Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kì một doanh nghiệp nào, NVL phục vụ cho quá trình sản xuất phải được ưu tiên hàng đầu. Do vậy, cần phải có một kế hoạch đảm bảo NVL cho quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục, cung cấp đúng, đủ số lượng, quy cách và chủng loại trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật sản xuất kinh doanh mới có lãi và doanh nghiệp mới có thể tồn tại được trên thương trường.
Hiện nay, ngành xi măng đã qua rồi giai đoạn phát triển theo chiều rộng, để tồn tại trong giai đoạn khó khăn chung này, các doanh nghiệp cần định hướng phát triển cho mình theo hướng chất và lượng. Tái cấu trúc doanh nghiệp xi măng theo chiều sâu.
Đặc biệt, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm luôn là mối quan tâm hàng đầu của các công ty. Đi trước đón đầu, Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (Vicem) đang nổ lực chuẩn bị bước vào giai đoạn phát triển theo chiều sâu. Theo Chủ tịch Hội đồng thành viên Vicem Lương Quang Khải, trong hai năm 2014 và 2015 Vicem sẽ tập trung cấu trúc vốn, chuẩn bị nền tảng cơ bản để chính thức phát triển theo chiều sâu từ sau năm 2015.
Là một doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam có quy mô sản xuất lớn, Công ty cổ phần xi măng Vicem Hải Vân cần phải có những biện pháp triệt để, nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm nâng cao khả năng sản xuất và tiêu thụ để có thể tồn tại và phát triển sản xuất theo chiều sâu trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này.
Công ty chuyên sản xuất và cung cấp sản phẩm xi măng thì clinker là NVL chủ yếu, chi phí NVL này chiếm một tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, công tác quản trị hiệu quả NVL là yếu tố quan trọng mang tính chiến lược trong việc hạ giá thành sản phẩm, là điều kiện tiên quyết để cạnh tranh với các công ty khác trong cùng lĩnh vực sản xuất. Từ ý nghĩa đó, công tác quản trị NVL cần và phải được chú trọng nhiều hơn nữa trong giai đoạn này để đảm bảo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Hiện nay, mục tiêu trung và dài hạn của công ty CP xi măng Vicem Hải Vân là hiện đại hóa công nghệ và giảm giá thành sản xuất thì việc quản trị NVL sao cho hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp đạt được mục tiêu này. Chính vì vậy, tác giả muốn chọn đề tài: “Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân” để làm đề tài thực hiện nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị kinh doanh của mình.
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về quản trị NVL trong doanh nghiệp sản xuất.
- Tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty từ đó tìm ra được những điểm đạt được để phát huy và nguyên nhân gây nên những hạn chế trong công tác quản trị NVL công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1.Đối tượng nghiên cứu
- Những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác quản trị NVL tại công ty.
- Công tác quản trị NVL của công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung: Đề tài chỉ nghiên cứu một số nội dung chủ yếu trong hoạt động quản trị NVL của công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân.
Về thời gian: Giải pháp được đề xuất có ý nghĩa trong giai đoạn hiện nay.
Về không gian: Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị NVL tại công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân.
Đề tài này sử dụng một số phương pháp nghiên cứu kinh tế: khảo sát, thống kê, so sánh, đánh giá, phân tích, dự báo.
* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Nghiên cứu công tác quản trị NVL thực chất là đảm bảo nguyên liệu cho sản xuất, là hoạt động quản trị một trong các yếu tố chủ yếu của sản xuất. Thông qua việc nghiên cứu này để giúp cho công ty thấy rõ được ưu nhược điểm trong công tác quản trị nguyên vật liệu đồng thời có biện pháp đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại và quy cách phẩm chất.
Và khi nhịp điệu sản xuất khẩn trương, việc nắm bắt kịp thời tiến độ cung cấp các loại nguyên liệu chủ yếu là cần thiết đối với mọi doanh nghiệp sản xuất. Bởi vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Tuỳ thuộc trọng điểm của nguyên liệu cần quản lý một cách sát sao, mà xác định loại nào cần thường xuyên phân tích và ra thông báo kịp thời để chấn chỉnh tồn tại ở khâu cung cấp. Không để xảy ra tình trạng cung cấp thiếu NVL ngừng sản xuất, thừa NVL gây ứ đọng vốn sản xuất.
Hơn nữa, NVL đầu vào cho quá trình sản xuất xi măng là clinker, thạch cao và phụ gia. Đây là loại NVL khó bảo quản nên kế hoạch: thu mua, dự trữ, cung ứng và tồn kho NVL của công ty cần phải luôn được quan tâm.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cấu thành ba chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản quản trị NVL.
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị NVL công ty CP xi măng Vicem Hải Vân.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị NVL công ty Cổ phần xi măng Vicem Hải Vân.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ
NVL là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
- Đặc điểm
- Mỗi loại NVL đều có những đặc tính tự nhiên riếng rất khác nhau nhưng đặc điểm chung nhất là mọi loại NVL chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ. Toàn bộ giá trị được kết tinh vào giá trị sản phẩm, dịch vụ. Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng NVL.
- NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
- NVL là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau, phức tạp về tính lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và môi trường xung quanh.
- Phân loại
NVL sử dụng ở các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản trị và hạch toán NVL. Theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh và theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, NVL doanh nghiệp sản xuất được phân ra thành:
NVL chính: là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm.
NVL phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, khi tham gia vào sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật bảo quản, đóng gói,…
Nhiên liệu: là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường như than, củi, xăng dầu, chất đốt tự nhiên,…
Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư được sử dụng thay thế sữa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ sản xuất.
NVL là đầu vào của hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó cung ứng NVL kịp thời với giá cả hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường.
Trong quá trình sản xuất không thể thiếu nhân tố NVL vì thiếu nó quá trình sản xuất sẽ không thể thực hiện được hoặc sẽ bị gián đoạn.
NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào, là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Chính vì vậy, hoạt động quản trị NVL là hoạt động quản trị vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chất lượng NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, nếu NVL kém chất lượng thì không thể có sản phẩm chất lượng tốt. Do vậy, cần phải có kế hoạch đảm bảo nguồn NVL cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên liên tục, cung cấp đúng, đủ số lượng, quy cách, chửng loại NVL … chỉ trên cơ sở đó mới nâng cao được các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, sản xuất kinh doanh mới có lãi và doanh nghiệp mới có thể tồn tại được trên thương trường.
Sự luân chuyển của dòng NVL mô tả xu hướng vận động, giai đoạn di chuyển của NVL. Các vật liệu dịch chuyển từ hoạt động này sang hoạt động khác khi các yếu tố đầu vào được chuyển thành đầu ra thông qua quá trình chế biến.
Trong một hệ thống sản xuất chế tạo mà đầu ra là các sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hóa là một quá trình dịch chuyển vật chất qua các công đoạn của quá trình tác động cơ hóa, quá trình sinh học, …chuyển hóa thành các đầu ra.
Ở đầu vào của luồng vật liệu gồm các hoạt động cần thiết là : mua sắm, kiểm soát vận tải và tiếp nhận.
Ở đầu ra của luồng vật liệu gồm: bao gói, gửi hàng, xếp dở hàng tồn kho.
Người cung cấp
Tiếp nhận
Gởi hàng
Khách hàng
Mua sắm
Kho NVL
Kho
sản phẩm
Các giai đoạn sản xuất
Kho nhà phân phối
Đặt hàng
Kho bán
sản phẩm
Hình 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo.
Quản trị NVL là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát NVL nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty.
- Mục tiêu
Hoạch định tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan chủ yếu đến khả năng sản xuất. Hoạch định tổng hợp đã xác định khái quát mức sản xuất và giá trị tồn kho ở đầu ra của hệ thống sản xuất. Nhưng trong hoạch định tổng hợp vẫn còn một số vấn đề chưa đề cập, trong đó yếu tố NVL thường được xem là không phải đối tượng của hoạch định tổng hợp. Trong khi đó, nó là một bộ phận cấu thành nên khả năng sản xuất ngắn hạn và cũng sẽ tác động đến khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực sản xuất. Một công ty cần phải biết nó cần những NVL gì? khi nào? bao nhiêu? để nó có thể có NVL khi cần. Mặc dù vậy, sự tích lũy quá mức các NVL sẽ bị ứ đọng vốn, giảm hiệu quả.
Mục tiêu của quản trị NVL là phải giữ NVL ở mức hợp lý và tiếp nhận hay sản xuất của giá trị này vào thời điểm thích hợp.
Cụ thể:
- Đáp ứng yêu cầu về NVL cho sản xuất trên cơ sở có đúng chủng loại nơi nó cần và thời gian nó được yêu cầu.
- Có tất cả chủng loại NVL khi doanh nghiệp cần tới.
- Đảm bảo sự ăn khớp của dòng NVL để làm cho chúng có sẵn khi cần đến.
NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm nên đòi hỏi chúng ta phải quản lý chặt chẽ mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ NVL.
- Quản trị NVL tốt sẽ tạo điều kiện tiền đề cho hoạt động sản xuất có thể tiến hành và tiến hành có hiệu quả cao.
- Quản trị NVL tốt sẽ tạo cho điều kiện cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn góp phần đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
- Là một trong những khâu rất quan trọng, không thể tách rời với các khâu khác trong quản trị doanh nghiệp.
- Nó quyết định tới chất lượng của sản phẩm, đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe, khó tính của khách hàng.
Một vai trò rất quan trọng nữa của quản trị NVL đó là nó góp phần làm giảm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tạo điều kiện nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh.
NVL là loại tài sản thường xuyên biến động nên doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua, theo dõi và dự trữ NVL.
Quản trị NVL là quản trị các hoạt động bao gồm các hoạt động: mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận, kiểm soát sản xuất, kiểm soát tồn kho,…Như vậy, nhiệm vụ của quản trị NVL là quản trị tất cả các hoạt động liên quan đến NVL từ khâu lên kế hoạch mua hay làm NVL đến tất cả các khâu cuối cùng liên quan đến việc sử dụng NVL.
- Tính toán số lượng mua sắm và dự trữ tối ưu.
- Đưa ra các phương án và quyết định phương án mua sắm cũng như kho tàng.
- Đường vận chuyển và quyết định vận chuyển tối ưu.
- Tổ chức công tác mua sắm bao gồm công tác từ khâu xác định NCƯ, tổ chức nghiệp vụ đặt hàng, lựa chọn phương thức giao nhận, kiểm kê, thanh toán.
- Tổ chức hoạt động vận chuyển NVL bao gồm từ khâu lựa chọn và quyết định phương án vận chuyển, đối tác vận chuyển đến, kho doanh nghiệp thuê ngoài hay tự tổ chức vận chuyển bằng phương tiện của doanh nghiệp, bố trí và tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý (vận chuyển nội bộ).
- Tổ chức cung ứng và tổ chức quản trị NVL và cấp phát kịp thời cho sản xuất.
a. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
Để có cơ sở tiến hành mua sắm NVL cần phải xác định số lượng NVL cần thiết cho toàn bộ thời kỳ nào đó và cho từng thời điểm mua sắm trong kỳ cũng như xác định giá cả NVL trong từng thời điểm mua sắm. Số lượng NVL cần thiết cho từng thời kỳ mua sắm là số cầu NVL của thời kỳ đó.
Việc hoạch định nhu cầu NVL giúp cho doanh nghiệp xác định bao nhiêu loại vật tư được cần tới, số lượng bao nhiêu và khi nào theo tiến độ sản xuất, đảm bảo cung cấp đầy đủ nhưng không cần phải dự trữ quá mức, tránh được những chi phí tồn kho do dự trữ quá mức, giảm được thời gian đặt hàng và phân phối. Kế hoạch cầu NVL giúp cho doanh nghiệp xác định tính sẵn có của việc mua và các hoạt động sản xuất yêu cầu để đáp ứng thời gian phân phối đúng hạn. Bằng cách phối hợp các hoạt động tồn kho, mua và sản xuất có thể tránh được sự chậm trễ trong sản xuất nhờ việc thiết lập trật tự các hoạt động thông qua việc đặt thời gian đến hạn các công việc theo đơn đặt hàng của khách hàng để thiết lập việc cung ứng.
Để xây dựng kế hoạch cầu NVL dựa trên 3 chỉ tiêu sau đây:
- Lượng NVL cần dùng: là lượng NVL cần thiết để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý và tiết kiệm nhất, đảm bảo kế hoạch sản xuất cả về mặt giá trị và hiện vật.
Lượng NVL được tính toán cụ thể cho từng loại NVL và toàn bộ lượng NVL cần cho sản xuất trong kỳ được tính như sau:
Vij = aij.Qj + aij.Pj – Vi thu hồi
Trong đó :
Vij: số vật tư i cần dùng cho sản phẩm j
aij : định mức tiêu hao vật tư i cho đơn vị sản phẩm j
Qj : số lượng thành phẩm j theo kế hoạch sản xuất được
Pj : số lượng sản phẩm hư hỏng không sửa được
(Pj = ( tỷ lệ % hư hỏng cho phép x Qj)/100)
Vi thu hồi = số lượng vật tư thu hồi từ phế phẩm.
- Lượng NVL cần mua sắm: ngoài nhu cầu NVL cho sản xuất còn có lượng NVL bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho và nhu cầu cần dự trữ cho sự biến động của thị trường.
Lượng NVL cần = lượng NVL cần – lượng tồn kho – lượng tồn kho
mua trong kỳ dùng trong kỳ cuối kỳ đầu kỳ
Lượng tồn kho cuối kỳ là lượng NVL dự trữ cho kỳ sau (kỳ kế hoạch) được xác định dựa vào tiến độ cung ứng lần cuối cùng trong kỳ và mức tiêu dùng bình quân ngày.
- Lượng NVL cần dự trữ: NVL dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, công cụ nhỏ hiện có trong doanh nghiệp đang chờ đợi để đưa vào tiêu dùng cho sản xuất. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đạt hiệu quả kinh tế cao phải có lượng dự trữ NVL hợp lý.
Một công cụ cung cấp các báo cáo chi tiết cho các bộ phận, chi tiết nào cần phải đặt hàng, khi nào đặt hàng và hoàn thành đơn hàng cho nhu cầu phụ thuộc là kỹ thuật MRP. Kỹ thuật này cung cấp nhiều thông tin có giá trị để phục vụ quản trị các hoạt động sản xuất.
Kỹ thuật này cần có các yếu tố đầu vào để phân tích gồm : Số lượng nhu cầu sản phẩm đã được dự báo hoặc theo đơn đặt hàng, mức sản xuất và dự trữ, cấu trúc của sản phẩm, danh mục NVL, thời điểm sản xuất, thời hạn cung ứng cho sản xuất, dự trữ hiện có và kế hoạch, mức phế phẩm cho phép.
Trình tự hoạch định : phân tích kết cấu sản phẩm,tính tổng nhu cầu, tính nhu cầu thực và cuối cùng là phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.
b. Hoạch định mua sắm và kế hoạch tiến độ mua sắm
Các quyết định cơ bản trong hoạch định mua sắm bao gồm: mua từ một nguồn hay nhiều nguồn, mua hay sản xuất, phân tích giá trị và củng cố các quan hệ với nhà cung cấp.
- Trước khi hoàn thành các hoạt động mua sắm với khối lượng lớn các mặt hàng giống nhau cần có ý kiến của các lĩnh vực chức năng khác nhau để có quyết định mua từ một nguồn hay nhiều nguồn. Quyết định này dựa trên phân tích lợi ích của một hay nhiều nguồn.
| Một nguồn | Nhiều nguồn |
|
|
- Phân tích mua hay làm
Một công ty có thể quyết định xem mình có thể thực hiện hoạt động chế tạo hay hợp đồng với đơn vị cung ứng khác cho nó về một chi tiết, một bộ phận sản phẩm nào đó. Phân tích quyết định này khi doanh nghiệp đó có khả năng sản xuất nhưng cần đánh giá lại cách thức nào có hiệu quả hơn.
- Phân tích giá trị: là một cố gắng có tổ chức để làm giảm chi phí của các chi tiết, bộ phận NVL được mua sắm.
Nội dung của phân tích giá trị bao gồm nhiều nghiên cứu các mặt hàng hay dịch vụ sẽ mua sắm với số lượng đầy đủ để nghiên cứu tính đúng đắn của nó.
Việc này có thể được thực hiện bởi một nhóm chuyên gia kỹ thuật sản xuất và cung ứng xem xét các sản phẩm mới đang tồn tại để đảm bảo các chi tiêu là hợp lý.
- Các mối quan hệ với người bán: quan hệ với người bán quan trọng hầu như với tất cả các dạng sản xuất. Nó không chỉ ảnh hưởng đến khả năng sinh lợi hiện tại mà còn ảnh hưởng đến vị thế chiến lược của công ty.
Bộ phận mua sắm cần phải chỉ định rõ ràng, đầy đủ đặc điểm của người bán. Công ty cần phải thường xuyên đánh giá lại các thành tích của người bán qua các thông số như: Kiểu mẫu các đặc điểm, độ lệch chuẩn của chất lượng,… Công ty cũng cần có các trao đổi thông tin về chất lượng sản phẩm, thủ tục đánh giá chất lượng, thường xuyên xem xét lại quyết định mua sắm từ một nguồn hay nhiều nguồn.
* Lập kế hoạch tiến độ mua sắm
Trên cơ sở số lượng NVL cần dùng, cần dự trữ và cần mua trong năm đã xác định để xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm. Thực chất của kế hoạch này là xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua hàng. Việc xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm NVL là một khâu quan trọng trong chuỗi công việc của công tác quản trị NVL.
Xây dựng tiến độ nhằm đảm bảo cho NVL được dự trữ tại kho bãi một cách hợp lý, vật tư không ứ đọng gây lãng phí, luôn đảm bảo đúng chủng loại và chất lượng, đáp ứng kịp thời theo yêu cầu tiến độ sản xuất. Các yếu tố cần xem xét khi xây dựng kế hoạch tiến độ:
- Kế hoạch sản xuất của đơn vị
- Định mức tiêu hao của các loại vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm.
- Khả năng của nhà cung cấp và tình hình nguồn vật tư cung cấp trên thị trường.
- Căn cứ vào điều kiện vận chuyển, hệ thống kho tàng bến bãi.
Xây dựng kế hoạch tiến độ phải phản ánh rõ các vấn đề:
- Rõ chủng loại NVL cần dùng trong từng thời điểm.
- Xác định chính xác từng loại NVL cần mua trong thời gian ngắn.
- Xác định rõ thời gian mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng loại NVL đó.
Các phương pháp xác định kích cỡ lô hàng theo kỹ thuật MRP
- Mô hình đưa hàng theo lô ứng với nhu cầu (Lot for lot: LFT)
Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô. Theo phương pháp này là đúng thời điểm cần, số lượng mua, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lượng cần thiết đảm bảo cung cấp đủ số lượng NVL hoặc chi tiết, bộ phận.
Cách làm này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thường xuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lưu kho. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm hoặc sản phẩm có cấu trúc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần quá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và không thích hợp với những phương tiện chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá.
- Mô hình EOQ
Phương pháp này sẽ cho chi phí tối ưu nếu như NVL tương đối đồng nhất. Với phương pháp này sẽ xác định được lượng đặt hàng tối ưu và thời gian đặt lại hàng.
Lượng đặt hàng tối ưu: Q* =
Trong đó:
Q* : Lượng đặt hàng tối ưu
D : Nhu cầu về hàng dự trữ trong một giai đoạn
S : Chi phí đặt một đơn hàng
H : Chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ trong một giai đoạn
Điểm đặt lại hàng ROP = d x L
d = D/Số ngày sản xuất trong năm (N)
L : Thời gian chờ hàng
- Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn
Đây là phương pháp ghép nhóm các nhu cầu thực tế của một số các giai đoạn cố định và một số đơn hàng hình thành một chu kỳ đặt hàng.
Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng. Phương pháp này tiện lợi, đơn giản, nhưng lại khó khăn là đối tượng của đơn hàng rất khác biệt nhau. Bởi vậy, để có cỡ lô hợp lý hơn, người ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm các giai đoạn không cố định theo phương pháp thử “đúng sai”
Ưu điểm của phương pháp này là giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi ghi chép NVL dự trữ.
Đây cũng là một phương pháp ghép lô nhưng với chu kỳ không cố định các giai đoạn. Các lô được ghép với nhau trên cơ sở tổng chi phí dự trữ đạt mức thấp nhất có thể được. Đây là chính sách kích cỡ lô hàng mà trong đó lượng đặt hàng khác nhau tùy thuộc vào mối quan hệ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Phương pháp này không cho phép xác định kích cỡ lô tối ưu nhưng lại là phương pháp có chi phí thấp nhất. Phương pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Kích cỡ lô tối ưu được tính như sau:
EPP = Chi phí đặt hàng/ Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong một giai đoạn
Thực tế cỡ lô tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc cộng dồn sẽ được lựa chọn khi tổng lượng nhu cầu gần nhất với cỡ lô tối ưu vừa tính được.
Phương pháp này tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn đặt hàng mà vẫn đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ. Nó cũng làm khoảng cách chênh lệch giữa cỡ lô trong các đơn đặt hàng.
c. Tổ chức các hoạt động mua sắm, vận chuyển và tiếp nhận
Hoạt động mua sắm với mục tiêu cung cấp đầy đủ NVL, hàng hóa cho quá trình sản xuất. Nó có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản trị NVL nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung.
Hoạt động mua sắm tiến hành tùy theo các loại hàng hóa, tùy theo tầm quan trọng của hàng hóa.
Chi phí vận chuyển và thời hạn giao nhận hàng ở đầu vào cũng như đầu ra rất quan trọng trong cả khâu chế tạo lẫn dịch vụ. Công ty cần phải xem xét lựa chọn phương tiện vận chuyển, sắp đặt cách thức gởi hàng, giữ mối quan hệ với phòng thương mại hay các cơ quan khác để có được các bảng giá để xem xét các bảng giá cước vận tải khác nhau cho mỗi loại hàng hóa để có được chi phí và thời hạn vận chuyển thích hợp cho mỗi chuyến hàng, kiểm soát các chuyến vận chuyển để theo dõi việc ghi hóa đơn, kết hợp hợp lý các điểm xuất phát và đích của việc kiểm hàng nhằm giảm chi phí.
Tiếp nhận NVL là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản trị. Nó là bước chuyển giao trách nhiệm, trực tiếp bảo quản và đưa vật liệu vào sản xuất giữa đơn vị cung ứng và đơn vị tiêu dùng. Đồng thời nó là ranh giới giữa bên bán và bên mua, là cơ sở hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá cả NVL của mỗi bên. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng của NVL trong kho, từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể do hỏng hóc, đổ vỡ, hoặc biến chất của NVL. Do tính cấp thiết như vậy, tổ chức tiếp nhận NVL phải thực hiện tốt nhiệm vụ:
- Tiếp nhận một cách chính xác về chất lượng, số lượng, chủng loại NVL theo đúng nội dung, điều khoản đó ký kết trong hợp đồng kinh tế, trong hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển.
- Phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa NVL từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất.
Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:
- NVL khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tuỳ theo nguồn tiếp nhận khác nhau trong ngành, ngoài ngành hay trong nội bộ doanh nghiệp.
- NVL khi nhập phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm. Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại hoặc phải làm thủ tục đánh giá, xác nhận nếu có hư hỏng mất mát.
- NVL sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp được phát huy quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh.
Bên doanh nghiệp và bên cung ứng phải thống nhất địa điểm tiếp nhận, cung ứng thẳng hay qua kho của doanh nghiệp.
Tiếp nhận phải theo dõi các khâu: dở hàng hóa và xác nhận chuyến hàng đến, làm báo cáo nhận hàng và đưa các mặt hàng đến các điểm cần thiết để đo đếm, kiểm tra, cất giữ và sử dụng.
d. Tổ chức hoạt động cấp phát và sử dụng
Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng xuất lao động của công nhân, MMTB làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm đồng thời làm giảm giá thành sản phẩm.
Việc cấp phát NVL có thể tiến hành theo các hình thức sau:
- Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất: căn cứ vào yêu cầu NVL của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất đó báo trước cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phát. Số lượng NVL được yêu cầu được tính toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng NVL mà doanh nghiệp đó tiêu dùng.
Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh những lãng phí và hư hỏng không cần thiết.
Hạn chế: bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận trong thởi gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát.
- Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức): Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát.
Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVL cho các bộ phận sau từng kỳ sản xuất, doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đó sản xuất ra với số lượng NVL đó tiêu dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết một cách hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác.
Ưu điểm: Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác , bộ phận cấp phát có thể chủ động triến khai việc chuẩn bị NVL một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ thao tác tính toán. Do vậy, hình thức được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến, hiện thực, có kế hoạch sản xuất.
Ngoài hai hình thức cơ bản trên, trong thực tế cũng có hình thức: “bán NVL mua thành phẩm”. Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý NVL nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư, hạch toán chính xác, giảm sự thất thoát đến mức tối thiểu.
e. Kiếm soát sản xuất
Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và hoạch định tiến độ từ các kế hoạch dài hạn. Gồm các hoạt động:
– Lập kế hoạch tiến độ sản xuất phù hợp với sự sẵn sàng của NVL đã được hoạch định trong danh mục, các đơn hàng và công việc báo trước, sự đến hạn của nhu cầu sản xuất và độ dài quá trình sản xuất.
– Giải quyết, hướng dẫn trực tiếp các bộ phận sản xuất kiểm soát NVL thực hiện theo định mức và các hoạt động cần thiết đáp ứng tiến độ sản xuất.
– Cấp phát NVL cho các đơn vị, các bộ phận sản xuất (nếu các hoạt động này không thuộc nhiệm vụ kiểm soát NVL).
– Giám sát quá trình làm việc trong các bộ phận sản xuất, giải quyết các công việc theo kế hoạch tiến độ và có thể hủy bỏ một số công việc ở một số bộ phận khi kế hoạch tiến độ thay đổi.
f. Kiểm soát tồn kho nguyên vật liệu
* Tồn kho
Tồn kho là bất kỳ nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Tồn kho với bất kỳ một lý do nào đó cũng xuất hiện một nguồn tạm thời nhàn rỗi. Sự tích lũy quá mức tồn kho có thể sẽ dẫn đến sự giảm hiệu quả của việc sản xuất.
Tồn kho trong các công ty có thể duy trì liên tục và cũng có thể tồn tại trong thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó có thể chia tồn kho thành hai loại:
Tồn kho một kỳ: bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó đã được tiêu dùng.
Tồn kho nhiều kỳ: bao gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho tiều dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu.
* Kiểm soát tồn kho
Kiểm soát tồn kho dựa vào đặc điểm tồn kho phục vụ cho nhu cầu độc lập hay nhu cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu về những sản phẩm cuối cùng hoặc các chi tiết, bộ phận khách hàng đặt. Nó được xác định thông qua công tác dự báo hoặc dựa trên những đơn hàng. Hệ thống tồn kho độc lập cung cấp cho những nhu cầu bên ngoài.
Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu NVL tạo ra từ các nhu cầu độc lập, nó được tính toán từ quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết và NVL. Hệ thống tồn kho phụ thuộc phục vụ cho những nhu cầu bên trong.
Như vậy, quản trị tồn kho NVL là quản trị tồn kho nhu cầu phụ thuộc. Một loại nhu cầu phục vụ cho sản xuất sản phẩm thường biến động lớn vì nó sẽ được bổ sung theo lô và phụ thuộc vào khối lượng sản xuất.
Công tác kiểm soát bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Công tác sắp xếp: dựa vào tính chất, đặc điểm NVL và tình hình cụ thể của hệ thống kho để sắp xếp NVL một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn ngăn nắp, thuận tiện cho việc xuất nhập, kiểm kê. Do đó, phải phân khu, phân loại kho, đánh số, ghi ký hiệu các vị trí NVL một cách hợp lý.
- Bảo quản NVL: Phải thực hiện đúng theo quy trình để đảm bảo an toàn chất lượng NVL.
- Xây dựng và thực hiện nội quy về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản NVL.
Mọi doanh nghiệp đều luôn muốn đạt được hệ thống tồn kho lý tưởng JIT, đó là không có kho và không có tồn kho. Là một hệ thống sản xuất được sử dụng chủ yếu trong sản xuất lặp lại, trong đó sản phẩm được luân chuyển qua hệ thống được hoàn thành đúng lịch trình và rất ít có tồn kho.
MRP cũng là một công cụ kiểm soát tồn kho, giúp giảm thiểu chi phí và lượng dự trữ NVL, giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng.
Một trong những nhân tố ảnh hưởng rất thường xuyên đến quá trình quản trị NVL đó là các nhà cung cấp. Số lượng đông đảo các nhà cung cấp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau là thể hiện sự phát triển của thị trường các yếu tố đầu vào NVL. Thị trường này càng phát triển bao nhiêu càng tạo ta khả năng lớn hơn cho sự lựa chọn nguồn NVL tối ưu bấy nhiêu.
Mặt khác, sức ép của nhà cung cấp có thể tạo ra các điều kiện thuận lợi hoặc khó khăn cho quản trị NVL. Sức ép này gia tăng trong những trường hợp sau:
– Một số công ty độc quyền cung cấp.
– Không có sản phẩm thay thế.
– Nguồn cung ứng trở nên khó khăn.
– Các nhà cung cấp đảm bảo các nguồn NVL quan trọng nhất cho doanh nghiệp.
- Giá cả của nguồn NVL trên thị trường
Trong cơ chế thị trường, giá cả là thường xuyên thay đổi. Vì vậy việc hội nhập và thích nghi với sự biến đổi đó là rất khó khăn do việc cập nhật các thông tin là hạn chế. Do vậy nó ảnh hưởng tới việc định giá NVL, quản lý NVL trong doanh nghiệp. Việc thay đổi giá cả thường xuyên là do:
– Tỷ giá hối đoái thay đổi làm cho các NVL nhập khẩu với giá cũng khác nhau.
– Do các chính sách của chính phủ (quata, hạn ngạch…)
– Do độc quyền cung cấp của một số hãng mạnh.
- Trình độ chuyên môn của cán bộ quản lý trong doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp ở nước ta hiện nay do việc xem nhẹ các hoạt động quản trị liên quan tới nguồn đầu vào của doanh nghiệp cho nên ảnh hưởng rất lớn tới kết quả kinh doanh. Đó là việc đánh giá không đúng tầm quan trọng của yếu tố đầu vào (đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước) do trình độ của cán bộ quản lý còn hạn chế, số lượng đào tạo chính quy rất ít, phần lớn làm theo kinh nghiệm và thói quen. Mặt khác là do những yếu kém của cơ chế cũ để lại làm cho một số doanh nghiệp hoạt động không năng động còn trông, chờ, ỷ lại…
- Hệ thống giao thông vận tải
Một nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới công tác quản trị NVL là hệ thống giao thông vận tải của mỗi nơi, mỗi khu vực, mỗi quốc gia. Những nhân tố này thuận lợi sẽ giúp cho quá trình giao nhận NVL thuận tiện, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, làm cho mọi hoạt động không bị ngừng trệ mà trở nên đồng đều, tạo ra mức dự trữ giảm, sử dụng vốn có hiệu quả hơn.
Thực tế đối với mỗi doanh nghiệp nguồn nhập NVL không chỉ trong nước mà còn cả các nước khác trên thế giới. Như vậy hệ thống giao thông vận tải có ảnh hưởng lớn tới công tác quản trị NVL của một doanh nghiệp. Nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hoặc kìm hãm một doanh nghiệp phát triển, đồng nghĩa với nó là việc hoạt động có hiệu quả hay không của một doanh nghiệp.
Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân, Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân, Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân. Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân. Quản trị NVL công ty cổ phần xi măng Hải Vân
E:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\LUAN VAN 2014\LUAN VAN (Tran Thi Thuy Tien)
