TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HƯNG PHÚ
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nổ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Đây cũng là một yếu tố quan trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp, là công cụ hữu hiệu cho các nhà quản trị trong việc điều hành và kiểm soát tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú là một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng ở các tỉnh Miền Trung, việc kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán có thực hiện nhưng thường lồng ghép trong các khâu chứ chưa tách riêng thành một hệ thống kiểm soát nội bộ độc lập vì vậy vẫn còn những bất cập trong công tác quản lý, hiệu quả kiểm soát chưa cao. Vấn đề thu thập, xử lý thông tin trong chu trình này cần có những điểm cần được hoàn thiện để nâng cao hiệu quả kiểm soát quy trình.
Thực chất quá trình kiểm soát nội bộ của chu trình chỉ dừng lại ở các việc đối chiếu các bước thực hiện công việc trong chu trình với các quy chế nội bộ như là quy chế mua hàng, quy chế lựa chọn nhà cung cấp….chứ chưa phân rõ vai trò nhiệm vụ của các nhân viên tham gia trong chu trình và các nút kiểm soát tương ứng của từng nhân viên trong toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình.
Từ những nhận thức đó tác giả nhận thấy vấn đề kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm nên đã chọn đề tài nghiên cứu “TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HƯNG PHÚ”
2. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực tế kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty, nhận diện những ưu điểm và hạn chế của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty.
Đề xuất được các định hướng có thể triển khai để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty.
3 .Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong công ty xây dựng.
Phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung đánh giá và đinh hướng kiểm soát nội bộ chu trình này ở công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú. Số liệu, thông tin thu thập ở Công ty trong ba năm, từ năm 2014 đến năm 2016.
4. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu khảo sát thực tế được áp dụng trong luận văn. Xuất phát từ cơ sở lý thuyết để tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán được khảo sát thực tế tại Công ty, qua đó lập luận so sánh giữa thực tế và lý thuyết để đánh giá những ưu điểm, hạn chế của công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty.
Số liệu thu thập chủ yếu là thu thập trực tiếp qua các tài liệu, số liệu của Công ty, kết hợp với quan sát.
5. Kết cấu của luận văn
Luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực tế về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú.
Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.Tổng quan về kiểm soát nội bộ
1.1.1.
Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một chức năng quản lý của hệ thống điều hàng doanh nghiệp, được thiết lập do nhu cầu kiểm soát các hoạt động quản lý, điều hành và tác nghiệp trong đó các phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Mục tiêu
Theo Liên đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được mục tiêu tổng quát sau:
-Mục tiêu bảo vệ tài sản và bảo đảm hiệu quả hoạt động: giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn, đặc biệt là trong việc sử dụng các tài sản và các nguồn lực khác để kinh doanh sinh lãi.
– Mục tiêu bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Doanh nghiệp phải ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của chế độ kế toán để có một hệ thống sổ sách, hồ sơ, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động đầy đủ chính xác và kịp thời.
– Mục tiêu tuân thủ, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Nhằm bảo đảm rằng các quy định của doanh nghiệp được thực hiện đúng, báo cáo tài chính được lập đúng đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực….Ngăn chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị.
1.1.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Theo COSO, hệ thống KSNB bao gồm năm thành phần cơ bản: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát, hệ thống thông tin và giám sát. Với tính chất hệ thống, các thành phần không tách rời nhau trong thiết kế và vận hành mà cần phải kết hợp chặt chẽ với nhau, kiểm soát và tác động lẫn nhau như một thể thống nhất.
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là tập hợp tất cả các tiêu chuẩn, các quy trình và các cấu trúc cung cấp nền tảng cho việc thiết lập hệ thống KSNB trong toàn Công ty.
1.1.2.2. Đánh giá rủi ro
Rủi ro được định nghĩa là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và ảnh hưởng đáng kể đến việc thực hiện mục tiêu.
1.1.2.3. Các hoạt động kiểm soát
Các hoạt động kiểm soát được thực hiện ở tất cả các cấp độ của tổ chức, ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình kinh doanh và môi trường công nghệ.
1.1.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin cần thiết cho tổ chức vận hành hệ thống KSNB hướng đến hoàn thành các mục tiêu. Các nhà quản lý phải xây dựng, thu thập và sử dụng thông tin chất lượng và có liên quan từ các nguồn bên trong và bên ngoài để tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ.
1.1.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng theo thiết kế và cần phải có sự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn, đảm bảo cho hệ thống KSNB duy trì tính hữu hiệu.
1.1.3. Hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ.
KSNB hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các sai phạm chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra.
1.2. Đặc điểm hoạt động mua hàng và thanh toán và rủi ro kiểm soát
1.2.1. Đặc điểm mua hàng và thanh toán
Mua hàng và thanh toán bao gồm việc mua hàng hóa để thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp và việc thanh toán các khoản tiền hàng đối với người bán.
1.2.1.1. Đặc điểm quá trình mua hàng
Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và liên quan đến nhiều tài khoản khác, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc mua hàng là khâu đầu tiên nên sẽ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu hàng tồn kho, giá vốn hàng bán ra và có giá trị lớn trong giá trị tài sản lưu động tại doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến các khoản thanh toán cho người bán.
1.2.1.2. Đặc điểm quá trình thanh toán
Giá trị các khoản thanh toán của công ty xây dựng đối với các nhà cung cấp là rất lớn do đặc điểm ngành.
1.2.2. Những rủi ro sai phạm có đối với thể xảy ra chu trình mua hàng và thanh toán
1.3. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
1.3.1. Mục tiêu và vai trò của KSNB chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
1.3.1.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
a. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng
Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
; mục tiêu về sự đầy đủ;
mục tiêu về sự đo lường tin cậy;
mục tiêu về sự ghi chép chính xác;
mục tiêu về sự khai báo.
b. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán
Mục tiêu về sự phát sinh;
mục tiêu về sự đầy đủ;
mục tiêu về sự ghi chép chính xác.
1.3.1.2.
Vai trò của kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp
Vấn đề kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị. Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
1.3.2. Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán với người bán trong doanh nghiệp
a. Thủ tục kiểm soát ngăn chặn.
b. Thủ tục kiểm soát phát hiện
.
c. Thủ tục kiểm soát sửa sai
.
1.4. Môi trường kiểm soát hoạt động mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp xây dựng
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong chương này luận văn đã đề cập và giải quyết một số vấn đề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc thù riêng của ngành xây dựng cơ bản ảnh hưởng đến công tác quản lý, kiểm soát mua hàng và thanh toán, luận văn đã đề xuất mô hình kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán, qua đó có thể áp dụng cho các doanh nghiệp cùng ngành.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải xây dựng môi trường kiểm soát tốt, tổ chức hệ thống thông tin dự toán (hệ thống định mức) chính xác, linh hoạt và hệ thống thông tin thực hiện (thông tin kế toán) phải khoa học, phù hợp với thông tin dự toán, bên cạnh đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sản xuất kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và đạt hiệu quả tốt hơn. Chính vì vậy, việc tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hưng Phú, Đà Nẵng, luận văn đi sâu vào nghiên cứu các nội dung trên.
CHƯƠNG 2
THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HƯNG PHÚ.
2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú
Công Ty Cổ Phần Đầu tư xây dựng Hưng Phú có tên giao dịch bằng tiếng anh: Hung Phu Investment construction Joint stock Company. Công ty có địa chỉ trụ sở chính tại 166 Hải phòng, Phường Tân Chính, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0400467737 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Đà Nẵng cấp lần thứ 2, ngày 14 tháng 01 năm 2015 Vốn điều lệ của Công ty là 20.300.000.000 đồng
2.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hưng Phú hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực đầu tư xây dựng và kinh doanh bất động sản; xây dựng các công trình giao thông, công trình công nghiệp, dân dụng, các công trình thủy lợi, điện; Xử lý rác thải, nước thải; Kinh doanh chất phụ gia và chống thấm các Công trình.
2.1.1.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú:
Khi công ty trúng thầu các dự án thi công và tiến hành tổ chức sản xuất thì ban giám đốc công ty tùy theo vị trí và yêu cầu kỹ thuật của công trình chỉ định lập nên Ban chỉ huy công trình trực tiếp thực hiện việc thi công và tổ chức sản xuất dưới sự giám sát dưới phòng kỹ thuật dự án quản lý về khâu chất lượng kỹ thuật và an toàn lao động.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty đều được chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: 1 Chủ tịch hội đồng quản trị, 1 Giám đốc, 2 Phó giám đốc, Phòng ban, Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Xưởng công trình, và các đội thi công.
2.2. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty
2.2.1. Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty
2.2.1.1. Đặc điểm chu trình mua hàng
Mua hàng ở Công ty thường theo 2 phương thức mua sau:
Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế
.
Mua hàng không theo hợp đồng (giao khoán cho các đội tự mua
)
2.2.1.2. Đặc điểm chu trình thanh toán
Đặc điểm nhà cung cấp:
Trong Công ty xây dựng, việc lựa chọn nhà cung cấp có uy tín, chất lượng, chính sách tín dụng ưu đãi là một điều đặc biệt đáng được quan tâm bởi số lượng, giá trị mua hàng thường rất lớn và rải rác trên địa bàn cả nước tùy theo vị trí thi công của các công trình.
Phương thức thanh toán: chủ yếu là chuyển khoản quan ngân hàng
Khi các đội tạm ứng tiền mua vật tư, công ty thanh toán bằng tiền mặt.
2.2.2. Môi trường kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú
Khâu mua hàng: Bộ phận kế hoạch luôn bám sát vào dự toán thiết kế, tiến độ thi công, địa điểm thi công công trình để đảm bảo giảm chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, lưu kho, bãi….Riêng đối với các nguyên vật liệu hay các công cụ dụng cụ: giao hẳn cho các tổ đội sản xuất mua và quyết toán.
Khâu thanh toán: Bộ phận kế toán luôn lập sổ kế hoạch theo dõi nợ đến hạn, phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của nhà cung cấp đối với các khoản nợ của Công ty phục vụ công tác quản lý nội bộ.
2.2.3 Hệ thống kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán
2.2.3.1 Tổ chức công tác hạch toán ghi sổ trong quy trình mua hàng và thanh toán
Khi thực hiện luân chuyển chứng từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Chứng từ sẽ bắt đầu từ phòng kế hoạch-kinh doanh vì tại đây là nơi lập đơn đặt hàng, sau đó được giao cho kế toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán và một liên cho bộ phận kho để làm căn cứ kiểm tra hàn hóa khi nhận, còn liên gốc được lưu tại phòng kế hoạch-kinh doanh.
2.2.3.2. Tổ chức báo cáo kế toán chu trình mua hàng và thanh toán
Đối với phần hành thanh toán:
Bảng theo dõi các khoản vay ngắn hạn ngân hàng về số tiền vay, thời gian thanh toán lãi vay và gốc để thực hiện kịp thời các nghĩa vụ nợ của đơn vị.
2.2.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Thủ tục kiểm soát ở Công ty được thực hiện theo bốn giai đoạn sau:
– Kiểm soát đặt hàng.
– Kiểm soát nhận hàng.
– Kiểm soát ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán.
– Kiểm soát thanh toán cho người bán.
2.2.4.1.
Kiểm soát đặt hàng
Điểm khởi đầu của chu trình là tổng hợp các dự toán về vật tư nguyên liệu đối với các công trình mà công ty đã trúng thầu xây dựng và đang tiến hành các bước thực hiện thi công. Căn cứ vào tổng hợp nhu cầu cung ứng nguyên vật tư và tiến độ thi công công trình mà công ty thực hiện việc đặt hàng đối với nhà cung cấp.
Kết thúc quá trình đặt hàng thành công thì một Hợp đồng mua bán giữa hai bên sẽ được ký kết. Quá trình đặt hàng cần đảm bảo là tất cả hàng hóa/ dịch vụ đặt là cần thiết, đúng chủng loại, số lượng và đặt hàng với nhà cung cấp có uy tín, chất lượng đảm bảo, giá cả phải chăng, thời gian giao hàng hợp lý.
2.2.4.2. Kiểm soát nhận hàng
Chức năng này đảm bảo là đơn vị nhận được tất cả nguyên liệu vật tư đã đặt và kiểm tra chúng đều đạt được tiêu chuẩn trước khi xuất thẳng đến công trình hoặc tiến hành nhập kho và bảo quản NVL cho đến khi cần thiết. Quá trình bao gồm từ lúc đơn vị nhận được chứng từ cơ sở nhận NVL, đến lúc NVL nhập kho, kiểm kê và lập Phiếu nhập kho.
2.2.4.3.
Kiểm soát ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán
Chức năng này đảm bảo việc ghi nhận đúng đắn các khoản nợ của nguyên liệu vật tư nhận được, nhập số liệu chính xác và nhanh chóng.
2.2.4.4. Kiểm soát thanh toán
Tùy theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mua bán thì phương thức thanh toán sẽ khác nhau, căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán, các Ủy nhiệm chi/ Lệnh chi sẽ được lập, đơn vị tiến hành liên hệ với ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp, ghi nhận các nghiệp vụ và theo dõi các khoản đã thanh toán, cũng như chuẩn bị các báo cáo.
2.3. Đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú
2.3.1 Những ưu điểm
2.3.1.1 Về môi trường kiểm soát
Cơ cấu tổ chức quản lý trong chu trình tương đối phù hợp, đơn giản, chức năng quyền hạn rõ ràng. Đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ và với ý thức làm việc tập thể cao có sự phối hợp nhịp nhàng.
2.3.1.2. Về hệ thống kế toán
Phòng kế toán hiện nay đã đảm bảo được quá trình hạch toán và xử lý số liệu. Trình độ và năng lực của nhân viên đã có nhiều năm làm việc với phần hành của mình đã giúp cho công tác tài chính kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả và có thể đối chiếu kiểm tra chéo giữa các phần hành trong quá trình công tác.
2.3.1.3. Về các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Công ty đã ban hành hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ gồm văn bản các quy chế, nội quy đối với hầu hết các chu trình mà đặc biệt là đối với quy trình mua hàng và thanh toán, nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểm soát.
2.3.2. Những mặt tồn tại và nguyên nhân
2.3.2.1. Về môi trường kiểm soát
Ban kiểm soát của Công ty được lập ra nhưng vẫn chưa phát huy hết vai trò của mình, chỉ là theo dõi, giám sát tình hình hoạt động chung chung, các báo cáo kiểm soát thực hiện chưa có ý nghĩa, vị thế của ban kiểm soát chưa cao.
2.3.2.2. Về hệ thống kế toán
Vẫn còn sự phân công kiêm nhiệm cụ thể là kế toán thanh toán kiêm luôn kế toán công nợ, vừa ghi chép sổ sách về công nợ, vừa thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng, vừa lập bảng chỉnh hợp với ngân hàng. Như vậy sẽ không có tính khách quan và dễ xảy ra sai sót, gian lận trong quá trình thực hiện.
2.3.2.3. Về các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Việc phân công phân nhiệm trong công ty chưa thực sự được rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm có khi được giao quá nhiều cho một nhân viên hay một phòng ban nào đó trong khi các phòng ban khác lại chỉ chịu trách nhiệm một công việc. Vậy nên, việc san sẻ bớt công việc và phân công hợp lý là cần thiết.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trên đây là toàn bộ quá trình mua hàng và thanh toán diễn ra tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú, mặc dù không khỏi xảy ra một số hạn chế nhất định, tuy nhiên nhìn chung quy trình được Công ty thực hiện, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ. Các phòng ban không chỉ thực hiện đúng theo nhiệm vụ công việc của phòng ban mình mà còn cùng với các phòng ban khác phối hợp nhịp nhàng với nhau, đồng thời giám sát công việc lẫn nhau để quy trình được diễn ra theo đúng trình tự, đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý cũng như các tổ chức và cá nhân có liên quan khác một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác.
Để công tác KSNB nói chung và KSNB quy trình mua hàng và thanh toán ngày càng hiệu quả và hoàn thiện hơn thì công ty cần khắc phục những hạn chế và hướng đến một mô hình KSNB hoàn thiện hơn.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HƯNG PHÚ
3.1. Sự cần thiết hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại công ty
– Kiểm soát nội bộ là rất cần thiết nhất là đối với các công ty xây dựng vì một chu trình kiểm soát tốt sẽ hạn chế được các rủi ro của chu trình và ngăn chặn sự gian lận vì giá trị mua hàng và thanh toán đối với mô hình công ty xây dựng là rất lớn.
3.2. Hoàn thiện kiểm soát việc lưu trữ dữ liệu thông tin
- Các thiết bị như đĩa, USB, các văn bản….nên lưu ở những chỗ an toàn, ít người biết đến để đảm bảo an toàn và phải giao cho người có trách nhiệm quản lý.
3.3. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát hoạt động mua hàng và thanh toán
3.3.1. Hoàn thiện kiểm soát các đơn đặt hàng
Các đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp có số lượng rất nhiều, đa số các đơn hàng được nhà cung cấp chấp thuận, nhưng có một số đơn hàng lại không được chấp thuận, để quản lý tốt các đơn đặt hàng này thì chúng cần được đánh số thứ tự (hiện tại là chưa có số thứ tự) và quản lý theo số thứ tự này. Định kỳ theo tháng lập báo cáo các đơn đặt hàng để thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra và theo dõi.
3.3.2. Hoàn thiện kiểm soát quá trình nhận hàng
Sau khi nhận xong, hàng được chuyển đến nhập kho, trong quá trình này cần có sự tham gia của phòng KHKD để thực hiện giám sát công việc nhân viên chuyển hàng tránh tình trạng mất cắp, nếu không trách nhiệm mất mát sẽ là do lỗi của phòng KHKD và cụ thể là nhân viên nhận hàng.
3.3.3. Hoàn thiện kiểm soát việc theo dõi thanh toán
3.3.3.1. Hoàn thiện chứng từ thanh toán:
Định kỳ, nên kiểm tra số dư của TK 331 để phát hiện những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ đó có kế hoạch cụ thể về việc trả nợ. Nếu có sự nghi ngờ về số dư trên TK 331 thì nên gửi đơn xác nhận khoản tiền với nhà cung cấp để xác định khoản nợ đó là đúng hay chưa.
3.4.3.2. Hoàn thiện hệ thống các báo cáo nội bộ trong công tác thanh toán:
Hiện tại công ty chỉ lập các báo cáo kế toán trong nghiệp vụ thanh toán chỉ nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra kế toán và lập báo cáo tài chính cuối kỳ, mà chưa quan tâm đến việc lập các báo cáo nội book nhằm kiểm soát các gian lận và sai sót xảy ra trong công tác thanh toán.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng và thanh toán là một yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và làm vững mạnh hệ thống KSNB tại công ty. Luận văn dựa vào tình hình thực tiễn và vận dụng các nguồn lực của công ty đã đưa ra các giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán phù hợp với đặc điểm và điều kiện của công ty. Những giải pháp này mong muốn phần nào đóng góp cho quá trình đổi mới và hoàn thiện cơ chế kiểm soát quản lý chu trình mua hàng và thanh toán trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay.
Dựa vào hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ trong tổ chức trên nền tảng của báo cáo COSO 2013 và qua khảo sát đánh giá thực trạng về những mặt hạn chế của hệ thống KSNB tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú, chương 3 đã trình bày những giải pháp cơ bản để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả trong việc xây dựng hệ thống KSNB tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hưng Phú. Trong chương 3, thông qua việc thực hiện hoạt động kiểm soát giúp các nhà quản lý nâng cao hiệu quả của công tác quản lý tài chính thuộc hoạt động mua hàng và thanh toán tại công ty. Đồng thời kiến nghị các nhà quản trị trong công ty nên quan tâm, hướng dẫn và định hướng tạo điều kiện giúp cho phòng kiểm soát nội bộ của công ty hoạt động hiệu quả thông qua sự nỗ lực của bản thân doanh nghiệp đồng thời phải cân nhắc vấn đề lợi ích và chi phí trong quá trình xây dựng hệ thống KSNB của doanh nghiệp mình giúp cho hệ thống KSNB hữu hiệu từ đó công ty thực hiện được các mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.
KẾT LUẬN
Thực tế trong thời gian qua, công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty CPĐTXD Hưng Phú đã có nhiều tiến bộ, góp phần không nhỏ trong việc chống sự thất thoát gian lận cũng như từng bước hoàn thiện dần hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình này. Thông tin cung cấp cho các nhà quản lý chính xác, kịp thời. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện công tác kiểm soát vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định cần được khắc phục nếu không sẽ ảnh hưởng đến công tác quản lý và hiệu quả hoạt động của công ty.
Với quan điểm đổi mới công tác quản lý, tăng cường kiểm soát nội bộ tạo một cơ chế quản lý vững vàng, nhất là nâng cao hơn nữa hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thực tế tại công ty. Trên cơ sở lý luận kết hợp với thực tiễn công tác tại công ty, tác giả đã phân tích, đánh giá và tổng hợp nhằm làm cho đề tài có tính khả thi hơn. Song các giải pháp đưa ra có thực hiện tốt hay không còn phụ thuộc vào sự đổi mới đồng bộ về cơ chế chính sách liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty.
Hiện nay với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, áp lực suy thoái và những khó khăn của nền kinh tế đã làm cho các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giúp tổ chức hạn chế những thiệt hại và hoạt động ngày càng hiệu quả.
Với các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho công ty mà luận văn này đề ra hy vọng rằng cùng với sự cố gắng cộng thêm trình độ quản lý chỉ đạo của Ban giám đốc và sự quyết tâm nỗ lực cống hiến của toàn thể cán bộ công nhân viên sẽ mang đến hiệu quả của việc xây dựng hệ thống KSNB cho công ty được cao hơn. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty cũng như thực hiện tốt nhiệm vụ an sinh xã hội và thúc đẩy nền kinh tế ngày càng phát triển. Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian nên luận văn chỉ tập trung nghiên cứu, tìm ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB cho công ty về lĩnh vực xây dựng và một số lĩnh vực kinh doanh khác của công ty để có thể đưa ra các giải pháp đầy đủ. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và khả năng còn hạn chế nên luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Do đó, kính mong được sự quan tâm, giúp đỡ, đóng góp của Quý Thầy Cô để luận văn được hoàn thiện hơn.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\NGUYEN LE DIEU HA\SAU BAO VE
