Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk

Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

1. Ý NGHĨA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh trở thành một nhiệm vụ vô cùng cấp thiết và tối quan trọng cho các doanh nghiệp, không những giúp nhà quản trị quản lý doanh nghiệp một cách có hệ thống, có tổ chức, các hoạt động của đơn vị luôn được kiểm soát chặt chẽ mà còn góp phần hạn chế những rủi ro đến mức thấp nhất, duy trì hoạt động của doanh nghiệp kể cả trong thời kỳ kinh tế gặp khó khăn.

Trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp ngành Bưu chính Viễn thông nói riêng ngày càng có nhiều cơ hội để phát triển thị trường, mở rộng kinh doanh, vươn tầm ra thế giới. Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh, nâng cao năng lực, tạo thương hiệu riêng cho sản phẩm của mình, giành lấy quyền chủ động về mọi mặt, tạo và giữ vị thế của doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu trong môi trường cạnh tranh như hiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu quả cho toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, các đơn vị trong Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và đặc biệt là Viễn thông Đắk Lắk đã có sự chú trọng đáng kể cho hoạt động kiểm soát nội bộ, tích cực quan tâm tới việc thiết kế và áp dụng các thủ tục kiểm soát thích hợp cho từng hoạt động của các phòng ban và các đơn vị thành viên. Việc quản lý và kiểm soát tốt hàng tồn kho sẽ giúp cung cấp nguyên vật liệu, vật tư đầy đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục không bị gián đoạn, hàng tồn kho không bị ứ đọng, chậm luân chuyển, hàng tồn kho không bị thất thoát, tiết kiệm chi phí cho đơn vị, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.

Từ thực tế trên, đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam” được tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình, nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk; từ đó, tác giả đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ hàng tồn kho, nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần mang lại hiệu quả cho hệ thống quản lý của đơn vị.

2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là trên cơ sở những vấn đề về lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hàng tồn kho nói riêng, thông qua nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk, tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng, từ đó rút ra những hạn chế cần khắc phục, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ hàng tồn kho cho đơn vị.

3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

• Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về những vấn đề liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho, bao gồm: các chính sách, thủ tục, quy trình kiểm soát và quản lý hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
• Phạm vi nghiên cứu: Luận văn giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho (gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa) bắt đầu từ quy trình mua hàng, nhập kho, đến xuất kho phục vụ lắp đặt dịch vụ và quy trình quản lý tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam trong năm 2020.

4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của đề tài, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

• Phương pháp khái quát hóa và tổng hợp
• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
• Phương pháp phỏng vấn
• Phương pháp quan sát
• Từ kết quả phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu, tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá và so sánh những thông tin thu được nhằm đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

5. BỐ CỤC LUẬN VĂN

Luận văn gồm 3 chương:

• Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
• Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.
• Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

6. TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1. Khái quát những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ

1.1.1.1. Khái quát về kiểm soát nội bộ

Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau

Trong đó, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO – Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (Committee of Sponsoring Organization). Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề KSNB – Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated framework) đã định nghĩ về KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: (1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động. (2) Sự tin cậy của Báo cáo tài chính. (3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. [10, tr.2]

1.1.1.2. Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

• Nguyên tắc “Tập trung dân chủ”
• Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm”
• Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm”
• Nguyên tắc “Độc lập trong hoạt động”
• Nguyên tắc “Phê chuẩn, uỷ quyền”

1.1.1.3. Sự cần thiết, lợi ích và những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1. Sự cần thiết, lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ
2. Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần có quan hệ mật thiết với nhau. Chúng xuất phát từ cách nhà quản trị điều hành doanh nghiệp và được tích hợp vào trong quy trình quản lý. Các thành phần đó là:

1.1.2.1. Môi trường kiểm soát

1.1.2.2. Đánh giá rủi ro

1.1.2.3. Hoạt động kiểm soát

1.1.2.4. Thông tin và truyền thông

1.1.2.5. Giám sát

1.2. Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp

1.2.1. Khái quát về hàng tồn kho và chu trình hàng tồn kho

1.2.1.1. Đặc điểm hàng tồn kho và ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát

HTK là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc và loại hình doanh nghiệp và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2.1.2. Khái quát về chu trình hàng tồn kho

Chu trình HTK là một quá trình vận động của HTK từ việc mua hàng, nhập kho để phục vụ cho hoạt động sản xuất hay nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ; lưu kho chờ sản xuất, tiêu thụ; cho đến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ. Chu trình HTK có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến các chu trình khác.

1.2.2. Sai phạm có thể xảy ra đối với chu trình hàng tồn kho

Để kiểm soát tốt HTK, đơn vị cần nghiên cứu về các rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động đối với HTK để xác định các sai phạm có thể xảy ra. Việc xác định sai phạm có thể xảy ra rất quan trọng vì sẽ giúp cho đơn vị thiết kế được các thủ tục kiểm soát tương ứng. Bảng 1.1 sẽ trình bày một số sai phạm thường xảy ra đối với HTK.

1.2.3. Các nguyên tắc kiểm soát hàng tồn kho

• Thứ nhất, thực hiện nguyên tắc phân công phân nhiệm
• Thứ hai, thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm
• Thứ ba, thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

1.2.4. Các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho

1.2.4.1. Các thủ tục kiểm soát chung

1. Kiểm soát phân chia trách nhiệm hợp lý
2. Kiểm soát xử lý thông tin
3. Kiểm soát vật chất
4. Phân tích rà soát

1.2.4.2. Các thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

1. Chu trình mua và nhập kho vật tư hàng hóa; nhập kho thành phẩm

• Chu trình mua hàng, nhập kho

1. Thủ tục kiểm soát đối với yêu cầu mua hàng
2. Thủ tục kiểm soát đối với phê duyệt mua hàng
3. Thủ tục kiểm soát đối với việc lựa chọn nhà cung cấp
4. Thủ tục kiểm soát đối với việc đặt hàng
5. Thủ tục kiểm soát đối với việc nhận hàng và nhập kho
6. Chu trình xuất vật tư vào sản xuất và tiêu thụ thành phẩm

• Xuất kho nguyên phụ liệu, vật tư cho sản xuất
• Xuất kho tiêu thụ thành phẩm

1. Quản lý kho vật tư hàng hóa

• Bảo quản hàng
• Kiểm kê kho

Kết luận Chương 1

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TẠI

VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK – TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

2.1. Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2.1.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2.1.2. Đặc điểm tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2.1.2.1. Đặc điểm tổ chức

2.1.2.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán

2.1.3.2. Hình thức sổ kế toán

2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2.2.1. Đặc điểm hàng tồn kho và công tác quản lý kho

• Nguyên vật liệu được chia ra làm 3 nhóm là vật tư thường xuyên, công cụ dụng cụ và hàng hóa. Vật tư thường xuyên gồm dây thuê bao, fast connector, các loại dây cáp mạng … Công cụ dụng cụ gồm các loại thiết bị đầu cuối, đầu phát sóng, modem… Hàng hóa gồm settopbox bán cho Trung tâm Kinh doanh, các nguyên vật liệu hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk được dùng để lắp đặt thiết bị cho khách hàng, bảo dưỡng mạng lưới… Đối với vật tư thường xuyên, công cụ dụng cụ và hàng hóa, Viễn thông Đắk Lắk đặt nhu cầu mua theo tiêu chuẩn Tập đoàn quy định, hàng tháng Tập đoàn cung cấp nguyên vật liệu về cho từng đơn vị thông qua đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp đã ký hợp đồng khung, Viễn thông Đắk Lắk không được phép mua ngoài khi chưa được sự đồng ý của Tập đoàn. Riêng đối với một số vật tư nhỏ lẻ, không có trong danh mục mua sắm tập trung, Viễn thông Đắk Lắk được phép đặt mua để phục vụ kế hoạch sản xuất.
• Nguyên vật liệu mua về sẽ được lưu trữ tại kho Viễn thông Đắk Lắk, gồm kho vật tư thường xuyên, kho công cụ dụng cụ, kho hàng hóa và được một thủ kho phụ trách, kế toán vật tư thực hiện quản lý chung cho ba kho này. Các nguyên vật liệu sẽ được theo dõi theo từng mã nhóm vật tư, mã vật tư theo mã chung của Tập đoàn.. Tùy đặc điểm thiết bị theo từng dịch vụ cung cấp cho khách hàng mà nguyên vật liệu có thể lặp đi lặp lại hoặc chỉ có thể sử dụng duy nhất cho một dịch vụ đó. Việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu sẽ do chuyên viên kế toán vật tư đảm nhiệm. Hàng tháng, căn cứ vào nhu cầu thực hiện kế hoạch phát triển kinh doanh, nguyên vật liệu sẽ được xuất cho các đơn vị trực thuộc để tiến hành lắp đặt cho khách hàng. Nguyên vật liệu được đơn vị trực thuộc nhận về sẽ được bảo quản tại kho riêng của đơn vị đó.

2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hàng tồn kho

2.2.2.1. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua và nhập kho vật tư hàng hóa

1. Chu trình mua hàng, nhập kho

Đối với nhu cầu là từ các đơn vị trực thuộc, dựa vào nhu cầu được văn bản hóa trên giấy đăng ký vật tư, kế toán vật tư sẽ tiến hành cân đối số lượng vật tư có tại kho, tiến hành đặt nhu cầu với nhà Tập đoàn. Đối với vật tư là hàng hóa xuất phát nhu cầu từ Trung tâm Kinh doanh, chuyên viên kế toán vật tư tiến hành đặt số lượng theo nhu cầu của TTKD. Khi vật tư về nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số lượng trên hóa đơn (hoặc phiếu giao hàng) với số lượng thực tế nhận được và ghi sổ theo dõi. Sau đó, chuyển phiếu giao nhận hàng về chuyên viên kế toán vật tư tiến hành lập PNK.

Đi vào chi tiết thực trạng kiểm soát của chu trình mua hàng, nhập kho như sau:

• Hàng quý, các đơn vị trực thuộc, phòng chức năng, TTKD thực hiện đăng ký nhu cầu vật tư cho quý tiếp theo về phòng KTKH để tổng hợp trình duyệt danh mục vật tư cần mua sắm. Các căn cứ để đăng ký nhu cầu vật tư dựa trên số lượng thuê bao dư kiến phát triển, kế hoạch bảo dưỡng, tối ưu hóa mạng lưới, sửa chữa thuê bao trong quý tiếp theo, số dư tồn kho tại đơn ị và số lượng dự phòng theo tình hình thực tế. Sau khi tiếp nhận các bảng đăng ký nhu cầu vật tư quý của các ĐVTT, PCN, TTKD gửi về, phòng KTKH tiến hành tổng hợp nhu cầu, sau đó căn cứ vào kế hoạch SXKD, kế hoạch phát triển thuê bao quý của TTKD, số dư tồn kho tập trung tại Viễn thông Đắk Lắk và số lượng dự phòng hợp lý, chuyên viên kế toán vật tư cân đối nhu cầu để trình phê duyệt danh mục vật tư bổ sung cho quý tiếp theo. Đối với các vật tư phát sinh ngoài nhu cầu hàng quý, chuyên viên kế toán vật tư tổng hợp và trình duyệt bổ sung hàng tháng để mua sắm hoặc đặt hàng MSTT/TTK. Trong quá trình tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm/ hoặc đặt hàng từ các hợp đồng MSTT/TTK phải đảm bảo thời gian lưu kho tại kho Viễn thông Đắk Lắk đối với các vật tư không vượt quá 06 tháng kể từ ngày nhập kho.
• Căn cứ danh mục các vật tư đã được Lãnh đạo phê duyệt, phòng Kỹ thuật – Đầu tư trình phê duyệt dự toán và kế hoạch thầu đối với vật tư được Tập đoàn phân cấp mua sắm.
• Căn cứ các quy định hiện hành của Tập đoàn và các Luật có liên quan, phòng Kỹ thuật – Đầu tư triển khai thực hiện các thủ tục mua sắm hàng hóa. Đối với vật tư hàng hóa thuộc các hợp đồng mua sắm tập trung hoặc các hợp đồng mua sắm theo thỏa thuận khung, Phòng Kế toán Kế hoạch lập bảng đăng ký, trình duyệt và thông báo cho đơn vị mua sắm tập trung hoặc nhà thầu để thực hiện giao hàng. Đối với vật tư hàng hóa thuộc các hợp đồng do Viễn thông Đắk Lắk mua sắm, tùy theo quy định của hợp đồng, Phòng KTĐT chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan nghiệm thu vật tư hàng hóa trước khi đưa vào sử dụng.
• Sau khi nghiệm thu vật tư, phòng KTKH chủ trì phối hợp phòng KTĐT hoàn tất thủ tục nhập kho vật tư để chuẩn bị phân bổ cho các đơn vị sử dụng.
• Thủ kho khi nhận được PNK của Phòng Kế toán – Kế hoạch, tiến hành kiểm tra lại số lượng hàng hóa trong phiếu nhập có đúng với số thực tế đã nhận hay không và ký xác nhận vào PNK. Sau đó, PNK này được chuyển cho chuyên viên Kế toán vật tư. Bộ chứng từ hạch toán nhập kho đầy đủ gồm các chứng từ sau: PNK, hợp đồng mua vật tư, hóa đơn giá trị gia tăng hoặc invoice, bộ chứng từ hàng nhập khẩu nếu là hàng nhập khẩu (tờ khai, packing list, bill of lading,…), hóa đơn vận chuyển (nếu có).

2.2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình xuất vật tư vào sản xuất

1. Xuất vật tư phục vụ sản xuất tại Viễn thông Đắk Lắk

• Các TTVT/PCN thực hiện đăng ký nhận vật tư cho tháng theo mẫu BM720-09-02 về phòng Kế toán – Kế hoạch, bao gồm đăng ký khối lượng nhận trong lần 1 và lần 2. Các căn cứ để đăng ký nhu cầu vật tư trong tháng: kế hoạch thuê bao phát triển, kế hoạch bảo dưỡng, tối ưu hóa mạng lưới, sửa chữa thuê bao trong tuần tiếp theo; số dư tồn kho tại đơn vị và số lượng dự phòng theo tình hình thực tế. Các nhu cầu vật tư phục vụ cho các công trình bảo dưỡng, tối ưu hóa mạng lưới theo chủ trương của VTT mà chưa có trong đăng ký kế hoạch quý cũng được đăng ký trong kế hoạch tháng để VTT thực hiện cung ứng.
• Phòng KTKH kiểm tra kiểm tra rà soát lượng tồn kho vật tư tại đơn vị, đối chiếu danh mục vật các đơn vị/PCN đã đăng ký, tham mưu văn bản phân bổ vật tư cho đơn vị.
• Căn cứ hạn mức duyệt chi, dự trữ hàng hóa, vật tư đối với các ĐVTT đã ban hành tại công văn số 941/VNPT-ĐL-TCKT ngày 01/10/2014, phòng KTKH cũng sẽ kiểm tra rà soát các chỉ tiêu kế toán trước khi phân bổ.
• Việc phân bổ vật tư được thực hiện 02 lần/tháng. Lần 1 thực hiện trước ngày 06. Lần 2 thực hiện trước ngày 16. Ngoài 02 đợt phân bổ định kỳ, các đơn vị có nhu cầu vật tư bổ sung phải gửi bản gốc văn bản đề nghị về phòng KTKH để duyệt cấp.
• PXK được lập trên phần mềm, lập thành 3 liên: 1 liên giao cho đơn vị nhận, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho bộ phận kế toán. Phiếu xuất được đánh số thứ tự theo chủ quan của từng người lập. PXK được in ra và trình Kế toán trưởng, Giám đốc Viễn thông Đắk Lắk duyệt trước khi chuyển cho bộ phận có liên quan.
• Các đơn vị trực thuộc, căn cứ vào PXK của Phòng KTKH giao sẽ nhận hàng tại kho. Sau khi nhận hàng, thủ kho và người nhận hàng ký xác nhận vào PXK. Sau đó, thù kho thực hiện kiểm tra lại tất cả các thông tin giữa phiếu và phần mềm Điều hành sản xuất kinh doanh, nếu không phát hiện ra sai sót, thủ kho sẽ bấm nút “Chuyển kho”, khi đó toàn bộ thông tin về việc xuất kho sẽ thể hiện trong phần mềm Điều hành SXKD.
• Thủ kho sẽ chuyển PXK có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan cho kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu này này, kiểm tra đối chiếu với dữ liệu trong phần mềm ĐHSXKD do thủ kho nhập vào. Nếu tất cả đều khớp đúng với nhau thì kế toán tiến hành hạch toán.

1. Xuất kho tại đơn vị đưa vào lắp đặt dịch vụ cho khách hàng

• Đơn vi trực thuộc sau khi nhân phiếu chuyển kho của Viễn thông Đắk Lắk, thực hiện chuyển vật tư tạm ứng cho các tổ kỹ thuật dựa trên các yếu tố sau:
• Thời gian lưu kho tối đa vật tư kể từ ngày cấp là không quá một tháng đối với cấp tổ và không quá hai tuần đối với cá nhân.
• Giá trị tồn kho tại cấp tổ không vượt quá 100 triệu đồng, và tồn kho cá nhân không vượt quá 80 triệu.
• Tổ trưởng tổ kỹ thuật chịu trách nhiệm nhận vật tư tạm ứng và ký nhận phiếu chuyển kho nội bộ trong đơn vị trực thuộc.
• Căn cứ vào số đơn cần lắp đặt theo địa bàn, tổ trưởng tổ kỹ thuật bàn giao vật tư cho nhân viên địa bàn thực hiện lắp đặt, xử lý. Nhân viên địa bàn sau khi hoàn thành công tác thi công lắp đặt, xử lý phục vụ sản xuất, tiến hành chuẩn bị hồ sơ quyết toán vật tư như sau:
• Phụ lục biên bản nghiệm thu bàn giao, thay thế có đầy đủ chữ ký của khách hàng.
• Thời gian quyết toán tạm ứng đối với nhân viên kỹ thuật địa bàn là hàng ngày hoặc chậm nhất vào buổi sáng ngày hôm sau.
• Tổ trưởng tổ kỹ thuật tập hợp các chứng từ từ các nhân viên kỹ thuật địa bàn và thực hiện in bảng kê quyết toán vật tư trên hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh và gửi về Tổ tổng hợp tại ĐVTT để kiểm tra, giám sát số lượng vật tư đã sử dụng.
• Sau khi nhận được hồ sơ quyết toán của Tổ trưởng tổ kỹ thuật, Tổ tổng hợp thực hiện kiểm soát hồ sơ, định mức nguyên vật liệu sử dụng cho từng khách hàng và chuyển hồ sơ về cho bộ phận kế toán chuyên quản đơn vị.
• Sau khi nhận được hồ sơ của đơn vị gửi về, kế toán chuyên quản đơn vị kiểm soát hồ sơ theo định mức đã ban hành và tiến hành hạch toán trên chương trình kế toán sau đó lưu giữ hồ sơ theo quy định.

2.2.2.3. Thực trạng quản lý kho

1. Nhân sự kho

• Đối với kho nguyên vật liệu của VNPT Đắk Lắk nhân sự gồm 1 thủ kho phụ trách. Kế toán chuyên quản vật tư quản lý kho.
• Đối với kho của các đơn vị trực thuộc, mỗi kho tại đơn vị có 1 thủ kho nhận cấp phát nguyên liệu.

1. Bảo quản vật tư

• NVL đều được bảo quản trong kho tại Viễn thông Đăk Lắk. Đối với các đơn vị trực thuộc có một kho nằm tại trụ sở tại các địa bàn huyện. Các kho đều có chìa khóa riêng do thủ kho bảo quản.
• Vật tư nhập về được lưu trữ tại kho. Riêng đối với các loại dây cáp mạng, do hạn chế về mặt bằng kho nên phải để tại sân của kho nhưng vẫn chịu sự quản lý của thủ kho.
• Nội quy kho, các quy định kho, quy định về phòng cháy chữa cháy được dán ở ngay cửa kho để mọi người đều có thể nhìn thấy.
• Thủ kho làm việc tại kho được huấn luyện về phòng cháy chữa cháy thường kỳ và phải tuyệt đối tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy. Các trường hợp vi phạm quy định phòng cháy chữa cháy phải được xử lý thích đáng (ví dụ: không được hút thuốc, nấu nướng hoặc đốt nhang trong kho, các quy định về an toàn điện…).
• Thủ kho chỉ nhập vật tư và xuất vật tư khi có đầy đủ các chứng từ yêu cầu và có phê duyệt của người có thẩm quyền.
• Khi nhập và xuất vật tư, thủ kho đều ghi sổ về loại hàng nhập và xuất. Tuy nhiên 2 sổ này là riêng biệt: sổ nhập vật tư và sổ xuất vật tư, không có sự liên kết với nhau nên không thể theo dõi tồn kho tại thời điểm. Ngoài ra, từng loại HTK đều được theo dõi trên thẻ kho, nhưng việc cập nhật vào thẻ kho không được kịp thời ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập xuất: đối với hàng nhập, thủ kho chờ khi có hóa đơn nhà cung cấp mới ghi vào thẻ kho (thông thường, cuối tháng hoặc dồn nhiều lần giao hàng nhà cung cấp mới xuất hóa đơn); đối với hàng xuất, thông thường thủ kho dồn chứng từ từ 3-4 ngày mới cập nhật.
• Vật tư nhập kho được bảo quản theo từng khu vực riêng. Tùy từng loại HTK mà thủ kho có cách phân chia khu vực. Tuy nhiên, việc phân chia này chưa được tổng hợp thành sơ đồ kho để mọi người có tiện theo dõi, các kệ hàng, khu vực để hàng cũng chưa được treo biển hiệu ghi đầy đủ thông tin lô hàng. Vị trí lưu chủ yếu là do trí nhớ của thủ kho. Đối với các HTK chậm luân chuyển, tồn lâu không sử dụng, hoặc hàng tiết kiệm trong sản xuất chưa được lưu trữ tách biệt riêng mà còn lẫn lộn trong các loại vật tư khác.
• Khu vực xuất vật tư chưa được phân khu cụ thể, khi có PXK được cấp trên phê duyệt, bộ phận có nhu cầu vào tận kho để cùng lấy và đếm hàng với thủ kho.
• Cuối tháng, thủ kho và chuyên viên kế toán vật tư đều đối chiếu số lượng nhập – xuất – tồn của từng mã hàng.

1. Kiểm kê kho

• Tất cả HTK được tổ chức kiểm kê ít nhất 1 năm 2 lần vào thời điểm 06 tháng đầu năm và cuối năm tài chính. Việc kiểm kê được thực hiện 100% đối với các loại hàng tồn. Ngoài ra, trong trường hợp cấp thiết, được lệnh của Ban Giám đốc việc kiểm kê sẽ được diễn ra theo yêu cầu, nhằm cung cấp thông tin cho về tình hình tồn kho ngay tại thời điểm đó.
• Trước khi kiểm kê, Giám Đốc ban hành quyết định kiểm kê và thành lập Hội đồng kiểm kê. Phòng Kế toán – Kế hoạch xây dựng kế hoạch kiểm kê, trong đó có hướng dẫn cụ thể về thời gian, địa điểm kiểm kê, nhân viên tham gia kiểm kê.
• Khi kiểm kê, nhân viên kiểm kê sẽ trực tiếp cân đo đong đếm số lượng thực tế có tại kho, tuyệt đối không in danh sách kiểm kê có số lượng sổ sách, nhằm tránh trường hợp không kiểm thực tế mà sao chép số lượng sổ sách sang cột số lượng thực tế kiểm đếm. Mỗi nhân viên tham gia kiểm kê sẽ có 1 danh sách kiểm kê riêng biệt.
• Trong quá trình kiểm kê số lượng, các chuyên viên phụ trách kiểm kê còn phải chú ý đến chất lượng HTK. Những mặt hàng bị hư hỏng, những mặt hàng lâu không xuất dùng được ghi chú và phân khu riêng để sau này xử lý.
• Từng mặt hàng hoặc lô hàng được kiểm kê xong đều làm dấu bằng bút lông màu lên chính mặt hàng đó để tránh kiểm sót, kiểm trùng.
• Sau khi kiểm kê xong, các chuyên viên tham gia kiểm kê tiến hành đối chiếu số liệu đã ghi chép với nhau, nếu có bất kỳ khác biệt nào sẽ tiến hành kiểm kê lại mặt hàng đó.
• Chuyên viên Kế toán vật tư có nhiệm vụ tổng hợp kiểm kê, đối chiếu giữa số lượng thực tế và số lượng sổ sách, lập các mẫu biểu kiểm kê. Nếu có bất kỳ sai biệt nào, Phòng KTKH cùng với Kho và các phòng ban liên quan điều tra nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết. Tất cả các nhân sự tham gia kiểm kê đều phải ký vào biên bản kiểm kê.
• Sau khi hoàn tất kiểm kê, chuyên viên kế toán vật tư phụ trách tổng hợp kiểm kê vật tư sẽ báo cáo cho hội đồng kiểm kê và đề xuất các ý kiến cho Giám Đốc giải quyết.

2.3. Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

2.3.1. Những ưu điểm

• Ban Giám đốc đã nhận thức được về sự cần thiết của công tác KSNB HTK, thể hiện qua việc đã ban hành các quy định liên quan đến HTK như quy định tồn kho, quy định mua hàng, quy định bán hàng, quy định kiểm kê, … để có căn cứ cho các bộ phận có liên quan thực hiện và thực hiện kiểm tra kiểm soát sau này.
• Ban Giám đốc tại Viễn thông Đắk Lắk định kỳ đều thực hiện kiểm tra các phòng ban, hoặc thực hiện kiểm tra đột xuất nhằm kiểm tra việc tuân thủ các quy định và phát hiện những sai sót, những rủi ro của các hoạt động liên quan đến HTK, từ đó chấn chỉnh và ban điều hành những biện pháp khắc phục.
• Đối với NVL thường xuyên, công cụ dụng cụ có serial thiết bị kèm theo, do sự đa dạng về chủng loại, mẫu mã và chất lượng, Viễn thông Đắk Lắk đã xây dựng được phần mềm nhập kho riêng biệt, nhằm phục vụ cho việc quản lý của Kế toán Kế hoạch.

2.3.2. Những hạn chế

2.3.2.1. Đối với chu trình mua và nhập kho vật tư hàng hóa

1. Chu trình mua hàng, nhập kho

• Việc kiểm tra định mức NVL của các đơn vị trực thuộc để làm căn cứ đăng ký vật tư chưa được thực hiện kịp thời.
• Ở một số đơn hàng tại đơn vị trực thuộc, việc cân đối NVL chưa có sự tách biệt giữa nhân viên cân đối NVL và nhân viên đăng ký vật tư về VTT.
• Ở khâu nhận hàng, nhân viên kho chỉ tiến hành kiểm nhận hàng so với P/L mà không có sự xác nhận nào về việc giao nhận hàng giữa hai bên nhằm xác minh nghiệp vụ nhận hàng thực tế diễn ra.
• Hàng nhập kho chỉ được người nhận kiểm đếm về mặt số lượng, mà không được tiến hành kiểm tra chất lượng kịp thời, khi đó nếu phát hiện ra lỗi về chất lượng thì việc xử lý sẽ trở nên chậm trễ, không đáp ứng kịp tiến độ sản xuất.
• PNK không được lập ngay tại thời điểm nhận hàng, hàng về kho không làm PNK ngay mà chờ có đủ hóa đơn, chứng từ phòng KTKH mới làm PNK.

2.3.2.2. Đối với chu trình xuất vật tư vào sản xuất

1. Xuất vật tư phục vụ sản xuất

• Hiện nay phần mềm quản lý trang cấp vật tư đến từng khách hàng còn có nhiều vướng mắc.
• Nhiều trường hợp chưa thực hiện nhập NVL vào phần mềm nhưng đã thực hiện xuất NVL do việc nhập kho không được nhập kịp thời nhưng vẫn phải xuất kho để kịp tiến độ. Việc làm này làm cho sổ sách không đúng với thực tế và sai về nguyên tắc.
• Đôi khi, vì để kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất đột xuất, PXK không được lập tại thời điểm xuất kho, mà sau khi nhận vật tư khoảng 2-3 ngày thủ kho mới chuyển thông tin cho chuyên viên kế toán vật tư làm phiếu xuất. Điều này dễ dẫn đến thất thoát hàng hóa, hàng hóa không được quản lý chặt chẽ, số liệu sổ sách và thực tế không khớp với nhau.
• Công tác xuất kho tiến hành lắp đặt cho khách hàng được thực hiện khá chặt chẽ, PXK được lập tại thời điểm căn cứ vào biên bản lắp đặt của các tổ kỹ thuật/nhân viên lắp đặt. Tuy nhiên phiếu này chỉ được lập 2 bản, 1 bản do khách hàng giữ, bàn còn lại được nộp về chuyên viên kế toán đơn vị lưu giữ hồ sơ xuất kho, tổ trưởng tổ kỹ thuật không lưu giữ PXK nào.

2.3.2.3. Đối với quản lý kho vật tư

1. Nhân sự kho

• Hiện nay, Viễn thông Đắk Lắk đang mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, tìm kiếm nhiều khách hàng, mở rộng các đơn hàng, nên tình hình NVL ngày càng đa dạng về mẫu mã, số lượng và kích thước. Đối với số lượng vật tư lớn, việc một người, theo dõi NVL là quá tải. Việc nhân sự không đảm bảo có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng quản lý và theo dõi HTK.

1. Bảo quản vật tư

• Đối với một số NVL đã chuyển kho cho đơn vị chờ sản xuất, được lưu trữ tại kho đơn vị nhưng do mặt bằng không có nên gửi nhờ tại kho Viễn thông tỉnh nên nên còn phát sinh một số trường hợp như: (1) thủ kho không có trách nhiệm phải theo dõi lô hàng này vì đây chỉ là hàng gởi nhờ kho cho nên việc theo dõi và bảo quản không được chú ý đúng mức và cẩn thận, (2) việc xuất kho hàng cho sản xuất không được chặt chẽ, còn tùy tiện do hàng đã để sẵn tại kho VTT, nên không cần phải có PXK của phòng KTKH, tổ kỹ thuật đã vào lấy vật tư, (3) NVL có thể bị thất thoát, không có sự kiểm soát,…
• Việc cập nhật vào thẻ kho không được kịp thời ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập xuất dẫn đến việc chênh lệch sổ sách giữa thủ kho và thực tế, gây hạn chế cho việc cung cấp đúng số liệu nhập – xuất – tồn tại thời điểm.
• HTK chậm luân chuyển, tồn lâu không sử dụng, hoặc hàng tiết kiệm trong sản xuất chưa có sự chú ý đúng mức. Hiện nay, những hàng này không được lưu trữ tách biệt riêng mà còn lẫn lộn trong các mặt hàng khác, gây ra nhầm lẫn trong việc xuất hàng hoặc không phát hiện kịp thời để xử lý.
• Hiện nay, các kho chưa có sơ đồ kho, các kệ hàng, khu vực để hàng chưa được treo biển hiệu ghi đầy đủ thông tin lô hàng dẫn đến việc xuất NVL có thể chậm trễ và có thể nhầm lẫn các mặt hàng
• Khu vực nhập – xuất hàng chưa được quy định rõ ràng, phân khu riêng biệt dẫn đến việc có nhiều người ra vào kho, thủ kho không kiểm soát được hàng hóa trong kho, dễ gây thất thoát.

Tóm lại, tất cả những tồn tại trên đã chứng tỏ rằng: KSNB HTK tại Viễn thông Đắk Lắk hiện nay vẫn chưa được thiết kế đầy đủ và hợp lý. Mặc dù, Ban Giám đốc đã có sự quan tâm đến việc xây dựng các thủ tục KSNB đối với HTK, nhưng các chính sách và thủ tục kiểm soát này vẫn chưa được đầy đủ và chặt chẽ. Bên cạnh đó công tác giám sát và những biện pháp chế tài đối với các trường hợp thực hiện không đúng quy định chưa được chú ý dẫn đến việc các quy định, chính sách đã được ban hành, nhưng nhân viên vẫn không tuân thủ đúng.

2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế

• Nguyên nhân khách quan
• Do đặc thù hoạt động sản xuất của đơn vị là trong lĩnh vực viễn thông, chuyên cung cấp các dịch vụ viễn thông cho khách hàng, chất lượng sản phẩm dịch vụ có sự phụ thuộc quá lớn về phía khách hàng làm cho hệ thống kiểm soát mang tính thụ động. Nhân viên kỹ thuật lắp đặt phục vụ, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mà chưa chú trọng tới lợi ích của đơn vị.
• Nguyên nhân chủ quan
• Ban Giám đốc chưa đặc biệt quan tâm trong việc đánh giá và quản lý rủi ro đối với HTK. Việc theo đuổi mục tiêu về chất lượng dịch vụ, chênh lệch thu chi và doanh thu; cũng như đáp ứng các yêu cầu từ phía khách hàng làm cho Ban Giám đốc chưa quan tâm đúng mức, cũng như đánh giá đầy đủ tất cả các rủi ro có thể xảy ra.
• Quy trình kiểm soát đang áp dụng cùng khá chung chung. Việc phổ biến chưa được rộng rãi đến các nhân viên thực hiện, việc áp dụng chưa được đồng bộ trong toàn Viễn thông Đắk Lắk.
• Nhân viên tại các đơn vị trực thuộ chưa có cái nhìn đúng đắn về KSNB, còn ỷ lại và phụ thuộc nhiều vào các chuyên viên khối văn phòng, chưa có ý thức chấp hành những quy định của cấp lãnh đạo đề ra trong quy trình kiểm soát.
• Chưa có sự phân công phân nhiệm rõ ràng và hiệu quả, chưa gắn trách nhiệm cụ thể lên từng cá nhân.
• Chưa đưa ra các biện pháp chế tài đối với các trường hợp làm không đúng các quy định, quy trình đã được ban hành nên không đủ sức răng đe các nhân viên thực hiện theo đúng quy trình kiểm soát.
• Chưa tập trung xây dựng các biện pháp để ngăn chặn rủi ro ngay từ đầu mà hiện nay chỉ tập trung giải quyết những việc đã xảy ra.

Kết luận Chương 2

CHƯƠNG 3

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TẠI

VIỄN THÔNG ĐẮK LẮK – TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM

3.1. Sự cần thiết và nguyên tắc phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

3.1.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

3.1.2. Nguyên tắc khi hoàn thiện kiểm soát nội bộ

3.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam

3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát

Thứ nhất, Nâng cao nhận thức của Ban Giám đốc và cán bộ công nhân viên về hệ thống kiểm soát nội bộ

Thứ hai, tăng cường công tác quản lý

Thứ ba, hoàn thiện chính sách nhân sự

Thứ tư, hoàn thiện tổ chức bộ phận kiểm soát nội bộ

3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống chứng từ sổ sách

Thứ hai, đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin

3.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát

3.2.3.1. Đối với chu trình mua và nhập kho vật tư hàng hóa

• Thứ nhất, cần áp dụng đúng đắn nguyên tắc bất kiêm nhiệm, trong đó cần tách biệt rõ ràng 2 chức năng cân đối NVL và đặt mua NVL. Cán bộ cân đối NVL và cán bộ đặt mua NVL cho tất cả đơn hàng dù số lượng của đơn hàng là lớn hay nhỏ lẻ cũng không được kiêm nhiệm bởi cùng một nhân viên. Bởi vì, khi có sự tách biệt công việc sẽ có sự kiểm tra chéo trong công việc, cán bộ đặt hàng sẽ kiểm tra lại được công việc của cán bộ cân đối, tránh trường hợp đặt thiếu, đặt thừa hoặc đặt trùng lắp NVL.
• Thứ hai, đối với công tác kiểm tra định mức NVL, dù là đơn hàng với số lượng nhỏ lẻ hay lớn, Phòng Kế toán – Kế hoạch, Kỹ thuật – Đầu tư đều cần phải kiểm tra lại định mức của khách hàng trước khi cân đối và đặt hàng. Định mức này rất quan trọng vì đây là căn cứ để đặt mua NVL chuẩn bị sản xuất. Vì thế, để đáp ứng kịp thời cho việc kiểm tra, hai phòng cần có sự phân công phân nhiệm rạch ròi cho các chuyên viên: từng chuyên viên hoặc nhóm các chuyên viên phụ trách việc kiểm tra định mức của từng khách hàng; quy định chặt chẽ thời gian có phản hồi định mức cho các đơn vị trực thuộc (Chẳng hạn như: Tối đa 3 ngày kể từ ngày nhận các thông tin của văn bản đăng ký nhu cầu vật tư (dù là số lượng lớn hay nhỏ), Phòng Kế toán – Kế hoạch phải có phản hồi về định mức cho đơn vị đồng thời cung cấp đơn giá cho phòng KTĐT để tiến hành chốt đơn giá và cân đối đặt NVL.
• Thứ ba, khi nhận hàng, sau khi kiểm tra có đủ số lượng hàng theo Packing List hay không, người nhận hàng phải lập Biên bản giao nhận hàng, nhằm chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng đã diễn ra và hoàn tất, đồng thời xác nhận số lượng hàng giao nhận giữa hai bên. Bảng giao nhận hàng được lập thành 4 liên, 1 liên lưu gửi cho người giao hàng, 1 liên lưu tại bộ phận kho, 1 liên gởi kế toán và 1 liên chuyển cho Phòng Kỹ thuật – Đầu tư để nếu có sai sót về số lượng thì Phòng Kỹ thuật – Đầu tư làm việc kịp thời với nhà cung cấp. Đồng thời, biên bản giao nhận hàng phải đánh số thứ tự trước, liên tục, phải có chữ ký xác nhận của người nhận hàng và người giao hàng và là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ nhập kho.
• Thứ tư, tất cả các NVL ngay sau khi về nhập kho đều phải được kiểm tra chất lượng. Việc kiểm tra chất lượng kịp thời nhằm hạn chế được những sai sót về chất lượng NVL trong quá trình sản xuất, hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm, tiến độ sản xuất và những thiệt hại khác. Đối với hàng hóa MSTT, Viễn thông Đắk Lắk cần nghiên cứu bố trí, điều động tất cả các nhân viên kiểm tra chất lượng NVL đầu vào tại các nhà máy tập trung về kho VNPT Đắk Lắk. Việc tập trung tại một đầu mối giúp tăng cường công tác kiểm tra NVL kịp thời nhanh chóng. Bộ phận kiểm tra chất lượng phải kiểm tra và cung cấp kết quả kiểm tra cho Phòng Kế toán – Kế hoạch trong vòng (X) ngày kể từ ngày nhập kho NVL (số ngày quy định dựa trên thỏa thuận trong hợp đồng quy định thời gian VNPT Đắk Lắk phải phản hồi về tình hình NVL) để chuyên viên kế toán vật tư đưa ra phương án giải quyết kịp thời đồng thời báo cáo Kế toán trưởng nếu NVL có sự cố. Đồng thời, Biên bản kiểm tra chất lượng sẽ được lập khi tiến hành kiểm tra, biên bản này được lập thành 3 liên: 1 liên gởi cho Phòng Kỹ thuật Đầu tư, 1 liên gởi Phòng Kế toán – Kế hoạch, liên còn lại lưu tại bộ phận kiểm tra chất lượng. Biên bản này được đánh số trước và liên tục và sẽ được kẹp cùng các chứng từ liên quan khác trong bộ chứng từ nhập kho.
• Thứ năm, hàng nhập vào kho phải được nhập liệu và làm PNK ngay tại thời điểm nhập. Bộ phận kho quản lý hàng hóa chỉ cần quan tâm đến số lượng thực tế hàng có trong kho mà không cần phải quan tâm đến giá trị của hàng hóa đó, do vậy, việc chờ đầy đủ hóa đơn chứng từ kèm theo mới tiến hành nhập kho là không cần thiết. Việc nhập kho ngay tại thời điểm hàng vào kho giúp quản lý tốt hàng hóa, đồng thời hạn chế được trường hợp âm kho do chưa nhập kho nhưng vẫn xuất kho. Đơn vị có thể thiết kế lại mẫu PNK mà không cần điền giá trị, hoặc vẫn giữ nguyên mẫu cũ mà phần giá trị được bỏ trống. Giá trị của lô hàng sau thu thập đủ chứng từ sẽ được ghi nhận.

3.2.3.2. Đối với chu trình xuất vật tư vào sản xuất

• • • • 1. Xuất vật tư cho các đơn vị trực thuộc
• Thứ nhất, hiện nay phiếu xuất NVL do các chuyên viên kế toán vật tư lập và tự cho số thứ tự. Việc đánh số theo chủ quan của từng người dẫn đến việc không kiểm soát được số thứ tự của phiếu, dẫn đến trường hợp trùng phiếu hoặc sót phiếu, dễ gây sai sót hoặc gian lận. Việc quy định đánh số thứ tự liên tục cho phiếu xuất cần được quy định cụ thể và thực hiện triệt để. Do đặc thù của việc lập phiếu là nhiều người làm chứ không phải một người làm như PNK, bộ phận IT cần xây dựng các trường dữ liệu trong phần mềm để số phiếu xuất có thể nhảy số tự động theo từng khách hàng và theo từng tháng. Ví dụ như: NL01-HUL-012014, NL02-HUL-012014, PL01-EXP-022014, … (4 chữ đầu là nguyên liệu hoặc phụ liệu và số thứ tự của phiếu – 3 chữ giữa là tên viết tắt của khách hàng – 6 số cuối là tháng và năm lập phiếu).
  • • • 1. Xuất vật tư vào sản xuất

Tương tự như đối với xuất vật tư vào sản xuất, các PXK thành phẩm đều phải được lập ít nhất thành 2 liên: 1 liên thủ kho lưu giữ và 1 liên cho kế toán. Đây là chứng từ quan trọng để làm cơ sở kiểm tra đối chiếu sau này giữa các bộ phận với nhau

3.2.3.3. Đối với quản lý kho vật tư

• Thứ nhất, việc bổ sung nhân sự kho là một việc làm cấp thiết hiện nay. Bộ phận kho cần làm chi tiết bảng phân công chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong kho, qua đó phân tích đánh giá được khối lượng công việc, nhận biết về sự thiếu hụt về mặt nhân sự để có sự bổ sung số lượng nhân viên một cách hợp lý, đảm bảo không dư thừa cũng như thiếu hụt.
• Thứ hai, VNPT Đắk Lắk cần quan tâm và chú ý đến việc xây dựng hệ thống kho, tất cả vật tư cần được lưu trữ trong kho riêng biệt, có các điều kiện bảo vệ cần thiết như ổ khóa riêng, phòng cháy chữa cháy, kệ hàng, không cho người lạ vào kho… Đặc biệt là công cụ dụng cụ và hàng hóa (có giá trị lớn), việc để tại một góc trong kho mà không có không gian lưu trữ riêng mang lại nhiều rủi ro. Ngoài ra, thủ kho cần có sự phân chia từng khu vực riêng biệt và có bảng biểu ghi chú về đặc điểm HTK của từng khu vực, không để lộn xộn nhiều mặt hàng với nhau. Mỗi kho cần phải có sơ đồ kho treo trước kho để tiện theo dõi và quản lý.
• Thứ ba, việc đánh giá chất lượng của HTK qua quá trình kiểm kê đều mang tính cảm tính, nguyên nhân thứ nhất là do tính đa dạng của HTK và chủng loại HTK luôn thay đổi. Do đó, cần phải thiết lập một bảng đánh giá chất lượng làm căn cứ để đánh giá HTK. Bên cạnh đó, HTK thừa ra sau quá trình sản xuất không có biện pháp xử lý kịp thời, dẫn đến hàng tồn lâu năm khiến chất lượng và giá trị giảm đáng kể. Vì vậy cần phải có sự phối hợp giữa các bộ phận để giải quyết kịp thời số hàng này (số hàng thừa ra mang tính đặt thù của đơn hàng nên NVL ít có khả năng sử dụng lại).
• Thứ tư, tất cả các NVL cần được đồng bộ tại kho VNPT Đắk Lắk trước khi được cấp phát theo phiếu xuất của Phòng Kế toán Kế hoạch, các NVL không được gởi nhờ dưới bất kỳ hình thức nào. Việc NVL tập trung tồn trữ tại một nơi giúp tăng cường khả năng giám sát và quản lý, xóa bỏ các trường hợp hàng nhập về nhưng thủ kho không quan lý, nắm bắt được số lượng hoặc xuất kho một cách tùy tiện không cần lệnh của cấp trên.
• Thứ năm, tất cả các vật tư lỗi thời, không đạt chất lượng, thủ kho và kế toán vật tư phải có trách nhiệm theo dõi và quản lý, bảo quản hàng này, có sổ theo dõi và khu vực để hàng riêng biệt. Định kỳ 6 tháng làm tờ trình đề xuất cho các đơn vị trực thuộc nêu rõ nguyên nhân để cùng nhau có hướng xử lý.
• Thứ sáu, định kỳ hàng quý, kho kết hợp với Phòng Kỹ thuật Đầu tư và Phòng KTKH báo cáo cho Lãnh đạo về tình hình hàng tồn chậm luân chuyển để đưa ra giải pháp kịp thời, nhằm hạn chế đến mức tối đa tình trạng đặt hàng thừa hoặc đặt trước thời gian sản xuất quá nhiều.

3.3. Điều kiện thực hiện giải pháp

Từ những phần trình bày trên, ta có thể thấy rằng việc hoàn thiện KSNB HTK tại Viễn thông Đắk Lắk là rất quan trọng và thiết yếu. Tuy nhiên, để công tác này được hoàn thiện, mang lại hiệu quả cao cần có những điều kiện nhất định. Những điều kiện này được đặt ra xuất phát từ nhiều phía:

3.3.1. Về phía Nhà nước

3.3.2. Về phía Viễn thông Đắk Lắk

3.3.3. Về phía Ban kiểm soát nội bộ

Kết luận Chương 3

KẾT LUẬN

Trong giai đoạn hiện nay, Viễn thông công nghệ thông tin đang ngày càng phát triển và từng bước mở rộng ra thị trường quốc tế, do đó Tập đoàn Bưu chính Viễn thông nói chung và Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam nói riêng đang đứng trước nhiều thách thức và vận hội. Việc xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh trở thành một nhiệm vụ vô cùng cấp thiết cho doanh nghiệp góp phần giúp nhà quản trị quản lý đơn vị một cách có hệ thống, có tổ chức; đồng thời hạn chế những rủi ro trong hoạt động kinh doanh, duy trì hoạt động của doanh nghiệp.

Qua quá trình nghiên cứu lý luận về công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp và khảo sát thực tiễn kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, luận văn đã đặt ra và giải quyết các vấn đề cơ bản sau:

• Luận văn đã hệ thống hóa lý luận chung về kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong các doanh nghiệp.
• Luận văn đi sâu nghiên cứu tình hình thực tế công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam; nêu ra những điểm đạt được và những tồn tại cần khắc phục đối với thực trạng kiểm soát nội bộ hàng tồn kho VNPT Đắk Lắk.
• Trên cơ sở lý luận và thực tiễn kiểm soát nội bộ của đơn vị, luận văn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Viễn thông Đắk Lắk – Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam.

LIỆN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\NGUYEN THI HONG NGUYEN