ
- Tổ chức và luân chuyển chứng từ kế toán
- Quy trình sửa chữa TSCĐ: Khi có TSCĐ bị hư hỏng, các phòng thuộc quản lý, sử dụng tài sản làm giấy đề nghị sửa chữa gởi về bộ phận Kế toán. Bộ phận Kế toán xác định và tiến hành sửa chữa.
- Quy trình mua sắm TSCĐ: thực hiện theo Thông tư số
58/2016/TT-BTC ban hành ngày 29/3/2016 của Bộ Tài chính.
Qua thực tế, việc giao nhận TSCĐ chưa được cụ thể hóa, chưa được chú trọng, còn mang tính thủ tục
- Phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Qua thực tế, việc sử dụng phần mềm quản lý tài sản riêng biệt với phần mềm kế toán dẫn đến chưa có sự thống nhất trong việc tính hao mòn. Với việc không tính hao mòn những TSCĐ hình thành trong năm đã gây khó khăn ít nhiều đến công tác kế toán tại đơn vị. Một số khoản chi kế toán phản ánh vào mục lục ngân sách 7053 “Mua, bảo trì phần mềm công nghệ thông tin” là các khoản phần mềm như phần mềm quản lý hộ đăng ký và công nhận thoát nghèo của các phòng chuyên môn nhưng không được kế toán phản ánh vào TK 213 mà kế toán phản ánh trực tiếp vào Nợ TK 611 đối ưng Có TK 511. Ngoài ra, hiện nay tại đơn vị có TSCĐ vô hình (không phải quyền sử dụng đất) nhưng kế toán chưa thực hiện việc tính hao mòn TSCĐ vô hình cho đơn vị theo quy định tại Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ Tài chính, minh
họa trên Bảng cân đối số phát sinh nguồn ngân sách địa phương năm 2018 (Phụ lục 2.9) không có số dư và phát sinh trên TK 2142.
- Hệ thống sổ sách
2.2.3. Công tác lập báo cáo kế toán tại Sở
Qua khảo sát, việc lập báo cáo tài chính tại Sở được lập vào cuối năm, chưa được thực hiện lập báo cáo tài chính hàng quý theo quy định. Việc lập báo cáo kế toán được đơn vị hợp nhất giữa báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính (Phụ lục 2.12). Báo cáo kế toán được Sở phân chia thành 2 nguồn kinh phí riêng biệt gồm nguồn kinh phí địa phương và nguồn kinh phí trung ương.
Tại Sở, Báo cáo tài chính được lập dựa trên số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết tài khoản. Báo cáo quyết toán ngân sách gồm Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động (Phụ lục 2.13) và báo cáo chi tiết chi từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu trừ, để lại được lập dựa trên số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết các tài khoản ngoài bảng cùng với các mục, tiểu mục theo hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước và bảng đối chiếu tình hình sử dụng dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN.
Qua thực tế, việc lập báo cáo tài chính đơn vị được thực hiện vào cuối năm mà chưa thực hiện lập báo cáo tài chính hàng quý, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời đến ban Lãnh đạo. Đồng thời đơn vị chưa quan tâm đến chất lượng dẫn đến sự chênh lệch giữa tài sản với nguồn vốn tại Báo cáo tình hình tài chính năm 2018 (Phụ lục 2.14). Sự bất hợp lý giữa số liệu nguyên giá với khấu hao, hao mòn lũy kế trên Báo cáo tình hình tài chính và Sổ TSCĐ năm 2018. Ngoài ra, việc chuyển giao thay đổi chế độ kế toán HCSN đã làm kế toán lúng túng trong việc lập báo cáo, ảnh hưởng đến
Báo cáo kết quả hoạt động năm 2018 (Phụ lục 2.15) chưa được kế toán phản ánh số liệu năm trước.
Báo cáo kế toán được lưu trữ và bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ chứng từ kế toán và sổ sách kế toán.
2.2.4. Công tác kiểm tra kế toán tại Sở
- Chủ thể thực hiển kiểm tra công tác kế toán
- Thời gian tổ chức kiểm tra kế toán
- Nội dung kiểm tra kế toán
Dù là kiểm tra nội bộ hay kiểm tra do các chủ thể bên ngoài đơn vị thực hiện, kiểm tra định kỳ hay đột xuất thì công tác kiểm tra kế toán được thực hiện trên các nội dụng sau:
- Kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về kế toán, về tổ chức sử dụng tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán.
- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán: Kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị
- Kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên các chứng từ, tài khoản, sổ và báo cáo tài chính, đảm bảo việc thực hiện đúng chế độ chính sách quản lý tài sản nguồn kinh phí và tình hình thu phí, lệ phí.
- Kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trong báo cáo tài chính, các sổ sách kế toán với các chứng từ thực tế phát sinh.
- Kiểm tra tình hình chấp hành dự toán, sử dụng các nguồn kinh phí theo chức năng, nhiệm vụ của Sở, quy định của các văn bản pháp luật, các quyết định giao dự toán, điều chỉnh dự toán do cấp trên ban hành.
- Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
- Phương pháp thực hiện kiểm tra kế toán
- Kết thúc kiểm tra kế toán
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ
2.3.1. Những kết quả đạt được trong công tác kế toán
2.3.2. Những tồn tại trong công tác kế toán
- Về công tác lập dự toán:
- Với nguồn ngân sách trung ương, phần dự toán chi quản lý hành chính chưa thực sự hợp lý và thiếu cở sở, chỉ đơn thuần căn cứ số liệu năm liền trước sau đó điều chỉnh tăng theo tỷ lệ tăng trưởng chung, dẫn tới việc lập dự toán ít có ý nghĩa thực tiễn và chưa phát huy được trách nhiệm và quyền hạn.
- Với nguồn ngân sách địa phương, việc lập dự toán nguồn thu lệ phí còn mang tính thủ tục, chưa có kế hoạch định hướng cụ thể số thu và hướng sử dụng. Phần dự toán chi thường xuyên được áp dụng theo hình thức khoán chi dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát các khoản chi cũng như phân tích, đánh giá của từng mục chi.
- Về tổ chức kế toán một số đối tượng chủ yếu:
- Tổ chức và luân chuyển chứng từ kế toán: Các chứng từ kho bạc vẫn được lập thủ công dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình nhập liệu.
- Tổ chức kế toán nguồn kinh phí: Đối với khoản thu lệ phí cấp phép lao động nước ngoài, việc thu tiền được thực hiện qua cơ quan một cửa sau đó mới chuyển tiền về tài khoản tiền gửi của đơn vị tại kho bạc Nhà nước làm cho quá trình luân chuyển chứng từ chậm trể và bị động trong khâu lập danh sách những khách hàng đã thanh toán lệ phí cho Sở dẫn đến khó khăn trong công tác cấp phép lao động nước ngoài cho khách hàng. Và việc thu tiền vào ngày cuối cùng của tháng sau đó nộp tiền vào tài khoản tiền gửi của đơn vị tại Kho bạc vào ngày đầu của tháng sau làm cho số liệu hằng tháng giữa tài khoản tiền gửi
và bảng tổng hợp lệ phí của cơ quan một cửa không khớp gây khó trong công tác đối chiếu và nộp tiền vào NSNN.
- Tổ chức kế toán chi kinh phí: Tổ chức chủng loại chứng từ chưa đầy đủ, thiếu chứng từ đặc thù, thiếu nhất quán giữa tên chứng từ và nội dung ghi nhận, sử dụng chứng từ cũ hoặc chưa đăng ký phát hành theo quy định. Luân chuyển chứng từ còn nhiều sơ hở và thiếu chặt chẽ. Những tồn tại trong tổ chức chứng từ kế toán chủ yếu tập trung ở nhóm các chứng từ phản ánh hoạt động đặc thù của đơn vị: việc lập chứng từ chưa đồng bộ cùng một loại chứng từ có thể lập tại các phòng chuyên môn hoặc có thể lập tại bộ phận Kế toán đã không được thống nhất là lập tại đâu gây khó khăn cho phân công công việc và phân cấp quản lý tại đơn vị. Dẫn đến ảnh hưởng cụ thể việc kiểm tra thực hiện tại bộ phận Kế toán làm cho không đảm bảo tính khách quan và độ chính xác của công việc. Việc áp dụng chứng từ thanh toán tạm ứng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị vẫn chưa được áp dụng, cụ thể những khoản tạm ứng khi nhân viên tập hợp đầy đủ chứng từ thường được kế toán lập phiếu thu hoàn ứng số tiền đã tạm ứng và lập phiếu chi theo giấy đề nghị thanh toán mà nhân viên đó chuẩn bị.
- Tổ chức kế toán TSCĐ: Tổ chức và quy trình luân chuyển chứng từ liên quan đến TSCĐ chưa hợp lý, còn bị lúng túng và chưa nhất quán. Một số TSCĐ thuộc tính chất kinh phí thường xuyên có giá trị dưới 50 triệu chỉ được bộ phận Kế toán trực tiếp mua sắm và thanh toán, dẫn đi việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán.
- Phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán:
- Tổ chức kế toán nguồn kinh phí: Nguồn thu lệ phí cấp phép lao động nước ngoài tại đơn vị, đối với khoản thu phản ánh vào bên Có
TK 3373 được kế toán căn cứ vào số liệu của Kho bạc, nhưng đối với khoản nộp phí, lệ phí cho NSNN bên Nợ TK 3373 kế toán lại căn cứ vào bảng tổng hợp thu lệ phí của cơ quan một cửa dẫn đến sự chênh lệch số hằng tháng gây khó khăn trong công tác kiểm tra đối chiếu. Điều này một phần làm ảnh hưởng trên bảng cân đối số phát sinh chênh lệch bên Nợ TK 3373 đối ứng bên Có TK 3332.
- Tổ chức kế toán chi kinh phí: Số thuế thu nhập cá nhân của công chức, viên chức, người lao động hàng tháng đơn vị thực hiện khấu trừ từ lương để nộp vào ngân sách Nhà nước nhưng không được phản ánh vào sổ sách kế toán.
- Tổ chức kế toán TSCĐ: Việc phản ánh nghiệp vụ tính hao mòn TSCĐ tại đơn vị hình thành trước năm 2018 kế toán chỉ phản ánh ghi Nợ TK 366, đối ứng ghi Có TK 214, kế toán không phản ánh số hao mòn vào TK 511 và TK 611. Việc tính hao mòn và phản ánh vào sổ cũng chưa thực sự chính xác khi số liệu của bảng tính không khớp với bảng cân đối số phát sinh. Kế toán không tính và phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ vô hình vào sổ sách theo đúng quy định tại Thông tư 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ Tài chính. Và các khoản chi kế toán phản ánh vào mục lục ngân sách 7053 “Mua, bảo trì phần mềm công nghệ thông tin” như những phần mềm quản lý hộ đăng ký và công nhận thoát nghèo của các phòng chuyên môn, nhưng kế toán chỉ phản ánh vào Nợ TK 611 đối ứng Có TK 511 mà không đưa vào theo dõi TSCĐ vô hình. Những điều này ảnh hưởng đến báo cáo tài chính năm.
- Hệ thống sổ sách: Từ việc phản ánh trên dẫn đến một số sổ chưa phản ánh đầy đủ và chính xác. Mở sổ chưa đầy đủ, cụ thể là các sổ theo như Sổ chi tiết chi phí (Mẫu S61-H) và Sổ theo dõi dự toán từ nguồn NSNN trong nước (Mẫu S101-H). Việc sử dụng phần mềm kế toán tài
sản riêng nên còn hạn chế trong việc liên kết với phần mềm chính để hạch toán ghi tăng và sự hạn chế khi tính hao mòn, vì phần mềm không tính hao mòn TSCĐ tăng trong năm tài chính. Số liệu nguyên giá của TSCĐ trên Sổ TSCĐ chỉ mới có TSCĐ hữu hình mà chưa có TSCĐ vô hình và có sự chênh lệch giữa Sổ TSCĐ và Báo cáo tình hình tài chính.
- Về công tác lập báo cáo kế toán:
- Với những tồn tại trong công tác phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán nêu trên dẫn đến việc cung cấp số liệu cho hệ thống báo cáo kế toán chưa thực sự phản ánh chính xác. Cụ thể, Báo cáo tình hình tài chính năm 2018 (Mẫu B01/BCTC) có sự chênh lệch giữa tài sản với nguồn vốn và sự bất hợp lý giữa số liệu nguyên giá và khấu hao, hao mòn lũy kế trên Báo cáo tình hình tài chính năm 2018 với Sổ TSCĐ năm 2018.
- Các báo cáo được lập theo theo mẫu quy định, tuy nhiên việc lập bảng thuyết minh còn mang tính thủ tục, chưa giải thích được nhiều số liệu đã ảnh hưởng đến công tác quản lý và công tác kiểm tra kế toán.
- Với báo cáo tài chính, kế toán chưa thực sự quan tâm đến mặt chất lượng và việc chuyển giao thay đổi chế đố kế toán làm kế toán lúng túng trong việc lập báo cáo, cụ thể Báo cáo kết quả hoạt động năm 2018 (Mẫu B02/BCTC) chưa được kế toán phản ánh số liệu năm trước.
- Ở Sở với phạm vi hoạt động trải nhiều lĩnh vực, đi kèm với đó là nguồn tài chính cũng được chia theo các lĩnh vực dẫn đến phát sinh nhiều vấn đề như: các khoản chi hoạt động chưa đúng với nguồn tài chính, chi không đúng mục đích,… Công tác phân tích thông tin kế toán phục vụ cho công tác quản trị vẫn chưa được quan tâm, quy định bắt buộc. Điều này dẫn đến hệ thống báo cáo quản trị chưa được thiết kế, sử dụng nhằm quản lý nguồn tài chính tại Sở một cách tối ưu hơn.
- Về công tác kiểm tra kế toán:
- Hoạt động tổ chức kiểm tra nội bộ tại đơn vị chưa được quan tâm chú trọng, chỉ mới dừng lại ở việc xem xét lúc ký duyệt chứng từ. Đơn vị chưa có bộ phận riêng biệt chuyên trách nhiệm vụ kiểm tra kế toán. Điều này dẫn đến việc chủ quan trong quá trình xem xét ký duyệt dẫn đến sai sót số liệu.
- Việc sử dụng phần mềm kế toán chưa có tính năng mở kết nối dữ liệu với nhau bằng hệ thống mạng LAN, đã làm ảnh hưởng nhiều trong công tác kiểm tra, quản lý tài chính giữa kế toán trưởng và kế toán phần hành.
2.3.3. Nguyên nhân
- Do đặc thù hoạt động của đơn vị có liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, hoạt động cần có sự phối hợp của rất nhiều các bộ phận chức năng khác nhau và phạm vi hoạt động phân tán nên việc phối hợp trong công việc gặp nhiều khó khăn.
- Cũng với đặc thù hoạt động nhiều lĩnh vực cùng với việc cơ quan cấp trên thường xuyên ban hành thay đổi văn bản pháp luật dẫn đến việc cập nhập văn bản thường mất thời gian, không kịp thời và vận dụng thường theo cách hiểu chủ quan không thống nhất.
- Sự phối hợp giữa các phòng chuyên môn và bộ phận Kế toán chưa chặt chẽ, dẫn đến việc luân chuyển, kiểm tra chứng từ còn chậm trễ gây khó khăn trong việc sử dụng chứng từ ở các giai đoạn sau của chu trình kế toán.
- Đơn vị chưa xây dựng được quy chế kiểm tra kiểm soát phù hợp.
- Phần mềm kế toán chưa phát huy tác dụng tốt nên chưa giảm được khối lượng công việc của kế toán do vậy khối lượng công việc lớn.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ LAO ĐỘNG
- THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NAM
3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ YÊU CẦU HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ
3.1.1. Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán tại Sở
3.1.2. Yêu cầu và các nhân tố ảnh hưởng đến hoàn thiện công tác kế toán tại Sở
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ
3.2.1. Hoàn thiện công tác lập dự toán
Công tác lập dự toán có thể kết hợp giữa phương pháp điều chỉnh từ số liệu quá khứ và cần phải bám sát tình hình thực tế. Cụ thể, với các hoạt động chi quản lý hành chính ở kinh phí địa phương, kế toán cần phối hợp với xây dựng kế hoạch trên cơ sở số lượng đối tượng, thời gian, địa điểm chi trả chính sách để thực hiện dự toán chính xác hơn. Các khoản chi khác cần chi tiết hơn theo từng hoạt động.
Cần phải xây dựng kế hoạch các hoạt động tại đơn vị để phân bổ nguồn lực một cách tối ưu. Thí dụ với việc lập dự toán chi hội nghị, tập huấn nghiệp vụ cần xác định xuất phát từ những nhiệm vụ, kế hoạch cụ thể được các cơ quan chủ quản giao. Trên cơ sở đó xác định số lượng đại biểu, khách mời và cán bộ, công chức, viên chức tham gia, thời gian, địa điểm của từng hoạt động trong nội dung kế hoạch, kết hợp tham khảo số liệu mức chi ở các năm trước để xác định tổng kinh phí hoạt động.
Cần hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ chi tiết, rõ ràng hơn và thường xuyên chỉnh sửa các định mức chi phù hợp với thời điểm.
3.2.2. Hoàn thiện kế toán các phần hành
- Kế toán nguồn kinh phí
Cần tích hợp thêm tính năng nhập liệu chứng từ kho bạc thông qua phần mềm kế toán để quá trình lập và kiểm tra, ra soát chứng từ.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết thủ tục cấp phép lao động nước ngoài giữa đơn vị Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam và cơ quan một cửa.
- Kế toán chi kinh phí
Đơn vị cần ban hành bổ sung việc phân nhiệm rõ ràng, quy định về tổ chức, quy trình luân chuyển chứng từ của từng hoạt động một cách cụ thể, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức.
Đơn vị cần tổ chức chứng từ kế toán “Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng” (Mẫu C43-BB) để thanh toán số tiền đã tạm ứng thay vì nộp hoàn ứng rồi thanh toán trực tiếp.
Chuẩn hóa và thống nhất trong việc sử dụng các loại chứng từ. Sử dụng các loại chứng từ theo đúng mẫu quy định do Nhà nước ban hành hoặc có sử dụng các mẫu chứng từ tự in thì phải đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Đơn cử hoạt động chi hội nghị thường phát sinh tại đơn vị khi tiến hành các hội thảo, tập huấn các hoạt động. Đơn vị cần bổ sung chứng từ “Bảng kê thanh toán hội nghị” được nêu trong Bảng 3.1 với mục đích chi tiết hơn nội dung thanh toán. Hoặc cần hoàn thiện hơn trong chứng từ “Bảng kê tính nhiên liệu, dầu, dầu mỡ” được nêu trong Bảng 3.2.
Cần phải có sự phối hợp giữa bộ phận Tổ chức – cán bộ, phòng Thanh tra và bộ phận Kế toán để khi có trường hợp xin nghỉ không lương hoặc không hoàn thành công tác để tiến hành truy thu tiền lương một cách kịp thời.
Để giúp ban Lãnh đạo cùng cơ quan chủ quản đánh giá tình hình và thực trạng tài chính của đơn vị. Hệ thống sổ sách cần đảm bảo tính đúng đắn và bao quát tình hình tài chính của đơn vị. Để thực hiện được điều này, một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành chi tại đơn vị, kế toán phải phản ánh vào sổ kế toán như:
- Đối với các khoản tạm ứng của cá nhân tại đơn vị cần phản ánh đầy đủ các khoản tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
- Đối với công tác chi thanh toán cá nhân: Kế toán cần phản ánh thuế thu nhập cá nhân vào sổ, cụ thể hằng tháng sau khi tạm tính số thuế thu nhập cá nhân phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế của công chức, viên chức, người lao động, kế toán phản ánh ghi Nợ TK 334, đối ứng ghi Có TK 3335. Khi nộp thuế thu nhập cá nhân vào ngân sách Nhà nước thay cho người có thu nhập chịu thuế ghi Nợ TK 3335, đối ứng ghi Có TK 111 hoặc Có TK 112. Đây cũng là cơ sở cho việc cung cấp thông tin thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân vào cuối năm.
Kế toán cần in đầy đủ các sổ chi tiết cho các tài khoản phát sinh và mở thêm Sổ chi tiết chi phí (Mẫu S61-H) và Sổ theo dõi nguồn NSNN trong nước (Mẫu S101-H) nhằm có cái nhìn bao quát về kết cấu của từng nội dung trong kỳ và hoạt động theo dõi nguồn kinh phí tại đơn vị.
c. Kế toán TSCĐ
Đơn vị cần hoàn thiện tổ chức và luân chuyển chứng từ TSCĐ phải theo trình tự và quy trình.
Với việc tính hao mòn lũy kế TSCĐ: Khi tính hao mòn kế toán phản ánh ghi Nợ TK 611, đối ứng ghi Có TK 214. Cuối năm, đơn vị căn cứ bảng phân bổ hao mòn TSCĐ trong năm để kết chuyển, kế toán ghi Nợ TK 366, đối ứng ghi Có TK 511. Kế toán cần phải tính và phản
ánh giá trị hao mòn TSCĐ vô hình vào sổ sách theo đúng quy định tại Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ Tài chính.
Việc quản lý, theo dõi TSCĐ cần phải được tiến hành định kỳ, khi điều chuyển tài sản giữa các bộ phận cần có giấy tờ bàn giao để bộ phận kế toán tiến hành ghi Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng. Một số TSCĐ đã hết thời hạn hao mòn và không sử dụng hoặc hư hỏng, vì vậy kế toán cần thanh lý để giảm nguyên giá TSCĐ.
Đối với xây dựng cơ bản, khi tiến hành xây dựng công trình xây dựng cơ bản thì cần xem xét quá trình hình thành tránh tình trạng lãng phí không cần thiết.
Ngoài ra, trong khi yêu cầu ngày càng về hệ thống hóa và đa dạng các luồng thông tin kế toán thì phần mềm kế toán đang được áp dụng tại đơn vị còn nhiều thiếu sót về tính kết nối giữa các phần hành và tổng hợp, các mẫu chứng từ thực hiện theo yêu cầu của văn bản chính sách mà chưa quan tâm tới theo dõi thông tin phục vụ quản lý nội bộ. Vì vây, đơn vị Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam cần phải nâng cấp, bổ sung các tính năng cho phần mềm hiện có hoặc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp.
3.2.3. Hoàn thiện báo cáo kế toán
- Đơn vị cần chú trọng việc lập thuyết minh báo cáo để phân tích được số liệu đã ảnh hưởng đến công tác quản lý và công tác kiểm tra kế toán.
- Đơn vị cần phải tự xây dựng các báo cáo kế toán chi tiết dựa trên từng nguồn tài chính của đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản trị hoạt động của đơn vị. Đơn cử đề xuất một số mẫu báo cáo quản trị như “Báo cáo phân tích các khoản chi từng hoạt động” được nêu trong Bảng 3.3 và “Báo cáo thu chi nguồn ngân sách từng hoạt động” trong
Bảng 3.4. Với báo cáo phân tích các khoản chi từng hoạt động kế toán có thể chi tiết tỉ trọng của từng nhóm chi cho mỗi hoạt động hoặc tỉ trọng của từng hoạt động cho mỗi nhóm chi.
3.2.4. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán
Đơn vị cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài Chính.
Cần có văn bản chính thức quy định cụ thể nguyên tắc, phương pháp, kế hoạch và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong công tác tự kiểm tra kế toán.
Cần nâng cao trách nhiệm của kế toán tổng hợp bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lại tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu. Trong việc ra soát, kiểm tra chứng từ kế toán trước khi đưa chứng từ vào lưu trữ cần yêu cầu các bên liên quan bổ sung chữ ký ngay tại thời điểm kiểm tra.
Cần tổ chức bộ phận kiểm tra chuyên biệt, tránh những nảy sinh trong nội bộ đồng thời giúp công tác kiểm tra đạt hiệu quả.
Bộ phận Kế toán cần quan hệ chặt chẽ với các phòng khác trong đơn vị để xây dựng mô hình kiểm tra, kiểm soát hiệu quả.
Cần nâng cấp, bổ sung tính năng kết nối dữ liệu giữa các máy với nhau của phần mềm hiện tại hoặc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng phù hợp nhằm giúp kiểm tra kế toán trực tiếp giữa Kế toán trưởng và các phần hành kế toán hoặc kiểm tra chéo giữa các phần hành kế toán với nhau trực tiếp ngay trên phần mềm.
3.3. ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TOÁN KẾ TOÁN TẠI SỞ
3.3.1. Từ phía Nhà nước và các cơ quan quản lý
3.3.2. Từ phía Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Nam
KẾT LUẬN
Với đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Quảng Nam” tác giả đã tập trung làm sáng tỏ các vấn đề lý luận và thực tiễn nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện, cụ thể:
- Luận văn đã góp phần làm rõ những vấn đề lý thuyết cơ bản về đơn vị HCSN, cơ chế quản lý tài chính và công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.
- Trên cơ sở lý luận, tác giả đã nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại đơn vị Sở LĐ-TB&XH tỉnh Quảng Nam, công tác kế toán tại đơn vị mặc dù phần nào đã đáp ứng được yêu cầu về cung cấp thông tin tài chính trung thực, khách quan, nhưng việc thay đổi chế độ kế toán hành chính sự nghiệp cũng đã làm công tác kế toán lúng túng vì vậy để cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý thì đơn vị vẫn chưa thực hiện được, các báo cáo còn mang tính hình thức. Từ kết quả khảo sát thực tế, luận văn đã phản ánh trung thực những kết quả đạt được, những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán.
- Từ những vấn đề còn tồn tại và nghiên cứu lý thuyết, luận văn đã nêu ra các yêu cầu hoàn thiện, cở sở hoàn thiện và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị để quản lý nguồn tài chính, sử dụng nguồn kinh phí tiết kiệm, chặt chẽ và hiệu quả. Đồng thời, luận văn cũng đưa ra các kiến nghị đối với các cơ quan Nhà nước và đơn vị để đảm bảo các điều kiện vận dụng các giải pháp đã nêu.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\VO NHU TAI
