Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Logistics

LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Dưới tác động của nền kinh tế hiện nay, Việt Nam đang ngày càng mở rộng hội nhập quốc tế, kéo theo sự gia tăng mạnh mẽ trong hoạt động thương mại hàng hóa cả về quy mô lẫn cơ cấu thị trường. Điều này dẫn đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế tăng cao chưa từng có. Với vai trò là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, Logistics đã trở thành một ngành công nghiệp quan trọng, góp phần thúc đẩy dòng chảy hàng hóa toàn cầu. Mỗi ngày, hàng triệu sản phẩm được luân chuyển khắp thế giới nhờ vào hệ thống Logistics hiện đại và hiệu quả.

Tại Việt Nam, lợi thế về vị trí địa lý cùng sự phát triển không ngừng của cơ sở hạ tầng như cảng biển, hệ thống giao thông đã giúp ngành Logistics đóng góp đáng kể vào sự tăng trưởng kinh tế. Trong bối cảnh đó, CFS Phú Hữu với quy mô lớn và vị trí chiến lược đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng hàng hóa quốc tế tại Việt Nam.

Sau khi tham gia chuyến kiến tập thực tế tại kho CFS Phú Hữu, em quyết định chọn đề tài “Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Logistics”. Đề tài này nhằm làm rõ hơn vai trò của CFS trong hoạt động xuất nhập khẩu, đồng thời phân tích những yếu tố tác động đến hiệu quả của nghiệp vụ đóng hàng lẻ, từ đó đề xuất các giải pháp tối ưu.

1. Mục tiêu nghiên cứu

Với vai trò là thực tập sinh hiện trường kho tại Công ty LTS, bài chuyên đề hướng đến mục tiêu chung là hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Logistics.

Xuất phát từ mục tiêu trên, nghiên cứu này tập trung vào các nội dung chính sau:

• Thứ nhất, giới thiệu tổng quan về công ty và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Logistics.
• Thứ hai, đánh giá thực trạng tổ chức và quy trình thực hiện nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu.
• Thứ ba, xác định những ưu điểm và hạn chế trong quá trình triển khai nghiệp vụ đóng hàng lẻ, từ đó đề xuất các giải pháp giúp nâng cao năng lực cạnh tranh, hỗ trợ công ty phát triển và mở rộng trong tương lai.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

– Đối tượng: “Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của công ty TNHH Giải pháp công nghệ Logistics”

– Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics, dựa vào các dữ liệu, số liệu kinh doanh, thực trạng của công ty trong năm 2024 để đưa ra các đề xuất nhằm nâng cao nghiệp vụ đóng hảng lẻ (LCL).

4. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau đây:

– Phương pháp quan sát thực nghiệm các hoạt động của công ty;

– Phương pháp so sánh, đối chiếu các số liệu thực tế;

– Tổng hợp, thống kê và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn tài liệu.

5. Kết cấu bài báo cáo

Ngoài phần mở đầu và kết luận, báo cáo này gồm 3 chương như sau:

– Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics.

– Chương 2: Đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics.

– Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của công ty TNHH Giải pháp công nghệ Logistics

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ LOGISTICS

1.1 Giới thiệu về công ty

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ LOGISTICS được thành lập vào năm 2016, đến nay đã trải qua 8 năm hoạt động. Khởi nguồn từ ý tưởng “For your business”, Logistics Technology Solutions (LTS) luôn hướng đến mục tiêu trở thành một đơn vị cung cấp dịch vụ logistics toàn diện, thấu hiểu và đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu khách hàng trên con đường phát triển của mình. Không chỉ là kinh doanh, LTS mong muốn được là người bạn đồng hành của các doanh nghiệp, cùng nhau phát triển và tạo dựng các giá trị bền vững theo thời gian.
– Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN GIẢI PHÁP CÔNG
NGHỆ LOGISTICS
– Tên quốc tế: LOGISTICS TECHNOLOGY SOLUTIONS COMPANY LIMITED
– Tên viết tắt: LTSS CO .,LTD
– Mã số thuế: 0314172722
– Địa chỉ văn phòng đại diện TP.HCM: 238/3 Đường Bạch Đằng, P.24, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
– Hotline 0868.662.665
– Người đại diện pháp lý: NGUYỄN THÀNH TRUNG
– Ngày hoạt động: 27/12/2016
– Website: www.ltsvn.com
– Quản lý bởi: Chi cục thuế Quận Tân Phú
– Logo công ty:

Hình 1.1. Logo công ty TNHH giải pháp công nghệ Logistics

“Nguồn: Website chính thức của Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics – www.ltsvn.com”

1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Kể từ khi nền kinh tế quốc gia phát triển, quá trình hội nhập quốc tế ngày càng diễn ra mạnh mẽ. Hoạt động đầu tư và kinh doanh xuất nhập khẩu liên tục tăng trưởng qua từng năm, kéo theo sự gia tăng đáng kể trong kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều này đã thúc đẩy sự ra đời của nhiều công ty xuất nhập khẩu nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường.

Với khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu không ngừng mở rộng, các doanh nghiệp trong ngành phải đối mặt với áp lực gia tăng công việc, đồng thời yêu cầu về chất lượng và tính chuyên nghiệp trong quy trình làm việc ngày càng cao. Nhận thức được thách thức này, Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Logistics chính thức được thành lập vào ngày 27/12/2016 dưới sự dẫn dắt của ông Nguyễn Thành Trung. Công ty cam kết cung cấp các dịch vụ như xử lý chứng từ, vận chuyển, giao nhận hàng hóa, thủ tục hải quan, quản lý kho bãi và lưu trữ… với sự kết hợp của công nghệ nhằm tối ưu hóa quy trình, đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm chi phí tối đa.

Nhờ những giải pháp này, doanh nghiệp xuất nhập khẩu không chỉ giảm bớt áp lực công việc mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong các giao dịch thương mại quốc tế. Dù là một doanh nghiệp mới và quy mô còn nhỏ, công ty đã phải đối mặt với nhiều thách thức khi cạnh tranh với các đối thủ lớn trên thị trường. Tuy nhiên, bằng sự nỗ lực không ngừng, công ty dần khẳng định vị thế trong ngành. Minh chứng cho sự phát triển đó là sự ra đời liên tiếp của các chi nhánh LTS trong những năm tiếp theo, cụ thể:
– 2017: Thành lập Chi nhánh Long Bình – Số 10 Phan Đăng Lưu, Phường Long Bình,
TP. Biên Hòa, Đồng Nai.
– 2018: Thành lập Chi nhánh Phú Hữu – KP4, Phường Phú Hữu, Q.9, TP.HCM
– 2019: Thành lập kho hóa chất (DG) GCL – Cảng Đồng Nai, 1B-D3, P.Long Bình
Tân, TP.Biên Hòa, Đồng Nai
– 2023: Thành lập Trung tâm phân phối nội địa chi nhánh Bình Chánh – B7/15A
Nguyễn Hữu Trí, KP2, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh
Từ những ngày đầu tiên, công ty đã xác định những hướng đi cụ thể, linh hoạt áp dụng kỹ năng nghề nghiệp để thích ứng với biến động của thị trường xuất nhập khẩu và nhu cầu về dịch vụ lưu trữ hàng hóa. Các thách thức đã được vượt qua, và công ty duy trì được khối lượng công việc ổn định cho đội ngũ nhân viên. Qua từng bước phát triển, công ty liên tục nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị và các chính sách phúc lợi nhân viên để đảm bảo môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Qua thời gian, niềm tin và trách nhiệm của đội ngũ nhân viên đã được nâng cao, đồng thời chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện, tạo dựng niềm tin từ phía khách hàng.

1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của LTS

Tầm nhìn:
LTS không ngừng phấn đấu để liên tục cải thiện, luôn đặt mình vào tư duy phát triển và mở rộng phạm vi dịch vụ mà công ty cung cấp, những dịch vụ mà doanh nghiệp cần trong tương lai.
LTS không phải là “người tiên phong” nhưng sẽ vươn lên trở thành “người dẫn đầu” trong chất lượng dịch vụ và luôn làm hài lòng khách hàng. Sự tin cậy, tín nhiệm từ phía khách hàng luôn là nguồn động viên quan trọng nhất cho đội ngũ LTS. Vì thế, với mọi đơn hàng, dù lớn hay nhỏ, mỗi thành viên trong LTS đều cam kết dành tất cả tâm huyết, thời gian và công sức để phục vụ khách hàng tốt nhất.
Sứ mệnh:
Luôn luôn mong muốn là một người bạn đồng hành đem lại hiệu quả về kinh tế, quản lý, giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. LTS không chỉ tập trung vào việc cung cấp dịch vụ cho thuê kho chất lượng mà còn đặc biệt quan tâm đến việc xây dựng một nền tảng phát triển tập trung vào khách hàng. Luôn đưa ra các giải pháp lưu trữ hàng hóa tối ưu nhất, tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo tiết kiệm tối đa cho từng loại hàng, từng phương thức lưu trữ và từng giai đoạn trong năm.
Mục tiêu:
Mục tiêu hàng đầu của công ty là xây dựng uy tín là một đối tác tin cậy, cam kết phục vụ khách hàng từ những yêu cầu đơn giản đến những yêu cầu có độ chất lượng cao nhất. Bên cạnh đó, trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ, LTS đã đẩy mạnh đầu tư vào công nghệ và con người nhằm trở thành một nhà cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp thông minh. Với nỗ lực không ngừng tìm kiếm sự đổi mới, kết hợp với sự lãnh đạo mạnh mẽ từ ban Giám đốc và tinh thần học hỏi của đội ngũ nhân viên công ty đã ngày càng tạo dựng được nhiều mối quan hệ vững chắc xung quanh – các khách hàng, các doanh nghiệp, hang tàu…

1.2. Lĩnh vực hoạt động của công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics

Logistics Technology Solutions (LTS) là doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp tối ưu trong lĩnh vực Logistics, hỗ trợ khách hàng trong việc quản lý và vận hành chuỗi cung ứng một cách hiệu quả. Với hệ thống kho bãi hiện đại cùng dịch vụ chuyên nghiệp, LTS đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, giúp tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất vận hành.

LTS cung cấp đa dạng dịch vụ Logistics, trong đó trung tâm phân phối nội địa đóng vai trò quan trọng khi cung cấp không gian và cơ sở vật chất hiện đại để lưu trữ hàng hóa một cách an toàn, hiệu quả. Tại đây, hàng hóa được quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng và vị trí thông qua hệ thống kiểm soát thông minh, giúp khách hàng dễ dàng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm chi phí vận hành và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Bên cạnh đó, LTS sở hữu hệ thống kho CFS (Container Freight Station), nơi tập kết hàng hóa từ nhiều chủ hàng để đóng chung vào container, giúp tối ưu hóa không gian và tiết kiệm chi phí vận chuyển. Trong hoạt động xuất khẩu, kho CFS đảm nhận việc gom hàng, đóng gói và sắp xếp vào container trước khi vận chuyển đến cảng. Khi nhập khẩu, hàng hóa được dỡ xuống, phân loại và chia nhỏ theo từng đơn hàng để giao đến người nhận. Không chỉ dừng lại ở lưu trữ, kho CFS còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như đóng gói, dán nhãn, kiểm tra hàng hóa và hỗ trợ khai báo hải quan nhằm đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, chính xác.

LTS còn vận hành hệ thống kho ngoại quan, một loại kho bãi đặc biệt thường đặt tại cửa khẩu, biên giới hoặc khu chế xuất, nơi hàng hóa có thể được lưu trữ tạm thời dưới sự giám sát của cơ quan hải quan. Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp trì hoãn việc nộp thuế cho đến khi hàng hóa được thông quan, đồng thời tạo điều kiện để thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng như đóng gói, phân loại, kiểm tra chất lượng trước khi phân phối ra thị trường. Kho ngoại quan không chỉ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý hàng hóa mà còn giảm áp lực tài chính, tối ưu dòng tiền trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.

Một trong những thế mạnh khác của LTS là hệ thống kho hóa chất, được thiết kế và vận hành theo tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hàng hóa, con người và môi trường. Hóa chất, đặc biệt là những loại nguy hiểm, đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt để tránh rủi ro về cháy nổ, rò rỉ và ô nhiễm. Kho hóa chất của LTS được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy hiện đại, cảm biến phát hiện rò rỉ, hệ thống thông gió và kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định khắt khe về an toàn hóa chất. Ngoài lưu trữ, LTS còn cung cấp các dịch vụ đi kèm như dán nhãn cảnh báo, kiểm tra chất lượng, xử lý và vận chuyển hóa chất theo đúng tiêu chuẩn an toàn.

Bên cạnh hệ thống kho bãi đa dạng, LTS còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhằm tối ưu hóa hoạt động Logistics cho khách hàng, bao gồm lưu trữ và quản lý hàng hóa theo hệ thống hiện đại, xếp dỡ và kiểm đếm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển, sắp xếp khoa học, phân loại, dán nhãn, quấn màng co theo yêu cầu, dịch vụ vận chuyển giao nhận hàng linh hoạt và thủ tục hải quan nhanh chóng, chính xác. Với sự kết hợp giữa công nghệ tiên tiến và đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, LTS cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp Logistics toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tăng hiệu quả vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Bảng 1.1. Bảng mô tả các loại dịch vụ LTS cung cấ

Với mỗi nhu cầu của khách hàng, LTS sẽ tư vấn các giải pháp cụ thể và tiện ích theo thời gian ngắn hạn và dài hạn, theo pallet hoặc theo diện tích, … đảm bảo được quyền lợi, tiết kiệm chi phí và thời gian của khách hàng một cách tối ưu nhất.

1.3 Cơ cấu tổ chức

1.3.1 Sơ đồ

Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH giải pháp công nghệ Logistics

“Nguồn: Công ty TNHH giải pháp công nghệ Logistics”

1.3.2 Chức năng của phòng ban liên quan

Giám đốc điều hành
Giám đốc điều hành (CEO) giữ vị trí quan trọng nhất trong hệ thống quản lý của một công ty, đóng vai trò là người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm trực tiếp về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. CEO không chỉ định hướng chiến lược phát triển dài hạn mà còn chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động hàng ngày để đảm bảo công ty đạt được các mục tiêu đề ra.

Với vai trò là người dẫn dắt tổ chức, CEO có trách nhiệm xác định tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty, đảm bảo mọi quyết định chiến lược đều phù hợp với mục tiêu chung. Bên cạnh việc xây dựng và thực hiện chiến lược kinh doanh, CEO còn đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sáng tạo, đổi mới và quản lý hiệu suất hoạt động của công ty.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của CEO là xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên được truyền cảm hứng và có động lực để cống hiến. CEO cần tạo ra một văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, nơi mà sự sáng tạo và hợp tác được khuyến khích, giúp đội ngũ nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình. Sự thành công của một công ty không chỉ phụ thuộc vào chiến lược đúng đắn mà còn nằm ở tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên, do đó CEO có trách nhiệm xây dựng và duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và hiệu quả.

Ngoài ra, CEO còn là người đại diện cho công ty trong các hoạt động đối ngoại, đóng vai trò là cầu nối giữa công ty với các bên liên quan như cổ đông, đối tác, khách hàng và cộng đồng. Họ tham gia các sự kiện quan trọng, thương thảo hợp đồng chiến lược và xây dựng quan hệ hợp tác nhằm mở rộng cơ hội kinh doanh. Việc duy trì một mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan không chỉ giúp công ty phát triển bền vững mà còn củng cố uy tín và thương hiệu trên thị trường.

Để thực hiện tốt vai trò của mình, CEO phải đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng, bao gồm:

• Xây dựng và triển khai chiến lược phát triển doanh nghiệp phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty.
• Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý công ty.
• Phê duyệt cơ cấu tổ chức, xác định phạm vi trách nhiệm của từng phòng ban, khối trong công ty.
• Xây dựng và quyết định các chiến lược marketing, truyền thông, chương trình phát triển thương hiệu để nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường.
• Xét duyệt các quy định, quy chế nội bộ nhằm đảm bảo hoạt động điều hành doanh nghiệp diễn ra minh bạch, hiệu quả.
• Kiểm duyệt và phê duyệt các khoản đầu tư, đánh giá mức độ khả thi của các dự án trước khi triển khai.
• Thiết lập và phê duyệt hệ thống lương thưởng, chính sách đãi ngộ cho nhân viên nhằm thu hút và giữ chân nhân tài.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của các phòng ban, từ đó điều chỉnh kế hoạch kinh doanh để phù hợp với thực tế thị trường.
• Định hướng phát triển nguồn nhân lực, xây dựng đội ngũ lãnh đạo kế cận để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty.

Tóm lại, CEO không chỉ là người ra quyết định mà còn là người định hướng, xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả và phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt. Một CEO tài giỏi không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh mà còn nâng tầm thương hiệu và đóng góp vào sự phát triển chung của ngành và nền kinh tế.

Khối vận hành
Khối vận hành trong công ty là nhóm các phòng ban có sự hợp tác chặt chẽ và chịu sự chỉ đạo của người điều hành khối. Các bộ phận trong khối này thường phối hợp song song hoặc tương tác để đảm bảo quá trình làm việc diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Nhiệm vụ chính của khối vận hành là tổ chức, triển khai, quản lý và xử lý các giao dịch chính của doanh nghiệp với khách hàng. Đây bao gồm việc vận hành các hệ thống công nghệ, xử lý các giao dịch và khai thác các nghiệp vụ liên quan đến khách hàng. Mục tiêu chính là đảm bảo thực thi chính xác và hiệu quả các quy trình nghiệp vụ, từ đó đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất.
Khối vận hành của LTS hiện tại bao gồm: Văn phòng Đồng Nai và văn phòng TP.HCM. Trong đó, CFS Phú Hữu – nơi sinh viên đang thực tập thuộc Văn phòng TP.HCM.
Chi nhánh Phú Hữu – Kho CFS Phú Hữu
Kho CFS Phú Hữu là kho hàng lẻ thuộc Công ty Cổ Phần Cảng Phú Hữu uỷ quyền khai thác kho cho Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics và một công ty thứ ba bằng hình thức hợp đồng.
Tại kho CFS Phú Hữu sẽ có các hoạt động chính được thực hiện, bao gồm:
– Đóng gói, sắp xếp, sau đó xếp lại hàng hóa chờ xuất khẩu.
– Chia tách và đóng ghép hàng vào container cho các hàng quá cảnh hoặc hàng trung chuyển. Các hàng này được chia tách, đóng ghép hoặc ghép chung với hàng Việt Nam để xuất khẩu.
– Chia tách hàng nhập khẩu chờ làm thủ tục nhập khẩu vào thị trường Việt Nam.
– Thực hiện thay đổi quyền sở hữu hàng hóa trong kho
– Đóng ghép cont các mặt hàng xuất khẩu để chuẩn bị xuất khẩu sang nước thứ ba
với các lô hàng xuất khẩu khác.
Bộ phận Warehouse Customer Service (WCS)
Warehouse Customer Service là một bộ phận đóng vai trò quan trọng, là cầu nối giữa khách hàng và LTS. Bằng cách xử lý chứng từ chính xác, đúng hẹn và chăm sóc khách hàng một cách tận tình, đảm bảo quá trình giao nhận hàng diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả, đồng thời tạo ra mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đối tác. Các công việc của một
WCS cơ bản gồm:
Tư Vấn và Hỗ Trợ Khách Hàng:
– Cung cấp thông tin và tư vấn về quy trình, giấy tờ, và quy định liên quan đến xuất/nhập kho.
– Hỗ trợ khách hàng trong việc lựa chọn dịch vụ phù hợp, giải đáp thắc mắc và yêu cầu từ phía khách hàng.
Xử Lý Yêu Cầu và Giao Nhận Hàng:
– Nhận và xử lý các kế hoạch của khách hàng.
– Đảm bảo quá trình xuất/nhập hàng diễn ra một cách chính xác và đúng hẹn.
Theo Dõi và Báo Cáo:
– Theo dõi quá trình xử lý chứng từ và khai thác hàng hoá trong kho CFS.
– Lập báo cáo về tình trạng hàng hóa, số lượng, thông tin vận chuyển, và các vấn đề liên quan để thông báo cho các bộ phận liên quan và khách hàng.
Giải Quyết Vấn Đề và Phản Hồi:
– Xử lý các khiếu nại và vấn đề phát sinh từ phía khách hàng trong quá trình xuất/nhập hàng.
– Cung cấp phản hồi nhanh chóng và giải quyết các vấn đề để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Xây Dựng Mối Quan Hệ:
– Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác vận chuyển, và các bên liên quan khác.
– Đề xuất các giải pháp và dịch vụ mới để nâng cao chất lượng phục vụ và tối ưu hóa quá trình xuất/nhập hàng.
Bộ phận Operation (OP)
Bộ phận Operation (vận hành) trong kho CFS có vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động hàng ngày của kho để đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong khai thác. Dưới đây là một số chức năng chính của bộ phận Operation trong kho CFS:
Quản lý hoạt động khai thác hàng hoá:
– Phân loại, điều phối và giám sát bốc xếp hàng hoá trong container
– Đảm bảo việc xếp dỡ hàng hóa diễn ra đúng quy trình và an toàn.
Giám sát quá trình nhận và lưu kho hàng hóa:
– Giám sát việc nhận hàng từ các nhà xuất khẩu và chủ hàng.
– Sắp xếp và đảm bảo việc xếp dỡ hàng hóa vào cont diễn ra chính xác, tối ưu và tuân thủ các quy định
Giải quyết và xử lý các sự cố phát sinh:
– Điều hành và quản lý các vấn đề phát sinh trong quá trình khai thác, như việc hàng hóa bị hư hại, mất mát, hoặc chậm trễ.
– Phản ứng nhanh chóng và tìm giải pháp để giải quyết sự cố một cách hiệu quả.
Theo dõi và báo cáo:
– Theo dõi và ghi nhận thông tin về tình trạng và vị trí của hàng hóa trong kho.
– Lập báo cáo về quá trình khai thác, số lượng hàng hóa, và các vấn đề đáng chú ý cho WCS và khách hàng.
Hỗ Trợ Khách Hàng:
– Hỗ trợ khách hàng trong việc lấy và giao nhận hàng hóa từ kho CFS.
– Đáp ứng yêu cầu và thắc mắc từ phía khách hàng về quá trình khai thác và tình trạng hàng hóa.
Bộ phận Operation trong kho CFS đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và thúc đẩy quá trình khai thác hàng hóa diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Bằng cách điều
phối và quản lý các hoạt động hàng ngày của kho, bộ phận này đảm bảo rằng hàng hóa
được xử lý, lưu trữ, và vận chuyển một cách an toàn và chính xác, đồng thời đáp ứng được yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

1.4 Tình hình nhân lực công ty

Bảng 1.2: Bảng cơ cấu tình hình nguồn nhân lực Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics năm 2024

“Nguồn: Công ty TNHH giải pháp công nghệ Logistics”

Do tính chất công việc trực tiếp ngoài hiện trường nhiều, tiếp xúc với khói bụi, nắng nôi, nặng nhọc nên đòi hỏi nhân viên có sức khoẻ, nhanh nhẹn đảm bảo tính chất công việc được diễn ra nên nhân viên nam tại LTS hiện tại chiếm tỷ lệ đến 69.57%. Ngược lại, đối với nhân viên nữ chủ yếu sẽ thực hiện các công việc liên quan đến chứng từ, hành chính nhân sự hay marketing…
Trình độ học vấn của nhân viên trong công ty cho thấy tỷ lệ cao nhất thuộc về nhóm có trình độ đại học, chiếm 70.75%, tiếp theo là các nhân viên có trình độ cao đẳng và sau đại học. Hầu hết nhân viên từ cao đẳng trở lên đều được đào tạo trong các lĩnh vực liên quan đến Logistics, giao nhận vận tải, kinh tế và tài chính, giúp họ có nền tảng chuyên môn vững chắc, đảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu suất công việc.

Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của một số vị trí, công ty vẫn có một số lượng nhân viên không yêu cầu bằng cấp cao. Dù vậy, nhóm nhân viên này vẫn phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, điều kiện do công ty đề ra nhằm đảm bảo trách nhiệm công việc và chất lượng dịch vụ. Điều này không chỉ giúp mở rộng cơ hội việc làm mà còn góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động của công ty.

Về kinh nghiệm làm việc, phần lớn nhân viên trong công ty có thâm niên từ 2 năm trở lên, chiếm hơn 75% tổng số nhân sự. Nhờ đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, công ty không ngừng phát triển và ngày càng khẳng định vị thế trên thị trường. Bên cạnh đó, những nhân viên có kinh nghiệm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới, góp phần tạo ra một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và thúc đẩy sự học hỏi liên tục trong công ty.

1.5 Cơ sở hạ tầng.

LTS hiện sở hữu hệ thống gồm 4 kho với tổng diện tích hơn 20.000 mét vuông, phân bố tại Thành phố Hồ Chí Minh và Biên Hòa, Đồng Nai, cùng đội ngũ hơn 100 nhân viên chuyên trách trong việc vận hành và phát triển. Các kho được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại, hỗ trợ tối ưu cho quá trình lưu trữ, vận chuyển, giám sát và bảo quản hàng hóa. Với thiết kế chuyên nghiệp, hệ thống kho của LTS đáp ứng linh hoạt nhu cầu của nhiều nhóm hàng hóa khác nhau. Không ngừng cải tiến, LTS tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ, ứng dụng công nghệ 4.0 và mở rộng mạng lưới cung ứng nhằm mang đến trải nghiệm tối ưu nhất cho khách hàng.

Trong đó, kho CFS Phú Hữu có diện tích 3.000 mét vuông, nằm ở vị trí chiến lược, gần các tuyến đường huyết mạch, tạo điều kiện thuận lợi cho giao thông và vận chuyển. Xe container có thể ra vào trực tiếp mà không bị hạn chế tải trọng, giúp quá trình luân chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Cơ sở hạ tầng kho được trang bị cụ thể như sau:

Bảng 1.3: Bảng mô tả trang thiết bị tại kho CFS Phú Hữu

STT	LOẠI	SỐ LƯỢNG	HÌNH ẢNH THỰC TẾ
1	Xe nâng điện	3
2	Xe nâng dầu	3
3	Camera IP	25
4	Hệ thống PCCC	– Hệ thống phun nước tự động – Hệ thống cảnh báo cháy – 8 tủ chữa cháy – 45 bình chữa cháy
5	Hệ thống PCCC	20

Xe nâng dầu: CFS Phú Hữu hiện tại đang sở hữu 3 xe nâng dầu TCM với tải trọng nâng là 2.5 Tấn và chiều cao nâng hàng là 3 mét với tính năng lái linh hoạt, tốc độ di chuyển nhanh. Sử dụng động cơ dầu hiện đại nên máy chạy xe nâng TCM rất khỏe, mạnh mẽ, bền bỉ và ổn định. Sử dụng nhiên liệu Diesel, hệ thống máy tiên tiến nên rất tiết kiệm nhiên liệu, giảm thiểu tối đa khí thải ra môi trường.
Xe nâng điện: Với 3 xe nâng điện được trang bị tại kho, bao gồm 2 xe nâng điện tầm trung với tải trọng nâng 1.6 tấn, chiều cao nâng hàng 6 mét và 2 xe nâng điện tầm cao với tải trọng 2.6 tấn, chiều cao nâng hàng 12 mét. Tất cả được thiết kế gọn nhẹ hoạt động linh động, cho phép xoay, di chuyển ở góc độ hẹp và thời gian hoạt động liên tục lên đến 12h mang đến năng suất khai thác là 12 cont/ngày.
Camera IP: Sản phẩm khác với những camera truyền thống là tất cả hệ thống đều tích hợp với CPU, hình ảnh hay video sẽ trình chiếu trực tiếp qua hệ thống mạng IP dùng điều khiển và quan sát trên thiết bị công nghệ linh hoạt hơn như điện thoại, laptop,… nên camera không cần kết với máy tính.

Kệ selective: là một trong những hệ thống lưu trữ phổ biến nhất trong các dòng kệ hiện nay. Cho phép lưu trữ đa dạng các chủng loại hàng hoá, với tải trọng 6000kg/tầng. Hệ thống lối đi rộng 3.5 mét thuận tiện cho xe nâng di chuyển bên trong, thao tác bốc dỡ hàng đơn giản. Kho hiện đang sử dụng 20 khung kệ 4 tầng, mỗi tầng với 16 vị trí lưu trữ mang đến sức chứa toàn kho là 1280 pallet.
PCCC: Hệ thống chữa cháy được thiết kế và vận hành theo đúng tiêu chuẩn và quy định. Với hệ thống báo cháy, vòi phun nước tự động, tủ chữa cháy và các bình chữa cháy hiện đại, đảm bảo an toàn cho hàng hoá, nhân viên và tài sản của công ty.

1.6 Khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh

Về khách hàng, phần lớn khách hàng hiện tại của LTS là các đại lý, công ty giao nhận hàng hóa lớn như CP World, Hankyu, Thami, ITI Group, EV Cargo, DSV… Đây đều là những doanh nghiệp có uy tín trên thị trường logistics, sở hữu lượng hàng hóa ổn định và nhu cầu vận chuyển thường xuyên. Ngoài ra, LTS cũng phục vụ nhiều công ty quy mô nhỏ hơn, góp phần đa dạng hóa tệp khách hàng. Đối với LTS, mọi khách hàng, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, đều được xem là khách hàng tiềm năng. Vì vậy, công ty luôn cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất, đảm bảo sự hài lòng và đồng hành lâu dài với khách hàng.

Về thị trường, sau nhiều năm hoạt động, LTS đã xây dựng được hệ thống khách hàng nội địa vững chắc, tập trung chủ yếu vào các công ty giao nhận, gom hàng lẻ và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Thị trường trọng điểm của công ty bao gồm Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận như Long An, Đồng Nai, Bình Dương, Tây Ninh… Nhờ vị trí chiến lược, LTS có thể cung cấp dịch vụ logistics hiệu quả, đáp ứng kịp thời nhu cầu vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa của khách hàng trong khu vực.

Về đối thủ cạnh tranh, trong khu vực lân cận, LTS phải đối mặt với sự cạnh tranh từ các công ty đang khai thác hàng hóa tại CFS Phú Hữu, cũng như các kho CFS khác tại Cát Lái và khu vực lân cận. Tuy nhiên, sự cạnh tranh này cũng chính là động lực thúc đẩy sự phát triển của LTS. Công ty không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua chiến lược dịch vụ rõ ràng, tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ và mở rộng quan hệ hợp tác với khách hàng. Bằng cách liên tục cải tiến, ứng dụng công nghệ hiện đại và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong mọi hoạt động, LTS đang từng bước khẳng định vị thế trên thị trường logistics trong nước.

1.7 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ
Logistics giai đoạn 2022-2024

Bảng 1.4 Bảng tình hình kinh doanh dịch vụ của Công ty TNHH Giải pháp công nghệ Logistics

(Đơn vị: triệu đồng)

(Nguồn: Bộ phận kế toán Công ty TNHH Giải pháp công nghệ Logistics)

Dựa trên số liệu từ bảng thống kê, có thể thấy rằng doanh thu của LTS chủ yếu đến từ các dịch vụ cho thuê kho bãi, xếp dỡ hàng hóa và giao nhận container. Từ đó, có thể nhận định rằng hoạt động kinh doanh của công ty đã có sự tăng trưởng rõ rệt trong giai đoạn từ năm 2023 đến năm 2024.

Dịch vụ cho thuê kho bãi tiếp tục là nguồn thu chính của LTS qua các năm, đóng góp tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu. Năm 2024, doanh thu từ mảng này đạt 25.071 triệu đồng trên tổng doanh thu 50.706 triệu đồng, chiếm 49,4%, gần bằng một nửa tổng thu nhập của công ty. Với hệ thống kho bãi rộng lớn, bao gồm kho CFS, kho ngoại quan, kho hóa chất hiện đại, đây chính là lĩnh vực mang lại nguồn thu ổn định và tăng trưởng mạnh. Trong năm 2024, doanh thu từ dịch vụ này đã tăng thêm 3.716 triệu đồng so với năm 2023, tương ứng mức tăng trưởng 17,4%.

Ngoài ra, LTS còn cung cấp dịch vụ xếp dỡ hàng hóa tại kho và cảng, phục vụ các đối tác lớn. Với đội ngũ nhân công giàu kinh nghiệm, doanh thu từ mảng này trong năm 2024 đạt 8.342 triệu đồng, tăng 1.910 triệu đồng so với năm 2023. Mặc dù có sự tăng trưởng nhưng tỷ lệ tăng còn hạn chế. Để tiếp tục phát triển lĩnh vực này, công ty cần mở rộng mạng lưới khách hàng và tìm kiếm thêm các đối tác tiềm năng.

Dịch vụ giao nhận hàng hóa là một trong những mảng có sự bứt phá mạnh mẽ, mang lại doanh thu 17.293 triệu đồng trong năm 2024, tăng 4.644 triệu đồng (tương ứng 36,72%) so với năm trước. Đây là dấu hiệu tích cực, cho thấy LTS ngày càng chú trọng đến lĩnh vực giao nhận, đồng thời mở rộng dịch vụ logistics không chỉ trong nước mà còn vươn ra thị trường quốc tế.

Tổng doanh thu của LTS năm 2024 đạt 50.706 triệu đồng, tăng 10.270 triệu đồng (tương đương 25,4%) so với năm 2023. Đây là một thành quả ấn tượng, phản ánh sự nỗ lực không ngừng của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên công ty. Sự tăng trưởng này không chỉ minh chứng cho việc LTS liên tục cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn thể hiện khả năng linh hoạt thích ứng với thị trường, cũng như sự thấu hiểu nhu cầu khách hàng. Những dữ liệu này giúp ban lãnh đạo có thể đưa ra các chính sách chiến lược phù hợp nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững trong thời gian tới.

Giai đoạn 2022-2024 chứng kiến nhiều biến động kinh tế toàn cầu với các yếu tố như lạm phát, suy thoái, gián đoạn chuỗi cung ứng, xung đột địa chính trị… Những yếu tố này đã ảnh hưởng không nhỏ đến ngành logistics, tạo ra cả thách thức và cơ hội. Tại Việt Nam, ngành logistics cũng gặp phải nhiều khó khăn chung như chi phí vận tải gia tăng, sự cạnh tranh khốc liệt và nhu cầu ngày càng cao từ phía khách hàng. Trong bối cảnh đó, LTS không chỉ duy trì hoạt động ổn định mà còn đạt mức tăng trưởng mạnh mẽ, khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường logistics trong nước.

Sự phát triển đáng ghi nhận của LTS trong thời gian qua là kết quả của một chiến lược kinh doanh linh hoạt, tập trung vào mở rộng thị trường, tối ưu hóa chi phí, ứng dụng công nghệ tiên tiến vào vận hành, và nâng cao chất lượng dịch vụ. Trong giai đoạn này, công ty đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng như duy trì tốc độ tăng trưởng doanh thu ổn định, mở rộng hệ thống kho bãi trên toàn quốc và thiết lập quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhiều đối tác lớn trong và ngoài nước. Những thành công này không chỉ giúp LTS củng cố vị thế hiện tại mà còn mở ra cơ hội phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.

Để thấy rõ sự phát triển của hoạt động kinh doanh tại công ty trong 3 năm vừa qua,
sau đây là kết quả hoạt động kinh doanh của LTS:

Bảng 1.5: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2022 – 2024

(Đơn vị: triệu đồng)

“Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH giải pháp công nghệ Logistics”

Nhờ sự nỗ lực không ngừng của toàn thể công ty, doanh thu và lợi nhuận của LTS đã có sự tăng trưởng đáng kể trong giai đoạn từ năm 2022 đến năm 2024. Kết quả này đạt được nhờ vào chiến lược kinh doanh rõ ràng, tận dụng tốt các cơ hội thị trường và không ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ. Ngay từ những ngày đầu, công ty luôn đặt trọng tâm vào việc đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng một cách tối ưu, từ đó tạo dựng được lòng tin, thu hút và duy trì một lượng khách hàng ổn định.

Năm 2023, LTS ghi nhận mức tăng trưởng tích cực với doanh thu tăng 24,4% so với năm 2022. Điều này phản ánh sự mở rộng hiệu quả của công ty trên thị trường, sự cải tiến không ngừng trong chất lượng dịch vụ và việc áp dụng công nghệ vào quy trình logistics. Dù phải đối mặt với nhiều thách thức từ thị trường, công ty vẫn kiểm soát tốt chi phí và duy trì hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nhờ đó, lợi nhuận trước thuế tăng 35,2%, cho thấy khả năng quản lý nguồn lực hiệu quả và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách toàn diện. Sự phát triển này cũng góp phần giúp LTS xây dựng được một tệp khách hàng trung thành, đóng góp vào sự ổn định lâu dài của công ty.

Bước sang năm 2024, công ty tiếp tục duy trì đà tăng trưởng mạnh mẽ với doanh thu tăng 25,4% so với cùng kỳ năm trước. Mặc dù chi phí đầu vào cũng tăng 24,56%, nhưng lợi nhuận trước thuế vẫn ghi nhận mức tăng 27,91%, tương đương 2.821 triệu VNĐ. Điều này khẳng định rằng công ty đã tối ưu hóa hiệu quả chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh một cách bền vững. Những kết quả đạt được không chỉ thể hiện khả năng thích ứng linh hoạt của LTS trước những biến động thị trường mà còn chứng minh năng lực cạnh tranh vững chắc trong ngành logistics. Sự phát triển này giúp công ty khẳng định vị thế của mình ngay cả trong bối cảnh kinh tế toàn cầu đầy biến động và cạnh tranh gay gắt.

LTS đã mở rộng thị trường một cách mạnh mẽ, đặc biệt tập trung vào các khu vực tiềm năng như Đông Nam Á và Bắc Á, góp phần đáng kể vào sự tăng trưởng doanh thu của công ty. Bên cạnh việc duy trì các dịch vụ truyền thống, LTS còn đẩy mạnh đa dạng hóa dịch vụ, cung cấp các giải pháp logistics toàn diện nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đáng chú ý, công ty đã mở rộng quy mô dịch vụ và thiết lập thêm nhiều mối quan hệ hợp tác chiến lược, tạo động lực quan trọng cho sự phát triển bền vững của LTS.

Trước sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường, LTS đã khẳng định được vị thế của mình nhờ vào chất lượng dịch vụ vượt trội, mạng lưới đối tác rộng lớn và khả năng linh hoạt thích ứng với những biến động của ngành. Dù phải đối mặt với nhiều thách thức từ tình hình kinh tế – chính trị toàn cầu, công ty vẫn duy trì tốc độ phát triển nhờ vào chiến lược đầu tư bài bản vào công nghệ hiện đại, mở rộng thị trường và đa dạng hóa dịch vụ. Với những thành tựu đạt được, LTS đặt mục tiêu vươn lên trở thành một trong những doanh nghiệp logistics hàng đầu khu vực trong tương lai, đồng thời tiếp tục đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của ngành logistics tại Việt Nam.

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương 1 đã giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ Logistics trong giai đoạn 2022-2024, các dịch vụ Logistic cung cấp, đồng thời đề cập đến tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn này. Tiếp sau đây Chương 2 sẽ tập trung vào thực trạng tổ chức nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu.

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ ĐÓNG HÀNG LẺ (LCL) TẠI KHO CFS PHÚ HỮU CỦA CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ LOGISTICS.

2.1. Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu

Bảng 2.1: Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu

BỘ PHẬN LIÊN QUAN	QUY TRÌNH	CHỨNG TỪ KÈM THEO
Phòng kinh doanh	Bước 1	Hợp đồng ngoại thương
CSV	Bước 2	BOOKING
CSV	Bước 3
CSV và OPS	Bước 4	Mã vạch, Booking, Tờ khai
OPS	Bước 5
OPS	Bước 6	Phiếu EX nhập
CSV	Bước 7
Kho	Bước 8
OPS, CSV	Bước 9
OPS	Bước 10	List đóng hàng
CSV, Kho	Bước 11	BC25
CSV, Kho	Bước 12	VGM
CSV, Kho	Bước 13	Toàn bộ chứng từ của các chủ hàng

2.1.1 Diễn giải quy trình

-Bước 1: Tìm kiếm, đàm phám và ký hợp đồng

Việc tìm kiếm và phát triển khách hàng tiềm năng luôn đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào, và LTS cũng không ngoại lệ. Với sứ mệnh cung cấp các giải pháp công nghệ logistics tối ưu, công ty đã chủ động triển khai nhiều chiến lược tiếp cận khách hàng đa dạng. LTS tận dụng nhiều kênh tiếp thị hiện đại như telesales, email marketing, quảng bá qua website, mạng xã hội, và tham gia các sự kiện, hội chợ ngành logistics. Bên cạnh đó, công ty cũng khai thác tối đa lợi thế từ mạng lưới đối tác rộng lớn, bao gồm CPW, DSV, Bee Logistics, EV Cargo,… để kết nối và tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ làm hàng consol xuất khẩu tại kho CFS Phú Hữu.

Để tối ưu hóa quy trình tìm kiếm khách hàng, LTS xây dựng hệ thống đánh giá khách hàng tiềm năng nhằm xác định mức độ phù hợp của họ với các dịch vụ của công ty. Hệ thống này dựa trên nhiều tiêu chí như nhu cầu sử dụng dịch vụ, quy mô hoạt động, tần suất vận chuyển và tiềm năng hợp tác lâu dài. Việc đánh giá này giúp công ty ưu tiên tiếp cận những khách hàng có nhu cầu thực sự, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Quy trình tiếp cận và phát triển khách hàng tiềm năng

Sau khi xác định được khách hàng mục tiêu, đội ngũ kinh doanh của LTS sẽ triển khai các bước tiếp cận, tư vấn và báo giá chi tiết về các gói dịch vụ phù hợp. Để đạt hiệu quả cao nhất, đội ngũ kinh doanh cần chuẩn bị kỹ lưỡng về nội dung trao đổi, bao gồm:

• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ một cách rõ ràng, nhấn mạnh vào các lợi thế cạnh tranh như chất lượng dịch vụ, hệ thống kho bãi hiện đại, công nghệ tiên tiến và chi phí hợp lý.
• So sánh dịch vụ với các đối thủ trên thị trường để làm nổi bật sự khác biệt và giá trị mà LTS mang lại cho khách hàng.
• Đề xuất các giải pháp logistics tùy chỉnh, phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp khách hàng.

Trong quá trình này, LTS không chỉ dừng lại ở việc bán dịch vụ mà còn xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, đảm bảo sự gắn kết bền vững giữa hai bên.

Ký kết hợp đồng – Đảm bảo quyền lợi đôi bên

Khi khách hàng đồng ý với đề xuất hợp tác, hai bên sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng dịch vụ. Hợp đồng này được soạn thảo chặt chẽ, bao gồm các điều khoản quan trọng như:

• Quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên trong quá trình hợp tác.
• Cam kết về chất lượng dịch vụ và thời gian thực hiện.
• Chính sách giá cả, phương thức thanh toán và các điều khoản đi kèm.
• Điều khoản bảo mật thông tin và cam kết hỗ trợ khách hàng trong suốt thời gian hợp tác.

Nhờ quy trình chuyên nghiệp và có hệ thống, LTS không chỉ thành công trong việc mở rộng mạng lưới khách hàng mà còn từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường logistics đầy cạnh tranh. Trong thời gian tới, công ty sẽ tiếp tục đẩy mạnh các chiến lược tiếp cận khách hàng mới, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, hướng đến mục tiêu trở thành một trong những doanh nghiệp logistics hàng đầu khu vực.

-Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ

Sau khi hợp đồng dịch vụ logistics được ký kết, phòng kế hoạch của LTS sẽ căn cứ vào nội dung hợp đồng để xác định loại mặt hàng, số lượng shipper tham gia, ngày đóng hàng dự kiến và lập kế hoạch làm hàng gửi về bộ phận CSV tại chi nhánh Phú Hữu thông qua email công ty. Email này thường đính kèm booking của container cần đóng cùng các thông tin chi tiết về lô hàng và yêu cầu dịch vụ liên quan.

Khi tiếp nhận kế hoạch, bộ phận CSV cần rà soát và nắm rõ các thông tin quan trọng như thời gian cut-off – thời hạn cuối cùng để hoàn tất các thủ tục hải quan và xếp hàng lên tàu, giúp lập kế hoạch làm hàng khoa học, tránh trễ tiến độ. Trọng lượng hàng hóa (VGM) cũng cần được xác nhận để đảm bảo tuân thủ quy định an toàn vận chuyển của hãng tàu. Ngoài ra, các tài liệu giao hàng như hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận xuất xứ và các chứng từ liên quan cần được kiểm tra kỹ lưỡng nhằm đảm bảo thông quan thuận lợi. Bên cạnh đó, CSV cần nắm rõ các thông tin chi tiết về hàng hóa như kích thước, trọng lượng từng kiện, mã HS Code để áp dụng chính sách xuất khẩu phù hợp, cũng như các yêu cầu đặc biệt đối với hàng hóa (nếu có).

Trước khi lập kế hoạch thực hiện, bộ phận CSV sẽ kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ, nếu phát hiện thiếu sót hoặc sai lệch cần phản hồi ngay để bổ sung kịp thời. Các thông tin quan trọng cần xác nhận trên booking bao gồm tên chủ hàng, người giao dịch, số điện thoại liên hệ, cảng dỡ hàng, nơi giao hàng cuối cùng, số lượng kiện hàng, đơn đặt hàng, loại hàng hóa, chủ vỏ container, tên tàu Feeder, số chuyến, thời gian bắt đầu xếp hàng, thời gian tàu cắt máng và thời gian tàu chạy.

Dựa trên các thông tin đã xác minh, bộ phận CSV sẽ lập kế hoạch làm hàng chi tiết, bao gồm thời gian biểu thực hiện với các mốc thời gian cụ thể từ lúc tiếp nhận hồ sơ đến khi hàng lên tàu. Các nhiệm vụ sẽ được phân công rõ ràng cho từng nhân sự phụ trách kiểm tra chứng từ, điều phối hoạt động logistics và theo dõi tình trạng lô hàng. Đồng thời, cần đảm bảo các nguồn lực cần thiết như nhân lực, trang thiết bị, phương tiện vận chuyển và kho bãi đáp ứng đủ điều kiện lưu trữ hàng hóa.

Sau khi hoàn tất kế hoạch, CSV sẽ gửi thông báo đến khách hàng về lịch trình làm hàng, yêu cầu cần bổ sung và thông tin liên hệ trong quá trình xử lý hàng hóa. Việc lập kế hoạch làm hàng chặt chẽ giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin, tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc và duy trì uy tín của LTS trong chuỗi cung ứng logistics.

Bộ phận CSV cũng cần sử dụng hệ thống quản lý hồ sơ chuyên dụng để lưu trữ thông tin lô hàng, giúp truy xuất nhanh chóng khi cần thiết. Tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ tại ổ dữ liệu chung của công ty nhằm đảm bảo tính minh bạch, giúp LTS quản lý hoạt động logistics hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

-Bước 3: Lên kế hoạch nhập kho hàng hóa

Đây là bước quan trọng trong nghiệp vụ tổ chức đóng hàng tại LTS. Dựa vào thông tin trên Booking như ngày tàu chạy, thời gian clossing time, để nhập hàng lẻ vào kho đảm bảo đúng thời gian. Để bảm bảo đóng hàng đúng thời gian thông thường sẽ đảm bảo các chủ hàng nhập kho trước 1 ngày đóng cont để phòng tránh các rủi ro xấu có thể xảy ra (Thời tiết xấu, kho hết pallet,..). Ngoài cần nắm được thông tin của hàng hóa để chuẩn bị phương án nhập kho và phương tiện làm hàng phù hơp. Ví dụ là mặt hàng carton khách hàng yêu cầu nhập kho và tiến hành đai kiện, quấn màng co thì bên công ty sẽ chuẩn bị sẵn màng co và đai quấn để tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả. Còn đối với mặt hàng quá khổ quá tải thì cần chuẩn bị xe nâng công suất lớn để đủ đáp ứng.

Nhận xét: Ta thấy rằng công ty LTS thể hiện sự chủ động trong việc lên kế hoạch nhập kho, dựa vào thông tin Booking để sắp xếp lịch nhập hàng. Việc chủ động này giúp đảm bảo hàng hóa được nhập kho đúng thời gian, tránh các rủi ro phát sinh. Từ đó tăng trải nghiệm khách hàng, mang về nhiều doanh thu hơn cho công ty.

-Bước 4+ bước 5: Các Shipper nhập hàng vào kho và kiểm tra chứng từ

Các shipper ở đây có nghĩa đơn giản là các chủ hàng lẻ không đủ hàng để đóng vào 1 container nên sẽ có một bên trung gian là đại lí, công ty cung cấp dịch vụ Logistics đứng ra gom các chủ hàng này có chung cảng đến để tiến hành đóng cùng 1 container hàng hóa.

Quy trình nhập kho tại CFS Phú Hữu như sau: Khi nhập kho thì tài xế hoặc nhân viên hiện trường của chủ hàng sẽ mang theo chứng từ gồm:1 booking, 1 mã vạch, 2 tờ khai. Tới phòng làm việc của Công ty LTS, lúc này CSV của công ty sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ ( kiểm tra địa điểm lưu kho, booking, tờ khai) nếu đảm bảo sẽ tiến hành làm phiếu nhập kho. Trong trường hợp có sai sót sẽ báo khách hàng chỉnh sửa cho phù hợp.

Sau khi có phiếu, người giao nhận sẽ được hướng dẫn đi cùng OPS của công ty mang phiếu đến cửa kho chỉ định để tiến hàng nhập kho.

Quy trình nhập kho của 1 kế hoạch có thể kéo dài nhiều ngày do có nhiều chủ hàng. Do đó cần theo dõi lượng hàng hóa đã nhập, cũng như trao đổi thông tin thường xuyên với khách hàng để nắm rõ tình hình, nếu có phát sinh công ty vẫn dễ dàng xử lý. Tránh trường hợp chủ hàng nhập kho muộn giờ, nhập cùng lúc gây quá tải cho kho.

-Bước 6: Tiến hành nhập kho

Khi tiến hành nhập kho thì OPS của công ty sẽ tiến hành giám sát chụp ảnh, kiểm tra tình trạng hàng hoá sao cho đảm bảo đúng hàng hóa, số lượng và ghi nhận lại số CBM. Đòi hỏi nhân sự OPS phải hiểu rõ đặc điểm của các loại hàng hóa, kí hiệu trên bao bì, để hỗ trợ, chỉ đạo công nhận bốc xếp nhập hàng đúng chuẩn và đảm bảo an toàn khi làm việc.

Khi nhập kho cần lưu ý tình trạng hàng hóa, căn cứ theo loại hàng hóa mà mình chất xếp lên pallet phù hợp. Đối với hàng kiện gỗ sẽ kiểm tra xem có dấu mộc Fumi để báo về công ty lên kế hoạch đăng ký hun trùng cho container.

Sau bước này người giao nhận của chủ hàng sẽ mang phiếu giao hàng vừa nhập kho tới văn phòng kho để tiến hành thanh lí tờ khai.

Sau đó hình ảnh sẽ được gửi cho bên đại lí đảm bảo tính minh bạch của công ty, để xác nhận số CBM và tình trạng hàng hóa. Nếu có phát sinh sẽ cần báo cho bên đại lý để sớm có phương án xử lý.

-Bước 7: Lập danh sách đóng hàng, gửi kế hoạch cho Kho

Lúc này CSV sẽ dựa theo danh sách của Đại lí cung cấp tiến hành sắp xếp danh sách đóng cont gồm các chủ hàng và phiếu nhập kho của chủ hàng đó và cần bổ sung thêm thông tin về số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước để lập kế hoạch đóng container hiệu quả. Danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự mà bên đại lý cung cấp cộng thêm các yêu cầu nếu phát sinh như: Thứ tự chất xếp, mặt hàng nào không được chồng hàng, đóng dấu FUMI cho các kiện gỗ. Lúc này CSV sẽ ghi chú và thông báo trước cho OPS nắm thông tin rõ ràng.

Danh sách đóng container có thể thay đổi tùy thuộc vào tình hình thực tế, vì vậy cần có sự linh hoạt trong quá trình lập kế hoạch.

Và trước ngày đóng cont sẽ gửi kế hoạch cho Kho để Kho sắp xếp chuẩn bị công nhân, xe nâng phù hợp, và hỗ trợ kéo container rỗng.

-Bước 8+ Bước 9: Kéo Container rỗng, kiểm tra Container rỗng

Kho sẽ tiến hành kéo container rỗng của hàng tàu dựa theo Booking.

Khi có vị trí container rỗng, OPS của công ty sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng của Container có đảm bảo tiêu chuẩn để đóng hàng hay không. OPS sẽ chụp hình các góc, cửa, kiểm tra ánh sáng có lọt vào phía trong cont hay không để đảm bảo cont đủ tiêu chuẩn và gửi hình báo cáo cho đại lí.

Ghi nhận kết quả kiểm tra: Ghi nhận đầy đủ kết quả kiểm tra vào biên bản để làm bằng chứng.

-Bước 10: Tiến hành đóng hàng vào Container

OPS sẽ nộp danh sách cho thủ kho để ra hàng và tiến hành đóng cont.

Quy trình đóng cont gồm nhiều bước, trước khi đóng hàng thì các anh OPS sẽ xem xét loại hàng hóa là gì, có bao nhiêu cỡ, quy định chất xếp, có được chồng lên nhau hay không để hình dung sơ đồ đóng cont. Do đó cần các anh OPS có nhiều kinh nghiệm để thực hiện đóng cont tránh trường hợp ói hàng, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, gây hư hỏng hàng hóa.

Lúc đóng OPS sẽ chụp hình các lớp, để báo cáo hình ảnh.

Cần kiểm tra lại sau khi đóng: Sau khi đóng xong, cần kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo hàng hóa được sắp xếp gọn gàng, chắc chắn, không bị xô lệch. Nếu có nhiều kiện hàng không đồng đều sẽ phải sử dung dây chằng buộc sao cho chắc chắn, đảm bảo hàng hóa an toàn.

Sau khi gửi hình báo cáo, nếu được bên đại lí chấp nhận sẽ tiến hành bấm Seal

-Bước 11: Gửi BC25 cho Kho

Nhân sự CSV của công ty sẽ lập BC25 (Biên bản Yêu cầu Bổ sung) và gửi cho Kho CFS Phú Hữu để xin lập B2 (Bản kê chi tiết hàng hóa)

-Bước 12: Nộp VGM

Nhân viên CSV sẽ lập VGM (Verified Gross Mass – Khối lượng hàng hóa đã xác nhận) và gửi cho kho để vào sổ tàu. VGM là một yêu cầu bắt buộc theo quy định của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) để đảm bảo an toàn hàng hải. Trong thời gian này, nhân viên CSV sẽ kiểm tra lại thông tin trên hệ thống của hãng tàu để đảm bảo tính chính xác của VGM. Nếu có sai sót, nhân viên CSV cần kịp thời có phương án xử lý để tránh ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển hàng hóa.

-Bước 13: Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ là một công đoạn quan trọng trong quy trình quản lý và vận hành của mọi doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực logistics, nơi có khối lượng lớn giấy tờ và thông tin cần được lưu trữ một cách khoa học và an toàn. Do đó phân loại hồ sơ phải sắp xếp hồ sơ theo từng lô hàng, từng giai đoạn để dễ dàng tra cứu khi cần. Ngoài ra bảo quản hồ sơ giấy, chứng từ cần bảo quản hồ sơ 1 cách logic, đặt ở nơi khô ráo, sạch sẽ, tránh bị mất mát, hư hỏng.

2.1.2 Quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ đóng hàng của lô hàng cụ thể

Thông tin về lô hàng:

-Số booking: YMJA1490516910

-Địa điểm dỡ hàng: SINGAPORE

-Địa điểm xếp hàng: Cảng Cát Lái, Việt Nam

-Phương tiên vận chuyển: YM HAWK 346S

-Số container/Số Seal: TCNU3176431/ YMAR015776

-Ngày tàu đi dự kiến: 30/9/2024

-Mặt hàng: Hàng Consol

-Bước 1: Tìm kiếm, đàm phám và ký hợp đồng

Trên thực tế công ty CP World là đối tác lâu năm của công ty LTS, ủy thác LTS thực hiện nghiệp vụ đóng hàng Consol tại kho CFS Phú Hữu.

C P World Co.,Ltd. (Vietnam) là công ty tìm kiếm các khách hàng có số lượng hàng hóa cần vận chuyển ít nhưng có chung cảng đến để gom thành Container vận chuyển.

-Bước 2,3 : Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ, lên kế hoạch nhập kho hàng hóa

Bộ phận chứng chứng từ (CSV) sẽ nhận kế hoạch mới qua Email của công ty từ đại lí CPW được đính kém Booking của Cont hàng cần đóng.

Closing time: Trước 6:00 giờ ngày 30/9/2024 ( tức là ngày thứ hai). Do đó CSV sẽ dự định kế hoạch đóng cont vào sáng ngày 28/9/2024 (thứ 7) vì buổi chiều thời tiết ở cảng thường mưa. Vì vậy cần theo dõi hàng hóa nhập kho, đảm bảo các chủ hàng đưa hàng nhập kho trễ nhất là ngày 27/9/2024.

Dự kiến container sẽ đóng gồm 6 chủ hàng gồm (SUHEUNG, SANSHO, STARFEX, SINOMAG, ESTEC, RYOH) và tổng cộng 81 kiện, riêng Sansho sẽ có 2 lô hàng và sẽ tiến hành nhập kho lần lượt.

Bảng 2.2: Danh sách các chủ hàng

LIÊN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

KHO TÀI LIỆU.rar\TÀI LIỆU 2025\Quản trị Logistics – RAR archive, unpacked size 158,273,568 bytes/ CĐTN_NGUYEN_VAN_NGHIA

Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Logistics Giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao nghiệp vụ đóng hàng lẻ (LCL) tại kho CFS Phú Hữu của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Logistics