Ứng dụng ERP xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tại VNPT Quảng Nam

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

VNPT Quảng Nam là đơn vị kinh tế trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, hoạt động sản xuất kinh doanh các dịch vụ viễn thông đường trục, các dịch vụ Viễn thông – Công nghệ Thông tin trên địa bàn tỉnh Quảng Nam. Hiện nay số lượng cán bộ nhân viên là hơn 500 người, làm việc trên một địa bàn rộng lớn, địa hình miền núi hiểm trở. Hệ thống phần mềm quản lý tác nghiệp điều hành của công ty hiện tại còn thiếu và chưa đáp ứng được yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác quản lý nhân sự chỉ được xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ công trên giấy. Sau đó hàng tháng nhân viên phòng Tổ chức hành chính mới cập nhật vào Excel; Việc tính lương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; Nhân viên phòng Tổ chức hành chính không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu. Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý con người cũng như vai trò to lớn của đội ngũ cán bộ nhân viên trong quá trình phát triển của công ty, nên Công ty đặt ra yêu cầu cấp thiết là phải xây dựng lại hệ thống quản lý nhân sự theo một mô hình chuẩn trên thế giới để góp phần tiết kiệm chi phí quản lý và nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trong thời đại hiện nay.

Ngày nay, với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp như: Hệ thống thống hoạch định nguồn lực sản xuất, hệ thống điều hành sản xuất, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hệ thống quản trị quan hệ khách hàng và hệ thống quản trị dây chuyền cung cấp.

Trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên, ERP là quan trọng nhất và cũng là xương sống của mọi hệ thống trong các công ty lớn trên thế giới. Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP bị lỗi vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty vừa và nhỏ ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý.

Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình. Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ, những phân hệ chức năng chính được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt. Những phân hệ khác có thể được thêm vào hệ thống lõi.

Với ERP, mọi hoạt động của một doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Nếu triển khai thành công ERP, thì bản thân doanh nghiệp sẽ được các lợi ích sau: Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định, giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp, giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh, giảm chi phí vô lý, tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý, khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh, tăng cường khả năng bảo trì hệ thống, tăng cường khả năng mở rộng hệ thống và đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử – kinh doanh số.

Vì vậy, ERP là một giải pháp CNTT ứng dụng vào việc xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, xuất phát từ những vấn đề nêu trên tôi đề xuất chọn đề tài luận văn cao học: “Ứng dụng ERP xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tại VNPT Quảng Nam”.

2. Mục tiêu đề tài

Tìm hiểu về hệ thống ERP

Ứng dụng ERP để xây dựng phát triển hệ thống

Xây dựng thành công hệ thống quản lý nhân sự với một số chức năng cơ bản.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1. Đối tượng nghiên cứu

Hệ thống ERP.

Quy trình quản lý nhân sự tại VNPT Quảng Nam.

3.2. Phạm vi nghiên cứu

Tập trung nghiên cứu phân hệ quản lý nguồn nhân lực trong ERP và hệ thống quản lý nhân sự tại VNPT Quảng Nam.

4. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn đã sử dụng hai phương pháp nghiên cứu chính bao gồm:

4.1. Phương pháp nghiên cứu lý thuyết

Thu thập, phân tích các tài liệu đã xuất bản, các bài báo trên các tạp chí khoa học và các tài liệu trên internet có liên quan đến vấn đề đang nghiên cứu.

Thảo luận, lựa chọn hướng giải quyết vấn đề.

4.2. Phương pháp nghiên cứu thực nghiệm

Phân tích thiết kế hệ thống chương trình ứng dụng.

Triển khai xây dựng chương trình ứng dụng.

Kiểm tra, thử nghiệm, nhận xét và đánh giá kết quả.

5. Bố cục đề tài

Luận văn được chia làm 3 chương chính như sau:

Chương 1: Trình bày tổng quan về mô hình cơ cấu tổ chức, định hướng sản xuất kinh doanh và mô hình quản lý nhân sự tại VNPT Quảng Nam. Chương 1, tiếp trục trình bày tổng quan về hệ thống ERP và những lợi ích mang lại của các doanh nghiệp khi áp dụng thành công ERP.

Chương 2:Giới thiệu điểm khác biệt của hệ thống quản lý nhân sự theo mô hình ERP tại VNPT Quảng Nam. Tiếp theo là phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại VNPT Quảng Nam theo mô hình ERP.

Chương 3: Trình bày kết quả hệ thống xây dựng được và cách thức triển khai hệ thống.

Kết luận và hướng phát triển

Tài liệu tham khảo

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI

VNPT QUẢNG NAM VÀ HỆ THỐNG ERP

1.1. GIỚI THIỆU VNPT QUẢNG NAM

VNPT Quảng Nam – Đơn vị kinh tế trực thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, được thành lập theo Quyết định số 669/ QĐ-TCCB/ HĐQT ngày 06-12-2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của mình.

1.1.1. Nhiệm vụ

Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa và phát triển thuê bao.

Chuẩn bị thủ tục đầu tư, triển khai đầu tư các công trình phát triển mới được giao nhiệm vụ. Tổ chức thi công xây lắp các công trình viễn thông vừa và nhỏ.

Quản lý xây dựng đơn vị không ngừng lớn mạnh trên tất cả các mặt, các phong trào nhằm thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đề ra.

1.1.2. Quyền hạn

Được quyền đề xuất hợp tác với đối tác trong và ngoài nước, xây dựng phương án hợp tác kinh doanh trình Hội đồng quản Trị Tập đoàn xem xét và tổ chức thực hiện khi đã phê duyệt.

Được quyền góp vốn liên kết, liên doanh với đối tác theo qui định của Tập đoàn và pháp luật.

1.2. MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1.2.1. Sơ đồ tổ chức

Kể từ sau khi chia tách Bưu chính – Viễn thông, VNPT Quảng Nam đã tái thiết lập lại một cơ cấu tổ chức chuyên môn hóa để có thể lãnh đạo tốt hoàn thành chức năng nhiệm vụ của mình.

Về lực lượng lao động tại đơn vị:

Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự của VNPT Quảng Nam năm 2014

1.2.2. Phạm vi quản lý

a. Quản lý tại khu vực trung tâm

Tại khu vực trung tâm, Viễn thông Quảng Nam có 5 phòng ban và 2 trung tâm quản lý chuyên ngành để thực hiện các chức năng tham mưu hỗ trợ Ban giám đốc trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh.

a) Quản lý các phòng ban

b) Quản lý 2 trung tâm

b. Quản lý tại các điểm giao dịch dịch vụ

Viễn thông Quảng Nam quản lý 11 trung tâm viễn thông khu vực, là đơn vị trực tiếp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Viễn thông tỉnh, bao gồm:

• • Trung tâm Viễn thông Tam Kỳ – Phú Ninh.
  • Trung tâm Viễn thông Núi Thành.
  • Trung tâm Viễn thông Tiên Phước – Trà My.
  • Trung tâm Viễn thông Thăng Bình.
  • Trung tâm Viễn thông Quế Sơn.
  • Trung tâm Viễn thông Hiệp Đức – Phước Sơn.
  • Trung tâm Viễn thông Điện Bàn.
  • Trung tâm Viễn thông Duy Xuyên.
  • Trung tâm Viễn thông Đại Lộc.
  • Trung tâm Viễn thông Tam Giang.
• Trung tâm Viễn thông Hội An.

1.2.3. Phát biểu bài toán

VNPT Quảng Nam có 5 phòng ban, 13 trung tâm và 575 cán bộ nhân viên. Trong đó tham gia vào công tác quản lý nhân sự, chấm công và tính lương là 3 phòng ban chính: Ban giám đốc, phòng Tổ chức – Tổng hợp và phòng Kế toán. Cơ quan làm việc theo chế độ 5 ngày trong tuần, 1 ngày làm 8 tiếng, nghỉ ngày thứ 7 và chủ nhật (trừ những bộ phận làm theo ca như Đài 1080, Đài OCB,…). Ngoài ra nhân viên đó có thể làm thêm vào các ngày nghỉ tùy theo sự điều động của Ban giám đốc, và các Trưởng phòng. Những ngày làm thêm sẽ được tính gấp đôi lương ngày thường. Khi nhân viên được tuyển dụng vào làm tại công ty. Thông tin nhân viên gồm mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường trú, địa chỉ hiện tại, số CMND, quê quán, trình độ văn hóa, ngày vào công ty, bậc lương…. Sẽ được lưu trữ và cập nhật vào kho hồ sơ. Nội dung quản lý các thông tin như: Cập nhật thông tin, khen thưởng kỷ luật, điều động vị trí, thống kê các báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám đốc…. là những công việc được tiến hành thường xuyên, đảm bảo chính xác, kịp thời. Song do khối lượng công việc lớn, công việc quản lý lại khá phức tạp. Bởi vậy mà hệ thống quản lý nhân sự hiện thời chưa được trơn tru, còn sai sót và quản lý thông tin chậm. Từ thực tiễn trên, yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý nhân sự hiện thời cho VNPT Quảng Nam là việc cải tạo phát triển hệ thống thông tin mới, đòi hỏi một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp. Thống nhất đảm bảo độ tin cậy, tính nhất quán, tính mở rộng, đáp ứng được nhu cầu trên về quản lý dữ liệu, thống kê, lên báo cáo và tìm kiếm thông tin.

1.3. HỆ THỐNG ERP

1.3.1. Tổng quan ERP

a. Khái niệm

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt.

Mục tiêu chính của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Hình 1.3. Sơ đồ hệ thống ERP

b. Khái niệm

Đặc trưng ERP là một phần mềm có cấu trúc phân hệ. Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẽ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn.

c.Chức năng ERP

ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN.

ERP hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh.

ERP tạo ra liên kết giữa công ty – đơn vị thành viên, phòng ban -phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong công ty tuân theo.

Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.

d. Triển khai ứng dụng ERP

Theo tác giả Marcelino Tito Torres và tác giả Phil Heenan [16] thì quy trình triển khai ứng dụng hệ thống ERP phải thông qua 16 bước sau:

Bước 1: Đánh giá các quy trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 1)

Bước 2:Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt

Bước 3:Đưa ra cái nhìn về công ty sau khi ứng dụng hệ thống ERP

Bước 4:Tính toán chi phí đầu tư và lợi nhuận

Bước 5: Tổ chức dự án

Bước 6: Xác định các tiêu chí chính để đánh giá kết quả ứng dụng ERP

Bước 7: Đào tạo cho các cán bộ quản lý ở mức giữa

Bước 8: Xây dựng quy trình quản lý theo ERP

Bước 9: Xây dựng quy trình lập kế hoạch và kiểm soát

Bước 10: Tổ chức, chuẩn hóa dữ liệu

Bước 11: Hoàn thiện quy trình quản lý theo ERP

Bước 12: Các vấn đề liên quan đến phần mềm

Bước 13: Chạy thử

Bước 14: Kiểm tra đánh giá theo các tiêu chí lựa chọn ở bước 6

Bước 15:Đào tạo, hỗ trợ khi triển khai

Bước 16: Đánh giá các quy trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 2)

e. Các hệ thống ERP phổ biến hiện nay

– Hệ thống SAP

– Hệ thống Oracle E-Business Suite

– Hệ thống Microsoft Dynamics

1.3.2. Xu hướng sử dụng ERP là tất yếu

Trong những năm trở lại đây, ERP đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều công ty trên thế giới đầu tư triển khai do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Ở Việt Nam, tốc độ tăng trưởng khá cao hàng năm và nhu cầu tăng cường năng lực quản lý trong đó có ERP là điều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghiệp cung ứng giải pháp này. Đây cũng là bức tranh chung của các nước đang phát triển với nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế không ngừng.

a.Ưu điểm của ERP

Tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, có thể tự động hoá các quy trình quản lý.

Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

b.Lợi ích khi sử dụng ERP

– Đối với doanh nghiệp

– Đối với nhà quản lýe

– Đối với nhà phân tích

1.3.3. Thực tế việc sử dụng ERP ở Việt Nam

a. Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo. Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau.

Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ. Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng nhất của thế giới. Bên cạnh đó, phương châm “rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP.

b. Băn khoăn của các doanh nghiệp

Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng cửa “tin học hoá quản lý doanh nghiệp”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi doanh nghiệp chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như doanh nghiệp sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì doanh nghiệp chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều doanh nghiệp chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa doanh nghiệp trong tương lai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, doanh nghiệp rất sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua PM ERP càng nhanh càng tốt!”. Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.

1.4. TỔNG KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương 1 đã giới thiệu sơ lược về cơ cấu tổ chức và định hướng kinh doanh của VNPT Quảng Nam, nêu rõ nhu cầu cấp thiết phải xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới. Trình bày tổng quan về hệ thống ERP, những khó khăn và lợi ích mang lại khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống này.

CHƯƠNG 2

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ NHÂN SỰ

2.1 MÔ TẢ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

VNPT Quảng Nam là doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty nhà nước, nên người lao động trong công ty ngoài công việc chuyên môn còn tham gia các tổ chức đoàn thể như: Chi bộ, Công đoàn và Đoàn thanh niên. Việc triển khai xây dựng hệ thống quản lý nhân sự của VNPT Quảng Nam theo mô hình ERP ngoài việc chỉnh sữa lại các modules hiện có để phù hợp mô hình quản trị nhân sự của Công ty, hệ thống còn tích hợp thêm module quản lý thông tin lý lịch Đảng viên và Đoàn viên của người lao động trong công ty mà bản chất các hệ thống ERP hiện nay trên thế giới đều không thể có module này.

2.2.CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA HỆ THỐNG

Nghiên cứu nhu cầu các nguồn nhân lực (loại, bậc, cơ cấu ngành nghề, giới…) cho hiện tại, cho tương lai (số lượng cần có, số lượng dư thừa, số lượng phải đào tạo lại…)

Cơ cấu nguồn nhân lực ở các giai đoạn phát triển của doanh nghiệp (hiện tại, tương lai) gắn liền với chương trình và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

LIÊN HỆ:

SĐT+ZALO: 0935568275

F:\DỮ LIỆU COP CỦA CHỊ YẾN\DAI HOC DA NANG\LUAN VAN 2015\NGO VAN MAY