Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun – Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi
Kiểm soát nội bộ về chi phí là vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý doanh nghiệp, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít là chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí đã bỏ ra. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm…mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc kiểm soát chi phí là điều quan trọng của nước ta hiện nay. Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho Doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý, đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo và tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp. Nhà máy Bánh kẹo Biscafun – Công ty cổ phần Đường Quảng Ngãi là một đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh với chức năng tạo ra sản phẩm bánh kẹo các loại nhằm đáp ứng nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng nên gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ của rất nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Trong bối cảnh đó, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi Nhà máy Bánh kẹo Biscafun phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến công nghệ và xâm nhập thị trường… Hơn bao giờ hết, yêu cầu nâng cao chất lượng quản lý và chất lượng công tác kế toán tại Nhà máy Bánh kẹo Biscafun ngày càng trở nên cấp thiết.
Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với doanh nghiệp, đặc biệt là kiểm soát nội bộ về chi phí.
Nhận thấy rõ sự cần thiết đó, nên tác giả đã chọn đề tài: ”Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun – Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi” để nghiên cứu.
– Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp.
– Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
– Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu lý luận cũng như thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.
+ Phạm vi về không gian: Là công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
+ Phạm vi về thời gian: Luận văn sử dụng hệ thống số liệu năm 2018.
– Phương pháp nghiên cứu dữ liệu sơ cấp (khảo cứu tài liệu): Mục đích của phương pháp này tổng hợp cở sở lý thuyết và các tài liệu thực tế để phân tích những thông tin liên quan đến thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
– Phương pháp nghiên cứu dữ liệu thứ cấp: Các giáo trình, tạp chí Tài chính kế toán và các công trình nghiên cứu có liên quan.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một thể thức bên trong đơn vị, do người của đơn vị kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quy chế đã được đề ra khi thực hiện hoạt động. Kiểm soát có thể được hiểu là công việc rà soát để điều hành toàn bộ hoạt động, là tổng hợp những cách thức điều tiết, đo lường các hành vi để nắm bắt việc điều hành mọi hoạt động của đơn vị.
Qua các định nghĩa cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động và kiểm soát không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính, kế toán mà nó còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất và hoạch định.
1.1.2. Chức năng của kiểm soát nội bộ
– Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp đạt hiệu quả.
– Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
– Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
– Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của Doanh nghiệp.
– Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
– Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
– Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị, hạn chế việc mất cắp, hư hại và sử dụng tài sản không đúng mục đích.
+ Các thông tin kế toán được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn vị.
+ Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý.
+ Bảo đảm việc thực hiện các chính sách của đơn vị cũng như việc tuân thủ các chế độ pháp lý.
1.1.4. Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ
1.1.4.2. Đánh giá rủi ro kiểm soát
1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT
1.2.1. Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
1.2.1.1. Khái niệm chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm)
Nói cách khác, chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
1.2.1.2. Phân loại chi phí sản xuất
Việc phân loại chi phí được Doanh nghiệp áp dụng tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, quản lý và trình độ nghiệp vụ của mình sao cho hợp lý. Do đó phân loại chi phí sản xuất chính là việc sắp xếp chi phí sản xuất vào từng loại, từng nhóm khác nhau theo những đặc tính nhất định.
Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)
Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)
Phân loại theo mối quan hệ chi phí và khối lượng công việc
Phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với đối tượng chịu chi phí
1.2.2. Định mức chi phí sản xuất
Chi phí định mức được sử dụng như là thước đo trong hệ thống dự toán của Doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm, kế toán quản trị sẽ sử dụng chi phí định mức để xác định tổng chi phí định mức hay dự toán để sản xuất sản phẩm. Sau khi quá trình sản xuất được tiến hành, kế toán quản trị sẽ so sánh giữa chi phí thực tế và dự toán để xác định sự biến động về chi phí. Đây chính là cơ sở để kiểm soát chi phí.
Định mức chi phí sản xuất được thể hiện tổng quát như sau: Định mức chi phí sản xuất = ∑ Định mức lượng sản xuất x Định mức giá
1.2.3. Dự toán chi phí sản xuất
Dự toán chi phí sản xuất là quá trình tính toán chi tiết các khoản chi phí cho kỳ tới, nhằm huy động và sử dụng các nguồn lực theo các mục tiêu đã được xác định. Việc lập dự toán chi phí giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong việc sử dụng, điều tiết các nguồn lực giới hạn và có cơ sở đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí.
1.2.4. Khái quát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
1.2.4.1. Khái niệm kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.4.2. Bản chất của kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí sản xuất cũng giống như mọi hoạt động kiểm soát khác của đơn vị cần kết hợp hai bộ phận kiểm soát là kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán.
1.2.4.3. Nguyên tắc kiểm soát chi phí sản xuất
1.2.4.4. Vai trò của kiểm soát chi phí sản xuất
Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiến hành liên tục, triệt để.
1.3. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1. Kiểm soát chi phí sản xuất nguyên vật liệu trực tiếp
1.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
1.3.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
1.4. CÁC NHÂN TỔ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT
– Thứ nhất, thông tin thực thể các khoản chi phí trong doanh nghiệp.
– Thứ hai, hệ thống tiêu chuẩn định mức doanh nghiệp xây dựng.
– Thứ ba, quan hệ cung cầu trên thị trường đầu vào.
– Thứ tư, thái độ hợp tác của nhân viên.
– Thứ năm, những hệ thống giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI NHÀ MÁY BÁNH KẸO BISCAFUN
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ MÁY BÁNH KẸO BISCAFUN
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Nhà máy
2.1.2.1. Chức năng của Nhà máy
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán
2.1.5. Đặc điểm về sản phẩm, tổ chức sản xuất và quy trình sản xuất sản phẩm
2.1.6. Đặc điểm ngành bánh kẹo và những ảnh hưởng đối với công tác kiểm soát chi phí sản xuất
– Ảnh hưởng đến công tác xây dựng định mức và dự toán chi phí sản xuất
– Ảnh hưởng đến công tác xác định và phân loại chi phí sản xuất
– Ảnh hưởng đến công tác lập các báo cáo phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI NHÀ MÁY BÁNH KẸO BISCAFUN
2.2.1. Môi trường kiểm soát nội bộ tại nhà máy bánh kẹo Biscafun
2.2.1.1. Đặc thù quản lý của nhà máy
Nhà máy đã được cấp chứng nhận hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000:2005 và hệ thống quản lý môi trường ISO 14000:2015, là sự kết hợp giữa tổ chức quản lý sản xuất theo chức năng và tổ chức quản lý sản xuất theo định hướng sản phẩm. Đối với các bộ phận, tổ chức tổng hợp, phân tích, đánh giá các yếu tố hiện trạng của đơn vị về các mặt: lập kế hoạch công việc, giám sát tiến độ, kỹ năng quản lý chi phí và kỹ thuật, kỹ năng hợp tác – quản lý cùng với cách thức và công cụ quản lý khác ảnh hưởng đến năng suất lao động, chất lượng sản phẩm.
Hiệu quả quản lý, điều hành sản xuất trên bốn lĩnh vực: An toàn, chất lượng, tiến độ và chi phí giá thành sản phẩm. Lấy sản xuất là trung tâm, lấy hiệu quả công việc là thước đo đánh giá năng lực của từng bộ phận và cá nhân. Ban hành các chính sách thích đáng kịp thời động viên mỗi cá nhân, tập thể khi có các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật được áp dụng và văn hóa doanh nghiệp.
Thiết lập cơ cấu tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh tinh gọn, hiệu quả, sử dụng tối đa năng lực hạ tầng kỹ thuật, trang bị kỹ thuật và nguồn lực con người.
Các cán bộ công nhân viên trong nhà máy được bố trí, sắp xếp công việc rất phù hợp với khả năng của mình, từ đó tạo nên một môi trường làm việc rất thuận lợi và thoải mái cho người lao động.
Sự phát triển của nhà máy luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ công nhân viên, con người luôn là một yếu tố quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, và công tác kiểm soát nội bộ nói riêng. Nếu lực lượng nhân sự có đầy đủ phẩm chất đạo đức, năng lực làm việc tốt thì sẽ làm giảm đi những hạn chế vốn có của kiểm soát. Ngược lại, nếu tinh thần làm việc và đạo đức của nhân viên yếu kém thì có thiết kế hệ thống kiểm soát tốt thế nào đi chăng nữa thì cũng không thể phát huy được tính hiệu quả.
Nhìn chung, chính sách nhân sự tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun được chú trọng đáng kể. Nhà máy đã thực hiện công tác đề bạc cán bộ tương đối hợp lý, tạo động lực cho cán bộ công nhân viên có trách nhiệm trong công việc và có ý chí phấn đấu vươn lên, tạo ra tác động tích cực đến công tác kiểm soát chi phí tại Nhà máy.
Tuy nhiên, tại Nhà máy vẫn còn tồn tại tình trạng một số lao động được tuyển vào làm việc dựa trên các mối quan hệ cá nhân, không thông qua kiểm tra trình độ chuyên môn cũng như sự am hiểu thông thạo về công việc được tuyển dụng.
2.2.1.3. Công tác kế hoạch và dự toán của Nhà máy bánh kẹo Biscafun
Căn cứ vào diễn biến thị trường, tình trạng thiết bị. Hằng năm, Nhà máy bánh kẹo Biscafun xây dựng kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo về các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính kinh doanh, kế hoạch lao động-tiền lương, kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch khấu hao tài sản, kế hoạch lãi vay, kế hoạch chi phí thị trường… trình Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi phê duyệt. Nhà máy căn cứ vào kế hoạch các đơn vị lập để giao kế hoạch cho từng đơn vị thực hiện.
Thực trạng xây dựng định mức chi phí sản xuất
– Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Định mức về lượng:
Vật liệu chính là các loại đường RS, bột mỳ cây cải 8%, nha kem… Nhà máy có định mức cụ thể để áp dụng cho từng loại sản phẩm bánh kẹo khác nhau. Định mức sử dụng vật liệu chính được tính theo từng sản phẩm bánh kẹo khác nhau. Vật liệu phụ là các loại bột sữa gầy, bột nở, bột cacao, muối, dầu dừa…
+ Định mức về giá: Dựa trên thông báo giá của các nhà cung cấp.
– Định mức chi phí nhân công trực tiếp
+ Định mức về lượng: Sau khi hoàn thành từng loại sản phẩm bánh kẹo, nhà máy xây dựng định mức giờ công bằng cách thống kê số giờ công trung bình cần để hoàn thành từng loại sản phẩm.
+ Định mức về giá: dựa trên định mức khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp đã được xây dựng theo từng công đoạn, từng hạng mục công việc chi tiết để tính toán, xác định mức đơn giá công thực hiện một đơn vị khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp đó.
– Định mức chi phí sản xuất chung
+ Đối với những chi phí sản xuất chung liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm bánh kẹo, việc xây dựng định mức về lượng, định mức về giá cho từng yếu tố chi phí sản xuất chung như vật liệu gián tiếp, tiền lương quản lý phân xưởng, khấu hao, điện, nước… được thực hiện tương tự như định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp.
+ Đối với những chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều loại sản phẩm, Nhà máy căn cứ vào kết quả thống kê chi phí sản xuất chung phát sinh của các kỳ sản xuất trước để đề ra định mức hợp lý.
Như vậy với việc xây dựng định mức chủ yếu dựa trên kinh nghiệm, định mức chi phí sản xuất tại Nhà máy chưa thực sự phù hợp với điều kiện sản xuất tại Nhà máy. Vì thế, định mức này chỉ dừng lại ở việc lập dự toán chi phí sản xuất, chứ định mức này chưa hỗ trợ cho Nhà máy trong việc kiểm soát chi phí sản xuất.
Thực trạng xây dựng dự toán chi phí sản xuất
– Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Dự toán về lượng vật liệu chính và vật liệu phụ được tổng hợp dựa trên bảng Dự toán thiết kế của từng loại sản phẩm chi tiết.
+ Giá nguyên vật liệu được lấy theo bảng chào giá của nhà sản xuất trong và ngoài nước tại thời điểm lập dự toán.
– Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Căn cứ vào khối lượng nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm bánh kẹo, bộ phận kỹ thuật quy ra công để thực hiện từng loại sản phẩm bánh kẹo chi tiết đó. Bộ phận kinh doanh căn cứ vào đó để lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp theo từng loại sản phẩm bánh kẹo đó.
Đơn giá nhân công được xây dựng theo hai cách: theo khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp và theo đơn giá công lao động.
– Dự toán chi phí sản xuất chung
Đối với chi phí sản xuất chung phát sinh trực tiếp cho từng sản phẩm, đa số những khoản mục này Nhà máy không quy định một định mức cụ thể, mà phụ thuộc vào từng loại sản phẩm bánh kẹo khác nhau, số lượng sản phẩm sản xuất ra. Đối với khoản mục chi phí sản xuất này, Nhà máy chủ yếu dựa vào kinh nghiệm để lập dự toán.
Dự toán chi phí sản xuất được Nhà máy lập hiện nay mới chỉ dùng để phục vụ cho mục đích xác định giá thành công xưởng và giá thành toàn bộ của từng loại sản phẩm bánh kẹo, thông qua đó định giá, ký kết hợp đồng với khách hàng. Dự toán chi phí sản xuất chưa được dùng trong việc phân tích biến động chi phí để tìm ra nguyên nhân biến động nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất.
2.2.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun
2.2.2.1. Luân chuyển chứng từ kế toán
Đây là một trong những giai đoạn thể hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát chi phí của hệ thống kế toán. Giai đoạn lập chứng từ đóng một vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong công tác kiểm soát chi phí tại Nhà máy. Thực hiện tốt giai đoạn lập chứng từ có tác dụng bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả kiểm soát các chi phí trong quá trình phát sinh các nghiệp vụ.
Toàn bộ chứng từ kế toán khi phát sinh tại Nhà máy đều được kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ngay tại thời điểm phát sinh đến khi ghi chép vào sổ sách kế toán. Kiểm soát chứng từ được thực hiện theo hai bước: kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại.
Mỗi kế toán viên được phân quyền sử dụng trong hệ thống chương trình kế toán máy, có mật khẩu riêng, lập chứng từ ghi sổ của mình theo các loại chứng từ phù hợp với sự phân công phân nhiệm của Trưởng phòng kế toán. Các chứng từ nghiệp vụ đều được đánh số trước và được thiết kế riêng biệt theo cách tổ chức chứng từ của kế toán viên. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm soát tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết của kế toán viên.
Tuy nhiên công tác kiểm soát chứng từ theo hai bước kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại tại Nhà máy không thực hiện một cách đồng bộ và liên tục.
2.2.2.2. Lập báo cáo chi phí sản xuất
Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo chi phí là công cụ quan trọng cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định về chi phí một cách phù hợp để đảm bảo các chi phí phát sinh và giá thành sản xuất hợp lý, không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo về chi phí sản xuất ở Nhà máy được báo cáo theo từng tháng, từng quý, từng năm.
2.2.3. Thực tế công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun
2.2.3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Nhà máy là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm với nhiều chủng loại khác nhau nhưng lại dễ bị thất thoát, hao hụt, sử dụng không đúng quy cách…, kiểm soát chi phí sản xuất tại Nhà máy nhằm mục đích không chỉ tiết kiệm tối đa các chi phí mà quan trọng hơn là phải đảm bảo chất lượng sản phẩm. Cần thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập xuất vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu
Kiểm soát quá trình bảo quản nguyên vật liệu
Kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu
* Kiểm soát ghi chép
Đối với nguyên vật liệu mua về
Căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư đã được cấp trên phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành việc mua sắm và nhận Hoá đơn mua hàng.
Khi mua nguyên vật liệu nhập kho về Nhà máy cùng với Hoá đơn GTGT do người bán lập, Nhà máy giữ liên 2.
Hàng ngày căn cứ vào Hoá đơn GTGT do người bán cung cấp. Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư sau khi xác nhận vật tư đủ số lượng, đúng quy cách phẩm chất.
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT cùng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho.
Đối với nguyên vật liệu xuất dùng
Tại các bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư tiến hành lập phiếu đề nghị xuất vật tư.
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư đã được cấp trên phê duyệt, phòng vật tư lập phiếu xuất kho.
Nhà máy dùng phiếu xuất kho làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng.
Kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cùng hoá đơn thanh toán tiền vận chuyển hàng hoá để kiểm tra, đối chiếu tính giá thành thực tế trên phiếu nhập ghi vào Sổ chi tiết vật tư.
Căn cứ vào các sổ chi tiết vật tư kế toán lên “Báo cáo nhập xuất tồn”.
Hằng ngày, căn cứ vào Phiếu xuất kho, Phiếu chi tiền mua vật tư sử dụng trực tiếp cho sản xuất, kế toán sẽ tập hợp trên Sổ chi tiết chi phí NVL cho từng sản phẩm. Để theo dõi từng đối tượng tập hợp chi phí.
Định kỳ và cuối kỳ, từ sổ chi tiết kế toán tổng hợp số liệu NVL tiêu hao theo từng sản phẩm.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho, Phiếu chi tiền mua vật tư…kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ.
Định kỳ căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán lên Sổ Cái TK621.
2.2.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Việc tính toán, phân bổ một cách hợp lý, chính xác vào giá thành sản phẩm sản xuất cũng như thực hiện đúng chế độ tiền lương, thanh toán kịp thời cho người lao động trực tiếp sẽ tăng năng suất lao động nhằm tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập cho người lao động.
Thông thường, tiền lương bao gồm: lương cơ bản và các khoản khác như tiền làm thêm giờ, tăng ca.
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất thì trả lương theo hình thức lương sản phẩm, nhân viên quản lý phân xưởng tính lương theo hình thức lương thời gian.
Công nhân trực tiếp sản xuất được trả lương sản phẩm và được xác định trên cơ sở từng chi tiết cấu tạo thành sản phẩm để tính đơn giá tiền lương cho từng công đoạn sản xuất giao cho cá nhân thực hiện.
* Kiểm soát vật chất
– Cuối tháng, các phòng ban, các bộ phận sẽ tổng hợp bảng chấm công cho các CBCNV.
– Kế toán căn cứ bảng chấm công và phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành công việc làm cơ sở tính lương.
– Cuối tháng, Phòng Hành chính của Nhà máy tiến hành tính lương lập bảng thanh toán tiền lương phải trả chuyển lên Phòng Kế toán để thanh toán lương cho nhân viên trong đơn vị mình.
– Phòng Hành chính của Nhà máy có nhiệm vụ kiểm soát chặt chẽ chi phí tiền lương cho nhân viên và các chế độ liên quan.
– Kế toán tiền lương tiến hành hạch toán vào máy.
– Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương để thanh toán cho các bộ phận. Thủ quỹ có nhiệm vụ lưu bảng tổng hợp, bảng chi tiết thanh toán lương của các bộ phận.
– Hằng quý, Nhà máy sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc hạch toán tiền lương vào chi phí SXKD trong kỳ tại từng đơn vị với số Nhà máy duyệt quỹ tiền lương SXKD.
– Ngoài việc ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí tiền lương sản xuất, Nhà máy còn có những biện pháp giám sát sự chấp hành của các đơn vị.
Để theo dõi ngày thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH…, để làm căn cứ tính lương, BHXH trả thay lương cho từng công nhân sản xuất. Các tổ sản xuất, các phân xưởng tiến hành chấm công vào bảng chấm công.
Để xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của các tổ, phân xưởng sản xuất trong Nhà máy, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. Bộ phận kỹ thuật tiến hành lập Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành.
Từ Bảng chấm công của phân xưởng sản xuất, Bảng thanh toán lương kế toán sẽ lên Sổ chi tiết TK622.
Định kỳ và cuối kỳ, kế toán lên bảng tổng hợp lương và phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm.
Từ chứng từ gốc kế toán sẽ ghi hàng ngày vào chứng từ ghi sổ.
Cuối quý, kế toán tổng hợp tại đơn vị căn cứ vào chứng từ ghi sổ để lên Sổ cái TK 622.
2.2.3.3. Kiểm soát chi phí sản xuất chung
* Mục tiêu kiểm soát
Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí đa dạng các loại chi phí, phức tạp khi tổng hợp và tính giá thành cho các sản phẩm sản xuất nhập kho.
Để quản lý tốt khoản mục này, lãnh đạo Nhà máy yêu cầu các khoản chi phí phát sinh phải có chứng từ đầy đủ, hợp lý, được sự xét duyệt của Giám đốc Nhà máy, quản đốc phân xưởng.
* Kiểm soát vật chất
Kiểm soát chi phí NVL, công cụ dụng cụ
Kiểm soát chi phí nhân viên quản lý phân xưởng
Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ
Kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền
* Kiểm soát ghi chép
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 627. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ và lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung.
Tại Nhà máy, chi phí sản xuất chung cuối kỳ được phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp vào các sản phẩm sản xuất.
Hàng ngày, kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ. Sau đó, kế toán chi phí lên Sổ Cái TK 627.
2.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ MÁY BÁNH KẸO BISCAFUN
– Công tác lập kế hoạch và dự toán được tiến hành chi tiết theo từng loại sản phẩm bánh kẹo, từng hạng mục công việc, do đó Nhà máy sẽ chủ động hơn cho việc đánh giá linh hoạt các hoạt động sản xuất để có những biện pháp điều chỉnh.
– Thường xuyên tổ chức các khóa học để nâng cao trình độ chuyên môn của quản lý cũng như đào tạo cho công nhân nâng cao tay nghề sản xuất.
– Hệ thống chứng từ kế toán được lập đúng quy định, lưu trữ và bảo quản hợp lý, dễ dàng truy cập khi cần.
– Hoạt động giám sát của Nhà máy được thực hiện thường xuyên thông qua các hoạt động hằng ngày, đồng thời ban hành các văn bản quy định về việc sử dụng và bảo vệ tài sản.
– Bộ máy quản lý ít được đổi mới, trình độ của cán bộ quản lý trong Nhà máy còn hạn chế.
– Chính sách quản lý nhân sự của Nhà máy cũng chưa chặt chẽ.
– Chưa xây dựng chính sách kỷ luật rõ ràng.
– Nhà máy vẫn để cho các cá nhân thực hiện công việc trong 1 thời gian dài, mà hầu như không thực hiện luân chuyển cán bộ.
* Công tác lập kế hoạch dự toán
– Việc lập và thực hiện các kế hoạch chỉ mang tính hình thức, chưa mang tính định hướng, kiểm soát chi phí.
– Nhà quản lý không đánh giá hết được rủi ro của đơn vị để có thể đưa ra các biện pháp đối phó.
– Các báo cáo kế toán chưa phát huy hết vai trò phân tích chi phí, chưa có thông tin về sự biến động giữa chi phí thực tế với kế hoạch.
* Công tác kiểm soát nguyên vật liệu
– Trong quy trình mua vật tư, vấn đề mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và nhận hàng đang là vấn đề rất nhạy cảm ở Nhà máy, rất dễ dẫn đến sự gian lận, làm thất thoát chi phí của Nhà máy và giảm chất lượng sản phẩm, nhưng Nhà máy chưa đặt ra các tiêu chí để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
– Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho vẫn chưa được chú trọng và kiểm soát chặt chẽ.
– Có một số vật liệu khi xuất kho sử dụng tại các phân xưởng nhưng bảo quản không tốt, hao hụt, thất thoát.
* Công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
– Việc quản lý lao động trực tiếp thông qua hợp đồng lao động còn nhiều tồn tại, trình độ lao động công nhân lao động không được đánh giá đúng.
– Một số công nhân có trình độ tay nghề công nhân còn thấp, chưa được đào tạo tay nghề cũng được tuyển dụng.
* Công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung
– Về phân cấp quản lý, trách nhiệm của các phân xưởng, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp thì từng phân xưởng kiểm soát, còn đối với các chi phí sản xuất chung thì được hạch toán chung tất cả các phân xưởng và do đó một số chi phí sản xuất chung do Nhà máy trực tiếp kiểm soát. Vì vậy, gây khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát chi phí.
* Môi trường kiểm soát
– Trình độ cán bộ quản lý còn hạn chế và không được đổi mới nâng cao nghiệp vụ là do hàng năm, trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của Nhà máy không có kế hoạch thu hút nhân tài có đủ trình độ, chế độ đãi ngộ về thu nhập không được chú trọng.
* Công tác lập kế hoạch dự toán
– Chưa chú trọng đến công tác lập kế hoạch dự toán đúng mức, việc lập kế hoạch dự toán chưa sát với thực tế.
– Nhà máy chưa xây dựng các mục tiêu cụ thể.
* Công tác kiểm soát nguyên vật liệu
– Thủ kho không được luân chuyển, thay thế rất dể gây thất thoát nguyên vật liệu.
– Hệ thống kho tàng chật hẹp, lắp ghép, thiếu tập trung.
– Công tác kiểm kê không được thực hiện thường xuyên
* Công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
– Kế hoạch tiêu thụ phụ thuộc rất nhiều vào thị trường nên lao động luân chuyển thường xuyên trên các dây chuyền do vậy tính chuyên môn hóa không cao.
– Biến động lớn lao động ảnh hưởng đến quản lý lao động.
* Công tác kiểm soát chi phí sản xuất chung
– Chi phí sản xuất chung được thực hiện phân bổ hàng kỳ cho từng sản phẩm nhưng việc đánh giá chi phí sản xuất không được chặt chẽ và chi phí sản xuất chung được phân bổ theo báo cáo sản xuất của từng bộ phận là chưa chính xác với thực tế.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUÂT TẠI NHÀ MÁY BÁNH KẸO BISCAFUN – CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƯỜNG QUẢNG NGÃI
3.1. ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI NHÀ MÁY BÁNH KẸO BISCAFUN
Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng khốc liệt về giá cả, chất lượng sản phẩm, nhãn sản phẩm… điều đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có chính sách, biện pháp thích hợp, sự năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh để vượt qua những thử thách, khó khăn đó. Mặc khác kinh doanh trong môi trường mở cửa, hội nhập, cạnh tranh gay gắt, khốc liệt hơn nhiều thì hoạt động quản lý tại các doanh nghiệp càng phải nâng cao tính chuyên nghiệp với hệ thống công cụ, quản lý hiệu quả, trong đó có công tác kiểm soát nội bộ chi phí. Vì vậy, kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun là tất yếu phải xây dựng một cách hoàn thiện trên cơ sở lý luận và phương pháp khoa học.
Từ những cơ hội và thách thức đó, Nhà máy muốn tồn tại và phát triển, giành được thắng lợi trong cạnh tranh phải luôn luôn thu thập đầy đủ thông tin để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định thích hợp, kịp thời. Phần lớn những nhu cầu thông tin của quản lý được thỏa mãn thông qua các kênh thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI NHÀ MÁY BÁNH KẸO BISCAFUN
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
3.2.1.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát mua – nhập kho nguyên vật liệu
3.2.1.2. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát xuất kho sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
– Xây dựng quy chế thưởng, phạt thích đáng cho các bộ phận.
– Nhà máy phải thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và tay nghề của công nhân.
– Quản đốc phân xưởng phải kiểm soát được chất lượng công việc, bố trí công việc phù hợp.
– Phòng Hành chính có nhiệm vụ chấm công cho bộ phận quản lý phân xưởng vì thời gian qua các phân xưởng tự chấm công, dễ xảy ra các gian lận.
– Kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của công nhân bằng hệ thống thẻ từ. Phân công bảo vệ trực tiếp kiểm tra, kiểm soát việc quẹt thẻ của công nhân.
– Thống kê phân xưởng kiểm tra việc chấm công hàng ngày đối với công nhân phải kiểm soát được thời gian dành cho từng công việc.
– Nhà máy nên trang bị hệ thống camera theo dõi các hoạt động tại các phân xưởng cũng như kho bãi vật tư.
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất chung
– Định hướng đầu tư dây chuyền sản xuất kết hợp với quy hoạch nhà xưởng đi kèm phải hợp lý, phù hợp với quy chuẩn quản lý hiện đại.
– Nhà máy lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho các dây chuyền một cách chính xác và duy trì thực hiện công tác này đúng yêu cầu, đúng kế hoạch.
– Kiểm soát mức tiêu hao điện, nước sản xuất
– Phân công nhiệm vụ cho cán bộ theo dõi, lập biên bản bàn giao cho từng cá nhân sử dụng công cụ, bảo quản không bị thất lạc, dùng đúng mục đích.
– Phòng Kỹ thuật cần tăng cường theo dõi và có kế hoạch mua sắm dự phòng để khi xảy ra hư hỏng thì đáp ứng thay thế một cách nhanh nhất, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục.
– Đối với những máy móc đắt tiền mà không thể có thiết bị dự phòng, Phòng Kỹ thuật cần lập kế hoạch kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên nhằm duy trì máy móc ở tình trạng hoạt động tốt nhất.
– Nhà máy nên xây dựng cơ chế khoán nội bộ chi phí công cụ dụng cụ, vật tư có giá trị nhỏ sử dụng cho từng phân xưởng.
– Phòng Kế toán căn cứ vào TSCĐ sử dụng cho phân xưởng, căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ và phương pháp tính khấu hao, hàng tháng kế toán sẽ lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ chuyển cho Trưởng phòng kiểm tra và ký duyệt sau đó mới tiến hành nhập liệu vào máy tính và lưu hồ sơ.
– Để kiểm soát tốt chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí khác bằng tiền phục vụ cho sản xuất, Nhà máy cần xây dựng cơ chế khoán nội bộ hợp lý để tạo động lực tăng cường công tác kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí.
3.2.4.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại Nhà máy
3.2.4.2. Hoàn thiện chính sách nhân sự, khen thưởng tại Nhà máy
3.2.4.3. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tại Nhà máy
3.2.4.4. Hoàn thiện một số chứng từ, sổ sách, báo cáo chi phí chủ yếu phục vụ cho kiểm soát nội bộ
3.3.1. Đối với Nhà máy bánh kẹo Bicafun
3.3.2. Đối với Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gây gắt như hiện nay, kiểm soát tốt chi phí sản xuất là vấn đề được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải thiết lập được một hệ thống kiểm soát tốt các khoản chi phí sản xuất ngay từ trong nội bộ đơn vị thông qua các thủ tục kiểm soát chi phí.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun, luận văn đã đưa ra một số giải pháp có cơ sở, thực tiễn và hợp lý, góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun và có thể vận dụng vào các doanh nghiệp hoạt động sản xuất như sau:
– Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất gồm: các khái niệm, bản chất của kiểm soát nội bộ, mục tiêu và chức năng của kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. Khái niệm, phân loại chi phí sản xuất và nội dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.
– Luận văn đã phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun có những ưu điểm, hạn chế tồn tại nhất định và cần phải đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đề tài tiến hành hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sức cạnh tranh trong xu thế hội nhập. Về cơ bản đề tài đã giải quyết được một số vấn đề sau:
– Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất nói riêng.
– Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun, qua đó đưa ra những đánh giá cụ thể về thực trạng công tác này.
– Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun.
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\LUAN VAN DUY TAN\LUAN VAN DUY TAN\HO VAN NGHIA\SAU BAO VE
