Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Chu trình bán hàng – thu tiền trong các doanh nghiệp (DN) thương mại đều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi hàng hóa, những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bán được theo nhiều hình thức khác nhau. Mọi DN đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình đạt hiệu quả và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, các DN luôn tiềm ẩn những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây ra thiệt hại hay giảm hiệu quả hoạt động của DN. Chính vì vậy, việc kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền một cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình này là một trong những biện pháp rất quan trọng vì chúng giúp kiểm tra giám sát mọi hoạt động của DN, đồng thời ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp DN đạt được các mục tiêu.
Công ty TNHH Một Thành Viên Khang Mỹ Hưng là một công ty thương mại, kinh doanh và phân phối các mặt hàng nước giải khác và bia. Công ty có 5 cửa hàng nằm rải rác các huyện, thị xã, với mạng lưới khách hàng tiêu thụ rộng khắp toàn tỉnh Kiên Giang. Công ty là một nhà phân phối có mạng lưới rộng và nhiều uy tín ở địa bàn tỉnh Kiên Giang. Bán hàng và thu tiền là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến sự tồn tại của công ty. Vì vậy, chu trình bán hàng – thu tiền diễn ra thường xuyên và liên tục tại đơn vị nên công tác KSNB chu trình này luôn được các nhà quản lý (NQL) quan tâm. Hiện tại, công ty đã áp dụng các thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền. Tuy nhiên, việc kiểm soát còn nhiều điểm bất cập và chưa thật hợp lý. Việc thực hiện các biện pháp nhằm hoàn thiện KSNB đối với chu trình là rất cần thiết khi thời gian qua đã có nhiều sai phạm xảy ra.
Nhận thức tẩm quan trọng đó, tác giả đã nghiên cứu, theo dõi một phần công việc trong chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty, với mong muốn tìm hiểu thực trạng hiện tại, thực hiện việc đánh giá và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa KSNB chu trình này. Do vậy, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ kế toán.
– Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB và KSNB chu trình bán hàng – thu tiền trong DN.
– Đánh giá thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng.
– Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4. Phương pháp nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doang nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng
Chuơng 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Tóm lại, KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Chính vì vậy, một hệ thống KSNB hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những rủi ro nhất định. Vấn đề là người quản lý đã nhận biết, đánh giá và giới hạn chúng trong mức độ chấp nhận được. Chính vì vậy nên DN phải thường xuyên đánh giá và điều chỉnh lại hệ thống KSNB kịp thời.
Những mục tiêu kiểm soát này được xây dựng trên các rủi ro mà DN có thể gặp phải trong quá trình thực hiện chu trình bán hàng – thu tiền.
- Mục tiêu KSNB đối với hoạt động bán hàng
- Mục tiêu KSNB đối với hoạt động thu tiền
- Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
b.1 Kiểm soát chung
b.2 Kiểm soát ứng dụng
b.3 Kiểm soát chứng từ và sổ sách
b.4 Ủy quyền và xét duyệt
- Kiểm soát giai đoạn “Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng”
- Kiểm soát giai đoạn “Xét duyệt bán chịu”
- Kiểm soát giai đoạn “Giao hàng”
- Kiểm soát giai đoạn “Lập hóa đơn”
- Kiểm soát giai đoạn “Ghi chép doanh thu và theo dõi nợ phải thu KH”
- Kiểm soát giai đoạn “Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
KSNB là một chức năng quan trọng của NQL, một trong những biện pháp rất quan trọng giúp DN ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra. Chu trình bán hàng – thu tiền là một nội dung quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của DN nên việc thực hiện KSNB chu trình này hết sức cần thiết.
Chương 1 của luận văn đã trình bày những vấn đề lý luận về KSNB trong DN nói chung và đối với chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng. Đây chính là nền tảng để tiến hành việc nghiên cứu thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng. Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để hoàn thiện KSNB của chu trình này tại công ty.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH MTV KHANG MỸ HƯNG
Tên công ty: Công ty TNHH Một Thành Viên Khang Mỹ Hưng
Trụ sở và văn phòng: Số 138 đường Trần Huy Liệu, Phường Vĩnh Lạc, Thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang
Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VNĐ
Quan gần 03 năm hình thành và phát triển, công ty đã có đội ngũ hơn 50 cán bộ công nhân viên với mạng lưới 5 cửa hàng trực thuộc hoạt động rộng khắp tỉnh Kiên Giang. Công ty là một đơn vị vững mạnh, đủ tiềm năng, tiềm lực và có uy tín trên thị trường tỉnh Kiên Giang. Công ty luôn phấn đấu để cung cấp sản phẩm cho khách hàng nhanh nhất và dịch vụ chăm sóc tốt nhất, ổn định nhất.
Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng là một DN thương mại, kinh doanh các mặt hàng nước giải khát và bia trên địa bàn tỉnh Kiên Giang với nhiều loại sản phẩm phong phú, đa dạng. Hệ thống các cửa hàng phân phối sản phẩm ngày càng được hoàn thiện và mở rộng. Để thúc đẩy việc tiêu thụ, công ty có nhiều chính sách hỗ trợ tiêu thụ như chiết khấu, quà tặng, giảm giá, quảng cáo,…
Ngoài trụ sở chính, công ty có 5 cửa hàng khu vực (CHKV) trực thuộc, trải dài trên địa bàn các huyện, thị xã trên toàn tỉnh Kiên Giang, các cửa hàng này hoạt động theo sự phân cấp và ủy quyền của công ty. Sản phẩm kinh doanh của công ty đa dạng với hơn 50 loại sản phẩm nên việc quản lý có nhiều điểm phức tạp.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KẾ TOÁN KHO, VẬT TƯ, TSCĐ
KẾ TOÁN CÔNG NỢ
KẾ TOÁN THANH TOÁN
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
THỦ QUỸ
PGĐ TÀI CHÍNH
(KẾ TOÁN TRƯỞNG)
CÁC CỬA HÀNG KHU VỰC
: Quan hệ trực tuyến
: Quan hệ chức năng
Hình 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán
ĐĐH, Hợp đồng kinh tế, phiếu giao hàng, lệnh xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có.
Tất cả các tài liệu, chứng từ kế toán được các nhân viên kế toán kiểm tra đầy đủ, chính xác theo sự phân công của Kế toán
TK kế toán được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty tuân thủ việc sử dụng các TK kế toán để hạch toán trong chu trình bán hàng – thu tiền theo hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định. Thông qua việc ghi chép, đối chiếu cácTK kế toán giúp đơn vị tăng cường công tác kiểm soát và hạn chế được những sai sót trong hạch toán. Do vậy, các thông tin trên báo cáo tài chính được phản ánh một cách chính xác và trung thực. Các TK kế toán được sử dụng là:
TK 111: Tiền mặt, dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng, dùng để ghi nhận nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng
TK 131: Phải thu KH, dùng để theo dõi các khoản nợ đối với người mua trả chậm
TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi, dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được.
TK 3331: Thuế GTGT đầu ra, dùng để ghi nhận thuế GTGT phải nộp
TK 511: Doanh thu bán hàng, dùng để ghi nhận doanh thu bán hàng
Công ty lập báo cáo tài chính đầy đủ theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 hướng dẫn chế độ kế toán DN nhỏ và vừa; và một số báo cáo khác theo quy định của công ty.
Hệ thống sổ sách kế toán tại công ty được thực hiện đầy đủ, chi tiết và đúng quy định của Bộ tài chính và quy định của công ty: các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo doanh thu, báo cáo các khoản nợ phải thu, thẻ kho hàng hóa, sổ quỹ,…
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
- Cơ cấu tổ chức
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Chính sách nhân sự
- . Đánh giá rủi ro
BLĐ công ty nhận ra được một vài rủi ro có khả năng xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền của công ty như sau: Đối thủ cạnh tranh, Khách hàng,áp lực lên nhân viên, năng lực của nhân viên, sự thông đồng.
- . Hoạt động kiểm soát
a.1 Chính sách giá bán
a.2 Chính sách hỗ trợ hoạt động tiêu thụ
a.3 Quy định về ký kết hợp đồng kinh tế và trách nhiệm thẩm định KH
b.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng
- Tại văn phòng Công ty
- Tại các cửa hàng khu vực
b.2 Kiểm soát hoạt động thu tiền
– Nghiệp vụ thu tiền mặt
• Tại văn phòng công ty
• Tại các cửa hàng khu vực
– Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng
Thực tế, nhờ việc trao đổi thông tin mà những sai phạm trong chu trình bán hàng – thu tiền đã được phát hiện, ví dụ như việc trao đổi thông tin giữa bộ phận kho với phòng kế toán giúp phát hiện các trường hợp chênh lệch mã đồ uống, bia; giữa bộ phận giao hàng với phòng kinh doanh để giải quyết việc giao nhận hàng hóa,…
Để đảm bảo kế hoạch kinh doanh hàng năm, công ty luôn đề ra chỉ tiêu bán hàng cho phòng kinh doanh tại văn phòng công ty và các CHKV, cụ thể theo từng tháng trong năm đối với nhân viên kinh doanh tại văn phòng và NVTT. Căn cứ vào chỉ tiêu trên, công ty đánh giá được mức độ hoàn thành chỉ tiêu công việc bán hàng của từng nhân viên, bộ phận.
Tồn tại
- Cơ cấu tổ chức bên trong các phòng ban chưa thật hợp lý, còn nhiều điểm hạn chế. Tại văn phòng công ty, nhân sự bộ phận kế toán công nợ của Phòng kế toán chưa đủ số lượng để đảm đương công việc. Với việc quản lý công nợ của văn phòng công ty và toàn bộ các CHKV, hai kế toán công nợ như hiện nay là chưa đủ. Tại các CHKV, vì nhân sự ít nên có tình trạng kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Có thể kể ra một số ví dụ như bán hàng kiêm thu tiền, bán hàng kiêm công nợ,… Đây là một điểm yếu trong công tác tổ chức nhân sự tại công ty.
Hiện nay, các CHKV của công ty ở xa và chưa có bộ phận hay cá nhân nào độc lập giám sát hoạt động của các cửa hàng này. Đối với chu trình bán hàng – thu tiền, tiềm ẩn nhiều rủi ro rất lớn khi sai phạm xảy ra ở các cửa hàng này mà lãnh đạo công ty không thể kịp thời phát hiện và chấn chỉnh.
Tồn tại
- BLĐ công ty có thể nhận ra một vài rủi ro đối với chu trình bán hàng – thu tiền. Tuy nhiên, việc nhận diện các rủi ro này không được đầy đủ vì chưa xây dựng cơ chế thích hợp để nhận diện những rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và đối với chu trình bán hàng – thu tiền như sự thay đổi nhu cầu của người tiêu dùng, sự cạnh tranh của các đối thủ, sự thay đổi nguồn nhân lực,… Do vậy, công ty chưa thể đánh giá được các rủi ro có khả năng xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền và xác xuất phát sinh các rủi ro.
Hiện nay, công ty chưa xây dựng cho mình một quy trình kiểm soát nội bộ đầy đủ đối với chu trình bán hàng – thu tiền và được mô tả bằng văn bản chính thức. Điều này dẫn đến việc kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền không thực sự chặt chẽ, dễ xảy ra nhiều sai sót và chưa đáp ứng như mong muốn của BLĐ công ty.
a.1 Kiểm soát việc “Xử lý đơn hàng”
a.2 Kiểm soát việc “Xét duyệt bán chịu”
a.3 Kiểm soát việc “Giao hàng”
a.4 Kiểm soát việc “Lập hóa đơn”
a.5 Kiểm soát việc “Ghi nhận doanh thu”
a.6 Kiểm soát việc “Hàng bán bị trả lại, chiết khấu, giảm giá hàng bán”
a.7 Kiểm soát việc “Theo dõi nợ phải thu”
a.8 Kiểm soát việc “Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi”
b.1 Nghiệp vụ thu tiền mặt
b.2 Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng
- . Thông tin và truyền thông
Tồn tại
- Những sai phạm xảy ra liên quan chu trình bán hàng – thu tiền chưa được phổ biến rộng rãi đến nhân viên: nêu sai phạm, nguyên nhân, hậu quả cho nhân viên biết để hạn chế sai phạm.
- Việc phổ biến các thông tin liên quan đến các đối tượng bên ngoài tại các CHKV chưa được quan tâm đúng mức như quy định về hàng trả lại, hàng hóa bể vỡ,…
- Chưa có biện pháp thu thập ý kiến phản hồi của KH, thông tin về thị hiếu, động thái của đối thủ cạnh tranh,…
Kết quả
- Công ty đã áp dụng các biện pháp giám sát hoạt động của các nhân viên chu trình bán hàng – thu tiền thông qua việc đề ra kế hoạch và chỉ tiêu cùng với quy định báo cáo hàng ngày cho lãnh đạo công ty.
- Định kỳ hàng năm có đánh giá năng lực của nhân viên.
Tồn tại
- Chưa có bộ phận KSNB để giám sát hoạt động của các phòng ban và các CHKV tham gia chu trình bán hàng – thu tiền: quá trình xử lý ĐĐH, xét duyệt bán chịu, giao hàng, theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
- Việc đánh giá năng lực nhân viên còn mang nhiều tính hình thức và chưa thật sự chi tiết, chính xác.
Trong chương này, luận văn đi sâu nghiên cứu công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng. Nội dung được đề cập bao gồm tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển công ty, đặc điểm hoạt động kinh doanh và chu trình bán hàng – thu tiền và thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền qua 5 nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình.
Qua nghiên cứu thực trạng, tác giả đưa ra nhận xét về những kết quả đạt được và những điểm còn hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị. Những nhận xét, đánh giá này là căn cứ quan trọng để hình thành những giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền, giảm thiểu những rủi ro có khả năng xảy ra, nâng cao hiệu quả hoạt động của chu trình.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH MTV KHANG MỸ HƯNG
Trên cơ sở lý thuyết được nêu ra ở chương 1, tầm quan trọng và lợi ích của việc KSNB chu trình bán hàng – thu tiền đã được khẳng định. Thực trạng công tác KSNB chu trình này được mô tả chi tiết ở chương 2. Từ thực trạng này đã cho thấy những kết quả đạt được cùng với những điểm còn hạn chế trong công tác KSNB của đơn vị đối với chu trình. Từ những điểm hạn chế trên, yêu cầu cấp thiết là công ty phải thực hiện nhiều giải pháp kịp thời để hoàn thiện kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
3.2.1.1. Đề cao tính trung thực và các giá trị đạo đức
3.2.1.2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty
Hiện nay, công ty chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ trong khi công ty ngoài văn phòng chính còn có 5 CHKV với quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và phát triển. Bộ phận KSNB sẽ giúp việc cho BGĐ trong việc giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của công ty. Nhiệm vụ chính của bộ phận này là kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy của thông tin, đánh giá các thủ tục kiểm soát đang được thực hiện, kiểm tra việc tuân thủ các quy định, chính sách hiện hành.
Số lượng nhân viên hiện nay tại văn phòng công ty và các CHKV chưa đáp ứng được đầy đủ công việc và công tác kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền.
Tại phòng kế toán công ty, kế toán công nợ mới chỉ 2 nhân viên trong khi phụ trách công nợ của KH toàn công ty, gồm thị trường khu vực thành phố Rạch Giá và của 5 CHKV. Cần phải bổ sung ít nhất 1 nhân viên phụ trách kế toán công nợ để giảm bớt khối lượng công việc hiện nay, giúp quản lý tốt hơn công tác quản lý và thu hồi nợ.
Ở các CHKV, nhân sự ít và phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Đối với chu trình bán hàng – thu tiền, việc cùng lúc thực hiện những công việc có liên quan với nhau đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vì số lượng nhân viên không đủ nên đề xuất tăng thêm số lượng nhân viên bán hàng, không thể cho phép nhân viên vừa là kế toán vừa là bán hàng.
3.2.1.3. Hoàn thiện chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự có vai trò quan trọng trọng việc thúc đẩy năng suất lao động của nhân viên. Chính sách này càng được chú trọng đối với nhân sự chu trình bán hàng – thu tiền, một chu trình quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh những điểm tích cực, công tác nhân sự mà công ty đang áp dụng còn nhiều mặt chưa hợp lý, cần phải cải tiến, đó là:
- Tăng cường công tác đánh giá, nhận xét hiệu quả công việc của từng nhân viên ở các bộ phận định kỳ hàng tháng, quý, năm. Việc đánh giá phải khách quan, chính xác nhằm nâng cao năng lực của nhân viên.
- Tính toán điều chỉnh chế độ trả lượng cho nhân viên mang tính cạnh tranh theo tính chất và hiệu quả công việc, có tính đến yếu tố thâm niên công tác.
- Chính sách khen thưởng phải toàn diện, không chỉ đối với bộ phận kinh doanh mà còn đối với các bộ phận khác có chức năng hỗ trợ kinh doanh. Công tác khen thưởng phải kịp thời, có hình thức phù hợp để tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Đối với công tác tuyển dụng: cần tuyển dụng đội ngũ nhân lực có chất lượng, đúng đối tượng, đúng vị trí:
+ Đề ra những yêu cầu rõ ràng về chuyên môn và kinh nghiệm với vị trí tuyển dụng.
+ Phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ một cách chặt chẽ để lựa chọn ứng viên phù hợp vào vị trí dự tuyển.
+ Quá trình tuyển dụng phải linh hoạt, nghiêm túc, phù hợp với các vị trí dự tuyển.
- Đối với công tác đào tạo: cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân viên thường xuyên, định kỳ hàng năm để nâng cao năng lực làm việc, khuyến khích người lao động gắn bó lâu dài với công ty. Công ty nên phối hợp với những đơn vị huấn luyện, đào tạo chuyên nghiệp để cách thức tổ chức và hiệu quả đào tạo thực chất theo mong muốn của mình.
Chứng từ liên quan chu trình bán hàng – thu tiền của công ty chưa được quản lý chặt chẽ khi không thực hiện việc đánh số liên tục trên đđh, Phiếu giao hàng khi bị gián đoạn chưa được kiểm tra.
Cần siết chặt quy định về việc hủy Phiếu, thay đổi thông tin trên Phiếu và cách thức lưu trữ
Ở giai đoạn “Xử lý đơn đặt hàng”, công ty chưa thực sự chú ý trong việc xác minh chính xác đối tượng mua hàng. Ngoại trừ các KH quen thuộc, khi nhận được một ĐĐH với đầy đủ thông tin thì chưa chắc người lập đơn hàng là người thực sự mua hàng hoặc được ủy quyền mua hàng. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này như tính trung thực của người đặt hàng, của NVTT và của nhân viên bán hàng hay là người ở bộ phận khác tham gia bán hàng. Do vậy, có tình trạng NVTT, nhân viên bán hàng chuyển các đơn hàng của khách lẻ sang cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, quán karaoke. Để tăng tính chính xác của đối tượng mua hàng, công ty cần liên hệ với KH để đảm bảo ĐĐH là thực sự xuất phát từ họ, nhất là những ĐĐH có số lượng và giá trị lớn. Điều này nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả chậm cho những KH giả mạo.
Với giai đoạn “giao hàng”, công tác kiểm soát cần chú trọng vào việc hạn chế sự tiếp cận kho ngoại trừ bộ phận thủ kho và việc đối chiếu tính chính giữa số liệu xuất hàng trên Phiếu giao hàng của phòng bán hàng và Lệnh xuất kho của thủ kho.
Bộ phận lập hóa đơn chưa tách biệt với bộ phận bán hàng. Tại công ty, nhân viên lập hóa đơn thuộc phòng kinh doanh và tại CHKV, người lập hóa đơn là nhân viên kế toán nhưng nhân viên này cũng thực hiện nhiệm vụ bán hàng. Do vậy, công ty nên quy định bộ phận hóa đơn hoàn toàn tách biệt với bộ phận bán hàng. Việc viết hóa đơn nên giao hoàn toàn cho bộ phận kế toán. Điều này tránh sự thông đồng của nhân viên bán hàng và KH khi nhân viên bán hàng chuyển các hóa đơn từ khách lẻ sang cho khách hàng là các cửa hàng bán lẻ, quán ăn…
Công tác hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu bán hàng cần tập trung vào việc ghi nhận doanh thu thông qua các biện pháp quản lý thực hiện chính sách giá bán và cải tiến, nâng cấp hệ thống phần mềm máy tính.
Đối với việc kiểm soát hàng trả lại: Chức năng và của các bộ phận thủ kho, bảo vệ, kế toán, thủ quỹ đã được quy định rõ. Những sai phạm xảy ra có nguyên nhân là do các bộ phận chưa thực hiện đầy đủ vai trò của mình, nhân viên bán hàng tham gia khi không được phép, việc thu và trả tiền không tập trung. Công ty cần quy định lại một cách rõ ràng, cụ thể nhiệm vụ của các bộ phận, chỉ có một nhân viên thủ quỹ thực hiện thu và chi tiền, nhân viên bán hàng tuyệt đối không được tham gia vào công việc hàng trả lại của khách hàng.
Trong thời gian tới, công ty cần chú trọng hơn nữa đối với công tác thông tin – truyền thông đối với các hoạt động của mình mà chu trình bán hàng – thu tiền là một phần trong đó. Các biện pháp kiểm soát tập trung vào việc thu thập thông tin của các yếu tố bên ngoài tác động đến chu trình, việc thông tin kịp thời giữa các bộ phận trong chu trình và ý kiến phản hồi của KH,
- . Hoàn thiện công tác giám sát
Công tác giám sát hiện nay chưa đáp ứng tính chủ động và kịp thời cần thiết. Với những hành vi sai phạm đã xảy ra, có thể nhận thấy rằng còn nhiều kẽ hở mà từ đó tạo điều kiện cho hành vi gian lận của nhân viên. Tất nhiên sẽ còn nhiều kẽ hở khác chưa được phát hiện và tiềm ẩn nhiều rủi ro trong chu trình này. Do vậy:
- Về mặt tổ chức:
+ Bộ phận KSNB chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, độc lập với các phòng ban khác.
+ Nhân sự từ 2 – 3 người, có trình độ về lĩnh vực kinh doanh và kế toán tài chính.
- Về nhiệm vụ:
+ Kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, chính sách mà công ty đặt ra của nhân viên.
+ Xác định những rủi ro có liên quan phát sinh từ các nhân tố bên trong và bên ngoài, đánh giá ảnh hưởng của những rủi ro đó đối với hoạt động của công ty và đề ra các biện pháp quản trị rủi ro thích hợp.
- Về trách nhiệm
+ Thực hiện nhiệm vụ theo sự chỉ đạo của Giám đốc và chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
+ Tuân thủ đúng các quy định của công ty khi thực hiện nhiệm vụ.
+ Phải độc lập, khách quan trong việc đưa ra quyết đinh.
- Về quyền hạn
+ Có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp tài liệu cần thiết.
+ Đưa ra ý kiến, đề xuất, giải pháp cho việc cải thiện công tác kiểm soát tại công ty.
- Công ty phải tiến hành công tác đánh giá năng lực, đạo đức của nhân viên trong các bộ phận bán hàng – thu tiền. Công tác này không chỉ thực hiện định kỳ hàng năm mà còn được được tiến hành thường xuyên thông qua việc giám sát sự tuân thủ quy định của công ty của nhân viên trong hoạt động bán hàng – thu tiền hàng ngày. Đồng thời, việc đánh giá này nên có sự tham gia của nhiều đối tượng: đánh giá của bản thân nhân viên, của Trưởng bộ phận và của bộ phận kiểm soát độc lập để có căn cứ tổng hợp và chính xác.
Trên cơ sở đánh giá những kết quả đã đạt được cùng với những mặt còn hạn chế trong Chương 2, Chương 3 nêu ra những giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng.
Các biện pháp nêu ra tập trung vào việc hoàn thiện môi trường kiểm soát; các thủ tục kiểm soát ở các giai đoạn: xử lý đơn đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu, nợ phải thu, thu tiền; thông tin và truyền thông, giám sát.
Qua đó, giúp đơn vị kiểm soát chặt chẽ hơn nữa các khoản doanh thu, nợ phải thu và tiền thu bán hàng nhằm mục tiêu giảm thất thoát doanh thu và tiền thu, hạn chế nợ phải thu, đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh và nâng cao năng lực quản lý.
KẾT LUẬN
Việc hoàn thiện công tác KSNB nói chung và KSNB chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng là một yêu cầu hết sức cần thiết. Công tác KSNB tốt sẽ giảm thiểu các gian lận có thể xảy ra, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao độ tin cậy của các thông tin tài chính, đem lại hiệu quả kinh doanh một cách tốt nhất.
Từ kết quả của việc nghiên cứu cho thấy rằng bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng vẫn còn nhiều vấn đề phải giải quyết. Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô hoạt động, đứng vững trên thị trường và chấp hành tốt các quy định của pháp luật, việc thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ đối với toàn bộ hoạt động nói chung và đối với chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng là hết sức cần thiết.
Nhằm góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng, luận văn đã đi sâu nghiên cứu những vấn đề sau đây:
- Luận văn đã nêu được vai trò quan trọng của KSNB đối với hoạt động bán hàng – thu tiền tại công ty.
- Luân văn đi sâu nghiên cứu, phân tích thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng.
- Phân tích thực trạng các yếu tố cấu thành có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB nói chung và KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng tại công ty.
- Đánh giá những kết quả đạt được từ thực trạng công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền. Đồng thời, chỉ ra những mặt còn hạn chế phải khắc phục và tăng cường nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu tiền.
- Luận văn đã phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền và đề ra các biện pháp để hoàn thiện công tác này tại đơn vị.
Đây là thành quả nghiên cứu của tác giả sau một thời gian nghiên cứu tại đơn vị. Những ý kiến đưa ra thể hiện mong muốn ngày càng hoàn thiện hơn công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền mà tác giả có tìm hiều một phần công việc. Tuy nhiên, chắc chắn còn nhiều điều sẽ còn được phát hiện và bổ sung hoàn chỉnh trong quá trình làm việc sau này. Mong rằng, luận văn sẽ có đóng góp vào việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH MTV Khang Mỹ Hưng.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN 10 NGUOI – KIEN GIANG\7. Triệu Tấn Đạt K15MAC.KG(R)\7. Triệu Tấn Đạt K15MAC.KG
